Date post: | 13-Dec-2014 |
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Mit ECM und BPM – Compliance durchsetzen, Geschä; voranbringen, Mehrwerte schaffen
www.comarch.de/ecm www.comarch.ch/ecm
Daniel Taborek Comarch Swiss AG
Daniel Taborek ECM Competence Center
Seite 2
• Hersteller von DMS/ ECM Software seit 1992
• >1000 Installationen mit über 100.000 DMS Anwendern
• MS Windows, Linux und nativ IBM i
• > 70 Mitarbeiter in der ECM Division
• > 30 ERP & DMS-Partner vertreiben COMARCH ECM
ECM Kompetenz
ECM Kompetenz
Seite 3
COMARCH ECM Produkt Linie
Seite 4
COMARCH ECM Produkt Linie – Add on
Seite 5
Paradoxon?
www.comarch.ch/ecm
Seite 6
2 Themen zum Diskutieren und Nachlesen
Seite 7
Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen
Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow
Social ECM, Workspaces, Team- Projektseiten, Enterprisessearch, Cloud....
Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM
2013 – Features und Trends aus Sicht der Hersteller
Seite 8
Seite 9
Seite 10
Paradoxon?
www.comarch.ch/ecm
Seite 11
...bis 1990 kommt das papierlose Büro garantiert...
Businessweek 1975
Seite 12
Das Papierau+ommen hat sich in den letzten zwei Dekaden mehr als verdoppelt The Economist, 9. Oktober 2008
Seite 13
72% aller Unternehmen finden nach eigenen Angaben externe Informa<onen schneller als firmeneigene Daten
AIIM
Seite 14
15% der Zeit wird durch Überschneidung bestehender Informa<onen verbracht
IDC
Seite 15
77% aller E-‐Mails werden ausgedruckt
17% werden ausgedruckt und eingescannt
31% aller digitalen Fax-‐Rechnungen, werden ausgedruckt und wieder eingescannt
AIIM, 2013
Wie gehen Unternehmen heute mit elektronisch erhaltene Rechnungen um ?
Seite 16
Braucht man ECM / BPM
um erfolgreich zu sein?
www.comarch.ch/ecm
Seite 17
Macht neue Technologie erfolgreich?
www.comarch.ch/ecm
Seite 18
Erfolgsfaktoren für
ECM und BPM ?
www.comarch.ch/ecm
Seite 19
Diagnose Tools zur Vorbereitung, Planung und Durchführung von ECM Projekten
www.ecm-success.org
www.bpm-culture.org
Content-Audit
Ein Diagnoseinstrument für erfolgreiches
Enterprise Content Management (ECM)
Zusammenarbeit mit Universität Liechtenstein
Seite 20
Strategic Alignment Governance Modelling Information
Technology People Culture
Factors
Capability Areas
• Process Improvement Plan
• Strategy and Process Capability Linkage
• Process Architecture
• Process Output Measurement
• Process Customers and Stakeholders
• Process Management Decision Making • Process Roles and Responsi- bilities
• Process Metrics and Performance Linkage
• Process Management Standards
• Process Management Controls
• Process Design and Modeling
• Process Implementation and Execution
• Process Control and Measurement
• Process Improvement and Innovation
• Process Project and Program Management
• Process Design and Modeling
• Process Implementation and Execution
• Process Control and Measurement
• Process Improvement and Innovation
• Process Project and Program Management
• Process Skills and Expertise
• Process Management Knowledge
• Process Education and Learning
• Process Collaboration and Communication
• Process Management Leaders
• Responsiveness to Process Change
• Process Values and Beliefs
• Process Attitudes and Behaviors
• Leadership Attention to Process
• Process Management Social Networks
BusinessProcess Management
Maturity Model
[vom Brocke, Rosemann 2010]
Seite 21
BPM Scoping
Strategic Alignment Governance Methods Information
Technology People Culture
Capability Areas
(0) Initial
(3) Excellent
(1) Defined
(2) Managed
Assess the Individual Situation 1
[vom Brocke, Rosemann 2010]
Seite 22
BPM Scoping
Strategic Alignment Governance Methods Information
Technology People Culture
Capability Areas
(0) Initial
(3) Excellent
(1) Defined
(2) Managed
Assess the Individual Situation
Derive Strategies for Improvement
1
2
[vom Brocke, Rosemann 2010]
Seite 23
Seite 24
www.bpm-culture.org
Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5.
Online Assessment
Seite 25
Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5.
Online Assessment
Seite 26
Erlaubt den Erfolg eines ECM Projekts messbar zu machen
Vergleichen Sie Bedürfnisse und Ziele mit Zielerreichung „fortlaufend“
Erkennen und Beeinflussen von Zufriedenheit einzelner Abteilungen und Mitarbeiter
Effizienz, Compliance, Collaboration......
Measuring ECM System Success
Seite 27
Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen
Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow
Social ECM, Workspaces, Team- Projektseiten, Enterprisessearch, Cloud....
Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM
2013 – Was dürfen wir für Sie tun?
Seite 28
Bearbeitung von Kundenanfragen Beschwerdemanagement
Personalmanagement
Urlaubsanträge Einstellung neuer MA Unterstützungsleistungen
Buchhaltung und Finanzen
Rechnungseingangsprüfung Bedarfsmeldungen und Prüfung Vertragsmanagement Produkt-, Preisänderungen Elektronischer Zahlungsvertrag Bestellanforderung
Virtuelle Arbeitsmappen Produktion
Materialbestellung Produkt Life Cycle Management
IT Autorisierungsmanagement Problemmanagement Freigabeverfahren
ISO Prozesse
Administration
Genehmigungs-Richtlinien Informations-System Freigabe-Verfahren Kündigungs-Prozeduren Rückmeldungen
Vertrieb
Bestellungen Reiseanträge Produkterprobung Auftragsabwicklung Vertriebsprozess
COMARCH BPM – Workflow-Beispiele
Seite 29
Beispiel Vertragsverwaltung mit ECM und BPM
www.comarch.ch/ecm
Ablauf – Vertragsverwaltung
Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
1. Vertrag wird eingescannt oder aus MS Word abgelegt
2. Sachbearbeiter für Posteingang kennzeichnet das Dokument als Vertrag
3. Sachbearbeiter für Vertragsverwaltung legt ordnet die „Vertragsart“ zu
4. Der Verantwortliche Sachbearbeiter erfasst Vertragsdaten und prüft
5. Der Vorgesetzte prüft den Vertrag, stellt Rückfragen und gibt den Vertrag frei
6. Einscannen des unterschriebenen Vertrages
7. Abschlussprüfung und Aktivierung des Vertrages
8. Rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist – Vorlage zu erneuten Entscheidung
Vertrag ins ECM hochladen
Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
Postverteilung bearbeiten und Vertrag identifizieren
Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
1. Dokumentklasse auswählen
2. Dokumenttype eintragen „contract“
1. Dokumentklasse auswählen
2. Dokumenttype eintragen „contract“
Vertragsart bestimmen
Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
1. Vertragsart auswählen
Indexwerte eintragen
Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
1. Indexwerte ausfüllen 2. Vertragsart auswählen
1. Indexwerte ausfüllen 2. Vertragsart auswählen
Unterschreiben lassen und einscannen
Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
1. ?????
Unterschreiben lassen und einscannen
Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
1. Unterschriebener und gescannter Vertrag unter Anlagen hochladen
Unterschreiben lassen und einscannen
Fileloader Bernhard Brot Bea Bucher Eva Engel Gerry Goodkind
1. ?????
Ablage im Dossier Elefants AG
Seite 39
Automatisches Organisieren von Dokumenten in Aktenstrukturen
Automatisiertes Organisieren von Dokumenten in Prozessen und Aufgaben - Workflow
Social ECM, Workspaces, Team- Projektseiten, Enterprisessearch, Cloud....
Quellen: BARC, Pentadoc, GARTNER, AIIM
2013 – Was dürfen wir für Sie tun?
Seite 40
DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT
Daniel Taborek Email: [email protected] Skype: daniel.taborek Telefon: 0041 81 755 5508
Fachkongress ECM/DMS
21. November 2013
Seite 42
Prof. Dr. vom Brocke (Herausgeber des meist-zitierten Handbuches für BPM)
• Professor an der Universität in Liechtenstein o Akademischer Leiter des Promotionsstudiums PhD in Business Economics
o Gründer und Studienleiter des Masterstudiengangs MSc in IT and Business Process Management
o Prorektor für Forschung und Transfer der Universität Liechtenstein
• Berater zahlreicher Organisationen weltweit
• Inhaber des Hilti Lehrstuhls für Business Process Management an der Universität Liechtenstein
• Direktor des Instituts für Wirtschaftsinformatik sowie Gründer und Leiter des ersten universitären Competence Centers für ECM
• Autor und Herausgeber von 19 Büchern, wie dem International Handbook on Business Process Management, sowie Verfasser von über 200 wissenschaftlichen Studien, u.a. dem White Paper- Enterprise Content Management erfolgreich einführen
Seite 43
• Berater und Unternehmer o Steinbeis Transferzentrum Projektgestaltung
und Vertragsmanagement Mitglied der
Geschäftsleitung; Mitbegründer • Rechtsanwalt
o Anwaltskanzlei Dr. Hackenberg - Inhaber • Kontrollorgan
o VISIOSWISS AG - Verwaltungsrat • Wissenschaft
o Hochschule Reutlingen (Wirtschaftsinformatik) - Lehrbeauftragter • Autor und Referent
o zahlreiche Aufsätze und Skripten zum IT-Recht; bundesweit tätiger Referent, Trainer und Coach für IT-rechtliche und betriebswirtschaftliche Fragestellungen
Dr. Wolfgang Hackenberg
Seite 44
Bernhard Zöller – Zöller & Partner
• Gründer und Geschäftsführer von Zöller&Partner GmbH (1997)
• Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik o Johann Wolfgang Goethe-Universität in Frankfurt am Main
• Mehr als 25 Jahre Erfahrung mit elektronischer Archivierung und Dokumenten Management.
• Langjähriger Berater für eine internationale Beratungsfirmen o verantwortlich für Beratungsprojekte, Studien und
Seminare
Seite 45
Von Was Thema Wer Raum
09:00 Konferenzeröffnung Thesen und Trends zu ECM Daniel Taborek 2012
09:15 Keynote Die 6 Grundsätze für erfolgreiches Businessprozessmanagement
Prof. vom Brocke Uni-Liechtenstein 2012
9:15 Kurzvorstellung zu Breakoutsessions
10:20 Kaffeepause Networking in der Ausstellung
10:40 Parallele Workshops Content Audit
BPM und ECM in der Praxis IBM
Prof. Jan vom Brocke Comarch
Herr Rother / IBM 2012
11:30 Keynote
Mythen und Legenden der Rechtsgrundlagen zur digitalen Archivierung
Warum man viel mehr darf und weniger muss, als manche glauben.
Bernhard Zöller (Zöller&Partner) 2012
12:30 Mittagessen Taverne
Agenda - Vormittag
Seite 46
Von Was Thema Wer Raum
13:30 Keynote Die Illusion vom Ende der E-Mail Dr. Wolfgang Hackenberg 2012
14:30 Vortrag zur Breakoutsession + Unternehmensdaten richtig schützen + Daten aus Dokumenten automatisiert extrahieren und weiterverarbeiten
iTernity – Icas und FAST – LTA Insiders
2012
15:00 Kaffeepause Networking in der Ausstellung 2010/2011
15:15 Parallele Workshop iTernity – Icas
FAST – LTA Insiders
2012
16:00
Schluss-Thesen Podiumsdiskussion
Dr. Kampffmeyer
Jan vom Brocke, Wolfgang Hackenberg, Bernhard Zöller, Daniel Taborek und weitere Referenten, Moderation : Dr. Kampfmeyer
2012
17:15 Ende der Veranstaltung
Agenda – Nachmittag
Vortragsvideo und weitere Informationen unter:
http://www.ecm-navigator.de/termine/potentiale-von-ecm-und-bpm-richtig-nutzen-grundlegende-faktoren-fuer-erfolgreiche-ecm-projekte