Es kann so einfach sein: Digitale Rechtsakte mit ERP-Integration | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo...

Digitale Rechtsakte mit ERP-Integration

Circle Unlimited AG, 24.09.2013, Stephan Madlung

© Circle Unlimited AG CU_Digitale_Rechtsakte mit ERP-Integration_2013_09_24.pptx / 2

■ Implementiert

auf Basis von

Standards

(Microsoft, SAP,

IBM, Apple)

Schnell

Es kann so einfach sein !

Einfach

■ Dokumente,

■ Verträge,

■ und Lizenzen

managen

Mobil

■ Outlook, Lotus

Notes, Blackberry,

iPhone, iPad

…. und SAP

a


Referenzen (als Auszug) finden Sie auf unserer Homepage


Smartphone & Tablets

■ BlackBerry, Android,

Windows Phone

■ iPhone, iPad

Personal Information Manager

■ MS-Outlook

■ IBM-Lotus Notes

Document Services

■ MS-Sharepoint

■ MS-Office

■ Lizenzen managen

■ Produktnutzung ermitteln,

managen, optimieren

■ Compliance Check

■ Erwerben und vertreiben

■ CMDB automatisiert führen

■ Nutzungs- und Gerätenachweise

■ Optimierung der SAP

Lizenzvermessung und -nutzung

■ Übernehmen

■ Erstellen

■ Genehmigen und

Freigeben

■ Archivieren

■ Analysieren

■ Risiken managen

■ Invoicing

■ Billing

Mobile

Nutzung

von ERP- Daten

und Dokumenten

cuConnect

■ Scannen & erkennen

■ Übernehmen und

Archivieren

■ Automatisch

erstellen, anreichern und

versenden

■ Genehmigen und

Freigeben

cuLösungen im Überblick

Vertrags-

Management

cuContract

Software Asset

(SAM)

und Lizenz-

management

cuLicense

Dokumenten-

management

cuSmarText

Fachliches Umfeld


Corporate Legal – Der Rechtsbereich im Unternehmen

■ Vertragsrecht

■ Unternehmensrecht Beteiligungsmanagement

■ Steuerrecht

■ Arbeitsrecht

■ Urheberrecht – Marken, Patente, Lizenzen

■ Umweltrecht

■ u.v.m.


Aufgaben

■ Interner Berater für Management und andere Abteilungen

■ Experte zur Beurteilung von Sachverhalten aus juristischer Sicht

■ Risiken erkennen, bewerten, minimieren

■ Vertragsverhandlungen

■ Streitfallbehandlung

■ u.v.m.


Sinn und Zweck von „Akten“ in diesem Zusammenhang

■ Organisationsmittel zur Sammlung zusammengehöriger Informationen,

Dokumente u.ä.

■ Suchen und Finden

■ Vollständigkeit

■ Aktualität Wahrhaftiges Abbild des Geschehens

■ Sicherheit

■ Nachvollziehbarkeit für sich selbst und für Dritte

Grundsätzlich durch keine gesetzlichen Vorschriften reglementiert


Woraus bestehen Verträge I

Verträge bestehen

aus

Dokumenten Daten

Entwürfe Endgültige

Fassung Klassifikationen Informationen

Vertrags-

dokumente Anlagen Inhalte Verweise

1 2


Offizielle Dokumente

als

Vertragsbestandteil

Interne ■ Kommentare

■ Kalkulationen

■ Protokolle

Genehmigungen Freigaben

Ausschreibungen Angebote

Woraus bestehen Verträge II

Dokumente

Anlagen 1


Woraus bestehen Verträge III

Quantitative Qualitative

Werte Mengen

Ausschöpfung Forecast

Daten

Inhalte 2

Funktionen der Digitalen Akte


cuSmarText: Unübertroffene Funktionsfülle

Partner,

Rolle

cuSmarText

Legal

Objekt-

beziehungen

Auswertungen

und Analysen

Art der Akte

Dokumente

scannen u.

erkennen

Geschäftspartner

Präqualifikation

und Bewertung

FlexFelder,

FlexFolder

Aktenbeziehungen

Automatische

Dokumenten-

generierung

Originaldokumente

und E-Mails

Aufgabenmanagement

und Workflows

Fristen

Termine,

Wiedervorlagen

Übermittlung

sign. Dokumente

an EGVP


Ein System, zwei Oberflächen Web-Oberfläche

für “Jedermann“

SAP-Oberfläche für den Experten


Einfacher webbasierter Zugang


Komfortable Dokumentenvorschau im Cover-Flow-Verfahren


Einfachste Dokumentenanzeige


Vergleich von 2 Versionen eines Dokuments

■ Beliebige Benennung der

Dokumente

■ Egal, ob der Word-

Änderungsmodus an- oder

abgeschaltet wurde

■ „Deltas“ können als

eigenes Dokument zum

revisionsfesten

Veränderungsnachweis

gespeichert werden


Notizen zu Vorgängen und Dokumenten

Integration in MS Outlook


Vertrags- und Dokumentensuche direkt in MS Outlook


Weitere Informationen aus SAP durch „Mouse RollOver“ innerhalb MS

Outlook sowie direkte Email-Übernahme


Direkter Sprung aus MS-Outlook in die Digitale Akte,

weitere Informationen, Grunddaten, Analysen und Freigaben


Benutzeroberflächen für cuLösungen

cu License

cuContract

cuSmarText

cuEngine SAP

SAP

Stamm-

daten

Org.-

daten Rechnungen Buchungen Auswer-

tungen

MS

Office

MS

Share-

point

Web-

ober-

fläche

MS

Outlook

Mobile

Devices

IBM

Lotus

Notes

SAP

Portal

SAP

GUI

SAP

NWBC

Wie kommen Informationen ins System?


Daten an cuLösungen übermitteln mittels MS Windows Add-In


Daten an cuLösungen übermitteln mittels MS Office Add-In


Direkte E-Mail-Übernahme inkl. Anhängen aus

MS Outlook und IBM Lotus Notes


Dokumente und Dateien einfach per Drag & Drop in die Digitale Akte

übernehmen

Ablagefristen


Dokumentkategorien und Aufbewahrungsfristen

■ Über die unternehmensweit einheitlich definierten Dokumentkategorien

hinaus besteht die Möglichkeit, Stichwörter für Dokumente frei zu vergeben.

Nach diesen kann der Dokumentbestand ebenfalls durchsucht werden.


Ablagefristen von Dokumenten

■ Abhängig von der Art eines Dokumentes kann es Vorgaben oder

gesetzliche Verpflichtungen geben,

■ wie lange ein Dokument mindestens aufbewahrt werden muss

■ Jahresabschlüsse, Bilanzen, Rechnungen (10 Jahre)

■ Mahnungen und Mahnbescheide (6 Jahre)

■ Lohnbuchhaltungsbelege (6 Jahre)

■ Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen lt. HGB §257

■ Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen lt. AO §147

■ BDSG §20 regelt, wann personenbezogene Daten zu löschen

sind bzw. in Ausnahmefällen zu sperren.

■ wie lange ein Dokument höchstens aufbewahrt werden darf ■ Abmahnung (3 Jahre)


Ablagefristen von Dokumenten

In cuSmarText ist die

■ Mindest- bzw. Maximalablagefrist pro Dokumentart definierbar

■ Aktion bei Erreichen der Frist definierbar

■ logische Löschung

■ physikalische Löschung

■ Benachrichtigung


Taskmanagement für Verträge, Dokumente und Akten


Task Management für Verträge und Dokumente

■ Frei definierbare oder vordefinierte Aufgaben

■ Ad hoc oder ereignisgesteuert

■ Zuordnung an beliebige Personen

■ Rollenmodell für zugeordnete Benutzer ■ Ersteller/Inhaber

■ Bearbeiter

■ Eskalationsempfänger

■ Info User

■ Task-Versand per ■ E-Mail

■ SAP-Mail

■ ToDo-Listen-Eintrag


Task Management

Aufgaben zu Ausschreibungsvorgängen, Verträgen, Dokumenten oder Vertragspartnern

anlegen und zuweisen.


Task Management

Die Aufgaben und der jeweilige Bearbeitungsstand können in einer übersichtlichen

Schnellansicht angezeigt und bearbeitet werden.

Bei Eintritt festgelegter Ereignisse, z.B. drohender Terminüberschreitung oder längerer

Nichtbearbeitung können Aufgaben eskaliert werden.

Wer über Aufgaben und Eskalationen wie benachrichtigt wird, kann je nach Geschäftsvorfall

definiert werden.


Task Management

Es können sowohl Serienaufgaben (z.B. regelmäßig wiederkehrende Termine mit einem

Lieferanten) als auch „Massenaufgaben „(z.B. Terminvereinbarungen für das Jahresgespräch

mit allen derzeit aktiven Lieferanten vereinbaren) in einem Arbeitsgang erstellt werden.

Funktionalitäten für

Termine, Fristen und Wiedervorlagen


Management von Fristen

■ Es können beliebig viele Fristen pro Vorgang vergeben werden (1:n Fristen)

■ Zuordnungsmöglichkeit der Fristen zum Sachbearbeiter der Akte

■ Der Fristbeginn ist über Kalender auswählbar

■ Fristgründe sind frei eingebbar wie auch aus einer Liste auswählbar

■ Die Angabe von Notizen zu einer Frist ist möglich

■ Ein Bundeslandkalender ist auswählbar

■ Fristlauf in Tagen, Wochen, Monaten, Jahren

■ Vorfristen können ergänzend eingepflegt werden (bspw.: An- und Abreise)


Termine und Fristen verwalten


Wiedervorlagen verwalten


Kalenderansicht - Monat


Kalenderansicht - Woche


Kalenderansicht - Tag


cuLösungen im Zusammenwirken mit den SAP-Standard

cuConnect

cuContract

cuLicense

CRM

CML

FI/CO

SD

HR

SRM

MM

PM/CS RE-FX

Sol.

Man.

SAP

DB DMS

CU

SAP

cuSmarText

IS-

Retail

IS-

Media

IS-

Banking

IS-

Med

IS-U

FI-AA

HCM PS

QM


Horizontale Integration

Rechtsbereich Buchhaltung Anlagen-

buchhaltung Personalwesen

Lizenz

Management

Verträge Jahres-

abschluss Mitarbeiter Lizenzen

Betrieb

Buchhaltung

Rechnungen Partner


Circle Unlimited als Partner

Bewährte

Projektmethodik

Anzahl

Projekterfahrene

Berater Transparenz

Bewährte

Lösungen

Effektive Projektrealisierung „in Time + in Budget“


Beste cuLösungen im Gesamtbild


Haben Sie noch Fragen?

Stephan Madlung

Head of Sales

Fon: +49 (0)40-55487-440

Mobil: +49 (0)176-49327165

E-Mail: [email protected]

Vortragsvideo und weitere Informationen unter:

http://www.ecm-navigator.de/termine/es-kann-so-einfach-sein-digitale-rechtsakte-mit-erp-integration























Date post:	22-May-2015
Category:	Documents
Upload:	bitkom-ecm
View:	294 times
Download:	0 times

Es kann so einfach sein: Digitale Rechtsakte mit ERP-Integration | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo...

Documents