Kundenmagazin PAGES - Ausgabe 1/2003

ABACUS PAGES 1/2003

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WETTBEWERB SEITE 11

GEWINNEN SIE EINEN HP COMPAQ iPAQ !

CONCOURS PAGE 12

GAGNEZ UN HP COMPAQ IPAQ !

Editorial / 3Pages 1/2003

LIEBE LESERIN, LIEBER LESERCHÈRE LECTRICE, CHER LECTEUR

”Wir machen mit.” Dieses Motto stehtüber unserer Beteiligung zum 200. Ge-burtstag des Kantons St. Gallen. Seit 18Jahren ist auch ABACUS Teil dieser Er-folgsgeschichte. Wir haben in diesen acht-zehn Jahren dem Kanton St. Gallen viel zuverdanken, denn hier sind wir gross ge-worden. In diesem Kanton haben wir dieVoraussetzungen gefunden, damit sichaus den bescheidenen Anfängen als Drei-mannfirma ein Unternehmen mit heute150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ent-wickeln konnte. Es sind diese Menschenaus dem Kanton St. Gallen und den umlie-genden Gegenden, die ihre Energie undihren Willen etwas zu Schaffen einge-bracht und motiviert am Aufbau unsererFirma mitgearbeitet haben. Gemeinsamhaben wir etwas entstehen lassen.

Das Jubiläum mit über 300 Veranstaltun-gen ist etwas aussergewöhnliches für denKanton. Es soll ein Zeichen für die Zukunftsein, neue Impulse setzen. Wir sind stolz,Teil davon zu sein und dem Kanton undder Bevölkerung auf diese Weise etwas zu-rückgeben zu können.

Freundliche GrüsseIhr Pages-Team

”Wir machen mit“ (”Nous y participons“).Ce slogan indique notre participation au200ème anniversaire du canton de St.Gall. Cette histoire à succès a déjà com-mencé il y a 18 ans pour ABACUS.

Nous devons beaucoup au canton de St.Gall pour ces dix-huit années, qui nous apermis ici de devenir aussi grand. Nousavons trouvé ici les conditions nécessaires,afin de commencer modestement avecune entreprise composée de trois person-nes et arriver à développer l'entreprised’aujourd'hui constituée de 150 collabo-ratrices et collaborateurs. Grâce à l’éner-gie et la volonté apportées de ces habi-tants de St Gall et des environs, il a étépossible de créer notre entreprise dans unesprit de motivation et de coopération.Ensemble, nous avons pu faire naître quel-que chose.

Avec plus de 300 organisations, cet anni-versaire est un événement inhabituel pourle canton. Ce doit être un signe pour lefutur, afin de mettre en place de nouvellesimpulsions. Nous sommes fiers d’en fairepartie et de pouvoir, de cette façon retour-ner au canton et à la population nos com-pétences.

Salutations amicales Votre team Pages

4 / Aktuell Pages 1/2003

UMSATZREKORD IM 20029 % ZUNAHME BEI ENTERPRISE PROGRAMMEN

ABACUS Research AG erzielte im ver-gangenen Jahr 2002 das beste Um-satzresultat seit 1985 und baut da-mit ihre führende Stellung imSchweizer Markt weiter aus.

Im vergangenen Jahr 2002 wurden über4200 ABACUS Softwareprogramme derABACUS Enterprise und der AbaLight Pro-duktlinien verkauft. Bei den Verkäufen vonEnterprise Produkten, die sich an grössereKMU richten, konnte gegenüber demVorjahr ein Zuwachs von 9 % erzielt wer-den.

Mit zu diesem positiven Ergebnis habendie 150 Schweizer Botschaften beigetra-gen, bei denen die ABACUS Finanz- undDebitorenbuchhaltung weltweit installiertwerden konnten.

Entwicklung der Verkaufszahlen der ABACUS Enterprise Produkte

VERKAUFTE ABACUS PROGRAMME ENDE 2002Programme Deutsch Franz. TotalEnterprise VersionFinanzbuchhaltung 8964 341 9305Debitorenbuchhaltung 4727 147 4874Kreditorenbuchhaltung 4672 159 4831Anlagenbuchhaltung 692 8 700Lohnbuchhaltung 7036 212 7248Human Resources 405 7 412Auftragsbearbeitung 1053 0 1053Produktionsplanung/-steuerung 34 0 34Leistungs-/Projektabrechnung 233 1 234AbaView Report Writer 2242 43 2285Archivierung 14 0 14

AbaLight VersionenFibuLight 13545 483 14028Adressverwaltung 2787 51 2838Fakturierung AbaWorX 1063 17 1080Electronic Banking 1230 26 1256LohnLight/Gastro/BKT-Lohnheft 2831 746 3577

Total 51528 2241 53769

JAHR DER MEILENSTEINEIm vergangenen Jahr konnten drei weitereMeilensteine in der Geschichte der ABACUSerreicht werden:

Das 50’000. Programm konnte an dieBetriebsgesellschaft Zentrum Glatt AGausgeliefert werden.

Die 1000. Lizenz der Auftragsbearbei-tung wurde in einem Betrieb desMigros Genossenschaftsbundes derReismühle Riseria Taverne SA instal-liert.

Die 1000. Lizenz der Fakturierung Aba-WorX wurde an die Firma BettenhausThönig AG in St. Gallen verkauft.

Erfreulich war auch die Steigerung der ver-kauften Lizenzen von AbaProject, das imletzten Jahr bei weiteren 63 Unternehmenimplementiert wurde. Damit arbeiten nunbereits über 220 Unternehmen mit der Leis-tungs-/Projektabrechnung von ABACUS.

Aktuell / 5Pages 1/2003

Für ABACUS Software haben sich im Jahr2002 unter anderen aus verschiedenstenBranchen auch die folgenden Unterneh-men entschieden:

Arosa BergbahnenUniversität LuzernBurgergemeinde BernVerkehrsbetriebe WinterthurWalliser Elektrizitätsgesellschaft AGSchweizerischer EishockeyverbandSchweizerische FussballschuleSersa GruppeRothschild Bank AGCS Financial ServicesUBS

Gratulation an Hugo Schmid, All Consulting AG und Adrian Aerni, Delec AG für die Auszeichnung als erfolg-reichste Vertriebspartner bei der Neuakquisition im Jahr 2002.

TOP 20 ABACUS LOGO-PARTNER 20021. All Consulting AG / BDO Visura3. Delec AG, Gümligen, Frauenfeld, Liestal4. Bewida AG, Glattbrugg5. Talus Informatik AG, Wiler b. Seedorf6. Stefani & Partner AG, St. Gallen7. InterBit AG, Basel, Thun8. Customize AG, St. Gallen, Glattbrugg, Bern, Vevey9. KPMG

10. PricewaterhouseCoopers11. WData AG, Abtwil12. Fidevision AG, Schlieren13. IBS Hostettler AG, Niederwangen14. Gastroconsult15. BSB Consulting AG, Urdorf16. Schwizer Beratungs AG, Gossau17. Bullinger SW Systems AG, Arbon, Uster, Chur18. Crown Informatik, Arbon19. Arcon Informatik AG, Cham, Zürich20. Delta Office AG, Volketswil

ERFOLGREICHSTE ABACUS VERTRIEBSPARTNER BEI NEUAKQUISITIONEN

1. Rang: Delec 2. Rang: All Consulting 3. Rang: OBT 4. Rang: Bewida 5. Rang: BDO Visura6. Rang: Talus Informatik 7. Rang: Customize8. Rang: Gastroconsult 9. Rang: IBS Hostettler

10. Rang: InterBit


LOGO-PARTNER 2003400 BERATER MACHEN SICH FÜR ABACUS STARK

Über 400 Beraterinnen und Beratersind bei ABACUS Vertriebspartnernin der Beratung von ABACUS Soft-ware tätig. Damit sie auf ihre Auf-gaben gut vorbereitet sind, soll dasABACUS Logo-Programm mithelfen,die Qualität bei der Betreuung derABACUS Kunden laufend zu verbes-sern.

Regelmässige Ausbildungen, die Logo-Partner absolvieren müssen, sind dabei einwesentliches Element, damit einerseits dieProjektrealiserung wie dann anschliessendauch die laufende Unterstützung der Kun-den optimal erfolgen kann.

PARTNER FÜR PROGRAMMENTWICKLUNGDie Vertriebspartner sind erster Ansprech-partner für die Anwender der ABACUSSoftware. Sie werden bei Evaluationen,Projekten und beim laufenden Support mitAnforderungen und Wünschen konfron-tiert und sind für ABACUS somit einewichtige Quelle für Informationen, in wel-cher Hinsicht bestehende Programme er-weitert oder verbessert werden müssen.Im Dialog mit den Logo-Partnern werdendeshalb Weiterentwicklungen im Rahmenvon regelmässig stattfindenden Meetingsdiskutiert und auch Prioritäten für kom-mende Software Releases festgelegt.

PARTNER FÜRQUALITÄTSSICHERUNGEin institutionalisiertes Betaprogramm fürdas Testen von neuen Versionen wurde vorzwei Jahren ins Leben gerufen. Aktiv daranbeteiligt sind nicht nur die Betakunden,sondern auch die Vertriebspartner, die die-se Kunden betreuen. Während drei bis vierMonaten arbeiten diese Betakunden undvereinzelt auch Logo-Partner selber pro-duktiv mit der neuen Version der Software.Die während dem Betabetrieb festgestell-ten Probleme werden umgehend behoben,bis dann die definitive Release-Versionausgeliefert wird.

SPEZIALISTEN FÜR SIEDie Logo-Partner bieten im Bereich der be-triebswirtschaftlichen Software aus-schliesslich ABACUS Software an. Sie kon-zentrieren sich auf ein einziges Produktund bieten keine weiteren sich konkurren-zierende Gesamtlösungen an. Dadurchwird garantiert, dass ein Vertriebspartnermit dem Status eines Logo-Partners einvertieftes Know-how der ABACUS Soft-ware aufbaut. Zusätzlich zum applikatori-schen Fachwissen kommt besonders beiden grossen Logo-Partner auch ein umfas-sendes betriebswirtschaftliches Know-howhinzu. Da bei den Logo-Partnern immermehrere ABACUS Spezialisten tätig sind,ist auch die Stellvertretung gewährleistet.

Die Kombination von vertieftem ProgrammKnow-how und dem Wissen um dieGesamtzusammenhänge bei einer Soft-ware-Gesamtlösung sowie die langjährigeErfahrung der ABACUS Logo-Partner führtletztlich zu besseren Lösungen und opti-miert den Kundennutzen.


ABACUS SOFTWARE PARTNER

All Consulting AG, St. Gallen,Brüttisellen, Vaduz, Luzern, Solothurn

BDO Visura

Bewida AG, Glattbrugg

Customize AG, St. Gallen, Glattbrugg,Bern, Vevey

Delec AG; Gümligen, Frauenfeld,Liestal, Dällikon

fidevision AG, Schlieren

InterBit AG, Basel, Thun

KPMG

PricewaterhouseCoopers

Stefani & Partner AG, St. Gallen

Talus Informatik AG, Wiler bei Seedorf

WData AG, Abtwil SG

ABACUS PROFESSIONALS

Ackermann Consulting GmbH, Bern

Advice Informatik AG, Goldach,Adliswil

Arcon Informatik AG, Cham, Zürich

BSB Consulting AG, Urdorf

Bullinger Software Systems AG, Arbon,Chur, Uster

CMF Informatik AG, Chur

Crown Informatik, Arbon

Delta Office AG, Volketswil

Ernst & Young AG, Kreuzlingen

Gastroconsult AG, Zürich

Glaronia Informatik AG, Glarus

Hip Consulting Solution GmbH, Riehen

IBS Hostettler AG, Niederwangen BE

Informing AG, Stans

Solit Informatik-Partner AG, Frauenfeld

T & O Data AG, Regensdorf

ABACUS HÄNDLER

e-solutions Parfuss & Brauchli, St. Gallen

Ernst + Partner AG, Horgen

Hi-Cube Computersysteme AG,Winterthur

Keel & Frei AG, Rebstein

Logiquinche SA, Neuchâtel

MAXX GmbH, Biel/Bienne

MEC Systems AG, Wil

Softtech AG, Thayngen

TASK Informatik AG, St. Gallen

TBS Org. und Beratungs AG, Hünenberg

Transpo Data AG, Regensdorf

Xerxes AG, Appenzell


QUALITÄTSSICHERUNG 17 FIRMEN TESTEN 125 PROGRAMME

Ein wichtiger Mosaikstein für die Ver-besserung der Qualität von neuenProgrammversionen sind die Beta-kunden der ABACUS. 17 Unterneh-men testeten während 3 Monatenintensiv im Produktivbetrieb dieneuen Programme der Version 2003.

ABACUS Software durchläuft intensiveTests, bevor eine neue Version an dieKunden ausgeliefert wird. Seit zwei Jahrenprüfen zudem zusätzlich auch Kunden dieneuen Versionen im produktiven Einsatz.Dieses Vorgehen hat sich in der Praxisbewährt und trägt wesentlich zur Quali-tätssteigerung der ABACUS Software bei.

BETA UND KUNDENIn Zusammenhang mit Kundeninstallatio-nen ist der Begriff ”Beta“ eigentlich einReizwort. Welcher Kunde ist schon bereit,Programme im Produktivbetrieb zu tes-ten? Bei ABACUS werden sämtliche Pro-gramme intensiv anhand von detailliertenChecklisten geprüft, bevor die neue Ver-sion eines Programmes bei Betakundeninstalliert wird. Der frühe produktive Ein-satz durch die Kunden hat sich als sehrwertvoll erwiesen, werden doch Problemeentdeckt, die bei internen Tests alleinkaum ausfindig gemacht werden können.

Bei der Zusammenstellung einer Gruppevon geeigneten Betakunden wurde spe-ziell auf folgende Aspekte geachtet:

Datenmenge: Klein- und Grosskundenmit unterschiedlich grossen Datenbe-ständenAlle ABACUS Programme müssen ver-treten sein.Grossteil der Betatester verfügen be-reits über Erfahrung als Betakunden.

Voraussetzungen, die für die Teilnahme ei-ner Unternehmung am Betaprogramm er-füllt sein müssen:

Betakunde stellt seine Daten derABACUS für Testupdate zur Verfügung.Hardware-Voraussetzungen werdenfür neue Version erfüllt.Unternehmung setzt bereits eine derneueren ABACUS Versionen ein.Betakunde setzt mindestens 3 Enter-prise-Module (Ausnahme AbaLight-Kunden) produktiv ein.

BETAKUNDEN VERSION 2002/2003Sechs Betakunden der Version 2002 meldeten sich spontan, um auch als Tester für dieVersion 2003 wieder zu fungieren. Die folgenden Unternehmen waren für die Versionen2002/2003 als Betatester nominiert:

Name PLZ, Ort Händler Beta Beta 2002 2003

Jungfraubahnen 3800 Interlaken Delec AG •TBS AG 6331 Hünenberg TBS AG • •Saredi AG 6403 Küssnacht Arcon AG •Hallenstadion AG 8050 Zürich Bewida AG •ad interim management ag 8055 Zürich BDO Visura •T & O Data AG 8105 Regensdorf T & O Data AG •Litho Tronic AG 8152 Glattbrugg •Otto Hauenstein Samen AG 8197 Rafz MTF Schaffhausen •Tertianum Management AG 8267 Berlingen Arcon AG •Hi-Cube Computersysteme AG 8400 Winterthur Hi-Cube AG •Saco AG 8498 Gibswil •Messmer AG 8583 Sulgen OBT AG •Delta Office AG 8604 Volketswil Delta Office AG • •Heussi Transporte 8783 Lintthal OBT AG •All Consulting AG 9000 St. Gallen All Consulting AG •Stefani & Partner AG 9016 St. Gallen Stefani & Partner AG •WData AG 9030 Abtwil WData AG • •ABACUS Research AG 9302 Kronbühl • •Leomat AG 9327 Tübach OBT AG • •Rieber AG 9402 Mörschwil OBT AG •Parcon AG 9435 Heerbrugg • •LGT Financial Services 9490 Vaduz Stefani & Partner AG •Total 10 18


POSITIVE ERFAHRUNGENIm Oktober und November 2002 wurdebei allen Betakunden die Version 2003 in-stalliert. Sämtliche Betriebe konnten nachdem Update am gleichen Tag ohne grösse-re Probleme mit der neuen Version im Pro-duktivbetrieb weiterarbeiten. Da jederBetakunde durch seinen Vertriebspartnerund einen Produkteverantwortlichen derABACUS betreut wird, konnten aufgetre-tene Probleme innert nützlicher Frist beho-ben werden. Eine Umfrage bei den Beta-kunden zum Abschluss des Betapro-grammes 2003 ergab ein positives Fazit:

Zeitplan wurde eingehalten.Qualität der Version 2003 war gut.Gute Betreuung durch ABACUS undVertriebspartner.Keine grösseren Probleme sind aufge-treten.

EINGESETZTE MODULEGegenüber dem Betaprogramm der Version 2002 konnte für die Version 2003 mit rund125 Programmen eine massive Steigerung bei den eingesetzten Modulen verzeichnetwerden.

Für die beteiligten Vertriebspartner ist dieTeilnahme am Betaprogramm verbundenmit einem wertvollen Wissensvorsprung.So können sich die Berater bereits in einerfrühen Phase mit den neuen Funktionender kommenden Version vertraut machenund haben die Möglichkeit, dieses Wissenbei neuen Softwareprojekten bereits ein-zusetzen.

FAZITDas Betaprogramm wird in Zukunft nochweiter ausgebaut. Es ist inzwischen einwichtiger Teil des Qualitätsmanagements,das bei ABACUS laufend verbessert wird.ABACUS bedankt sich an dieser Stelle beiallen Betakunden für die wertvolle Zusam-menarbeit.

KOMMENTARE VON BETAKUNDEN DER VERSION 2003Balthasar Kundert, Rieber AG, Mörschwil ”Für uns war die frühe Verfügbarkeit derneuen Funktionen der Version 2003wichtig. Gleichzeitig haben wir wertvolleEinblicke in die Abläufe bei ABACUS ge-wonnen. Intern haben wir uns sehr aus-führlich mit der ABACUS Version 2003auseinandergesetzt.“

Alois Knüsel, Saredi AG, Küssnacht a.R.”Die Personallisten der Version 2003 sindflexibler. Zudem können wir nun dieStundenkarte für die Mitarbeiter direktaus der Lohnbuchhaltung ausdrucken.“

Betakunden Version 2002 / 2003 – ModuleProgramm 2002 2003Auftragsbearbeitung 3 6Leistungs-/Projektabrechnung 2 4Lohnbuchhaltung 9 18Finanzbuchhaltung 8 17Debitorenbuchhaltung 7 16Kreditorenbuchhaltung 7 17Anlagenbuchhaltung 2 4Adressverwaltung 3 11Electronic Banking 2 15AbaView 6 9Fakturierung AbaWorX 2 5FibuLight 0 1AbaShop 0 1Archivierung 0 1Total 51 125


WORKSHOP NEUERUNGEN 2003 EFFIZIENZSTEIGERUNG DURCH WISSEN

Mehr Wissen über eine neue Versionder ABACUS Software ergibt auchmehr Nutzen und Effizienz in der An-wendung.

Das Wissen über neue Funktionen undMöglichkeiten wird Ihnen in Workshopsmit folgendem Inhalt vermittelt:

Neuerungen der Version 2003Wichtigste Neuerungen der Version2002Tipps und TricksFallbeispiele

Systemverantwortliche und interessierteAnwender haben die Wahl zwischen dreispezialisierten Workshops:

AuftragsbearbeitungLohnbuchhaltung / HRRechnungswesen

Mit diesen drei verschiedenen Workshopshaben Sie die Möglichkeit, genau dasFachgebiet auszuwählen, in dem Sie dieABACUS Software tagtäglich einsetzenund somit Ihr Wissen über die neueste Ver-sion updaten möchten.

damit das Arbeiten mit der Lohnbuchhal-tung und dem Programm Human Resour-ces erleichtert wird.

Kurstermine in St. Gallen:11. April 20036. Mai 2003 13. Juni 2003 8. Oktober 2003

AUFTRAGSBEARBEITUNGSchwerpunkte dieses Workshops über dieNeuerungen der Version 2003 sind dieTeilfakturen, Verkaufsdokumente drucken,Auftragsdisposition, Abo-Verwaltung, ma-nuelle Lagerbewegungen, Einkaufsdispo-sition sowie die Verkaufs- und Einkaufs-konditionen. Auch die auf Version 2002komplett überarbeiteten und nun als grafi-sche Programme verfügbaren Module Ein-kauf und Kasse werden Ihnen präsentiert.

Kurstermine in St. Gallen:23. April 2003 20. Juni 2003 17. Oktober 2003

Telefonische AnmeldungKurssekretariat Telefon 071 292 25 25

Online Anmeldungwww.abacus.ch

KostenFr. 530.–/Tag(exkl. Mehrwertsteuer)

RECHNUNGSWESEN Das effiziente Suchen von Daten und Infor-mationen mit AbaPilot, der Suchmaschinemit Volltextsuche, wird Ihnen präsentiert.In den Applikationen Finanz-, Debitoren-und Kreditorenbuchhaltung sowie demElectronic Banking werden Ihnen Neue-rungen der Versionen 2003 und auch2002 in Form eines Workshops vermittelt.Das heisst, Sie arbeiten aktiv mit und wer-den durch Fallbeispiele zu neuen Lösungs-ansätzen geleitet. Mit Tipps und Tricks sollIhnen die tägliche Arbeit mit der ABACUSFinanzsoftware zusätzlich erleichtert wer-den.

Kurstermine in St. Gallen:8. April 2003 7. Mai 200317. Juni 2003 9. Oktober 2003

LOHNBUCHHALTUNG / HUMAN RESOURCESDie wichtigsten Neuerungen der Versionen2003 und auch 2002 der Lohnbuchhal-tung sowie des Programmes Human Re-sources werden Ihnen in Form eines Work-shops vermittelt. Dabei werden Sie die freidefinierbaren Selektionen und Reihen-folgen bei Auswertungen, die Organigram-me, den Bewerberstamm und die automa-tische Rückrechnung kennenlernen. Zu-sätzlich zu den Neuerungen vermitteln wirIhnen auch verschiedene Tipps und Tricks,


WIE MAN SICH BETTET, SO LIEGT MANBETTENHAUS THÖNIG IST 1000. ANWENDER DER ABACUS FAKTURIERUNG

Glückliche Fügung: Das 25-jährigeBestehen der Firma BettenhausThönig aus St. Gallen trifft sich miteinem weiteren Jubiläum vonABACUS, nämlich der 1000. Lizenzder Fakturierung AbaWorX, die absofort bei Thönig für die Verrech-nung eingesetzt wird.

KURZPORTRAIT BETTENHAUSTHÖNIG AG, ST. GALLENAm 6. April 2003 feiert BettenhausThönig sein 25-jährige Bestehen. Überdie Stadt St. Gallen hinaus hat sichThönig in dieser Zeit einen Namen alsspezialisiertes Unternehmen für Bettenund Bettwaren gemacht. Angebotenwerden neben normalen Betten undBettsystemen auch Wasser- und Luftbet-ten, Bettwäsche wie etwa die bekannteMarke ”Christian Fischbacher“, Daunen-decken und Decken für Allergiker. ZumService gehört die Reinigung von Bett-federn.

Für die heute sieben Mitarbeiterinnenund Mitarbeiter steht hauptsächlich diepersönliche Beratung der Privatkundenaus der Ostschweiz im Vordergrund. Seitmehr als 5 Jahren werden die Produktevon Thönig auch über die Internet-Seitewww.thoenig.ch offeriert.

Eingesetzte ABACUS SoftwareFakturierung AbaWorX Adressverwaltung FibuLightElectronic Banking

EDV BEI BETTENHAUS THÖNIGDas Informatik-Zeitalter hat bei Thönig vorsechs Jahren mit der Einführung derABACUS FibuLight begonnen. Mit derInstallation der FibuLight sollte die Effi-zienz der Zusammenarbeit mit dem Treu-händer, der OBT, optimiert werden. Gleich-zeitig wurde damit sichergestellt, dass derFirma Thönig jeweils die aktuellen Finanz-zahlen zur Verfügung stehen.

Momentan sind drei PC für die Buchhal-tung, die Fakturierung, das Electronic Ban-king, die Betreuung des E-Shop und dieBüroadministration im Einsatz.

FAKTURIERUNG ABAWORXDie Ablösung der Speicherschreibmaschi-ne, mit der bis im letzten Jahr die Rech-nungen erstellt wurden, durch die ABACUSFakturierung war ein Schritt, der sich alssinnvolle Erweiterung der FibuLight quasiaufdrängte.

Der Berater der OBT überprüfte mit einerDemoversion zuerst die grundsätzlicheDurchführbarkeit des Projektes aufgrundder Anforderungen des Kunden. Anschlies-send wurden die benötigten Formularegestaltet und eine Testphase von drei Mo-naten erlaubte es der Firma Thönig zu prü-fen, ob ihre Anforderungen korrekt umge-setzt werden konnten. Dank den flexiblenMöglichkeiten bei der Formulargestaltungblieben kein Wünsche offen.

Aufgrund der bereits geleisteten Vorarbei-ten – besonders bei der Formulargestal-tung – konnten die drei Benutzer der Fakturierung AbaWorX rasch mit der pro-duktiven Arbeit am System beginnen. Sieunterhalten und pflegen heute in den Arti-kelstammdaten rund 200 Artikel und er-stellen über das System zusätzlich zu denRechnungen alle Offerten und Auftrags-bestätigungen. Die Speicherschreibma-schine steht nun unter der Staubhülle ver-steckt, in einer Ecke des Büros.


ADRESSVERWALTUNGEs braucht kein überdimensioniertes Cus-tomer Relationship Management-System(CRM), um die Kundenbeziehungen zupflegen. Denn die integrierte ABACUSAdressverwaltung bietet dazu auch Hand.So werden bei Thönig für die rund 8000Kundenadressen primär Einzel- und Se-rienbriefe erstellt sowie Adressetikettenfür Mailings gedruckt. In den Adress-stammdaten werden auf den individuellgestaltbaren Feldern die verschiedenenKundenmerkmale verwaltet.

Die Option ”Aktivitäten“, mit der für be-stimmte Adressen vorzunehmende Aktio-nen oder Termine geführt werden können,will Thönig für ihren nächsten Schritt imKunden-Beziehungsmanagement nutzen.

DIE WEITEREN SCHRITTEDer Vorteil, dass sich die ABACUS Soft-ware modulartig erweitern lässt, wird vonder Firma Thönig besonders geschätzt. Soist als nächster Schritt der Einsatz derABACUS Dossierverwaltung zur Archivie-rung von Rechnungsbelegen aus der Fak-turierung und der Korrespondenz mit Kun-den und Lieferanten geplant. Mit demneuen Such- und Navigationssystem Aba-Pilot sind nun die Thönig-Mitarbeiter inder Lage, eine Volltextsuchmaschine zunutzen, die ein schnelles und bequemesAuffinden von allen gespeicherten Datenund Dokumente erlaubt.

Auskünfte zur realisierten Lösung erhaltenSie bei:

OBT AG Pascal Egger Auerstrasse 31, CH-9435 HeerbruggTel. 071 727 11 88, [email protected]

Walter SchmuckiRorschacherstrasse 63, CH-9000 St.GallenTel. 071 243 34 34, [email protected]

KURZPORTRAIT DER ABACUS FAKTURIERUNGFür nur 1800 Franken bietet ABACUS die Softwarelösung für die Fakturierung an. Einzel-rechnungen wie auch Serienfakturierungen lassen sich mit AbaWorX elegant erstellen.Basis dazu bildet ein intelligentes Rechnungsformular. Im Formular selbst kann auf Da-tenbankinformationen wie Artikelinformationen, Preise, Beschreibungen, MWST- undKontierungsinformationen zugegriffen werden. Rechenfunktionen, Subtotalisierungenund Gestaltungsfunktionen erlauben den Aufbau sowie die Gestaltung der Rechnungund weiteren Dokumenten exakt nach den Erfordernissen und dem Corporate Designeines Unternehmens. Zudem werden die Lagerbestände automatisch aufgrund der gelie-ferten und fakturierten Artikel nachgeführt.

Auf Wunsch kann die Fakturierung AbaWorX um ein Modul für die Debitorenkontrolleergänzt werden.

AbaLight Business Software für Kleinbetriebe:Fakturierung mit Debitorenkontrolle E-Commerce AbaShopFibuLight

LohnLightAdressverwaltungElectronic Banking

Thomas Rütter-Thönig, Geschäftsleiter der Firma Bettenhaus Thönig, überABACUS:Welche Gründe sprachen für die ABACUS Fakturierung?AbaWorX ist für uns eine sinnvolle Erweiterung der bereits seit Jahren zu unserer Zu-friedenheit eingesetzten ABACUS FibuLight. Zudem hat uns die OBT ihren Einsatz emp-fohlen. Wir legen grossen Wert darauf, einen einzigen Anbieter zu haben, der uns inallen Fragen der Informatik beraten kann.

Was schätzen Sie an der ABACUS Software besonders?Für uns als Kleinbetrieb steht das Kosten-/Nutzenverhältnis bei der Informatik im Vor-dergrund. Mit der bei uns realisierten Fakturierungslösung haben wir zu sehr vernünfti-gen Kosten ein Arbeitsinstrument erhalten, das uns erlaubt, die Abläufe bei der Offert-stellung bis zur Verrechnung zu vereinfachen. Mit der FibuLight können wir ausserdemZeit und Kosten bei der automatischen Erstellung der Mehrwertsteuerabrechnung spa-ren.

Wo sehen Sie in Ihrem Betrieb noch Entwicklungspotenzial bei der Informatik?Ein Bedürfnis ist eine integrierte Kassalösung, damit auch die Ladenverkäufe direkt überdie Fakturierung abgewickelt werden könnten.


Arbeitsrapporte werden auch heutenoch in vielen Unternehmen wie z. B.Bauunternehmen handschriftlich aus-gefüllt und anschliessend manuell ineinem EDV-System für die weitereVerarbeitung der Daten erfasst. Die-se manuelle Datenerfassung ist aberteuer, weil zeitintensiv, und auchfehlerbehaftet. Dank den Entwick-lungen im Bereich der optischenTexterkennung von Handschriftensteht heute eine Technik zur Verfü-gung, die es möglich macht, profes-sionelle Lösungen zur automatischenWeiterverarbeitung von Daten ausPapierformularen zu sehr günstigenKosten zu realisieren. ABACUS bietetmit dem Produkt AbaForm eine Rap-port-Scanning Software an, die sichnahtlos in die ABACUS Software undz.B. auch in die bestehenden SORBALösungen integrieren lässt.

STRUKTURIERTE DATEN IN HANDSCHRIFTGeleistete Arbeitsstunden werden in spe-ziell gestalteten Rapportformularen einge-tragen. Die Struktur der Formulare mit denvorgegebenen Erfassungsfeldern erlaubt,mittels AbaForm handgeschriebene Infor-mationen zu lesen. Mit dem Einsatz vonAbaForm erhält die Texterkennung so einen neuen Zweck, nämlich zusätzlich zurelektronischen Archivierung der Dokumen-te werden die Daten an die entsprechen-den Applikationen wie die Lohnbuchhal-tung oder das SORBA-Abrechnungspro-gramm für die Fakturierung weitergege-ben.

Die Möglichkeiten der Datenerfassung,wie zum Beispiel die manuelle Erfassungvon geleisteten Stunden in der Lohnbuch-haltung oder der Datenimport über

Schnittstellen oder Web-basierten Metho-den in die Leistungs-/Projektabrechnung,wird mit AbaForm um die optische Texter-kennung erweitert.

PRAXISBEISPIELE VON HANDGESCHRIEBENEN ARBEITS-RAPPORTEN

Stundenrapporte: Weiterverarbeitung inLohnbuchhaltung oder AbaProjectMaschinenrapporte: Weiterverarbei-tung in Anlagenbuchhaltung und/oderKostenrechnungKontaktrapporte: Weiterverarbeitung inAdressverwaltung, AktivitätenBestellungen: Weiterverarbeitung inAuftragsbearbeitung

Grundsätzlich eignen sich alle handge-schriebenen Rapporte, bei denen nur Zah-len erfasst werden.

HANDGESCHRIEBENE ARBEITSRAPPORTE SCANNENKOSTEN SPAREN MIT ABACUS RAPPORT-SCANNING

RAPPORT-SCANNING MITABAFORMAbaForm wird als vorgelagertes Moduleingesetzt, mit dem das Scannen derFormulare gesteuert wird:

Handgeschriebene Daten lesenPrüfung der eingelesenen Daten Übergabe der Daten an die nachge-lagerten Applikationen für die weitereVerarbeitung.


DIE ELEMENTE VON ABAFORMDie Rapport-Scanning Lösung AbaFormbesteht aus drei Hauptkomponenten:ScanStation, Verifier, Designer.

ScanStation steuert ScanningScanStation ist das Softwaremodul, dasdie Steuerung des Scanning-Vorgangs vor-nimmt. Dabei kann eine beliebige Anzahlvon Formularen in einem “Scanjob” verar-beitet werden.

ScanStation erlaubt auch, dass dezentralin Aussenstellen Formulare eingescanntwerden können, die anschliessend elektro-nisch an die Zentrale übermitteln werden.In der Zentrale erfolgt noch die Prüfungder Daten und das Weiterverarbeiten indie nachgelagerten Applikationen.

Der Scanning-Vorgang wird durch einen“Assistenten” unterstützt, der den Be-nutzer durch die einzelnen Schritte desScannings führt.

Die einzelnen Schritte des Scanning-Vorgangs sind das Ausrichten der Formu-lare, das Erkennen des Formulartyps undsomit auch der Applikation, an welche daseingescannte Dokument und die Datenschliesslich übergeben werden sollen, so-wie die eigentliche Handschrifterkennung.

Verifier für DatenprüfungBei der Verifizierung wird jedes einzelneeingescannte Formular geprüft, bevor dieDaten an die entsprechende Applikationübertragen werden.

Die Prüfung eines Formulars erfolgt inmehreren Schritten:

Auswertung der aus der Texter-kennung ermittelten Fehlerwahr-scheinlichkeitFür jedes Zeichen ermittelt das Systemeinen Wert, welcher die Wahrschein-lichkeit einer korrekten Erkennung an-gibt. Jedem Feld ist ein Schwellenwerthinterlegt, der erreicht werden muss,damit das entsprechende Feld als gültigmarkiert wird. Kann dieser Wert nichterreicht werden, wird dieses Feld rotmarkiert und muss vom Benutzer expli-zit bestätigt bzw. korrigiert werden.

Summenbildung bei nummerischenFeldernBei tabellarischen Datenstrukturenkann es sinnvoll sein, nummerische Da-ten in Zeilen und/oder Spalten miteinem Total zu versehen. Dieses Totalmuss beim Ausfüllen des Formularsausgerechnet und in das dafür vorgese-hen Feld eingetragen werden. BeimScannen kann dieses Totalfeld dannebenfalls gelesen und anschliessendgeprüft werden. Eine Abweichung derSumme der einzelnen Felder mit demTotal erzwingt dann eine manuelleÜberprüfung dieser Datenreihe.

Datenplausibilität prüfenJedes gescannte Formular erhält einen

Status, welcher über denStand der Verarbeitung vomScannen bis zur endgültigenÜbergabe an die ApplikationAuskunft gibt:


Bevor ein Formular und die Daten von dernachgelagerten Applikation importiertwerden können, werden die Informatio-nen zuerst auf entsprechende Datenplau-sibilität überprüft. Konkret überprüft zumBeispiel die Lohnbuchhaltung, dass dieMitarbeiternummer, die Lohnarten, dieKostenstelle oder der Kostenträger undauch die Lohnperiode korrekt sind. Tretenbei dieser Prüfung Fehler auf, werden dieentsprechenden Felder ebenfalls markiertund mit dem Fehlertext der Applikationversehen. Diese Felder müssen manuellkorrigiert werden.

Mit der Prüfung der Daten direkt auf demFormular wird eine optimale Datenqualitäterreicht, so dass die Daten in der Applika-tion selber nicht mehr bearbeitet werdenmüssen.

nummerisch, Datum) sowie die Erken-nungsrate spezifiziert werden. Besonderswichtige Felder wie zum Beispiel dieMitarbeiternummer können speziell ge-kennzeichnet werden, so dass diese beider Prüfung vom Anwender immer explizitbestätigt werden müssen, unabhängig vonderen Wahrscheinlichkeit bei der Erkennung.

INTEGRATION – DER GROSSE VORTEILDer grosse und entscheidende Vorteil derABACUS Rapport-Scanning Lösung be-steht darin, dass AbaForm nahtlos mit dennachgelagerten Systemen integriert ist, fürwelche die Daten eingescannt werden.Der Nutzen der Integration zeigt sich be-sonders darin, dass alle Stammdaten dernachgelagerten Applikation für Plausibili-tätsprüfungen online zur Verfügung ste-hen. Änderungen von Stammdaten habensomit unmittelbaren Einfluss auf die Da-tenerfassung mit AbaForm.

AbaForm wurde zudem so konzipiert, dassgrundsätzlich beliebige Softwarelösungenunterstützt werden können. In der Version1.0 von AbaForm können Daten für dieABACUS Applikationen Lohnbuchhaltung,Leistungs-/Projektabrechnung AbaProjectund die Adressverwaltung (Aktivitäten),sowie für die SORBA Software erfasst werden.

DesignerIm so genannten “Designer” werden fürdie einzuscannenden Formulare die Feld-und Formulardefinitionen, sowie die appli-kationsspezifischen Angaben festgelegt.

Für jedes Feld muss einerseits die Lage, dieArt der Schrift (Handschrift oder Maschi-nenschrift), der Typ (nummerisch, alpha-

Tabelle 1: Status eines Formulars

Dokumentenstatus Bedeutung

Neu Das Formular wurde ausgerichtet und gescannt. Die Texterkennung wurde anhand der Definitionen des ermit-telten Formulartyps durchgeführt.

Bearbeitet Das Formular wurde in der Prüfung geöffnet und gegebe-nenfalls mit manuellen Korrekturen wieder gespeichert.

Zur Übergabe freigegeben Die Daten wurden zur Prüfung an die nachgelagerte Applikation übermittelt, welche alle Informationen als gültig deklariert hat. Die Daten wurden jedoch noch nicht definitiv in der Applikation importiert.Werden die Daten nochmals verändert, so ändert der Status zurück auf “bearbeitet”. Vor einer definitivenÜbergabe muss das Formular dann nochmals “freigege-ben” werden.

An Applikation übergeben Die Daten wurden definitiv an die Applikation übergeben.Sie können nicht mehr verändert oder nochmals freige-geben werden.


HOHER KUNDENNUTZENMit der Rapport-Scanning Lösung Aba-Form erweitert ABACUS die Erfassungs-varianten von Daten für die Softwarepro-dukte Lohnbuchhaltung, Leistungs-/Pro-jektabrechnung und Adressverwaltungsowie auch die technische BausoftwareSORBA.

Durch die Fokussierung auf die Text-erkennung von handschriftlichen Datensowie der direkten Integration in die nach-gelagerten Applikationen bietet AbaFormklare Vorteile gegenüber nicht integrierterLösungen. Zudem sind die Gesamtkosteneiner Scanning-Lösung mit AbaForm sehrgering, da einerseits die Software günstigund anderseits auch der Einführungs-aufwand minimal ist.

Erste praktische Erfahrungen habengezeigt, dass die Erkennungsrate bei opti-mal gestalteten Arbeitsrapporten bei 75-85 % liegt. Dank den realisierten Kosten-einsparungen in der Verwaltung bietet derEinsatz von AbaForm somit optimalenKundennutzen.

VORAUSSETZUNGEN FÜR EINE SCANNING-LÖSUNGFolgende Voraussetzungen müssen für einen erfolgreichen Einsatz von AbaForm erfülltsein:

ScannerScanner werden heute in allen Preislagen angeboten, zwischen 200 und 20'000 Fran-ken. Im untersten Bereich sind Scanner für den Homebereich zu finden, die sich abersehr schlecht eignen, weil sie zu wenig Funktionalität (keine Farbausblendung) bieten,keinen Mehrfacheinzug unterstützen oder zu langsam sind.

Zwingende Voraussetzungen an einen Scanner sind die Farbausblendung, eine guteDokumentenführung sowie der Mehrblatteinzug:

FarbausblendungBei der Gestaltung des Formulars müssen die Bereiche der einzelnen zu erkennendenZiffern mit einer Farbe umrandet werden, welche beim Scannen vom Scanner ausge-blendet werden kann (meistens Rot). Somit werden die einzelnen Ziffern sauber von-einander getrennt und können optimal erkannt werden.

DokumentenführungIm Bereich der Dokumentenscanner ab ca. 3000 Franken sind die Hauptunterschiedein der Dokumentenführung und bei der Schnittstellenunterstützung zu finden.Das Ziel hier ist es, zu verhindern, dass mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen wer-den, bzw. diesen Fall zu erkennen oder durch eine bessere Papierführung Fehleinzügevon vornherein soweit wie möglich zu vermeiden.Scanner mit einem Papierschacht, von dem das jeweils oben liegende Blatt eingezo-gen wird, sind dabei weitaus zuverlässiger als Scanner, bei denen die Blätter vertikalin einen Feeder gesteckt werden.

Schnittstelle SCSI – USBVor allem im Low Cost Bereich wird ausschliesslich USB verwendet, während imBereich der Dokumentenscanner meistens SCSI verwendet wird, zum Teil mit USB alsAlternative. Obwohl USB bei der Installation etwas einfacher erscheinen mag, hatsich der SCSI-Standard für professionellere Anwendungen als einiges besser bewährt;passende Treiber für das vorhandene Betriebssystem vorausgesetzt.

FormulareFormulare, die für das Scanning eingesetzt werden, sollten so gestaltet sein, dass einmöglichst fehlerloses Erkennen der handgeschriebenen Zahlen durch das ProgrammAbaForm möglich ist. Folgende Faktoren sind bei der Gestaltung zu beachten:

Idealerweise Farbe Rot für die FeldabgrenzungenGrösse der Zahlenfelder ca. 5 mm x 8 mmGenügend Abstand zwischen den ZahlenfeldernMarkierungen für die Ausrichtung des Formulares

DruckerUm die Formulare selber flexibel anpassen und produzieren zu können, sollte einFarblaser-Drucker verwendet werden. Farbdruck ist aufgrund der Farbausblendung beimScannen besonders wichtig. Zusätzlich können so auch ändernde Informationen einesFormulares (zum Beispiel Arbeitsperioden, Mitarbeiter-Informationen) bereits vorge-druckt werden und müssen nicht von Hand ausgefüllt werden, was die Texterkennungwesentlich verbessert. Formulare mit fixen Vorgaben können selbstverständlich auch ineiner Druckerei produziert werden.

Verfügbarkeit von AbaForm:Beta-Installationen mit der Version2003.1 Definitive Freigabe mit Version 2004

Mehr Informationen über E-Mail:[email protected]


ADOBE PDFEIN STANDARD HÄLT EINZUG

PDF (Portable Document Format) istein weltweiter Dateiformatstandardzum elektronischen Austausch undzur Verteilung von Dokumenten. PDFwurde von Adobe aus der PostScript-Sprache entwickelt und um Hyper-links, Datenkompression und Ver-schlüsselung erweitert.

Adobe PDF ist ein universelles Datei-format, das alle Schriften, Formatie-rungen, Farben und Grafiken desAusgangsdokuments beibehält, un-abhängig von der Anwendung undder Plattform, die zur Erstellung ver-wendet wurden. Adobe PDF-Dateiensind kompakt und können lizenzfreiverbreitet, angezeigt, durchgeblät-tert und gedruckt werden, ganz wievom Benutzer mit einem kostenloserhältlichen Adobe Acrobat Readergewünscht.

PDF-Dateien können in vielen Program-men über die Druckfunktion erzeugt wer-den. Beim Empfänger einer solchen Dateiwird diese im Originalzustand angezeigt,sofern der Acrobat Reader auf dem betref-fenden Computer installiert ist. Änderun-gen am Dokument sind nur mit dem kos-tenpflichtigen Acrobat Writer möglich,wodurch eine gewisse Sicherheit gegebenist, dass Dokumente wie Preislisten, Rech-nungen oder auch Bilanzen und Kontoaus-

züge nicht auf einfache Weise manipuliertwerden können.

PDF eignet sich besonders für die elektro-nische Publikation und Verteilung von jeg-lichen Papierdokumentationen. So istAdobe PDF zum Beispiel auch Workflow-Standard im Verlagswesen. Eine wichtigeRolle hat PDF bei Finanzdienstleistern,aber auch in Regierungen und Adminis-trationen, wo Adobe PDF-Dateien welt-weit Anwendung finden.

GRÜNDE FÜR EIN EINHEITLICHES DATEI-FORMAT

Häufige Probleme

Der Empfänger kann Dateien nicht öffnen,da er nicht über die Anwendungen verfügt,mit denen die Dokumente erstellt wurden.

Formatierungen, Schriften und Grafiken gehen aufgrund von Inkompatibilitätenzwischen Plattformen, Software undsogar verschiedenen Versionen verloren.

Dokumente können aufgrund von Software- und Druckerbeschränkungen nicht korrekt gedruckt werden.

Adobe PDF bietet ausserdem die folgenden Vorteile:PDF-Dateien können überall veröffentlicht und verteilt werden: als Ausdruck, als E-Mail-Anhang, auf Firmen-Servern, auf Web-Sites oder einer CD-ROM.

Der kostenlose Acrobat Reader lässt sich mühelos von der Adobe-Web-Site herunterla-den. Mehr als 200 Millionen Kopien wurden weltweit bereits verteilt.

Kompakte Adobe PDF-Dateien sind kleiner als ihre Ausgangsdateien. Beim Öffnen undAnzeigen einer PDF-Datei übers Internet wird Seite für Seite heruntergeladen und ange-zeigt, was die Systemresourcen weniger belastet.

Lösung mit Adobe PDF

Jeder Benutzer kann eine PDF-Dateiöffnen. Alles was es dazu braucht,ist ein installierter, kostenlos erhältlicherAcrobat Reader.

PDF-Dateien werden immer so angezeigt,wie sie erstellt wurden, unabhängig vonSchriften, Software und Betriebs-systemen.

PDF-Dateien werden auf jedem beliebi-gen Druckgerät immer korrekt gedruckt.


ABACUS DOKUMENTE IN PDF KONVERTIERENIn den ABACUS Applikationen können abder Version 2003 Dokumente wie Auswer-tungen, Lieferscheine, Rechnungen etc.direkt als PDF-Dateien erstellt werden. DerAnwender braucht dazu auf seinem Sys-tem keine lizenzierte Vollversion von Ado-be Acrobat installiert zu haben.

Zu beachten ist, dass aus der ABACUSSoftware erstellte PDF-Dateien nicht ver-schlüsselt und auch nicht passwortge-schützt sind. Sollen PDF-Dateien, nachdemsie aus der ABACUS Software erzeugt wur-den, nachträglich noch passwortgeschütztwerden, ist eine lizenzierte Vollversion vonAdobe Acrobat Voraussetzung, damit dieDateien noch mit einem Passwortschutzversehen werden können.

Im Folgenden sind die Möglichkeiten be-schrieben, wie ABACUS Daten ins PDF-Format konvertiert und gespeichert wer-den können.

Auswertungsprogramme: Export-FunktionIn den meisten Auswertungsprogrammenbesteht im Menüpunkt ”Exportieren” dieMöglichkeit, als Dateiformat PDF zu wäh-len.

Auswertungsprogramme: PreviewIn jeder Vorschau (Preview) besteht dieMöglichkeit, alle Seiten oder auch nur ei-nen markierten Teilbereich als PDF-Dateizu speichern.

DruckmenüIm Druckmenü lassen sich sämtlicheDruckjobs alternativ zum Drucker über dieAusgabevariante ”In Datei drucken” alsPDF-Datei speichern. Auch bei diesemVorgang kann im Datei-Dialog anstelledes üblichen ABACUS Dateiformates dasPDF-Format gewählt werden.

Zukünftiges PDF-DruckmodulZur Zeit befindet sich ein speziellesABACUS PDF-Druckmodul in Entwicklung.Mit diesem Programm soll es ermöglichtwerden, aus beliebigen Fremdapplikatio-nen Dokumente als PDF-Datei in die

ABACUS Dossiers und Archive zu spei-chern. Dies auch dann, wenn die betref-fende Fremdapplikation selber gar nicht inder Lage ist, PDF-Dateiformate zu liefern;das ABACUS Druckmodul übernimmt denJob der PDF-Aufbereitung.


PDF-DATEIEN DIREKT AUS ABACUSVERSENDENSoll aus einer ABACUS Applikation direkteine PDF-Datei via Mail verschickt wer-den, muss im ”Druckdialog” in der Menü-position ”Maileinstellungen” über dieSchaltfläche ”Browse...“ nur das PDF-For-mat ausgewählt werden.

Falls vertrauliche Daten gemailt werdensollen, die nur vom dazu autorisiertenEmpfänger eingesehen werden können,empfiehlt es sich nach wie vor, dazu dasABACUS Format ADF zu verwenden, dadieses mit einem Passwort versehen wer-den kann.

GROSSER NUTZEN IN AUFTRAGS-BEARBEITUNGGerade in der Auftragsbearbeitung bringtdie Möglichkeit des direkten Versendensvon PDF-Dateien einen grossen Nutzen.Im Vordergrund stehen dabei sämtlicheKundendokumente wie Offerten, Auftrags-bestätigungen, Rechnungen usw., die au-tomatisch aus dem Kundenauftrag an denKunden versandt werden. Dabei kann überden Belegfluss und die darin definiertenDokumente (AbaView-Formulare) gesteu-ert werden, für welchen Kunden welcheDokumente automatisch versandt oderkonventionell gedruckt resp. gefaxt wer-den sollen. Dasselbe gilt für das ModulEinkauf, bei dem sich vor allem das auto-matische Versenden von Bestellungen anden Lieferanten anbietet.

Auftrag erstellt und ausgelöst, versendetdas System automatisch die entsprechenddefinierten Dokumente im PDF-Format andiese E-Mail-Adresse.

FAZITDurch die Integration des Adobe PDF-For-mates in die ABACUS Software wird derDatenaustausch zwischen ABACUS An-wendern standardisiert – seien es zumBeispiel Treuhänder, die ihren Kunden überdieses Dateiformat Zahlen zur Verfügungstellen, Lieferanten, die dem Besteller ver-schiedene Dokumente mailen, oder Unter-nehmen, die ihren Kunden aktualisierteProduktinformationen wie zum BeispielKataloge zusenden.

Automatische E-Mail-AdressierungPro Report resp. Dokument kann im Re-portdefinitionsprogramm AbaView defi-niert werden, ob das betreffende Doku-ment via E-Mail versandt werden soll.Dafür kann im Report entweder über einesogenannte ”Expression“ eine E-Mail-Ad-resse aufgrund von Bedingungen definiertoder ein Datenbankfeld der Adressstamm-daten eingefügt werden. In der Regelempfiehlt es sich, dass ein Feld im Ad-ressenstamm definiert wird, aus dem derAbaView-Report die E-Mail-Adresse liest.Im Normalfall kann das im Adressen-stamm standardmässig vorhandene Feld”E-Mail” für die Erfassung der E-Mail-Ad-resse verwendet werden. Wird in der Auf-tragsbearbeitung eine Offerte oder ein

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VERWALTUNG VON PROJEKTSTAMMDATEN OPTIMIERT FÜR BRANCHENLÖSUNGEN

In der aktuellen Version 2003 gehtmit den so genannten ”GestaltbarenMasken” ein lang gehegter Wunschvieler Anwender von AbaProject inErfüllung. Die Bildschirmmasken fürdie Erfassung und Verwaltung vonProjektstammdaten können nungenau auf die Bedürfnisse der An-wender angepasst werden. Bran-chenlösungen mit AbaProject wer-den so möglich.

Standardmässig vorgegebene Eingabe-felder lassen sich aus der Erfassungsmas-ke der Projektstammdaten entfernen oderzusätzlich benötigte Felder hinzufügen.Dies betrifft aber nicht nur die Erfassungs-maske selbst sondern auch die Daten-bank, die dank den ”Erweiterbaren Tabel-len” seit der Version 2001 die Möglichkeitbietet, individuelle, zusätzliche Felder fürweitere Daten einzufügen.

Die Version 2003 wartet darüber hinausmit weiteren Änderungen im Projekt-stamm auf, wie die neuen Vertrags-buchungen oder die Möglichkeit gewisseLeistungsarten pro Projekt zu sperren.

GESTALTBARE MASKENMit den ”Gestaltbaren Masken” lassensich die Projekterfassungsmasken an indi-viduelle Wünsche und Bedürfnisse einzel-ner Sachbearbeiter oder Abteilungen einerUnternehmung anpassen. Für jeden Be-nutzer oder jede Benutzergruppe vonAbaProject können so optimal gestalteteMasken für die Projekterfassung oderauch für die Projektabfrage zur Verfügunggestellt werden. Die Erfassungsmaske, diein AbaProject standardmässig enthaltenist, kann durch den qualifizierten Benutzerselbst oder durch den ABACUS Vertriebs-partner beliebig angepasst werden. An-passbar sind dabei die Masken für dieVerwaltung der Stammdaten, nicht jedochder Seiten für die Definition der Verbu-chungen.

Selbstverständlich lassen sich Erfassungs-masken auch von Grund auf neu konzipie-ren. Mit dieser Flexibilität beim Aufbau derMasken wird es ermöglicht, die Bedürf-nisse unterschiedlichster Erfassungsvari-anten optimal abzubilden, was effizientesArbeiten mit dem Programm erlaubt.

ZUORDNUNG UND GESTALTUNGDER ERFASSUNGSMASKENJeder Benutzerkategorie und auch jedemeinzelnen Benutzer selber können spezifi-sche Erfassungsmasken für Projektstamm-daten zugeordnet werden. Sobald einBenutzer die Projektstammdatenverwal-

tung startet, wird ihm ”seine” Maske auf-grund der ihm zugeordneten Benutzerka-tegorie angezeigt.

Die Gestaltung resp. das Design derMasken wird in den Firmenstammdatenvorgenommen. Das Instrument dazu istder ABACUS Customizer, der die Gestal-tung der Masken ermöglicht. Im Weiterenkönnen wahlweise verschiedene Funk-tionen ein- und ausgeblendet werden unddie Reihenfolge der Datenerfassung kannfrei definiert werden.

ABACUS CustomizerDer ABACUS Customizer – das Design-werkzeug für die Maskengestaltung –weist verschiedene Bereiche mit unter-schiedlichen Verwendungszwecken auf:

Auswahl von Datenbankfeldern undGestaltungselementenInformation über die Eigenschafteneines Objektes

Im Bereich ”Datenbanken” werden alleObjekte angezeigt, die in eine zu gestal-tende Maske eingefügt werden können.Damit bei der Gestaltung von Maskenauch mit grafischen Elementen gearbeitetwerden kann, stehen verschiedene sogenannte ”Gestaltungsvariablen” zur Ver-fügung.

Für alle Elemente, die in die Masken ein-gefügt werden, wie Datenfelder, Beschrif-tungen usw., lassen sich in den so ge-nannten ”Eigenschaften” die jeweiligenAttribute festgelegen. Diese Eigenschaftensind je nach verwendetem Objekt ver-schieden:

Grösse des EingabefeldesFarbe des EingabefeldesInhalt und Platzierung der BeschriftungNur Anzeige eines Objektes oder auchDateneingabe möglich

AbaProject / 25Pages 1/2003

BRANCHENLÖSUNGEN DANKFLEXIBILITÄTMit der flexiblen Anpassbarkeit der Erfas-sungsmasken für Projektstammdaten las-sen sich nun individuelle Lösungen nochkundenorientierter realisieren. An be-stimmte Branchen angepasste und somitoptimierte Masken, zum Beispiel für Hei-me, Reinigungsunternehmen oder Dienst-leitungsprojekte, sind möglich.

Vorstellbar ist auch, dass zusätzlich zurnormalen Erfassungsmaske für eine be-stimmte Benutzerkategorie auch eine Pro-jektmaske definiert wird, bei der gewisseFelder nur gezeigt werden, aber nicht ver-ändert werden können, da sie als An-zeigefelder definiert sind. In jedem Fall istes die Aufgabe des Beraters, die genauenKundenbedürfnisse und die verschiedenenGeschäftsfälle zu klären, damit durch ent-sprechend parametrierte Erfassungsmas-ken die tagtägliche Arbeit mit dem Pro-gramm effizient unterstützt wird und injedem Fall die richtigen Eingaben gemachtwerden können.

AUTOMATISIERUNG DURCH VERTRAGSBUCHUNGEN Für die Verrechnung von wiederkehrendenLeistungen gemäss Vertrag können so ge-nannte ”Vertragsbuchungen“ einem Pro-jekt direkt in seinen Stammdaten zuge-wiesen werden. Für jede Vertragsbuchungkann definiert werden, ob sie jeweils auto-matisch oder nur aufgrund einer manuel-len Eingabe verrechnet werden soll. DiePeriodizität der Wiederholung dieser Ver-tragsbuchungen kann frei definiert undebenfalls direkt auf dem Projekt definiertwerden. Bei Quartalsrechnungen werdenalso vom System alle für eine automati-sche Verrechnung gekennzeichneten Ver-tragsbuchungen berücksichtigt.

Ein Anwendungsbeispiel dafür findet sichbeispielsweise in Sonderschulheimen fürdie Verrechnung der Schulbeiträge, die proQuartal in Rechnung gestellt werden müs-sen. Diese Schulbeiträge werden als Ver-tragsbuchungen hinterlegt und quartals-weise automatisch generiert. Ein weiteresAnwendungsgebiet sind vertraglich ver-einbarte Abonnementsbeträge, die soautomatisiert verrechnet werden können.

Die Funktion der Vertragsbuchungen kannauch für die Verrechnung von Akontobe-trägen genutzt werden. Vertragsbuchun-gen lassen sich zudem auch durch Aktivi-täten auslösen, sobald diese als erledigtgekennzeichnet werden.

Heimemandant: Adressmaske im Bewohnerstamm

Heimemandant: Maske für Besa-Einstufung auf Zeitachse

AbaProject / 27Pages 1/2003

SCHNITTSTELLENMit der Version 2003 von AbaProject sinddie folgenden Schnittstellen neu verfüg-bar:

Debitorenschnittstelle ASCII-Schnittstelle

DebitorenschnittstelleBuchungen aus der Debitorenbuchhaltungkönnen nun ebenfalls in die Leistungs-/Projektabrechnung übernommen werden.Es werden dabei die folgende Standard-Belegarten übertragen:

Rechnung (mit positivem Betrag)Vortrag (mit positivem Betrag)Barzahlung (mit positivem Betrag)Gutschrift (mit negativem Betrag)

ASCII-SchnittstelleDie ASCII-Schnittstelle wurde mit Trans-aktionsarten für Kostenstellen, Planungund Zeitkontrolle ergänzt.

Im Weiteren stehen neue Funktionen zurVerfügung, damit Daten für den Exportnach diversen Kriterien selektiert und dieDefinitionen dafür als Vorgaben gespei-chert werden können. Diese Vorgaben las-sen sich auch aus Fremdapplikationen füreine effiziente Schnittstellenaufbereitungund Verarbeitung nutzen.

AUSBLICKIn einem weiteren Entwicklungsschritt derVersion 2003 wird es möglich sein, einemProjekt auch Bilder zuzuweisen. BeimEinsatz von AbaProject in Heimen oderSchulen werden so Fotos der Bewohneroder der Schüler in den Stammdaten ab-gelegt oder in ReinigungsunternehmenBilder der verschiedenen Liegenschaften.

Stammdaten, die sich im Projektverlaufändern können, werden zukünftig da-tumsabhängig geführt. So müssen Stamm-dateninformationen nicht überschriebenwerden und die History der Daten ist ge-währleistet.

Anzahlungen/Schlussrechnungen (Anzahlungen mit positivem Betrag,Schlussrechnung mit positivem Betrag,Rückbuchung der Anzahlungen mitnegativem Betrag).

Wird ein Beleg in der Debitorenbuchhal-tung storniert, hat dies im AbaProject nachdem Schnittstellenlauf automatisch dieLöschung des Beleges zur Folge. Falls derBetrag oder die Art eines Beleges in derDebitorenbuchhaltung angepasst wird,werden die Änderungen beim nächstenSchnittstellenlauf im AbaProject ebenfallsangepasst. Sind die Buchungen in Aba-Project bereits weiterverarbeitet, indemsie zum Beispiel bereits in die Finanzbuch-haltung verbucht wurden, wird die Bu-chung storniert.

VERFÜGBARKEIT DER AKTUELLENABAPROJECT VERSIONENVersion 2003 Seit Dezember 2002

verfügbar.Version 2003.1 Im 2. Quartal 2003

verfügbar.

Projektstamm in der Werkebranche; nicht verwendete Felder sind ausgeblendet

Projektstamm in der DL-Branche.Es sind nur Felder, Laschen und Programmbereiche sichtbar, die verwendet werden.

28 / Electronic Banking Pages 1/2003

DEUTSCHLAND DIREKT UND WEITERE NEUIGKEITEN IM ELECTRONIC BANKING

Seit längerer Zeit steht den Anwen-der des ABACUS Electronic Bankingdas Modul "Deutscher Zahlungs-verkehr" zur Verfügung. Damit wer-den Inland- und Auslandzahlungenim entsprechendem Format fürDeutschland erstellt. Mit der Erwei-terung des Moduls durch die FTAM-Schnittstelle ist nun eine direkteelektronische Übertragung der Da-ten zu den meisten Deutschen Fi-nanzinstituten möglich, was bis an-hin nicht der Fall war.

Im Weiteren hat die PostFinance aufdem Postserver die Schnittstelle ak-tualisiert, was nun eine Übertragungder Daten auch über TCP/IP zur Postermöglicht. Als zusätzliche Neuerungbietet das Electronic Banking aucheine Internet-Schnittstelle unter an-derem zu den St. Galler und ZugerKantonalbanken.

DEUTSCHER ZAHLUNGSVERKEHRMIT FTAMFTAM ist die Abkürzung für "File TransferAccess Method" und beschreibt ein Stan-dardverfahren zum Austausch von Daten.Dabei handelt es sich um einen inDeutschland weit verbreiteten Standard.

Im Gegensatz zur Schweiz werden inDeutschland die Unterschriftsberechtigun-gen bei den Banken elektronisch hinter-legt. Die im Electronic Banking integrierte,institutsunabhängige Unterschriftenrege-lung macht das bankseitige Festlegen derUnterschriftenregelung überflüssig. Mitder Kommunikationsart FTAM unterstütztdas Electronic Banking die bankseitig defi-nierte Einzelunterschrift für die deutschenFinanzinstitute, die ohne elektronischeUnterschrift keine Zahlungsdateien anneh-men.

Voraussetzung für den reibungslosen Ab-lauf der Kommunikation in Bezug auf dieUnterschriftenregelungen ist, dass die Kol-lektivunterschriftsregelungen im ElectronicBanking Client abgebildet werden und derVertrag mit dem Deutschen Finanzinstitutauf Einzelunterschrift umgestellt wird.

FTAM unterstützt die Kommunikations-arten ISDN und X.25. Die ISDN-Kommu-nikation erfolgt über einen standard CAPI-Treiber. Welche Art der Kommunikationvom jeweiligen Institut angeboten wird,kann von Bank zu Bank variieren. DasGleiche gilt auch für die Kompression derDaten und die elektronische Unterschrift.Weitere Auskünfte zum jeweiligen Kom-munikationsverfahren sind vom jeweiligenInstitut erhältlich.

Als Hilfe für die Einrichtung der FTAM-Verbindung zu den deutschen Instituten befindet sich eine vollumfänglich Installa-tionsanleitung unter dem Link: ftp://ftp.abacus.ch/Pub/Support/EB/InstallFTAM01.zip.

Eingabe FTAM Vertragswerte

Electronic Banking / 29Pages 1/2003

DIE POSTFINANCEDer Telebanking-Server der Direct BankingLösung der PostFinance kann nun auchmit dem Protokoll TCP/IP angesprochenwerden. Ab Mitte Februar 2003 ist es so-mit möglich, der PostFinance Zahlungs-aufträge via Internet zu schicken und Kontoauszüge von der PostFinance überInternet zu beziehen. Diese Neuigkeit ent-spricht einem Kundenbedürfnis, da immermehr Firmen ihre Daten über das Netz-werk oder mittels der neuen ADSL-Techno-logie mit der PostFinance austauschenwollen.

Für diese neue Kommunikationsvariantebraucht es eine neue Schlüsseldiskette(Keypack) der PostFinance. Unternehmen,die bereits mit dem Telebanking-Serverarbeiten, können ein neues Keypack unterder Nummer 031 338 67 57 bestellen. An-dernfalls nimmt der PostFinance-Kun-denberater die Anmeldung für das "DirectBanking mit TCP/IP" gern entgegen.

ONBA – ONLINE BANKINGDie St. Galler und Zuger Kantonalbankenbieten seit 1999 den Zugang zu ihrer Bankebenfalls via Internet an. Dabei könnenunter anderem Zahlungen übermittelt undKontoauszüge gespeichert werden. DieSchnittstelle für den Datentransfer wirdmit der ABACUS Electronic Banking Ver-sion 2003.2 ausgeliefert. Gerade für klei-nere und mittlere Unternehmen bietet sichdamit nun eine zeitgemässe Alternativezur Telebanking-Kommunikation mit derBank. Ein ausführlicher Bericht dazu er-scheint in einer der nächsten Ausgabendes Pages.

FAZITDas ABACUS Electronic Banking wird stetsden sich verändernden technischen Rah-menbedingungen angepasst. Mit den rea-lisierten Neuerungen bleibt das ABACUSElectronic Banking à jour und erfüllt dabeiweitere Kundenbedürfnisse.

FTAM Protokollfenster

30 / Finanzbuchhaltung Pages 1/2003

NEUERUNGEN DER VERSION 2003BUCHUNGSBELEG DRUCKENGLOBALE REPORTS FÜR BILANZEN / ER

Die Version 2003 der ABACUS Finanz-buchhaltung kann mit zwei neuenFunktionen aufwarten, die jederBuchhalter schätzen wird.

BUCHUNGSBELEG DRUCKEN”Keine Buchung ohne Buchungsbeleg“ –so lautet eine schon fast eiserne Buchhal-terregel. Um dieser Forderung exakterBuchhalter Rechnung zu tragen, wurde inder Version 2003 der Finanzbuchhaltungim Buchungsprogramm die Funktion ”Be-leg drucken“ integriert. In der Buchungs-maske ist nun ein Button ”Drucken“ zufinden, mit dem für jede erfasste Buchungein Buchungsbeleg ausgedruckt werdenkann. Der Ausdruck erfolgt via MS Word.

VorgehenDie zu druckende Buchung muss markiertund anschliessend der Button ”Drucken“angeklickt werden. Das Programm schlägteine Auswahl von möglichen Formularenvor, die als Word-DOT hinterlegt sind. DerBenutzer braucht nur das gewünschte For-mular auszuwählen und die Buchung wirdüber die OLE-Schnittstelle ins Word über-geben und dort zum Ausdruck angezeigt.Allfällige Änderungen am Buchungsbelegkann der Benutzer vor dem Ausdruck nochvornehmen.

Eigene Formulare erstellenFirmenspezifische Formulare resp. Bu-chungsbelege lassen sich auf einfache undschnelle Weise erstellen. Als Basis dazudient das Beispiel Demo11.dot, das imVerzeichnis abac\out\ abgelegt ist. Die indiesem Beispiel enthaltenen Formularfel-der lassen sich beliebig anders positionie-ren oder auch löschen sowie durch das Fir-menlogo ergänzen. Das so neu erzeugteFormular muss mit neuem Namen und derExtension .dot gespeichert werden.

AUS MANDANTENSPEZIFISCHENWERDEN GLOBALE BILANZENBis und mit der Version 2002 sind die Auswertungen der Bilanzprogramme undProgramme für die Erfolgsrechnung (Pro-gramm 31, 33 und 392) immer mandan-tenspezifisch definiert. Das bedeutet, dassbis anhin eine Reportdefinition, die auchfür einen anderen Mandanten eingesetztwerden sollte, aus dem Ursprungsman-danten als XML-Definition ausgelesen undbeim anderen Mandanten wieder eingele-sen werden musste.

Ab der Version 2003 ist ein Export undnachfolgender Import der Reportdefini-tionen nicht mehr nötig. Die Verwendungmandantenspezifischer Auswertungen fürmehrere Mandanten wurde in dem Sinnestark vereinfacht, dass nun eine beliebigeReportdefinition jederzeit in die Lasche”Global“ verschoben werden kann undsomit sofort für sämtliche Mandanten ver-fügbar wird. Damit aus einem mandanten-spezifischen Report ein global verfügbarerReport wird, muss folgender Arbeitsablaufausgeführt werden.

Report selektierenUnter” Ausgabe – Speichern Global“den Report in die Lasche ”Global“speichern.

NEU

ERU

NG

EN

2003

Finanzbuchhaltung / 31Pages 1/2003

Die Möglichkeit des Exportes und Impor-tes von Reportdefinitionen mittels XMLwird auch weiterhin unterstützt. Die neueLösung ist jedoch wesentlich komfortablerund Anwender der ABACUS Finanzbuch-haltung – insbesondere Treuhänder –, dieviele Mandanten bearbeiten und pflegen,werden diese Funktion sehr zu schätzenwissen.

Globale, mandantenübergreifende Reports

Aufbereiteter Buchungsbeleg im Word

32 / Lohnbuchhaltung Pages 1/2003

BILATERALE VERTRÄGE CH – EU/EFTA SEIT 1. JUNI 2002 IN KRAFT

Die bilateralen Verträge CH – EU gel-ten seit dem 1. Juni 2002. Das Perso-nenverkehrsabkommen (PVA) isteines der sieben Dossiers, welchesletztes Jahr zusammen mit den ande-ren in Kraft getreten ist. Es erfasstdie Schweizer-, EU- und (über ein se-parates Abkommen) die EFTA-Bürgerund regelt andere, in diesem Artikelnicht erwähnte Punkte, wie z.B. dieAnerkennung der Diplome etc.

Einführung in die Problematik des neuen Personenverkehrsabkommens in der Schweiz und mögliche Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung

Arbeitsbewilligungen und AufenthaltsbewilligungenNach Inkrafttreten der bilateralen Verträgescheint das Thema Arbeitsbewilligungenvon EU-/EFTA-Bürgern in der Schweiz we-nig Probleme zu bereiten – schliesslichbringt das Personenfreizügigkeitsabkom-men in diesem Bereich grösstenteils Er-leichterungen mit sich.

Sozialversicherungen und SteuernWie verhält es sich jedoch mit den Aus-wirkungen im Bereich der Sozialversiche-rungen, Steuern und der Umsetzung in derLohnbuchhaltungssoftware? Aufgrund di-verser Begegnungen, Beratungsgespräche,Workshops, Reviews der Saläradminis-tration bei Firmen und Kontakten mit Äm-tern stellen wir fest, dass noch lange nichtalle gemerkt haben, dass sie von den Aus-wirkungen direkt betroffen sind.

Grundsätzlich kann jede Firma in derSchweiz davon betroffen sein – auchdie KMUDie Annahme, dass kein Handlungsbedarfbesteht, trifft nur dann zu, wenn es sichum ein Unternehmen handelt, in dem nurSchweizer Bürger angestellt sind – oderAusländer mit Niederlassungsbewilligung,die keine weitere Tätigkeit in einem EU-/EFTA-Staat ausüben, weder Familienange-hörige noch Angestellte ihren Wohnsitz imAusland haben und auch keine Entsen-dungen von Angestellten ins Ausland odervom Ausland in die Schweiz erfolgt sind(unter Angestellten sind im Folgenden im-mer auch Geschäftsleitungsmitglieder undVerwaltungsräte gemeint).

Nebst den internationalen Firmen empfeh-len wir insbesondere den Unternehmen inden Grenzregionen mit Grenzgängern,sich mit der Thematik intensiv auseinan-derzusetzen und sich gegenüber Haf-tungsfolgen aufgrund einer falschenBeurteilung der Situation so weit als mög-lich abzusichern. Geschäftsführer, Mana-ger und Verwaltungsräte von Firmen in derSchweiz mit Wohnsitz im Ausland sindweitere bedeutende Gruppen, die von denNeuerungen betroffen sein könnten.

WESHALB DIESE ÄNDERUNGEN?SozialversicherungenDie übernommenen Regelungen in denEU-/EFTA-Staaten bestimmen, dass Perso-nen im Grundsatz nur noch dem Sozialver-sicherungssystem eines Landes unterstelltsind. Natürlich gibt es diverse Ausnahmenund Sonderfälle und die Unterstellungs-regeln sind vielfältig. Das folgende Bei-spiel eines unselbständig Erwerbstätigensoll die Problematik aufzeigen:

Arbeitete früher ein österreichischerStaatsangehöriger mit Wohnsitz in Öster-reich bei einem Unternehmen im Vorarl-berg und in der Schweiz (z.B. je 50 %),waren beide Unternehmen verpflichtet,die Sozialversicherungen ihres Landes zu

Lohnbuchhaltung / 33Pages 1/2003

berücksichtigen. Dieser Österreicher ent-richtete demnach Versicherungsbeiträge inÖsterreich, aufgrund der Tätigkeit inÖsterreich und solche in der Schweiz, auf-grund der Tätigkeit in der Schweiz.

Seit dem Juni letzten Jahres ist dieser Ar-beitnehmer nur noch in Österreich unter-stellt und die Schweizer Unternehmungdarf in diesem Fall keine Sozialversiche-rungsbeiträge der Schweiz mehr abführen.Der Schweizer Arbeitgeber hat nun zu ent-scheiden, ob er die Abrechnung der öster-reichischen Sozialversicherungen selbervornehmen will oder das Ganze dem Mit-arbeiter delegiert, im Lohn also keine Ar-beitnehmerbeiträge abzieht und dem Mit-arbeiter zusätzlich die Arbeitgeberbeiträgenach österreichischem Recht ausbezahlt.Zu den Sozialversicherungen zählen in die-sem Fall nicht nur die AHV/ IV/EO und ALV,sondern auch das BVG, das UVG, die Kran-kenkasse und die Familienzulagen (nichtabschliessende Aufzählung). Das Kranken-taggeld hingegen – da nicht obligatorischin der Schweiz – ist direkt nicht betroffen,jedoch indirekt.

Gibt der Österreicher seine Tätigkeit inÖsterreich auf und arbeitet nur noch fürden Schweizer Arbeitgeber, sind zumindestAHV/IV/EO/ALV/BVG und UVG-Beiträgewieder in der Schweiz zu berücksichtigen.Für die Krankenkasse und Familienzulagenkann die Konstellation der persönlichenVerhältnisse des Mitarbeiters ergeben,dass die Kinderzulagen von Österreichausbezahlt werden und die Krankenkasseebenfalls in Österreich bleibt.

Es ist zu beachten, dass eine Nebentätig-keit eines Grenzgängers im Wohnsitzstaatbereits bewirken kann, dass die Unterstel-lung der Sozialversicherungen in seinenWohnsitzstaat fällt.

QuellensteuernDie neue Grenzgängerbewilligung EUregelt unter anderem, dass die Rückkehrzum Wohnort nur noch wöchentlich erfol-gen muss. Die Steuern sind von den bila-teralen Verträgen grundsätzlich nichtbetroffen. Die Doppelbesteuerungsab-kommen mit den umliegenden Ländernbestimmen im Grundsatz, dass die Grenz-gänger nach wie vor täglich heimkehrenmüssen. Nimmt sich nun ein Grenzgängerein Zimmer und kehrt nur noch wöchent-lich nach Hause, sollte der Schweizer Ar-beitgeber im Grundsatz davon ausgehen,dass er nicht mehr den Grenzgängertarifsondern den normalen Quellensteuertarifanwenden muss. Im Detail müssen jedochnoch weitere Abklärungen getroffen wer-den, auf welche hier nicht näher einge-gangen wird. Für Personen, die aus einerRegion als Grenzgänger eingestellt wer-den, die früher nicht in der Grenzzone war(z.B. ein Arbeitnehmer aus Mulhouse ar-beitet in Zürich), muss immer der normaleQuellensteuertarif angewendet werden,selbst wenn er täglich nach Hause zurück-kehrt.

UNVORBEREITET? MÖGLICHE AUSWIRKUNGEN!Auch wenn sich eine Firma noch gar nichtum die Fragen rund um das PVA geküm-mert hat, gilt: Unwissenheit schützt vorFolgen nicht! Die Auswirkungen könnensich von rein administrativen Mehrarbei-ten bis zu Entschädigungssummen – imschlechtesten Fall in Millionenhöhe – er-strecken.

Beispiele:Falsch oder doppelt ausbezahlte Kin-derzulagen können von einem Mitar-beiter für eine bestimmte Zeit auchrückwirkend wieder zurückverlangtwerden. Inwieweit dies noch nach Aus-tritt eines Mitarbeiters aus der Firmamöglich ist, muss im Einzelfall be-stimmt werden.

Ein Mitarbeiter darf aufgrund der Kon-stellation nicht mehr in den obligatori-schen Schweizer Sozialversicherungenversichert sein. Die Firma merkt diesnicht. Es tritt ein Unfall mit lebenslan-ger Invalidität ein. Weder Schweizernoch ausländische Sozialversicherun-gen fühlen sich für den Fall zuständig.Der Arbeitgeber wird vom Arbeitneh-mer für die Konsequenzen haftbar ge-macht und der Schweizer Arbeitgebermuss bei Nichteinlenken der Behördenunter Umständen eine lebenslange In-validenrente ausrichten.

Ein Mitarbeiter ist nicht mehr denSchweizer Sozialversicherungen unter-stellt. Die Firma merkt dies und unter-nimmt die notwendigen Vorkehrungen,so dass der Mitarbeiter im entspre-chenden Staat obligatorisch korrektversichert ist. Dabei geht vergessen,dass im Arbeitsvertrag resp. im Perso-nalreglement oder Gesamtarbeitsver-trag fixe Zusagen gemacht wurden,welche über die obligatorischen Be-stimmungen hinausgehen. Der Arbeit-nehmer wird sich bei schlechteren Leis-tungen der ausländischen Versicherungauf die Klauseln des Arbeitsverhält-nisses berufen und die Differenz vomArbeitgeber selbst verlangen (z.B.Lohnfortzahlung bei Unfall mit 80% bis720 Tage etc.).

Ein Grenzgänger hat nicht mitgeteilt,dass er nur noch wöchentlich nachHause zurückkehrt. Der Arbeitgeber hatnur die Grenzgängersteuern berück-sichtigt. Bei einer Quellensteuerrevisionwird dieser “Fehler“ entdeckt und weilder Mitarbeiter bereits ausgetreten ist,muss der Arbeitgeber den Differenz-betrag selber nachzahlen.

34 / Lohnbuchhaltung Pages 1/2003

EMPFEHLUNG AN DIE ARBEITGEBERMehr InformationenDie Neuerungen bedeuten, dass der Ar-beitgeber mehr Informationen über seineMitarbeiter führen muss als vorher. Jenach Firmengrösse lohnt es sich deshalb,eine schriftliche Umfrage via Fragebogen,E-Mail, Intranet etc. vorzunehmen, bei derdie relevanten Fragen gestellt werden. Umzukünftigen, veränderten Bedingungenvorzubeugen, werden dabei die Mitarbei-ter gleichzeitig aufgefordert, relevanteVeränderungen ihrer persönlichen Verhält-nisse in Zukunft umgehend der Personal-abteilung zu melden und dies mit ihrerUnterschrift zu bestätigen. Will sich derArbeitgeber besonders gut absichern, wie-derholt er dies jedes Jahr. Es ist zu emp-fehlen, diese zusätzlichen Informationenauch bei Neueintritten zu erfragen. Somitkann es auch notwendig werden, dass be-stehende Personalstammblatt-Formulareebenfalls angepasst und im Lohnsystemzusätzliche Datenfelder für eine bessereTransparenz eröffnet werden.

Die folgenden Beispiele (nicht abschlies-send) sollen dies illustrieren:

Die Nationalität des Erwerbstätigenkann dafür entscheidend sein, in wel-cher Höhe eine Kinderzulage für einKind im Ausland ausgerichtet wird.

Die Erwerbstätigkeit des Ehepartnersbestimmt unter Umständen, in wel-chem Land die Kinderzulage ausgerich-tet und in welchem die Differenzzulagebezahlt wird.

Die Erwerbstätigkeit des Ehepartners,die Nationalität und der Wohnsitzstaatder Familie mit Wohnsitz im Auslandbestimmen, ob die Krankenversiche-rung auch für die nicht erwerbstätigenFamilienmitglieder in der Schweiz ab-geschlossen werden muss.

Ort/Kanton des Wochenaufenthalts undWohnsitzstaat eines Grenzgängers sindwichtige Informationen, die für dierichtige Bestimmung des Quellensteu-ersatzes benötigt werden. Dabei ist zubeachten, dass sie nicht mehr in allenFällen auf die bewilligungsrechtlicheDefinition des Grenzgängers abgestütztwerden kann. Auch die steuerrechtlicheund sozialversicherungsrechtliche Defi-nition eines Grenzgängers können dif-ferieren.

Ein Telearbeitsplatz zu Hause oder wei-tere Tätigkeiten eines Mitarbeiters mitWohnsitz im Ausland können bewirken,dass diese Mitarbeiter trotz Erwerbs-tätigkeit in der Schweiz nicht mehr inder Schweiz obligatorisch versichertwerden dürfen.

AUSWIRKUNGEN AUF DIE LOHNSOFTWARE Das PVA hat für betroffenen Unternehmenverschiedenen Auswirkungen auf dieLohnverarbeitung und damit auf die ein-gesetzte Lohnsoftware.

BewilligungstypUnterscheidung zwischen den “alten“Bewilligungen nach BVO und den EU-/EFTA-Bewilligungen betr. Kinderzula-gen (kann von Kanton zu Kanton vari-ieren):• Erweiterte Informationen für die

Kinderzulagen: Es wird empfohlen,diese Infos auch dann im System zu führen, wenn keine Kinderzulagen aus der Schweiz ausgerichtet wer-den können.- Nationalität des Arbeitnehmers- Land, in welchem die Kinder

ihren Wohnsitz haben- Wohnsitz des Ehepartners- Erwerbstätigkeit des Ehepartners- Ja-/Nein-Feld, ob ein regulärer

Anspruch auf eine Zulage in der Schweiz besteht

- Feld/Bemerkung oder Betrag betr. der Differenzzulage aus der Schweiz (1 x pro Jahr)

• Die bestehenden Kinderzulagen-lohnarten müssen unter Umständen überdacht werden. Nicht mehr jeder Fall kann ohne Anpassung automa-tisiert über eine Tabelle berechnet werden.

• Auswirkungen auf die Darstellung der FAK-Abrechnung sind möglich.

Quellensteuern (es gelten die kantona-len Bestimmungen):• Es werden erweiterte Informationen

für die Quellensteuer benötigt, da einGrenzgänger nicht mehr unbedingt den Grenzgängertarif erhält. Grund-sätzlich würde jedoch mit den bestehenden Feldern die manuelle Bestimmung des richtigen Quellen-steuerkantons, des korrekten Tarifs mit der Angabe der richtigen QST-Tabelle (10, 11, 12, 13) ausreichen,um auf den korrekten Betrag zu kommen.- Wohnsitzstaat- Wochenaufenthaltsort- Wochenaufenthaltskanton

• Mögliche Auswirkungen auf die Dar-stellung der QST-Abrechnung: Grenz-gänger mit normalem Tarif, Grenz-gänger mit dem Grenzgängertarif und Quellensteuerpflichtige mit dem normalen Tarif.

Unterdrückung von Lohnarten mitSchweizer Sozialversicherungsbeiträ-gen für Arbeitnehmer mit Versiche-rungsunterstellung im Ausland (indivi-duell je nach Einrichtung der Lohn-buchhaltung).

Angaben betr. gültigem Formular E1XXmit Beginn- und Ablaufdatum.

Eröffnung von zusätzlichen Lohnartenfür die Berücksichtigung der ausländi-schen Versicherungsabzüge und Leis-tungen aus diesen ausländischen Ver-sicherungen, idealerweise getrenntnach Abrechnungsland und Sozialver-sicherungsart (wie vergleichsweiseAHV, Unfall, Krankheit etc.). Es ist zubeachten, dass die Fremdwährungs-beträge jeweils monatlich mit einemaktuellen Kurs in Schweizer Frankenumgerechnet werden sollten.

Auf eine Abbildung der ausländischenSozialversicherungssysteme mit Basen,Grenzen und Formeln in der SchweizerLohnbuchhaltung muss verzichtet wer-den. Wir empfehlen, die Abzüge entwe-der durch einen externen Provider wiez.B. PwC oder bei genügend Kenntnis-sen der ausländischen Sozialversiche-rungen in einem separaten Excel-Sheetvorzubereiten und als Endbetrag in dieSchweizer Lohnbuchhaltung zu über-tragen.

Steuerliche Berücksichtigung von Ar-beitgeberbeiträgen nach ausländi-schem Recht im Bruttolohn, wenn diesein der Schweiz vergleichsweise aufzu-rechnen wären (wie z.B. Krankenkas-senbeitrag).

Neue Finanzbuchhaltungskonten fürdie separate Abstimmung der Abgabennach Abrechnungsland und involviertenBehörden.

Auswirkungen auf die Darstellung derausländischen Versicherungen auf demLohnausweis (was ist vergleichbar ab-zugsfähig für den Nettolohn II (1G)?)und den diversen Deklarationen (AHV-Deklaration, Unfall-Deklaration, Mut-terschaftsversicherung Genf, Kranken-taggeldversicherung, Pensionskasseetc.)

PricewaterhouseCoopers AGFrau Brigitte ZulaufPartnerBeckenhofstrasse 6PostfachCH-8035 ZürichTelefon 01 630 47 47Fax 01 630 47 55

FAZITWir haben uns bereits im Vorfeld des In-krafttretens des PVA intensiv mit der gan-zen Thematik befasst und zusammen mitunserem internationalen Netzwerk sindwir in der Lage, Unternehmen in steuer-,sozialversicherungs-, bewilligungs- undarbeitsrechtlichen als auch in software-technischen Fragen und der praktischenUmsetzung in allen genannten Bereichenzu unterstützen. Auch konnten wir mit derLohnbuchhaltung ABACUS konkret bereitsFälle mit ausländischer Abrechnungs-pflicht einrichten und abwickeln.

Wir haben als Berater bereits diverse zu-sätzliche Unterlagen und Fragebogen erar-beitet, welche den Unternehmen ganz-heitliche Hilfestellung bieten, ob sie z.B.von den Auswirkungen betroffen sind undwie sie einzelne Fälle lösen können. Derintensive Kontakt mit Behörden und Ämt-ern im In- und Ausland ermöglicht es uns,zusammen mit den Betroffenen Lösungenzu finden.

Diese Unterlagen finden Sie unter:www.pwc.ch/pva

oder Sie können nachfragen via Mail-Adresse: [email protected].

Lohnbuchhaltung / 35Pages 1/2003

36 / E-Commerce Pages 1/2003

Die E-Commerce Studie der Fach-hochschule Beider Basel (FHBB) zurE-Commerce Nutzung – im letztenPages 4/02 vorgestellt – hat gezeigt,dass KMU in den kommenden Jahrenbereit sind, durchschnittlich 59’000Franken in eine Shop-Lösung zu in-vestieren.

E-Shops werden oft immer noch speziellfür Unternehmen programmiert, mit ent-sprechend hohen Kosten. Dabei wäre diesin vielen Fällen gar nicht nötig, denn mitAbaShop bietet ABACUS eine standardi-sierte E-Commerce Lösung an. Diese ist sokonzipiert, dass mit den zur Verfügungstehenden Möglichkeiten und Kompo-nenten kostengünstige E-Shops realisiertwerden können, die von Standard biskomplett individuell angepasst sein kön-nen. Die Flexibilität von AbaShop zeigtsich in den 150 Standarddesigns, die aufdas Erscheinungsbild der Unternehmungangepasst werden können bis hin zu einerkompletten Integration in die Homepageder Unternehmung.

Eine Shop-Lösung kann dann ihren gros-sen Nutzen entfalten, wenn sie nahtlos indie Business Software integriert ist unddadurch Kosten für die Pflege der Shop-Daten sowie Handling-Kosten für Doppel-erfassungen von Bestellungen entfallen.

Dies ist auch die grosse Stärke von Aba-Shop, der nicht nur nahtlos in der ABACUSBusiness Software integriert eingesetztwerden kann, sondern dank WebServicesauch in Branchensoftware oder Individual-software.

Am kostengünstigsten ist AbaShop in derStand-alone Variante, bei der ein AbaShopüber Internet direkt auf www.abacuscity.cheröffnet werden kann. In weniger als 15Minuten ist so ein erster Schritt in die Weltdes E-Commerce zu machen, mit derOption jederzeit den zweiten Schritt zutun, nämlich den E-Shop zu einer komplettintegrierten Business Software Lösung zuerweitern.

Die nachfolgenden Beispiele realisierterShops auf Basis AbaShop zeigen, dass E-Commerce Lösungen schon zu vernünfti-gen Kosten zu haben sind.

E-COMMERCE MUSS NICHT TEUER SEINABASHOP – PREISGÜNSTIG DANK STANDARD

E-Commerce / 37Pages 1/2003

ABASHOP LEHRMITTELVERLAGDES KANTONS AARGAUDer Lehrmittelverlag des KantonsAargau setzt die E-Commerce Lö-sung von ABACUS in Ergänzung zurAuftragsbearbeitung, Finanz-, Debi-toren- und Kreditorenbuchhaltungein. Über den AbaShop wird einebreite Auswahl an Lehrmitteln undUnterrichtshilfen geboten.

Den ausführlichen Artikel finden Sie unterwww.abacus.ch im Pages 2/2002, Seite18-19.

Link zum Shop:www.abacuscity.ch/lmvag

ABASHOP FÜR ZÜRICH VERSICHERUNGBüroartikel werden in Grossfirmenzum Teil mit so genannten “E-Pro-curement-Systemen” (Beschaffungs-systemen) beschafft. Bei Werbearti-keln, die zum Beispiel mit einem Fir-menlogo individualisiert sind, liegtder Fall allerdings etwas anders. Dasolche Artikel oft von verschiedenenLieferanten bezogen werden und dieBeschaffungszeiten auch länger sindals für normale Büroartikel, ist esunumgänglich, für sie ein eigenesLager zu unterhalten. Die Firma Plu-mor AG in St. Gallen, die auf Promo-tionsartikel spezialisiert ist, konntemit Hilfe von AbaShop für die ZürichSchweiz einen Intranet E-Shop reali-sieren.


Link zum Shop:www.abacuscity.ch/promoshop

Kosten für AbaShop der Zürich VersicherungEinmalig:Software (Option AbaShop in der Auftragsbearbeitung) Fr. 1’500.00Design, Shoperstellung, Artikelstammdatenmutation Fr. 12’000.00Total Fr. 13’500.00

Wiederkehrend (pro Monat):Hosting, Customizing, 2 zusätzliche Sprachen Fr. 110.00Aufwendungen Bestellverarbeitung / Produktpflege (interne Kosten) Fr. 400.00Total Fr. 510.00

Kosten für AbaShop des LehrmittelverlagesEinmalig:Software (Option AbaShop für 4 User in der Auftragsbearbeitung) Fr. 2’100.00Design, Shoperstellung, Artikelstammdatenmutationen Fr. 14’500.00Total Fr. 16’600.00

Wiederkehrend (pro Monat):Hosting, Customizing, Preisfindung, zusätzlicher Speicherplatz Fr. 230.00Total Fr. 230.00

38 / E-Commerce Pages 1/2003

ABASHOP FÜR SWISSAIR-PROMOTIONSARTIKELDer schnelle und völlig unerwartetUntergang der Swissair hatte vieleZulieferbetriebe vor grosse existen-zielle Probleme gestellt. Eine der be-troffenen Firmen war die Ostschwei-zer Firma Plumor. Die Spezialistin fürPromotionsartikel war gezwungen,über Nacht auf diese Situation zureagieren, um drohenden Schadenabzuwenden. Hilfe aus der Notlagebot ein funktionsfähiger Online-Shop, der innert kürzester Zeit aufder Basis von AbaShop realisiertwurde.


Link zum Shop:www.abacuscity.ch/swissair

ABASHOP FÜR EXPO.02 – SHOPDER ZÜRICH VERSICHERUNGDie Expo.02-Besucher der Arteplagein Biel durften sich glücklich schät-zen: im Pavillon Namens “Happy End– Auf den Spuren des Glücks“ konn-ten sie auf einem Parcours sinnlicherund spielerischer Überraschungenneue Perspektiven über Momentedes Glücks entdecken. Wer sich zuseinem Besuch im Pavillon der ZürichVersicherung als Erinnerung noch einpassendes Souvenir kaufen möchte,kann dies im AbaShop “Happy End“nachholen.


Link zum Shop:www.abacuscity.ch/happyend

Kosten für Expo.02-AbaShopEinmalig:Design, Shoperstellung, Artikelstammdaten Fr. 3’200.00Total Fr. 3’200.00

Wiederkehrend (pro Monat):Hosting, Customizing Fr. 90.00Total Fr. 90.00

Kosten für Swissair-Artikel AbaShop Einmalig:Software (Option AbaShop in der Auftragsbearbeitung) Fr. 1’500.00Design, Shoperstellung, Artikelstammdatenmutationen Fr. 7’000.00Total Fr. 8’500.00

Wiederkehrend (pro Monat):Hosting, Customizing, zusätzlicher Speicherplatz, 1 zusätzliche Sprache Fr. 130.00Aufwendungen Bestellverarbeitung/Produktpflege (interne Kosten) Fr. 100.00Total Fr. 230.00


ABASHOP FÜR SAUBER PETRONAS-FANARTIKELDie Formel 1 steht für Hightech, In-novation, Dynamik, Spannung undEmotionen. Jährlich werden welt-weit 17 Grand-Prix durchgeführt.Über 300 Millionen Fernsehzuschau-er pro Rennen garantieren eine ein-zigartige Markenpräsenz. Diese willnatürlich auch im Bereich Merchan-dising national und global optimalgenutzt werden. Darum hat sich diePERMASHOP AG, die offizielle Fanar-tikel-Vertriebspartnerin von SAU-BER PETRONAS, für die E-Commerce-Lösung AbaShop von ABACUS ent-schieden.


Link zum Shop:www.abacuscity.ch/redbull-sauber

ABASHOP FÜR FC ST. GALLENFANARTIKELSeit mehr als einhundert Jahren besteht der FC St. Gallen. Er ist der älteste Fussballclub der Schweiz, derzweitälteste des europäischen Fest-landes und der fünftälteste in ganzEuropa. Tradition und Innovationschliessen sich nicht aus, darumsetzt der FC St. Gallen für den Ver-kauf seiner Fanartikel den AbaShopein, integriert in der Auftragsbear-beitung.

Link zum Shop:www.abacuscity.ch/fcsg

Kosten für AbaShop der Sauber Petronas-FanartikelEinmalig:Design gemäss Normen des Corporate Design, Umsetzung Internet Fr. 25’000.00Shoperstellung, Artikelstammdatenmutationen Fr. 20’000.00Total Fr. 45’000.00

Wiederkehrend (pro Monat):Hosting, Customizing, 1 zusätzliche Sprache Fr. 120.00Laufende Design- und Produktanpassungen (interne Kosten) Fr. 800.00Total Fr. 920.00

Kosten für den FC St. Gallen Fanartikel-AbaShopEinmalig:Software (Option AbaShop für 4 User in der Auftragsbearbeitung) Fr. 2’100.00Design, Shoperstellung, Artikelstammdatenmutationen Fr. 12’800.00Total Fr. 14’900.00

Wiederkehrend (pro Monat):Hosting, Customizing, Preisfindung, 1 Domäne Fr. 125.00Total Fr. 125.00


E-COMMERCE MIT ABASHOP – EIN KLEINER SCHRITT

Zukunftsgerichteter Service für Ihre Kunden...Bestellmöglichkeit während 24 Stunden an 7 Tagen pro WocheAktuelle Informationen über Verfügbarkeiten von ProduktenElektronischer EinkaufskorbHierarchische Sortimentsgliederungen Bequeme Zahlungsmöglichkeiten (Rechnung, Kreditkarten, Postcard etc.)

...und überzeugende Vorteile für Sie150 Designvarianten zur AuswahlKeine Kosten für Einrichtung des Standard AbaShop Keine Investitionen für AbaShop Software beim Einsatz der ABACUS Fakturierung (AbaShop optional bei ABACUS Auftrags-bearbeitung)Geringe laufende Kosten (Hosting-Gebühr, Kommunikation), die ersten 2 Monate sind für das Hosting des AbaShop zumAusprobieren gratis.AbaShop Easy – über Internet den Shop direkt auf www.abacuscity.ch eröffnen, auch ohne installierte ABACUS Business SoftwareIntegration von Shop und ABACUS Business Software möglich und damit Kostensenkung durch Prozessautomatisierung

AbaShop – multifunktionellEigener www-Name möglichWarenkorbProduktbilderFreie Zusatzinformationen zu ProduktenMehrere Preise pro Produkt, AktionspreisePreiskategorien kunden-, kundengruppenabhängigVersandarten, VersandkostenberechnungKlare Unterteilung des Angebotes durch hierarchische Sortiment-GliederungenNeuheitenauszeichnungVolltext-Suchfunktionen für schnelles Auffinden von ProduktenZahlungsarten: Rechnung, Nachnahme bzw. Zahlung bei Lieferung, Postcard, KreditkartenOptionale Hyperlinks zu weiteren Internet-Seiten (z.B. zum Hersteller des Produktes)E-Mail, Fax oder SMS-Benachrichtigung bei Bestellungseingang zusätzlich zur automatischen Bestellungsübernahme in AbaWorX /ABEAAnpassungen, Erweiterungen des Standard-Shops jederzeit möglich (HTML)Integrierte Mailboxen (gleicher www-Name wie Shop) inkl. VirenchecksOffertanfrage-FunktionFremdsprachen und -währungen

42 / Auftragsbearbeitung Pages 1/2003

MESSAGE-FUNKTIONMEHR SICHERHEIT UND INFORMATION

Beim tagtäglichen Arbeiten mit ei-ner Software für die Auftragsbear-beitung treten immer wieder Situa-tionen ein, die vom Benutzer erhöh-te Aufmerksamkeit oder eine Inter-aktion verlangen. Manchmal mussauch eine bestimmte Person über einEreignis orientiert werden. Message-Funktionen – mit Scripting einfach indie Auftragsbearbeitung integrier-bar – sorgen für mehr Sicherheit undTransparenz.

Als interaktives ERP-System bietet dieABACUS Auftragsbearbeitung mit derIntegration von Message-Funktionen dieMöglichkeit, den Anwender bei bestimm-ten Ereignissen mit einem Hinweis auf et-was aufmerksam zu machen. Gleichzeitigkann automatisch auch ein E-Mail zurOrientierung an eine oder mehrere Perso-nen versandt werden.

SICHERHEIT DURCH MESSAGE-FUNKTIONDie Eingaben der Benutzer können durchMessage-Funktionen überwacht werdenund bei Abweichungen oder unerlaubtenEingaben erfolgt ein entsprechender Hin-weis auf dem Bildschirm. Der Hinweiskann zusätzlich erweitert werden, so dassder Benutzer den betreffenden Arbeits-schritt erst dann abschliessen kann, wenner die Daten korrekt erfasst hat.

Ereignisse, die eine Message auslösen sol-len, können für jede Unternehmung indivi-duell definiert werden, abgestimmt auf ihre Arbeitsprozesse.

Beispiele aus der Praxis:Mindestmarge wird bei Auftragserfas-sung unterschritten.Zu kleine Menge bei Erfassung einerLieferantenbestellung.Kunde muss aufgrund Auftragstotalauf seine Solvenz überprüft werden.Vertreter soll benachrichtigt werden,wenn für einen seiner Kunden ein Auf-trag erfasst wird.Mitteilung an Produktmanager, fallsein bestimmtes Produkt ausgeliefertwird.

AUTOMATISCHE MITTEILUNGENDANK MESSAGE-FUNKTIONDie Mitteilung an den Sachbearbeiter, derbeispielsweise einen Auftrag erfasst, kannzusätzlich durch eine Meldung ergänztwerden, indem durch das System automa-tisch zum Beispiel ein E-Mail an eine be-stimmte Person gesendet wird. Das kannder Vorgesetzte sein oder ein bestimmterLieferant, der über E-Mail orientiert wird,dass der Mindestbestand eines bestimm-ten Artikels unterschritten wurde.

Beispiel:Bei einer Auftragssumme von Fr. 15’000.–wird der Anwender mit einer Warnungorientiert, dass der Auftrag gesperrt wird.Gleichzeitig wird ein E-Mail an den Vor-gesetzten geschickt mit der Mitteilung,dass ein Auftrag mit einer Auftragssummegrösser als 15’000 Franken erfasst wurde.Der Vorgesetzte muss dann den gesperr-ten Auftrag für die Weiterverarbeitungfreigeben.

Welche Information mit dem E-Mail über-mittelt wird, kann frei bestimmt werden.Es lassen sich sämtliche Daten und Infor-mationen des Auftrages auch im E-Mailintegrieren.

Auftragsbearbeitung / 43Pages 1/2003

Mit der Freigabe des Auftrages durch denVorgesetzten kann wiederum ein E-Mailan den Sachbearbeiter gesandt werden,das ihn orientiert, dass der Auftrag geprüftist und weiterverarbeitet werden kann.

MESSAGE-FUNKTION IN DER ABEAMessage-Funktionen können in den fol-genden Programmen der Auftragsbe-arbeitung genutzt resp. integriert wer-den:

VerkaufOfferte, Auftrag, Projektauftrag

EinkaufBestellanfrage, Bestellung, Bestellungauf Projekt

LagerLagereingänge, Lagerausgänge,Lagerumbuchungen

SCHLUSSWORTJe nach Bedürfnis einer Unternehmungkann die Message-Funktion entsprechendausgelegt werden. Jede Datenerfassungoder damit verbundene Datenveränderungin den Bereichen Verkauf, Einkauf und La-ger – zum Beispiel das Unterschreiteneiner Mindestlagermenge – kann als Er-eignis für das Auslösen einer Mitteilungverwendet werden. Zusätzlich zu denbereits durch die ABACUS Software stan-dardmässig integrierten Warnfunktionenkönnen qualifizierte Benutzer selbst oderder zuständige Berater weitere Message-Funktionen mit der ProgrammierspracheVBScript integrieren.

44 / Anwenderportrait Pages 1/2003

MOBILE, DEZENTRALE AUFTRAGSERFASSUNGMDE-GERÄTE MIT AUFTRAGSBEARBEITUNG

Bei der Firma H. Siegrist-Import AGim st. gallischen Flawil nahm in denvergangenen Jahren die Zahl dertäglich manuell zu erfassenden Auf-tragspositionen aufgrund des Unter-nehmenswachstums stark zu. ImFrühjahr 2002 wurde schliesslich einProjekt in Angriff genommen, um dieAufträge, die durch die Aussen-dienstmitarbeiter direkt beim Kun-den entgegengenommen werden,schnell und fehlerfrei zu erfassen.Die durch die Firma Crown Informa-tik realisierte Lösung mit MDE-Geräten (Mobile Datenerfassung)und ergänzender Standardsoftware,konnte bereits im Juni darauf erfolg-reich in Betrieb genommen werden.

H. SIEGRIST-IMPORT AGDie H. Siegrist-Import AG ist ein klassisches Handelsunternehmen in den Sparten Plüsch-tiere, Geschenkartikel, Spielwaren und Papeterieartikel. Als Importeur der Marke ”NICI“,verfügt die Firma über ein bestens eingeführtes Produkte-Portfolio, welches vor allemKindern bestens vertraut sein dürfte. 34 Jahre nach der Unternehmensgründung durchHans Siegrist 1967 brachte der Umzug nach Flawil im Jahr 2001 ein ideales Umfeld miteiner 2000m2 grossen Lagerfläche und insgesamt 720 Palettenplätzen. An der Spitze desUnternehmens stehen Bruno Munz, der 1991 die Aktienmehrheit vom FirmengründerHans Siegrist übernommen hat und sein Sohn Christian Munz, der heutige Geschäfts-führer.

DIE ABACUS GESCHICHTEBis Anfang 1988 war bei H. Siegrist-Im-port AG eine sehr einfache Fakturierungs-software als Einplatzlösung im Einsatz.Das gesamte Rechnungswesen wurdevollständig extern erledigt. Dass dieseLösung zukünftigen Anforderungen nichtmehr genügen würde, war bereits damalsunbestritten. So evaluierte sie eine moder-ne, integrierte betriebswirtschaftlichenSoftwarelösung und entschied sich für dieCrown Informatik, ABACUS Vertriebspart-ner in Arbon. Nach einer Analyse der Bedürfnisse kam Herr Rossi von CrownInformatik zum Schluss, dass sich die ABACUS Auftragsbearbeitung hervorra-gend für die Auftragsabwicklung in die-sem klassischen Handelsbetrieb eignenwürde. Die Verantwortlichen der H. Sieg-rist-Import AG entschlossen sich, als erstesmit der Einführung der Auftragsbear-beitung im März 1998 zu starten. Nur drei

Monate später erfolgte bereits derProduktivstart und ersetzte damit die bisdahin verwendete Lösung. Seit diesemersten Meilenstein vor fünf Jahren wurdenzwischenzeitlich zusätzlich die ModuleAdressverwaltung, Debitorenbuchhaltungund Lohnbuchhaltung eingeführt. Dem-nächst werden auch die Kreditorenbuch-haltung und die Finanzbuchhaltung imple-mentiert.

Rückblickend betrachtet kann festgestelltwerden, dass die ABACUS Software bisheute alle Erwartungen erfüllen konnte,die vom Kunden an eine Business Soft-ware gestellt wurden.

DIE EINFÜHRUNG VON MDE-GERÄTENAusgangslageVier MitarbeiterInnen sind im Aussen-dienst tätig und besuchen täglich Kundenin der ganzen Schweiz. Der grösste Teil derKundenbestellungen werden von denAussendienstmitarbeitern direkt vor Ortbeim Kunden während der Verkaufsbe-ratung mit Zeigebüchern entgegen ge-nommen. Dabei wurden früher pro Tagvon jedem Aussendienstler etwa 1000-1500 Auftragspositionen auf einem Be-stellformular manuell erfasst. Am Abendübermittelten sie dann jeweils diese Be-stellungen via Fax in die Firma, wo mansie am anderen Tag manuell in der Auf-tragsbearbeitung erfasste. Dieser Zustandschrie geradezu nach einer Rationalisie-rung!

Anwenderportrait / 45Pages 1/2003

Die LösungIm Artikelstamm war bereits bei der Ein-führung der ABACUS Auftragsbearbeitungkonsequent auch der entsprechende EAN-Strichcode (Europäische Artikel Nummer)erfasst worden. So konnten mit demReport Writer AbaView für sämtlicheProdukte die Strichcode-Etiketten ge-druckt werden, mit denen die Zeigebücherdann versehen wurden. Die Aussen-dienstmitarbeiter brauchen für die Erfas-sung der Bestellungen nur noch mit demLesegerät direkt in den Zeigebüchern dieArtikel resp. die Strichcodes zu scannen.Das heisst, es muss nicht mehr geschrie-ben, sondern nur noch gescannt, dieMenge eingegeben und die Taste „Enter“gedrückt werden. So sparen die Verkaufs-beraterinnen und Berater wie auch dieKunden wertvolle Zeit bei der Erfassungder Bestellungen – Zeit die sinnvoller ver-wendet werden kann.

Die Weiterverarbeitung der erfassten Da-ten erfolgt am Ende eines oder mehrererArbeitstage beim Aussendienstmitarbeiterzu Hause, wo auf einer am PC installiertenDockingstation das Handy-Terminal ”ent-laden“ wird. Das Resultat davon ist eineTextdatei, die dem Schnittstellenformatder ABACUS Auftragsbearbeitung ent-spricht. Der Aussendienstler schickt dieseDatei via E-Mail an eine spezielle E-Mail-adresse der Firma Siegrist. Dort liest einInnendienstmitarbeiter diese so empfan-genen Dateien über die Auftragsschnitt-stelle in die ABACUS Auftragsbearbeitungein. Das Programm verarbeitet diese Be-stellungen aufgrund der Definitionen, diebei der Auftragserfassung beim Kundenauf dem MDE-Gerät gewählt wurden, d.h.der gewählte Belegfluss steuert den Aus-druck der benötigten Dokumente. Typi-scherweise ist dies ein “MDE-Erfassungs-beleg“, der dem entsprechenden Aussen-dienstmitarbeiter zu Kontrollzwecken zurVerfügung gestellt wird, sowie allenfallseine Auftragsbestätigung für den Kunden.

Mit dieser Automatisierung vom Momentder Auftragserfassung bis zum Ausdruckder Dokumente wird der eigentliche Ra-tionalisierungseffekt und die Zeitersparniserreicht. Vor der Einführung der ABACUSAuftragsbearbeitung mussten die Aufträgealle manuell erfasst werden, was vielenStunden und Tage an Aufwand pro Monaterforderte; etwas, das nun in wenigenMinuten automatisiert erledigt wird.

Der heikelste Teil des ganzen Projekteswar weder die Integration der MDE-Ge-räte in die ABACUS Auftragsbearbeitungnoch die Datenübertragen sondern dieGestaltung der Zeigebücher. Denn diesinnvolle Anordnung der Produkte und derStrichcodes, die Grösse der Strichcodeswie auch ganz banal die Reflektionen vonFolien etc. sind ausserordentlich wichtigfür eine spätere effiziente Erfassung viaScanner. Auch die Qualität der Etiketten,der Farbbänder und natürlich der Etiket-tendrucker sind von entscheidender Be-deutung für das einwandfreie Funktionie-ren.

MDE AUCH AN VERKAUFSMESSENAn Fachmessen kommen die Mobilen Er-fassungsgeräte ebenfalls zum Einsatz. Mit6 Erfassungsgeräten am Ausstellungs-stand werden Bestellungen von Kundenentgegengenommen und an einem PC-Ar-beitsplatz, der mit dem Terminalserver imGeschäft verbunden ist, direkt entladenund sofort verarbeitet. So kann die Auf-tragsbestätigung direkt auf dem Stand amangeschlossenen Laserdrucker ausge-druckt und dem Kunden gleich mitgege-ben werden. Das funktioniert schnell undzuverlässig und hat sich mittlerweileschon zweimal im Messeeinsatz bestensbewährt.

WELCHE GERÄTE KOMMEN ZUMEINSATZ?Für die Realisierung der beschriebenenLösung kam die hervorragende Standard-software AbeaMDE zum Einsatz, welchespeziell für die ABACUS Auftragsbear-beitung von der Firma Spirig-SystemsGmbH in Frümsen entwickelt wurde. Diesebewährte, parametrisierbare Standardsoft-ware wurde auf den robusten Barcode-Handy-Terminals Denso BHT-5179 instal-liert. Sowohl die Software als auch dieBHT-5179 haben bisher ihren Dienst klag-los und zuverlässig ohne Pannen verrich-tet! Die Qualität der eingesetzten Hard-ware ist entscheidend, befinden sich dochim Verlauf eines Arbeitstages Kunden-bestellungen von erheblichem Wert unge-sichert auf dem Gerät. An dieser Stelle zusparen, wäre fehl am Platz!


BESONDERHEITEN DER LÖSUNGUm die Bedienung für den Anwendermöglichst komfortabel zu gestalten undallfällige Bedienungsfehler von vornhereinauszuschliessen, wurden einige wichtigeArbeitsgänge mit Hilfe von Individualpro-grammierung zusätzlich automatisiert. Umkeine unnötig hohen Kosten zu generie-ren, kam dafür die ProgrammierspracheVisual-Basic-Script zum Einsatz, welcheMicrosoft kostenlos mit ihrem Betriebs-system ausliefert (Windows-Script-Host).Auf dem PC der Aussendienstmitarbeiterwerden von einem solchen Individualpro-gramm folgende Schritte ausgeführt:

Zuerst wird das Verzeichnis, in welchemdie Files des Barcode-Handy-Terminals au-tomatisch abgelegt werden, durchsucht.Anschliessend wird das File – im Normal-fall ein File pro Tag – in einen eindeutigenNamen umbenannt, archiviert und an Out-look übergeben. Outlook erzeugt auto-matisch ein E-Mail mit Anhang und sendetdieses an eine spezielle Mailadresse.

Die Datenübertragung vom Barcode-Handy-Terminal zu Hause beim Aussen-dienstmitarbeiter in die bei der H. Siegrist-Import AG installierte Auftragsbearbeitungerfolgt also mit dem berühmten “einen“Mausklick!

SCHLUSSWORTDiese MDE-Lösung bei H. Siegrist-ImportAG, die sich mit minimalstem Aufwandimplementieren und auch schulen liess,wurde nicht zuletzt auch durch die beidenindividuell entwickelten Zusatzprogrammefür die Automatisierung der einzelnenArbeitsschritte möglich. Dieses Projektzeigte, dass mit geringem Aufwand einepraktikable Lösung realisiert werden kann,die auf der Seite des Kunden einen enormhohen Nutzen stiftet.

Für Auskünfte zur realisierten Lösungwenden Sie sich an:

Crown InformatikRossi, Züllig & PartnerHauptstrasse 1CH-9320 ArbonHerr Luciano RossiTelefon 071 440 06 [email protected]

Die so mit den E-Mails empfangenen An-hänge werden von den Innendienstmit-arbeitern in ein dafür vorgesehenes Ver-zeichnis gespeichert, worauf auch hierwieder ein Visual-Basic-Script folgendeArbeitsschritte automatisch auslöst:

Zuerst werden die Dateien auf dem Serverabermals archiviert und anschliessend au-tomatisch in die Auftragsschnittstelle ein-gelesen. Somit muss sich auch intern nie-mand mit der Auftragsschnittstelle oderähnlichen technischen Dingen auseinan-dersetzen, alles wird automatisch erledigt.

EINGESETZTE ABACUS MODULE Finanzbuchhaltung mit Fremdwäh-rung und BudgetierungDebitoren- und Kreditorenbuchhal-tung mit FremdwährungenAuftragsbearbeitung mit Einkauf,Bestellwesen und Lager


ABACUS ALS OPTIMALE SOFTWARE-LÖSUNGFÜR HANDELSFIRMA

Seit dem 1. März 2002 ist die FirmaPowerParts AG mit Sitz in Mägenwil– hervorgegangen aus einem Ma-nagement-buy-out der AbteilungElektronische Komponenten der ehe-maligen ABB Normelec AG – selbst-ständig tätig. PowerParts AG handeltmit elektronischen Komponentenund Zubehör der mittleren bis höch-sten Leistungsklassen und bedientIngenieurbüros, KMUs und namhafteGrossunternehmen der Elektronik-und Maschinenindustrie. PowerPartsAG führt ein gut dotiertes Warenla-ger in der Schweiz, was für eine optimale Erfüllung der Kundenbe-dürfnisse unabdingbar ist. Im globa-lisierten Markt wird die rasche Verfügbarkeit von Waren und Infor-mationen immer wichtiger. Entspre-chend zählt auch eine adäquate EDV-Lösung mit zu den Erfolgsfaktoreninnovativer und kundenbezogenerUnternehmen.

Bereits während der Evaluationsphase füreine IT-Gesamtlösung vermochte dieABACUS Software selbst und der Ver-triebspartner fidevision AG zu überzeugen.Ausschlaggebende Faktoren, die schliess-lich zur Vertragsunterzeichnung führten,waren die folgenden:

Funktionsfähige DemoversionOhne umfangreiche Parametrierungenkonnten die Prozesse mit Praxisbeispie-len getestet und analysiert werden. Einwichtiger Aspekt war dabei der Zeitauf-wand für die Erfassung eines Auftragesmit allen relevanten Daten.

Datenaustausch mit Outsourcing-PartnernSchnittstellen zum Logistik- und Facto-ring-Partner konnten auf einfacheWeise in die definierten Abläufe integ-riert und damit kostengünstig und effi-zient genutzt werden.

FremdwährungenIm Handel mit elektronischen Kompo-nenten werden die Bauteile in unter-schiedlichsten Währungen eingekauftund verkauft. Dabei ist unabdingbar,dass pro Lieferant und pro Kunde meh-rere Währungen geführt werden kön-nen.

ZeitfaktorVon der Bestellung der Software bis zuderen Inbetriebnahme verblieben nur 3Monate Zeit, in welcher keine Expe-rimente mit Individualprogrammierun-gen und umfangreichen Parametrierun-gen gemacht werden konnten. Da sichdie Abläufe durch einfache Einstel-lungen in der Auftragsabwicklung andie Bedürfnisse anpassen liessen,konnte viel Zeit eingespart werden.Diese Zeiteinsparung hatte auch einenpositiven Nebeneffekt auf die Installa-tions- und Dienstleistungskosten.

Sehr nützlich hat sich bei der Projektreali-sierung erwiesen, dass der Projektleiterder Firma PowerParts AG bereits überABACUS Erfahrung verfügte. So konntebereits in der Vertragsphase das Projekt inentsprechende Etappen aufgeteilt und derUmfang der notwendigen Dienstleistun-gen entsprechend der Planung definiertwerden. Basierend auf dem fidevision-Projekthandbuch, gemäss dem alle not-wendigen Prozesse abgehandelt wurden,konnte trotz tiefen Einführungskosten einehohe Qualität in der Projektrealisierungerreicht werden.


BESONDERHEITEN DER LÖSUNGEine wesentliche Anforderung an die neueIT-Lösung war, dass die reibungslose Zu-sammenarbeit zwischen PowerParts AGund ihren Outsourcing-Partnern für dieBereiche Wareneingang, Warenlagerung,Distribution und auch Debitorenbuch-haltung gewährleistet ist.

Outsourcing-Partner für DistributionDer Halbleiterhandel wird oft mit demBörsenhandel verglichen, zählen dochtagesaktuelle Bestände und aktuell ver-fügbare Informationen über die Verfüg-barkeiten der einzelnen Artikel sowie dengeplanten Zu- und Abflüssen zu denGrundlagen des Geschäftes. Daraus ergabsich die Bedingung, dass die ABACUSSoftware mit integrierter Lagerverwaltungauch mit dem System des LogistikpartnersCargologic AG kommunizieren muss. Mitdem ABACUS Report Writer konnten ent-sprechende Schnittstellen definiert undinnert kürzester Zeit realisiert werden.

Der Cargologic AG werden anstehendeWareneingänge elektronisch voravisiert,damit die Ware beim Eintreffen fehlerfreiund rasch im Lagersystem eingebucht undim Lager untergebracht werden kann. FürAuslieferungen erhält der Logistikpartnervon PowerParts die Rüstaufträge in Formvon Datenfiles, die alle nötigen Informa-tionen enthalten. Die Aufbereitung dieserFiles erfolgt automatisch aus dem Beleg-fluss der Auftragsbearbeitung. Der Anwen-der erhält auf dem Bildschirm in einemPop-up Fenster den Hinweis, dass der Da-tentransfer erfolgreich durchgeführt wur-de. Durch die bei PowerParts geführte La-gerverwaltung mit den Schnittstellen zumLogistiksystem von Cargologic sind die La-gerbestände in beiden Systemen immertopaktuell.

Outsourcing-Partner fürDebitorenbewirtschaftungNach dem Druck der Rechnungen werdendie Rechnungsdaten an das Debitoren-management der Firma InterFactoring AGübermittelt. Diese Firma ist von Power-Parts mit dem Inkasso der Forderungenund der Führung der Debitorenbuchhal-tung beauftragt. Nach erfolgtem Zah-lungseingang erhält PowerParts ein Da-tenfile mit den Zahlungsdetails, das in derABACUS Debitorenbuchhaltung eingele-sen wird.

ERSTE PRAXISERFAHRUNGENFür die operative Inbetriebnahme der neu-en Lösung standen nur gerade drei Mo-nate zur Verfügung. Der 1. April war dabeidie ”Deadline“, weil auf diesen Zeitpunktder Umzug in die neuen Geschäftslokali-täten und damit der Start der Geschäfts-tätigkeit auf dem eigenen EDV-System derjungen Unternehmung terminiert war. So-mit mussten alle Details parallel zumTagesgeschäft geplant, definiert und um-gesetzt werden, was für die involviertenPersonen einige Nachtschichten mit sichbrachte: Die Systemparametrierung mus-ste abgeschlossen, jede Schnittstelle undder ganze Belegfluss definiert und funk-tionsfähig zur Verfügung gestellt werden.Dank der ausgezeichneten Zusammenar-beit der Projektverantwortlichen konntendie vereinbarten Meilensteintermine aucherreicht werden.

Mitte März war dann das System soweitbereit, dass mit dem Erfassen des Waren-lagers begonnen werden konnte. Die ers-ten Einkaufsbestellungen wurden gene-riert, Einlagerungspapiere für den Logis-tikpartner gedruckt und gleichzeitig auchdie entsprechenden Datenfiles via E-Mailübermittelt.

In der Woche vor Ostern fand dann derlang ersehnte aber auch etwas gefürchte-te grosse Umzug in die neue Geschäft-lokalität statt. Mit zehn Sattelschlep-perfahrten wurde das ganze Material –etwa 270’000 Einzelteile der ca. 1’000Artikel – zum neuen Lagerstandort Sprei-tenbach transportiert. Noch vor Osternwar alles wieder eingelagert und im Sys-tem eingebucht.

ProduktivstartSpannend war dann der 2. April, der ersteoffizielle Arbeitstag als nun eigenständigeFirma, denn durch die knappe Realisie-rungszeit musste auf die sonst üblichenTestläufe mit dem neuen System verzichtetwerden. Training-on-the-job war dannauch für die folgenden Tage und Nächteangesagt. Nach kurzer Einführungszeitwaren aber die Mitarbeiter bereits in derLage, selbständig Kundenaufträge undEinkaufsbestellungen zu erfassen. DasZiel, in der ersten Woche bereits voll ope-rativ und lieferfähig zu sein, konnte aller-dings wegen zwei Stolpersteinen nichtganz erreicht werden:

Bei den ersten Auslieferungen tratenKommunikationsprobleme bei derÜbermittlung der Datenfiles auf, wel-che der externe Mail-Client verursach-te. Dieses Programm manipulierte dieDatenfiles derart, dass das System desLogistikpartners die Daten nicht mehrverarbeiten konnte. Somit waren Aus-lieferungen nur in dringenden Fällenund nur mit Papierdatenaustausch viaFax möglich.

In der ersten Woche nach Produktiv-start mussten über 300 Aufträge er-fasst werden. Die Erfassung dieserBestellungen war prioritär, um einenÜberblick über die Verfügbarkeit dereinzelnen Artikel zu gewinnen und dasLager entsprechend zu disponieren.

Betriebswirtschaftliche Lösungen


Mit einer Woche Verzögerung konntendann die ersten Aufträge mittels automa-tischem Datentransfer vom Logistikpartnerausgeliefert werden. Seither werden mo-natlich ca. 300 Aufträge mit mehreren Po-sitionen und ca. 80 Einkaufsbestellungenabgewickelt – und dies zuverlässig undpraktisch fehlerfrei. Von den Mitarbeiternwerden die übersichtlichen Eingabemas-ken und die einfache Bedienung derABACUS Auftragsbearbeitung sehr ge-schätzt. Dies senkt gegenüber dem vorhe-rigen System nicht nur die Fehlerrate son-dern auch die Durchlaufzeit eines Auftrag-es markant.

MWST-Abrechnung auf KnopfdruckEin weiterer Meilenstein war die ersteMehrwertsteuerabrechnung, die ohneProbleme und Fehler erstellt werden konn-te.

KreditorenbuchhaltungAls nächster Schritt wurde die Kredito-renbuchhaltung implementiert. Dabei wer-den aus der Auftragsbearbeitung automa-tisch Kreditorenbelege generiert, die mitder Lieferantenrechnung abgeglichen undkontrolliert werden. Dies wurde so reali-siert, weil in der Lagerbewirtschaftung miteinem gleitenden Einkaufspreis gearbeitetwird und dieser möglichst genau seinmuss. Zudem wird so die Rechnungskon-trolle vereinfacht und kann an Mitarbeiterdelegiert werden, die sonst nicht in Buch-haltungsprozesse involviert sind.

Zum Zeitpunkt der Übergabe in dasKreditorenmodul ist der Rechnungsbelegbezüglich der gelieferten Menge und derPreise aktualisiert und kontrolliert. Allfäl-lige Differenzen müssen durch den verant-wortlichen Mitarbeiter vorgängig geklärtund bereinigt werden. Damit entfallenspätere Diskussionen über Mengen- oderPreisdifferenzen mit den Lieferanten.

Für weitere Auskünfte zum beschriebenenProjekt wenden Sie sich an:

fidevision agHerr Guido MorgerSteinwiesenstrasse 3CH-8952 Schlieren/ZürichTelefon 01 738 50 [email protected]

Die Schnittstelle zwischen der Auftrags-bearbeitung und Kreditorenbuchhaltungverursachte anfangs allerdings Problemeund es brauchte etwas Zeit, bis die Ur-sachen eruiert waren. Danach wurden sieaber zusammen von fidevision undABACUS speditiv behoben.

InformationssystemNach einem Jahr Produktiveinsatz hat sichschon ein ansehnlicher Datenbestand an-gesammelt und ein weiteres Tool wird nunfür die Materialdisposition genutzt undvor allem auch vom Aussendienst einge-setzt: das Management-Informationssys-tem MIS. Damit erhält der Anwender so-fort Auskunft auf verschiedenste Fragen,wie zum Beispiel:

Welche Produkte hat der Kunde X wanngekauft?Welche Kunden kauften das Produkt Y?Welche Aufträge des Kunden Z stehen zur Lieferung an?

Für spezielle Auswertungen kommtzusätzlich der Report Writer AbaView zumEinsatz, dessen Anwendung allerdings ver-tiefte Kenntnisse der Datenbank und derRelationen zwischen den einzelnen Datei-en erfordert. Ohne solche Kenntnisse sindausführlichere Auswertungen für einennormalen Benutzer wohl kaum selbererstellbar. Dann ist Hilfe von einem quali-fizierten Anwender oder einem kompeten-ten Berater gefordert. Trotzdem ist derAbaView ein einfach bedienbares Tool.

FAZITFür PowerParts steht nach einem JahrProduktivbetrieb mit ABACUS fest, das siedas richtige Produkt für ihr Geschäft ge-wählt haben. Die kurze Installationszeit,der relativ geringe Dienstleistungsauf-wand für die Einführung sowie die Stabili-tät des Systems und der kompetente Sup-port sind die wesentlichen Vorteile, dieerst einige Zeit nach dem Vertragsab-schluss zum Vorschein kommen. Die güns-tigste Lösung ist eben nicht immer diewirklich preiswerteste!


TAUCHEN SIE EIN IN DIE WELT DES WOHLBEFINDENSGRAND HOTELS BAD RAGAZ UND UBS KEYDIRECT

GRAND HOTELS BAD RAGAZ –RELAXEN, WO KÖRPER UND SEELEHOCHZEIT FEIERNDie Grand Hotels Bad Ragaz sind daseinzige Health, Spa & Golf Resortder Schweiz mit eigenem Thermal-wasser und 18-Loch-Golfplatz. DieWellness-Oase erstreckt sich aufüber 2’500 m2 klassisches Beauty-und Hairstylingcenter für Damen undHerren. Ebenfalls haben die Gästedirekten Zugang zum MedizinischenZentrum, welches unter anderemauch den Bereich der MedizinischenKosmetik umfasst.

Neben diesem Angebot bieten dieGrand Hotels Bad Ragaz ein Busi-ness-Center, das sich für Anlässe inder Grösse von bis zu 250 Personeneignet.

Das Casino Bad Ragaz öffnete seineTore im Dezember letzten Jahres.

ABACUS ELECTRONIC BANKINGUND UBS KEYDIRECT – DIE INTEGRIERTE LÖSUNG FÜR DENZAHLUNGSVERKEHRGerade im Hotelbereich ist es von ent-scheidender Bedeutung, ein effizientesund transparentes Cash Management zubetreiben. Aus diesem Grund war einePlattform gefragt, über welche die GrandHotels Bad Ragaz aktuelle Saldoauskünfteerhalten und sowohl Kontoüberträge alsauch Salär- und Einzelzahlungen problem-los tätigen können.

Die Grand Hotels Bad Ragaz haben sichdeshalb vor einigen Monaten für die inte-grierte Zahlungsverkehrslösung UBS Key-Direct entschieden. Nachdem einige Ange-bote geprüft wurden, gab nicht zuletzt diegute und kompetente Beratung des UBS e-banking Consultants den entscheiden-den Ausschlag.

UBS KeyDirect passt ideal zu der bereitsvorhandenen Software der Firma ABACUSResearch AG, welche die Grand Hotels BadRagaz seit gut 10 Jahren einsetzen. Vorkurzem erweiterten sie ihre Applikationzusätzlich durch das Modul Abacus Elec-tronic Banking, womit sie nun via Internetmit der UBS verbunden sind und den ge-samten Zahlungsverkehr abwickeln. DieZahlungsübermittlung direkt aus der ABACUS Software mit UBS KeyDirect ver-mindert massgebend den Aufwand desZahlungsverkehrs und hilft zudem Fehlerzu vermeiden.

UBS MULTIBANKING SERVICES –ALLE KONTI AUF EINEN BLICKAls grosser Hotelbetrieb unterhalten dieGrand Hotels Bad Ragaz Kontoverbindun-gen in Schweizerfranken wie auch inFremdwährungen. Um alle Konti von einerSchnittstelle aus zu bewirtschaften, habensie sich zusätzlich für UBS MultibankingServices über UBS KeyDirect entschieden.Dank dieser Dienstleistung können Zah-lungsaufträge über die UBS zulasten ihrerDrittbankkonti gesendet und ebenso dieBewegungs- und Bestandesinformationender Konti bezogen werden. Die Kontode-tails werden dabei direkt in die betriebs-wirtschaftliche Software von ABACUSübernommen und für den Abgleich mit derDebitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltungverwendet.

Dank dem Einsatz der integrierten LösungUBS KeyDirect können die Grand HotelsBad Ragaz aus einer Software, über einenKanal und mit einem Knopfdruck dengesamten Zahlungsverkehr regeln.

Für Auskünfte über UBS KeyDirect undUBS Multibanking Services wenden Siesich bitte an:

UBS AGElectronic Banking Center (EBC)Infoline: 0848 877 770www.ubs.com\keydirect


HR-PROZESSEEFFIZIENTE UNTERSTÜTZUNG MIT HUMANRESOURCES

COSBA PRIVATE BANKING AG,ZÜRICHSeit 25 Jahren sind cosba privat ban-king und ihre Vorgängerinstitute amFinanzplatz Zürich präsent. Gegrün-det als BEG Bank Europäischer Ge-nossenschaften, hat die Bank als 100 % Tochter der DG BANK, DeutscheGenossenschaftsbank AG, Frankfurt,viele Jahre erfolgreich unter demNamen DG Bank (Schweiz) gearbei-tet. Mit der Erweiterung des Aktio-närskreises um den Schweizer Ver-band Raiffeisenbanken (SVRB) unddie WGZ-Bank eG im Rahmen desAufbaus einer Plattform für dasSchweizer Private Banking firmiertedie Bank um und heisst seit dem 2.Mai 2001 cosba private banking, ste-hend für COoperative Swiss BAn-king. Der Hauptsitz von cosba priva-te banking befindet sich mitten imHerzen von Zürich.

cosba private banking ist auf die Vermö-gensverwaltung spezialisiert. Ganz beson-deren Wert legt cosba auf die persönlicheBetreuung und die Realisierung der indivi-duellen Zielvorstellungen der Kunden. DasWachstum der cosba private banking agerfordert daher zunehmend mehr qualifi-ziertes Personal. Keine einfache Aufgabefür die Personalverantwortlichen ist es,entsprechende Mitarbeitende auf demMarkt zu rekrutieren und, ebenso wichtig,das bestehende Personal weiterhin gut zubetreuen.

Den hohen Ansprüchen dieses internenServices gegenüber den Fachabteilungenmit ca. 150 Mitarbeitenden, bei gleichblei-bendem Bestand von vier Personen (3.6Stellenprozente) in der Abteilung HumanResources, glich der Quadratur des Krei-ses. Für die HR-Verantwortlichen stelltesich die Frage, wie die Prozesse im HR mitInformatiklösungen besser unterstütztwerden können.

Der Fokus bei der Evaluation einer geeig-neten Standard-Software für das HR lagdaher insbesondere auf der optimalen Un-terstützung bei der Abwicklung der ver-schiedenen HR-Prozesse, einem einfachenHandling bei schnellen Zugriffen auf jeder-zeit aktuelle Daten und auf einem über-sichtlichen Reporting für die optimaleUnterstützung der Führung. Zudem solldas neue System den Datenaustausch mitder extern geführten Lohnbuchhaltungoptimal unterstützen.

Im Sommer 2001 hat cosba verschiedenenAnbietern ein Anforderungsprofil für einHuman Resources-System zugestellt.

Zielsetzung war die Vorselektion von mög-lichen Lieferanten, welche in der Lagesind, die geforderten Leistungen grund-sätzlich zu erfüllen. In einem weiterenSchritt erhielten die potentiellen Anbieterein detailliertes Pflichtenheft als Grund-lage für eine detaillierte Offerte. Mit derneuen Software sollen im wesentlichenfolgende Prozesse unterstützt werden:

Personalrekrutierung, Bewerberver-waltungStellenplanung und OrganisationPersonalbudgetierungAus- und WeiterbildungQualifikationInventarStatistikenWorkflow-Unterstützung der ProzesseDatenaustausch mit externem Lohn-system

Im Wettbewerb entschied sich cosba priva-te banking für das Modul Human Re-sources von ABACUS mit KPMG als Ver-triebspartner. Mit dieser etablierten Stan-dard-Lösung konnten die Anforderungenerfüllt werden, und KPMG verfügt über dienotwenigen Erfahrungen in komplexenProjekten. Dass die bei einer Treuhandge-sellschaft im Outsourcing geführte Lohn-buchhaltung mit ABACUS Software verar-beitet wird, war ein weiteres Argument fürdiesen Entscheid.

KONZEPTIONIn der Konzeption wurden sämtliche HR-Prozesse einer eingehenden Prüfung un-terzogen und die Anforderungen desPflichtenheftes nochmals kritisch hinter-fragt. Wo immer möglich wurden die Pro-zesse optimiert und neuen Erkenntnissenund Erfahrungen angepasst. Die Benutzerzeigten sich sehr offen und flexibelgegenüber der Anpassung von so genann-ten traditionellen Abläufen, wenn darausentsprechende Nutzen resultieren.


REALISIERUNG UND UMSETZUNGDatenübernahme undDatenaustauschDie gewählte Lösung bot den wesentli-chen Vorteil, dass die Personendaten be-reits in der extern geführten ABACUSLohnbuchhaltung vorhanden waren. DieDatenübernahme in das inhouse geführteHuman Resources erfolgte über dieStandard-Schnittstelle und konnte gleich-zeitig als Test für den späteren Daten-austausch genutzt werden.

Eine besondere Aufgabe ist der regelmäs-sige Datenaustausch zwischen der ABA-CUS Lohnbuchhaltung (extern) und demHuman Resources (inhouse), welche un-terschiedliche Versionen aufweisen (cosbaprivate banking arbeitet mit Version 2002,die Treuhandgesellschaft mit Version2001). Der Datenaustausch erfolgt überdie Standardschnittstelle, welche die bei-den ABACUS Module gemeinsam anwen-den. Notwendig war die präzise Definitionder Prozesse und Aufgaben sowie derVerarbeitungsfristen zwischen den beidenPartnern. Die Verwaltung der Personal-daten liegt in der Verantwortung voncosba private banking, die Lohnverar-beitung wird nach wie vor extern durchge-führt. Für die Zukunft wird nicht ausge-schlossen, die Lohnbuchhaltung ebenfallsinhouse zu führen.

StellenplanDer Stellenplan wurde definiert und imSystem hinterlegt. Die Standardauswer-tungen ermöglichen eine schnelle Über-sicht über die vakanten Stellen, welcheebenfalls für die Budgetierung berücksich-tigt werden können. Zudem ist die Aus-wertung der Kapazitätsauslastung jeder-zeit möglich.

Elektronisches MitarbeiterdossierMit der elektronischen Dossierverwaltungwerden diverse Dokumente der Mitar-beitenden wie z.B. Zeugnisse, Lebensläufe,Qualifikationen, etc. verwaltet und auto-

matisch den elektronischen Personaldos-siers zugeordnet. Dadurch wird der einfa-che Zugriff der berechtigten Personen aufdie jederzeit aktuellen Mitarbeiterdossierssichergestellt.

Aus- und WeiterbildungDie Aus- und Weiterbildungen der Mitar-beitenden wurden aufgrund der Daten inden Dossiers erfasst. Um die Vollständig-keit und Aktualität der Daten mit den Mit-arbeitenden abzustimmen, wurden ausder ABACUS Software Mitarbeiterbriefeerstellt, welche eine Korrektur bzw. Ergän-zung der Daten ermöglichte. Die vollstän-dige Nachbearbeitung der historischen

Aus- und Weiterbildungsdaten und derenkonsequente Nachführung ermöglicht es,jederzeit aktuelle Mitarbeiterprofile zuerstellen.

GegenstandsverwaltungMit der Sachmittelverwaltung werdenSchlüssel, Handys, Laptops und weiteresFirmeninventar von Mitarbeitenden regi-striert und verwaltet. Mit der Verwaltungdieser Gegenstände sind zwei Personenausserhalb der HR-Abteilung beauftragt.In der flexiblen Benutzersteuerung sinddie entsprechenden Zugriffsrechte für ex-plizit diese Funktionalitäten hinterlegt.


BewerberverwaltungAlle eintreffenden Bewerbungen werdenin der Bewerberverwaltung erfasst und dieentsprechende Korrespondenz (Bestäti-gungs-, Geduld-, Einladungs- oder Ab-sagebriefe etc.) direkt aus der ABACUSSoftware erstellt. Das System unterstütztdabei den gesamten Bewerbungsprozessbis zur Einstellung oder bis zur Absage.Die Daten von eingestellten Kandida-tinnen und Kandidaten werden direkt indie Personaldaten übernommen und, fallsnotwendig, die Vertragsvereinbarungenergänzt.

HR-StatistikenDie Auswertungsbedürfnisse wurden,soweit nicht bereits im Pflichtenheft defi-niert, in der Konzeption festgelegt. In Er-gänzung zu den zahlreichen Standard-Auswertungen wurden mit dem ReportWriter AbaView spezielle, auf die beson-deren Bedürfnisse der cosba zugeschnitte-ne Reporte parametriert.

Für den HR-Anwender wird für eine opti-male Report-Übersicht der MenügeneratorAbaSmart eingesetzt. AbaSmart ist eineABACUS Funktion, die bereits in derGrundversion enthalten ist. SämtlicheReporte können direkt via AbaSmart ge-startet werden, ohne dass sich der HR-Anwender mit dem technischen Hinter-grund auseinandersetzen muss. Für kom-plexere Statistiken werden unter anderemZwischenreporte erstellt, welche im Aba-Smart durch ein Batchfile gestartet undautomatisch aufbereitet werden.

Einzelne Reports dienen als Basis fürExcel-Grafiken, wie z.B. die Absenz-Statis-tik. Die Grunddaten werden dabei im Hin-tergrund aufbereitet und ins Excel expor-tiert. Bei jedem Export wird die Grafik imExcel automatisch aktualisiert, da diesemit den Grunddaten verknüpft ist.

Eine Vollzeitrapportierung der Mitarbei-terstunden war nicht notwendig. Trotzdemwaren Auswertungen über die Dauer unddie Art der Absenzen erwünscht. In derOption “Kontenführung” werden die Ab-senz-Stunden erfasst und der Grund einerTabelle zugewiesen. Mit diesen Grund-lagen können die Absenzen nun ausge-wertet werden.


Grundliste ExcelDamit die HR-Anwender ohne AbaView-Reportgenerator-Kenntnisse die Datenselbständig und schnell aufbereiten kön-nen, wurde zudem die “Grundliste Excel”geschaffen. Dieser AbaView Report expor-tiert sämtliche Stammdaten auf einengewünschtem Stichtag automatisch insExcel. Anschliessend können die HR-Anwender die benötigten Listen je nachAnforderung zusammenstellen, sortieren,definieren und gestalten.

ZIEL ERREICHT!Das System konnte im Juli 2002 in denproduktiven Betrieb überführt werden. DerProjektausschuss hat das Projekt im Okto-ber 2002 abgenommen und festgestellt,dass:

die hohen Anforderungen vollumfäng-lich erfüllt wurden.das System termingerecht in Betriebgenommen werden konnte.das Projektbudget eingehalten wurde.die Benutzer nach kurzer Zeit mit demSystem vertraut waren.die gewünschten Nutzen des neuenSystems bereits spürbar sind.

cosba private banking agMünsterhof 12PostfachCH-8022 Zürich

Projektleitung:Paul RöösliTelefon 01 214 91 [email protected]

KPMG FidesBOS ABACUS ERPStauffacherstrasse 45PostfachCH-8026 Zürich

Projektleitung:Ueli Aebersold, Beratung und VerkaufTelefon 01 249 27 [email protected]

EinführungCorinne MahlerTelefon 01 249 29 [email protected]

ABACUS Software bei cosba privatebanking

Human Resources: Version für 500 verwaltbare MitarbeiterLohnbuchhaltung: Version für 500 abrechenbare MitarbeiterAbaView Report Writer

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DESKTOP ETIKETTENDRUCKERFÜR ABACUS DOKUMENTENVERWALTUNG

Mit der ABACUS Dokumentenverwal-tung und Archivierung können belie-bige Originaldokumente gescanntund dank einem auf dem Dokumentaufgebrachten Strichcode automa-tisch im richtigen Dossier oderArchiv elektronisch abgespeichertwerden. Das Anwendungsgebiet vonStrichcode-Etiketten ist so vielfältigwie die unterschiedlichen Arbeits-bereiche selbst. So finden Strich-codes Verwendung in der Adminis-tration, im Lager, in der Produktionund Spedition wie auch in Labors.Wie werden nun aber diese Strich-codes erstellt? Einfach geht dieszum Beispiel mit einem ZebraLP2844 Bracode-Etikettendrucker.

ZEBRA LP2844 DESKTOP ETIKETTENDRUCKERWaren Sie bisher der Meinung, Sie könn-ten sich keinen professionellen Etiket-tendrucker für die Etikettierung leisten, dameist nur grössere und vor allem teurereGeräte erhältlich sind, sollten Sie Ihre Mei-nung jetzt ändern. Mit dem platzsparen-den und leisen Zebra LP2844 ThermoDirekt Etikettendrucker verwirklichen Sieeine schnelle, professionelle Etikettierungauf Ihrem Schreibtisch oder wo immer IhreEtiketten, Belege und Anhänger gedrucktwerden müssen.

ROBUST UND EINFACH IM HANDLINGDer LP2844 Etikettendrucker, der auch mitdem Thermo Transfer Druckverfahren inder Version TLP2844 erhältlich ist, wurdeim Hinblick auf einfachste Bedienung ent-wickelt, so dass jeder sofort mit ihm zu-recht kommt. Gerade bei der ABACUS Do-kumentenverwaltung bietet der LP2844mit der optional erhältlichen Etiketten-Spendevorrichtung willkommenen Kom-fort. Sofort nach dem Druck wird das Eti-kett vom Trägerband getrennt und aufeiner Spendekante bereitgestellt. Einhän-dig können Sie dieses abnehmen und aufdem zu scannenden Dokument anbringen.Ein Sensor überwacht permanent dieSpendekante und erst wenn diese wiederfrei ist, wird das nächste Etikett ausge-druckt.

AusstattungsmerkmaleRobustes, doppelwandiges ABS-GehäuseOpenACCESSTM für schnelles und einfa-ches Auswechseln der DruckmedienGrosses Sichtfenster zur einfachenKontrolle des EtikettenvorratesFarbig markierte BedienelementeIntegrierte Etiketten-Spendevorrich-tung

Schneller, effizienter Druck8 Punkte pro mm (203 dpi) Druckauf-lösungBis 102 mm/Sek. Druckgeschwindig-keitEtikettenrolle mit 127 mm Durch-messer

EINFACHE INTEGRATIONAnschlussprobleme beim LP2844 gibt eskeine. Standardmässig ist er mit einer seri-ellen, parallelen und USB-Schnittstelleausgestattet, so dass er problemlos in je-des System integriert werden kann. Werden LP2844 als Netzwerkdrucker verwen-den möchte, dem steht optional ein direktim Drucker integrierter Ethernet-Anschlusszur Verfügung.

UNTERSTÜTZUNG FÜR ETIKETTEN-DRUCK-LÖSUNGENAls Schweizer Importeur berät und unter-stützt Sie mobit ag gerne bei allen Fragenrund um die Themen Barcode-/Etiketten-Printing und Barcode-Scanning.

ABACUS Vertriebspartner können leihwei-se und kostenlos Demogeräte bei mobitag anfordern. So sind Vorführungen beiInteressenten jederzeit durchführbar.

Weitere Informationen über unsere Pro-dukte und Dienstleistungen sind auf demInternet unter www.mobit.ch zu finden.

Für weitere Auskünfte wenden Sie sich an:

mobit agHerrn Marcel BurriOberfeldstr. 10CH-8302 KlotenTel. 01 800 16 30Fax 01 800 16 [email protected]

Produktportrait / 59Pages 1/2003

TESTERGEBNISSE ZEBRA LP2844 THERMO DIREKT DRUCKER MITABACUS SOFTWAREEffizientes Handling mit gleichbleibender Qualität des Ausdruckes sind die zwei wich-tigsten Faktoren, um eine einwandfreie Erkennung des Strichcodes zu gewährleisten.Über einen längeren Zeitraum wurde von ABACUS ein Zebra LP2844 Thermo Direkt Dru-cker praktischen Tests unterzogen.Die Installation des LP2844 Etikettendruckers mit der neusten Treibersoftware war aufden Betriebssystemen Windows 2000 und Windows XP problemlos möglich. Da dasGerät standardmässig mit einer seriellen, parallelen und USB-Schnittstelle ausgestattetist, kann es in Kombination mit beliebigen PCs installiert werden.Das Einlegen der Etikettenrolle und die korrekte Zuführung des Etikettenträgers lässtsich mit einigen wenigen Handgriffen erledigen, auch von weniger geübten Benutzern.Da der Printer über eine ansprechende Druckgeschwindigkeit verfügt, können mit demLP2844 nicht nur einzelne Etiketten in den ABACUS Applikationen sondern auch Mehr-fachausdrucke von Etiketten mit dem ABACUS “Barcode Printer Programm“ produziertwerden. Die Spendevorrichtung für einzelne Etiketten lässt sich für den Mehrfachaus-druck deaktivieren.Das gleichbleibend gute Druckbild und die klare Trennung der einzelnen Strichcode-Elemente gewährleisten eine hohe Erkennungsrate beim Scanning-Vorgang und bei derStrichcodeerkennung.

FAZITDer Zebra LP2844 Thermo Direkt Drucker ist ein einfach zu bedienendes Gerät mit einemtadellosen Druckbild und einer ansprechenden Druckgeschwindigkeit, wodurch eineeffiziente Auszeichnung von Originalbelegen und deren Archivierung möglich wird. Alssehr angenehmes – allerdings optionales – Zubehör erweist sich die Spendevorrichtung,die automatisch die einzelnen Etiketten vom Trägerpapier löst.

KURZPORTRAIT MOBIT AGDie Firma mobit ag, Kloten, ist ein füh-rendes Handels- und Dienstleistungsun-ternehmen im Bereich der ”Automati-schen Identifikation“. Als DistributionPartner von Zebra Technologies undCertified Business Partner von SymbolTechnologies vertritt mobit ag die beidenführenden Hersteller von Barcode-Etiket-ten Druckern, Barcode-Scannern undMobilen Datenerfassungsgeräten in derSchweiz.

Zu den Kernkompetenzen von mobit aggehört die Entwicklung, Integration undder Vertrieb von Hardware- und Software-Lösungen in den Bereichen:

Professionelle Produktauszeichnung(Barcode und Etikettendrucksysteme)Verbrauchsmaterialien (Farbbänder,selbstklebende Etiketten, Anhänger,Tickets, etc.)Produktidentifikation (Barcode-Lese-systeme)Mobile Datenerfassung (Batch- undOnline-Systeme)

KOSTEN ETIKETTENDRUCKER FÜR ABACUS DOKUMENTENVERWALTUNGLP2844 Thermo Direkt Etikettendrucker CHF 1’165.–mit Spendevorrichtung- serielle, parallele und USB-Schnittstelle

LP2844 Thermo Direkt Etikettendrucker CHF 1’665.–mit Spendevorrichtung - serielle, USB- und Ethernet-Schnittstelle

Im Lieferumfang enthalten sind: Drucker, Netzteil, Druckerkabel, Kurzbedienungsanlei-tung, 1 CD mit allen Handbüchern und Druckertreibern, 1 Reinigungsstift für dieDruckleiste. Das gewünschte Druckerkabel muss bei der Bestellung spezifiziert werden.

Dokument-Etiketten für ABACUS Dokumentenverwaltung- Thermo Direkt Papier- Format 88 x 29 mm- auf Rollen zu 2’100 Etiketten

Verpackungseinheit 1 Rolle CHF 42.–Verpackungseinheit 3 Rollen CHF 114.–

Weitere Standard Etikettenformate auf Anfrage

Alle Preise exkl. MWST / Stand Januar 2003

60 / HP Pages Pages 1/2003

HP UND ABACUSIM AXPO KUNDEN-RECHENZENTRUM

Die Axpo Gruppe ist das führendeEnergieunternehmen in der Schweiz.Ihre Geschäftstätigkeit umfasst dieProduktion, die Übertragung, denHandel und den Verkauf elektrischerEnergie sowie das Anbieten vonenergienahen Dienstleistungen undProdukten. Zusammen mit über 400Partnern versorgt die Axpo die Nord-ost- und Innerschweiz mit Energie.Seit der Rückführung der WattGruppe in Schweizer Hände gehörenauch die Unternehmen der Central-schweizerischen Kraftwerke AG(CKW) und die Elektrizitätsgesell-schaft Laufenburg AG (EGL) zur AxpoGruppe. Der Axpo Anteil am Energie-Endverbrauch in der Schweiz beträgtrund 30 Prozent.

Axpo steht nicht nur für Energie,sondern auch für Kompetenz und In-novation, Kontinuität und Zuverläs-sigkeit in den Leistungsbereichenrund um die Energie. AXPO setzt aufLösungen von HP und ABACUS.

Das Interesse der Schweizer Elektrizitäts-werke zum Thema Energieverrechnungwar bis zur Abstimmung über das Elektri-zitäts-Marktgesetz im September 2002gross. Die Schweizer Energieversorgungs-unternehmen hatten vor den kommendenVerrechnungsprozessen Respekt, hättedoch jedes Produkt, jede Dienstleistung,jeder Energieträger (Strom, Erdgas undWasser) und deren charakteristische Ei-genarten im Fokus des liberalisiertenMarktes neu beurteilt werden müssen. DieVerrechnungskomplexität in den verschie-denen Bereichen wäre also in beträchtli-chem Masse gestiegen und Anpassungenan viele der aktuell eingesetzten Verrech-nungssysteme damit unumgänglich ge-worden. Im Hinblick auf diese Entwicklungbaute die Axpo in St. Gallen das erste ei-genständige und zukunftsorientierte Kun-den-Rechenzentrum für Energieversorgerund eröffnete dieses noch vor dem Ab-stimmungssonntag im letzten September.Einer der grossen Kostentreiber ist die Ab-rechnung, die traditionell beim Energiever-sorger angesiedelt ist. Je mehr Kunden mit

dem gleichen System arbeiten und mit die-sem die Energie abrechnen und das Rech-nungswesen führen, desto besser ist dieMöglichkeit der Nutzung von Synergienund damit von Kostensenkungen. Aus die-sem Grund spielen Energieversorgungs-unternehmen mit dem Gedanken, ihrebestehende Hard- und Software zur Ener-gieverrechnung zu ersetzen. Sie prüfendabei auch die Frage, ob sie diese Aufgabeweiterhin eigenständig wahrnehmen oderoutsourcen sollen.

KOMPETENZ UNDTÄTIGKEITSBEREICHKompetenz-Splitting im Sinne der Profes-sionalisierung ist der Hauptgrund, externeUnternehmensleistungen durch Outsour-cing zu nutzen. Auch der Energiemarktund damit die einzelnen Versorgungs-unternehmen müssen ihre Arbeitsbereicheoptimieren. In vielen Unternehmen, be-sonders bei den KMUs, reicht die perso-nelle Kapazität dafür nicht aus und dieEinstellung von Spezialisten zeigt sich fürdie betroffenen Firmen als zu unwirt-schaftlich. Genau hier zahlt sich die Zu-sammenarbeit mit erfahrenen Partnernwie dem Axpo Kunden-Rechenzentrumaus. Unter dem Motto ”Zielgerecht – Kos-ten optimiert – sicher“ stellt das AxpoKunden-Rechenzentrum selbständigenKMU Energieversorgern sowie Städtenund Gemeinden mit eigenen Werksbe-trieben, wirtschaftliche, marktkonforme,benutzerfreundliche und leistungsfähigeInformatiklösungen für die Abrechnungund für das betriebliche Rechnungswesenim Rechenzentrumsbetrieb zur Verfügung.So lassen sich auch ohne ein EMG-Ja Ein-sparungen erzielen. Zumal der Fremdbe-zug von bestimmten Leistungen deutlichgünstiger ausfällt als Investitionen zumAus- und Aufbau von eigenen Abteilungenund Kompetenzen. Mit dem effizientenOursourcing können sich Unternehmenauf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

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KOSTEN SPARENDas Axpo Kunden-Rechenzentrum bietetseinen Kunden dank hoher Fachkompe-tenz in den Bereichen Energiewirtschaftund Informatik einen hohen Nutzen ausden angebotenen Dienstleistungen. Dadas Rechenzentrum seine Dienstleistun-gen, z.B. die Verrechnung für mehrereEnergieversorger besorgt, verbessern Ska-leneffekte die Kostenstruktur. Die hohenInvestitionen in eine moderne, sichere IT-Infrastruktur inkl. Software werden aufeine grössere Anzahl Kunden verteilt.Damit verringern sich die Kosten imVergleich zum eigenständigen Betrieb er-heblich. Gleichzeitig profitieren alle Kun-den von den gleichen, professionellen, si-cheren und marktfähigen Systemen. Eskönnen Synergien genutzt werden, zu de-nen der Kunde mit einer Einzellösung iso-liert keine Chancen hat.

EW Betriebsleiter oder Pikettdienst-Mitar-beiter wünschen heute einen von Ort undZeit unabhängigen Zugang auf die für siewichtigen Informationssysteme. Das AxpoKunden-Rechenzentrum realisiert deshalbfür seine Kunden über das Internet kosten-günstig den ”virtuellen Arbeitsplatz“. Da-bei werden mehrstufig modernste Sicher-heitstechniken eingesetzt, welche eineManipulation der Daten durch unbefugteDritte wirkungsvoll verhindern.

INDIVIDUELLE LÖSUNGENAbgestimmt auf die unterschiedlichstenAnforderungen und Voraussetzungen derKunden bietet das Axpo Kunden-Rechen-zentrum individuelle Dienstleistungspa-kete an. Ob es sich dabei um die Abrech-nung von Strom, Erdgas, Wasser, Abwasseroder um andere Dienstleistungen, spieltkeine Rolle, denn die dafür eingesetztenSysteme IS-E und ABACUS erledigen dieseAufgabe flexibel und effizient. ABACUSbietet dabei nicht nur eine perfekte Debi-torenbuchhaltung, sondern spielt im fort-schrittlichen und Markt orientierten EVUeine besonders wichtige Rolle, garantiertdieses System doch eine moderne, markt-gerechte Kosten- und Projektrechnung. IS-E und ABACUS sind auch wichtige Teil derweit verbreiteten Lösung NEST für Städteund Gemeinden. Das Axpo Kunden-Re-chenzentrum ist in der Lage, den sicherenBetrieb von Einzel- und Komplettlösungenanzubieten, von IS-E/NEST und ABACUSbis zur Backoffice-Lösungen mit MS Officeund E-Mail-Services oder den Betriebkompletter Internet-Sites.

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DIE TECHNIKDas Axpo Kunden-Rechenzentrum garan-tiert einen absolut zuverlässigen Betriebrund um die Uhr (7x24). Der RZ-Betreiberund die Kunden müssen sich auf die ein-gesetzten Systeme verlassen können. MitHardware von HP verfügt das Rechenzen-trum über Komponenten, welche diese An-sprüche in jedem Anwendungsbereich er-füllen. Redundante Systeme arbeiten imDauerbetrieb für das Hosting von Web-sites, als Terminalserver, Datenbankserverfür IS-E und ABACUS, als Server für Prin-ting, Backup und zur Überwachung derSysteme. Im Serverraum an der St. Leon-hardstrasse in St. Gallen war die baulicheSituation eine besondere Herausforde-rung, denn das rund 100 Jahre alte Ge-bäude liess den Einbau eines Contain-ments nicht zu. Die komplette Server-, Sto-rage- und Kommunikations-Infrastrukturwurde deshalb in klimatisierte ModulSafeseingebaut. Ein quasi nicht begehbares,aber komplettes Rechenzentrum wurde soin einem eigens dafür ausgebauten Keller-raum installiert. Die gesamte Infrastrukturist auf diese Weise optimal gegen Feuer,Wasser, Gas, elektromagnetische Strah-lung sowie Einbruch geschützt. Eine leis-tungsfähige USV-Anlage mit externer Not-einspeisung sowie die modernste Klima-anlage mit USV-geschütztem Freecoolinggewährleisten einwandfreie Betriebsbe-dingungen für sämtliche installierten An-lagen. Das Rechenzentrum bietet eine Ka-pazität von ca. 120 Servern vom Formatdes HP ProLiant DL 360 G2, was einer Ab-rechnungskapazität von über 1.5 Millio-nen Strom-, Gas- und Wasserzählern ent-spricht.

Mehr Infos erhalten Sie bei:

Axpo Informatik Kunden-RechenzentrumPestalozzistrasse 6 Postfach 2041CH-9001 St. GallenTelefon 071 229 5757Fax 071 229 53 [email protected]

Hewlett-Packard (Schweiz) GmbHÜberlandstrasse 1CH-8600 DübendorfTelefon 058 444 55 55Fax 058 444 66 66www.hp.com/ch

Eingesetzte Hardware von HP:Server HP ProLiant DL360 G2 12Backup Library HP MSL 5026 1Drucker HP LaserJet 4050 TN 2Drucker HP ColorJet 8600 1Drucker HP LaserJet 5000 1

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NUMERIQUE OU PAPIER?L’ARCHIVAGE ABACUS SUPPRIME LES ARCHIVESPAPIERS

Copies de factures, bilans, journaux,extraits de compte, décomptes TVA,décomptes de salaires, listes PO,etc., sont régulièrement impriméspuis classés. Toute la cave est rem-plie de factures fournisseurs, decorrespondance et de bien d’autresdocuments.

Une grande partie de ce classementpeut être remplacée par un archiva-ge électronique. L’archivage ABACUSgarantit un classement électroniquecomplet des extraits et des docu-ments créés par les différents pro-grammes ABACUS ou par des pro-grammes tiers.

L’INTÉGRATION PERMET UNARCHIVAGE AUTOMATIQUE DESDOCUMENTSUne très bonne intégration de l’archivageABACUS dans les programmes ABACUSest un des aspects les plus importants. Lasauvegarde automatique des documentsABACUS dans l’archivage est ainsi garan-tie. Si l’utilisateur active l’option "Classerla copie dans les archives", tous les docu-ments imprimés seront automatiquement

archivés. Simplicité et sécurité – l’intégritédes données est donc garantie.

Cette intégration permet également deprocéder à des classifications automa-tiques. Il est, par exemple, possible d’enre-gistrer automatiquement un décompte desalaire dans le dossier de l’employé con-cerné ou un rappel dans le dossier dudébiteur concerné.

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CE QUE VOUS OFFRE L’ARCHIVAGEABACUSUn archivage doit répondre aux exigencessuivantes:

SécuritéToutes les données archivées sont sauve-gardées et codées. L’accès aux donnéesest réglementé. Seules les personnes auto-risées peuvent accéder aux informationset personne ne peut effacer les documentsarchivés.

La sécurité est assurée, à la fois, par unmot de passe pour chaque archive et parles droits d’accès de la gestion des utilisa-teurs.

IntégralitéLes documents à archiver peuvent se défi-nir au niveau central, indépendamment del’utilisateur et du travail qu’il accomplit.L’intégralité des données archivées estainsi assurée. Pour chaque programmed’édition, on vous demande si le docu-ment doit être archivé. Le système archiveautomatiquement les extraits, tels que lesdécomptes TVA définitifs, les bilans, sanstenir compte de l’utilisateur qui a établiles extraits et de l’imprimante sur laquelleils sont imprimés.

Cette automatisation permet de supprimerla sélection manuelle des documents àarchiver avant chaque impression. Pourdes travaux réguliers et répétitifs, tels quedes extraits mensuels, ABACUS vous con-seille de travailler avec le générateur demenus AbaSmart.

TotalitéTous les extraits, documents et donnéesenregistrés dans les archives ne peuventpas être modifiés. Vous ne pouvez plus lessupprimer ou les modifier de façon sélec-tive.

ARCHIVAGE D’AUTRESDOCUMENTSAutres formatsL’archivage ABACUS n’enregistre pas uni-quement des documents créés avec lesprogrammes ABACUS. Des documentsWord, WordPerfect, PowerPoint, Excel et laplupart des images peuvent égalementêtre archivés. 200 formats de fichier lesplus connus seront directement affichéslors de la procédure de recherche, Il n’estpas nécessaire que le programme con-cerné soit installé.

LES AVANTAGES DE L’ARCHIVAGEABACUSUn accès illimité aux informationsSelon vos droits, vous avez accès immédiatement et à tout moment à l’en-semble des données et des documentsarchivés. Vous ne perdez plus votretemps dans de longues et fastueusesrecherches.

Une organisation professionnellede l’information.Vous réduisez le temps de réaction quece soit au sein de l’entreprise même ouavec des partenaires extérieurs commeles clients, les fournisseurs, les autoritésadministratives, etc. Vous gérez les infor-mations avec compétence.


Intégration dans Windows et MSOfficeL’intégration parfaite de l’archivage ABACUS dans Microsoft Windows et dansl’environnement Office permet de choisirdirectement dans Windows Explorer un ouplusieurs fichiers et de le(s) enregistrerdans une archive ABACUS.

Une nouvelle position a été créée dans lemenu contextuel de Windows Explorer,elle s’ouvre avec la touche droite de lasouris. Cette option permet de sauvegar-der les fichiers désirés dans une archive.La sécurité de ce procédé est évidemmentgarantie par la protection du mot de passedans les archives et par le contrôle du motde passe dans la gestion des utilisateurs.

Un Office Plug-In spécialement conçu parABACUS pour Word et Excel permet unarchivage direct depuis les versions Office2000 et XP. En installant ce Plug-In, unnouveau bouton est intégré dans la barred’outils de chaque programme Office.

UN SYSTÈME DE RECHERCHEPOUR RETROUVER FACILEMENTDES DOCUMENTSVous pouvez retrouver immédiatement età tout moment des documents archivésgrâce au système de recherche et de navi-gation AbaPilot et grâce à un système derecherche intégré. Les documents appa-raissent dans leur forme originale grâce àun viewer spécial.

Grâce à ce système de recherche perfor-mant , vous pouvez retrouver rapidementle document voulu parmi des milliers dedonnées. Ce système vous offre:

une recherche selon des fragments demotsune combinaison de différents élé-ments de texte

Le plus grand problème de chaque classe-ment, c’est à dire la découverte et l’affich-age immédiat des informations recher-chées, est résolu grâce au système derecherche AbaSearch et à AbaPilot.

LE NUMÉRIQUE AVEC ABASCAN:SCANNER AVEC DES CODE-BARRESL’option AbaScan vous permet, avec l’ar-chivage ABACUS, de scanner tous les do-cuments originaux. Les documents ainsidigitalisés peuvent ensuite être classésdans une archive ou dans un dossier. Lorsde cette procédure, les documents passésau scanner sont automatiquement indexésselon les textes complets. Cela permet unerecherche ultérieure très rapide avec lesystème de recherche sur les textes ent-iers.

Pour automatiser le classement des docu-ments scannés dans les dossiers corre-spondants, une étiquette code-barre peutêtre imprimée pour chaque document. Parexemple, les factures fournisseurs qui nepeuvent plus être rangées dans un clas-seur, faute de place, peuvent être digita-lisées et sauvegardées dans un dossierfournisseur. Le programme peut effectuerl’attribution automatique dans les dos-siers concernés. Pour cela, il faut qu’uneétiquette code-barre soit imprimée lors dela saisie des documents dans la comptabi-lité des créanciers. La facture fournisseurpourvue de cette étiquette code-barre seraautomatiquement classée dans le dossierdocument ou dans le dossier fournisseuraprès avoir été scannée.

La conservation de la facture originaledevient, dans la plupart des cas, superflueet son classement également.


DONNEES SUR LE LOGICIEL D’ARCHIVAGE ABACUSGestion des dossiersGratuit, fait partie de ABACUS Tool Kit

ArchivageFr. 1500.– Single-User, 4 User +40 %Option AbaScan Fr. 2‘500.– Single-User

Système de recherche sur les textes entiersSystème de recherche et de navigation AbaPilotFr. 1000.– Single-User, 4 User +40 %


Dans de nombreuses entreprises parexemple dans la construction, lesrapports de chantier sont toujoursécrits à la main. Puis, ils sont saisismanuellement dans le système infor-matique pour un traitement ulté-rieur. Cette saisie manuelle est coû-teuse car elle prend du temps et estsource d’erreur. Grâce au développe-ment de la reconnaissance optiquedes textes manuscrits, nous dispo-sons d’une technique qui offre dessolutions professionnelles pour letraitement automatique des don-nées issues de formulaires sur pa-pier, à un prix très avantageux. AvecAbaForm, ABACUS propose un logi-ciel permettant de scanner les rap-ports. Il s’intègre parfaitement parexemple également aux solutionsSORBA / ABACUS déjà existantes.

DONNEES STRUCTUREESMANUSCRITESLes heures de travail effectuées sont in-scrites dans un rapport spécial, par exem-ple par jour et par projet. La conception dece formulaire, avec des champs de saisiepré-définis, permet à AbaForm (outil ABACUS pour la reconnaissance des don-nées structurées) de lire ces informations.En utilisant AbaForm, la reconnaissancedes textes a un nouveau but. En plus del’archivage électronique des documents,les données seront transmises aux appli-cations concernées comme la comptabilitédes salaires ou le programme de décomp-te SORBA pour la facturation.

Avec AbaForm, la saisie des données s’étend à la reconnaissance optique des textes. Par exemple, la saisie manuelle desheures travaillées dans la comptabilité dessalaires ou l’importation de données avec

des interfaces ou les méthodes basées surle Web dans la gestion des prestations etdes projets.

EXEMPLE POUR DES RAPPORTSDE TRAVAIL ECRITS A LA MAIN

Rapport horaire : traitement dans lacomptabilité des salaires ou la gestionde projetsRapport des machines : traitementdans la comptabilité des immobilisati-ons et/ou la comptabilité analytiqueRapport des contacts : traitement dansla gestion des adresses, activitésCommandes : Traitement dans la gesti-on de commande

En règle générale, tous les rapports écritsà la main, pour lesquels seuls des chiffresdoivent être saisis, se prêtent à un traite-ment.

SCANNER DES RAPPORTS MANUSCRITSECONOMISER AVEC ABACUS RAPPORT-SCANNING

RAPPORT-SCANNING AVECABAFORMAbaForm est utilisé comme module per-mettant de gérer le scannage des formu-laires.

Lecture des données manuscritesVérification des données importéesTransmission des données aux appli-cations suivantes pour le traitementultérieur.

Un aperçu d’AbaForm


LES ELEMENTS D’ABAFORMLa solution AbaForm Rapport-Scanning secompose de trois éléments principaux:ScanStation, Verifier, Designer.

ScanStation gère le scannageScanStation est le module consacré à lagestion du scannage. Vous pouvez ainsitraiter n’importe quel nombre de formulai-res dans un ”Scanjob“.

ScanStation permet de scanner des formu-laires de façon décentralisée dans desagences. Ces formulaires seront ensuitetransmis électroniquement à la centrale oùles données seront seulement contrôléeset traitées ultérieurement dans les appli-cations.

Les différentes étapes du scannage sontl’organisation du formulaire, la reconnais-sance du genre de formulaire, la recon-naissance de l’application où le documentet les données scannés seront ensuite

transmis et également la reconnaissancedes textes manuscrits.

Verifier pour le contrôle desdonnéesLors de la vérification, chaque formulairescanné est contrôlé avant que les donnéessoient transmises à l’application con-cernée.

La vérification d’un formulaire se fait enplusieurs étapes:

Evaluation des possibilités d’erreurs issues de la reconnaissance des textesPour chaque caractère, le systèmerecherche une valeur qui précise la pro-babilité d’une reconnaissance correcte.Chaque champ a une valeur-seuil quidoit être atteinte pour que le champconcerné soit désigné comme valable.Si cette valeur n’est pas atteinte, cechamp est marqué en rouge et doit êtreconfirmé ou corrigé explicitement parl’utilisateur.

Affichage des totaux pour les champs numériquesPour des données sous forme de tables,il peut être judicieux de doter lesdonnées numériques dans les ligneset/ou les colonnes d’un total. Ce totaldoit être calculé lors du rapport etinscrit dans le champ prévu à cet effet.Lors du scannage, ce champ total peutégalement être lu puis vérifié. Une dif-férence entre la somme de chaquechamp et le total exige un contrôlemanuel de cette colonne de données.

Vérifier la justesse des donnéesChaque formulaire scanné reçoit unstatut. Ce statut informe sur l’état du

traitement, depuis le scanna-ge jusqu’à la transmissionfinale dans l’application:

Vérification d’un formulaire


Avant qu’un formulaire et que les donnéessoient importés par l’application suivante,les informations de ce formulaire sont d’a-bord contrôlées sur leur probabilité. Lacomptabilité des salaires vérifie, par exem-ple, la validité des numéros employés, descomposants de salaires et des périodes desalaire. Si des erreurs apparaissent lors dece contrôle, elles seront marquées etdotées du texte erroné de l’application.Elles devront être corrigées par l’utilisa-teur.

Grâce au contrôle des données à ce stadedu traitement, vous atteignez une qualitéoptimale des données. Il n’est donc pasnécessaire de retravailler ces donnéesdans l’application.

main ou à la machine), le type (numérique,alphanumérique, date) ainsi que le taux dereconnaissance. Les champs importants,comme par exemple les numéros desemployés, peuvent être spécialement indi-qués. Ils devront ainsi toujours être expli-citement contrôlés par l’utilisateur lors dela vérification, indépendamment de leurprobabilité lors de la reconnaissance.

INTEGRATIONL’avantage déterminant de la solutionABACUS Rapport-Scanning réside dans lefait que AbaForm soit parfaitement intégréaux applications suivantes pour lesquellesles données seront scannées. Cette inté-gration permet de disposer online de tousles données de base des applications pourle contrôle de probabilité. La modificationdes données de base a une influenceimmédiate sur la saisie des données avecAbaForm.

La conception d’AbaForm devrait permett-re de supporter, en principe, n’importequel logiciel. Dans la version 1.0 d’Aba-Form, vous pouvez saisir des données pourles applications ABACUS de comptabilitédes salaires, de gestion des prestations etdes projets (AbaProject) et de gestion desadresses (activités), ainsi que pour leslogiciels SORBA.

DesignerDans le ”Designer“, les définitions deschamps et des formulaires ainsi que lesinformations spécifiques aux applicationssont définies pour les formulaires à scan-ner.

Pour chaque champ, vous devez définirl’emplacement, le genre d’écriture (à la

Tabelle 1: Status eines Formulars

Statut des documents Signification

Nouveau Le formulaire a été scanné et préparé. La reconnais-sance du texte s’est effectuée à l’aide des définitions du type de formulaire établi.

Traité Le formulaire a été ouvert et sauvegardé, si nécessaire,avec des corrections manuelles.

Libérer pour la transmission Les données ont été transmises à l’application suivante,celle-ci ayant déclarée toutes les informations correctes.Les données ne sont cependant pas encore définitive-ment importées dans l’application.Si les données sont une nouvelle fois modifiées, le statutrevient à ”Traité”. Le formulaire doit être à nouveau ”libéré” avant une transmission définitive.

Transmis à l’application Les données ont été définitivement transmises à l’application. Elles ne peuvent plus être modifiées ou une nouvelle fois libérées.

Scanner un formulaire avec l’assistant


CONDITIONS PREALABLES POUR UNE SOLUTION SCANNINGPour une utilisation réussie d’AbaForm, les conditions suivantes doivent être remplies :

ScannerAujourd’hui, la gamme des prix d’un scanner est large, entre 200 et 20'000 francs. Unscanner professionnel peut même coûter jusqu’à 50’000 francs. A l’inverse, vous pou-vez trouver des scanners pour une utilisation à domicile. Mais ils ne sont pas adaptéscar ils offrent très peu de fonctionnalités (impossibilité de masquer les couleurs), ne sup-portent aucune entrée multiple ou sont trop lents.

Les conditions obligatoires d’un scanner: Masquer les couleurs, guider correctement lesdocuments et introduire plusieurs feuilles.

Masquer les couleursLors de la création du formulaire, le domaine des chiffres à identifier est bordé d’unecouleur qui peut être masquée par le scanner lors du scannage (rouge la plupart dutemps). Les chiffres seront ainsi clairement séparés les uns des autres et pourrontêtre facilement identifiés.

Guidage des documentsA partir de 3'000 francs, les scanners se différencient dans le guidage des documentset par le support des interfaces.Le but est d’empêcher que plusieurs feuilles soient prises en même temps ou d’iden-tifier ce cas ou bien, grâce à un meilleur guidage du papier, d’éviter si possible dèsle début les problèmes d’insertion.Les scanners ayant un boîtier pour le papier, d’où la feuille placée au-dessus est tirée,sont beaucoup plus fiables que les scanners où les feuilles sont introduites verticale-ment dans un feeder.

Interface SCSI – USBUSB est exclusivement utilisé dans le domaine low cost. SCSI est plutôt utilisé dansle domaine du scanner de documents, USB est parfois utilisé comme alternative. Bienque USB apparaisse plus simple lors de l’installation, le SCSI standard a fait ses preu-ves pour les utilisations professionnelles, ce qui suppose l’utilisation du pilote appro-prié pour le système d’exploitation existant.

FormulairesLes formulaires utilisés pour le scannage devraient être présentés de telle sorte que leprogramme AbaForm reconnaisse sans problème les chiffres manuscrits. Les facteurssuivants doivent être pris en considération lors de la présentation :

Couleur rouge idéale pour la délimitation des champsTaille des champs chiffres environ 5mm x 8 mmEspace suffisant entre les champs numériquesMarquages pour l’organisation du formulaire

ImprimanteIl faudrait utiliser une imprimante laser couleur pour pouvoir adapter et produire les for-mulaires soi-même de façon flexible. L’impression couleur est particulièrement impor-tante (possibilité de masquer les couleurs lors du scannage). De plus, les informationsmodifiées d’un formulaire (par exemple les périodes de travail, les informations sur l’em-ployé) peuvent être déjà imprimées et n’ont pas besoin d’être remplies à la main, ce quela reconnaissance du texte améliore considérablement.

Disponibilité de AbaForm :Installation Béta de la version 2003.1 Disponibilité intégrale dès la version2004

Informations :[email protected]

REMARQUE FINALEGrâce au Rapport-Scanning AbaForm,ABACUS élargit les variantes de saisie desdonnées pour des produits comme lacomptabilité des salaires, la gestion desprestations et des projets, la gestion desadresses et pour le logiciel de constructionSORBA.

AbaForm se démarque clairement des aut-res solutions scanning en se focalisant surla reconnaissance des textes manuscrits eten s’intégrant parfaitement dans les appli-cations suivantes. AbaForm ne doit doncpas remplir plusieurs exigences, commepar exemple la reconnaissance des textesen fonction de la langues. Le coût total dela solution Scanning avec AbaForm est fai-ble. Le prix du logiciel est avantageux etAbaForm peut s’utiliser rapidement aprèsune courte introduction.

Les premières expériences ont démontréque la reconnaissance des textes se situeentre 75 et 85 % si les rapports sont bienstructurés. En raison des économies decoûts réalisées dans l'administration, l'uti-lisation d'AbaForm offre ainsi un profitoptimal pour le client.

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ABACUS BASISKURSE BIS JUNI 2003

COURSJUSQU’EN JUIN 2003

Basiskurse Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis proPerson

Finanzbuchhaltung Mi 09. April Mi 23. April Mi 16. April Fr. 530.–Di 06. Mai Di 20. Mai Di 13. MaiMi 04. Juni Mi 17. Juni Mi 11. Juni

FibuLight Di 27. Mai Do 03. April Do 12. Juni Fr. 480.–Gestaltbare Bilanzen Mi 11. Juni Mi 14. Mai Fr. 530.–Anlagenbuchhaltung Do 05. Juni Fr 16. Mai Fr. 530.–AbaProject Leistungs-/ Di 06. Mai Fr. 530.–ProjektabrechnungLohnbuchhaltung Mi 30. April Di 06. Mai Di 15. April Fr. 530.–

Di 20. Mai Fr 13. JuniDo 19. Juni

Human Resources Di 29. April Fr. 530.–Debitorenbuchhaltung Mi 23. April Do 12. Juni Mi 07. Mai Fr. 530.–

Mi 21. MaiDo 19. Juni

Kreditorenbuchhaltung Di 15. April Do 22. Mai Do 24. April Fr. 530.–Do 12. Juni Di 03. Juni

Electronic Banking Mi 30. April Fr. 480.–Mi 18. Juni

Adressverwaltung Mi 14. Mai Fr. 530.–AbaLight Mi 11. Juni Fr. 530.–AbaWorX Di 29. April Fr. 530.–AbaWorX Formulargestaltung Do 15. Mai Fr. 530.–Gestaltbare Auswertungen Fr 16. Mai Fr. 530.–AbaShop E-Commerce Mi 25. Juni Fr. 530.–ABACUS Tool-Kit Mi 16. April Di 24. Juni Fr. 530.–Dokumentenverwaltung Do 15. Mai Fr. 530.–

Di 27. MaiFr 27. Juni

AbaVision Mi 07. Mai Fr. 530.–Di 03. Juni

Workshops gemäss AnkündigungFirmen-Seminar auf Anfrage

Cours de base en français Berne Prix par personne

Comptabilité financière Mercredi 28. Mai Fr. 530.–Comptabilité salaires Jeudi 29. Mai Fr. 530.–Comptabilité débiteurs Vendredi 23. Mai Fr. 530.–Comptabilité créanciers Jeudi 22. Mai Fr. 530.–

Les cours sont organisés dès 4 inscriptions,inscrivez-vous donc sans tarder !Pour toute information quant aux cours en français,veuillez vous adresser à ABACUS Research SA,Ziegeleistrasse 12, CH-9302 Kronbühl-St. Gallen,Téléphone 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00Cours français de tiers :Pour autres cours en français organisés à Neuchâtel,veuillez consulter le site internet www.logiquinche.ch ou vous adresser à Logiquinche SA,Rue du Môle 1, CH-2000 Neuchâtel,Téléphone 032 729 93 93, Fax 032 729 93 99

Kursprogramm / 77Pages 1/2003

ABACUS SPEZIALKURSE BIS JUNI 2003

Spezialkurse Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis pro Person

Auftragsbearbeitung Kronbühl-St.Gallen Luzern Bern Preis pro Person

ABEA Verkauf I Do/Fr 24./25. April Fr. 1060.–Do/Fr 05./06. Juni

ABEA Verkauf II Fr 23. Mai Fr. 530.–ABEA Lager/Einkauf Di/Mi 24./25. Juni Di/Mi 20./21. Mai Fr. 1060.–ABEA VBScript & Com-Objekt Di 08. April Fr. 650.–PPS Do 22. Mai Fr. 650.–

FIBU Optionen I Fr 16. Mai Do 10. April Fr. 650.–Fr 20. Juni

FIBU Optionen II Di 20. Mai Fr. 650.–Bilanzsteuerung Di 24. Juni Fr. 650.–Bilanzsteuerung Master Di 01. April Mi 25. Juni Fr. 650.–Anlagenbuchhaltung Customizing Di 15. April Fr. 650.–AbaProject Customizing Do/Fr 22./23. Mai Fr. 1300.–AbaProject Fakturierung Fr 13. Juni Fr. 650.–AbaProject Optionen Di 24. Juni Fr. 650.–Kostenrechnung Do/Fr 08./09. Mai Di/Mi 03./04. Juni Fr. 1300.–Kostenrechnung Master Di 17. Juni Fr. 650.–Geschäftsbereiche Daten auf Anfrage Fr. 650.–Lohnarten Di/Mi 08./09. April Mi/Do 14./15. Mai Do/Fr 05./06. Juni Fr. 1300.–Lohnbuchhaltung Customizing Do 12. Juni Mi 30. April Fr. 650.–Human Resources Master Daten auf Anfrage Fr. 650.–DEBI Customizing Do 08. Mai Fr. 650.–DEBI Master Mi 07. Mai Fr. 650.–KREDI Master Fr 25. April Fr. 650.–

Mi 04. JuniAdressverwaltung Master Mi 04. Juni Fr. 650.–AbaWorX Optionen I Mi 18. Juni Fr. 650.–AbaView Report Writer Do/Fr 08./09. Mai Do/Fr 19./20. Juni Fr. 1060.–AbaView Report Writer Master Di 20. Mai Fr. 650.–Technischer Workshop Di 29. April Fr. 650.–

Auskünfte über freie Kursdaten und das ausführlicheSchulungsprogramm erhalten Sie bei:ABACUS Research AGSekretariat SchulungenZiegeleistrasse 12, CH-9302 Kronbühl-St. GallenTelefon 071 292 25 25, Fax 071 292 25 00

ANMELDUNGEN AUCH ÜBER INTERNET: WWW.ABACUS.CH

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Der Lebenszyklus von Windows NT 4Workstation und auch Windows 98geht am 30. Juni 2003 zu Ende, weil– wie von Microsoft angekündigt –der Support und Unterhalt dieserBetriebssysteme eingestellt wird.

Dies zeichnete sich bereits Mitte des letz-ten Jahres ab, als der Support für gewisseBereiche bereits heruntergefahren undauch der Unterhalt dieser Betriebssystemdurch Service Packs eingestellt wurde.

Eine Verlängerung der Unterstützung vonWindows NT 4 Server durch Microsoft bisDezember 2004 erfolgte vermutlich auf-grund der grossen Anzahl Installationen.Fehlerkorrekturen wird es aber auch fürdieses Betriebssystem mit Sicherheit nichtmehr geben.

Windows 98, das im professionellen Be-reich wenig Akzeptanz finden konnte,wurde bereits vor 1 1/2 Jahren durch Win-dows XP/Home abgelöst und wird eben-falls ab 1. Juli 2003 von Microsoft nichtmehr unterstützt.

Die "Lifecycle Dates" von Microsoft Pro-dukten haben auch eine Auswirkung aufden Lebenszyklus von anderen Software-produkten, die auf diesen Betriebssyste-men aufsetzen. Stellt Microsoft den Sup-port und Fehlerkorrekturen für ein Be-triebssystem ein, können auch Applikatio-nen für dieses Betriebssystem nicht mehrweiterentwickelt und auf diesen Plattfor-men unterstützt werden.

WINDOWS 98 / NT 4DAS ENDE EINER ÄRA

IMPRESSUMPAGES 1/2003 MÄRZ 2003

Kundeninformation der ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 PostfachCH-9302 Kronbühl-St.GallenTelefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 [email protected]

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Produktion:Ostschweiz Druck, CH-9302 Kronbühl

Gezeichnete Artikel müssen nicht die Meinung der ABACUS Research AG wiedergeben.

Auflage: 15’300 Exemplare

Alle Rechte vorbehalten

VERFÜGBARE PROGRAMME DER VERSION 2002/03

Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Human Resources (HR)Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Electronic BankingAuftragsbearbeitung PPSLeistungs-/Projektabrechn. AbaProjectAbaView Report WriterArchivierungAbaShop E-Commerce

FibuLight LohnLightFakturierung AbaWorXAdressverwaltung

ABACUS Tool-Kit AbaVision AbaAgent

Für die ABACUS Software bedeutet dies,dass die Version 2003 der letzte Releasesein wird, der auf Windows NT 4 Work-station und Windows 98/SE noch lauffähigsein wird.

Die kommende ABACUS Version 2004wird somit nur noch für Windows 2000und XP inkl. Citrix/TSE freigegeben wer-den. Aufmerksam verfolgt wird selbstver-ständlich auch die Entwicklung des vonMicrosoft angekündigten BetriebssystemsWindows Server 2003.

64 / Mitarbeiterportrait Pages 1/2003

Der gelernte Landschaftsgärtner mit Berufsmatura hatte seinen ersten Arbeitstag bei der ABACUS am 1. Mai 2001. Für die Programmie-rung in Java eingestellt, beschäftigt er sich jedoch bereits seit mehr als einem Jahr ausschliesslich mit Delphi. Er schätzt das tolle Arbeits-klima im Electronic Banking Team, das ihm die Möglichkeit bietet, eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge einbringen zu können.Auch die Firmenphilosophie, die den Mitarbeiter ins Zentrum stellt, ist ganz nach seinem Geschmack. Dazu gehören für ihn die flexiblenArbeitszeiten und die Unterstützung bei seinem Studium im Bereich Informatik/Softwareengineering, das er parallel zu seiner Arbeit ander Fachhochschule in St. Gallen absolviert. Obwohl er froh ist, dass er sich für den Quereinstieg in die Informatik entschieden hat, spieltdie Natur in seinem Leben nach wie vor eine wichtige Rolle. So legt er grossen Wert darauf, seine Freizeit zusammen mit seiner Freundindraussen zu verbringen, zum Beispiel bei Spaziergängen mit den Hunden des Tierheims “Sitterhöfli“, die ihm besonders ans Herz ge-wachsen sind. Innere Ruhe und Ausgeglichenheit schöpft Martin aus Yoga und Meditation; etwas, das für ihn immer wichtiger wird.

ALLES BEGANN IM ELECTRONIC BANKING TEAM

Rolf’s Weg zur ABACUS war ein langer: Nach seiner Lehre als Elektroniker studierte er Informatik an der HTL Brugg-Windisch. Danacharbeitete er als PPS Software-Entwickler auf Unix/Oracle-Systemen und später bei der Grossbank UBS auf Windows-Plattformen, bis eram 1. Oktober 1997 dann seinen ersten Arbeitstag bei der ABACUS hatte – natürlich im Electronic Banking Team, wie könnte es anderssein. Berufsbegleitend absolvierte er ein Nachdiplomstudium zum Wirtschaftsingenieur FH, um für seine Aufgaben bei der Entwicklungvon Business Applikationen gerüstet zu sein. Seit einem Jahr ist Rolf nun Projektleiter der ABACUS Archivierung. Er engagiert sich abernicht nur in der Entwicklung der ABACUS Software sondern zupft in der AbaBand als Bassgitarrist die Saiten. Diese Passion, die sympa-thischen Mitarbeiter(innen), die interessante Arbeit und flexiblen Arbeitsbedingungen, das ausgezeichnete Restaurant und der Fitness-raum sind einige der Gründe, warum er täglich zwischen Winterthur und St. Gallen pendelt.Im Winter 2001/2002 schaltete er ein sechs monatiges Sabbatical ein, um sich ganz seiner grössten Leidenschaft, dem Segeln, zu wid-men. Der Törn von den Fiji-Inseln bis in die Karibik gehörte mit zu den Vorbereitungen für die kommende Antigua Sailing Week 2003,an der Rolf als Skipper anzutreffen sein wird.

PHILIPP HUG

HERVO IVANCIC

Mitarbeiterportrait / 65Pages 1/2003

Nach vier Jahren Kantonsschule und einem Jahr ETH hatte Philipp Hug genug von der Schulbank und startete vor ca. 3 Jahren seineLaufbahn bei ABACUS. Angefangen hat er ebenfalls im Electronic Banking Team und war dort zuständig für die Banken-Kommunikations-Module. Anschliessend wechselte er ins neu formierte Archivierungsteam und widmete sich der Entwicklung von AbaForm und AbaScan.Im so genannten “4th floor“ programmiert Philipp heute hauptsächlich zentrale Komponenten für die Applikationsentwickler in Java,Delphi und C++. Dank seinen Kenntnissen von Linux, PHP und MySQL ist er auch für den technischen Teil der Homepage, das Versions-kontrollsystem und weitere Webtechnologien zuständig. Auf die Frage, wie er denn seine Freizeit verbringe, antwortete er: "Freizeit?Welche Freizeit?" Diese hat ziemlich viel mit Computer und Internet zu tun, denn Philipp beschäftigt sich intensiv mit alternativenBetriebssystemen und neuen Internet-Technologien, zudem ist er Mitglied der "Swiss Internet User Group". Interessiert ist Philipp aberauch an Musik, Filmen und gutem Essen.

ROLF ZUMSTEG

Wenn bis spät in die Nacht das Licht bei der ABACUS noch brennt, dann ist vermutlich Hervo am Programmieren und macht die Nachtzum Tag. Denn als neuer Projektleiter des ABACUS Electronic Banking hat er eine grosse Verantwortung übernommen. Die Freiheit, seineArbeitszeit weitgehend selber zu gestalten, schätzt Hervo sehr. Er stammt aus Kroatien, wo er sich im Betrieb seiner Familie, einemführenden Unternehmen in der Optikbranche, zum Informatiker ausbilden liess. Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung wollte erNeues sehen und kennenlernen. Eine Herausforderung fand er im August 2001 im Entwicklungsteam des ABACUS Electronic Banking.Die Möglichkeit, mit neuesten Technologien zu arbeiten und das angenehme Arbeitsklima schätzt er besonders. Obwohl Hervo fliessendKroatisch, Deutsch, Pascal und Englisch spricht, lernt er bereits weitere Sprachen: Java und Italienisch. Selbst in seiner Freizeit kann erdas Programmieren fast nicht lassen. Bleibt ihm doch noch etwas Zeit, so dreht er als leidenschaftlicher Autofreak gerne mal eine schnel-le Runde.

MARTIN FRITZ

Date post:	24-Mar-2016
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Kundenmagazin PAGES - Ausgabe 1/2003

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