PDF/A sichert die Dateiqualität im ECM | Seal Systems AG | ECM Solutions Park DMS Expo 2012

Dr. Uwe Wächter Produktmanagement

23. Oktober 2012 PDF/A und ECM

PDF/A sichert die Dateiqualität im ECM

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Dr. Uwe Wächter, Produktmanagement SEAL Systems AG

Einführung und Übersicht über den PDF/A Standard

Automatische Prozesse für die PDF/A Erzeugung in SAP DMS-Lösungen

DMS Expo 23.-25.10.2012


23. Oktober 2012 PDF/A und ECM 2

Agenda

ISO-Standard PDF/A

PDF/A Competence Center (ADDS)

Wege zum PDF/A

Rolle des Dokuments im SAP

Integrierte Qualitätssicherung durch PDF/A



ISO-Standard PDF/A

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… einem „papierähnlichen“ Dokumentenformat (electronic paper)

… geringen Migrationsaufwänden

… hoher Darstellungsqualität

… verfügbaren Werkzeugen für Erstellung und Darstellung auf unterschiedlichen Plattformen

… Leistungsfähigkeit und Erweiterbarkeit

… geringem Speicherbedarf

… Metadatenfähigkeit

… einfacher Verbreitung

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Auf der Suche nach einem Archivformat

PDF als Universalformat



Alles (einschließlich ISO Normierung), aber zuviel

Möglichkeit externer Referenzen: Referenzen:Fonts, Bilder, Farben, Webressourcen etc…

Schutzmechanismen behindern die Verwendung

stillschweigend tolerierte Fehler

Notwendigkeit zusätzlicher Interpreter für eingelagerte nicht-PDF-Inhalte

Selbständernde Inhalte durch Formularfelder, 3D, Java-Code, Layer etc.

PDF-Spezifikation bietet Interpretationsspielraum

Unterschiedliche Anzeigeprogramme ergeben unterschiedliche Darstellung

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Was hat PDF nicht, um archivierbar zu sein ?

PDF strenger normen



Mai 2002: Initiative aus AIIM (Association for Information and Image Management)

NPES (National Printing Equipment Association)

US Court Administration für Schaffung eines Standardformats für elektronisch archivierte Dokumente

Oktober 2002: Kick-Off

September 2005: Verabschiedung des Standards ISO-19005-1

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PDF/A – Normung: etwas Historie

Document Management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)



PDF/A - Die ISO-Standardisierung

ISO 19005 PDF/A

ISO 19005-1 PDF/A Part 1

ISO 19005-1a PDF/A Part 1 Level A

ISO 19005-1b PDF/A Part 1 Level B

Sep/Dez 2005

2012 ISO 32000 PDF 1.7

PDF 1.4

ISO 19005-2 PDF/A Part 2



PDF/A – Zielsetzung der Standardisierung

Langzeitarchivierung – lange oder gar „für immer“

PDF/A soll sein: Device-/ Software-/ Versions-unabhängig: Inhalte werden immer gleich dargestellt

Self Contained: eine PDF/A kompatible Datei beinhaltet alle Komponenten, die zur Darstellung nötig sind

Self Documented: eine PDF/A kompatible Datei beschreibt und dokumentiert sich selbst (Metadaten)

Transparent: Eine PDF/A kompatible Datei ist mit einfachen Mitteln analysierbar

Dateiformat zur statischen Erhaltung des Erscheinungsbildes eines Dokuments

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Basierend auf PDF Referenz 1.4

Schriften einbetten

Farbe eindeutig angeben

Formulare, Kommentare, Notizen: beschränkt zulässig

Keine Multimedia-Objekte enthalten

Komprimierung nur für ausgewählte Objekte

Kompression: kein LZW oder JPEG2000

Keine Verschlüsselung

keine durchscheinenden (transparenten) Objekte

keine Ebenen (optional content)

Regeln für Metadaten auf der Grundlage von XMP

PDF/A muss sich als solches ausweisen

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PDF/A im Detail



PDF/A Competence Center

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PDF/A Competence Center

Competence Center für den PDF/A Standard

Über 100 Firmen-Mitglieder weltweit

Technik rund um PDF/A Aktive Mitarbeit im ISO-Standard-Komitee Kompatibilitätstests der PDF/A-Produkte

Veranstaltungen Informations-Seminare PDF/A Konferenz 2010 in Italien Messe-Auftritte, auch international Webinare

Webseite pdfa.org als zentrale Anlaufstelle Informationen zu Fachfragen Materialien wie Fach-Artikel, Technotes, FAQ Mailinglisten und Newsletter

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Wege zum PDF/A

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PDF/A Erzeugung im Überblick

PDF/A Viewer

PDF to PDF/A Converter

Image to PDF/A Converter

PDF Dateien

Bild- Dateien

Office Applikationen

Qualifizierte Digitale Signatur

hinzufügen

Dateien zu PDF/A

konvertieren

PDF/A Signatur

PDF/A Printer

PDF/A Validator

PDF/A Producer

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Rolle des Dokuments im SAP

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SAP und Dokumentenverwaltung

DVS

Archiv

RM

Mehrere Systeme für die Dokumentenverwaltung

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Das Dokument im Zentrum

PM FI

MM, CO, …. DVS

Archiv

RM

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Export Lader

Konvertierungs Server

Das Befüllen des DMS

DVS

Archiv

RM

Office Integration

CAD Integration

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Dokumente und ihre Beziehungen

Versions Management

Dokument strukturen

Klassifikationen

Dokumentrecherche

Aufbewahrung

Status Management

Dokumenten Verteilung

Web Zugriff

Verbindung mit SAP Objekten

Material

Equipment

Kunde

Auftrag

Änderungsmanagement

Workflow

Schnittstellen zu ext. Systemen

CAD Systeme

Output Management Systeme

Archiv Systeme

Integration in das SAP System Funktionen

Dokumenten Infosatz



Gesetzgeber schreibt Aufbewahrung und entsprechende Dauern vor, aber keine Vorgabe für technisches Format!

Keine Format-Migrationen während der Archivierungsdauer

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Aufbewahrungspflichten für Dokumente

100 50 25 10 75

Anlagen- dokumentation

Archivare Bibliotheken

Lebensversicherungen Rentenakten Darlehensakten

Produktdoku-mentationen

Rechnungen

Jahre



SAP Dokumente und ihre Aufbewahrungszeiten

“Dienste zum Objekt”: kurzlebige Begleit- dokumente zu Geschäfts-Prozessen

Dokumentenmanagement: DVS, hängt vom Prozess ab, der im DMS seine Dokumente einlagert

Archiv: langlebig, gesonderte Software-Schicht unter dem DVS

Recordsmanagement: zusätzliche Sichtebene auf Dokumente, Strukturierung



Integrierte Qualitätssicherung durch PDF/A

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SAP und PDF/A

Lade- und Check-In-Prozessen

Dokumenteneinlagerungen über Applikationsintegrationen

Altdatenbereinigung

Dateikonvertierung

An die Qualitätssicherung denken bei:

Zu spät ist es beim Zugriff durch:

Reproduktionsprozesse Drucken, Plotten, Mail, Fax, CD

Viewer



PDF/A Validier-Konvertier-Workflow am SAP

SAP

Vali- dieren

Konver- tieren ? ?

Lader CV0X Sonstige

PDF/A

PDF PDF/A + Protokoll

Protokoll

Protokoll

DVS

Altdaten

Convert Server

Before CheckIn

Easy DMS

Records Management



Interaktiver Check-In in SAP DVS

1. Ablegen 2. Ergebnis

3. Protokoll



Anzeige Prüfprotokoll



Spezifische Einstellungen

Original ablegen ja

Protokoll ablegen ja

Basis-Applikation PDF

Ziel-Applikation PDF/A

Akzeptanzlevel OK

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Aus einem Original werden zwei

Zusatz- Datei 2

Haupt- original Zusatz- Datei 1

Konvertieren

PDF

PDF/A

N

PROT

OK ?

PDF PDF

PDF/A PDF

PROT PROT

Y N

Y

Validieren

Validieren

OK ?



M-CAD 1 Office

M-CAD 2 E-CAD

DTP RS

HPGL TIFF ASCII

TIFF Farbe

JPEG

Konverter

Batch

Windows- Print

Interaktiv

HP

GL

PDF/A

Applikationskonverter

Batch

Integrationstiefe

PDF/A- Erzeugung

Automatische versus händische Konvertierung



Archiv und PDF/A

Anwendung selbst verständlich

Archivierung von Druckdaten

Lieferscheine

Ausgangsrechnungen

…



Recordsmanagement und PDF/A

Befüllen von Akten

Konvertierung von Akteninhalten

Workflows

Archivierung von Akten



Konvertierung mit der BCXDC-Schnittstelle

Applikations-Konverter:

• MS Word

• MS Excel

• MS Outlook

• MS Visio

• MS Powerpoint

• MS Project

• CAD….



Folgende Werkzeuge stehen zur Verfügung:

Check- und Adjust Workflow für allg. Qualitätssicherung

Datenselektion für Altdateibereinigung

Konvertierungsprozesse am SAP Konvertierungsserver

Konvertierungsprozesse an der BCXDC Schnittstelle

Nachkonvertierung nach SAP-Spool-Output

Nachbearbeitung bei allen Dokumentenverteilungen

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Zusammenfassung



Fragen ?

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SEAL Systems AG Arheilger Weg D-64380 Roßdorf www.sealsystems.de

Dr. Uwe Wächter Telefon +49 (0) 6154 637 372 Mobile +49 (0) 151 1400 3233 Fax +49 (0) 6154 637 399 [email protected]

http://ecm-navigator.de/termine/pdfa-sichert-die-dateiqualitaet-im-ecm

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Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:

Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 13:00-13:30 Uhr














Date post:	28-Nov-2014
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PDF/A sichert die Dateiqualität im ECM | Seal Systems AG | ECM Solutions Park DMS Expo 2012

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