GoBD und Tax Compliance · 2018. 7. 18. · GOBD UND TAX COMPLIANCE zeptrum Dr. Adamsen PartG mbB...

über 50 gute Gründe für uns

zeptrum Dr. Adamsen PartG mbB WPG/StBG

GoBD und

Tax Compliance

WP/StB Kai-Uwe Göbel

Bochum, 12. Juli 2018

GOBD UND TAX COMPLIANCE

zeptrum Dr. Adamsen PartG mbB WPG/StBG 2

Agenda

A. Ausgangssituation und Überblick

B. Rechtliche Rahmenbedingungen

C. GoBD als Fundament

D. Tax Compliance Management-Systeme

E. Fazit



1.000 qm Grundstück


endgültige Initialzündung zur Etablierung sog. Tax Compliance Management-Systeme

(TCMS) durch Anwendungserlass des BMF zu § 153 AO vom 23.05.2016

internes Kontrollsystem für Steuern wird als Indiz gesehen, welches gegen das Vor-

liegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann

den Ausgangspunkt für TCMS bilden nicht zuletzt die vom BMF mit Schreiben vom

14.11.2014 formulierten

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf-

zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“



Agenda





E. Fazit




Exkurs: Steuerstraftaten (Steuerhinterziehung und Steuerverkürzung)

*) „Für-möglich-halten“ (Wissenskomponente) + billigende Inkaufnahme des Taterfolgs (Wollenskomponente)

§ 370 Abs. 1 AO:

• wer den Finanzbehörden oder anderen

Behörden […]

• über steuerlich erhebliche Tatsachen

• unrichtige oder unvollständige Angaben

macht, oder

• pflichtwidrig über steuerlich erhebliche

Tatsachen in Unkenntnis lässt (…) und

• dadurch Steuern verkürzt oder für sich oder

einen anderen nicht gerechtfertigte

Steuervorteile erlangt

§ 378 AO:

• wer als Steuerpflichtiger oder bei

Wahrnehmung der Angelegenheiten eins

Steuerpflichtigen

• eine der in § 370 Abs. 1 bezeichneten Taten

leichtfertigt begeht

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Aber was hat das mit GoBD und einem

Tax-Compliance-Management-System

zu tun?




B. Rechtliche Rahmenbedingungen GoBD

Sicht der Finanzverwaltung: BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den GoBD:

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,

Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Vorgaben der Finanzverwaltung zur ordnungsgemäßen Belegführung, -sicherung und

-aufbewahrung

Kodifizierung:

Außersteuerliche Rechtsnormen (z. B. GoB gem. §§ 238, 239, 257, 261 HGB)

Steuerliche Ordnungsvorschriften (insb. §§ 145 – 147 AO)

Andere Steuergesetze (z. B. § 22 UStG, § 4 Abs. 3 S. 5, Abs. 7 EStG)

Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer und manuell erstellter Bücher

und Aufzeichnungen gelten die gleichen Prinzipien!




B. Rechtliche Rahmenbedingungen Tax Compliance

BMF-Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.05.2016:

nicht jede objektive Unrichtigkeit legt den Verdacht einer Steuerstraftat oder einer

Ordnungswidrigkeit nahe

Einrichtung eines internen Kontrollsystems (IKS) kann Indiz dafür sein, das gegen

das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit spricht

BGH-Urteil vom 09.05.2017 (1 StR 265/16):

im Zweifelsfall hat die Finanzverwaltung die Tatsache zu berücksichtigen, dass ein

effizientes Compliance-Management-System (CMS) existiert

Implementierung von TCMS gesetzlich nicht vorgesehen, aber

mögliche Indizwirkung zugunsten des Steuerpflichtigen!



Agenda





E. Fazit





Überblick:

betriebliche Abläufe/Daten werden ganz oder überwiegend unter Einsatz von Infor-

mations- und Kommunikationstechnik abgebildet/verarbeitet

BMF hat mit Scheiben vom 14.11.2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung

und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer

Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ formuliert

Geltungsbereich der GoBD umfasst den gesamten Prozess der Aufzeichnungs- und

Aufbewahrungspflichten; Umfang betrifft alle steuerrelevanten Prozesse, Daten und

IT-Systeme (auch Vorsysteme) auf jeder Ebene und alle betroffenen Abteilungen

durch die GoBD erlangt eine „geordnete Belegablage“ eine besondere Bedeutung





Anforderungen:

allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und

sonstiger erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen

Anforderungen an die elektronische Erfassung von Papierdokumenten; Besonder-

heiten bei elektronischen Rechnungen

Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, deren Aufbewahrung

(„Archivierung“) und Festschreibung

Vorgaben zum Datenzugriff, zur Datensicherheit und zum internen Kontrollsystem

Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation

Einhaltung der GoBD-Anforderungen erfordert Qualitätsbuchhaltung;

Standardisierung/Optimierung von Prozessen als Notwendigkeit





Umsetzung: Warum?:

Erfüllung der Vorgaben der Finanzverwaltung

aber auch im Interesse der steuerverantwortlichen Personen im Unternehmen

Qualitätsbuchhaltung

Standardisiert und aktuell - und ordnungmäßig!

Stammdatenpflege …

... in allen Bereichen trägt zur Qualität der Buchführungsprozesse bei

Vorbereitung auf das ersetzende Scannen

als organisatorische Voraussetzung für das Umstellen auf digitale Belege

Dokumentation der kaufmännischen Prozesse

Verfassen einer Verfahrensdokumentation





Umsetzung: Wie?:

Ausgehend von den steuerrelevanten IT-Systemen, Prozessen und Daten wird die

Einhaltung der vielfältigen GoBD-Kriterien analysiert und umgesetzt

Vor- und Hauptsysteme

Auswertung (USt-VA,

Reporting)

Buchung (Journal- und

Kontenfunktion)

Belegeingang bzw.

–entstehung (Belegfunktion)

Belegsicherung und

-aufbewahrung

Archivierung und maschinelle

Auswertbarkeit

1 2 3 4 5

Krit

erie

n

Nachvollziehbarkeit,

Nachprüfbarkeit (N) Vollständigkeit (V) Richtigkeit (R)

Zeitgerechte Buchung

und Aufzeichnung (Z) Ordnung (O) Unveränderbarkeit (U)

Prozesse

Syste

me

Beschaffung

/Waren-

wirtschaft

Anlagen-

buch-

führung

Debitoren-

buch-

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Kreditoren-

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haltung

Lohn-

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haltung

Kasse Faktu-

rierung

Zahlungs-

verkehr

Finanz-

buch-

führung





geordnete Belegablage als Voraussetzung:

Geltungsbereich der GoBD umfasst den gesamten Prozess der Aufzeichnungs- und

Aufbewahrungspflichten; Umfang betrifft alle steuerrelevanten Prozesse, Daten und

IT-Systeme (auch Vorsysteme) auf jeder Ebene und alle betroffenen Abteilungen

durch die GoBD erlangt eine „geordnete Belegablage“ besondere Betonung, da die

Funktion der Grundbuchaufzeichnungen auf Dauer auch durch eine geordnete und

übersichtliche Belegablage erfüllt werden kann (§§ 239 (4) HGB, 146 (5) AO)

geordnete Belegablage ist Grundlage für den Nachweis einer konventionellen oder

IT-gestützten Buchhaltung oder sonstiger handels- und/oder steuerrechtlicher Auf-

zeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

geordneten Belegablage kommt besondere Bedeutung zu;

Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit sind weitreichend





Anforderungen an geordnete Belegablage:

Formattreue

ist Urversion des Belegs elektronisch, ist diese auch elektronisch zu archivieren

ersetzendes Scannen zulässig

Papierbelege können aber elektronisch archiviert und dann vernichtet werden

Ausnahmen für Dokumente mit „besonderer“ Bedeutung

notariell beurkundete Verträge ,unterzeichnete Jahresabschlüsse, ...

Aufrechterhaltung der Auswertbarkeit von Daten

durch Speicherung/Aufbewahrung darf maschinelle Auswertbarkeit der Daten nicht

reduziert werden (kein „downgrade“)





Verfahrensdokumentation:

Dokumentation des Buchführungsprozesses

in organisatorischer und technischer Hinsicht

Darlegung zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften

und damit Einhaltung der GoBD-Anforderungen

Weitere Dokumentationserfordernisse

im Hinblick auf Umgang mit elektronischen Belegen, Kontrolle der Unveränderbar-

keit, Datensicherung und internes Kontrollsystem

Verfahrensdokumentation bei ersetzendem Scannen unverzichtbar

mangelnde Nachvollziehbarkeit und -prüfbarkeit (Dokumentation) stellt

formalen Mangel dar, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann





Verfahrensdokumentation (Mindestinhalte):

Organisation des Belegeingangs und der Belegidentifikation

Sicherstellung der Vollständigkeit

Festlegung des Ordnungssystems und Ort(e) der Belegablage (Belegablageplan)

Organisation des Nebeneinanders von Papierbelegen und digitalen Belegen

Schutz des Ablageortes vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust

Festlegung der Zugriffs- und Sortierrechte (Berechtigungskonzept)

Festlegung des Zeitpunkts der IT-mäßigen Erfassung





Verfahrensdokumentation (Aufbau/Änderung/Aufbewahrung):

Beschreibung, wie Belege empfangen, erfasst, verarbeitet, ausgegeben und auf-

bewahrt werden

Verfahrensdokumentation kann aus einem Hauptdokument bestehen und zur

Beschreibung der Anwender-, Betriebs- und technischen Systemdokumentation auf

bereits vorhandene Dokumente im Unternehmen verweisen

Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionisieren (nachvollziehbare

Änderungshistorie)

Verfahrensdokumentation ist über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in der jeweils

gültigen Fassung (historisiert) aufzubewahren

Das in der Praxis eingesetzte Verfahren muss mit

Verfahrensdokumentation übereinstimmen!




Verfahrensbeschreibungen Arbeitsanweisungen

Technische Unterlagen und

Handbücher zu den

eingesetzten Systemen

Hauptdokument

inkl. Anlagen

Verträge, Protokolle

Verweis auf

Unterdokumente

Verweis auf

Unterdokumente

Verfahrens-

dokumentation zur

Belegablage

der

Muster

GmbH

Version: V.1.0.

Stand 12.07.2018

Änderungshistorie



Syste

m

Übertragung Zahlungs-verkehr,

Freigabe durch GF

Scannen Buchung,

Auswertung, (Journal- und

Kontenfunktion)

Festschreibung

Belegeingang und -

weitergabe (Belegfunktion)

Belegsicherung, Barcode-vergabe,

Belegprüfung

Archivierung und maschinelle

Auswertbarkeit

Prozess

zu

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ig

Go

BD

Papier

Email

Papierablage

Warenwirt-

schaftssystem

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Finanzbuch-

führungs-

system

Finanzbuch-

führungs-

system

Papier

Datei-/ Pro-

duktivsystem

Email-

Archivierung

Sekretariat

Sekretariat, Einkauf,

Geschäftsbereich zur sachlichen

Prüfung

Rechnungswesen Rechnungswesen

Geschäfts-führung

Einkauf, Rechnungswesen,

externer Dienstleister für

Email-Archivierung

Nachvollziehbarkeit,

Nachprüfbarkeit (N) Vollständigkeit (V) Richtigkeit (R)

Zeitgerechte Buchung

und Aufzeichnung (Z) Ordnung (O) Unveränderbarkeit (U)



Agenda





E. Fazit




D. Tax-Compliance-Management-Systeme

„Tax Compliance“:

Implementierung und Pflege eines Systems zur Sicherstellung der Befolgung steu-

ehrlicher Gesetze und Vorgaben der Finanzverwaltung…

…unter Einbeziehung steuergestalterischer Möglichkeiten bei gleichzeitiger Vermei-

dung/Minimierung von Risiken für das Unternehmen und dessen Organe/Mitarbeiter

Tax Compliance ist Risikomanagement




D. Tax-Compliance-Management-Systeme

Mögliche Risiken:

Finanzielle Risiken

Steuernachzahlungen, Hinterziehungszinsen, Verspätungszuschläge, …

Geldbußen für das Unternehmen

(§§ 30, 130 OWiG)

Strafrechtliche Risiken und persönliche Haftung für Organe/Mitarbeiter

Stichwort: Mitwirkung an Steuerhinterziehung

Geschäftsrisiken

z.B. Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen

Reputationsrisiken

Stichwort: Steuerhinterziehung in der öffentlichen Diskussion




Steuerliches Risikomanagement:

Steuerliches Risikomanagement

Entwicklung

Soll-Prozess

Analyse und

Risikomatrix

• Analyse der

Ist-Prozesse

• Erstellung Risikomatrix

• Prozess-Bestandteile

• IKS-Bausteine

• IT-Komponenten

Implementierung

Soll-Prozess

• Aufbau des Workflows

• Abbildung der maßgeblichen

Regelwerke

• Implementierung des

Kontrollumfelds

Erstellung Tax Handbuch

Tax Handbuch = Verfahrensdokumentation des Steuer-IKS;

GoBD als Ausgangspunkt



Agenda





E. Fazit




E. Fazit

Zusammenfassung der Kernaussagen:

Gestiegenes Anforderungsprofil an die Einrichtung kaufmännischer Prozesse durch

Digitalisierung

Nutzen der Einhaltung von GoBD-Vorschriften und Tax-CMS sind Prozessoptimierung

und Standardisierung der kaufmännischen Unternehmensabläufe

Der Vorwurf, sich nicht „compliant“ zu verhalten, ist für Unternehmen im Zweifel

deutlich teurer, als der Aufbau eines Kontrollsystems

Ein wirksames Tax-CMS unterliegt systemimmanenten Grenzen, wesentliche

Regelverstöße möglicherweise nicht zu verhindern oder aufzudecken

www.zeptrum-adamsen.de

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Vielen Dank!

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