Archiv-, DMS- und Workflowlösungen mit OS|ECM in der Stadtverwaltung Jena

Tom AlbertinDMS-Projektleiter

[email protected]/49-2021

Archiv-, DMS- und Workflowlösungen mit OS|ECM Archiv-, DMS- und Workflowlösungen mit OS|ECM in der Stadtverwaltung Jenain der Stadtverwaltung Jena

- R E C H N U N G S E I N G A N G S W O R K F L O W -- R E C H N U N G S E I N G A N G S W O R K F L O W -



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- papierloser Belegdurchlauf im Anordnungs- und Freigabeprozess eingegangener Rechnungen

ZielstellungZielstellung

Angestrebte EffekteAngestrebte Effekte

- Verrringerung der Durchlaufzeiten- Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes jedes einzelnen Prozessbeteiligten- Entlastung der Mitarbeiter von sachfremden Tätigkeiten (z.B. Transporte)- Wegfall der Bindung der Arbeitsplätze der Prozessbeteiligten an bestimmte Standorte- Transparenz, Kontrolle und höhere Sicherheit des Bearbeitungsprozesses- ständige Verfügbarkeit der Rechnung- Protokollierung der Bearbeitungsschritte und Zeichnungen, Verknüpfung des Protokolls an die Rechnung - zentrale Ablage im Rechnungseingangsbuch der Verwaltung- größtmögliche Datenkorespondenz zwischen DMS- und HKR-Verfahren



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Workflowschritte der RechnungsbearbeitungWorkflowschritte der Rechnungsbearbeitung

1. Rechnung erkennen und Workflow starten

2. Rechnung prüfen, sachlich u. rechnerisch richtig zeichnen

3. Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung

4. Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen

5. Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift)

6. Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift)

7. Freigabe Kasse

Darstellung der Workflow-Schritte im DMS →



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Workflowschritte der RechnungsbearbeitungWorkflowschritte der Rechnungsbearbeitung

1. Rechnung erkennen und Workflow starten

2. Rechnung prüfen, sachlich und rechnerisch richtig zeichnen

3. Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung

4. Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen

5. Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift)

6. Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift)

7. Freigabe Kasse

zum Workflowschritt

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Steuerung in der Präsentation:



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Arbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow startenArbeitsschritt 1: Rechnung erkennen und Workflow starten

1. Postkorb sichten



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1. Postkorb sichten2. Dokument öffnen



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1. Postkorb sichten2. Dokument öffnen3. Datenblatt ergänzen („F2“) Daten können von der Rechnung im Hintergrund abgelesen oder durch Kopierfunktionen über- nommen werden.



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1. Postkorb sichten2. Dokument öffnen3. Datenblatt ergänzen („F2“)4. Bearbeiter für sachliche und Rechnerische Richtigkeit aus- wählen



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1. Postkorb sichten2. Dokument öffnen3. Datenblatt ergänzen („F2“)4. Bearbeiter für sachliche und Rechnerische Richtigkeit aus- Wählen5. Workflow starten

Ja!

Die Rechnung wird zur Prüfungweitergeleitet.



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Arbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnenArbeitsschritt 2: Rechnung prüfen; sachlich und rechnerisch richtig zeichnen

1. Workfloweingangskorb sichten

• Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet

• Benachrichtigung erfolgt über Email sowie Benachrichtigung bei Programmstart

• Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt

→ hier: PRÜFUNG



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Anordnungsdaten erfassen• Zahlungsempfänger Diese Daten können nur über den Button „Kreditorensuche“ aus der HKR-Adressdatenbank ausgewählt und übernommen werden.



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Anordnungsdaten erfassen• Zahlungsempfänger • Buchhaltungsdaten Nicht alle Daten sind Pflichtfelder, sollten aber durch die fachliche Kompetenz des Bearbeiters hier schon weitestgehend erfasst werden.



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Anordnungsdaten erfassen3. Weiterleiten Es gibt 2 Möglichkeiten des Weiterleitens:

A: Weiterleiten an einen weiteren Bearbeiter zwecks Rückfrage (bei mehreren Beteiligten) oder Zuarbeit (z. B. Einpflegen fehlender Adress-Daten in der HKR-Stammdatenbank)

und anschließendes, oder wenn diesnicht notwendig ist, sofortiges

B: Weiterleiten an die Haushaltsstelle zur Anordnungserstellung



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Momentaner Stand im WorkflowprozessMomentaner Stand im Workflowprozess

• Schleife “Prüfung” aktiv

• Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung erstellen”



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Arbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und AnordnungserstellungArbeitsschritt 3: Vorbuchung im HKR und Anordnungserstellung


• Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen Sachbearbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet


• Es wird die zu erledigende Auf- gabe benannt:

→ hier: ANORDNUNG ERSTELLEN



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Dokument öffnen Rechnungsrelevante Daten lesen (Zahlungsempf., Rechnungsbetrag)



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Dokument öffnen3. Rechnung an HKR übergeben• Buchungsmaske im HKR öffnen• Haushaltsstelle bestimmen• Rechnungseingangsuch öffnen



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Dokument öffnen3. Rechnung an HKR übergeben• Buchungsmaske öffnen• Haushaltsstelle bestimmen• Rechnungseingangsuch öffnen• vom System bereits erfasste Rechnungsdaten auswählen • Ausgewählte Rechnung mit “+” übernehmen• Daten wurden in die Buchungs- maske übernommen



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Dokument öffnen3. Rechnung an HKR übergeben4. Weiterleiten Zurück zur Workflowmaske in OS|ECM → „WEITERLEITEN“ → Rückfrage/Erinnerung



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Dokument öffnen3. Rechnung an HKR übergeben4. Weiterleiten5. Anordnung anfügen → die im HKR erstellte Anordnung wird automatisch mit der Rechnung verknüpft → dadurch Schrifterfordernis er- füllt



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• Schleife “Anordnung erstellen” abgeschlossen

• Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung sachl. u. rechn. richtig”



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Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnenArbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch richtig zeichnen


• Der Arbeitsschritt wird an den nächsten zuständigen Sachbe- arbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet



→ hier: ANORDNUNG SACHLICH/ RICHTIG ZEICHNEN



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Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnenArbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnen

1. Workfloweingangskorb sichten2. Rechnung bestätigen → Rechnung nochmals prüfen

→ sachl./rechn. Richtig bestätigen



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Arbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnenArbeitsschritt 4: Anordnung sachlich und rechnerisch zeichnen

1. Workfloweingangskorb sichten2. Rechnung bestätigen3. Rechnung weiterleiten



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• Schleife “Anordnung sachlich und rechnerisch richtig” abgeschlossen

• Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Anordnung unterzeichnen”



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Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift)Arbeitsschritt 5: Anordnung zur Anweisung zeichnen (rechte Unterschrift)


• Der Arbeitsschritt wurde an den nächsten zuständigen Sachbe- arbeiter in der Haushaltsstelle weitergeleitet



→ hier: ANORDNUNG UNTERZEICHNEN



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Zeichnen und Weiterleiten→ “Weiterleiten” drücken



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Zeichnen und Weiterleiten→ “Weiterleiten” drücken→ Zeichnen durch Passworteingabe→ Arbeitsschritt beendet!



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Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift)Arbeitsschritt 6: Anordnung zur Anweisung zeichnen (linke Unterschrift)


• Der Arbeitsschritt wurde an den zuständigen zeichnungsbefugten LEITER weitergeleitet



→ hier: ANORDNUNG UNTERZEICHNEN LEITUNG



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Zeichnen und Weiterleiten→ “Weiterleiten” drücken



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Prozessschritte im Hintergrund:→ im HKR erfolgt automatisch die Fachamtsfreigabe→ keine manuelle Freigabe durch Haushaltsstelle mehr notwendig!



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• Schleife “Anordnung unterzeichnen” abgeschlossen

• Bei positiven Durchlauf erfolgt die Übergabe an die Schleife “Freigabe Kasse”



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Arbeitsschritt 7: Freigabe KasseArbeitsschritt 7: Freigabe Kasse


• Der Arbeitsschritt wurde an alle Mitglieder der Gruppe “Buchungs- sachbearbeiter” in der Kasse weitergeleitet



→ hier: FREIGABE KASSE



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen

A: An Hand der Haushaltsstelle in der Infozeile des Eingangskorbes (wird noch umgesetzt)

B: Durch Öffnen der Rechnung



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen → Rechnungs-, Buchhaltungs- und Kontierungsdaten → Vorliegen aller (virtueller) Unter- schriften durch Protokollkontrolle



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen4. Workflow abschließen → mit “Weiterleiten“ Bearbeitung im DMS beenden (Entgegennahme des Arbeits- schrittes wird ebenfalls protokol- liert)



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1. Workfloweingangskorb sichten2. Eigene Zuständigkeit für die Buchung feststellen 3. Prüfen der Freigabevoraus- setzungen4. Workflow abschließen5. Freigabe der Buchung im HKR

- Ende des Workflows -



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Weitere Prozesse im HintergrundWeitere Prozesse im Hintergrund

• Rechnung wird mit Klassifizierung automatisch im Rechnungseingangs- buch abgelegt

• Bearbeitungsstatus und Verlinkung zum Rechnungsdokument auch aus dem Rechnungseingangsbuch heraus

• Protokollierung der durchgeführten Bearbeitungsschritte und Bearbeiter

• “Kommunizierung” des DMS mit HKR (Abfrage/Übernahme Adressdaten, Abfrage und Übergabe Buchungs- status, Einbindung der erzeugten Anordnungen, Zugriff aus dem HKR auf das Rechnungsdokument im DMS, etc. ...)



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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Date post:	09-Jan-2016
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