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Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten | BITKOM...

Date post: 05-Dec-2014
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Referent: Christian Weisz, stellv. Bereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement, Optimal Systems Vortrag der Optimal Systems auf dem BITKOM ECM-Forum zur DMS Expo 2013
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Software für Macher. Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH
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Page 1: Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

Software für Macher.

Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten Christian Weisz OPTIMAL SYSTEMS GmbH

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ECM- und DMS-Funktionsbereiche

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Bearbeitung

Druck

Anzeige

E-Mail

Portale/Export

Inter-/Intranet

Dokumente

Eingangspost

Fax

Portale

E-Mail

Import (ERP, FiBu …)

Revisionssichere Archivierung

Vernichtung

ECM/DMS

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Digitale Akten in der Praxis: Strukturierung

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ein Kunde (Ordner) realisiert …

… mehrere Projekte (Register), die …

… ihrerseits unterschiedliche Vertragswerke (UnterRegister) enthalten können, die wiederum …

… verschiedene Verträge einschließen.

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DMS-Akten in der Abgrenzung

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Maschinenakte:

Eine Maschinenakte sichert die Zugänglichkeit zu Informationen über den Anlagenzustand in allen Lebenszyklusphasen. Serviceakte:

• Servicemeldungen zur Erfassung von Anfragen, Reklamationen oder Störungen

• Serviceangebote inkl. Material, Ersatzteile und Leistungen • Wartungspläne • Wissensdatenbanken zur Verwaltung von FAQs und Fehlercodes • Abbildung beliebiger Verträge • Workflows wie Servicemeldung, Serviceangebote, Serviceauftrag

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DMS-Akten in der Abgrenzung

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Kundenakten:

Kundenakten unterstützen CRM-Aufgaben durch Bündelung von Informationen zum Kunden-, Bestell- und Auftragsstatus, von Korrespondenzen und vertriebsrelevanten Dokumenten wie Angebote, Kalkulationen, Entwürfe.

Objekt-/und Projektakten:

Verzahnung von Vorgängen des Back- und Front Office. Die „Klammer“ einer Objekt- oder Projektakte sammelt Dokumente und Informationen wie Anfragen, Angebote und Aufträge, Produktdaten, Kontakt- und Kommunikationsinformationen zu Kunden, Lieferanten und Teammitgliedern, Korrespondenzen und Aktivitäten des Projektmanagements.

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Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

1. Globalisierung und verteilte Standorte, schnelllebiges Geschäftsumfeld, Nachfrage nach innovativen Produkten und Services, Fachkräftemangel

3. Mängel der bestehenden Dokumentverwaltung

2. Mängel der bestehenden ERP-Systemlandschaften

Aktuelle Herausforderungen und Ist-Zustand

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Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

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Projekt Auftrag Organisation Dokument-Typ

Projekt-Nr. + Kennwort

Auftrags-Nr. 1

Auftrags-Nr. 2

Vertrieb

Vertragsunterlagen

Angebotsunterlagen

Anfrageunterlagen

Berichte/Notizen

Kalkulationen

Korrespondenzen

Einkauf Beschaffungsunterlagen

Auftragsabwicklung Abwicklungsunterlagen

QS-Unterlagen

Terminunterlagen

Zahlungsunterlagen

Logistik-/Beschaffungsunterlagen

Fertigung Fertigungsunterlagen

Konstruktion Konstruktionsunterlagen

After Sales Ersatzteilunterlagen

Anfrageunterlagen

Logistik Verschiffungsunterlagen

Sonstige Logistikunterlagen

Geschäftsbereich 2 Vertriebsunterlagen

Technikunterlagen

Ersatzteilunterlagen

Auftragscontrolling Auftragscontrollingunterlagen

Projekteinkauf Bestellunterlagen

Rahmenvertragsunterlagen

Versicherungsunterlagen

Anbieterbewerbungen

Sonstige Projekteinkaufsunterlagen

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

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Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

Aufbau eines unternehmensweiten

Projektaktenplans

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Projektakte in der Praxis: Strukturierung

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Die Struktur einer Projektakte kann beliebig erweitert/angepasst werden. Man kann verschiedene Projektphasen nutzen, die wiederum eigene Unterregister haben, in denen alle projektphasenrelevante Informationen abgelegt werden.

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Projektakte in der Praxis: Strukturierung

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Automatische Projektaktenpläne: Fixe Struktur. Individuelle Strukturierung z.B. durch Projektleiter. Erstellung, Ablage und Bearbeitung von Dokumenten im Projektkontext.

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Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

Aufbau eines unternehmensweiten

Projektaktenplans

unternehmens-übergreifende

Zusammenarbeit

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Projektakte in der Praxis: Kollaboration

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Unternehmensübergreifendes Zusammenarbeiten mit Projektpartnern, Kunden, Lieferanten auf Basis von ECM-/DMS-Dokumenten!

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Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

Aufbau eines unternehmensweiten

Projektaktenplans

unternehmens-übergreifende

Zusammenarbeit

Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten

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Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

Aufbau eines unternehmensweiten

Projektaktenplans

unternehmens-übergreifende

Zusammenarbeit

Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten

Entlastung Primärspeicher, ERP-

DB, Mailserver

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Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

Aufbau eines unternehmensweiten

Projektaktenplans

unternehmens-übergreifende

Zusammenarbeit

Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten

Entlastung Primärspeicher, ERP-

DB, Mailserver

Unternehmensweite Recherche nach projekt-bezogenen Informationen

Page 17: Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

Projektakte in der Praxis: Projektinformationen

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Verwaltung von Ansprechpartner, Kontakten und Rollen. Vergabe von Berechtigungen z.B. auf Basis von Rollen.

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Projektakte in der Praxis: Projektinformationen

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Verwaltung von Ansprechpartner, Kontakten und Rollen. Vergabe von Berechtigungen z.B. auf Basis von Rollen.

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Projektakte in der Praxis: Projektinformationen

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Darstellung und Auswertung nach beliebigen Kopfdaten. Steuerung auf Basis von Statusinformationen.

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Projektakte in der Praxis: Projektinformationen

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Darstellung und Auswertung nach beliebigen Kopfdaten. Steuerung auf Basis von Statusinformationen.

Page 21: Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

Aufbau eines unternehmensweiten

Projektaktenplans

unternehmens-übergreifende

Zusammenarbeit

Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten

Entlastung Primärspeicher, ERP-

DB, Mailserver

Prozesse zur Dokumenten-erstellung/-freigabe, Doku-mentation, Verwaltung von Dokumentvorlagen

Unternehmensweite Recherche nach projekt-bezogenen Informationen

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Projektakte in der Praxis: Kollaboration

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Workflows erleichtern und automatisieren die Zusammenarbeit:

• Dokumente Erstellen, Freigeben und Revisionieren (Überarbeiten) • Dokumente außer Kraft setzen • Revisionsanfrage stellen • Dokumente ausgeben und verteilen • Verteilerkreise definieren • Projektfreigabe/

Investitionsantrags Workflow

Page 23: Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

Projektakte in der Praxis: Projektinformationen

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

• Automatische Berichtsgenerierung

• Automatische Benachrichtigung aller Berichtsempfänger

• Zeitgesteuerte Berichtserstellung

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Leistungsbereiche digitaler Projektakten

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Ablösung filesystembasierte Dokumentverwaltung

Aufbau eines unternehmensweiten

Projektaktenplans

unternehmens-übergreifende

Zusammenarbeit

Ablage von Emails und Anhängen in den richtigen Projekten

Entlastung Primärspeicher, ERP-

DB, Mailserver

Integration von Daten und Dokumenten aus ERP, PLM/ CAD, Groupware, CRM

Prozesse zur Dokumenten-erstellung/-freigabe, Doku-mentation, Verwaltung von Dokumentvorlagen

Unternehmensweite Recherche nach projekt-bezogenen Informationen

Page 25: Digitale Projektakte in der Industrie – Praxisbeispiele und Anwendungsmöglichkeiten | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo 2013

ECM und DMS im Unternehmen

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Datenschicht

*Enterprise Content Management

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Digitale Projektakte im Maschinen- und Anlagenbau

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Herausforderungen

• Genaue Ist-/Soll-Definition: „Aufräumarbeiten“ • Dokumente • Prozesse • Berechtigungen

• Integration/Ansprache aller Fachabteilungen

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Digitale Projektakte im Maschinen- und Anlagenbau

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

Nutzen

• Redundanzfreie Verwaltung von projektspezifischen Informationen im Kontext

• Gleiches „Projekt-Verständnis“ im Unternehmen

• Voraussetzung für Erfüllung von Compliance-Anforderungen

• Reduzierung der manuellen Tätigkeiten innerhalb der Projektakte

• Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Partnern und Kunden

• DMS-basierte Projektakte können Ausgangsbasis für Kunden-, Service-, Maschinen-, Vertragsakte sein

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22 Jahre ECM-Erfahrung „Made in Germany“

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

OPTIMAL SYSTEMS wurde bereits 1991 in Berlin gegründet. Unsere Lösungen sind bei 1.350 Kunden im Einsatz. Software von OPTIMAL SYSTEMS ist "Made in Germany".

Der Erfolg von OPTIMAL SYSTEMS basiert auf einer langjährigen mittelständischen Unternehmens- und Unternehmertradition.

Wir sind stolz auf einen partnerschaftlichen Dialog mit unseren Kunden.

Karsten Renz CEO Gründer

Sven Sauer CIO Gründer

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Kunden aus Maschinen-/Anlagenbau/Fertigung

Dokumentenmanagement in der Industrie: Digitale Projektakte · Christian Weisz · OPTIMAL SYSTEMS

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optimal-systems.de

Christian Weisz Stellv. Vertriebsleiter Sales & Partner Management [email protected] OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale Cicerostraße 26 D-10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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Vortragsvideo und weitere Informationen unter:

http://www.ecm-navigator.de/termine/digitale-projektakte-der-industrie-praxisbeispiele-und-anwendungsmoeglichkeiten


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