VERBUNDPROJEKT K3: INFORMATIONS- UND KOMMUNIKATIONSKONZEPTE FÜR DEN KRISEN- UND KATASTROPHENFALL. ERFORSCHUNG INTEGRIERTER ORGANISATORISCHER UND TECHNISCHER LÖSUNGEN.
Workshop Einbindung freiwilliger Helferinnen und Helfer
Innovationforum
Berlin, 11. April 2016
Claudia Niederée (Forschungszentrum L3S), Louisa Schneider (DRK)
HERAUSFORDERUNGEN – WO SIND WIR GESTARTET?
• Hilfsorganisationen:
• Bereitstellung koordinierter Hilfeleistungen von BOS bei Großveranstaltungen → komplexe und anspruchsvolle Aufgabe
• Entscheidungen
→ beruhen auf Informationen
• Neue Informationssituation durch Soziale Medien
• Wandel im Ehrenamt und neue Engagementformen
→ ungebundene HelferInnen
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INFORMATIONSFLUT
„Je mehr Informationen, desto besser“ ….. ??
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Quelle: https://healthculturesociety.wikispaces.com/Identity+Crisis, 07.04.2016
GESAMTZIEL
Innovatives Krisenkommunikationskonzepts:
• Bessere Bewältigung von Krisen- und Katastrophensituationen
• Verbesserung der Lageeinschätzung und Reaktionszeit
Nutzung sozialer Netzwerke als Informationsquelle u. Kommunikationsmedium
Enge Verzahnung von organisatorischen und technischen Komponenten
Enge Orientierung an Bedarf von Hilfsorganisationen in Großeinsätzen
Ziele für „Teilaspekt“ ungebundene HelferInnen
• Strategien zur Koordination und gezielten Information von ungebundenen HelferInnen
• Integration in das Krisenkommunikationskonzept
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SZENARIO-BASIERTE VORGEHENSWEISE
• Zwei aufeinander aufbauende Szenarien im Bereich Großveranstaltungen
• Szenario 1: statisch, vorherseh- und planbar
• z.B. Stadtmarathon in Berlin, Hamburg, …
• Untersuchung der organisatorischen Prozesse
• Analyse von Informationsgewinnung,-verarbeitung, -austausch
• Szenario 2: Erweiterung des ersten Szenarios um unvorhergesehenen Störfall
• z.B. Explosion beim Stadtmarathon
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ERWARTETE ERGEBNISSE
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• K3 Demonstrator
• Handbuch für die Krisenkommunikation
• Personalentwicklungskonzept
• Erprobung in Einsatzübung
Operative Ebene
• Methoden und Systeme für einen verbesserten Informationsfluss
• Methoden zur Filterung, Analyse und Aggregation relevanter Inhalte von Sozialen Netzwerken
• Demonstratoren + Integration mit Warnsystemen
Technologische Ebene
• Detaillierte Erfassung der Anforderungen
• Innovatives Kommunikationskonzept
• Modelle für einen verbesserten Informationsfluss
Konzeptuelle Ebene
DAS TEAM
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Wissenschaft:
Soziologie, Informatik, Wirtschaftsinformatik
Unternehmen:
Informations-management
Informationstechnik
Hilfs-organisationen:
ASB, DRK, JUH
ERMITTLUNG DER ANFORDERUNGEN
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Enge Orientierung an Bedarf von Hilfsorganisationen in Großeinsätzen
Empirische Feldforschung
Anforderungs- workshops
User Stories
Interner Workshop „Einblicke in die Welt der Hilfs-organisationen – Was bedeutet
Katastrophenschutz?“
EMPIRISCHE FELDFORSCHUNG
• Teilnehmende Beobachtungen und Beobachtungsinterviews
• Sehr aktiv bereits im 1. Jahr
• 28 teilnehmende Beobachtungen (meist mehrtägig)
• Verschiedene Arten von Ereignissen (z.B. Festumzüge, Fußballspiele, Schichten im Regelrettungsdienst, Katastrophenschutzübungen, Flüchtlingsunterkünfte)
• Intensive Beobachtung der realen Abläufe
• Kommunikation
• Nutzung von IKT
• Abläufe und Prozesse
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ERSTE ERKENNTNISSE
• Einsatz von IKT bei Großveranstaltungen
• Nutzung von Einsatzleitprogrammen
• Teilweise Ergänzung durch eigene Add-ons (z.B. Tracken von Einsatzfahrzeugen)
• Internetverbindung steht nicht auf allen Veranstaltungen zur Verfügung
• Wenn‘s schnell gehen muss und Backup: Stift und Papier/Whiteboard
• Heterogenität d. Organisationen/Gliederungen sowie der eingesetzten IKT
• Bei Fragen zur Motivation muss genau hingesehen werden z.B. „Was ist ein guter Einsatz?“
• Soziale Medien und ungebundene Helfer spielen bei Großveranstaltungen keine so große Rolle
Einbindung von langfristigen Lagen (z.B. Flut, Flüchtlingslage) als zusätzliches Szenario
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UNGEBUNDENE HELFER: ANFORDERUNGEN + IDEEN
• Kein Kernthema des Projekts
• Diskussion des Themas als Teil der Anforderungsworkshops
Ideen für Vorgehensweise
erste Mockups für unterstützende IT
• Weiterer wichtiger Punkt: Einbringung des Themas in Ausbildungskonzept
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HELFER APP: PROBLEME UND POTENTIALE
Ausgangssituation
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• Probleme
o Helfer wollen am liebsten sofort anfangen zu helfen
o Organisationen besitzen kaum Informationen über ungebundene Helfer
o Abstimmung von anfallenden Aufgaben mit geäußerten Wünschen der Helfer ist schwierig
o Motivation der ungebundenen Helfer leidet unter den Bedingungen
o Freiwillige werden teilweise nicht (richtig) eingesetzt oder Aufgaben nicht vollständig bearbeitet
• Potenziale einer Helfer APP
o Verwaltungsaufgaben können durch unterstützendes System übernommen werden
o Smartphones können als Grundlage für bidirektionalen Kommunikationskanal dienen
o Organisationen kann der Zugriff auf Informationen über ungebundene Helfer ermöglicht werden
o Motivation der Freiwilligen kann besser aufrechterhalten werden
IDEEN: EINBINDUNG UNGEBUNDENER HELFER
• Registrierung ungebundener Helfer zur besseren Koordination und zur Erhöhung der Zufriedenheit
• Koordination ungebundener Helfer
• Balance zwischen Selbstkoordination und Koordination durch Hilfsorganisationen
• Idee für kombinierte Lösung mit Power Moon Map (siehe nächste Folie)
• Erfassung von Wünschen, Fähigkeiten und Mitteln
• Berücksichtigung bei Einteilung (z.B. besitze Radlader, Ausbildung zum Koch)
• Gezielte Kontaktaufnahme bei Bedarf
• Verbesserte Kommunikation
• Helfer als Informationsquelle zur Lageerkundung/Lageeinschätzung
• Art von zu beobachtenden Ereignisse an Helfer übermitteln
• Helfer können gezielt auf diese Ereignisse achten und sie zurückmelden
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IDEE: MAP MIT „POWER MOONS“ UND IHREN BEDARFEN
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Von HBR - Eigenes Werk, CC BY 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=5047916
„Power Moon“, Anlaufstelle Präsenz v. HiOrg
Anzeige des Bedarfs
Sicht für ungebundenen Helfer
o Sammlung benötigter Helferdaten
o Aufklärung über Strukturen und Abläufe
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o Abstimmung von Aufgaben
mit Wünschen der Helfer o Mehrstufiger Matching-
Prozess zur Vermeidung von Leerläufen
o Präsentation relevanter Helferdaten
o Feedback-Funktion
o Hintergrundinformationen für Helfer
o Aggregierter Daten für
Hilfsorganisationen o Grundlage zur
Verbesserung zukünftiger Einsätze
o Selektive Kommunikation, z.B.
gemäß Qualifikationen o Allgemeine Kommunikation
(Benachrichtigungen)
HELFER APP (KONZEPTIONELLES DESIGN)
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Aufgaben-bereiche
Registrierung
Informations-
versorgung
Kommunikation Koordination
Datenanalyse
SOCIAL MEDIA OBSERVER
• Identifikation von relevanter Information
• Crawling
• Informationsfilterung
• Erkennen von Gerüchten
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SOCIAL MEDIA OBSDERVER: ÜBERBLICK
• 3 Folien
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Verteilung der
Tweet Aktivität
über die Zeit
Gesamtzahl
der Tweets
Wichtige
Themen
Individuelle
Tweets
Verteilung der
Tweet Aktivität
über den Ort
Orte mit höchster
Twitter Aktivität
AUS- UND WEITERBILDUNGSKONZEPT
• Entwicklung eines organisationsübergreifenden Aus- und Weiterbildungskonzeptes
• Direkter Transfer der Ergebnisse in die Praxis
• Integration der technischen Lösungen → Demonstrator
• Wichtig: Auch Fragen wie „Umgang mit Sozialen Medien“ und „Einbindung freiwilliger Helfer“ in Ausbildungskonzept einbringen
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