Wirtschaftlichkeitsrechnung Die Wirt-schaftlichkeitsrechnung von LaubleConsult dokumentiert im Detail, wieteuer Unternehmen mangelhaft ge-staltete Büroarbeitsplätze bezahlenmüssen. Die Ana lyse der Personal -kosten in Verwal tung und Dienstlei-stung zeigt: Im Durchschnitt zahlt einUnternehmen für einen Mitarbeiter inder Verwaltung pro Jahr etwa 40000Euro. Zieht man die Urlaubszeit ab, bietet der Mitarbeiter dem Unterneh-men dafür eine Arbeits leistung vonetwa 200 Tagen – allerdings nur imIdealfall. In der Realität verlieren Unternehmen einen großen Teil der Arbeitzeit ihrer Mitarbeiter: durchKrankheit oder Minderleistung wegenVerteil- und Verlustzeiten, Störein-flüssen oder Fluktuation.
5Mängel in der Büroge -staltung und die Folgenfür das Unternehmen
Krankheitskosten Nach Lauble fehlenMitarbeiter in Verwaltung undDienstleistung durchschnittlich anknapp drei Prozent aller Arbeitstagewegen Krankheit. Das Unternehmenverliert so durch Krank heit pro Mitar-beiter und Jahr 1120 Euro.
Kosten der Verteilzeit Ein weiterer Ko-stenblock unproduktiver Arbeit istdie Verteilzeit. Sie gliedert sich in ab-laufbedingte und persönlich bedingteVerteilzeit. Exper ten kalkulieren denAnteil der Verteilzeit in der Verwal-tung auf 30 bis 50 Prozent der Ar-beitszeit. Nach Erfahrungen der Lau-ble Consult müssen selbst kleine undmittelständische Betriebe mit einemAnteil der Verteilzeit von 15 bis 40Prozent rechnen. Setzt man den nied-rigsten Wert von 15 Prozent an, er-gibt sich ein Verlust je Mitarbeiterund Jahr von 5832 Euro.
Kosten der Störeinflüsse Die noch ver-bleibende Zeit ist die eigentliche Lei-stungszeit. Auf sie entfallen nachLaubles Kalkulation 33048 Euro derPersonalkosten. Die Leistungszeit derMitarbeiter teilt sich je zur Hälfte inKommunikation und Konzentration.Also entfallen auf Kommunikations-und Konzentrationsarbeit je 16524Euro an Personalkosten. Lärm undvisuelle Unruhe belasten die Konzen-trationsfähigkeit der Menschen imBüro und mindern deswegen ihre Lei-stung während der Konzentrations-zeit. Eine Studie der TechnischenUniversität Berlin1 und der VereinDeutscher Ingenieure (VDI)3 schätzen
1 Probleme wegen man-gelhafter Gestaltung derBüros bei den Mitarbei-tern und die Kosten fürdas Unternehmen; Datender Lauble Consult
Kosten der Fluktuation Die Summe derdrei aufgeführten Leistungseinbußenbeläuft sich auf 11083 Euro je Mitar-beiter und Jahr. Bei einem Mitarbei-ter-Wechsel geben Unter nehmenheute mindestens 3000 Euro für jedenneuen Mitarbeiter aus. Ein Drittel aller Kündi gungen begründen aus-scheidende Mitarbeiter mit schlechtenArbeitsplatz-Bedingungen. DiesenBetrag zu den bereits errechneten11083 Euro addiert, ergibt einen Ko-stenblock für unproduktive Arbeitvon 14083 Euro pro Mitarbeiter undJahr.
30 Prozent weniger Verluste Natürlichist es utopisch: optimal und profes-sionell gestaltete Büros würden dieLeistungseinbußen durch Fehlzeit,Verteilzeiten, Störeinflüsse oder Fluk-tuation vollkommen ausschalten. Eine Reduktion der Verlustkosten um30 Prozent ist aber durchaus möglichund realistisch. Dies bestätigen Unterneh men, die ihre Bürosituationmittels ganzheit licher Arbeitsplatz- Gestaltung saniert haben: sinkende
die Leistungseinbußen durch Lärmund visuelle Unruhe auf 20 bis 30Prozent. Die Wirtschaftlichkeitsrech-nung geht von einem Mittelwert von25 Prozent aus. Dies entspricht 4131Euro pro Mitarbeiter und Jahr. Dieheute noch immer vorherrschende offene Bürobesiedlung bremst das Leistungs potential der dort tätigenMenschen während der Konzentrati-onsphase und auch in der Kommuni -kationszeit, also bei der Aufnahmeund Weitergabe von Infor mationen.Diese Verluste erfasst die Kostenrech-nung der Lauble Consult nicht. Dennbisher fehlen Instrumente, die dieseLeistungsminderung exakt messen.
1Wirtschaftlichkeit im Büro auf intelligenteArt: Rationalisierungdurch Humanisierung der Arbeitsbedingungen
Krankheitskosten durch wenigerFehlzeiten, mehr Leistung durch län-gere Verweildauer am Arbeitsplatzund gestiegene Motivation und Lei-stungsfähigkeit, weniger Fluktuation,höhere Qualität und weniger Fehler.
Effizienz durch Bürogestaltung Mitrei-ßende Motivation am Arbeitsplatzund ganzheitliche Büro- Ge stal tungbewirkten in einer Studie des Bera-tungsunternehmens Diebold eine Lei-stungssteigerung der Mitarbeiter umbis zu 40 Prozent – und zwar ohneMehraufwand. Die Büroangestelltenblieben länger an ihrem Arbeitsplatz,sie arbeiteten effizienter und mit grö-ßerer Begeisterung. Eine ähnliche Er-fahrung machte Siemens. Dort erhielteine 400 Mitarbeiter starke Abteilungein vollkommen neues Raumkonzeptund eine funktionale Büro-Einrich-tung. Der Effekt: Die Verweildaueram Arbeitsplatz erhöhte sich je Mit-arbeiter im Durchschnitt von dreiein-halb auf sechseinhalb Stunden proTag – ein Plus von 85 Prozent.4
Erweiterte Wirtschaftlichkeit JürgenWiegand verwies bereits 1982 imSammelband Bürogestaltung und Ge-sundheit auf die Vorteile des erwei-terten Wirtschaftlichkeitskalküls beider Gestaltung von Büros: «Zusam -men mit organisatorischen Maßnah-men lassen sich nicht nur Fehlzeitendurch Krankheit und Absentismus so-wie Fluktuation bekämpfen, sondernauch die Leistungsfähigkeit bzw. -be-reitschaft im Büro allgemein beein-flussen.»5 Und: «Ein solches Vorgehenlohnt sich um so mehr, als hier dieInteressenlage der Beschäftigten undder Unternehmer in die gleiche Rich-tung weisen. Mit anderen Worten:
rekte Auswirkung auf ndirekte direkte Auswirkung auf indirekte Auswirkung auf
Eine erweiterte Wirtschaftlichkeitsbe-trachtung wird in vielen Fällen zei-gen, dass Maßnahmen zur Humani-sierung der Büroarbeit gleichzeitighelfen, dem Unternehmen Kosten zusparen bzw. die Leistungsfähigkeit zu erhöhen.»6
Chefsache Angesichts enormer Verlu-ste für Unternehmen wegen mangeln-der Arbeitsgestaltung im Büro undsatter Sparpotentiale durch ganzheit-liche Arbeitsgestaltung muss klarsein: Arbeitsgestaltung ist Chefsache!
1Wirtschaftlichkeit durch ganzheitliche Arbeits platz-Gestaltung:die Vorteile im Detail2
2 Block, Carl Hans: Neue Herausfor-derung für den Organisator und dieSicherheitsfachkraft: Prävention alspraktiziertes Kosten manage ment.Unveröffentlichter Vortrag 1997.
3 Wolff, Georg/Gesine Göschel: Anvielen Stellen ist es einfach zu laut.Blick durch die Wirtschaft 21. Mai1982.
4 Lauble, Karl Heinz: Human Engi-neering. Unveröffentlichtes Manu-skript 1992.
5 Wiegand, Jürgen: Bürogestaltung,Gesundheit und Kosten. In: No-votny, Fritz (Hrsg.): Bürogestaltungund Gesundheit. Baden-Baden: FBO1982.
