Date post: | 06-Apr-2015 |
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büro-KaiMuda
Verschwendung im Büro vermeiden
Die 5 Bausteine des büro-Kaimuda ®
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büro-KaiMuda
Was ist Verschwendung?
Hauptteil
Verschwendung bezeichnet einen Vorgang, bei dem begrenzte Ressourcen unnötigerweise und nicht nutzbringend verbraucht werden.
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büro-KaiMuda
Das Problem
Hauptteil
Verschwendung wird oft nicht wahrgenommen, weil sie nicht bemerkt wird oder weil sie „selbstverständlich“ ist.
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büro-KaiMuda
Die Arten von Verschwendung
Hauptteil
Verschwendung durch zu viel Information
Verschwendung durch zu lange Wartezeit
Verschwendung durch unnötigen Transport
Verschwendung durch zu hohe Bestände
Verschwendung durch unnötige Bewegung
Verschwendung durch vermeidbare Fehler
Verschwendung durch unnötige Suchzeiten
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büro-KaiMuda
Was bedeutet Büro-KaiMuda
Hauptteil
Begriffsklärung:
Kai = ändern, VeränderungMuda = Verschwendung
büro-KaiMuda® bewirkt die schrittweise und nachhaltige Verbesserungen der gesamten Abläufe in Büro und Verwaltung und weckt dauerhaft das Bewusstsein der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Thema Verschwendung.
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büro-KaiMuda
Ziele von Büro-KaiMuda sind u.a.:
Hauptteil
• Dauerhaftes Verschwendungs-Bewusstsein wecken
• Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) am Arbeitsplatz Büro leben
• Verbesserung der Selbstorganisation
• Aufspüren von Fehlern: Zeit und Kosten durch Optimierung ggfs. Reorganisation von Ablaufprozessen einsparen
• Suchzeiten minimieren
• Verbindliche Standards einführen
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büro-KaiMuda
Schritte zur Lösung
Hauptteil
5 Bausteine zur Reduktion von Verschwendung
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büro-KaiMuda
Lösungen: Die 5 Bausteine
Hauptteil
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 1
Hauptteil
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 1: Ziele
Hauptteil
• Optimierung der Selbst- und Büro-Organisation• Bewusstsein für Verschwendung und Verluste
schaffen (Verschwendung und Fehler sind Schätze, die zu heben sind)
• Erkennen lernen, was wertschöpfende und was nicht wertschöpfende Tätigkeiten und Prozesse sind
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 1: Tätigkeiten
Hauptteil
• 5A-Aktion (Aussortieren, Arbeitsplatz säubern, Arbeitsmittel ergonomisch anordnen, Anordnung zum Standard machen, Alle Punkte einhalten und ständig verbessern)
• Weiteres Vorgehen gemeinsam festlegen• Klärung der Frage: „Was wollen wir in welchem
Zeitraum erreichen?“• Einige Wochen nach Ende Level 1 erfolgt die
Auditierung (ggfs. durch die MA selbst)• Bei erfolgreicher Auditierung: Beginn Stufe 2
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 1:
Hauptteil
Wichtig:
Auch der Chef macht mit!
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 2
Hauptteil
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 2: Ziele
Hauptteil
• Fehler aufspüren, Blockaden vermeiden• Wartezeiten verkürzen• Festlegen von verbindlichen Formularen• Einheitliches EDV-Ablagesystem schaffen• Optimierung der Arbeit mit elektronischen
Hilfsmitteln (Outlook, Lotus Notes)• Verkürzung von Suchzeiten durch
Transparenz und Klarheit• Prozess-Bewusstsein schaffen
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Lösungen: Baustein 2: Ziele
Hauptteil
Das Team legt die Standards und Regeln gemeinsam fest und setzt sie um. Dies stellt sicher, dass Standards und Abläufe eingehalten werden.
Nach erfolgreicher Auditierung Schritt zu Baustein 3
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 2: Standards
Hauptteil
Warum Standardisierung?
Ein Standard ist die einfachste, leichteste und sicherste Art, etwas zu tun.
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 2: Standards
Hauptteil
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 3
Hauptteil
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Lösungen: Baustein 3: Ziele
Hauptteil
• Arbeitsprozesse betrachten und Prozessverbesserungen durchführen
Reduzierung der Durchlaufzeiten
Verbesserungen der Schnittstellen
Minimierung von Papier
Vermeidung von Medienbrüchen
• Betroffene zu Beteiligten machen
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Lösungen: Baustein 3: Prozessoptimierung
Hauptteil
Ein Prozess ist dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne das Ergebnis des Prozesses zu verschlechtern.
Das Geniale ist einfach.
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Lösungen: Baustein 4
Hauptteil
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Lösungen: Baustein 4
Hauptteil
• Motivation erzeugen, um die optimalen Prozesse und Verfahren dauerhaft einzuhalten
• Kennzahlen erfassen und grafisch aufbereiten• Entwicklungen aufzeigen• Visuelles Management einführen
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 5
Hauptteil
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büro-KaiMuda
Lösungen: Baustein 5: Ziele
Hauptteil
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernehmen volle Verantwortung und arbeiten flexibel im Team
• Einführung eines Raum- und Mobilitätskonzepts (wenn sinnvoll)
• Prozess ist beendet und trägt sich durch Eigenverantwortung und Erfolgserlebnisse selbst
• büro-KaiMuda® wird zur gelebten Unternehmenskultur
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büro-KaiMuda
Rechnen Sie mit folgenden Ergebnissen
Hauptteil
•Effizienzsteigerung: bis zu 20%
•Einsparung von Flächen: bis zu 50%
•Reduzierung von Suchzeiten: bis zu 30%
•Zeitersparnis: bis zu 40%
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Durchführung
Hauptteil
• Der Kunde legt fest, welche Stufen für seine Situation sinnvoll sind.
• Es müssen also nicht alle 5 Bausteine durchlaufen werden
• Sinnvoll ist es allerdings, mindestens den Baustein 1 und 2 zu durchlaufen
büro-KaiMuda®
wird am Arbeitsplatz durchgeführt, es entstehen keine Kosten für Übernachtung oder Abwesenheit
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Trendletter-Einschätzung:
Schluss
„In vielen Unternehmen dürften durch Lean-Management in der Verwaltung leicht Produktivitäts-Gewinne zu erzielen sein – bis an die 30 Prozent sind möglich. Das Thema wird wichtig, weil ausländische Wettbewerber längst begonnen haben, sich der Lean-Herausforderung zu stellen.
Selbst in Indien gibt es schon Initiativen.“
Aus: Trendletter 10/2004
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büro-KaiMuda
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Schluss
Gerne beantworte ich Ihre Fragen.
Günter Herrmann
LOGOS Learning
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36137 Großenlüder
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