Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz

Ausgabe Februar 02/2010 www.sekretaerinnen-service.de

Nach verschiedenen Stationen im Sekretariat arbeitet unsere Heraus-geberin Doris Bader seit 16 Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

Sekretärinnen SERVICE

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Ausgabe 02/2010

Richtiger Umgang mit persönlichen ProblemenWie verhalten Sie sich, wenn Sie mit Kopfschmerzen in Ihrem Büro sit-zen, private Probleme Sie belasten oder die dunklen, trüben Tage Ihre Lebensfreude mindern? Mit den folgenden Tipps handeln Sie zukünftig bestimmt richtig.

Sie müssen Azubis fordern und fördern,

Kürzlich war eine Auszubildende, die kurz vor den Abschlussprü-fungen stand, für einige Wochen in unserem Team. In einer ruhigen Minute erzählte Sie mir, dass sie in der Abteilung davor 3 Monate lang so gut wie nichts zu tun gehabt und folglich auch nichts gelernt hatte. Man gab ihr nur mal Blätter zum Kopieren oder schickte sie auf irgendwelche Botengänge.

Nach eigenem Bekunden hatte sie diese Situation auch mehrfach bei dem entsprechenden Abteilungs-leiter angesprochen. Dennoch pas-sierte nichts. Auf Seite 4 können Sie nachlesen, zu was das Ausbildungs-unternehmen und zu was Azubis verpflichtet sind.

Ein glückliches Händchen mit Ihren Azubis wünscht Ihnen

Doris Bader Herausgeberin und Chefsekretärin

Selbst-Check: Wie werden Sie wahrgenommen?Ja Nein

Fühlen Sie sich abends total ausgelaugt, weil Sie sich in problembehafteten Phasen extrem anstrengen, damit Ihre „Schwäche“ nicht auffällt?

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Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Kollegen sich an diesen Tagen anders verhalten?

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Wundern Sie sich, warum Ihnen diese dann mit ganz anderem Ton begegnen?

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Glauben Sie an diesen Tagen, dass Ihnen im Büro zusätzlich das Leben schwer gemacht wird oder dass Sie übergangen werden?

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AuswertungJe öfter Sie die Fragen positiv beantwortet haben, desto mehr verken-nen Sie, dass Sie Ihre Probleme doch zum Ausdruck bringen. Allerdings geschieht dies non-verbal. Die Folge: Ihre Kollegen nehmen wahr, dass „etwas mit Ihnen nicht stimmt“. Sie verhalten sich aktuell/seit geraumer Zeit anders, als diese es von Ihnen gewohnt sind.

Kontakt und Internet-Archiv:www.sekretaerinnen-service.de

Benutzername: sekretaerinIhr Passwort ab Februar: energie10

Vielleicht gehören Sie zu der Grup-pe von Angestellten, die heimlich lieber leiden – als offen über Pro-bleme zu sprechen. Schließlich

vertreten Sie die Ansicht, dass „Pri-vates im Büro nicht zu suchen hat“. Falls ja, dann überlegen Sie sich das Folgende.

Unter Umständen bringen Sie man-ches „aggressiver“ zum Ausdruck, als Sie es eigentlich wollen. Ent-sprechend reagieren Ihre Kollegen dann darauf. Schließlich wissen Sie ja nicht, was hinter Ihrem verän-derten Verhalten steckt. Es beginnt unter Umständen ein Teufelskreis,

der zu nachhaltigen Konflikten füh-ren kann.

Wann Reden nicht gut ist Haben Sie bei den vorausgegan-genen Zeilen gedacht: „Nein zu die-ser Gruppe gehöre ich nicht. Wenn

Tipps – nur für Sie

Effektives Gespräche � � Sprechen Sie über Bedrückendes

Recht im Office � � Worauf Sie bei Azubis achten müssen

PC-Top-Tipps � � Excel: Das bringen bedingte Formatierungen

Effektive Chefassistenz �� �� Unter Zeitdruck organisiert arbeiten

TOP-Themen

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es mir – warum auch immer – nicht gut geht, dann sollen es auch alle wissen – und Rücksicht nehmen“? Falls ja, dann lassen Sie einmal Ihren Büroalltag Revue passieren.

Selbst-Check: Sind Sie zufrieden?

Ja Nein

Kommt es vor, dass Ihr Chef bestimmte Aufga-ben eher an eine Kolle-gin gibt als an Sie?

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Fühlen Sie sich nicht ausgelastet mit den Aufgaben, die Sie be-kommen?

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Wundern Sie sich manchmal, warum Sie nicht gefragt/berück-sichtigt werden, wenn es um die Verteilung von interessanten Tätigkeiten/Aufträgen geht?

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Sind Ihre letzten Ge-sprächsversuche ge-scheitert, mehr Gehalt zu bekommen?

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Auswertung:Wenn Sie diese Fragen vorzugs-weise positiv beantwortet haben, wird auf Ihre Probleme Rücksicht genommen – aber mehr als Ih-nen lieb sein dürfte: Da Sie durch Ihr Verhalten signalisieren, dass Sie regelmäßig geschont werden möchten, werden Sie auch nicht mehr gefordert – und gefördert.

Das Problem: Je weniger Sie bereit sind zu leisten, desto mehr gefähr-den Sie Ihre Stellung in Ihrem Team und Ihren Arbeitsplatz. Schließlich kann Ihr Chef ja nicht an jedem Tag volles Engagement von Ihnen erwarten.

Gefragt: Die goldene MitteBestimmt können Sie in Ihrem Bereich einschätzen, …

• wie das Arbeitsklima ist und

• wie viel Interesse Ihr Chef an sei-nen Mitarbeitern zeigt.

Machen Sie davon abhängig, was Sie wem und wie viel Sie von Ihren Problemen erzählen.

Wenn in Ihrem Team ein schlechtes oder sehr sachliches Klima herrscht, dann berichten Sie nur das Nötigste darüber, damit Ihre Kolle-gen verstehen, wenn Sie sich anders als üblich verhalten (z. B. „Mein Mann und ich haben beschlos-sen, getrennte Wege zu gehen. Das belastet mich im Moment natürlich sehr. Bitte haben Sie Verständnis dafür – auch wenn ich mich bemühe Beruf und Privates zu trennen.“).

Haben Sie das Gefühl, dass Ihren Chef nur Ihre Leistung interes-siert, informieren Sie ihn nur über Probleme, die in Kontakt mit Ihrer Arbeit kommen könnten (z. B. „Mein Mutter ist durch Ihren Sturz zum Pflegefall geworden. Kann ich in dieser Woche früher gehen, damit ich intensiv nach einem Pflegeplatz suchen kann?“). Unter Umständen zeigt Ihr Vorgesetzter dann sogar mehr Mitgefühl als Sie erwartet hät-ten!

Herrscht in Ihrem Team ein sehr offener Umgang, dann können Sie ruhig auch ehrlich und in Maßen Ihre Tagesverfassung ansprechen. Aber: Erwarten Sie keine Rücksicht-nahme, sondern sagen Sie, was Sie gegen Ihren Zustand tun kön-nen/möchten (z. B. „Mensch, heute schlägt mir dieses düstere Wetter wieder ziemlich aufs Gemüt. Ich glaube, ich nutze die Mittagspause, um ein bisschen frische Luft und Tageslicht zubekommen.“).

Wissen Sie, dass Ihr Chef Verständ-nis für persönliche Schwierigkeiten hat, dann erzählen Sie ihm kurz davon. Er kann dann nicht nur Ihr Verhalten besser einschätzen, son-dern wird mit Sicherheit auch Rück-sicht im Hinblick auf Ihre Arbeits-aufträge nehmen. Doch auch hier gilt:

• Überspannen Sie das Verständnis Ihres Vorgesetzten nicht.

• Machen Sie nicht aus jeder Mücke (z. B. leichte Kopfschmerzen) einen Elefanten (z. B. „Heute geht

n

es mir wieder nicht gut. Das muss ich gleich meinem Chef sagen.“).

• Legen Sie Ihrem Vorgesetzten immer bei umfassenderen Pro-blemen dar, wie lange Sie Rück-sichtnahme benötigen und wie Sie selbst die Situation wieder in Griff bekommen möchten (z. B. „Ausgerechnet jetzt, wo der Quar-talsschluss bevorsteht, sind beide Kinder krank. Heute kann ich sie nicht alleine lassen. Ich habe aber schon mit meiner Mutter telefo-niert. Sie wird die Pflege ab mor-gen übernehmen.“).

Wenn Sie diese Regeln beachten, werden Sie merken, dass es auch gut tun kann, über bestimmte per-sönliche Probleme zu sprechen.

Checkliste: Das sollten Sie unbedingt vermeiden

Ok

Arbeiten Sie nicht mit Notlü-gen, um das eigene Problem zu verstecken.

4

Jammern/lästern Sie nicht im Kreise Ihrer Kollegen.

4

Nutzen Sie private Probleme nicht, um vorrangig damit einen beruflichen Vorteil zu erzielen (z. B. mehr Gehalt)

4

Lassen Sie Ihren Unmut/Lau-ne nicht an Ihren Kollegen aus.

4

Gehen Sie nicht zu Ihren Kol-legen, wenn Sie emotionale Unterstützung benötigen – außer diese sind zugleich mit Ihnen befreundet.

4

DownloadBestens für vorbereitetNun beginnt wieder die Mes-sezeit. Im aktuellen Download (www.sekretaerinnen-service.de ➜ Downloads ➜ Downloads für Abonnenten) finden Sie eine eine Checkliste für die Messevorberei-tung. Ihre aktuellen Zugangsdaten finden Sie wie gewohnt im Kasten auf Seite 1 unten links.

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Wenn Sie mit Ihren Arbeitsalltag – aus welchen Gründen auch immer – nicht zufrieden sind, haben Sie prinzipiell � Handlungsmöglich-keiten:

�. Nehmen Sie es einfach hin, weil Sie wissen, dass sich in abseh-barer Zeit so und so automatisch etwas ändern wird (z. B. weil Ihr Chef in den Ruhestand geht, ihr nervender Kollege auf seinen Aufstieg hinarbeitet oder Ihnen ein Einzelbüro zugesagt worden ist).

2. Sprechen Sie offen im persön-lichen Gespräch an, was Sie bedrückt.

�. Suchen Sie sich eine alternative Beschäftigungsmöglichkeit, weil Sie wissen, dass Sie an der aktu-ellen Situation nichts ändern können.

Begeben Sie sich auf keinen Fall in die „innere Emigration“. Sie zerstö-ren so …

• nicht nur Ihre Lebensfreude und Ihr Selbstwertgefühl,

• sondern unter Umständen auch Ihre Art aufzutreten und damit wohlwollende Meinungen über Sie.

Wechseln Sie Ihren BlickViele Probleme resultieren daraus, dass wir selbst bestimmte Vor-urteile besitzen – und diese auch nicht ändern möchten. So hängt nach Ansicht des Hamburger Psy-chologieprofessors Friedemann Schulz von Thun beispielsweise die Aufnahme einer Aussage stark davon ab, wie der Angesprochene die Antwort hört. Versuchen Sie sich doch einmal in der untenstehenden Tabelle wiederzufinden.

Haben Sie Ihre Hörweise gefunden? Überlegen Sie sich, ob die Ursache für die bedrückende Situation in der Art liegt, wie jemand mit Ihnen spricht. Falls dies zutrifft, versuchen Sie die Empfehlung umzusetzen, die Sie im 4-Ohr-Modell finden (Ausga-be Sekretärinnen-Service 01/2010, oder auch im Internet unter www.sekretaerinnen-service.de/Heft-archiv 2010).

Empfinden Sie hingegen die Art und Weise bedrückend, wie sich jemand Ihnen gegenüber verhält, dann liegt es vielleicht daran, dass …

• Ihrem Gegenüber nicht bewusst ist, wie Sie ihn und seine Verhal-tensweise wahrnehmen oder

• Sie die Situation in Verbindung mit früheren Erfahrungen sehen.

Bevor Sie sich also wieder über das Verhalten Ihres Kollegen, Chefs oder

Kunden ärgern, überlegen Sie sich, ob einer der beiden oben genannten Punkte – oder sogar jeder – zutrifft.

• Sprechen Sie Ihren Gegenüber auf Ihre Wahrnehmung an – aller-dings so, dass dieser es nicht als Angriff auf seine Person wertet (z. B. „Können Sie bitte die Akten-ordner, die ich wieder aufräu-men soll, auf diesen Tisch legen. Immer wenn Sie sie mir auf den Schreibtisch knallen, erschrecke ich mich, weil ich gerade gedank-lich mit etwas anderem beschäf-tigt bin.“).

• Abhängig von der jeweiligen Situ-ation ist es auch hilfreich, die Beweggründe Ihres Gegenübers kennenzulernen. Fragen Sie ihn also danach (z. B. „Gibt es Gründe, warum Sie mir gestern nichts von Ihrem Meeting mit Herrn Kraus erzählt haben?

Mit dieser Vorgehensweise erlebt Sie Ihr Gegenüber sehr viel selbst-bewusster und souveräner – und Sie werden sich befreiter fühlen, da Sie die Situation nicht mehr so bedrückt. n

Sprechen Sie über BedrückendesSchön wäre es, wenn wir jeden Tag mit gleicher Freude zur Arbeit gehen könnten – und abends wieder zufrieden nach Hause. Das Gegenteil ist aber die Regel – wie repräsentative Umfragen unter Mitarbeitern immer wieder aufzeigen.

Effektive Gespräche

�1. Deutscher Assistentinnen- und Sekretärinnen-TagÄrgern Sie sich oft, dass Ihr Chef Ihre Anliegen nicht Ernst zu nehmen scheint, dass Ihre Kollegen Ihre Anfragen häufig nicht rechtzeitig beantwor-ten oder das einige Geschäftspartner Sie nur als „Tippse“ wahrnehmen?

Dann trainieren Sie Ihre berufliche Präsenz, Ihr Charisma und Ihre Aus-strahlung sowie Ihre charmante Schlagfertigkeit für schnelle, spon-tane und sichere Kommunikation am Arbeitsplatz auf dem ��. Deut-schen Assistentinnen- und Sekretärinnen-Tag 20�0.

Sie haben die hier die Möglichkeit zu einem individuellen Training im Rahmen unseres Workshopangebotes: Wählen Sie sich die Kurse aus, die Sie am meisten interessieren.

Sie kommen hoch motiviert zurück – das beweist das Feedback der Teil-nehmerInnen aus den vergangenen Jahren. So überzeugen Sie mit Ihren Ideen und erreichen Ihre beruflichen Ziele!

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So erschöpft sich die Ausbildung nicht in der bloßen Vermittlung des Prüfungsstoffs für die Abschluss-prüfung. Vielmehr müssen Sie und Ihre Kollegen die Azubis mit den täglichen Betriebsabläufen ver-traut gemachen.

Erlaubt: Alle im Rahmen des Berufsbildes üblichen Arbeiten – wie beispielsweise Wartungs-, Pflege- und Reinigungsarbeiten – dürfen Sie und Ihre Kollegen dem Auszubildenden übertragen.

Unzulässig: Berufsfremde Tätig-keiten oder das grundsätzliche Erledigen von Besorgungen, die

mit dem gewöhnlichen Arbeitsall-tag nichts zu tun haben, sind nicht erlaubt!

Zur Mehrbeschäftigung darf ein Azubi nur dann herangezogen wer-den, wenn auch der Ausbilder zur gleichen Zeit tätig und vor Ort ist.

Außerdem muss Ihr Azubi für die Zeit des Schulbesuchs und für die Teilnahme an Prüfungen freige-stellt werden. Auf der anderen Seite haben Sie das Recht zu kontrollie-ren, ob Ihr junger Mitarbeiter tat-sächlich auch am Berufsschulunter-reicht teilgenommen hat.

Das können Sie erwartenAuszubildende sind verpflichtet …

• die ihm im Rahmen ihrer Aus-bildung übertragenen Aufgaben sorgfältig auszuführen,

• an Ausbildungsmaßnahmen (Be-rufsschule, Prüfungen etc.) teilzu-nehmen,

• den ihnen erteilten Weisungen zu folgen,

• die am Arbeitsplatz geltende Ord-nung zu beachten und

• über Geschäfts- und Betriebs-geheimnisse Stillschweigen zu bewahren!

Bei Beendigung des Ausbildungs-verhältnisses hat der Auszubilden-de einen Anspruch auf ein schrift-liches Arbeitszeugnis.

Der Autor: Dr. Christoph Roos ist Fachan-walt für Arbeitsrecht und Sozialrecht.

Worauf Sie bei Azubis achten müssenIhnen ist natürlich klar, dass Auszubildende keine gewöhnlichen Mitar-beiter sind und eine besondere Stellung im Betriebsablauf einnehmen. Doch ist Ihnen auch bewusst, dass das Ausbildungsverhältnis für beide Seiten Rechte und Pflichten beinhaltet?

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Übersicht: Ende der AusbildungszeitGrund-sätzlich

Das Ausbildungsverhältnis endet mit Ablauf der Ausbildungszeit – auch dann, wenn die Ab-schlussprüfung erst später erfolgt. Besteht ein Azubi die Abschlussprüfung bereits vorher, so en-det die Ausbildungszeit mit Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses.

nicht bestandene Prüfung

Der Azubi hat einen Anspruch auf Verlängerung des Ausbildungsverhältnisses bis zur nächstmög-lichen Wiederholungsprüfung – maximal jedoch um ein Jahr. Eine konkrete Frist zur Geltendmachung des Verlängerungsanspruchs besteht nicht. Allerdings muss die Verlängerung nach Ablauf des Ausbildungsvertrags unverzüglich geltend gemacht werden.PRAXIS-TIPP: Es besteht keine Pflicht zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses nach der Been-digung der Berufsausbildung!

Probezeit Während der Probezeit (min. 1 Monat, max. 4 Monate) kann der Ausbildungsvertrag ohne Einhal-ten einer Kündigungsfrist und ohne Angabe von Gründen von beiden Seiten gekündigt werden. Nach Ablauf der Probezeit kann dem Azubi nur noch aus wichtigem Grund (außerordentlich) gekündigt werden! Die Kündigungsgründe sind im Kündigungsschreiben detailliert anzugeben! Wenn der Azubi seine Berufsausbildung aufgeben möchte oder sich für eine andere Berufstätig-keit ausbilden lassen will, so kann er nach der Probezeit mit einer Frist von 4 Wochen des Ausbil-dungsverhältnis kündigen.

Kündigung Verstößt der Azubi gegen seine Pflichten oder liegen andere Kündigungsgründe vor, so kann das Ausbildungsverhältnis auch durch schriftliche Erklärung der Kündigung erfolgen.Einmalige Verfehlungen reichen hier in der Regel aufgrund der besonderen Situation des Ausbil-dungsverhältnisses nicht aus. Es muss vielmehr zu wiederholten Pflichtverletzungen seitens des Azubis gekommen sein, die eine Fortsetzung des Ausbildungsverhältnisses unzumutbar machen.PRAXIS-TIPP: Der minderjährige Azubi kann weder selbst kündigen noch kann ihm gegenüber gekündigt werden! Die Erklärung ist vielmehr seinen gesetzlichen Vertretern, also in der Regel den Eltern, zu übermitteln!Soweit ein Betriebsrat besteht, ist der Betriebsrat bei jeder Kündigung als auch bei jeder Einstel-lung einzubeziehen.

Recht im Office

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PC-Top TIPPS

Das bringen bedingte FormatierungenExcel kann bestimmte Werte oder Texte automatisch in einem von Ihnen gewünschten Stil formatieren. Mit dieser „bedingten Formatierung“ sparen Sie sich Zeit und Mühe und sorgen in Ihren Tabellen für ein einheitliches Aussehen.

Im nachfolgenden Beispiel soll Excel das Wort „Soll“ immer in Rot schreiben. Dazu müssen Sie so vor-gehen:

�. Markieren Sie zunächst die Zel-len, in denen die automatische Formatierung gelten soll. Sie haben hier die Wahl zwischen ganzen Spalten oder individuell von Ihnen ausgewählten Zellen.

2. In Excel 2007 klicken Sie in das Register Start. Dort finden Sie auf der rechten Seite den Schalter Bedingte Formatierung (* Abb. �).

�. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil und markieren Sie im nach-folgenden Dialog den Eintrag

Regeln zum Hervorheben der Zellen.

�. Wählen Sie dann Textinhalt (* Abb. 2).

�. Im nachfolgenden Dialog geben Sie das Wort „Soll“ in das Ein-gabefeld ein. Aus dem rechten Listenfeld wählen Sie benutzerdefi-niertes Format (* Abb. �).

6. Im Register Schrift verändern Sie nun die Farbe auf den gewünsch-ten Wert (* Abb. �).

7. Verlassen Sie die Dialoge.

Wenn Sie nun das Wort „Soll“ in eine so formatierte Zelle schreiben, erscheint das Wort im gewünsch-ten Format. n

Zeilen und Spalten vertauscht? Kein Problem!Sie haben eine neue Tabelle angelegt. Dann stellen Sie aber fest, dass es besser wäre, die Darstellung zu ändern: Was aktuell in Zeilen ange-ordnet ist, sollte besser in Spalten stehen.

Das ist für Excel generell kein Pro-blem und lässt sich insbesondere in Excel 2007 sehr elegant und schnell korrigieren.

�. Markieren Sie die Zellen, die Sie anders anordnen wollen. Es muss sich nicht notwendi-gerweise um eine vollständige Spalte oder Zeile handeln.

2. Mittels <Strg>+<C> kopieren Sie den Inhalt in die Zwischen-ablage.

�. Klicken Sie auf das Register Start.

�. Im Abschnitt Zwischenablage kli-cken Sie einmal auf den Pfeil unter Einfügen und wählen dort das Kommando Transpo­nieren (* Abb. �).

Excel fügt jetzt den Inhalt in der gegensätzlichen Ausrichtung wie-der an die Stelle ein, die Sie wün-schen. Was also einmal als Spalte formatiert war, wird nun zu einer Zeile und umgekehrt (* Abb. 6). n

Excel

* Abb. 1:Nutzen Sie das Kommando Bedingte Formatie-rung aus der Rubrik Start.

* Abb. 2:Entscheiden Sie sich dann für Textinhalt.

* Abb. 3:Mit dem benutzerdefinierten Format können Sie die Formatierung an das gewünschte Ergebnis anpassen.

* Abb. 4:Es stehen Ihnen fast alle Textformatierungen zur Verfügung.

Excel

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PC-Top TIPPS

Wenn Sie mit Dezimalwerten arbei-ten und diese ordentlich am Dezi-malkomma ausrichten wollen, suchen Sie vergeblich nach einer entsprechenden Funktion. Sie müs-sen folglich die Zahlen mit einem benutzerdefinierten Format aus-statten, um die Ordnung wieder herzustellen.

�. Markieren Sie zunächst die Zel-len mit den Werten.

2. In Excel 2007 führen Sie die Tas-tenkombination <Strg>+<1> aus, um sich den Dialog zum Forma-tieren von Zellen auf den Bild-

schirm zu rufen.

�. Im Register Zahlen wechseln Sie im Listenfeld zum Eintrag Benut-zerdefiniert.

�. In das Feld Typ geben Sie ein: „0,???“. Jedes Fragezeichen steht dabei für eine Nachkommastel-le, die bei der Sortierung berück-sichtigt werden soll (* Abb. 7).

�. Schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf OK.

Die Werte werden nun untereinan-der anhand des Dezimalkommas ausgerichtet (* Abb. 8). n

Alles in Reih und GliedMit einem benutzerdefinierten Zahlformat können Sie die Optik der Tabelle verbessern und Zahlwerte an einem gesetzten Komma aus-richten.

Excel �007

Meist geht das dann so schnell, dass die Markierung zu umfangreich und ungenau wird. Sie müssen also zunächst erst noch korrigieren. Mit dem folgenden Trick setzen Sie gezielt eine umfangreiche Markie-rung.

�. Klicken Sie mit der Maus an der Stelle in den Text, an der die Markierung beginnen soll.

2. Halten Sie die Taste <Umschalt> gedrückt.

�. Blättern Sie zum Ende der gewünschten Markierung und klicken Sie bei gedrückter Taste erneut in den Text.

Die Markierung umfasst nun ex-akt den von Ihnen gewünschten Bereich. n

Umfangreiche Texte leicht markiertSie kennen das: Wenn Sie einen Textbereich markieren wollen, der umfangreicher als der aktuelle Bildschirmausschnitt ist, beginnt das Bild zu „laufen“.

Word

In Ihrer nächsten Ausgabe 0�/10

BWL/Personalmanagement Was Sie über Quartalsabschlüsse wissen müssen

Moderne Korrespondenz Briefen Sie richtig?!

Tipps nur für Sie Lassen Sie sich nicht auspowern

Effektive Gespräche Wie Sie wirklich Hilfe bekommen

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* Abb. 6:Aus senkrechter wird eine horizontale Anordnung – dank Transponieren.

* Abb. 5:Mit der Funktion Transponieren korrigieren Sie schnell eine falsche Ausrichtung in Excel.

* Abb. 7:Mit diesem Format ordnen Sie die Werte akkurat nach dem Dezimalkomma aus.

7www.sekretaerinnen-service.de

PC-Top TIPPS

Es kommt immer wieder einmal mal vor, dass Sie eine umfangreichere Textpassage oder eine Grafik mehr-fach in ein Dokument einfügen müssen. Dazu können Sie sich der Funktion des Suchens und Erset-zens bedienen. Das geht so:

�. Markieren und kopieren Sie die Grafik oder die Textpassage, die Sie häufiger benutzen wollen. Sie landet damit in der Zwischenab-lage.

2. Im Register Start klicken Sie auf Ersetzen.

�. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. In das Feld Ersetzen durch tragen Sie „^c“ ein (* Abb. 9).

�. Führen Sie nun die Suche aus.

Wenn Sie Ersetzen wählen, wird der Inhalt der Zwischenablage genutzt und Sie können Ruck-zuck die wie-derkehrenden Inhalte einbauen. n

Schneller Grafiken/Texte einfügenAuch langjährige Nutzer von Office-Programmen werden von den Mög-lichkeiten des Programms immer wieder erstaunt. Eine besonders ver-blüffende Funktion lesen Sie hier.

Word

Unter Umständen kann es helfen, die Grafik in ihre Einzelbestandtei-le zu zerlegen. Üblicherweise setzt sich eine solche Zeichnung aus ver-schiedenen Figuren zusammen, die dann zu einer Grafik verschmolzen wurden. Sie müssten also nur die Gruppierung aufheben, um die Ele-mente bearbeiten zu können. Dazu gehen Sie so vor:

�. Klicken Sie die Grafik mit der Maus an, sodass sie markiert ist.

2. In Word 2007 wird dann eine zusätzliche Leiste Bildtools sicht-bar.

�. Klicken Sie auf Gruppieren und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag Gruppierung aufheben.

Probieren Sie nun, ob sich das Ele-ment bearbeiten lässt. Wenn Sie die Zeichnung lediglich drehen wollen, gruppieren Sie die gerade gelösten Elemente einfach wieder. Sie gehen dabei wie so oben gezeigt vor.

Das hilft auchKommen Sie auf die oben darge-stellte Weise nicht zum Ziel, kön-nen Sie die Zeichnung ganz in ihre Bestandteile zergliedern. Allerdings ist die Funktion etwas versteckt. Nutzen Sie die Möglichkeit des aktuellen Office-Pakets, sich sol-che Funktionen in die sogenannte Schnellstartleiste zu integrieren.

�. Klicken Sie auf Start.

2. Im nachfolgenden Dialog kli-cken Sie auf Word-Optionen.

�. Klicken Sie auf Anpassen.

�. Aus dem Listenfeld Befehle aus-wählen entscheiden Sie sich für den Eintrag Alle Befehle.

�. Suchen Sie in der Liste nach dem Eintrag Grafik auflösen und klicken Sie auf Hinzufügen (* Abb. �0).

6. Damit wird die Schaltfläche für diesen Befehl der Symbolleiste hinzugefügt. Sie können also nun den Dialog verlassen.

Wenn sich Zeichnungen nicht drehen lassenSie haben aus der Clipart-Sammlung von Office eine Grafik eingebun-den, die sich aber nicht drehen lässt? Das kann am komplexen Aufbau der Zeichnung liegen. Probieren Sie es mit unseren Tipps.

Word

* Abb. 8:So sieht das schon besser aus: die Werte am Komma ausgerichtet.

* Abb. 9:Mit diesem Steuercode wird beim Suchen und Ersetzen in Word der Inhalt der Zwischenablage verwendet – egal, was sich darin befindet.

Leser-HotlineSie haben eine Frage rund um Word, Excel, Powerpoint & Co? Ihr Computer macht ein-fach nicht das, was Sie wollen? Ärgern Sie sich nicht länger sondern nutzen Sie unseren exklusiven Service für Abonnenten!

Unser Experte Stephan Lamprecht, Autor der PC-TopTIPPS und zahlreicher Fachbü-cher, beantwortet Ihre Fragen. Er hilft Ihnen gern und erarbeitet gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, damit Sie schneller vorankommen.

Als Abonnentin vom Sekretärinnen SERVICE ist dieser Service 100% GRATIS für Sie!

Sie erreichen unsere Hotline telefonisch jeden Mittwoch von �0:00 bis �2:00 Uhr unter

0��02 2008�2sowie jederzeit per E-Mail unter

hotline@pc-easy.org.

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PC-Top TIPPS

Da die Zeichenfunktionen in Word durchaus für einfache Business-zeichnungen ausreichen, ist das ist gar nicht notwendig:

• Zeichnen Sie die gewünschte Figur innerhalb des Dokuments.

• Klicken Sie mit der rechten Maus-taste darauf.

• Aus dem Kontextmenü entschei-den Sie sich für den Eintrag Text hinzufügen. Jetzt bauen Sie nur noch den gewünschten Text ein. n

Versehen Sie Auto-Form mit TextWenn Sie ein Flussdiagramm oder eine einfache Organisationszeichnung mit Word erstellen wollen, müssen Sie auch mit den Beschriftungen der Objekte arbeiten. Die meisten Anwender statten dann die Zeichnungs-elemente zusätzlich mit Textfeldern aus.

Sie haben damit ein Werkzeug zur Hand, mit dessen Hilfe Sie auch komplexe Zeichnungen in die Bestandteile zerlegen können.

Sorgen Sie vorAllerdings müssen Sie aufpassen, dass Sie nach dem Zergliedern der Zeichnung nicht aus Versehen ein Bestandteil der Grafik löschen oder verschieben. Damit könnten Sie die Zeichnung selbst ruinieren. Sie ver-meiden dies wie folgt:

�. Markieren Sie die Grafik durch einfaches Anklicken.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste nun auf den Befehl für das Auflö-sen der Grafik. Daraufhin werden Sie zahlreiche einzeln markier-te Elemente auf der Zeichnung bemerken.

�. Aus der Symbolleiste für Bilder entscheiden Sie sich erneut für das Kommando Gruppieren.

Jetzt sollte sich die Zeichnung auch drehen lassen. n

Auf Wunsch können Sie die Auto-renbezeichnung auf Ihren Bedarf anpassen. Häufig ist das notwen-dig, weil sich der Benutzername aus dem unternehmensinternen Kürzel zusammensetzt.

Gehen Sie zur Anpassung des Auto-rennamens für zukünftige Doku-mente so vor:

�. Klicken Sie auf den Schalter Start.

2. Wählen Sie Wo­rd-Optio­nen aus.

�. Wechseln Sie in den Abschnitt Häufig verwendet. Dort finden Sie die Personalisierungsoptionen. Tragen Sie hier den gewünschten Namen und die Initialen ein.

�. Verlassen Sie den Dialog (* Abb. ��).

Für externe Nutzer ist jetzt leicht nachvollziehbar, wer sich tatsäch-lich dahinter verbirgt. n

Jeder Autorenname lässt sich ändernAngenommen, auf dem Namen Ihres Chefs basieren in Word zahlreiche Informationen (Dateiüberarbeitungen, Kommentare) – und Sie sollen diese Texte nun an Kollegen oder an Geschäftspartner weiterleiten. Wie erkennen die Empfänger nun, dass allein Ihr Chef dahinter steckt?

* Abb. 10:Legen Sie sich zunächst die Funktion „Grafik auflösen“ in der Schnellstartleiste ab. So können Sie später eine Zeichnung doch noch zur Bear-beitung zwingen.

* Abb. 11:In den Optionen von Word ändern Sie den Namen des Benutzers für zukünftige Dokumente ab.

Word

Herausgeber: GWI Gesellschaft für Wirtschafts-information GmbH & Co. OHG, Römerstraße 4, 86438 Kissing, Tel.: 08233 23-7850, Fax: 08233 23-7860, E-Mail: service@gwi.deInternet: www.sekretaerinnen-service.deGeschäftsführung: Christian Rose, Dr. Heinz WeinheimerRedaktion: Dr. Jutta Gröschl (Chefredakteurin, V.i.S.d.P.), Doris Bader (Herausgeberin), Stephanie Twele (Objektlei-tung), James M. Croft, Stephan Lamprecht, Dr. Christoph Roos (Fachautoren)Layout/Satz: Medien-Print and More, MayschoßAlle Angaben in Sekretärinnen SERVICE wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers. Erscheinungsweise monatlich.ISSN: 1861-6933

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„Als“ oder „wie“ – das giltHeißt es „größer wie“ oder „größer als“? Diese Frage beschäftigt viele Sekretärinnen und Assistenten. Manche greifen automatisch zu einer Variante. Dabei ist laut Duden nur eine Lösung erlaubt!

Demnach muss nach der ersten Steigerungsform eines Adjektivs (Komparativ) generell immer „als“ stehen (z. B. größer/schneller/bes-ser als). Dies gilt auch, wenn Sie es von Ihrem Sprachgefühl her anders gewöhnt sind (falsch ist: Es gibt größere Probleme, wie wir gedacht hatten).

Ebenso klar ist die Duden-Nachfol-geregelung für die Wörter „anders“, „keiner“, „niemand“, „nichts“ und „umgekehrt“. Auch hierauf muss immer ein „als“ folgen.

• Niemand anderes als er war zu dieser Zeit am besagten Ort.

• Diese Situation verursacht nichts als Ärger.

In diesen Fällen kommt vor „als“ ein Komma Leitet „als“ einen Nebensatz ein, steht ein Komma, da das Wort in dieser Form als Konjugation (Bin-dewort) angesehen wird (z. B. Er tut so, als ob er nichts von der Situa-tion wissen würde). Gleiches gilt,

wenn Sie die Wortkombination „als dass“ verwenden (z. B. Die Angele-genheit ist zu wichtig, als dass man sie liegen lassen könnte.)

Die freie Wahl, ob Sie ein Komma setzen oder nicht, haben Sie dage-gen in folgenden Fällen: „Als“ …

�. leitet eine Wortgruppe inklusi-ve Infinitiv ein (z. B. Es ist bes-ser noch abzuwarten[,] als vor-schnelle Schlüsse zu ziehen.).

2. erscheint in einem erklärenden Beisatz (z. B. Herr Meyer[,] als Vertreter von Herrn Schmidt[,] erläuterte den Anwesenden die Geschäftsdaten./Als Vertreter von Herrn Schmidt, erläuterte (...) die Geschäftsdaten.)

PRAXIS-TIPP: Anhand der 2. Form können Sie sehen, dass das, was grammatikalisch korrekt ist, nicht unbedingt gut lesbar ist. Überlegen Sie sich daher immer, ob Sie Ver-schachtelungen nicht durch mehre-re kurze Sätze auflösen können (z. B. Herr Meyer erläuterte (...). Er ist der Vertreter von (...).). n

Fit im Office

Lösung:�. Übung:

So wie der oben stehende Brief verfasst ist, klingt er automatisiert, langweilig und anbiedernd.

Ihr Ziel sollte es aber stets sein, …

• eine individuelle Ansprache auf gleicher Augenhöhe sicherzustel-len,

• den Empfänger für die Anliegen Ihres Unternehmen zu gewinnen und

• ihm in wenigen Worten klar und deutlich das zu sagen, was Sie möchten sowie

• den Kontakt nachhaltig zum Wohle Ihres Unternehmens auszubauen.

Besser klingt daher folgendes Schreiben:

Guten Tag Frau Klein,

schön, dass Sie sich für unsere neu-este Kollektion (…) interessieren.

Heute erhalten Sie unseren aktu-ellen Katalog sowie verschiedene Sonderangebote. Aufgrund unseres Telefonats glaube ich, dass Sie auch hier fündig werden könnten.

Haben Sie noch Fragen? Dann rufen Sie doch bitte unsere Serviceab-teilung an. Sie ist von montags bis freitags in der Zeit zwischen 8:00 und 20:00 Uhr erreichbar.

Hier können Sie Ihr Wissen testen Mit Sicherheit lesen Sie mit groß-em Interesse Hinweise zu besseren Briefformulierungen, zur korrekten Rechtschreibung und Grammatik-anwendung sowie zu den DIN-Vorgaben. Auf Dauer können Sie Ihren Schreibstil jedoch nur dann verbessern, wenn Sie regelmäßig üben.

�. Übung: Verbessern Sie folgenden Brief

Sehr verehrte Frau Klein,

bezugnehmend auf unser Telefo-nat sende ich Ihnen in der Anlage unseren Katalog.

In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben, verbleibe ich …

Was Sie verbinden könnenBei manchen Wortgefügen (z. B. Baden-Württemberg, Arbeiter-Unfall-versicherung, E-Mail) setzen Sie mit Sicherheit ohne Nachzudenken einen Bindestrich. Mit den folgenden Regeln sind Sie auch zukünftig in allen anderen Fällen sicher.

So müssen Sie auf jeden Fall einen Bindestrich setzen, wenn Sie …

• ein Wort mit einer Abkürzung (z. B. UNO-Gebäude, UV-bestrahlt) oder einer Zahl (z. B. 4-Tonner, 100-pro-zentig) verbinden,

• eine Nachsilbe mit einem Buch-staben (z. B. zum x-ten Mal) oder

eine solche Kombination mit einem weiteren Wort (z. B. das 68er-Jahr) kombinieren,

• in einem Gefüge mindestens ein Wort substantivisch verwenden (z. B. das In-den-Tag-hinein-leben oder das Entweder-oder-Verhal-ten). n

DIN – kurz & bündig

Flotte Feder

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So gilt für die Anrede und Schluss-formel in Großbritannien …

• Dear Sir, Dear Sirs/Dear Madam, Dear Mesdames – wenn alle Adressaten Männer bzw. Frauen sind,

• bei Unbekannten: Dear Sir/Madam bzw. Dear Sir or Madam und zum Abschluss: Yours faithfully,

• bei bekannten Empfängern Dear Mr Smith, Dear Ms Smith, Messrs Smith and Jones und zum Abschluss: Yours sincerely.

In den USA werden als Anrede-formen …

• Dear Sir, Dear Sirs/Gentlemen bzw. Dear Madam, Dear Mesdames (wenn alle Adressaten Männer bzw. Frau-en sind),

• Dear Sir/Madam bzw. Dear Sir or Madam bei Unbekannten und

• Dear Mr. Smith, Dear Ms. Smith, Messrs. Smith and Jones bei bekannten Empfängern verwandt.

Die Abschlussformel lautet immer Yours truly.

Wann Sie wo Zeichen setzenEnglische Briefe kennen � Formen der Interpunktion:

�. Open Punctuatio­n: keine Zei-chensetzung am Ende der Zeilen in der Adresse bzw. nach der Anrede und nach der Schlussformel

2. Clo­sed Punctuatio­n: Ein Komma wird …

• hinter jeder Zeile der Adresse bis auf die vor der Postleitzahl,

• hinter der Anrede (in den USA Doppelpunkt) und

• nach der Schlussformel gesetzt.

�. Mixed Punctuatio­n: keine Zei-chensetzung am Zeilenende in der Adresse.

• Ein Komma (UK)/Doppelpunkt (USA) wird hinter der Anrede gesetzt.

• Ein Komma wird nach der Schluss-formel gesetzt.

Sie haben zwar die freie Auswahl, aber wenn Sie es perfekt machen möchten, dann nutzen Sie die Closed Punctuation für Briefe nach Großbri-tannien und die Mixed Punctuation für die in die USA.

Die Absatzformate geltenEnglische Briefe kennen � verschie-dene Blockformate.

1. Full Blo­ck Fo­rmat: Alle Zeilen beginnen linksbündig. Absätze wer-den nicht eingerückt.

2. Mixed Blo­ck: Das Datum und die Schlussformel beginnen zentriert. Alle weiteren Zeilen sind linksbün-dig. Die Absätze werden nicht ein-gerückt.

3. Semi-Blo­ck: Das Datum und die Schlussformel beginnen zentriert. Alle weiteren Zeilen sind linksbün-dig.

Auch hier haben Sie zwar prinzi-piell die freie Wahl. Am besten ist es aber, sich nach dem Briefformat Ihres Korrespondenzpartners zu richten.

Beachten Sie auch dasDa inzwischen jedoch die E-Mail fast – wenn auch noch nicht ganz – die schriftliche Korrespondenz im englischsprachigen Raum domi-niert, halten Sie unbedingt die nachfolgenden Regeln ein.

Das macht einen englischen Brief ausEine DIN für Briefe gibt es im englischsprachigen Raum nicht. Es gibt aber typische Merkmale hinsichtlich der Anredeform und des Formats. Auf diese empfiehlt es sich zu achten.

�. Schreiben Sie nie etwas in einer E-Mail, was Sie nicht auch in einem Brief verfassen würden.

2. Alles was Sie schreiben und ver-schicken, kann von Personen weitergeleitet, gespeichert und gedruckt werden, für die es nie gedacht war. Versenden Sie also nichts, was gegen Sie oder jemanden anderen spricht.

�. Seien Sie äußerst sorgfältig, wenn Sie eine E-Mail weiterleiten wol-len. Falls Sie unsicher sind, wie der ursprüngliche Sender der E-Mail verfahren würde, unter-lassen Sie es.

�. Halten Sie Ihre Nachricht sach-lich. E-Mails können leicht miss-verstanden werden, weil wir ohne die Orientierung von Ton (der Stimme) und Körpersprache aus-kommen müssen.

�. Schreiben Sie nicht alles groß, denn das wird als SCHREIEN wahrgenommen. Wenn sie aller-dings alles durchgehend klein-schreiben, wird man das als Faul-heit Ihrerseits auffassen, auch weil es die Leserlichkeit Ihres E-Mails erschwert.

6. Schreiben Sie klar strukturierte Nachrichten mit einer Betreffzei-le (subject line), die dem Empfän-ger ausreichend Information zum Abspeichern und Wiederfinden gibt.

7. Erwarten Sie keine sofortige Antwort. E-Mails mögen schnell verschickt werden – der Emp-fänger hat vielleicht aber keine Gelegenheit, Ihre E-Mail sofort zu lesen und zu bearbeiten. Ihre Ungeduld und die Wiederversen-dung einer Mail könnte der Emp-fänger auch leicht – wenn auch von Ihnen unbeabsichtigt – als Druck empfinden.

8. Opfern Sie Ihre Genauigkeit nicht der einer vermeintlichen Effizi-enz.

Business English

Sekretärinnen SERVICE

11www.sekretaerinnen-service.de n

Ein typischer Fall von Fremdbe-stimmung, die im Sekretariat zeit-weise bis zu 70 % beträgt. Sie als Sekretärin/Assistentin müssen also vor allem …

• flexibel sein,

• souverän auf Veränderungen rea-gieren und

• die Zeit im Griff haben – nicht nur die eigene.

Gleich wie hektisch es auch zuge-hen mag, lassen Sie sich immer fol-gende W-Fragen beantworten:

• Wer?• Was?• Wozu?• Mit wem?• Wie? (in welcher Form?) • Bis wann? (mit exaktem Zeit-

punkt)

PRAXIS-TIPP: „Eilt“ und „dringend“ sind hier nicht zulässig. Denn jeder verbindet damit andere Zeitkrite-rien.

Die Autorin: Irmtraud Schmitt ist Fach-autorin und Trainerin.

Unter Zeitdruck organisiert arbeitenKommt Ihnen folgende Situation bekannt vor? Ihr Vorgesetzter bittet Sie morgens beim Betreten des Büros, ihm eine „spontane“ Geschäfts-reise zu buchen. Zeit hierfür bleibt Ihnen nicht viel – sein Abflug soll schon am Nachmittag sein!

Übersicht: So wahren Sie Ihre RuheWas tun, wenn in hek-tischen Phasen …

optimales Verhalten

… das Telefon klingelt. • Erledigen Sie Wichtiges sofort, und zwar kurz und präzise.• Lassen Sie unwichtige Gespräche nicht aufkommen. Beenden Sie das Telefonat

freundlich, aber bestimmt.• Befassen Sie sich nicht mit Fremdgesprächen. Leiten Sie sie schnell weiter.

… jemand Sie abrufen will.

• Versuchen Sie, selbst festzusetzen, wann Sie dem Abruf folgen werden.• Machen Sie sofort einen anderen Termin aus.• Verweisen Sie – wenn möglich – an andere (Zuständige).

… jemand ohne Auf-forderung ins Zimmer kommt.

• Fragen Sie nach den Wünschen. • Erledigen Sie nur das, was sofort mit geringerem Zeitaufwand erfüllt werden kann.• Gewöhnen Sie am besten Ihre Kollegen und Besucher an feste Sprechzeiten.

… alle Aufgaben die gleiche Priorität zu ha-ben scheinen.

• Machen Sie transparent, welche wichtigen Aufgaben/Termine aus Ihrer Sicht vor-rangig zu erledigen sind, denn die wenigsten Vorgesetzten haben darüber einen richtigen Überblick.

• Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, welche Aufgaben unaufschiebbar sind und welche Sie später erledigen oder evtl. delegieren können.

• Scheuen Sie sich nicht, andere Kollegen um Unterstützung zu bitten. Üben Sie Kollegialität, indem Sie sich beim nächsten Engpass revanchieren.

… Sie Ihren Vorgesetzten nicht täglich sehen und er oft auf Reisen ist.

• Besprechen Sie komplexe und erklärungsbedürftige Themen nur per E-Mail – nicht am Telefon. So haben Sie immer eine Dokumentation der Aufträge und können Sie auch sofort elektronisch weiterverarbeiten.

• Lassen Sie sich auf dem Unternehmensserver einen gemeinsamen Infoordner einrichten, auf den nur Ihr Vorgesetzter und Sie zu Griff haben. So sind beide Seiten immer optimal informiert, ohne Zeit für Telefonate investieren zu müssen.

… die Kraft für das wei-tere konzentrierte Arbei-ten nicht mehr ausreicht.

• Machen Sie so lange Pausen, bis Sie sich wieder regeneriert fühlen.

Office News

Service gleich nullImmer noch ist scheinbar der Ser-vicegedanke in Deutschland ein Fremdwort. Zu diesem Ergebnis kam zumindest Ende vergangenen Jahres die Kölner ServiceRating GmbH in Ihrer internationalen Vergleichsstudie.

Nach Ansicht der Befragten weist Kanada die höchste Servicekultur von allen 51 untersuchten Länder auf. Dahinter folgen Australien, Japan, Thailand und Neuseeland. Aufholbedarf haben die klassischen Reiseländer Italien, Frankreich und Spanien.

Wenn Ihr Chef mehr über Service-qualität und -management wissen möchte, finden Sie die Studie unter www.servicerating.de.

Effektive Chefassistenz

Sekretärinnen SERVICE

1� www.sekretaerinnen-service.de

Wenn Sie so handeln, unterschät-zen Sie, dass Ihre Kleidung Signale an Ihre Mitmenschen aussendet. Sie erzählt diesen etwas über …

• Ihr Selbstverständnis,

• Ihr Qualitätsbewusstsein,

• Ihren Status.

Seien Sie sich also darüber bewusst: Kleidung kommuniziert immer – und das zu einem prozentual wesentlich höheren Anteil als vie-len lieb ist!

Innerhalb weniger Sekunden können Sie daher auch nicht Ihre Gegen-über von „Ihrem hervorragenden Charakter“ und „Ihrem brillanten Wissen“ überzeugen. Zunächst neh-men diese Sie immer visuell wahr. Das geschieht innerhalb von Mil-lisekunden. Und obwohl wir alle wissen, dass der sogenannte erste Eindruck täuschen kann, sind auch wir nicht gegen ihn gefeit. Zustän-dig für diesen „Reflex“ ist der kleine Mandelkern im Limbischen System Ihres Gehirns.

Zeigen Sie, was Sie sein wollenIn vielen Bereichen gibt es unge-schriebene Dresscodes (z.B. Ban-ken, Versicherungen, Handelsunter-nehmen). In Branchen, in denen es

dies nicht gibt, brauchen Sie Finger-spitzengefühl.

• Orientieren Sie sich hier an Kol-leginnen und Kollegen, die schon eine Hierarchiestufe weiter sind oder an Ihren direkten Vorgesetz-ten.

• Leben Sie die Freiheit der Klei-derwahl nach dem Prinzip „lässig, aber nicht nachlässig“ oder „alles ist erlaubt, aber es ziemt sich nicht alles“.

Symbolisieren Sie das, was Sie sein wollen durch …

• Klarheit (in der Linienführung Ihrer Kleidung),

• Seriosität (in der Farbwahl Ihrer Kleidung),

• Wertigkeit (in der Qualität Ihre Kleidung).

Sehen Sie Ihre Gegenüber als einen weiteren Orientierungspunkt: Was glauben Sie, erwarten die Geschäfts-partner Ihres Chefs von Ihnen?

Die Wirkung im BlickWenn Sie nicht von Ihren Vorgesetz-ten, Kollegen, Geschäftspartnern oder Kunden wie eine Auszubil-dende oder Praktikantin behandelt werden möchten, dann kleiden Sie sich auch nicht wie eine sol-che. Wenn Sie also morgens vor dem Spiegel stehen und sich nicht sicher sind, ob Ihre Kleider-/Rock-länge noch im vertretbaren Rahmen ist oder nicht – dann wechseln Sie das Kleidungsstück. Es ist zu kurz! Das Gleiche gilt für den Ausschnitt von Oberteilen. Vertrauen Sie auf Ihre Intuition. Diese lässt sie selten im Stich.

Die Autorin: Eveline Bischoff ist Umgangs-formentrainerin und Diplom Image Con-sultant. n

Kleider beeinflussen Ihre Karriere Seit Tagen haben Sie den Gästeempfang vorbereitet. Alles ist bestens organisiert. Über das, was Sie an diesem Tag anziehen wollen, ver-schwenden Sie jedoch kaum einen Gedanken. Schließlich möchten Sie mit Ihrer Leistung glänzen.

Gedanken zum Schluss

Lernen Sie vom Pinguin-Prinzip Klagt Ihr Chef gerne, dass sein Arbeitsalltag immer komplexer wird und er ständig neue Verände-rungswünsche der Geschäftsleitung umsetzen muss? Falls dem so ist, empfehlen Sie ihm, sich mit dem „Pinguin-Prinzip“ auseinanderzu-setzen.

Diese 8-Schritte-Strategie beruht auf der wissenschaftlichen Grund-satzarbeit des US-amerikanischen Harvard-Professors John Kotter. Er hat darin herausgearbeitet, wie …

• zum einen Veränderungen organi-satorisch erfolgreich umgesetzt und Widerstände abgebaut wer-den können;

• zum anderen mithilfe von ent-schlossenem Handeln scheinbar unermessliche Hindernisse über-wunden werden können und

• drittens Vertrauen zur obersten Prämisse wird.

Weil aber wissenschaftliche Arbei-ten meist eher weniger lesefreund-lich geschrieben sind, hat John Kotter gemeinsam mit Holger Rathgeber die herzerfrischende Parabel „Das Pinguin-Prinzip“ ent-wickelt und in Buchform veröffent-licht. Darin übernimmt der Pinguin Fred die Führungsrolle und rettet mit 8 konsequenten Management-schritten seinen Freunden das Leben.

Übrigens: Unter www.das-pinguin-prinzip.de kann Ihr Chef einmal sein Veränderungspotenzial sowie sei-nes Bereichs testen.

Viele gute Erkenntnisse wünscht Ihnen und Ihrem Chef

Doris Bader Herausgeberin und Chefsekretärin

Stil & Etikette