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PRINCE2 - Mondflug oder Kleinprojekt ?
PROJEKTMANAGEMENT
2 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014 | Frank Meißner, Bechtle AG
Agenda
Projektmanagement
Theorie und Praxis
Die Methode: Bechtle Fair Project
Warum PRINCE2 ?
Wie wurde PRINCE2 in Bechtle integriert ?
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG3 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Mondflug
Behauptung:
Projektmanagement für
einen Mondflug ist leicht !
• Gigantischer Finanzbedarf wird
erwartet und ist verfügbar
• Hauptrisiken sind offensichtlich
„mission critical“, so dass z.B.
Risikomanagement gefordert und
nicht behindert wird.
• Die Aufgabe an sich ist so
anspruchsvoll, dass die besten
Leute und Methoden gesucht und
eingesetzt werden
• Die „gängigen“
Projektmanagementmethoden
wurden für diese Komlexität
geformt. © Christine Bocks
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG4 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Kleinprojekt
Behauptung:
Mächtigkeit und Komplexität
von Projektmanagement-
methoden sind ihre
Schwächen für das
Kleinprojekt !
• „Schlechter Ruf“ der Methoden:
Jedes kleine Projekt wird zum
Mondflug
• Kleine Projekte haben kein
(ausreichendes) Budget für
großes Projektmanagement
• Kleinprojekte werden von
Nachwuchs-Projektmanagern
geleitet, die ratlos vor der
„großen“ Methode kapitulieren.
© Rebalu
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG5 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Lösung: Literatur zu Projektmanagement
Literatur zu
Projektmanagement
• Über Projektmanagement gibt es
sehr viele Bücher
• Alle Bücher über
Projektmanagement haben
richtigen Inhalt
• Fast alle Bücher über
Projektmanagement sind ziemlich
dick
• Hält man sich strikt an den Inhalt
(mind.) eines Buches kann man
erstaunliche Dinge in einem
Projekt erschaffen
© Wilhelmine Wulff
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG6 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Projektmanagement
Aber, warum gelingen denn
Projekte oft nicht?
• Bücherlesen ist anstrengend
• Bücher ersetzen Erfahrung nicht
• Projektmanagement wird für eine
Fähigkeit gehalten, die nahezu
jeder ohne Ausbildung und
Erfahrung ausüben kann
• Handwerkliche Aufgaben des
Projektmanagements werden
nicht getan
• Governance wird nicht als Teil
des Projektmanagements
verstanden
© Volker Plack
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG7 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
eine umfassende Projektmanagement-Methode- baut auf den Erfahrungen professioneller Projekteiter auf
- wird seit über 25 Jahren durch die Anwendung verfeinert
mehr als eine Vorgehensmodell- umfasst zusätzlich zum Prozessmodell Komponenten und Techniken
gut geeignet zur Integration bei Bechtle- problemlose Aufnahme des bei Bechtle entwickelten BPM
- zugeschnitten auf die Bedürfnisse und Begriffswelt unserer Kunden und Bechtle
eine generische Projektmanagementmethode- für alle Projektgrößen bei Kunden und Bechtle anwendbar
PRINCE2®
PRINCE2® ist ein international etablierten Standard, der durch den Urheber, das englische Office of Government Commerce (OGC),
ständig gepflegt und weiterentwickelt wird.
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG8 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
*
*PRINCE2® is a registered trade mark of the Cabinet Office
BPMBechtle
Projektmanagement
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG9 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Sprechen Sie
„Projektmanagerisch“
• Begriffswelt des
Projektmanagement ist nicht
alltäglich
• Bekannte Dinge haben bei
PRINCE2 andere, teilweise
kryptische Namen
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
Weißbescheid
Universal-Wörterbuch
Projektmanagerisch
Projekmanagerisch – Deutsch
Deutsch – Projektmanagerisch
B
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG10 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Die Integration schafft Klarheit und Nähe „zu unserer Welt“
trotz Weltstandard!
Nomenklatur wurde auf Bechtle / Kunden angepasst, z.B.
- PRINCE2®-“Produkte“ Leistungen
- PRINCE2®-“Managementprodukte“ BFP-Dokumente
- PRINCE2®-“Businesscase“ Geschäftsvorfall
Typische Kunde / Bechtle-Eigenschaften
- Eine Konfigurationsmanagementstrategie entfällt, weil wir
das „anders“ tun
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Integration ins Unternehmen
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG11 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Darf es auch etwas weniger
sein ?
• Projektmanagementsysteme
werden allumfassend konstruiert
– der Mondflug ist möglich …
• Vielfach wird nicht das gesamte
Instrumentarium benötigt
• Die eingesetzten Instrumente
können auf verschiedene Arten
eingesetzt werden.
• Kann man Erfahrung in ein
Werkzeug füllen?
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
© Michael Lorenzet
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG12 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Der Konfektionierer ist ein modellbasierte Tool, das
im wesentlich besteht aus:
− Projektmerkmalen, die aus typischen Erfahrungs-
werten entwickelt wurden
− den fachlich-funktionalen Anforderungen
und die weiteren Rahmenbedingungen und
Aspekten abbildet über die Projektmerkmale
− der Gewichtung der Projektmerkmale in sich
− der Gewichtung der Projektmerkmale
untereinander
− Bestimmung der Projektgröße durch das Modell
(T-Shirt Sizing)
− Projektmanagement-Praktiken die alle notwenigen
und hilfreiche Elemente von Bechtle Fair Project
(Prozesse, Templates etc.) für das jeweilige
Projekt aufzeigen.
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG13 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Projektkonfektionierung,
wann
Vorbereitung StartphaseDurchführungs-
phaseSchlussphase
Übergabe aus Sales
Grobe Leistungs-
beschreibung
erstellen
Vorgehenskonzept
Organisationsentwurf
Leistungsbeschreib-
ung erstellen
Vorgehen
Organisation
Detailplanung
Leistungs-
erstellung
Leistungsabnahme
Übergabe an
Betrieb
Lesson Learned
Verkaufsphase
Projektphase
Evaluierung
Kundensituation klären
Angebotsstrat.
festlegen
Bid Manager definieren
Anforderungen
fachlich qualifizieren
Grobkonzept
erstellen
Qualifizierung AngebotAuftrag/
Vertrag
Angebot ausarbeiten
Kalkulation erstellen
Angebot verhandeln
Auftrag erhalten
Vertrag ausarbeiten
Zur Angebotserstellung und
Kalkulation des Aufwands.
Bei der Projektvorbereitung
zum Aufsetzen des Projekts.
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Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG14 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Projektkonfektionsgröße M
Aktivität Empfehlung bei BedarfAbwicklung
MethodeBechtle Fair Project
INPUT
Bechtle Fair Sales Wenn verfügbar
ORGANISATORISCH
Dedizierter PrjMgr. Ja
Projektorganisation B21_Projektorganigramm
Teamgröße 2 - 6 Mitarbeiter
Projektmandat B14_Projektmandat_mini
Projekt Management Office
Projektkaufmann
Stakeholderanalyse
Eskalationsmanagement A02_Ausnahmebericht
RISIKOMANAGEMENT
Riskoanalyse bei Vertragsbeginn Ja
Risikomanagementstrategie
A24_Risikomanagmentstrategie
(STD)
Risikoregister A25_Risikoregister
QUALITÄTSMANAGEMENT
Qualitätsicherung mittels Q-Gates BFP Q1-Q4
Qualitätsmanagementplan
A21_QS-Managementstrategie
(STD)
Qualitätsregister A22_Qualitätsregister
Aktivität Empfehlung bei BedarfKOMMUNIKATION
Kommunikationsmanagementplan B26_Kommunikationsmatrix_mini
Meetings Projektteam-Metings
Lenkungsausschuss Monatlich: PrjMgr. + DLL
Kunden-Lenkungsausschuss
PLANUNG
Projektstrukturplan
Durchführungsphasen Eine Phase
Planungsmittel B25_Projektplanung_XLS
Lieferplan
BERICHTSWESEN
Managementsummary A17_ManagementSummary_mini
Projektleitdokument A17_ManagementSummary_mini
Projektstatusbericht A19 Projektstatusbericht
Projektabschluss A16_Projektabschlussbericht
A4 LessonLearned
Projekttagebuch formlos
Register Offene Punkte & Aktivitäten A23_offenePunkteundAktivitäten
CONTROLLING
Kommerziell Buchführung SH Standard
Terminlich Zeiterfassung SH Standard
Inhaltlich A22_Qualitätsregister
Nachkalkulatoin SH Standard
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG15 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Wie wird es durchgeführt,
das Projekt ?
• Standards sind wichtig. Sie
stabilisieren und sparen.
• Ein Rahmen zum Start sorgt für
eine geringere Fehleranfälligkeit.
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
© Rainer Sturm
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG16 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Allgemeingültige Bechtle Standardstrategien:
Risikomanagementstrategie - Form und Vorgehen vereinbart
- Risiken im Risikoregister aufgenommen ständig weitergepflegt
Qualitätsmanagementstrategie- Form und Vorgehen vereinbart
- Qualitätsregister enthält alle vereinbarten Prüfungen und Abnahmen
Abnahmemanagementstrategie- Vorgehen zur Abnahme vereinbart.
- durchzuführenden Prüfungen im Qualitätsregister
Change Request Managementstrategie- Form und Vorgehen bei CR vereinbart
- Change-Request und gepflegt im CR Register
Vorgehensweisen müssen nicht für jedes Projekt erneut definiert werden.
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG18 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 - Prozessmodell
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG19 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Projektverlauf
Vorbereitung Start Durchführung
Projektmanager Projektmanager Projektmanager
Vorbereitung
des Q-Gate 1:Eine saubere
Auftragsklärung
zwischen
Auftraggeber und
Projektleitung ist
der Grundstein
zum Projekterfolg.
Q1 Q2
Vorbereitung
des Q-Gate 2:Aus den
Erkenntnissen und
Planungen der
Vorbereitungs-
phase wird das
Projekt detailliert
analysiert und
geplant. Es wird ein
konkretes
Vorgehensmodell
für das Projekt
erarbeitet.
Q3 Q4
Abschluss
Projektmanager
Vorbereitung
des Q-Gate 3:Es wird die
inhaltliche Projekt-
leistung erarbeitet.
Der Projekt-
manager prüft, ob
alle Meilensteine
erreicht wurden
und plant detailliert
die nächste Phase.
Vorbereitung
des Q-Gate 4:Es wird die
inhaltliche
Projektleistung
übergeben, das
Projekt formal
abgeschlossen
und die gewonnen
Erfahrungen
werden gesammelt
.Durchführung Q1:
Lenkungsauschuß
Durchführung Q2:
Lenkungsausschuß
Durchführung Q3:
Lenkungsausschuß
Durchführung Q4:
Lenkungsausschuß
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG20 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Am besten funktionieren
Projekte, die man zum
zweiten mal durchführt …
• Erfolgreiche Projekte lassen sich
„kopieren“
• Bekannte Lösungen können
wiederverwendet werden
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG21 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
© Rainer Sturm
PIXELIO.de
© Rainer Sturm
PIXELIO.de
People
Projekt Manager leitet Transition
Weitere spezialisierte Experten unterstützen
den Prozess
Process
Wiederholbar, berechenbar, bewährte 4-Schritt-
Methode PRINCE2 minimiert das Risiko und
sichert den Erfolg
− Vorbereitung
− Start
− Implentierung
− Schluss Phase mit Service Operational
Readiness Testing (SORT)
Detaillierte Transitionplan zwischen Kunden und
Bechtle vereinbaren
Best Practice
Standard Project Management – Bechtle Fair
Project
Bechtle Standard Tools und Vorlagen
Integrierte Qaulitätssicherung
People
Process
Best Practice
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Service Transition als Standard
© S.Hofschläger
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG22 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
approval approvalapproval
Q-GateQ-Gate Q-GateQ-Gate
Service Design
Order End
Vorbereitung Grobes Service Design Vorgehenskonzept Organiationsentwurf
Start Phase Service Beschreibung Vorgehen Organisation Detailplan
Implementierungs Phase Leistungserstellung
Schluss Phase Service Operational
Readiness Testing (SORT)
Lessons learned
Team
Op
erat
ing
Ste
eri
ng
Co
mm
itte
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Pro
ject
Man
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Additional Implementations
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Prozessmodell Transition
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG23 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Das
Projektmanagementportal
• Abbildung der Konfektionsgrößen
• Nutzt ausschließlich MS-Office
• Instanziierung von Dokumenten
• Verbindung zu Outlook: Kalender,
Aufgaben, Kontaktlisten …
• Automatische Erstellung von
Projektmanagement-
Standardaufgaben zur
Projektphase
• Gibt den Rahmen für
Phasenübergänge
• „Zieht“ durch das Projekt
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
© Dieter Schütz
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG24 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Das Portal „zieht“ durch das Projekt
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG25 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Erworbenes Wissen
verteilen und lebendig
halten
• Wie bilden wir aus ?
• Wie erreichen wir die operativen
Experten ?
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
© Joachim Reisig
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG26 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
BFPBasis Schulung
BFPProjekt Manager
Schulung
Bechtle Akademie Partner
iLearn .
PRINCE2®Foundation
2 Tage
*
Kapitel 8
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 - Ausbildungsstufen
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG27 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2 – Comnunity und Portal
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG28 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
* eine Implementierung von PRINCE2®
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG29 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
Fazit
• Die Anpassung von PRINCE2
und die Konfektionierung hilft
Anfängern beim Einstieg ins
Projektmanagement.
• Aufwand und Kosten für
Projektmanagement - bei guter
Qualität und kaufmännischer
Bewertung – realistisch
• „Mondflug“ und Kleinprojekte sind
mit PRINCE2 möglich und
bezahlbar
Bechtle fair Project- Eine Implementierung von PRINCE2
© Christine Bocks
PIXELIO.de
| Frank Meißner, Bechtle Projektmanagement, Bechtle AG30 | QRP PRINCE2 Tag / Köln | 22.05.2014
BEGEISTERUNGSFÄHIGKEIT
ZUVERLÄSSIGKEIT
BEHARRLICHKEIT
BODENHAFTUNG
Zusammen mehr wert.
Zeit für Fragen