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Alexandra Reuter | ROLAND Rechtsschutz‐Versicherungs‐AG | 25.04.2013 | 8. PRINCE2‐Tag Deutschland
Kommunikation im Projekt.Strategie und Kompetenz im Wechselspiel als kritische Erfolgsfaktoren
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Agenda
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Unternehmensdarstellung
Referentenprofil
Ausgangslage
Strategien und Kompetenzen
Fallbeispiel
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Fazit6
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Agenda
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Unternehmensdarstellung
Referentenprofil
Ausgangslage
Strategien und Kompetenzen
Fallbeispiel
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Fazit6
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Übersicht
Rechtsschutz‐Lösungen für Privat‐ und Firmenkunden
Prozessfinanzierung ohne Kostenrisiko
Schutzbriefe zur Sicherstellung der beruflichen und privaten Mobilität
Individuelle Servicelösungen im B2B‐Bereich
Produkte
ROLAND Rechtsschutz
ROLAND ProzessFinanz
ROLAND Schutzbrief
ROLAND Assistance
ROLAND‐Gruppe
1.383 Mitarbeiter
13 Standorte in vier Ländern:
Deutschland
Österreich
Italien
Niederlande
Mitarbeiter
1.800.000 Kunden
324,9 Mio. Euro Beiträge
Zahlen 2011
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Potenzielle rechtliche Probleme
Fokus: Kunden suchen beste Problemlösung in allen rechtlichen Angelegenheiten
Tatsächliche rechtliche Probleme
ROLAND‐Geschäftsmodell: Kompromisslos auf Rechtsschutz fokussiert
Konsensuale Streitbeilegung mit fachkundiger Unterstützung
Mediator
i.d.R. Juristen oder Psychologen
Kontinuierlicher Ausbau eines Mediatorennetzwerks
Ansprüche ohne Prozesskosten‐Risiko durchsetzen lassen
Prozessfinanzierer
Prozessführung ohne finanzielles Risiko
Übernahme sämtlicher Kosten gegen faire Erfolgsbeteiligung
Streitwert: mind. 100.000 €
Außergerichtliche und gericht‐liche Auseinandersetzungen professionell managen
Rechtsanwalt
2.500 qualitätsgeprüfte Partneranwälte
Über 700 Kanzleien Unverbindliche
Anwaltsempfehlung
ASSISTANCE
Sofort Klarheit über die persönliche Rechtslage – jederzeit
PRÄVENTION
JurWay
Hotline für Rechtsfragen Online‐Rechtsberatung Mustervorlagen‐Download Präventive Vertragsprüfung Website‐Check
Compliance‐Schulung für Unternehmen
BonitätsCheck für Vermieter
RECHTSSCHUTZ PROZESSFINANZ
Assistance‐Leistungen – weltweit – rund um die Uhr (24 Stunden, 7 Tage pro Woche)
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Überblick: Rechtsschutz‐Markt DeutschlandROLAND ist inzwischen drittgrößter Anbieter
Marktanteile (Deutschland)
6,6
9,0
8,2
12,7
12,9
6,8
8,6
12,4
12,6
0 5 10 15
2011 2010
10,1*
*Quelle: GDV, ROLAND inkl. HDI‐Gerling Rechtsschutz
ROLAND im Test
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Agenda
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Unternehmensdarstellung
Referentenprofil
Ausgangslage
Strategien und Kompetenzen
Fallbeispiel
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Fazit6
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Referentin
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Beruflicher Werdegang
seit 2012 Interner Projektleiter‐Coach
seit 2005 IT‐Projektleiterin
1997‐2005 Bereichsleiterin, Projekt‐ und Produktmanagerin sowie Vertriebstätigkeit in einem Softwareentwicklungshaus
Aktuelle Aufgaben
Planung und Durchführung von (IT‐)Projekten
Interner Projektleitercoach
Einführung und Weiterentwicklung des ROLAND‐Standards für Projektmanagement (PRINCE2)
Qualifikation/Ausbildung
Fortbildung zum Coach und Organisationsentwickler auf Basis system. Transaktionsanalyse (DGTA‐zertifiziert)
PRINCE2 Practitioner
Ausbildung Informatikassistentin Anwendungsentwicklung
Studium der Musikwissenschaft, Phonetik, Linguistik und Philosophie (MA)
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Agenda
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Unternehmensdarstellung
Referentenprofil
Ausgangslage
Strategien und Kompetenzen
Fallbeispiel
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Fazit6
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Herausforderungen für den Projektmanager
Bewältigung komplexer Krisensituationen
managen von schwierigen Problemlagen mit Zeit‐ und Kostendruck
führen ohne zu führen
Erwartungshaltung der Stakeholder und des Projektteams
regelmäßig, rechtzeitig und individuell informiert zu werden
Ziel
Ein Projekt nicht nur in Time, Budget und der geforderten Qualität umsetzen sondern auch Auftraggeber, Benutzervertreter, weitere Stakeholder und Projektmitarbeiter zufriedenstellen.
Mit einer geeigneten Kommunikationsstrategie und der Ausbildung der eigenen Kompetenzen wirkungsvoll Konflikte auflösen und Lösungen erarbeiten.
Ausgangslage
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System
Planung
Sicherung
Kontrolle
Koordinationsaufgaben
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Prämissen
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 11
Prämissen
Eine geeignete Kommunikationsstrategie in Kombination mit einer ausgeprägten Kommunikationskompetenz des Projektleiters gewährleistet eine wirkungsvolle, lösungsorientierte Projektkommunikation
Eine angemessene Projektkommunikation trägt maßgeblich zum Erfolg eines Projekts bei
Teil 1: Lösungsansatz
PRINCE 2 Kommunikationsmanagementstrategie
Fünf Kompetenzen
Teil 2: Fallbeispiel
Fallbeispiel einer gelungenen Umsetzung
Projektkommunikation
Kommunikations-Strategie
Kommunikations-Kompetenz
Projekterfolg
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Agenda
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 12
Unternehmensdarstellung
Referentenprofil
Ausgangslage
Strategien und Kompetenzen
Fallbeispiel
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2
3
4
5
Fazit6
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Interpersonelle und intrapersonelle Kompetenzen und Systemkompetenz
Die 5 Kompetenzen eines Projektleiters
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 13
5 Systemkompetenz
1 Methoden‐kompetenz
2 Fach‐Kompetenz
3 Soziale Kompetenz
4 Emotionale Kompetenz
5 Systemkompetenz
1 Methoden‐kompetenz1 Methoden‐kompetenz
2 Fach‐Kompetenz2 Fach‐
Kompetenz3 Soziale
Kompetenz3 Soziale
Kompetenz
4 Emotionale Kompetenz4 Emotionale Kompetenz
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Methodenkompetenz mit PRINCE2
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Diese Elemente beschäftigen sich mit der Planung von Kommunikation
7 Prinzipien
2. Aus Erfahrung lernen
3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
7 Themen
2. Organisation
6. Änderungen (Eskalationsprozess)
Strategien
Kommunikationsstrategie
Phasen
Vorbereiten und Initiieren eines Projekts (Projektmanagementteamstruktur, Rollenbeschreibungen, PID)
SB, CS, MP (Arbeitspakete, Teamstatus‐, Phasenabschluss, Ausnahme‐, Offener‐Punkt‐Bericht)
Abschließen eines Projekts (Projektabschluss‐, Erfahrungsbericht)
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Methodenkompetenz mit PRINCE2
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 15
Planung der Kommunikationsstrategie nach PRINCE2
Die Strategie ist je nach Größe des Projekts ein eigenes Dokument oder ein Abschnitt im Projektleitdokument mit diesen Inhalten
Beschreibung des Kommunikationsverfahrens (z.B. Verweis auf Unternehmensstandards)
Auflistung der Tools und Techniken (z.B. welche Bürokommunikationssoftware verwendet wird)
Beschreibung des Dokumentationsverfahrens (wo wird was aufbewahrt)
Beschreibung der Berichterstattung (was wird wann und warum von wem an wen berichtet)
Aufstellen eines Kommunikationszeitplans (Termine von Audits etc.)
Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten (z.B. Marketing für die interne Kommunikation)
Analyse der Stakeholder (wer ist in welcher Form im Projekt oder vom Projektergebnis betroffen)
Beschreibung des Informationssflusses und der Eskalationswege (z.B. Hol‐ und Bringschuld)
Auflistung der Herkunft oder Ableitung (worauf basiert der Plan)
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Soziale Kompetenz
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Soziale Kompetenz bezeichnet den Komplex all der persönlichen Fähigkeiten und Einstellungen, die dazu beitragen, das eigene Verhalten von einer individuellen auf eine gemeinschaftliche Handlungsorientierung hin auszurichten.
Soziale Kompetenz bedeutet unter anderem:
Empathie (Mitgefühl bzw. Einfühlungsvermögen empfinden und zeigen)
Menschenkenntnis (jemanden einschätzen können)
Kritikfähigkeit (Kritik annehmen und geben, in einer angemessenen, erwachsenen Form damit umgehen)
Teamfähigkeit (sich selber und andere wertschätzen, „gesundes“ Gleichgewicht zwischen ICH und DU)
Konfliktfähigkeit (Konflikte als Chance sehen, aktiv und lösungsorientiert damit umgehen)
Kommunikationsfähigkeit (sich selber einbringen, aktiv zuhören, Feedback geben und nehmen)
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Emotionale Intelligenz
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Unter Emotionaler Intelligenz versteht man die Fähigkeit, Emotionen in Bezug auf andere Menschen und sich selbst wahrzunehmen, auszudrücken, zu verstehen und sinnvoll zu handhaben.
Nach Daniel Goleman setzt sich Emotionale Intelligenz aus fünf Kompetenzen zusammen:
Selbstwahrnehmung (seine eigenen Bedürfnisse wahrnehmen, wertschätzen und akzeptieren)
Selbstregulierung (die eigenen Gefühle wahrnehmen und kontextbezogen damit umgehen)
Empathie
Motivation
Soziale Kompetenz
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Systemkompetenz – auf Projekt‐ und Programmebene
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Systemkompetenz ist die Kompetenz des Menschen im Umgang mit komplexen dynamischen Systemen
Umwelt (Partnerunternehmen, Konkurrenz, Gesetze, Markterfordernisse)Umwelt (Partnerunternehmen, Konkurrenz, Gesetze, Markterfordernisse)
StrategieUnternehmensleitung
StrategieUnternehmensleitung
PortfolioPortfoliomanager
PortfolioPortfoliomanager
ProgrammProgrammmanager
ProgrammProgrammmanager
Projekt 1
Projekt‐manager
Projekt 1
Projekt‐manager
Projekt 2
Projekt‐manager
Projekt 2
Projekt‐manager
Projekt 3
Projekt‐manager
Projekt 3
Projekt‐manager
Projekt 99
Projekt‐manager
Projekt 99
Projekt‐manager
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Systemkompetenz – auf Strukturebene
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter Seite 19
Lebenszyklen
Die Lebenszyklen von Maßnahmen sind auf den verschiedenen Ebenen unterschiedlich lang.
Aufgaben
Die Spezialisierung ist auf den verschiedenen Ebenen unterschiedlich tief.
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Erlangung der Kompetenzen
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Methodenkompetenz
Projektmanagementseminar, Literatur
Fachkompetenz
Berufsausbildung, Studium, Weiterbildung, Berufserfahrung in einem bestimmten Bereich
Soziale Kompetenz
Kommunikationsseminar, Teambildungsseminar, Ausbildung der eigenen Kompetenz durch Beobachtung und Reflexion
Emotionale Kompetenz
Persönlichkeitsentwicklungsseminare, Ausbildungen mit Selbsterfahrungs‐Anteilen (z.B. Coach, Mediator, auch Transaktionsanalyse, NLP etc.), Ausbildung der eigenen Kompetenz durch Selbstwahrnehmung
Systemkompetenz
Organisationsentwicklung, Ausbildung der eigenen Kompetenz durch Änderung des Blickwinkels
Darüberhinaus: Begleitung während des Projekts durch einen erfahrenen Kollegen, Tutor, Mentor, Coach
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Agenda
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 21
Unternehmensdarstellung
Referentenprofil
Ausgangslage
Strategien und Kompetenzen
Fallbeispiel
1
2
3
4
5
Fazit6
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Ausgangslage
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 22
ROLAND
450Desk‐tops
700PCs
250Note‐books
ROLAND
450Desk‐tops
450Desk‐tops
700PCs700PCs
250Note‐books
250Note‐books
Microsoft Office 2010Microsoft Office 2010
Lotus Notes 8.5.2Standardclient
Lotus Notes 8.5.2StandardclientBetriebssystem
Microsoft Windows 7 64‐Bit
BetriebssystemMicrosoft
Windows 7 64‐Bit
MicrosoftInternet Explorer 8/9
MicrosoftInternet Explorer 8/9
Softwareverteilungbaramundi
Management Suite
Softwareverteilungbaramundi
Management Suite
Konsolidierung von Anwendungen
Konsolidierung von Anwendungen
Projektdauer: 1,5 Jahre
Mitarbeiter: aus allen Unternehmensteilen, beim Test bis zu 200 MA
Paralleleinführung: W7, IE8, Office 2010, LN 8.5.x
Rollout von ca. 300 neuen PCs und 100 Laptops
Nicht kompatible SW: ca. 50 Programme und Gerätetypen
Softwareverteilung: ca. 250 neue Jobs
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Fallbeispiel Projekt „Windows 7 Migration“
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Vorbereitung: Erstellung eines Projektleitdokuments, darin Beschreibung der Kommunikationsstrategie sowie Organigramm und Rollen
Beispiel: Inhaltsverzeichnis „Kommunikationsmanagementstrategie“ im Projektleitdokument
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Kapitel 9.6 „Rollen und Verantwortlichkeiten“
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 24
Beispiel: Aufgabe der Teilprojektleiter
Kommunikationsschnittstelle zwischen Projekt und Bereich
Identifikation der benötigten Soft‐ und Hardware
Definition des typischen Arbeitsplatzes
Koordination Test: Definition der Testfälle für den eigenen Bereich, Benennung von Testern
Koordination Schulungen: Schulungsbedarf ermitteln und klären, wer wann geschult werden soll
Koordination Pilotphase: Benennung der Pilotmitarbeiter und Termine mit Projekt abstimmen
Koordination Rollout: Termine für die Umstellung mit Projekt abstimmen
Klärung, ob Office‐Dokumenten und –Makros migriert werden müssen, ggf. Unterstützungs‐ und Schulungsbedarf ermitteln
Weiterleitung von Projektinformationen an die eigene Fachabteilung und umgekehrt
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Kapitel 9.8 „Informationsbedarf für jede interessierte Partei“
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Wer wird informiert worüber wann durch wen Mittel
Mitarbeiter Projekt individuell Marketing Olifant, ROLAND intern
Lenkungsausschuss Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen
Alle 2 Monate PL LA‐Sitzung
Abteilungsleiter Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen
Jeden Monat PL AL‐Sitzung
Projektleiter Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen
Jede Woche TPL TPL‐Sitzung
Teilprojektleiter Informationen aus dem LA, der AL‐Sitzung oder Rücksprachen mit dem Vorstand
Jede Woche PL TPL‐Sitzung
DV‐Koordinatoren Projekt individuell Projektsicherung des Benutzervertreters
DVK‐Meeting
Projektsicherung des Auftraggebers
Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen
Alle 2 Wochen PL
Projektsicherung des Benutzervertreters
Projektstatus, ‐fortschritt, Risiken, Offene Punkte, Änderungen
Jede Woche TPL
Beispiel: Tabelle „Informationsbedarf für jede interessierte Partei“
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Kapitel 9.9 „Auftragsgestaltung “
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 26
Beispiel: Kontrakte (PRINCE2‐Templates) zwischen den interessierten Parteien
Vorstandsressorts/Unternehmen (RR/RA)
Projektleitung
AL InformatikAbteilungsleitung RRGeschäftsführung RA
Interner ProjektvertragProjektleitdokument (PID)
TeilprojektleiterProjektmitarbeiter
TeamverträgeTeampläne
Projektleitung
ArbeitsverträgeArbeitspakete
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Kapitel 9.9 „Auftragsgestaltung “
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 27
Beispiel: Zusammenspiel der Teilprojektaktivitäten
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Vorgehen
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 28
Vorgehen für die Erstellung des Projektleitdokuments und der Kommunikationsmanagementstrategie
Befragung des Auftraggebers, der Benutzervertreter und des Lieferantenvertreters
Abstimmung mit den IT‐Teamleitern für weitere Details zum Umfang, Planung, Ressourcen
erste Risikoliste und Offene‐Punkte‐Liste in einem Workshop mit dem Kernteam erarbeitet
Weitere allgemeine Maßnahmen
auf alle Mails zeitnah reagiert (innerhalb von 2‐4 Stunden) oder angerufen
bei Mail‐“Ping‐Pong“ spätestens nach der 3. Mail die Person(en) angerufen oder kurzen Termin organisiert
bei komplizierteren Sachverhalten Telefonat oder kurzen Termin organisiert statt Mail geschrieben
anstehende Entscheidungen zeitnah mit den betroffenen Teams und Abteilungen diskutiert
Statusberichte und Lenkungsausschussfolien an alle Teilprojektleiter und Fachbereichskoordinatoren gesendet
Projektmarketing betreiben (Mitarbeiterzeitung, Newsletter, Betriebsversammlung, ggf. in Abteilungs‐ und Teamsitzungen das Projekt präsentieren)
Stimmungsbild beim Mittagessen und in Small‐Talks aufgefangen
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Vorgehen
25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 29
Regelmeetings
jeder TPL hat im Projekt‐JourFix seine eigenen Punkte vorgebracht
für die Fachbereichskoordinatoren vor jeder neuen Phase wie z.B. Test, Schulung eine gemeinsame Infoveranstaltung durchgeführt, danach individuelle Einzelbesprechungen
Durchführung von Lenkungsausschußsitzungen, ggf. vorher bestimmte Themen im Einzelgespräch vorbereitet
in der Testphase täglich ca. 1‐2 Std. persönlicher Rundgang zu den Testern
regelmäßige Info‐ oder Statusmails an alle Projektbeteiligte gesendet
Weitere Veranstaltungen
Projekt Kick Off, je nach Bedarf auch in den einzelne Abteilungen
Betriebsversammlung genutzt
Lessons Learned durchgeführt
„Spaß“‐Veranstaltungen organisiert (Projektfrühstück, Sektempfang, Abends eins Trinken, Abschlussveranstaltung)
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Ergebnis des Projekts und der Lessons Learned
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Das Projekt wurde in Time, in Budget und in der geforderten Qualität beendet.
Mitarbeiter, die anfangs geblockt haben oder passiv waren, haben sich an den Projektaufgaben aktiv beteiligt
Alle technischen Probleme wurden einvernehmlich gelöst (z.B. Kompatibilitätsprobleme mit SW oder HW)
Themen, die im ersten Moment schwierig aussahen, haben sich im Gespräch mit IT und Fachbereich oft als harmlos erwiesen
Ergebnis der Lessons Learned zum
Themenbereich „Kommunikation“
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Agenda
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Unternehmensdarstellung
Referentenprofil
Ausgangslage
Strategien und Kompetenzen
Fallbeispiel
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4
5
Fazit6
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Zusammenfassung
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Die vorangegangenen Ausführungen zeigen
Die Strategie
gewährt Vollständigkeit
macht Unvorhersehbares planbar
Die Kompetenz
gibt Mitarbeitern Sicherheit
verleiht dem Projekt ein „Gesicht“
Der Erfolg
einer gelungenen Projektkommunikation basiert auf Strategien und Kompetenzen
eines Projekts wird positiv beeinflusst durch eine gelungene Projektkommunikation.
Projektkommunikation
Kommunikations-Strategie
Kommunikations-Kompetenz
Projekterfolg
|25.04.2013 Kommunikation im Projekt | ROLAND | A. Reuter 33
Thank youVielen Dank
Mille grazieDank u wel
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Ihre Ansprechpartnerin
Alexandra Reuter
Abteilung InformatikIT‐Projektleitung und interner ProjektleitercoachROLAND Rechtsschutz‐Versicherungs‐AGDeutz‐Kalker Straße 46 ‐ 50679 Köln
+49 221 8277‐6493
+49 163 8277 882
alexandra.reuter@roland‐rechtsschutz.de
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Literaturhinweise
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Online
Emotionale Kompetenz. http://www.berufsstrategie.de/bewerbung‐karriere‐soft‐skills/emotionale‐intelligenz.php
Soziale Kompetenz. http://wiki.bildungsserver.de/index.php/Soziale_Kompetenz
Kriz, Willy C.. Systemkompetenz als Zieldimension komplexer Simulationen. http://www.bwpat.de/ausgabe10/land_siemon_bwpat10.pdf. 2006
ProjektMagazin. Das Fachportal für Projektmanagement. Das aktuelle Spotlight „In Projekten kommunizieren“. https://www.projektmagazin.de/spotlight/in‐projekten‐kommunizieren. 2013
QRP Management Methods International GmbH. Der Ablauf eines PRINCE2‐Projekts. http://www.qrpmmi.de/sites/default/files/imagecache/product_full/ISBN‐13%209783000259883.jpg
Studien
Cetacea Communications & Public Relations GmbH, Studie „Projektkommunikation“, http://www.cetacea‐gmbh.de, 2013
Literatur
Gührs, Manfred; Nowak, Claus. Das konstruktive Gespräch. Ein Leitfaden für Beratung, Unterricht und Mitarbeiterführung mit Konzepten der Transaktionsanalyse. Limmer, 6. Auflage 2006
Hinsch, Rüdiger; Wittmann, S.. Soziale Kompetenz kann man lernen. PVU Weinheim, 2003
May, Simone. Typisch!. Erkennen und verstehen Sie Ihre Kollegen mit dem Enneagramm. Norderstedt: Books on Demand GmbH, 2011
Nagel, Katja. Professionelle Projektkommunikation. Mit sechs Fallbeispielen aus unterschiedlichen Branchen. Linde Wien, 2012
Österle, Hubert; Winter, Robert (Hrsg.). Business Engineering ‐ Auf dem Weg zum Unternehmen des Informationszeitalters. Springer Berlin, 2003
Schulz von Thun, Friedemann
Miteinander reden 1. Störungen und Klärungen. Allgemeine Psychologie der Kommunikation. Rowohlt Reinbek, 1981
Miteinander reden 2. Stile, Werte und Persönlichkeitsentwicklung. Differentielle Psychologie der Kommunikation. Rowohlt Reinbek, 1989
Miteinander reden 3..Das „innere Team“ und situationsgerechte Kommunikation. Kommunikation, Person, Situation. Rowohlt Reinbek, 1998
Watzlawick, Paul; Weakland John H.; Fisch, Richard. Lösungen. Zur Theorie und Praxis menschlichen Wandels. Huber Bern, 1974