Praxishandbuch SAP -Personalwirtschaft - iProCon · PDF file15 Anwenderschulungen für SAP...

Bonn � Boston

Jörg Edinger, Anja Junold, Klaus-Peter Renneberg

Praxishandbuch SAP®-Personalwirtschaft

1312.book Seite 3 Freitag, 6. März 2009 12:28 12

Auf einen Blick

1 So nutzen Sie dieses Buch .................................................. 17

2 Was ist SAP? ...................................................................... 21

3 Grundlagen und Navigation ................................................ 25

4 Aufbau von SAP ERP HCM .................................................. 75

5 Personaladministration ...................................................... 79

6 Reports und Querys in der Personaladministration ........... 175

7 Zeitwirtschaft ..................................................................... 213

8 Personalabrechnung ........................................................... 271

9 Organisationsmanagement ................................................ 339

10 Veranstaltungsmanagement ............................................... 383

11 Reisemanagement .............................................................. 463

12 Employee Self-Services (ESS) .............................................. 495

13 Manager’s Desktop (MDT) ................................................. 503

14 Hilfefunktionen ................................................................... 519

15 Anwenderschulungen für SAP ERP HCM ............................ 529

A Wichtige Transaktionscodes .............................................. 547

B Erläuterungen zu Prozessmodellen ..................................... 549

C Weitere Quellen ................................................................. 553

D Die Autoren ......................................................................... 555


7

Inhalt

1 So nutzen Sie dieses Buch .................................................... 17

1.1 Zielgruppe ............................................................................... 171.2 Wie arbeiten Sie mit diesem Buch? .......................................... 181.3 Noch mehr Inhalt .................................................................... 20

2 Was ist SAP? ........................................................................ 21

2.1 Unternehmen SAP AG ............................................................. 212.2 Softwareprodukte .................................................................... 212.3 Weiterentwicklung und Anpassung des Systems ...................... 23

3 Grundlagen und Navigation ................................................. 25

3.1 Anmeldung am SAP-System ..................................................... 253.2 SAP-Bildschirm ........................................................................ 28

3.2.1 Aufbau des SAP-Bildschirms ........................................ 293.2.2 Konfiguration des SAP-Bildschirms .............................. 34

3.3 Abmeldung vom SAP-System ................................................... 373.4 Navigation im SAP-System ....................................................... 39

3.4.1 Voraussetzung: Benutzerstammdatensatz .................... 393.4.2 Arbeiten mit dem Benutzermenü ................................ 403.4.3 Navigieren mit Transaktionscodes ............................... 423.4.4 Verknüpfung einer Transaktion auf dem Desktop ........ 453.4.5 Probleme beim Ausführen von Transaktionen ............. 45

3.5 Datenpflege ............................................................................. 473.5.1 Arbeiten mit Textfeldern ............................................. 473.5.2 Weitere Feldtypen ...................................................... 50

3.6 Benutzervorgaben .................................................................... 513.6.1 Vorschlagswerte dauerhaft einrichten ......................... 523.6.2 Temporäre Vorschlagswerte setzen ............................. 533.6.3 Weitere Benutzervorgaben .......................................... 54

3.7 Arbeiten mit Reports ............................................................... 553.7.1 Reports über das SAP-Menü aufrufen ......................... 563.7.2 Ausführen von Reports im SAP-System ....................... 573.7.3 Arbeiten mit den Ergebnislisten .................................. 62

3.8 Drucken .................................................................................. 643.9 Zusammenfassung ................................................................... 713.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 3 .................................................. 71


Inhalt

8

4 Aufbau von SAP ERP HCM ................................................... 75

4.1 HCM-Komponenten ................................................................ 754.2 Strukturen im SAP ERP HCM-System ....................................... 774.3 Zusammenfassung ................................................................... 78

5 Personaladministration ........................................................ 79

5.1 Bedeutung der Stammdaten für SAP ERP HCM ........................ 795.1.1 Entgeltabrechnung ...................................................... 805.1.2 Zeitwirtschaft .............................................................. 815.1.3 Reisemanagement ....................................................... 815.1.4 Personalplanung ......................................................... 815.1.5 Personalentwicklung ................................................... 825.1.6 Personalcontrolling ..................................................... 82

5.2 Funktion der Personaladministration ........................................ 825.3 Infotypkonzept ........................................................................ 84

5.3.1 Infotypen .................................................................... 845.3.2 Infotypsatz .................................................................. 855.3.3 Zeitbindung ................................................................ 865.3.4 Unternehmensspezifische Besonderheiten ................... 88

5.4 Infotyppflege am Beispiel des Infotyps 0006 (Anschriften) ....... 885.4.1 Einstieg in die Stammdatenpflege ............................... 885.4.2 Auswahl von Mitarbeitern mit und ohne

Objektmanager ........................................................... 895.4.3 Auswahl von Zeitraum und Infotyp ............................. 935.4.4 Infotypsatz anlegen ..................................................... 945.4.5 Infotypsatz ändern ...................................................... 955.4.6 Infotypsatz kopieren ................................................... 965.4.7 Infotypsatz löschen ..................................................... 975.4.8 Infotypsatz abgrenzen ................................................. 985.4.9 Infotypsatz sperren/entsperren .................................... 985.4.10 Infotypsatz anzeigen ................................................... 995.4.11 Freitextfeld zum Infotypsatz anlegen ........................... 1005.4.12 Pflege rückrechnungsrelevanter Felder/Infotypen ........ 101

5.5 Maßnahmenkonzept ................................................................ 1025.5.1 Aufrufen und Ausführen einer Maßnahme ................... 1025.5.2 Überspringen eines Infotyps in der Maßnahme ............ 1035.5.3 Unterbrechen und Wiederaufnehmen der

Einstellungsmaßnahme ................................................ 103


Inhalt

9

5.6 Ausführen einer Einstellungsmaßnahme ................................... 1035.6.1 Maßnahmen-Menü ..................................................... 1045.6.2 Infotyp 0000 (Maßnahmen) ........................................ 1075.6.3 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus) .............................. 1105.6.4 Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung) ................ 1115.6.5 Infotyp 0002 (Daten zur Person) ................................. 1155.6.6 Infotyp 0006 (Anschriften) .......................................... 1185.6.7 Infotyp 0007 (Sollarbeitszeit) ...................................... 1205.6.8 Infotyp 0008 (Basisbezüge) ......................................... 1225.6.9 Infotyp 0009 (Bankverbindung) ................................... 1255.6.10 Infotyp 0012 (Steuerdaten Deutschland) ..................... 1265.6.11 Infotyp 0013 (Sozialversicherungsdaten Deutschland) . 1285.6.12 Infotyp 0020 (DEÜV) .................................................. 1305.6.13 Infotyp 0016 (Vertragsbestandteile) ............................ 1325.6.14 Infotyp 0019 (Terminverfolgung) ................................ 1335.6.15 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente) .................... 1345.6.16 Abschluss der Maßnahme ........................................... 135

5.7 Pflege ausgewählter Infotypen ................................................. 1355.7.1 Infotyp 0004 (Behinderung) ........................................ 1355.7.2 Infotyp 0010 (Vermögensbildung) ............................... 1375.7.3 Infotyp 0011 (Externe Überweisungen) ....................... 1405.7.4 Infotyp 0014 (Wiederkehrende Be-/Abzüge) ............... 1415.7.5 Infotyp 0015 (Ergänzende Zahlung) ............................ 1425.7.6 Infotyp 0022 (Ausbildung) .......................................... 1445.7.7 Infotyp 0027 (Kostenverteilung) ................................. 1455.7.8 Infotyp 0030 (Vollmachten) ........................................ 1465.7.9 Infotyp 0031 (Referenzpersonalnummer) .................... 1465.7.10 Infotyp 0032 (Betriebsinterne Daten) .......................... 1475.7.11 Infotyp 0033 (Statistik) ............................................... 1485.7.12 Infotyp 0036 (Sozialversicherung Schweiz) .................. 1495.7.13 Infotyp 0038 (Steuerdaten Schweiz) ............................ 1505.7.14 Infotyp 0040 (Leihgaben) ............................................ 1515.7.15 Infotyp 0041 (Datumsangaben) ................................... 1525.7.16 Infotyp 0042 (Steuerdaten Österreich) ........................ 1535.7.17 Infotyp 0044 (Sozialversicherung Österreich) .............. 1545.7.18 Infotyp 0045 (Darlehen) ............................................. 1555.7.19 Infotyp 0128 (Mitteilungen) ........................................ 157

5.8 Ausführen ausgewählter Maßnahmen ...................................... 1575.8.1 Maßnahme »Organisatorischer Wechsel« .................... 1585.8.2 Maßnahme »Austritt« .................................................. 159


Inhalt

10

5.9 Tipps und Tricks ...................................................................... 1615.9.1 Maßnahmenschnellerfassung ...................................... 1625.9.2 Schnellerfassung .......................................................... 1625.9.3 Personalakte ............................................................... 1655.9.4 Abrechnungsstatus ändern .......................................... 1665.9.5 Eintrittsdatum korrigieren ........................................... 169

5.10 Zusammenfassung ................................................................... 1725.11 Übungsaufgaben zu Kapitel 5 .................................................. 173

6 Reports und Querys in der Personaladministration ............ 175

6.1 Auswertungen – Grundlagen und Werkzeuge .......................... 1756.2 Reports über Personalstammdaten ........................................... 177

6.2.1 Erstellen einer Mitarbeiterliste .................................... 1786.2.2 Standardselektionsbild ................................................ 1826.2.3 Arbeiten mit der Ergebnisliste ..................................... 1936.2.4 Ausgewählte Standardauswertungen ........................... 195

6.3 Querys über Personalstammdaten ............................................ 1986.3.1 Formen der Query ....................................................... 1986.3.2 Ausführen einer Query ................................................ 2006.3.3 Erstellen einer Ad-hoc Query ...................................... 2016.3.4 Spezielle Funktionen der Ad-hoc Query ...................... 206


7 Zeitwirtschaft ....................................................................... 213

7.1 Überblick ................................................................................. 2137.1.1 Ziel der Zeitwirtschaft ................................................. 2137.1.2 Formen der Zeiterfassung ............................................ 2147.1.3 Voraussetzungen in den Stammdaten .......................... 215

7.2 Pflege von Zeitdaten ................................................................ 2177.2.1 Infotyp 2001 (Abwesenheiten) .................................... 2197.2.2 Infotyp 2002 (Anwesenheiten) .................................... 2247.2.3 Infotyp 2003 (Vertretung) ........................................... 2307.2.4 Infotyp 2005 (Mehrarbeiten) ....................................... 2317.2.5 Infotyp 2006 (Abwesenheitskontingente) .................... 2337.2.6 Infotyp 2007 (Anwesenheitskontingente) .................... 2357.2.7 Infotyp 2010 (Entgeltbelege) ....................................... 2367.2.8 Infotyp 2011 (Zeitereignisse) ....................................... 2387.2.9 Infotyp 2012 (Zeitumbuchungsvorgaben) .................... 240


Inhalt

11

7.3 Zeitabrechnung und Zeitnachweis ........................................... 2417.3.1 Ziel der Zeitabrechnung .............................................. 2417.3.2 Zeitabrechnung durchführen ....................................... 2427.3.3 Zeitnachweis anzeigen ................................................ 2447.3.4 Parameter für die Listgestaltung .................................. 246

7.4 Tagesgeschäft im Arbeitsvorrat ................................................ 2507.4.1 Einstieg in den Arbeitsvorrat ....................................... 2507.4.2 Fehlerhafte Zeitereignisse bearbeiten .......................... 2537.4.3 Fehlerbehandlung ....................................................... 255

7.5 Time Manager’s Workplace (TMW) ......................................... 2577.5.1 Zeitdatenpflege in TMW ............................................. 2587.5.2 Meldungsbearbeitung in TMW ................................... 262

7.6 Zeitdaten auswerten ................................................................ 2647.6.1 Besonderheiten beim Auswerten von Zeitdaten .......... 2647.6.2 Ausgewählte Auswertungen in der Zeitwirtschaft ........ 264


8 Personalabrechnung ............................................................. 271

8.1 Überblick ................................................................................. 2718.2 Voraussetzungen in den Stammdaten ...................................... 2768.3 Abrechnungskonzeption und Abrechnungsergebnisse .............. 278

8.3.1 Abrechnungskonzept in SAP ERP HCM ....................... 2788.3.2 Abrechnungsergebnisse ............................................... 281

8.4 Abrechnungssimulation und Entgeltnachweis .......................... 2838.4.1 Abrechnungssimulation ............................................... 2838.4.2 Entgeltnachweis .......................................................... 288

8.5 Abrechnungsstatus und Abrechnungsverwaltungssatz .............. 2918.5.1 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus) .............................. 2938.5.2 Abrechnungsverwaltungssatz ...................................... 295

8.6 Ablauf der Personalabrechnung am Beispiel des deutschen Abrechnungsverfahrens ........................................................... 2988.6.1 Prozessüberblick ......................................................... 2988.6.2 Vorbereitende Aktivitäten ........................................... 2988.6.3 Durchführen der Personalabrechnung ......................... 3008.6.4 Überweisungen ........................................................... 3038.6.5 Sozialversicherung ....................................................... 3088.6.6 Finanzamt ................................................................... 3208.6.7 Buchung ins Rechnungswesen ..................................... 326

8.7 Auswertungen in der Personalabrechnung ............................... 3298.7.1 Lohnartenreporter ....................................................... 330


Inhalt

12

8.7.2 Lohnkonto .................................................................. 3328.7.3 Weitere Auswertungen ............................................... 334

8.8 Besonderheiten für Österreich und die Schweiz ....................... 3358.8.1 Ähnlichkeiten und Analogien ...................................... 3358.8.2 Unterschiede bei der Personalabrechnung in

Österreich ................................................................... 3358.8.3 Unterschiede bei der Personalabrechnung in

der Schweiz ................................................................ 3368.9 Zusammenfassung ................................................................... 3378.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 8 .................................................. 337

9 Organisationsmanagement .................................................. 339

9.1 Überblick ................................................................................. 3409.1.1 Begriff »Planvariante« .................................................. 3409.1.2 Objekte, Verknüpfungen und Infotypen ...................... 3409.1.3 Ausgewählte Objekttypen ........................................... 3429.1.4 Ausgewählte Infotypen ............................................... 343

9.2 Pflege der Organisationsstruktur .............................................. 3469.2.1 Elemente der Pflegeoberfläche .................................... 3469.2.2 Organisationseinheiten pflegen ................................... 3619.2.3 Planstellen pflegen ...................................................... 3669.2.4 Zuordnung/Versetzung von Mitarbeitern ..................... 368

9.3 Pflege ausgewählter Daten ...................................................... 3699.3.1 Registerkarte »Kontierung« ......................................... 3699.3.2 Registerkarte »Kostenverteilung« ................................. 3709.3.3 Registerkarte »Adresse« ............................................... 3719.3.4 Registerkarte »Arbeitszeit« .......................................... 372

9.4 Auswertungen im Organisationsmanagement .......................... 3739.4.1 Beispielreport »Vakante Planstellen« ........................... 3739.4.2 Beispielreport »Besetzungsplan« .................................. 378


10 Veranstaltungsmanagement ................................................ 383

10.1 Unterstützte Prozesse des Veranstaltungsmanagements ........... 38310.2 Dynamische Menüs ................................................................. 38410.3 Veranstaltungsvorbereitung ..................................................... 385

10.3.1 Struktur des Veranstaltungskatalogs ............................ 38510.3.2 Trainingsgruppen anlegen ........................................... 38810.3.3 Trainingstypen anlegen ............................................... 390


Inhalt

13

10.4 Veranstaltungsangebot ............................................................ 40310.4.1 Veranstaltungsmenü ................................................... 40310.4.2 Veranstaltungsangebot anlegen ................................... 406

10.5 Tagesgeschäft .......................................................................... 41810.5.1 Teilnahmemenü .......................................................... 41910.5.2 Korrespondenz ............................................................ 434

10.6 Wiederkehrende Arbeiten ....................................................... 43910.6.1 Fixieren von Veranstaltungen ...................................... 43910.6.2 Absagen von Veranstaltungen ..................................... 44310.6.3 Sperren/Entsperren von Veranstaltungen .................... 44510.6.4 Nachbereitung von Veranstaltungen ........................... 44510.6.5 Interne Leistungsverrechnung ..................................... 447

10.7 Infosystem ............................................................................... 44910.7.1 Auskunftsmenü ........................................................... 44910.7.2 Berichtsbaum »Teilnahmen« ........................................ 45310.7.3 Berichtsbaum »Veranstaltungen« ................................. 45610.7.4 Berichtsbaum »Ressourcen« ........................................ 457

10.8 SAP Learning Solution ............................................................. 45810.9 Zusammenfassung ................................................................... 46110.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 10 ................................................ 461

11 Reisemanagement ................................................................ 463

11.1 Voraussetzung in den Stammdaten .......................................... 46311.1.1 Infotyp 0017 (Reiseprivilegien) ................................... 46411.1.2 Infotyp 0027 (Kostenverteilung) ................................. 46611.1.3 Infotyp 0105 (Kommunikation) ................................... 466

11.2 Reisedaten im Reisemanager erfassen ...................................... 46811.2.1 Übung: Reiseantrag und Vorschuss erfassen ................ 46811.2.2 Übung: Reise zur Abrechnung erfassen ........................ 474

11.3 Übung: Reisedaten im Reisekostenmanager erfassen ................ 48011.4 Die verschiedenen Status einer Reise ....................................... 482

11.4.1 Genehmigungs- und Abrechnungsstatus ...................... 48211.4.2 Druck- und Überleitungsstatus .................................... 48411.4.3 Historie der Reisestatus ............................................... 485

11.5 Übung: Reisen genehmigen ..................................................... 48511.6 Übung: Druck des Reisekostennachweises ............................... 48811.7 Zahlung und Buchung .............................................................. 49111.8 Reisedaten in SAP NetWeaver Portal erfassen .......................... 49211.9 Zusammenfassung ................................................................... 49311.10 Übungsaufgaben zu Kapitel 11 ................................................ 494


Inhalt

14

12 Employee Self-Services (ESS) ............................................... 495

12.1 Voraussetzungen ..................................................................... 49512.1.1 Zugang zum ESS-System .............................................. 49512.1.2 Personalstammdaten ................................................... 496

12.2 Einstieg in das ESS-System ....................................................... 49612.3 Arbeiten mit dem ESS-System .................................................. 49912.4 Zusammenfassung ................................................................... 501

13 Manager’s Desktop (MDT) ................................................... 503

13.1 Integration mehrerer Komponenten ........................................ 50413.2 Aufbau des Manager’s Desktops .............................................. 50513.3 Verschiedene Themenkategorien ............................................. 507

13.3.1 Personendaten ............................................................ 50713.3.2 Organisation ............................................................... 50713.3.3 Vergütungsmanagement/Kosten + Budget .................. 50913.3.4 Personalbeschaffung ................................................... 51013.3.5 Workflow-Eingang ...................................................... 51113.3.6 Spezialgebiete ............................................................. 512

13.4 Anpassung des eigenen Manager’s Desktop ............................. 51313.5 Manager Self-Services (MSS) .................................................... 51513.6 Zusammenfassung ................................................................... 51713.7 Übungsaufgaben zu Kapitel 13 ................................................ 517

14 Hilfefunktionen .................................................................... 519

14.1 Online-Hilfen ........................................................................... 51914.1.1 SAP Help Portal .......................................................... 52014.1.2 SAP Service Marketplace ............................................. 523

14.2 Hilfefunktionen des Systems .................................................... 52414.2.1 Dokumentation im SAP Easy-Access-Menü ................. 52414.2.2 Customizing-Dokumentation ...................................... 52514.2.3 F1-Hilfe ....................................................................... 526

14.3 Zusammenfassung ................................................................... 52714.4 Übungsaufgaben zu Kapitel 14 ................................................ 527

15 Anwenderschulungen für SAP ERP HCM ............................. 529

15.1 Voraussetzungen und kritische Erfolgsfaktoren von Anwenderschulungen .............................................................. 52915.1.1 Prozessorientierung ..................................................... 530


Inhalt

15

15.1.2 Inhouse-Schulung vs. externer Schulungsort ................ 53115.1.3 Betrachtungen von Rollen der Schulungsleiter ............. 533

15.2 Fallbeispiel: Schulung zur Einarbeitung im angepassten System 53415.2.1 Ausgangssituation ....................................................... 53415.2.2 Vorbereitung und Organisation ................................... 53515.2.3 Methodischer Ablauf .................................................. 53515.2.4 Schulungsplan ............................................................. 53815.2.5 Nachbereitung ............................................................ 542

15.3 Zusammenfassung ................................................................... 543

Anhang ....................................................................................... 545

A Wichtige Transaktionscodes ............................................................... 547B Erläuterungen zu Prozessmodellen ..................................................... 549C Weitere Quellen ................................................................................ 553D Die Autoren ....................................................................................... 555

Index ......................................................................................................... 557


Ausführen einer Einstellungsmaßnahme 5.6

103

Es öffnet sich daraufhin die erste Infotypmaske, die stets Felder des Infotyps0000 (Maßnahmen) sowie einige Informationen des Infotyps 0001 (Organisa-torische Zuordnung) enthält. Nach dem Sichern der Eingaben wird automa-tisch der nächste Infotyp aus der Maßnahme angeboten.

5.5.2 Überspringen eines Infotyps in der Maßnahme

Falls Ihnen die erforderlichen Daten zum Ausfüllen eines Infotyps in der Maß-nahme noch nicht vorliegen, können Sie diesen Infotyp einfach überspringen.

1. Um den geöffneten Infotyp zu überspringen, klicken Sie auf das Icon .

2. Gegebenenfalls öffnet sich dabei ein Dialogfenster mit der Nachricht, dassnicht gesicherte Daten verloren gehen. Wählen Sie Ja.

3. Sie gelangen in den nächsten Infotyp der Personalmaßnahme.

5.5.3 Unterbrechen und Wiederaufnehmen der Einstellungsmaßnahme

Wenn Sie die Maßnahmenart Einstellung nicht vollständig ausführen kön-nen, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Maßnahme wieder aufzunehmen.Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Markieren Sie im Einstiegsbild die Maßnahmenart Einstellung, und kli-cken Sie wie beim Anlegen auf das Ausführen-Icon .

2. Es öffnet sich die erste Eingabemaske. Sie erhalten die Systemmeldung Per-

son ist schon eingestellt.

3. Wählen Sie in der Anwendungsfunktionsleiste den Button Infogruppe aus-

führen.

4. Bestätigen Sie die Warnmeldung Infotyp wird bei Funktion ›Infogruppe

ausführen‹ nicht gesichert! mit Weiter.

5. Navigieren Sie mit den beiden Icons zum nächsten Infotyp. Bereitsangelegte Infotypen werden im Ändern-Modus, noch nicht angelegte Info-typen im Anlegen-Modus geöffnet.

5.6 Ausführen einer Einstellungsmaßnahme

Dieser Abschnitt führt Sie anhand eines ausführlich dargestellten Beispiels indie Funktionsweise der Einstellungsmaßnahme ein. In Abbildung 5.15 und inAbbildung 5.16 können Sie leicht nachvollziehen, wie der Einstellungsprozess


Personaladministration5

104

untergliedert ist. Gleichzeitig stellt Ihnen dieser Abschnitt darüber hinaus diewichtigsten Infotypen vor. Bitte beachten Sie dabei jedoch stets Folgendes:

� Der Aufbau der Maßnahmen kann von Unternehmen zu Unternehmenleicht variieren.

� Einzelne kundenindividuelle oder weniger wichtige Felder der Infotypenwerden nicht erläutert.

� Zugunsten der Übersicht konnten die Modellierungskonventionen in denabgebildeten Prozessen nicht vollständig eingehalten werden.

5.6.1 Maßnahmen-Menü

Wählen Sie den Menüpfad Personal � Personalmanagement � Administra-

tion � Personalstamm � Personalmassnahmen, um das Maßnahmen-Menü zuöffnen (siehe Abbildung 5.14). Nehmen Sie hier folgende Einstellungen vor:

� PersonalnummerBeim Ausführen der Personalmaßnahme Einstellung wird in der Regelkeine Personalnummer eingetragen, da diese intern, d.h. vom System vor-geschlagen wird. Nur wenn das System so eingestellt ist, dass die Personal-nummer extern, also manuell vergeben wird, fordert Sie das System imnächsten Bild zur Eingabe auf.

� BeginnGeben Sie im Feld Beginn das Datum ein, an dem der Mitarbeiter in dasUnternehmen eintritt. Dieses ist ein wesentliches Datum für viele Prozesseder Personaladministration, z. B. für die Ermittlung des Dienstalters oder fürdie Personalabrechnung.

Abbildung 5.14 Maßnahme »Einstellung markiert zum Ausführen«



105

Abbildung 5.15 Prozess »Einstellungsmaßnahme«

neuer Mitarbeiterist einzustellen

Personal-maßnahmenmenü

aufrufen

Beginndatumeintragen

IT 0Maßnahmenist angelegt

keineIntegration zum

Orgmanagement

IT 0Maßnahmen

pflegen

Maßnahme»Einstellung« mar-kieren u. ausführen

Mitarbeiterist eingestellt

Pers.-ber., MAGrp,MAKrs pflegen

Personalnummerpflegen

Prüfen, obIntegration zum

Orgmanagement

Eingabenbestätigen

Datensichern

mitIntegration zum

Orgmanagement

IT 1Org. Zuordnung

pflegen

Prüfen, obIntegration zum

Orgmanagement

Datensichern

Mitarbeiter besetzteine Planstelle

Mitarbeiter besetztmehrere Planstellen

Planstellepflegen

mit Integration zumOrgmanagement

über den ButtonZuordnung weiterePlanstellen pflegen

Eingabebestätigen

Vorschlagswerteüberprüfen

ggf. Werte ergänzen/korrigieren

Prüfen, wie vielePlanstellen der

Mitarbeiter besetzt

ggf. Planstellepflegen

keineIntegration zum

Orgmanagement

Kostenstellepflegen

Datensichern

IT 7 undggf. IT 50

sind angelegt

IT 8Basisbezüge

pflegen

IT 12Steuerdaten D

pflegen

IT 8Basisbezügeist angelegt

IT 9Bankverbindung

ist angelegt

IT 12Steuerdaten D ist angelegt

Prüfen, obAT- oder

Tarifmitarbeiter

AT-Mitarbeiter Tarifmitarbeiter

Tarifgruppe und-stufe pflegen

Lohnartenpflegen

ggf. Anzahlund Einheiten

pflegen

Betragpflegen

Lohnartenpflegen

IT 9Bankverbindung

pflegen

Prüfen, obLohnsteuerkarte

vorliegt

Lohnsteuerkarteliegt vor

Prüfen, obSteuerkarte schuld-

haft fehlt

Feld »liegtnicht vor«markieren

Steuerkartefehlt nichtschuldhaft

Steuerkartefehlt schuld-

haft

Feld »Grund«pflegen

Lohnsteuerkarteliegt nicht vor

Feld »Grund«pflegen

Lohnsteuerklassewurde auf 6

geändert

Personal-Nr.wird vom

System vergeben

Personal-Nr.ist manuell zu

vergeben

IT 3 Abrech-nungsstatuswird angelegt

(Anschluss siehe nächste Seite)

(Anschluss siehe nächste Seite)



106

Abbildung 5.16 Prozess »Einstellungsmaßnahme« (Forts.)

IT 2Daten zur Person

pflegen

Prüfen, obMitarbeiterKinder hat

Mitarbeiter hatkeine Kinder

Mitarbeiterhat Kinder

Anzahl derKinder pflegen

IT 21Familie/Bezugsper.

pflegen

Prüfen, ob MitarbeiterIn- od. Auslands-

adresse hat

Mitarbeiter hatInlandsadresse

Mitarbeiter hatAuslandsadresse

Button Aus-landsanschrift

drücken

IT 6Anschriften

pflegen

Länderschlüsselwählen

PrüfenVerarbeitungZeitwirtschaft

Abrechnungohne

Zeitauswertung

Abrechnungmit

Zeitauswertung

IT 50Zeiterfassungs-

information pflegen

IT 1Org. Zuordnung

ist angelegt

IT 2 undggf. IT 21

sind angelegt

IT 6Anschriften ist

angelegt

Datensichern

Datensichern

Datensichern

IT 7Sollarbeitszeit

pflegen

IT 12Steuerdaten D

ist angelegt

IT 13 undggf. IT 19 u. 79sind angelegt

Prüfen, obRV-Nummer

vorliegtPrüfen

Versicherungspflicht

IT 20DEÜV

ist angelegt

IT 16Vertragsbestandteile

ist angelegt

alle abrechnungs-relevanten Infotypen

sind angelegt

IT 20DEÜVpflegen

IT 16Vertragsbestandteile

pflegen

IT 19Terminverfolgung

pflegen

IT 2006Abwesenheits-

kontingente pflegen

ggf. weitereBankverbindungen

pflegen (IT 9)

ggf. weitereWohnsitze

pflegen (IT 6)

ggf. IT 4Behinderung

anlegen

Personalakteist vollständig

angelegt

RV-Nummerliegt vor

RV-Nummerliegt nicht vor

IT 19Terminverfolgung

pflegen

Prüfen, obbefrist. od. un-befrist. Vertrag

Mitarbeiter hatunbefrist.

Vertragerhalten

Mitarbeiter hatbefrist.

Vertrag erhalten

Vertragsart»Zeitvertrag«

pflegen

Vertragsendepflegen

entsprechendeVertragsart

pflegen

Mitarbeiter istfreiw. versichert(SV-Attribut 20)

Mitarbeiter istpflichtversichert

IT 79SV-Zusatzvers. D

pflegen

Datensichern

[...][...]

IT 13 Sozial-versicherungs-daten D pflegen



107

� Personalbereich, Mitarbeitergruppe, MitarbeiterkreisDiese Felder müssen Sie an dieser Stelle noch nicht füllen – wenn Sie aller-dings in Ihrem System eingabebereit sind, empfiehlt sich das Füllen dieserFelder, da infolgedessen die Benutzerführung für die folgende Maske oft-mals verbessert wird.

5.6.2 Infotyp 0000 (Maßnahmen)

Nachdem Sie die Maßnahme Einstellung mit dem Ausführen-Icon gestar-tet haben, öffnet sich die erste Infotypmaske. Sie enthält Felder des Infotyps0000 (Maßnahmen) (siehe Abbildung 5.17). Dieser Infotyp speichert alle imHinblick auf den Mitarbeiter durchgeführten Maßnahmen. Weiterhin sind imersten Bild die wichtigsten Informationen aus Infotyp 0001 (OrganisatorischeZuordnung) enthalten.

� Personen-IDDie Personen-ID wird vom System automatisch vergeben. Bei Mehrfachbe-schäftigung werden darunter mehrere Beschäftigungsverträge einer Personzusammengefasst. Die Personen-ID wird im Infotyp 0709 (Personen ID)gespeichert.

� PersonalnummerIm Bildkopf sehen Sie das Feld Personalnummer. In der Regel vergibt dasSystem automatisch die nächste freie Personalnummer, nachdem Sie IhreEingaben auf der Maske bestätigt haben. Falls in Ihrem Unternehmen eineexterne Nummernvergabe vorgesehen ist, fordert Sie das System zur Ein-gabe der Personalnummer auf.

Abbildung 5.17 Subtyp »Einstellung« des Infotyps 0000 (Maßnahmen)



108

� GültigDer Gültigkeitsbeginn ist bereits mit dem Eintrittsdatum gefüllt.

� Persönliche DatenAnhand dieser Feldgruppe aus Infotyp 0002 (Daten zur Person) identifiziertdas System gleiche Personen innerhalb des Systems. Bei identischen Datensollen Sie entscheiden, ob es sich entweder um denselben Mitarbeiter han-delt. der lediglich einen weiteren Vertrag erhalten hat (Mehrfachbeschäfti-gung), oder ob er wieder eingestellt wurde (siehe Abbildung 5.18).

� EinstellungIn der Feldgruppe Einstellung müssen folgende Angaben gemacht werden:

� MaßnahmengrundGeben Sie hier den Grund für die Einstellung an (z. B. Folgebesetzung,ErzU-Vertretung oder Sonderprojekt).

� ReferenzpersonalnummerMitarbeiter, die mehrere Beschäftigungsverhältnisse im Unternehmeneingehen, erhalten für jedes Arbeitsverhältnis eine eigene Personalnum-mer. Tragen Sie also in dieses Feld in einem solchen Fall die Personal-

Abbildung 5.18 Es existiert bereits ein Mitarbeiter mit gleichem Namen im System.



109

nummer ein, unter der der Mitarbeiter bereits im System angelegt ist,damit seine persönlichen Daten in den nachfolgenden Infotypen über-nommen werden.

Organisatorische Zuordnung

In diesen Feldern des Infotyps 0001 (Organisatorische Zuordnung) werden dieInformationen zur Eingliederung des neuen Mitarbeiters in die Unterneh-mens- und Mitarbeiterstruktur hinterlegt (siehe Abbildung 5.19).

� PlanstelleWählen Sie die zu besetzende Planstelle in der Organisationsstruktur aus.Nutzen Sie dazu die (F4)-Hilfe.

� Personalbereich, Personalteilbereich, Mitarbeitergruppe und Mitarbei-terkreisBestätigen Sie Ihre Eingabe im Feld Planstelle mit (¢). Bei aktiver Integra-tion des Organisationsmanagements trägt das System abhängig von den Ein-stellungen Vorschlagswerte in diese Felder ein. Ergänzen Sie gegebenenfallsfrei bleibende Felder.

Organisatorische Zuordnung ohne Integration des Organisations-managements

Wenn keine Integration mit dem Organisationsmanagement besteht, tauchenim Infotyp 0000 nur Personalbereich, Mitarbeitergruppe und Mitarbeiterkreisauf (siehe Abbildung 5.20). Pflegen Sie die Werte entsprechend.

Abbildung 5.19 Felder des Infotyps 0001 im Infotyp 0000 mit Integration des Organisationsmanagements

Abbildung 5.20 Ohne Integration des Organisationsmanagements fehlt die Planstelle



110

� OrganisationsmanagementIm Organisationsmanagement hängen an der Planstelle Informationen wiePersonalbereich oder Kostenstelle. Bei eingeschalteter Integration stehendiese Daten in der Personaladministration als Vorschlagswerte bzw. als festeVorgaben zur Verfügung.

� PlanstelleDie Planstelle beschreibt die organisatorische Stellung des Mitarbeiters imUnternehmen. Sie ist mit einer Organisationseinheit (z. B. Abteilung) ver-knüpft. Die Planstelle wird vom Mitarbeiter besetzt. Sie stellt das Bindegliedzwischen der Personaladministration und dem Organisationsmanagementdar.

In der Feldgruppe Status wird aufgrund der Einstellungsmaßnahme im FeldBeschäftigung automatisch der Eintrag aktiv vorgenommen (siehe Abbildung5.21). Weitere Beschäftigungsstatus können sein: ruhend, Rentner oder aus-

getreten.

5.6.3 Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus)

Der Infotyp 0003 wird vom System selbst im Hintergrund angelegt. Dahermerken Sie davon auch nichts. Nur in der Stammdatenpflege werden Sie fest-stellen, dass der Infotyp bereits an dieser Stelle der Einstellungsmaßnahmeangelegt ist. Die Funktion dieses Infotyps wird in Abschnitt 8.5.1, »Infotyp0003 (Abrechnungsstatus)«, genauer erläutert.

Hinweis

Der Status Beschäftigung ist eines der wichtigsten Felder. Darüber erkennt das Sys-tem beispielsweise, ob ein Mitarbeiter noch Bezüge erhält oder ob er bereits ausge-treten ist.

Abbildung 5.21 Der Beschäftigungsstatus ist bei der Einstellungsmaßnahme »aktiv«.

Tipp

Über den Button können Sie die zur Maßnahme gehörenden In-fotypen anzeigen und gegebenenfalls Reihenfolge und Art der aufgerufenen Infoty-pen kurzzeitig ändern, z. B. um für einen Mitarbeiter den Infotyp 0004 (Behinderung)mit in die Einstellungsmaßnahme aufzunehmen.



111

5.6.4 Infotyp 0001 (Organisatorische Zuordnung)

Im Infotyp 0001 werden die Informationen zur Unternehmens- sowie zur Per-sonalstruktur des Mitarbeiters gespeichert. Diese Daten sind sowohl für dieZugriffsrechte als auch für die Steuerung von Personalabrechnung, Zeitwirt-schaft und weiteren Funktionen von wesentlicher Bedeutung. Darüber hinaushaben sie Einfluss darauf, welche Daten Sie in den weiteren Infotypen einge-ben dürfen und welche Werte das System vorschlägt.

Der Infotyp »Organisatorische Zuordnung« (siehe Abbildung 5.22) hat die Zeit-bindung 1, d.h., zu jedem Zeitpunkt der Tätigkeit des Mitarbeiters im Unter-nehmen muss genau ein gültiger Datensatz des Infotyps vorhanden sein.

Feldgruppe »Unternehmensstruktur«

In der Feldgruppe Unternehmensstruktur müssen Sie das Feld Personalbe-

reich nicht pflegen, weil die Daten bereits übernommen wurden (siehe Abbil-dung 5.22). Von diesem Wert leiten sich der Buchungskreis (BuKr.) und diejuristische Person (JurPerson) automatisch ab.

Deswegen sind diese Felder nicht eingabebereit und nur indirekt über den Per-sonalbereich mittels einer Maßnahme änderbar (siehe Abbildung 5.22). Ähnli-ches gilt für das Feld Kostenst. (Kostenstelle), sofern die Integration des Orga-nisationsmanagements aktiv ist. In diesem Fall ist es hier nicht eingabebereit,sondern leitet sich aus der Planstelle und der Organisationsstruktur automa-tisch ab.

Sie sollten an dieser Stelle den Teilbereich pflegen, falls Ihr Unternehmen übermehrere Standorte verfügt. Denn in der Regel wird über den Teilbereich dieStandortstruktur abgebildet. Dann sind jedem Personalteilbereich u.a. genau einTarifvertragsgebiet, eine Tarifvertragsart und ein Feiertagskalender zugeordnet.

Abbildung 5.22 Feldgruppe »Unternehmensstruktur« des Infotyps 0001 mit Integration des Organisationsmanagements



112

Feldgruppe »Personalstruktur«

In der Feldgruppe Personalstruktur haben Sie die Werte für die FelderMAGruppe (Mitarbeitergruppe) und MitarbKreis (Mitarbeiterkreis) bereits inder ersten Maske der Einstellungsmaßnahme gepflegt. Die Felder sind nichteingabebereit (siehe Abbildung 5.23). Daher können Sie die hier voreingestell-ten Werte nur über eine Personalmaßnahme ändern (eine solche Maßnahmewird oft mit »Organisatorischer Wechsel« bezeichnet).

� AbrechnungskreisIn einem Personalabrechnungskreis werden alle Mitarbeiter zusammenge-fasst, die zum gleichen Zeitpunkt abgerechnet werden. Somit bestimmt die-ses Feld u.a., ob und wann der Mitarbeiter abgerechnet wird. Der Abrech-nungskreis leitet sich in der Regel aus anderen Feldern des Infotyps 0001 ab.Den Vorschlagswert können Sie überschreiben.

� AnstellungsverhältnisDas Anstellungsverhältnis ist hier nur in Ausnahmefällen zu pflegen. Eswird in Deutschland für verschiedene Statistiken aufgrund gesetzlicher Vor-gaben verwendet und leitet sich normalerweise vom Mitarbeiterkreis ab.

Aufbauorganisation mit Integration des Organisationsmanagements

Wenn in Ihrem Unternehmen die Integration zwischen Organisationsmanage-ment und Personalmanagement aktiv ist, werden bestimmte Felder automa-tisch gefüllt:

� ProzentsatzIn diesem Feld können Sie festlegen, mit welchem Prozentsatz der Mitarbei-ter die Planstelle besetzt.

� Planstelle, Stelle und OrganisationseinheitDer Mitarbeiter ist bereits mit einer Planstelle verknüpft; Stelle und Organi-sationseinheit hängen an der Planstelle, die Felder werden automatischgefüllt, und sie können nicht überschrieben werden (siehe Abbildung 5.24).

Abbildung 5.23 Feldgruppe »Personalstruktur« des Infotyps 0001 (Organisatorische Zuordnung)



113

Abbildung 5.24 Feldgruppen »Aufbauorganisation« und »Sachbearbeiter« des Infotyps 0001 mit Integration des Organisationsmanagements

� OrganisationsschlüsselDer Organisationsschlüssel kann sich aus Elementen der Unternehmens-und der Personalstruktur zusammensetzen. Damit kann jedes Unternehmendie organisatorische Zuordnung weiter spezifizieren. Abhängig von denunternehmensindividuellen Einstellungen wird das Feld automatisch odermanuell gefüllt.

� ZuordnungWenn die Integration des Organisationsmanagements aktiv ist, können Siedem Mitarbeiter weitere Planstellen zuordnen. Wählen Sie den ButtonZuordnung (siehe Abbildung 5.25). Nehmen Sie im Dialogfenster auf derRegisterkarte zukünftige Zuordnung weitere Verknüpfungen vor. Orien-tieren Sie sich bei der Bestimmung der Prozentsätze an der (Soll-)Arbeits-zeit. Wenn Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben, klicken Sie auf den But-ton und anschließend auf den Button . Bei derZuordnung mehrerer Planstellen werden die Informationen der Planstellemit dem höchsten Besetzungsprozentsatz vorgeschlagen.

Abbildung 5.25 Zuordnung mehrerer Planstellen zum Mitarbeiter



114

Aufbauorganisation ohne Integration des Organisationsmanagements

Wenn in Ihrem Unternehmen die Integration zwischen Organisationsmanage-ment und Personalmanagement nicht aktiv ist bzw. das Organisationsmanage-ment nicht eingesetzt wird, dann können bestimmte Eingaben manuell erfol-gen:

� PlanstelleDas Feld Planstelle können Sie entweder leer lassen oder eine unver-knüpfte Planstelle eintragen.

� Stelle und OrganisationseinheitDie Felder Stelle und OrgEinheit sind wiederum nicht mit der Planstelleverknüpft und können manuell gepflegt werden.

Sachbearbeiter

Die Zuordnung eines Mitarbeiters zu Sachbearbeitern dient der Steuerung derAblauforganisation innerhalb der Personalabteilung. Anhand der Einträge kön-nen zuständige Sachbearbeiter beispielsweise mittels der TerminverfolgungErinnerungen erhalten (siehe Abschnitt 5.6.14, »Infotyp 0019 [Terminverfol-gung]«), über Vorgänge mittels dynamisch erzeugter E-Mails informiert oderüber die Berechtigungsprüfung in Zugriffen eingeschränkt werden.

� SachbearbeitergruppeIn der Sachbearbeitergruppe sind alle Sachbearbeiter zusammengefasst, diefür einen organisatorischen Bereich der Personalverwaltung zuständig sind.Der Wert wird vom System vorgeschlagen und ist nicht überschreibbar.

� Sachbearbeiter für Personal, Zeiterfassung und AbrechnungPflegen Sie hier die Sachbearbeiter, die für das jeweilige Aufgabengebietzuständig sind.

Vakanz abgrenzen (bei Integration des Organisationsmanagements)

Abhängig von Ihrer unternehmensspezifischen Konfiguration fragt Sie das Sys-tem nach dem Speichern, ob die Vakanz abgegrenzt werden soll (siehe Abbil-dung 5.26). Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, damit die Planstelle in Auswer-tungen künftig als besetzt angezeigt wird. Ansonsten kann es zu ungewolltenAuswirkungen insbesondere innerhalb der Personalbeschaffung oder Personal-kostenplanung kommen.



115

Abbildung 5.26 Vakanz der Planstelle endet einen Tag vor Eintritt des neuen Mitarbeiters

Als Vakanz wird der Zeitraum einer Planstelle bezeichnet, in dem die Planstellekeinen Inhaber hat. Die Vakanz stellt einen eigenen Infotyp dar, der im Orga-nisationsmanagement der Planstelle zugeordnet ist (siehe auch Abschnitt 9.1.2,»Objekte, Verknüpfungen und Infotypen«).

5.6.5 Infotyp 0002 (Daten zur Person)

Im Infotyp »Daten zur Person« erfassen Sie die Informationen, die einen Mitar-beiter identifizieren (siehe Abbildung 5.27). Der Infotyp hat die Zeitbindung 1.

� GültigkeitszeitraumDer Gültigkeitsbeginn des ersten Datensatzes dieses Infotyps wird aus demGeburtsdatum des Mitarbeiters ermittelt.

Abbildung 5.27 Feldgruppen »Name« und »Geburtsdaten« des Infotyps 0002 (Daten zur Person)


Pflege von Zeitdaten 7.2

217

� Gruppierung SubsystemDas Feld Grupp. Subsystem bestimmt die Terminals, an denen der Mitarbei-ter stempeln darf.

� Gruppierung An-/AbwesenheitsgründeDas Feld Grupp. An-/Abwesen. bestimmt die erlaubten Gründe (z. B. dürfennur bestimmte Mitarbeiter einen Dienstgang buchen).

� Gruppierung MitarbeiterausgabenDas Feld Grupp. Mitarb.Ausg. bestimmt, welche Lohnarten über das Sub-system gebucht werden können (z. B. Parkgebühren).

� ZutrittskontrollgruppeDas Feld Zutrittskontrollgr. ist dann relevant, wenn das gleiche Subsys-tem für die Zutrittssteuerung genutzt wird und bestimmt, wann und wo derMitarbeiter Zugang hat.

Die übrigen Felder werden nur selten genutzt und dann oft sehr firmenspezi-fisch interpretiert. Erkundigen Sie sich gegebenenfalls nach der Nutzung dieserFelder in Ihrem Unternehmen.

Die Felder der Gruppe Schnittstellendaten, die wir Ihnen gerade genauervorgestellt haben, werden zum großen Teil aufgrund der organisatorischenZuordnung des Mitarbeiters schon korrekt vorbelegt. Sie müssen also in derRegel lediglich die Zeitausweisnummer pflegen und eventuell einige Besonder-heiten bzw. Abweichungen von der Regel.

7.2 Pflege von Zeitdaten

Nachfolgend wird die Pflege der wichtigsten Infotypen der Zeitwirtschaft erläu-tert. Den Einstieg in die Pflege der Zeitwirtschaftsdaten erreichen Sie über dieTransaktion PA61 oder über den Menüpfad Personal � Personalzeitwirtschaft

� Administration � Zeitdaten � Pflegen. Grundsätzlich erreichen Sie die Zeit-wirtschaftsinfotypen auch über die bereits aus der Personaladministrationbekannte Transaktion PA30; in der PA61 stehen Ihnen aber auf den Registerkartenbereits die Zeitwirtschaftsinfotypen zur Verfügung. Des Weiteren gibt es in derPflegetransaktion zur Zeitwirtschaft z.B. die Spezialfunktion der Listerfassung.

Hinweis

Pflegen Sie den Infotyp 0050 frühzeitig – spätestens dann, wenn die Zeiterfassungs-karte an den Mitarbeiter ausgehändigt ist. Ansonsten kann das System die Zeitbu-chungen nicht zuordnen, und Sie müssen die daraus entstehenden Fehler manuellnachbearbeiten (siehe Abschnitt 7.4.2, »Fehlerhafte Zeitereignisse bearbeiten«).


Zeitwirtschaft7

218

Gleich beim Einstieg in die Transaktion PA61 (Zeitdaten pflegen) werden Siefeststellen, dass die Aufteilung der Infotypen auf die einzelnen Registerkarteneine andere ist als in der Personaladministration (siehe Abbildung 7.2).

Abgesehen von der Aufteilung der Registerkarten sieht diese Transaktiongenauso aus wie die Transaktion PA30 (Personalstammpflege). Auch bezüglichdes Infotypkonzepts gelten die gleichen Ausführungen wie in Kapitel 5, »Per-sonaladministration«. Besonders das Konzept der Subtypen wird in der Zeit-wirtschaft sehr intensiv genutzt. Identisch funktioniert ebenfalls die Auswahlder Mitarbeiter mithilfe des Objektmanagers und das Anlegen, Ändern,Löschen, Kopieren oder Abgrenzen von Infotypen. Daher werden nachfolgendlediglich die Besonderheiten der wichtigsten Zeitwirtschaftsinfotypen erläutert.

Im Folgenden werden die einzelnen Infotypen mit ihren Einzelerfassungsmas-ken vorgestellt.

Abbildung 7.2 Transaktion PA61 (Zeitdaten pflegen)

Hinweis

Zur effizienten Eingabe mehrerer Sätze für eine Person nutzen Sie das Icon. Um mehrere Personen in einer Liste bearbeiten zu können, steht

Ihnen über den Menüpfad Personal � Personalzeitwirtschaft � Administration � Zeit-

daten � Schnellerfassung eine Schnellerfassung zur Verfügung.Diese ist ebenso zu handhaben wie die Schnellerfassung für Personalstammdaten(siehe Kapitel 5, »Personaladministration«).



219

7.2.1 Infotyp 2001 (Abwesenheiten)

Abwesenheiten werden im Infotyp 2001 erfasst. Die einzelnen Abwesenheits-arten sind hinsichtlich der zu pflegenden Daten teilweise sehr unterschiedlich:Insbesondere Krankheiten erfordern die Erfassung zusätzlicher Daten, die sichauf die Dauer der Entgeltfortzahlung auswirken. Die Abwesenheitsarten ent-sprechen den einzelnen Subtypen des Infotyps 2001. Beispiele für Abwesen-heitsarten sind im Folgenden aufgeführt:

� Arztbesuch

� Elternzeit

� Gleitzeitausgleich

� Krankheit

� Kur

� Mutterschutz

� Urlaub

� Wehrdienst

Abbildung 7.3 zeigt die Erfassungsmaske für Urlaub, die im Wesentlichen nurAnfangs- und Enddatum sowie die Auszählung der Abwesenheit enthält. Dabeiwird zwischen Abwesenheitstagen und Kalendertagen unterschieden, daarbeitsfreie Tage nicht als Abwesenheitstage gezählt werden. Außerdem zeigtdas Feld Kontingentverbrauch, wie viele Tage vom Urlaubsanspruch (Infotyp2006 [Abwesenheitskontingente]) abgetragen werden. Um einen Urlaub imSystem zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Zeitdatenpflege wie zu Beginn dieses Kapitels beschrieben auf.

2. Wählen Sie den Infotyp 2001 (Abwesenheiten) aus.

3. Wählen Sie im Feld AbwesenheitsArt den Subtypen aus: Die Abwesenheits-art »Urlaub« entspricht oft dem Subtypkürzel 0100 – dies kann in Ihrem Sys-tem aber durchaus auch anders sein, sodass Sie die (F4)-Hilfe nutzen sollten,solange Ihnen die Kürzel noch nicht vertraut sind.

4. Geben Sie in die Felder Gültig und bis das Anfangs- und Enddatum des Ur-laubs ein.

Hinweis

Arbeitszeiten, die außerhalb der üblichen Arbeitsstätte erbracht werden, stellenkeine Abwesenheiten dar. Sie werden als Anwesenheiten geführt und dementspre-chend im Infotyp 2002 (Anwesenheiten) gepflegt (siehe Abschnitt 7.2.2, »Infotyp2002 [Anwesenheiten]«).


Zeitwirtschaft7

220

5. Klicken Sie auf das Icon für Anlegen .

6. Überprüfen Sie in der nun erscheinenden Maske Ihre Eingaben, undsichern Sie diese mit einem Klick auf das Icon .

Bei der Pflege von Abwesenheiten werden vom System zahlreiche Plausibili-tätsprüfungen durchgeführt. Achten Sie daher darauf, welche Meldungen inder Statusleiste angezeigt werden. Es können insbesondere folgende Meldun-gen angezeigt werden:

� Der erste oder letzte Tag der Abwesenheit ist arbeitsfrei.

� Der gesamte Zeitraum ist arbeitsfrei.

� Der Zeitraum ist länger als erlaubt.

� Das Kontingent reicht nicht aus.

� Der Satz überschneidet sich mit anderen Zeitdaten. In diesem Fall existierendrei voreingestellte Varianten, wie das System reagieren kann:

� WarnmeldungEs wird nur eine Warnmeldung ausgegeben. Sie können die Daten abertrotzdem speichern.

� Die Eingabe ist nicht möglichSie müssen dann gegebenenfalls zunächst die störenden Daten korrigie-ren (dies ist üblich, wenn Sie Urlaub in einem Zeitraum erfassen wollen,in dem bereits eine Krankheit vorliegt).

� Vorhandener Datensatz wird abgegrenztDer bereits vorhandene Datensatz wird abgegrenzt bzw. gelöscht, sodassder neue gespeichert werden kann (dies ist üblich, wenn Sie eine Krank-heit in einem Zeitraum erfassen wollen, in dem bereits Urlaub vorliegt).

Abbildung 7.3 Urlaub anlegen



221

Abbildung 7.4 zeigt ein Beispiel für den Fall, dass ein vorhandener Datensatzabgegrenzt wird. Im oberen Bildbereich wird die neu erfasste Krankheit ange-zeigt; im unteren Bildbereich der Urlaub. Das Scherensymbol zeigt an, dass derUrlaub um die beiden Krankheitstage gekürzt wird. Das Listbild des Infotyps2001 in Abbildung 7.5 zeigt das Ergebnis dieses Abgrenzvorgangs.

Die Erfassungsmaske für Urlaub entspricht im Wesentlichen der der meistenanderen Abwesenheitsarten. Bei untertägigen Abwesenheiten sind zusätzlichnoch die Uhrzeiten zu pflegen, wie in Abbildung 7.6 dargestellt. Geben Sie

Abbildung 7.4 Krankheit grenzt bestehenden Urlaub ab

Abbildung 7.5 Krankheit unterbricht Urlaub


Zeitwirtschaft7

222

dafür die Uhrzeiten in die entsprechenden Felder ein. Das System errechnetdann die Stundenzahl, gegebenenfalls unter Berücksichtigung der Pausenzei-ten. Liegt eine Nachtschicht vor und die Abwesenheit liegt in der Zeit nach Mit-ternacht, setzen Sie im Feld Vortag ein »X«.

Bei Krankheit und Kur kommen in der Feldgruppe Fristen für Bezahlung spe-zielle Felder zur Steuerung der Entgeltfortzahlung hinzu. Abbildung 7.7 zeigtdies am Beispiel der deutschen Entgeltabrechnung.

Im Normalfall müssen Sie hier keine manuellen Eingaben vornehmen. DasSystem errechnet die Fristen für die Entgeltfortzahlung und für den Kranken-geldzuschuss aufgrund der Daten des Infotyps 0016 (Vertragsbestandteile)automatisch und belegt die Felder Ende Lohnfortzahlung und Kranken-

geldzuschuss entsprechend vor (siehe Kapitel 5, »Personaladministration«).

Abbildung 7.6 Uhrzeitgenaue Erfassung eines Arztbesuchs

Abbildung 7.7 Steuerung der Entgeltfortzahlung



223

In den folgenden Fällen müssen Sie die Eingaben jedoch selbst vornehmen:

� Folgeerkrankung einer früheren KrankheitWenn die Krankheit eine Folgeerkrankung zu einer früher erfassten Krank-heit darstellt, dann erfassen Sie im ersten der beiden Felder zu Verknüpfun-

gen ein Kennzeichen (z. B. »01«). Pflegen Sie dieses Kennzeichen dann beiallen zugehörigen Vor- und Folgeerkrankungen. Daran erkennt das Systemzusammengehörende Krankheiten. Nach dem Speichern oder Drücken der(¢)-Taste werden die Felder zu Entgeltfortzahlung und Krankengeldzu-schuss neu berechnet.

� Mehrfacherkrankung im Anschluss an eine zeitlich nahe ErkrankungWenn die Krankheit als Mehrfacherkrankung mit einer unmittelbar voran-gehenden Erkrankung zu verknüpfen ist, dann erfassen Sie im zweiten derbeiden Felder zu Verknüpfungen ein Kennzeichen (z. B. »02«). Pflegen Siedieses Kennzeichen dann bei allen zugehörigen Mehrfacherkrankungen.Daran erkennt das System zusammengehörende Krankheiten. Nach demSpeichern oder Drücken der Enter-Taste werden die Felder zu Entgeltfort-zahlung und Krankengeldzuschuss neu berechnet.

� Zur Fristberechnung fehlen AngabenSind für die Berechnung der Fristen frühere Erkrankungen anzurechnen, dieaber aus technischen Gründen nicht im System gepflegt werden können,dann erfassen Sie diese Zahl im Feld anrechenbare Tage. Dies kann insbe-sondere dann erforderlich sein, wenn Ihre Personalsoftware gerade erst aufSAP ERP HCM umgestellt wurde und die Historie des Personalstamms nichtgepflegt werden kann. Nach dem Speichern oder Drücken der (¢)-Tastewerden die Felder zu Entgeltfortzahlung und Krankengeldzuschuss neuberechnet.

� Angaben des Mitarbeiters widersprechen der KrankenkasseBescheinigt die Krankenkasse einen anderen als den tatsächlichen Beginnder Krankheit, dann erfassen Sie diesen im Feld bescheinigter Beginn. DasSystem zieht dann dieses Datum anstatt des ursprünglich eingegebenenAnfangsdatums zur Berechnung der Fristen heran. Nach dem Speichernoder Drücken der (¢)-Taste werden die Felder zu Entgeltfortzahlung undKrankengeldzuschuss neu berechnet.

Hinweis

Das Feld anrechenbare Tage übersteuert die Wirkung der Verknüpfungen vollständig.


Zeitwirtschaft7

224

7.2.2 Infotyp 2002 (Anwesenheiten)

In der Zeitwirtschaft werden unter Anwesenheiten z. B. Dienstreisen oder auchder Besuch von Weiterbildungen verstanden. Das heißt, alle Ereignisse, beidenen der Mitarbeiter zwar nicht im Unternehmen, aber dennoch für dasUnternehmen tätig ist, werden nicht als Abwesenheiten, sondern als Anwesen-heiten im System verbucht. Anwesenheiten untergliedern sich in Anwesen-heitsarten, wie z. B. Dienstreise, Seminar, Betriebsratstätigkeit. Die Anwesen-heitsarten sind als Subtypen des Infotyps 2002 (Anwesenheiten) im Systemhinterlegt (siehe Abbildung 7.8).

Gültigkeitszeitraum

Bei einigen Subtypen kann im System hinterlegt sein, dass Sie das Anfangs-und/oder das Enddatum bereits vor dem Einstieg in das Anlegen des Infotypsangeben müssen. Sollte dies der Fall sein, werden Sie vom System

mithilfe dieses Buttons darauf hingewiesen.

Uhrzeit/Anwesenheitsstunden

Wenn Sie eine Anwesenheitsart eingeben, berechnet das System automatischdie Anwesenheitsstunden und -tage. Hierbei berücksichtigt es sowohl die Soll-arbeitszeit des Mitarbeiters als auch arbeitsfreie Tage (siehe Abbildung 7.8).

Abbildung 7.8 Infotyp 2002 (Anwesenheiten): Beispiel »Dienstreise«



225

Die Stundenfelder können Sie auch überschreiben; Anwesenheitszeiten kön-nen im Gegensatz zu Abwesenheitszeiten auch über die Sollarbeitszeit einesTages hinausgehen. Abhängig von den Systemeinstellungen können Sie Anwe-senheiten mit Uhrzeiten oder mit Stunden erfassen. Das Kennzeichen für eineganztägige Anwesenheit ( ) setzt das System in Abhängigkeit vonder Sollarbeitszeit des Mitarbeiters laut Infotyp 0007 (Sollarbeitszeit).

Vortag

Das Vortageskennzeichen in der Zeitwirtschaft gibt an, dass der Satz dem Vor-tag zuzuordnen ist. Es ist hauptsächlich bei mitternachtsübergreifenden Tages-arbeitszeitplänen (z. B. 22:00 – 06:00 Uhr) relevant. Das Vortageskennzeichenverwenden Sie nur, wenn Sie die Zeitdaten mit Uhrzeiten erfassen. In diesemFall gilt der dem Mitarbeiter zugeordnete Tagesarbeitszeitplan immer für denTag, an dem die Uhrzeit des Beginns liegt. Aus diesem Grund ist die Informa-tion, die Sie mit dem Vortageskennzeichen setzen, sehr wichtig. Nur so kanndas System einen erfassten Datensatz, dessen Anfangsuhrzeit einen Tag späterliegt als die im persönlichen Arbeitszeitplan angegebene Anfangsuhrzeit, demrichtigen Tagesarbeitszeitplan zuordnen.

Anwesenheitstage und Kalendertage

Im Feld Anwesenheitstage wird die Anzahl der Tage angegeben, die das Systemaufgrund der Informationen aus dem Arbeitszeitplan des Mitarbeiters ermittelt.Im Feld Kalendertage wird die Anzahl der tatsächlichen Tage wiedergegeben,die zwischen Anfangs- und Enddatum eines Satzes liegen, unabhängig davon,ob es sich für den Mitarbeiter um Arbeitstage handelt oder nicht.

Abrechnungsstunden und Abrechnungstage

Was in diesen Feldern ausgegeben wird, hängt von den Systemeinstellungen zuden bewerteten Abrechnungsstunden und -tagen ab. Diese Stunden bzw. Tagemüssen nicht unbedingt mit den Anwesenheitsstunden und -tagen identisch sein.Beispiele: Die Mitarbeiter arbeiten 38 Stunden in der Woche. Von Montag bisDonnerstag arbeiten sie jeweils 8,5 Stunden, am Freitag dagegen nur 4 Stunden.

Mehrarbeitsverrechnungsart

Über die Mehrarbeitsverrechnungsart werden Anwesenheiten bezüglich derArt der Vergütung unterteilt. Es gibt die Möglichkeit, die durch eine Anwesen-heit entstehende Mehrarbeit in Geld oder in Zeit zu vergüten.


Zeitwirtschaft7

226

Auswertungsart An-/Abwesenheit

Hier kann angegeben werden, dass eine Anwesenheit speziell zu bewerten ist.Dieses Feld wird bei Ihnen nur eingeblendet sein, wenn in Ihrem Fall die Zeit-abrechnung bzw. Abrechnung im Einsatz ist und es spezielle Bewertungsvor-schriften für bestimmte Anwesenheiten gibt. So kann eine Anwesenheit z. B.wie folgt bewertet werden:

� als Mehrarbeit

� mit einer Zulage für eine Referententätigkeit oder für gefährliche oderschmutzige Arbeit

Persönlicher Arbeitszeitplan

Mithilfe des Buttons können Sie sich einen Überblick überden Arbeitszeitplan des Mitarbeiters verschaffen. Wenn Sie auf den Button kli-cken, werden Sie zunächst nach dem gewünschten Zeitraum für die Anzeigedes Arbeitszeitplans des Mitarbeiters gefragt. Das System schlägt hier automa-tisch das Anfangs- und Enddatum des aktuellen Infotypsatzes vor. Diesen Vor-schlag können Sie aber auch überschreiben. Bestätigen Sie den Auswahlzeit-raum durch einen Klick auf das Icon , und Sie bekommen eine Übersichtüber die Sollarbeitszeit des Mitarbeiters laut seinem persönlichen Arbeitszeit-plan angezeigt.

Leistungsverrechnung

Über den Button Leistungsverrechnung können Sie Angaben zur Verrech-nung der gerade eingegebenen Anwesenheit machen. Dies kann dann sinnvollsein, wenn z. B. der Mitarbeiter im Rahmen der Anwesenheit für eine andereAbteilung tätig war und die Kostenstelle für diese Zeit mit den Kosten des Mit-arbeiters belastet werden soll. Gleichzeitig wird die Kostenstelle des Mitarbei-ters entlastet. Hierzu müssen Sie in der Eingabemaske für die Leistungsverrech-nung (siehe Abbildung 7.9) im Bereich Kontierung Angaben zum Empfängerder Leistung machen (Angabe des Geschäftsbereichs und der Kostenstelle oderdes Auftrags bzw. des PSP-Elements (PSP = Projektstrukturplan), z. B. für Pro-jektarbeit). Bei den Angaben zum Sender der Leistung, also in diesem Fall zumMitarbeiter, sind in der Regel die Kostenstelle und der Buchungskreis aufgrundder Stammdaten des Mitarbeiters bereits vorgegeben. Erfasst werden mussjetzt mindestens noch die Leistungsart, mit der die erbrachte Leistung einerKostenstelle angegeben wird. Anhand der Leistungsart können Steuerdatenfestlegen, ob der Tarif zur Bewertung der Leistung manuell gesetzt oder überdie Tarifermittlung automatisch berechnet wird. Die weiteren Angaben, wiez. B. Sonderfonds, werden nur eingesetzt, falls Sie in Ihrem Unternehmen das



227

Haushaltsmanagement verwenden sollten. Mithilfe des Buttons Übernehmen

übernehmen Sie Ihre Eingaben.

Kostenzuordnung

Unabhängig von der sonstigen Kontierung der Kosten des Mitarbeiters gemäßden Systemeinstellungen können Sie mithilfe der Funktion der Kostenzuord-nung explizit angeben, welche CO-Kontierungsobjekte (Controlling-Modul imERP-System) mit den Kosten des Mitarbeiters während der Anwesenheit belas-tet werden sollen. Diese sogenannte individuelle Kostenzuordnung erlaubt esalso, die Kosten für Arbeitsstunden eines Mitarbeiters individuell einzelnenControllingobjekten zuzuweisen (siehe Abbildung 7.10). Übernehmen Sieanschließend Ihre Eingaben mithilfe des Buttons Übernehmen.

Abbildung 7.10 Angaben zur Kostenzuordnung

Fremddienstleistung

Wenn nicht eigene Mitarbeiter Arbeiten übernehmen, sondern Beschäftigteexterner Firmen, können Sie diese externen Beschäftigten über die Personal-zeitwirtschaft verwalten. Mithilfe des Buttons Fremddienstleistung könnenSie für solche Mitarbeiter die Leistung, die Sie im Infotyp 2002 (Anwesenhei-

Abbildung 7.9 Angaben zur Leistungsverrechnung


Zeitwirtschaft7

228

ten) erfasst haben, einem Beschaffungsbeleg im SAP-Modul MM/SRV (Einkaufvon Dienstleistungen) zuordnen. Das heißt, die angegebenen Arbeitszeitenwerden mit spezifischen Informationen für den Einkauf versehen und dienendort der Überprüfung und Abrechnung von externen Dienstleistungen. Hierzugeben Sie in der Erfassungsmaske für Fremddienstleistungen den Einkaufsbe-leg, die betreffende Position innerhalb des Einkaufsbelegs, die Leistungsnum-mer (Art der Dienstleistung) und die Stelle des externen Dienstleisters an (sieheAbbildung 7.11). Klicken Sie anschließend auf den Button Übernehmen zumBestätigen Ihrer Eingaben.

Abweichende Bezahlung

Um bestimmte Leistungen des Mitarbeiters speziell vergüten zu können, habenSie bei einigen Zeitwirtschaftsinfotypen die Möglichkeit, bezahlungsrelevanteInformationen direkt zu hinterlegen. Diese Angaben zu einer abweichendenBezahlung legen Sie über das Icon an. Die dort hinterlegten Angaben wer-den in der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgefragt und verarbeitet.

In der Eingabemaske zur abweichenden Bezahlung (siehe Abbildung 7.12)haben Sie folgende Möglichkeiten, die Vergütung festzulegen:

� Vergabe einer PrämieFür bestimmte Leistungen oder Arbeitsbedingungen können Sie einem Mit-arbeiter eine Prämie zuweisen. Diese wird anhand einer Prämiennummer

Abbildung 7.11 Angaben zu Fremddienstleistungen

Abbildung 7.12 Abweichende Bezahlung erfassen



229

und eines Prämienkennzeichens ausgewählt. Verwenden Sie zur Auswahldie Eingabehilfe, die Ihnen alle zulässigen Prämien mit Verwendungstextund jeweiligem Wert anzeigt (beispielsweise eine Erschwerniszulage). EinePrämie können Sie entweder allein oder zusätzlich zu den nachfolgend auf-gezeigten Möglichkeiten zuweisen.

� Vergütung nach einem alternativen TarifÜber die Felder Tarifgruppe und Tarifstufe können Sie die Vergütung füreine Leistung neu festlegen. In der Abrechnung werden dann nicht die imInfotyp 0008 (Basisbezüge) für den Mitarbeiter festgelegten Tarife ausge-wählt, sondern die Vergütung erfolgt für den Zeitraum der abweichendenBezahlung anhand der hier angegebenen Tarife.

� Vergütung nach den Vorgaben einer anderen PlanstelleÜber die Felder Objekttyp und Planstelle können Sie die Vergütung für dieLeistung über die Vorgaben einer anderen Planstelle zuweisen. Vorausset-zung ist hier allerdings, dass an der zugewiesenen Planstelle die Angaben zurBezahlung hinterlegt sind (Sollbezahlung).

� Korrektur der AbrechnungsergebnisseÜber die Felder Aufgeldkennzeichen und Bewertungsgrundlage habenSie die Möglichkeit, die Ergebnisse der Abrechnung zu korrigieren. Der Hin-tergrund ist folgender: In der Abrechnung wird nicht jede Lohnart mit einemfestgelegten Betrag bewertet. Zur Bewertung einer Lohnart kann mithilfe derAbrechnung während des Abrechnungslaufs eine Bewertungsgrundlageerrechnet werden. Diese ermittelt sich aus den Basisbezügen sowie den Be-und Abzügen des Mitarbeiters. Über die beiden genannten Felder könnenSie den Wert dieser Bewertungsgrundlage für den angegebenen Zeitraumverändern. Geben Sie dazu im Feld Bewertungsgrundlage einen Betrag ein.Das Aufgeldkennzeichen steuert, wie die neue Bewertungsgrundlage gebildetwerden soll. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

� AufgeldWenn Sie im Feld Aufgeldkennzeichen ein »+« eingeben, wird der imFeld Bewertungsgrundlage angegebene Betrag auf die in der Abrech-nung ermittelte Bewertungsgrundlage aufgeschlagen.

� KürzungWenn Sie im Feld Aufgeldkennzeichen ein »–« eingeben, wird der imFeld Bewertungsgrundlage angegebene Betrag von der in der Abrech-nung ermittelten Bewertungsgrundlage abgezogen.

� Festlegung eines alternativen BetragesWenn Sie das Feld Aufgeldkennzeichen nicht füllen, wird die in derAbrechnung für die Lohnart ermittelte Bewertungsgrundlage durch denim Feld Bewertungsgrundlage angegebenen Betrag ersetzt.


Zeitwirtschaft7

230

7.2.3 Infotyp 2003 (Vertretung)

Unter Vertretung wird im Allgemeinen das zeitweise Ersetzen einer abwesen-den Person verstanden. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wird eine Vertre-tung als eine zweite Besetzung einer Planstelle definiert, die bei Abwesenheitdes Planstelleninhabers dessen Aufgabe für den Zeitraum der Abwesenheitübernimmt. In der Personalzeitwirtschaft hingegen wird der Begriff Vertretungweiter gefasst: Es ist nicht nur das Ersetzen eines abwesenden Mitarbeitersgemeint, sondern in erster Linie die Abänderung der Sollarbeitszeit eines Mit-arbeiters, z. B. durch die Arbeitszeit eines anderen Mitarbeiters. Nachfolgendwerden die gängigsten Vertretungsarten kurz erläutert.

Vertretungen können Sie unter Individuelle Arbeitszeit, Tagesarbeitszeit-

plan oder Arbeitszeitplanregel im System erfassen (siehe Abbildung 7.13).

Abbildung 7.13 Infotyp 2003 (Vertretungen)



231

Individuelle Arbeitszeit

Geben Sie hier die Anfangs- und Enduhrzeit an, die einem Mitarbeiter im aus-gewählten Zeitraum anstelle seiner Sollarbeitszeit aus dem Infotyp 0007 zuge-ordnet werden soll. Zum Vortageskennzeichen sei auf die Ausführungen zumInfotyp 2002 (Anwesenheiten) verwiesen.

Tagesarbeitszeitplan

Über diese Funktion hinterlegen Sie tageweise Abweichungen vom Arbeitszeit-plan Ihres Mitarbeiters. Ein Tagesarbeitszeitplan ist eine Beschreibung derArbeitszeitdauer und Arbeitszeitlage an einem nicht konkret bestimmtenArbeitstag. Eine Verwendung dieser Funktion anstelle der Vertretung auf Basiseiner Arbeitszeitplanregel empfiehlt sich, wenn z. B. ein Mitarbeiter nur kurz-zeitig einen anderen Arbeitszeitplan erhalten soll. Dem Mitarbeiter werdenalso zeitweise andere Arbeitszeiten zugewiesen, z. B. 09:00–17:00 anstelle von08:00–16:00 Uhr. Benutzen Sie hier die Auswahlhilfe des Feldes Tagesarbeits-

zeitplan, mit deren Hilfe Sie den gewünschten Tagesarbeitszeitplan leichtermitteln können.

Arbeitszeitplanregel

Über diese Funktion hinterlegen Sie eine mehrtägige Abweichung vom persön-lichen Arbeitszeitplan eines Mitarbeiters. Eine Verwendung dieser Funktionempfiehlt sich auch, wenn Sie z. B. einem Mitarbeiter für einen bestimmtenZeitraum eine andere Personalteilbereichs-/Mitarbeitergruppierung oder einenanderen Feiertagskalender zuordnen müssen. Hierzu können Sie in den ent-sprechenden Feldern Eingaben machen. Alternativ können Sie auch einfacheine andere Personalnummer als Vorlage für die Vertretung eingeben. Der Mit-arbeiter erhält dann genau die gleichen Gruppierungen und Arbeitszeiten wieder Mitarbeiter der angegebenen Personalnummer.

7.2.4 Infotyp 2005 (Mehrarbeiten)

In diesem Infotyp können Sie Arbeitsstunden hinterlegen, die der Mitarbeiterzusätzlich zu seiner im Tagesarbeitszeitplan hinterlegten Sollarbeitszeit leistet(siehe Abbildung 7.14). In der Regel verwenden Sie den Infotyp »Mehrarbei-ten« nur, wenn keine Zeitabrechnung genutzt wird, denn über die Zeitabrech-nung wird die Mehrarbeit automatisch berechnet. Der Infotyp 2005 ist einAuslaufmodell, da die Daten mittlerweile vollständig im bereits erläutertenInfotyp 2002 (Anwesenheiten) erfasst werden können. Sie können die Mehr-arbeit im System wie in diesem Abschnitt beschrieben erfassen.


557

Index

* (Sternchen) 49

A

Abgerechnet bis 295Ablauf

benutzerdefiniert 392mit Muster 391ohne Muster 392

Ablaufmuster 391Abrechnen bis 294Abrechnungsergebnis 271, 276, 278,

281, 315Abrechnungsergebnis anzeigen 281Abrechnungskonzeption 278Abrechnungsperiode 189Abrechnungsprogramm 300Abrechnungsprotokoll 285Abrechnungsrelevante Daten 272Abrechnungssimulation 272, 283Abrechnungsstatus 87, 101, 110, 161,

166, 215, 293, 302, 482Abrechnungsstruktur 78Abrechnungsverwaltungssatz 295, 296,

328Abtragung 234Abweichende Bezahlung 228, 237Abwesenheiten 219Abwesenheitsart 219Abwesenheitsgrund 239Abwesenheitskontingente 134, 233, 240Abwesenheitsübersicht 265Ad-hoc Query 198, 201, 202Aktive Planvariante 340Aktuelle Periode 189Änderbare Daten 53Anmeldebild 26, 497Anmeldemaske � Anmeldebild 497Anmelden

Kennwort 27Mehrfach 28

Anmeldesprache 54Anschrift 84, 86, 88, 118Anwenderkompetenz 199

Anwenderschulung 529Erfolgskriterien 529Fallbeispiel 534Herausforderungen 529Methodischer Ablauf 535Nachbereitung 542

Anwesenheiten 224, 231Anwesenheitskontingente 235Anwesenheitskontrolle 250Arbeitsbereich 200, 201Arbeitsplatz Personalzeitwirtschaft 257Arbeitsplatz-Basisbezüge 282Arbeitsvorrat 250Arbeitszeitplanregel 231ARIS 549ASCII 195Aufbereiteter Name des Mitarbeiters

204Aufgeld 229Ausbildungshistorie 454Ausgabeaufträge 70Ausgabesprache 246Ausgabevorschau 204Auskunftsmenü 449Auslandsentsendung 187Auswahl des Infotyps 93Auswertung 175, 264, 334Auswertungsmenge 202, 205, 209Auswertungsschema 242Auswertungsweg 342Auswertungswerkzeuge 176Auswertungszeitraum 204, 316, 451Autorenumgebeung 459

B

Bankverbindung 125BAP � betriebswirtschaftliches Abrech-

nungsprotokoll 287Basisbezüge 122Bedeutung von Feldern 50Behinderung 135Beitragsnachweise 308, 309Benutzergruppe 199, 200, 201Benutzermenü 40


558

Index

Benutzerstammdatensatz 39Benutzervorgaben 55Benutzervorgaben hinterlegen 51Berater 534Berichtsbaum

Ressourcen 457Teilnahmen 453Veranstaltungen 456

Beurteilungssystem 460Bewerber 510Buchen

N.N.-Buchung 425Teilnehmer auf Veranstaltung 419, 425Teilnehmer auf Veranstaltungslisten

424, 431Teilnehmerlisten auf Veranstaltungen

422Warteliste 426

Buchung 238, 253Buchung der Belege 329Buchung ins Rechnungswesen 326Buchungsbelege 327Buchungslauf 326, 329, 491Buchungslauf simulieren 327Buttonleiste 33, 190

C

Checkboxen 51Client-Server-Technologie 22Cursorverhalten 37Customizing 23, 26, 179Customizing-Dokumentation 525

D

DatenVerprobung 85

Daten eingeben 47Daten zur Person 215Datenauswahlzeitraum 93, 181, 187,

188, 204, 452Datenkenntnis 199Datenpflege in R/3 47Datenträger-Austauschverfahren 306Datenträgerverwaltung 307Datenübernahme 272Datumsformat 55Deckblätter erzeugen 66

Desktopverknüpfung 45DEÜV 130DEÜV-Bescheinigungen 319DEÜV-Meldungen 308, 316, 318, 319Dezimaldarstellung 55Dialoglohnarten 280Dienstpostenverwaltung 77Dienstreise 224Dokumentation 524Download 194Druckaufbereitung 67Drucken in R/3 33, 57, 61, 64Druckstatus 484DTA-Begleitzettel 306, 308DTA-Datei 306, 307DTA-Vorprogramm 304, 313Durchführung der Abrechnung 275Dynamische Maßnahme 117, 133, 152,

159Dynamische Menüs 384

E

Echtzeit 176Einführungsleitfaden 525, 526Eingaben sichern 50Eingabeprüfung 50Einstellung 108Einstellungsmaßnahme 103Eintrittsdatum 152, 169, 170

korrigieren 169Eintrittsmaßnahme 536Einzugsermächtigung 314Employee Self-Services 495Enterprise Portal 496Entgeltabrechnung 76, 80Entgeltbelege 236Entgeltfortzahlung 222Entgeltnachweis 288E-Recruiting 23Ergänzende Zahlung 142, 238Ergebnisliste 180, 193Ergebnislisten bearbeiten 63Ergebnislisten in Reports 62Ergebnismenge 209Ergebnistabelle 282ERP 21Erstellungsinformationen 283ESS � Employee Self-Services


559

Index

ESS-Menü 498Excel 195Externe Überweisung 140Externer Objekttyp 341Externer Schulungsort 531

F

F1-Hilfe 526F4-Hilfe 49Fahrtkosten 465, 475Familie/Bezugsperson 117Familienausgleichskassen 337Favoriten anlegen 41Fehlende Berechtigung 46Fehler beim Anmelden 27Fehler-/Abbruchmeldung 36Fehlerbehandlung 250, 255, 258Fehlerhafte Personalnummern 297Fehlerliste 310Feldauswahl 203Feldgruppen 203Feldhistorie 49Feldtypen 50Feste Daten 54Flexible Mitarbeiterdaten 195, 197Folgeerkrankung 223Folgeverarbeitung 298, 303Freie Abgrenzung 192Freie Suche 92Freitextfeld 100Fremddienstleistung 227Früheste Änderung Stamm 293Funktionen 549Funktionstastenbelegung 32Für-Periode 278

G

Geburtstagsliste 195, 196Genehmigungsstatus 482Gesperrte Personalnummern 297Gesperrte Sätze 98Gleitzeitsaldo 240Gleitzeitübersicht 267Globaler Bereich 200Graphical User Interface � SAP GUI 25Gruppengespräch 538Gültigkeitszeitraum 86

H

Halbwertzeit des Wissens 400Hardcopy-Funktion 33, 64, 65HCM 22Herkunftskennzeichen 240Hintergrundverarbeitung 61HIS 177HTML 195

I

Implementation Guide (IMG) � Einführungsleitfaden 525

Infomeldung 36Informationen 256InfoSet 199InfoSet-Auswahl 201Infotyp 84, 217, 343

0105 496Infotyp 0000 (Maßnahmen) 107Infotyp 0001 (Organisatorische Zuord-

nung) 111Infotyp 0002 (Daten zur Person) 115Infotyp 0003 (Abrechnungsstatus) 110Infotyp 0004 (Behinderung) 135Infotyp 0006 (Anschriften) 118Infotyp 0007 (Sollarbeitszeit) 120Infotyp 0008 (Basisbezüge) 122Infotyp 0009 (Bankverbindung) 125Infotyp 0010 (Vermögensbildung) 137Infotyp 0011 (Externe Überweisungen)

140Infotyp 0012 (Steuerdaten Deutschland)

126Infotyp 0013 (Sozialversicherungsdaten

Deutschland) 128Infotyp 0014 (Wiederkehrende Be-/

Abzüge) 141Infotyp 0015 (Ergänzende Zahlung) 142Infotyp 0016 (Vertragsbestandteile) 132Infotyp 0019 (Terminverfolgung) 133Infotyp 0020 (DEÜV) 130Infotyp 0021 87Infotyp 0021 (Familie/Bezugsperson)

117Infotyp 0022 (Ausbildung) 144Infotyp 0027 (Kostenverteilung) 145Infotyp 0030 (Vollmachten) 146


560

Index

Infotyp 0031 (Referenzpersonal-nummer) 146

Infotyp 0032 (Betriebsinterne Daten) 147

Infotyp 0033 (Statistik) 148Infotyp 0036 (Sozialversicherung

Schweiz) 149Infotyp 0038 (Steuerdaten Schweiz) 150Infotyp 0040 (Leihgaben) 151Infotyp 0041 (Datumsangaben) 152Infotyp 0042 (Steuerdaten Österreich)

153Infotyp 0044 (Sozialversicherung

Österreich) 154Infotyp 0045 (Darlehen) 155Infotyp 0128 (Mitteilungen) 157Infotyp 2006 (Abwesenheits-

kontingente) 134Infotypen 84

0000 1860001 186Pflege 135

Infotypkonzept 84Infotypsatz 85, 94, 96, 97, 98, 99, 135Inhouse-Schulung 531In-Periode 278Integration

Veranstaltungsmanagement – Zeitwirtschaft 395

Integrationsmöglichkeit 22Integrationsplanvariante 340interne Leistungsverrechnung 447Internetrecruiting 75Internetseiten in MDT 512Interview 531

J

Jahreskalender 252

K

Kannfeld 48Kapazität 509Kategorie 505Kategorie (ESS) 499Kategorie � Themenkategorie 505Kennwort 27

Kommunikation 496Konfiguration des R/3-Bildschirms 34Konnektoren 550Kontingent 242Kontingentübersicht 253Korrekturlauf der Abrechnung 294, 301Korrespondenz 434Kosten + Budget in MDT 505, 509Kostenstelle 341, 466Kostenstellenrechnung in MDT 509Kostenverteilung 282Kostenzuordnung 227, 282Krankengeldzuschuss 222Krankheit 219, 222Kreditkartenclearing 466Kumulierte Zeitsalden 253

L

Layout 180, 193Layout-Menü 32Learning Content Management System

459Learning Management System 459Leistungsverrechnung 226Lernportal 459Logische Datenbank 183Logon-Daten 26Logon-Verzeichnis 26Lohnarten 236, 280Lohnartenkonzept 280Lohnfortzahlung � EntgeltfortzahlungLohnkonto 332Lohnsteueranmeldung 320Lohnsteuerbescheinigungen 320, 323

M

Maßnahme 102, 215Maßnahme »Austritt« 159Maßnahme »Organisatorischer Wechsel«

158Maßnahmen

Ausführung 157Maßnahmenkonzept 102Maßnahmenschnellerfassung 162Matchcode W 302Matchcodes 191


561

Index

MDT 504Mehrarbeit 231, 235Mehrarbeitsverrechnungsart 225, 232,

236Mehrfachanmeldung 28Mehrfacherkrankung 223Mehrpersonensicht 261Mehrstufige Selektion 208Mehrtagessicht 259Meldezeitraum 316Meldungsbearbeitung 262Meldungssicht 263Mengenlehre 208Mengenoperationen 208Menüleiste 29Mitarbeiterliste 178, 453Mitarbeitersicht 262Mitarbeiterstruktur 77Modus 32Monatskalender 252Multiplikatoren 534Mussfeld 27, 48, 85mySAP HCM � HCM 22

N

Nachbereitungsverfahren 400Name des Mitarbeiters (sortierfähig) 204Navigation in R/3 25, 39Negativerfassung 215NetWeaver Portal 23Nicht mehr abrechnen 294

O

Objektauswahlzeitraum 452Objekt-ID 344, 451Objektmanager 89, 218Objektmengen 208Objektselektion 202Objekttyp 340, 451Online-Hilfen 519, 520Organisation in MDT 507Organisationseinheit 342Organisationsmanagement 75, 339, 504Organisationsstruktur 78, 191Organisatorische Zuordnung 111, 215

P

Parameter-ID 52Payment Medium Workbench 308, 313Periodenkonzept 278Personalabrechnung 76, 271Personaladministration 75, 82, 195Personalakte 165Personalbeschaffung 76, 505Personalbeschaffung in MDT 510Personalcontrolling 82Personaleinsatzplanung 77Personalentwicklung 82Personalkostenhochrechnung 77Personalkostenplanung 77Personalnummer gesperrt 294Personalplanung 81Personalstammdaten 496Personalzeitwirtschaft 75Personenauswahlzeitraum 181, 187,

188, 204Personendaten in MDT 507Personen-ID 187Personenselektion 183, 184, 187Persönlich tiefste Rückrechnung 293Persönliche Präferenzen 493Planstelle 343Planstellenkontingent 509Planvariante 175, 340, 451PNP 183, 187PNPCE 183, 187Portal 497Positiverfassung 214Produktive Abrechnung 300Programm abbrechen 275Programmierung 24Protokoll 243Protokollbaum 286Prozessablauf der Abrechnung 298Prozessmodellen 549Prozessorientierung 530

Q

Qualifikationen 454Query 176, 188, 198, 200Query-Benutzergruppe 199Quick-Infos 35


562

Index

R

R/2 21R/3 21, 22R/3 4.6C 22R/3 Enterprise 4.7 22R/3-Bildschirm 29

Konfiguration 34Radio-Button 51Rechnungswesenstruktur 78Referenten 398, 415Referenteninformation 458Referenzpersonalnummer 108, 146Regulierungsdaten 305Reiseabrechnung 474, 481, 491Reiseantrag 467, 468, 470Reisebuchung 491Reisedaten 480, 481Reisegenehmigung 483, 485Reisekosten 463, 466Reisekostenabrechnung 467, 478, 487,

491Reisekostenmanager 480Reisekostennachweis 489Reisekostennachweis drucken 488Reisekostenverteilung 466, 471Reisemanagement 77, 81Reisemanager 463, 468, 469Reiseplan 473Reiseprivilegien 464Reisespesen 465Reisestatus 482, 483Reisestatus, Historie 484, 485Reiseziel 470Release 23Report 55, 176, 177, 199

aufrufen 56, 58ausführen 56, 57

Reportingfunktion 57Reports

RPTEDT00 244RPTIME00 242

Reportvarianten 59Ressourcen 398, 412Ressourcenausstattung 457Ressourcenbelegung 416, 458Ressourcentypen 413

Ressourcenzuteilungautomatisch 413manuell 413

Rich Text Format 195RT 282Rückrechnung 101, 166, 167, 168, 245,

279Rückrechnungsdifferenz 290RV-Nummer 128

S

Sachbearbeiterstruktur 78Saldenübersicht 252Saldokorrektur 241Sammelsuche 90SAP 21SAP Business Suite 22SAP Easy-Access-Menü 39, 524SAP GUI 25SAP Help Portal 519, 520SAP Logon 25SAP NetWeaver BW 23, 177SAP NetWeaver Portal 460, 496SAP Query 199SAP Service Marketplace 523SAP-Bibliothek 527SAP-Konfiguration 34SAP-Referenz-IMG 525Schlüssel in Dropdown-Listen 35Schnellerfassung 162, 218

mit Vorschlagswerten 163Personalnummern selektieren 164

Schnittmenge 208Schriftliche Anfrage 530Schulungsleiter 533Schulungsplan 538Selektionsbild 179Selektionsfelder 185Selektionskriterien in Reports 58Selektionsoptionen 59, 184, 205Serienbrief 195Service (ESS) 499Simulation 244, 272Sofortdruck 65Sollarbeitszeit 120, 215Sortierung 191Sozialversicherung 308


563

Index

Sozialversicherungsdaten Deutschland 128

Spaltenauswahl 193Spesenbeleg 477Spool-Aufträge 67Spool-Datei 67Spool-System 61, 64, 67Spool-Verwaltung 308Stammdaten 79, 276Stammdatenpflege 88Standard 23Standardauswertungen 195Standardbereich 200Standardselektionsbild 179, 182, 207Statistiken 334Status Beschäftigung 184Status Zeiterfassung 78Statusleiste 33Stelle 343Stellenwirtschaft 77Steuerberechnung 277Steuerdaten Deutschland 126Stichtag 175Stornieren 426, 433Stornierungen 455Stornierungsgrund 434Subsystem 217Subtyp 85Suchbegriff 91Suchhilfe � MatchcodesSuchvarianten 92Support Packages 23SV-Attribute 130SV-Schlüssel 128Symbolleiste 30Systembenutzername 496Systemfunktionen 550Systemfunktionsleiste 30Systemmeldung

Fehlende Berechtigung 45Systemmeldungen 35Szenarien 340

T

Tabelleneinstellungen 62Tabellenkalkulation 195Tabellenlayout 64Table Control 62

Tabverhalten 37Tagesarbeitszeitplan 231Tageszuordnung 239Talent Management 23Technische Info 53Technische Lohnarten 280Teilnahme

ersetzen 431stornieren 433umbuchen 432

Teilnahmekosten 421Teilnahmemenü 408, 418, 419, 440Teilnahmestatistik 455Teilnahmevoraussetzungen 454Teilnehmer vormerken 427Teilnehmerliste 453Temporäre Vorschlagswerte 51, 53TemSe-Objekt 318TEVEN 240Textfelder 47, 58Textverarbeitungsprogramm 195Themenkategorie 505Time Manager’s Workplace � TMW

257Titelleiste 33TMW 257Trainer 533Trainerportal 459Trainingstyp 387, 390, 410, 411, 413Transaktion 34

FDTA 307PA30 42, 217PA61 217PC_PAYRESULT 281PT40 250PTMW 258PV00 419SE16 240search_sap_menu 43search_user_menu 43

Transaktion stoppen 47Transaktionen

Probleme beim Ausführen 45Transaktionen verknüpfen 45Transaktionscodes 32, 42, 547Transaktionscodes ermitteln 43Treffermenge 202, 205, 209


564

Index

U

Überleitungsstatus 484Überweisung 303, 313Umbuchen 432Umsatzstatistik 455UND/ODER-Konnektor 551UND-Konnektor 550Unternehmensstruktur 77Untertägige Abwesenheiten 221Urlaub 219Urlaubsanspruch 134, 219

V

Vakanz 114, 345Variante 191Varianten von Reports 59Veranstalter 411Veranstaltungen 387

absagen 443fixieren 439, 455nachbereiten 400, 440, 445sperren/entsperren 445

Veranstaltungsablauf 456Veranstaltungsangebot 400, 403, 406Veranstaltungsbedarf 456Veranstaltungsbroschüre 394, 456Veranstaltungsgruppen 386, 388Veranstaltungshierarchie 456Veranstaltungsinformation 457Veranstaltungsinhalt 412Veranstaltungskapazität 393Veranstaltungskatalog 385, 406Veranstaltungsmenü 403Veranstaltungsort 409Veranstaltungspreise 394Veranstaltungstermine 457Veranstaltungstyp � TrainingstypVereinigungsmenge 208, 210Vergütungsmanagement 505Vergütungsmanagement in MDT 509Verknüpfung 341Verknüpfungen im Veranstaltungsma-

nagement 396Verknüpfungsart 341Vermögensbildung 137Vertragsbestandteile 132Vertretung 230

Voraussetzungsabgleich 454Vormerken

Teilnehmer auf Veranstaltungstypen 427

Teilnehmer auf Veranstaltungstyplisten 431

Teilnehmerlisten auf Veranstaltungsty-pen 430

Vormerkungen 454Vorschau 205Vorschlagswerte einrichten 51, 52Vortageskennzeichen 225

W

Warnmeldung 36Warteliste 426Webbrowser 495Wert 207Wertebereich 490Wertehilfe 49Wertschöpfungskettendiagramm 551Wiederkehrende Be-/Abzüge 141Wochenkalender 252Word 195Workflow 505Workflow-Eingang 511Workforce Planning & Analytics 23Work-Item 511Workshop 531WPBP 282

X

XOR-Konnektor 551

Z

Zahlungsbegleitliste 308Zahlungsinformationen 282, 305Zeitabgleich 251Zeitabrechnung 241Zeitart 242, 264Zeitausweis 216Zeitausweisnummer 216, 253Zeitauswertung 215, 242Zeitauswertungsergebnisse 266Zeitbelege 251Zeitbewertung 242


565

Index

Zeitbindung 86, 95Zeitbindung 0 87Zeitbindung 1 87Zeitbindung 2 87Zeitbindung 3 87Zeitdaten 214, 217, 250Zeitdatenpflege 218, 258Zeitereignisse 216, 217, 238, 253Zeiterfassungsgeräte 253Zeiterfassungsinformation 216Zeiterfassungskarte 217Zeiterfassungsterminal 238Zeitkonto 233, 253Zeitlicher Veranstaltungsablauf 410

Zeitlohnarten 242, 264, 280Zeitnachweis 244, 252Zeitnachweisformular 245Zeitnachweisvariante 242Zeitraum 175, 181Zeitraumauswahl 189

Varianten 189Zeitraumselektion 183, 187Zeitsaldo 240Zeitumbuchungsvorgaben 240Zeitwirtschaft 81, 213Zutrittskontrollgruppe 217Zwangsrückrechnung 243, 255Zwischenablage 48


Date post:	05-Feb-2018
Category:	Documents
Upload:	phungtram
View:	238 times
Download:	1 times

Praxishandbuch SAP -Personalwirtschaft - iProCon · PDF file15 Anwenderschulungen für SAP...

Documents