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LeseprobeVerschaffen Sie sich einen guten Überblick über SAP ERP HCM! In dieser Leseprobe lernen Sie zunächst die verschiedenen Komponen-ten der Personalwirtschaft kennen. Anschließend machen Sie sich mit rollenabhängigen Benutzerschnittstellen vertraut, insbesondere im SAP NetWeaver Portal.

Jörg Edinger, Anja Marxsen, Christian Krüger

Personalwirtschaft mit SAP ERP HCM631 Seiten, gebunden, März 2014 69,90 Euro, 978-3-8362-2018-7

www.sap-press.de/3274

Kapitel 2: »Überblick über SAP ERP HCM«

Inhaltsverzeichnis

Index

Die Autoren

Wissen aus erster Hand.

http://www.sap-press.de/3274?GPP=lpn

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SAP ERP HCM ist ein umfangreiches, mächtiges Paket zur Unterstüt-zung von Prozessen des Personalmanagements. Die integrierte Ein-bindung in die Prozesse der Logistik und des Rechnungswesens sowie die Möglichkeiten des SAP NetWeaver Portals im Rahmen der Gesamt-lösung SAP Business Suite gehören zu den Stärken.

2 Überblick über SAP ERP HCM

Im Folgenden beschreiben wir zunächst die historische Entwicklung hin zur derzeitigen HCM-Lösung der SAP AG im Kontext der Gesamtlösung sowie die verschiedenen HCM-Komponenten. Anschließend gehen wir auf die rol-lenabhängigen Benutzerschnittstellen insbesondere in SAP NetWeaver Por-tal ein.

2.1 Einbindung von HCM in SAP ERP und die SAP Business Suite

Vor wenigen Jahren verband man mit dem Namen »SAP« in erster Line ein einziges System, das »R/3«. Der Begriff System R/3 steht für Realtime System 3und begründet sich aus der Entwicklungshistorie dieser Software. Das R/3 und seine Vorgänger waren lange Zeit die Software der SAP AG und wurden teilweise auch synonym mit SAP oder SAP-System verwendet.

Neben einer Vielzahl von branchenspezifischen Prozessen gliederte sich das R/3-System in die folgenden Hauptbereiche:

� Rechnungswesen

� Logistik

� Personalwirtschaft

� Basissystem/Web Application Server (Web AS)

Nach und nach kamen jedoch weitere Produkte hinzu (sehr früh z. B. das Business Information Warehouse, BW), die nun schon seit einiger Zeit zusammen mit der Weiterentwicklung der Module des R/3 das »SAP-ERP-System« (Enterprise Resource Planning) bilden.

Überblick über SAP ERP HCM2

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Die technische Plattform bildet SAP NetWeaver, auf der zahlreiche prozess-übergreifende Komponenten zusammengefasst werden, die dann von den verschiedenen Business-Anwendungen (z. B. HCM oder Rechnungswesen) genutzt werden. Die wichtigsten Komponenten sind:

� SAP NetWeaver Application Server (der ehemalige Web Application Ser-ver bzw. Nachfolger des R/3-Basissystems)

� SAP NetWeaver Business Intelligence (Nachfolger des BW)

� SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (stellt offene Schnittstellen zu anderen Systemen bereit)

� SAP NetWeaver Portal (vereinigt verschiedene Anwendungen in rollenba-sierten Sichten, auf die Anwender benutzerfreundlich über eine Web-oberfläche zugreifen können, siehe Abschnitt 2.3)

In der Regel werden in einer produktiven Systemlandschaft mehrere SAP-NetWeaver-Systeme installiert sein, z. B. eines als Basis für SAP ERP, ein zweites für das Portal (siehe Abschnitt 2.4) und weitere für andere Anwen-dungen der SAP Business Suite. Neben SAP ERP beinhaltet die SAP Business Suite die folgenden Lösungen:

� SAP CRM (Customer Relationship Management)

� SAP PLM (Product Lifecycle Management)

� SAP SCM (Supply Chain Management)

� SAP SRM (Supplier Relationship Management)

Die Prozesse der Personalwirtschaft können nicht isoliert gesehen werden. Vielmehr sind sie hochgradig in die übrigen Prozesse des SAP-ERP-Systems integriert. Abbildung 2.1 zeigt die Elemente von SAP ERP in der sogenann-ten Solution Map. Unter »End-User Service Delivery« sind insbesondere auch die Self-Service-Oberflächen im Portal zusammengefasst.

Die wesentlichen für die Prozesse dieses Buchs relevanten Integrations-aspekte sind die folgenden:

� Verbuchung von Ergebnissen der Entgeltabrechnung und der Reisekosten-abrechnung in der Finanzbuchhaltung (FI) und der Kostenrechnung (CO)

� Integration in die Zahlprogramme der Finanzbuchhaltung

� Zuordnung von Kostenstellen und anderen Kostenträgern aus der Kosten-rechnung in den Personalstammdaten

Einbindung von HCM in SAP ERP und die SAP Business Suite 2.1

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Abbildung 2.1 Solution Map für SAP ERP

� Einbindung der Organisationsstruktur des Organisationsmanagements in die Strukturen des Rechnungswesens

� Leistungsverrechnung (CO), Kostenverteilung (CO) oder Fremddienstleis-tungsabrechnung (Einkauf bzw. Materialwirtschaft – MM) aus der Zeit-wirtschaft

� Verprobung verschiedener Felder (z. B. Dienstwagen oder Leihgabe) gegen eine Anlagennummer in der Anlagenbuchhaltung (FI-AM)

� Erzeugen von Lohnscheinen aus der Logistik (Produktionsplanung – PP)

� Cross Application Time Sheet (CATS): Verbindung zahlreicher Prozesse, bei denen Zeiten von Mitarbeitern geführt, bewertet und verrechnet werden

� Integration zwischen Reisekostenabrechnung und Entgeltabrechnung bezüglich zu versteuernder Erstattungsbeträge und Ausweis von Pauscha-len auf der Lohnsteuerkarte

� Nutzung ausgewählter Personalstammdaten in anderen Komponenten, insbesondere SAP EH&S (Environment, Health & Safety)

Mindestens ebenso wichtig sind die systemweiten Querschnittsfunktionali-täten, in die das HCM-System eingebunden ist. Einige davon sind:

� SAP Business Workflow

� Business Intelligence als prozessübergreifende Reporting- und Steue-rungsumgebung

End-User Service Delivery

SAP

Net

Wea

ver

Analytics Financial AnalyticsStrategic EnterpriseManagement

Operations Analytics Workforce Analytics

FinancialsFinancial Supply

Chain ManagementFinancial

AccountingManagementAccounting

CorporateGovernance

Procurement and Logistics Execution Procurement

Inventory and Warehouse Management

Inbound andOutbound Logistics

Transportation Management

ProductDevelopmentand Manufacturing

Production Planning Manufacturing Execution Product Development Life-Cycle Data Management

Human Capital Management Talent Management Workforce Process Management Workforce Deployment

Sales and Service Sales Order Management Aftermarket Sales and Service Professional-Service Delivery

Corporate Services Real Estate Management

Enterprise Asset

Manage-ment

Project and Portfolio

Management

Travel Management

Environment, Health

and Safety Compliance

Management

Quality Management

Global Trade Services


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� Rollenkonzept

� Entwicklungsumgebung

� SAP Business Workplace

� Archivierung

� Portalumgebung

� Schnittstellen zu externen Systemen (Exchange Infrastructure)

2.2 Komponenten der Personalwirtschaft mit SAP

Die wesentlichen Prozesse der Personalarbeit werden unterstützt. Die Basis bilden dabei:

� die Personaladministration, die die vollständige Personalstammdaten-pflege und -verwaltung umfasst

� das Organisationsmanagement, das die Organisationsstruktur des Unter-nehmens flexibel abbildet und die Mitarbeiter darin einordnet

Weitere personalwirtschaftliche Prozesse in SAP ERP HCM sind:

� PersonalbeschaffungManagement von Vakanzen, Ausschreibungen, Bewerberauswahl und Bewerberkorrespondenz

� PersonalzeitwirtschaftErfassung und Bewertung von Zeitdaten, Kopplung von Zeiterfassungster-minals, Schichtplanung, Führen von Zeitkonten und Ermittlung von zuschlagspflichtigen Zeiten

� LeistungslohnEinzel- und Gruppenakkord sowie BDE-Anbindung

� PersonalabrechnungBerechnung von Brutto und Netto in Gehalt, Lohn und Besoldung, Aus-zahlung, gesetzliches Meldewesen, Abdeckung meist länderspezifischer Spezialprozesse wie Pfändung, Darlehen, Direktversicherung etc.

� Arbeitgeberleistungen/betriebliche AltersversorgungAbbilden verschiedener meist länderspezifischer Modelle für betriebliche Renten oder Pensionen sowie sonstiger Sozialleistungen

� ReisemanagementPlanung von Reisen, Beschaffung von Reisemitteln, Antragsverfahren, Erfassung, Abrechnung, Auszahlung und Verbuchung von Reisekosten

Komponenten der Personalwirtschaft mit SAP 2.2

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� VeranstaltungsmanagementAufbau eines Seminarkatalogs, Organisation von Veranstaltungen, Buchung und Verwaltung von Teilnahmen, Schriftverkehr, Ressourcen-verwaltung, Kalkulation, Fakturierung und Kostenverrechnung sowie Internetvertrieb

� PersonalentwicklungSkill-Management, Karriereplanung, Nachfolgeplanung, Mitarbeiterbeur-teilung, Entwicklungspläne, Ziele und Potenziale

� VergütungsmanagementTotal-Compensation-Ansatz, Vergütungsrichtlinien, Benchmarking, mone-täre Stellenbewertung, leistungsorientierte Vergütung, Aktienprogramme und Budgetierung

� PersonalkostenplanungPlanung und Hochrechnung von Personalkosten

� Personaleinsatzplanungquantitative und qualitative Planung des Personaleinsatzes auf taktischer und operativer Ebene

� StellenwirtschaftBewirtschaftung von Haushalten, Budgetierung, Drittmittel und Integra-tion in das Haushaltsmanagement

All diese Komponenten sowie ihre Integration in andere Prozesse stehen in SAP ERP HCM grundsätzlich zur Verfügung, ohne dass zusätzliche Kompo-nenten installiert werden müssen.

Weitere wesentliche Komponenten, die in der Personalwirtschaft mit SAP genutzt, aber in der Regel als eigenständige Systeme installiert werden, sind:

� E-Recruiting

� Learning Solution (Lernplattform inklusive E-Learning)

� Business Information Warehouse (Reporting)

2.2.1 Aufbau von SAP ERP HCM

SAP ERP HCM (Release 6.0) gliedert sich in die drei Bereiche Talentmanage-ment, Workforce Process Management und Workforce Deployment, wobei die in diesem Buch betrachteten Prozesse zum größten Teil im Bereich des Workforce Process Managements angesiedelt und in der folgenden Aufstel-lung kursiv markiert sind.


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Talentmanagement

Das Talentmanagement befasst sich mit der Gewinnung, Entwicklung und Bindung der für den Unternehmenserfolg benötigten Mitarbeiter und umfasst die folgenden Prozesse:

� Recruiting

� Karriereplanung

� Nachfolgeplanung

� Entwicklungsplanung und Weiterbildung

� Performancemanagement (Beurteilung und Zielvereinbarung)

� Vergütungsgestaltung und Kostenplanung

Workforce Process Management

Das Workforce Process Management beschäftigt sich mit den administrati-ven Prozessen der Personalwirtschaft. Es umfasst:

� Personaladministration (Stammdatenverwaltung)

� Organisationsmanagement

� Altersversorgung/Benefits

� Entgeltabrechnung und gesetzliches Meldewesen

� Zeitwirtschaft

� Management internationaler Mitarbeiter (Expatriats)

� HCM Prozesse und Formulare (eine rein technische Komponente, die por-talgestützte geführte Abläufe zur Unterstützung verschiedener HCM-Pro-zesse bereitstellt)

Workforce Deployment

Workforce Deployment plant und steuert den Einsatz von Mitarbeitern. SAP stellt folgende Komponenten bereit:

� projektbezogene Kapazitätsplanung

� Ressourcen- und Programmmanagement

� Einsatzplanung für den Einzelhandel

Diese Unterteilung ist teilweise eher willkürlich, und erfahrungsgemäß ändern sich die Bezeichnungen schneller als die Inhalte. Die Zuordnung der Kostenplanung in diesem Raster ist z. B. nicht ganz klar. Letztlich kommt es

Rollen in SAP ERP HCM 2.3

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aber vor allem darauf an, die einzelnen Komponenten und ihr Zusammen-wirken zu kennen, wie sie in den folgenden Kapiteln beschrieben werden. Die Einordnung in »Kästchen« ist sicherlich zweitrangig.

2.2.2 Grundlagen für die Prozesse dieses Buchs

Unverzichtbare Grundlage für die Nutzung der in diesem Buch beschriebe-nen Prozesse bildet die Personaladministration, in der insbesondere die Per-sonalstammdaten geführt werden. Sie wird in Kapitel 4, »Personaladminist-ration«, ausführlich beschrieben. Ebenso unverzichtbar ist natürlich die korrekte Konfiguration des Basissystems (SAP NetWeaver), für die wir aber auf andere Publikationen von SAP PRESS verweisen.

Sehr zu empfehlen ist der Einsatz des Organisationsmanagements – zumin-dest in einer einfachen, pragmatischen Ausprägung (siehe Kapitel 5, »Orga-nisationsmanagement«).

Die weiteren Prozesse, zu denen eine Integration besteht (z. B. Finanzbuch-haltung, Kostenrechnung), müssen nicht notwendigerweise innerhalb der SAP-ERP-Lösung unterstützt werden. Schnittstellen zu Drittsystemen sind ebenfalls vorgesehen, verursachen jedoch einen erhöhten Wartungsauf-wand.

2.3 Rollen in SAP ERP HCM

Mit dem Rollenkonzept entfernt sich SAP von der früher üblichen Orientie-rung an technischen Einheiten und Strukturen. Stattdessen stehen der Anwender und sein Tagesgeschäft im Mittelpunkt. Die Rollen lassen sich genau auf eine Anwendergruppe zuschneiden und erlauben insbesondere dem ungeübten Benutzer, der häufig nur wenige Funktionalitäten benötigt, ein effizientes Arbeiten.

2.3.1 Allgemeines

Der Funktionsumfang der in SAP ERP abgebildeten HCM-Prozesse ist beträchtlich und sicherlich geeignet, den Anwender bei der ersten Begeg-nung »zu erschlagen«. Hinzu kommt, dass das Erreichen der erforderlichen Funktionalitäten oft unnötig viele Mausklicks aus Anwendersicht erfordert. Die Ausrichtung auf Anwenderrollen ermöglicht eine entscheidende Verbes-serung von Effizienz und Akzeptanz.


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Die Zusammenfassung des Easy-Access-Menüs und der Zugriffsberechtigun-gen in den Rollen bietet hierzu bereits hervorragende Möglichkeiten, die unbedingt genutzt werden sollten. Besonders anschaulich ist der Nutzen im Menü der Entgeltabrechnung. Nehmen wir z. B. an, Gehaltssachbearbeiter eines österreichischen Unternehmens benötigen nur die Abrechnungssimu-lation, den Entgeltnachweis und einige Auswertungen. Abbildung 2.2 zeigt den Menüpfad zur Betriebsratsumlageliste ohne Nutzung des Rollenkon-zepts. Eine Rolle mit geeignetem Design hingegen erlaubt einen viel einfa-cheren Zugang, wie Abbildung 2.3 zeigt.

Abbildung 2.2 Umständlicher Zugriff ohne Rollenmenü

Abbildung 2.3 Effizienter Zugriff über benutzerspezifische Rolle

Die Orientierung von SAP ERP an den Anwenderrollen erschöpft sich jedoch nicht in rollenspezifischen Menüs. Immer mehr Anwendungen innerhalb des Systems lassen sich benutzerspezifisch anpassen. Darüber hinaus fassen verschiedene Szenarien die typischen Funktionalitäten bestimmter Rollen in

Rollen in SAP ERP HCM 2.3

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einer Oberfläche zusammen, sodass z. B. ein Zeitbeauftragter eine speziell auf ihn zugeschnittene Oberfläche vorfindet, die ihm genau die Aktivitäten erlaubt, die er benötigt. Ähnliches bietet der Manager’s Desktop der Füh-rungskraft, die Informationen über ihre Mitarbeiter benötigt. Noch weiter gingen dann der zunächst ITS-basierte (Internet Transaction Server) Emplo-yee Self-Service (siehe Abschnitt 2.4.1) und insbesondere das Portalkonzept (siehe Abschnitt 2.4).

In SAP ERP steuern Rollen allerdings nicht nur die Gestaltung von Menüs und Oberflächen. Die »Rolle« als technisches Objekt ist insbesondere auch für die Prüfung von Zugriffsberechtigungen zuständig. Nähere Informatio-nen zu Berechtigung in SAP ERP HCM erhalten Sie im Buch Berechtigungen in SAP ERP HCM (2012) von Martin Esch, Anja Marxsen und Joost Klüßendorf, das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist.

2.3.2 Ausgewählte Rollen in SAP ERP HCM

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige ausgewählte Rollen in SAP ERP HCM vor.

Zeitbeauftragte

Der Arbeitsplatz Personalzeitmanagement bietet den Zeitbeauftragten oder auch den zentralen Verantwortlichen für die Zeitwirtschaft ähnliche Funkti-onalitäten wie der Mitarbeiterbereich des Manager’s Desktop den Führungs-kräften. Sie erreichen ihn über den Menüpfad Personal � Personalzeitwirt-schaft � Administration � Arbeitsplatz Personalzeitmanagement. Details zum sogenannten Time Manager’s Workplace können Sie Kapitel 7, »Personal-zeitwirtschaft«, entnehmen.

Mitarbeiter im ESS

Der Employee Self-Service (ESS) bietet hervorragende Möglichkeiten zur Ver-besserung von Effizienz und Qualität in den Prozessen des Personalmanage-ments. Er erlaubt dem Mitarbeiter im Wesentlichen, eigene Daten abzurufen oder zu pflegen. Darüber hinaus können auch Auswertungen bereitgestellt werden, die über die Daten des einzelnen Mitarbeiters hinausgehen (z. B. das in Kapitel 4, »Personaladministration«, vorgestellte Telefonbuch im ESS). Der Employee Self-Service wird in Abschnitt 2.4 ausführlich beschrieben.


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Führungskräfte

Führungskräfte werden in vielen Unternehmen immer seltener in Form von Papierlisten mit Informationen über ihre Mitarbeiter versorgt. Listen auf der Basis diverser Office-Produkte haben mit den Papierlisten gemeinsam, dass die Aktualität auf den Zeitpunkt der Erstellung begrenzt ist und wenig Inter-aktivität möglich ist, um z. B. bei Interesse zu aggregierten Daten in Details zu verzweigen.

Die Informationen direkt aus dem eingesetzten Personalinformationssystem zu nutzen ist vielen Führungskräften jedoch zu zeitaufwendig. Die verschie-denen Informationen befinden sich an den unterschiedlichsten Stellen im System, und neben HCM-Daten wird auch der Zugriff auf Workflows oder auf Kostenstellendaten benötigt.

Der Manager’s Desktop (MDT, siehe Abschnitt 2.5) und der Manager Self-Service (MSS, siehe Abschnitt 2.4.5) in SAP ERP HCM sind genau darauf aus-gelegt. Aus den Daten des Organisationsmanagements ist dem System bekannt, welche Mitarbeiter der jeweiligen Führungskraft unterstellt sind. Im Customizing lassen sich dann die Aufgaben definieren, die die Führungs-kraft im System zu erfüllen hat.

HR Administrator

Für dezentral arbeitende Mitarbeiter, die die Personalfunktion in den Geschäftseinheiten vor Ort unterstützen, aber nur in geringem Umfang administrative Pflegearbeiten im System wahrnehmen, bietet die Kompo-nente »HR Administrative Services« mit der Rolle »Personalsachbearbeiter« eine speziell zugeschnittene webbasierte Oberfläche (siehe Abschnitt 4.4.6).

2.3.3 Kritische Erfolgsfaktoren

Das Aufbauen von Rollen und Sammelrollen einschließlich der zugehörigen Berechtigungen kann nicht Gegenstand dieses Buchs sein. Dennoch geben wir nachfolgend einige Empfehlungen, die Sie beim unternehmensspezifi-schen Rollenkonzept berücksichtigen sollten:

� Zur Rollendefinition müssen die Rollen mit ihren Aufgaben auch tatsäch-lich bekannt sein. Dazu müssen die Anwender, insbesondere bei dezent-raler Verteilung, besonders stark eingebunden werden.

� Zur Unterstützung des Endanwenders bei der täglichen Arbeit ist die Nut-zung rollenspezifischer Menüs grundsätzlich zu empfehlen.

ESS/MSS und das Portal 2.4

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� Nutzen Sie die Möglichkeit, das Rollenkonzept mithilfe von Sammelrollen modular aufzubauen.

� Es lohnt sich, die Struktur der Arbeitsplätze, Aufgaben und Aufgabenblö-cke in Ihrer Personalabteilung und bei den dezentralen Benutzern zunächst im Überblick darzustellen, bevor Sie in die Details der Berechti-gungsvergabe einsteigen.

� Wenn mehrere Systeme eingesetzt werden, ist die zentrale Benutzerver-waltung sinnvoll.

� Stellen Sie zunächst für jede Rolle ein passendes Menü zusammen. Ausge-hend davon, erstellt der Profilgenerator einen oft brauchbaren Vorschlag für die Zugriffsberechtigungen. Dieser sollte jedoch auch nach Füllen der offenen Felder kritisch geprüft werden. Aufgrund der Komplexität des Themas kann auf einen intensiven Test nicht verzichtet werden.

2.4 ESS/MSS und das Portal

Moderne IT-Systeme bieten ihren Benutzern einen komfortablen webbasier-ten Zugang. Hierüber können Prozesse in der Regel deutlich verbessert wer-den. Dieser Abschnitt soll einen Überblick über die von SAP diesbezüglich bereitgestellten Möglichkeiten geben, aber auch deren Komplexität aufzeigen.

Unternehmen fordern, dass ein modernes IT-System sie dabei unterstützt, ihre Prozesse zu vereinfachen. Dies bedeutet in der Regel, dass Medienbrüche und unterschiedliche Bearbeiter in den Prozessen zu vermeiden sind. Auch die Anzahl der notwendigen Prozessschritte sollte reduziert werden. Die Pro-zesse sollten wenn möglich dort beendet werden, wo sie begonnen haben. Das heißt, einfache Transaktionen werden zum Endanwender transferiert. So sollte z. B. eine am Vorabend am Zeiterfassungsterminal vergessene Gehen-Buchung nicht dazu führen, dass der Mitarbeiter am nächsten Tag ein For-mular ausfüllen muss und dieses per Hauspost in die Personalabteilung schickt, wo es dann ein Sachbearbeiter erfasst. Vielmehr wäre es wünschens-wert, dass der Mitarbeiter die fehlende Gehen-Buchung selbst im System nachtragen kann. Da dies nicht seine Hauptaufgabe ist, muss das System sehr einfach und intuitiv zu bedienen sein (ohne Schulungsaufwand). Auch sollte sichergestellt sein, dass der ganze Prozess nicht daran scheitert, dass der Mit-arbeiter seinen Benutzernamen und/oder sein Passwort vergessen hat.

Wenn Mitarbeiter stärker in administrative personalwirtschaftliche Prozesse eingebunden werden sollen, lautet das Stichwort Employee Self-Service


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(ESS). Dabei geht es nicht nur darum, die Personalabteilung von einfachen administrativen Aufgaben zu entlasten. Oftmals sind diese Prozesse, wie das genannte Beispiel verdeutlicht, unnötig kompliziert und damit teuer. Infor-mationen werden mehrfach erfasst (einmal auf dem Formular und einmal im System). Dies birgt eine zusätzliche Fehlerquelle und initiiert gegebenenfalls einen noch viel komplizierteren Korrekturprozess. Auch sollte nicht unter-schätzt werden, welches Frustrationspotenzial in unnötig komplexen Prozes-sen steckt.

Die Ziele und der Nutzen von ESS können also wie folgt zusammengefasst werden:

� Beschleunigung der Prozesse

� Qualitätssteigerung

� Kostenreduktion

� höhere Motivation und Zufriedenheit

� Transparenz

Personalabteilungen müssen sich so wandeln bzw. haben sich bereits so gewandelt, dass ein Großteil der üblicherweise an sie herangetragenen Anfragen nicht mehr von hoch qualifizierten Mitarbeitern bearbeitet wird (siehe Abbildung 2.4). Dies schafft den nötigen Freiraum, um die strategisch wichtigen Themen anzugehen.

Abbildung 2.4 Organisationsmodell des HR-Service-Centers

In den folgenden Abschnitten stellen wir die technischen Zusammenhänge für die webbasierten Oberflächen in ESS und MSS kurz dar. HCM-Verant-wortliche müssen diese technischen Fragen in der Regel nicht in jedem

Portal mit ESS

Service/ Callcenter

Personal-referent

einfache Aktionen/ Auskünfte

Standard-fragen

Spezial-fälle

Personal-leiter

100 Anfragen an die Personal-abteilung

75 20 5


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Detail beantworten können. Viel wichtiger ist, dass sie die richtigen Fragen stellen können, wenn sie mit technisch orientierten IT-Mitarbeitern oder Beratern diskutieren. Wenn Ihnen die folgenden Abschnitte zu technisch orientiert sind, finden Sie in den folgenden Kapiteln immer wieder Informa-tionen zu ESS und MSS aus der Anwendungssicht.

2.4.1 ESS mit SAP

SAP bietet schon sehr lange ESS an. Auch gibt es Lösungsvorschläge für die beiden großen Problemfelder:

� einfache, intuitiv bedienbare Oberfläche (kein SAP GUI!)

� kein weiterer Benutzername mit zusätzlichem Passwort, das man verges-sen könnte

Der ESS wird über ein Webinterface bedient, das heißt, man arbeitet mit einem Webbrowser. Dies hat den Vorteil, dass sehr viele Mitarbeiter diese Oberfläche und seine Bedienung aus dem privaten Bereich bereits kennen (Internet). Auch wird dadurch die Verteilung der Software deutlich verein-facht, die auf jedem Arbeitsplatzcomputer vorhanden sein muss, von dem aus ein Zugriff auf den ESS möglich sein soll. Webbrowser gehören zur Stan-dardausstattung eines Arbeitsplatzcomputers. Anschaulich wird das Pro-blem, wenn man darüber nachdenkt, wie man ein SAP GUI (ca. 650 MB Datenvolumen) auf 10.000 Arbeitsplatzcomputern installiert, die an ver-schiedenen geografischen Standorten stehen. Anschließend muss dieses SAP GUI regelmäßig mit Patches versorgt werden.

Das Problemfeld des zusätzlichen Benutzers nebst Passwort kann durch eine Single-Sign-on-Lösung (SSO) entschärft werden. Dabei kann auf den Benut-zer selbst nicht verzichtet werden. Er ist der Träger der Berechtigungen und steuert somit, auf welche Daten der Zugriff möglich ist. Im Fall von ESS ist hier in der Regel nur der Zugriff auf die eigenen Daten erlaubt. Mit einer SSO-Lösung kann jedoch dafür gesorgt werden, dass Benutzer und Passwort identisch mit einem bereits bestehenden Benutzer und Passwort sind (z. B. dem der Netzwerkanmeldung). Dies kann sogar so weit gehen, dass gar

SAP GUI

»SAP GUI« entzieht sich in der sprachlichen Praxis einer klaren Geschlechtsbestim-mung. In Übereinstimmung mit dem Duden und SAP verwenden wir »das SAP GUI«, im alltäglichen Sprachgebrauch finden aber auch »der SAP GUI« bzw. »die SAP GUI« Verwendung.


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keine Anmeldung beim Aufruf des ESS mehr erforderlich ist, da im Hinter-grund die Anmeldedaten der Netzwerkanmeldung verwendet werden. Dies ist sehr bequem, bietet jedoch das Risiko, dass auf personenbezogene Daten sehr einfach zugegriffen werden kann. Verlässt der Mitarbeiter z. B. seinen Arbeitsplatzcomputer, ohne diesen zu sperren, hat jeder Zugriff auf seine persönlichen Daten, der weiß, wie man den ESS aufruft.

2.4.2 Single Sign-on (SSO) im neuen ESS

Java-Stack und ABAP-Stack verwenden jeweils eine eigene Datenbank, wobei auf die jeweils andere nicht zugegriffen werden kann. Somit verfügt der Java-Stack auch über eine eigene Benutzerverwaltung: die User Manage-ment Engine (UME). Da sowohl das SAP NetWeaver Portal als auch Web Dynpro für Java auf dem Java-Stack aufsetzen und diese Komponenten die Oberfläche für den Benutzer bereitstellen, stellt sich die Frage, mit welcher Benutzerkennung sich der Mitarbeiter hier anmelden muss.

Die UME des Java-Stacks kennt hierzu verschiedene Betriebsmodi, zwischen denen aber nicht beliebig hin- und hergeschaltet werden kann (siehe hierzu auch SAP-Hinweis 718383). In einem Betriebsmodus kann z. B. die Benutzer-verwaltung des ABAP-Stacks mit verwendet werden (siehe Abbildung 2.5). Alle Benutzerkennungen, die im ABAP-Stack angelegt werden, sind dann auch automatisch im Java-Stack und damit zur Anmeldung am SAP NetWea-ver Portal verfügbar. Auch kann die UME so eingestellt werden, dass eine LDAP-Schnittstelle verwendet wird, wie beispielsweise ein Active Directory von Windows. Somit würden dann z. B. alle Benutzerkennungen aus dem Windows-AD (der Netzwerkanmeldung) zur Verfügung stehen. Wird jetzt noch über ein Zertifikat eine Vertrauensstellung zwischen Java-Stack und ABAP-Stack hergestellt, wird das Passwort im HCM-Backend nicht mehr geprüft.

Abbildung 2.5 UME verwendet die Benutzerverwaltung des ABAP-Stacks.


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Diese Form des Single Sign-ons (auch »interner« Single Sign-on) ist zu unter-scheiden vom Single Sign-on, der den direkten Zugriff auf das Portal reali-siert (»externer« Single Sign-on). Hier gibt es eine Reihe von Alternativen, die vom SAP NetWeaver Portal unterstützt wird. Die bekanntesten sind sicher SAML 2.0 und Kerberos bzw. SPNego. Ist ein solcher Single Sign-on realisiert, entfällt auch die Anmeldung am SAP NetWeaver Portal. Ein Vorteil ist, dass der Mitarbeiter keine Kennwörter mehr benötigt. Dem gegenüber steht die größere Gefahr des unberechtigten Zugriffs bei Verlust des zentra-len Passwortes. Ob und unter welchen Voraussetzungen der externe Single Sign-on realisiert wird, muss jedes Unternehmen durch den Abgleich von Anforderungen sowie Vor- und Nachteilen für sich entscheiden. Abbildung 2.6 zeigt den Zusammenhang zwischen SAP NetWeaver Portal und den bei-den Formen des Single Sign-ons.

Abbildung 2.6 SAP NetWeaver Portal und Single Sign-on

2.4.3 Berechtigungen im Portal

Für Berechtigungen gilt der Grundsatz, dass diese immer im Backend-System geprüft werden. Im Portal werden nur die Menüeinträge angeboten. Ob diese ausgeführt werden dürfen, entscheidet das jeweilige Backend-System (im Fall des ESS in der Regel SAP ERP HCM). Wird z. B. einem Mitarbeiter im Portal ein Menüeintrag zum ESS angeboten, obwohl die jeweilige Benutzer-kennung im HCM-Backend-System nicht existiert, wird beim Aufruf eine Fehlermeldung vom HCM-Backend-System ausgegeben.

Damit im SAP NetWeaver Portal nicht jeder Benutzerkennung ein Menü zugeordnet werden muss, kann hier mit Gruppen gearbeitet werden. Die Gruppe wird dabei – je nachdem, wie die UME eingestellt ist – z. B. entwe-der aus dem Active Directory (siehe Abbildung 2.7) als LDAP-fähigem Ver-zeichnis oder aus der Benutzerverwaltung im ABAP-Stack (= HCM-Backend) übernommen. Dieser Gruppe werden dann die entsprechenden Menüs (z. B. Portalrolle oder Portalrolle + Homepage-Framework oder Portalrolle + Launchpad) zugeordnet.

z.B. LDAP-fähiges

Verzeichnis

SAP NetWeaver

Portal

ERP-System

extern

KerberosSAML

intern

SAP-Logon-Ticket


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Abbildung 2.7 Gruppeninformation zum Benutzer aus dem LDAP

2.4.4 Employee Self-Service (ESS)

Ein Mitarbeiter erhält erst dann im HCM-Backend Zugriff auf den ESS, wenn seine Benutzerkennung mit einer Personalnummer verbunden ist. Dies geschieht nach wie vor mithilfe des Infotyps 105 (Kommunikation). Hier wird im Mitarbeiterstamm die Benutzerkennung eingetragen.

Seit EHP 5 gibt es nur noch einen iView, der den Rahmen für das ESS-Menü bereitstellt. Der Menüaufbau erfolgt somit nicht mehr über das Homepage-Framework, sondern über das Launchpad-Customizing (Transaktion LPD_CUST). Abbildung 2.8 zeigt die Standard-ESS-Rolle, aus der Sie Anwendun-gen in Ihr eigenes Launchpad kopieren können. Das Launchpad ist sehr fle-


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xibel, und das BAdI HRESS_MENU erlaubt das dynamische Ein- und Aus-blenden von Menüeinträgen. So können z. B. Mitarbeitern in anderen Ländern andere ESS angeboten werden, ohne dass hierfür eine abweichende Rolle zuzuweisen ist. Nur das HCM-Backend kann diese Aufgabe erfüllen, denn nur hier sind die Mitarbeiterstammdaten verfügbar. Im Reisemanage-mentmenü erhalten beispielsweise Sekretariate zusätzlich die Sicht auf andere Mitarbeiter, um für ihre Vorgesetzten Spesenabrechnungen anzule-gen. Die Sicht Meine Mitarbeiter im Reisemanagement können Sie in Abhängigkeit von der Aufgabenzuordnung an der Planstelle oder anderen Informationen am Personalstamm oder Organisationsmanagement ein- und ausblenden.

Abbildung 2.8 Launchpad-Customizing

Wie in Abbildung 2.8 zu sehen ist, unterstützt das Launchpad-Customizing eine Reihe von Servicearten und ist somit sehr universell einsetzbar ist. So können neben Web Dynpro für Java bzw. für ABAP-Anwendungen auch BI-Reports, Queries, Portalseiten und URLs aufgerufen werden. Ein neues Launchpad legen Sie an, wie in Abbildung 2.9 zu sehen ist.

Transport des Launchpads

In der Transaktion LPD_CUST werden keine Transportaufträge generiert. Setzen Sie das neu erstellte Launchpad im Ändern-Modus manuell auf einen Transport-auftrag über das Menü Launchpad � Transportieren. Mit dem Benutzerparameter LPD_TRANSPORT und dem Wert X können Sie das Schreiben eines Transportauf-trags auch automatisieren.


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Abbildung 2.9 Anlegen eines kundeneigenen Launchpads

Das ESS-Menü kommt aus der Web-Dynpro-Anwendung HRESS_A_MENU. Der Component-Konfiguration HRESS_CC_MENU_AREA_GROUP muss über eine eigene Anwendungskonfiguration das Kunden-Launchpad zuge-ordnet werden, damit Ihr Z-Menü aus dem Launchpad-Customizing aufgeru-fen wird.

Die Web-Dynpro-Launchpads erstellen selbstständig Textschlüssel, sobald sie einem Transportauftrag zugewiesen sind. Diese werden als Langtexte vom Typ DT angelegt. Über den Report APB_LPD_SHOW_TEXT_KEYS kön-nen die Texte zum Launchpad angezeigt werden, und es kann direkt in die Übersetzungsumgebung abgesprungen werden. Alternativ kann im Launch-pad innerhalb des Screens, in dem das Launchpad bearbeitet wird, über das Menü Launchpad � Textschlüssel/Übersetzung in den Report abgesprun-gen werden.

Anwendungsbeispiele zum ESS in den verschiedenen Prozessen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln dieses Buchs.

2.4.5 Manager Self-Service (MSS)

Für Führungskräfte wird es immer wichtiger, dass sie in ihrem Arbeitsfluss nicht gebremst werden und Informationen auch außerhalb der üblichen Kern-arbeitszeit ohne komplizierte Prozesse erhalten (die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt). Dies kann nur sichergestellt werden, wenn die Führungskräfte über ein System direkt auf die relevanten Informationen zugreifen können.

Beim MSS stehen die beiden Themen Mitarbeiterführung und Budgetfüh-rung im Vordergrund (siehe Abbildung 2.10). Informationen werden hier


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gegebenenfalls aus einer Reihe von Systemen zusammengetragen (z. B. HCM-Backend, FI/CO-Backend, angeschlossene BW-Systeme).

Voraussetzung für den systemtechnischen Einsatz von MSS ist, dass der Mit-arbeiter eine Führungskraft ist, das heißt, er muss im Organisationsmanage-ment einer Leiterplanstelle zugeordnet sein.

Mit EHP 5 wurde das sogenannte MSS-Add-on bereitgestellt. In EHP 6 ist es in das EA-HR-Paket integriert. Folgende Funktionalitäten werden mit MSS-Add-on bereitgestellt:

� MSS Homepage

� MSS Teamview

� MSS Teamview Detail

Abbildung 2.10 MSS-Einstieg

Der Menüaufbau erfolgt wie beim ESS über das Launchpad-Customizing. Danach muss der Web-Dynpro-Component HRMSS_REPORTING_LAUNCH-PAD eine eigene Anwendungskonfiguration zugeordnet werden, damit das Kunden-Launchpad aufgerufen wird.

Im Backend wird das Customizing des Manager’s Desktop für die Definition verwendet, welche Auswertungen mit welchen Varianten aufgerufen wer-


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den. Die Standardauslieferung von SAP verwendet dabei das Szenario RPT0. Servicespezifische Einstellungen können Sie im IMG über Integration mit anderen SAP-Komponenten � Business Packages/Functional Packages �Manager Self-Service (mySAP ERP) vornehmen. Darüber hinaus finden Sie dort das Customizing für den Objekt- und Daten-Provider. Damit legen Sie fest, welche Strukturen/Sichten aus dem Organisationsmanagement die Füh-rungskraft aufrufen kann und welche Informationen zu den einzelnen Objekten angezeigt werden.

Anwendungsbeispiele zum MSS finden Sie in den verschiedenen Prozessen in den entsprechenden Kapiteln dieses Buchs.

2.4.6 Kritische Erfolgsfaktoren für den Einsatz von Portalanwendungen

� Die Infrastruktur ist aufgrund der großen Flexibilität sehr komplex gewor-den. Ohne genaue Kenntnis der Architektur ist es schwierig, Fehler zu fin-den. In den seltensten Fällen funktionieren die Installationen auf Anhieb. Dies liegt jedoch in der Regel daran, dass Teile der Infrastruktur bereits vorhanden sind und die zusätzlich benötigten Komponenten sich hier ein-fügen müssen. Eine komplette Neuinstallation ist hingegen relativ unpro-blematisch.

� Eine klare Trennung zwischen Basis und Anwendung gibt es nicht mehr. Die Grenzen verschwimmen. Um z. B. einen funktionsfähigen ESS zu imp-lementieren, müssen die Teams aus Basis und Anwendung eng zusam-menarbeiten.

� Die Patch-Stände in den betroffenen Systemen sind extrem wichtig. Nur bestimmte Patch-Konstellationen führen zu einem funktionsfähigen Sys-tem. Dies liegt daran, dass die eigentliche Anwendung sich auf mehrere Systeme verteilt.

� Das Thema SSO wird oft unterschätzt. Hier müssen Grundsatzentschei-dungen für das gesamte Unternehmen getroffen werden. Dies ist kein iso-liertes Thema.

� Aufgrund der Tatsache, dass es sich nicht mehr um ein System, sondern vielmehr um einen Verbund handelt, ist es wichtig, dass das gesamte Sys-tem einem Lasttest unterzogen wird, um sicherzustellen, dass Engpässe rechtzeitig erkannt werden.

Manager’s Desktop 2.5

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� Nur weil es neue technische Möglichkeiten gibt, die in schön anzuschau-ende Internetoberflächen verpackt sind, müssen Führungskräfte und Mit-arbeiter noch lange nicht von den Änderungen begeistert sein, die mit einer Unterstützung der personalwirtschaftlichen Prozesse durch Self-Ser-vices verbunden sind. Die technischen Anforderungen mögen schon kom-plex erscheinen – das erforderliche Change-Management ist nicht selten ein noch größeres Problem und sollte nicht vernachlässigt werden. Wich-tig ist vor allem, dass alle Beteiligten die Vorteile erkennen und die Umstellung nicht als Sparmaßnahme der Personalabteilung auf Kosten aller übrigen Mitarbeiter ansehen.

2.5 Manager’s Desktop

Der Manager’s Desktop (MDT) besitzt keine webbasierte Oberfläche und ist damit weniger benutzerfreundlich als der MSS. Dennoch bietet er sich für Unternehmen an, die den Schritt zur Nutzung des Portals (noch) nicht getan haben, um Führungskräften einen einfachen Zugang zu den Daten ihrer Mit-arbeiter anzubieten. Der MDT ist vollständig im HCM-System angesiedelt und kann daher autark eingeführt werden, ohne Auswirkungen auf die unternehmensweiten Systeme und Prozesse berücksichtigen zu müssen. Da der MDT eine reine HCM-Komponente und leicht zu administrieren ist, stel-len wir ihn hier ausführlich vor.

Die von den Führungskräften übernommenen Aufgaben können aus folgen-den Bereichen stammen:

� PersonendatenAuswertungen, Genehmigungen, Mitarbeiterbeurteilung, Personal-entwicklung etc.

� OrganisationAuswertungen, organisatorische Änderungen etc.

� VergütungsmanagementKostenstelleninformationen, Personalbedarfsplanung, Haushalts-management

� PersonalbeschaffungAuswertungen, Entscheidungen etc.

� Kundenspezifische FunktionenEinbinden von Zusatzinformationen und Diensten


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2.5.1 Oberfläche

Die im Einstiegsbild und auch im MDT angezeigten Hauptpunkte, wie z. B. Personendaten, Organisation, Vergütungsmanagement etc., werden The-menkategorien genannt. Diese Themenkategorien wiederum sind in ein-zelne Subkategorien eingeteilt, wie z. B. Berichte, Aus-/Weiterbildung, Mit-arbeiterbeurteilung und Personalentwicklung. In Abbildung 2.11 sehen Sie das Einstiegsbild des MDTs.

Abbildung 2.11 Einstiegsbild MDT

Der MDT gliedert sich in zwei Hauptbereiche (siehe Abbildung 2.12). Auf der linken Seite befinden sich die Funktionen oder Themenkategorien, die der Manager ausführen kann. Auf der rechten Seite befinden sich die »Objekte«, mit denen die Funktionen durchgeführt werden können. Bei-spielsweise befindet sich links im Bereich der Personaladministration die Möglichkeit, Mitarbeiterlisten bezüglich Geburtstagen aufzurufen. Der Auf-ruf erfolgt über die Auswahl eines Objekts, z. B. einer Organisationseinheit oder einer Person auf der rechten Seite, und die Zuordnung zur gewünsch-ten Funktion per Drag & Drop.


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Abbildung 2.12 zeigt ein Beispiel mit recht umfangreichen Funktionalitäten zu den eigenen Mitarbeitern. Die Mitarbeiter sind in der rechten Bildhälfte gemäß der Organisationsstruktur angezeigt. In der linken Bildhälfte stehen in einer Explorer-Leiste die Funktionalitäten zur Verfügung, die mit den Mit-arbeitern durchgeführt werden können.

Abbildung 2.12 Oberfläche des MDTs

2.5.2 Anpassungsmöglichkeiten

Sie können durch die Auswahl eines eigenen Hintergrundbilds für den Ein-stieg in den MDT das Design anpassen und zudem über die Customizing-Ein-stellung Personalmanagement � Manager’s Desktop � Kundenanpassun-gen � Szenariospezifische Einstellungen festlegen weitere Anpassungen vornehmen.

Szenarien

Unter einem Anwendungsszenario werden alle Anwendungen verstanden, die dem Benutzer innerhalb des Manager’s Desktop zur Verfügung gestellt werden. Modifikationen an Standardanwendungsszenarien sollten Sie durch die Aktion Standardszenarien überdefinieren einpflegen, da andere Modifikationen beim Update des Systems (Service-Patch-Einspielungen)


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gelöscht werden. Es ist jedoch zu empfehlen, ein Standardszenario nicht zu modifizieren, sondern es zu kopieren. Damit lassen sich dann alle Einstellun-gen für ein eigenes Szenario definieren.

Neben der Bezeichnung des eigenen Szenarios muss zunächst der Auswer-tungsweg für das Szenario definiert werden (siehe Abbildung 2.13). Über den Auswertungsweg legen Sie fest, wie das System die Mitarbeiter des Managers ermitteln soll. Standardmäßig sind dies alle Mitarbeiter, die direkt oder indirekt der Organisationseinheit angehören, die der Manager leitet (Leiterplanstelle).

Abbildung 2.13 MDT-Szenario definieren

Das Eingangsbild des MDTs bietet eine Übersicht über alle verfügbaren The-menkategorien. Wenn Sie das Feld Eingangsbildschirm überspringen in Abbildung 2.13 ankreuzen, wird beim Aufrufen des MDTs nicht mehr das Ein-gangsbild gezeigt, sondern direkt in die im Customizing als Erstes angegebene Themenkategorie und Registerkarte verzweigt (siehe Abbildung 2.12).

Das Ausblenden der »virtuellen Wurzel« über das Feld virtuelle Wurzel aus-blenden in Abbildung 2.13 verhindert, dass der Manager als Ausgangspunkt (Wurzel) der Organisationsstruktur ausgeblendet wird. In Abbildung 2.12wurde dieses Kennzeichen nicht aktiviert. Daher wird die Managerin Anja Marxsen als Wurzel der Organisationseinheiten »Geschäftsleitung« angezeigt.

Über das Kennzeichen Reorganisation verboten in Abbildung 2.13 legen Sie fest, dass der Manager, der den Manager’s Desktop nutzt, innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs keinerlei organisatorische Änderungen per Drag & Drop durchführen darf. Dies bedeutet zugleich, dass die Subkategorie Reor-ganisation im Funktionsbaum der Themenkategorie Organisation eben-falls nicht mehr angezeigt wird. Außerdem kann in dem Feld referenziertes Szenario dokumentiert werden, welches Szenario als Vorlage des soeben


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erstellten Szenarios herangezogen wurde. Zusätzlich bedeutet dies, dass das neu definierte Szenario alle Einträge des referenzierten Szenarios aus den Tabellen T77MWBFCH (Szenariospezifische Einstellungen), T77MWBD (Sichten auf die organisatorische Struktur) und T77MWBK (Sichten pro Kate-gorie) automatisch erbt.

Damit ist das Szenario zunächst definiert. Der Name des Szenarios (im Bei-spiel ZMDT) muss in den Benutzerparametern des Anwenders eingetragen werden (SAP-Menü: System � Benutzervorgaben � Eigene Daten). DerBenutzerparameter lautet MWB_SCEN. Beachten Sie unbedingt, dass das Sze-nario in Großbuchstaben eingetragen werden muss (siehe Abbildung 2.14).

Abbildung 2.14 Benutzerparameter MWB_SCEN

Sichten

Sind die Szenarien festgelegt, werden die sogenannten Sichten bestimmt. Über einen Auswertungsweg (IMG-Pfad: Personalmanagement � Mana-ger’s Desktop � Kundenanpassungen � Sichten auf die organisatorische Struktur festlegen) definieren Sie, welche Sichten zur Ermittlung der im MDT angezeigten Mitarbeiterstruktur herangezogen werden können. Abbil-dung 2.15 zeigt z. B., dass dort die Sichten auf »direkt unterstellte Mitarbei-ter«, »alle unterstellten Mitarbeiter« und »direkt berichtende Mitarbeiter« angezeigt werden. Pro definierter Sicht wird also eine Registerkarte im MDT zur Verfügung gestellt. Für jede dieser Sichten ist ein Auswertungsweg anzu-geben. Neben dem Auswertungsweg wird in der entsprechenden Custom-izing-Tabelle (siehe Abbildung 2.15) die Reihenfolge der Registerkarten fest-gelegt. Darüber hinaus lässt sich alternativ zur Angabe des Startobjekts im Auswertungsweg ein Funktionsbaustein zur Ermittlung des Startobjekts im Feld Startobjekte Funktion vorgeben.


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Abbildung 2.15 Definition der Sichten auf die Organisationsstruktur

Über den IMG-Pfad Personalmanagement � Manager’s Desktop � Kun-denanpassungen � Sichten pro Kategorie festlegen lassen sich die im vor-hergehenden Schritt grundsätzlich definierten Sichten auf die Organisations-struktur zusätzlich pro Themenkategorie (z. B. Personendaten, Organisation, Vergütungsmanagement etc.) verfügbar machen. Die Pflege muss über die Aktion Sichten (Auswertungswege) überdefinieren (siehe Abbildung 2.16) und nicht über die Aktion Sichten (Auswertungswege) pro Katego-rie festlegen erfolgen, da dieser Eintrag SAP-eigen ist (Einträge werden sonst bei Patch-Einspielungen überschrieben).

Abbildung 2.16 Sichten pro Kategorie festlegen

Beachten Sie, dass sich nur Einträge von Themenkategorien im Feld Funkti-onscode mit dem Funktionscodetyp HOME in dieser Tabelle auswirken. Verwenden Sie die Tabelle T77MWBFCD (siehe Abbildung 2.17), um festzu-stellen, welcher Funktionscode vom Typ HOME ist, bevor Sie Eintragungen vornehmen. Als Beispiel sei der Funktionscode STANDARDFUNCTION für die Mitarbeiter genannt. Für diesen Funktionscode wurde festgelegt, dass lediglich die Sichten MDTDIREC (direkt berichtende Mitarbeiter) und MDTSBES (direkt unterstellte Mitarbeiter) angeboten werden sollen. Sollte also jemand im MDT die Themenkategorie »Personendaten« auswählen, erhält er nach unserem Eingriff in das Customizing nur noch zwei Register-karten für die Sicht auf die Organisationsstruktur.


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Abbildung 2.17 Sicht auf die Tabelle T77MWBFCD

Im oberen Bereich von Abbildung 2.18 sehen Sie die verschiedenen Katego-rieren. Diese sind Funktionscodes vom Typ HOME und stellen die oberste Ebene in der Hierarchie der Funktionscodes dar. In unserem Fall ist die Kate-gorie Personendaten ausgewählt. Für diese Kategorie sind drei Sichten auf die Organisationsstruktur definiert:

� Direkt unterstellte Mitarbeiter

� Alle unterstellten Mitarbeiter

� Direkt berichtende Mitarbeiter

Im linken Bereich unterhalb von Ausgewählte Funktionen befindet sich der Navigationsbaum zur Auswahl der Berichte. Der Aufbau ist abhängig von der der Struktur bzw. Hierarchie der Funktionscodes unterhalb des Funkti-onscodes Personendaten vom Typ HOME.

Abbildung 2.18 Zusammenhang zwischen Funktionscodes, Sichten und Navigationsbaum


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Funktionscodes

Funktionscodes sind Objekte, die unterschiedliche Ausprägungen haben können. Funktionscodes des Typs HOME sind z. B. Wurzelknoten und Funk-tionscodes des Typs REPO Reports. Konzentrieren wir uns zunächst auf die Funktionscodes des Typs HOME, denen wir zuvor verschiedene Sichten zugeordnet haben. Wenn Sie neue Funktionscodes dieses Typs definieren möchten, um sie für die Sichten verwenden zu können, muss dies vor der Zuordnung zu den Sichten erfolgen. Über den IMG-Pfad Personalmanage-ment � Manager’s Desktop � Erweiterung Funktionscodes gelangen Sie zum Customizing der Funktionscodes (siehe Abbildung 2.19).

Abbildung 2.19 Tabelle der Funktionscode-Definition

Wichtig bei der Erstellung von Funktionscodes sind die Angaben zum Typ, da sie bestimmen, ob es sich um einen Knoten, Unterknoten, Report oder ein sonstiges ausführbares Objekt handelt. Die Typen HOME und NODE kennzeichnen Knoten zum Aufbau der Hierarchie. Dabei ist HOME dem Typ NODE übergeordnet. Neben der Festlegung des Typs eines Funktionscodes kann angegeben werden, ob die Funktion organisationsstrukturbasiert (das dürfte die Regel sein) und/oder objektspezifisch ausführbar ist.

Das Kennzeichen OrgStruktur basiert ist für alle Funktionscodes zu setzen, die auf Organisationsobjekte angewendet werden. Ist dieses Kennzeichen bei mindestens einem ausführbaren Knoten einer Themenkategorie gesetzt, führt ein Klick auf den entsprechenden Button dazu, dass Teile der Organisa-tionsstruktur im rechten Bildbereich unmittelbar dargestellt werden. Wenn dagegen keiner der ausführbaren Knoten dieses Kennzeichen erhält, wird bei der Auswahl der entsprechenden Themenkategorie die erste Funktion sofort gestartet. Beispielsweise ist für den Funktionscode HIS dieses Kennzeichen gefüllt, da sich die Berichte, die sich unterhalb dieses Knotens befinden, auf Mitarbeiterdaten und somit auf Organisationsobjekte anwenden lassen. Ent-hält eine Themenkategorie z. B. nur URLs, also Verknüpfungen zu Internet- oder Intranetseiten, führt ein Aufrufen dieser Kategorie dazu, dass die HTML-Seite, die mit der ersten URL verknüpft ist, direkt angezeigt wird.


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Wenn hingegen ein Funktionscode objekttypspezifisch definiert ist – was im Übrigen nur für Reports und Funktionsbausteine möglich ist –, wird damit festgelegt, dass dieser Report z. B. nur auf der Ebene der Organisationsein-heit ausführbar ist. Sofern ein Funktionscode objektspezifisch ist, muss über den IMG-Pfad Personalmanagement � Manager’s Desktop � Erweiterung Funktionscodes � Objektspezifische Funktionscodes definieren die Spezi-fizierung der Funktion über die Angabe erfolgen, für welchen Objekttyp die Funktion ausführbar ist.

Eine letzte Erweiterungsmöglichkeit, die hier vorgestellt werden soll, ist die Erweiterung der Struktur der Funktionscodes. Damit ist es z. B. möglich, eigene Auswertungen in den Manager’s Desktop zu integrieren. Über das Customizing Personalmanagement � Manager’s Desktop � Erweiterung Funktionscodes � Struktur der Funktionscodes kann die Hierarchie der Themenkategorien erweitert werden. Damit kann z. B. für das eigene MDT-Szenario die Struktur der Themenkategorie »Personendaten« mit einer eige-nen Hierarchie von Funktionscodes versorgt werden.

Die Struktur der Funktionscodes ist damit der letzte Schritt zur Festlegung des Navigationsbaums im linken Teil des Manager’s Desktop. Mit der Struk-tur wird sowohl der Umfang als auch die Reihenfolge der Funktionscodes festgelegt. Wird im Feld Übergeordneter FCode kein Eintrag vorgenom-men, im Feld Nr. die Reihenfolge definiert und ein Funktionscode des Typs HOME eingetragen, entsteht ein neuer Knoten im Navigationsbaum. Die Knoten, die darunter platziert werden sollen, erhalten dann im Feld Überge-ordneter FCode einen entsprechenden Eintrag.

Die Reports, die innerhalb des MDTs aufgerufen werden, starten nie mit einem Selektionsbild. Es wird immer eine Variante eines Reports aufgerufen. Der Variantenname wird in der Tabelle der Funktionscodes hinterlegt. Sollte es dennoch gewünscht sein, für bestimmte Reports Selektionsbilder anzuzei-gen, muss das System modifiziert werden. Eine Möglichkeit besteht darin, für die Funktionscodes, die mit Selektionsbild aufgerufen werden sollen, eine kundeneigene Customizing-Tabelle zu erstellen, um die Anzahl der Reports festlegen zu können, die mit Selektionsbild aufgerufen werden sol-len. Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Funktionsbaustein RH_MWB_FCODE_EXECUTE entsprechend angepasst wird.

Weitere über das Customizing zum Manager’s Desktop vorzunehmende Einstellungen sollen der Vollständigkeit halber nachfolgend aufgelistet werden:


52

� spezielle Einstellungen zur Personalbedarfsplanung (Kontingentplanung)

� Definition spezieller Workflows zur Nutzung des SAP Business Work-flows

Der Manager’s Desktop ermöglicht es, auch Reports aus anderen Systemen aufzurufen. Eine weit verbreitete Art der Trennung von Systemen ist die Trennung von HCM- und FI/CO-Systemen. Für einen Manager ist es durch-aus interessant, neben den HCM-Auswertungen von zentraler Stelle – also vom Manager’s Desktop aus – sowohl FI- als auch CO-Auswertungen zu star-ten, die in einem anderen System liegen. Nachfolgend wird kurz beschrie-ben, wie Sie Reports aus verteilten Systemen in den Manager’s Desktop ein-binden können.

Der Aufruf von Rechnungswesenberichten erfolgt über Funktionscodes des Typs RWRP aus einer Sicht, die auch die Kostenstellen der Struktur anzeigt. Beim Customizing der Funktionscodes (siehe Abbildung 2.20) wird jedoch im Feld Programmname nicht der ABAP-Name, sondern das Kürzel des Berichts aus Tabelle T803VP hinterlegt. Damit wird sichergestellt, dass der richtige Report gezogen wird, da der eigentliche ABAP-Name bei Report-Writer-Berichten im Entwicklungssystem nicht identisch mit dem im Pro-duktivsystem ist. Bereits im Standard ist ein RFC-Szenario (Remote Function Call) vorgesehen, also der Aufruf von Programmen in anderen Systemen. Das ALE-Customizing wird dabei automatisch geprüft. Wenn Sie dort z. B. die Verprobung der Kostenstellen, die in HCM zugeordnet werden, mit denen des CO-Systems eingerichtet haben, werden auch die Berichte über die dort hinterlegte RFC-Destination aufgerufen.

Abbildung 2.20 Definition von Funktionscodes vom Typ RWRP

Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass die vorhandene Standardfunktionalität zum Aufruf von Reports in anderen Systemen in der Praxis in folgenden Punkten zu unflexibel ist:


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� unzureichende Zeitraumauswahl

� keine Möglichkeit, über Kostenarten einzuschränken (außer in festen Varianten)

� kein Aufruf aller Berichte möglich

Über eine Zusatzentwicklung können jedoch mithilfe eines kundenspezifisch definierten Remote Function Calls auch diese Probleme gelöst werden. Die Programmierung hierzu kann in einen Funktionsbaustein eingebunden sein, der bei der Definition der Funktionscodes angegeben werden kann (siehe Abbildung 2.20).

Besonders zu beachten ist in diesen Szenarien die Frage der Berechtigungenim Zielsystem, insbesondere deshalb, weil Berechtigungen auf Kostenstellen nur statisch zu vergeben sind und dadurch möglicherweise eine beträchtli-che Anzahl von Rollen verursachen. Aber auch dieser Aspekt kann gegebe-nenfalls im Rahmen einer kundenspezifischen Zusatzentwicklung gelöst werden.

2.5.3 Kritische Erfolgsfaktoren

� Die Führungsaufgaben müssen genau geklärt werden. Insbesondere in Abteilungen mit kommissarischer Leitung oder mit »Doppelspitzen« kann sich dies schwierig gestalten. Dies umso mehr, je mehr Informationen zu den eingebundenen Mitarbeitern freigeschaltet werden. So ist z. B. bei Doppelspitzen die Einsicht in die Gehaltsdaten des Kollegen problema-tisch.

� Der Prozess zur Aktualisierung der Organisations- und Leitungsstruktur im Organisationsmanagement muss klar definiert sein und stets für eine aktuelle Struktur sorgen. Anderenfalls stehen benötigte Funktionalitäten nicht oder nur für einen Teil der unterstellten Mitarbeiter zur Verfügung, und das System verliert schnell seine Akzeptanz bei den Führungskräften.

� Die Einbindung von Betriebs- bzw. Personalrat ist besonders wichtig. Es gibt häufig Vorbehalte, da man unbegrenzte Auswertungsmöglichkeiten und deren willkürliche Nutzung durch Führungskräfte befürchtet.

� Beginnen Sie mit einigen wenigen Funktionalitäten. Am Anfang sollten reine Auswertungen stehen.

� Stellen Sie sicher, dass zu technischen und inhaltlichen Fragen in der Anfangsphase kompetente Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Gege-benenfalls ist dazu ein schrittweiser Roll-out erforderlich.


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� Sichern Sie sich die Unterstützung der Unternehmensleitung, dass Berichte im Manager’s Desktop Papierverfahren vollständig ablösen. Es darf nicht vorkommen, dass auf Wunsch einiger Führungskräfte die Papierverfahren – über eine eventuelle kurze Übergangsphase hinaus – parallel mitlaufen.

� Berücksichtigen Sie die Realität in den Abteilungen. Eventuell werden einige der Aufgaben an Assistenten oder Sekretariate delegiert. In diesem Fall müssen für sie spezielle Rollen geschaffen werden, die keine kriti-schen Daten oder Funktionen bereitstellen.

7

Inhalt

Einladung ................................................................................................. 15

Was sind Thema und Ziel dieses Buchs? Wer kann von der Lektüre profitieren? Was ist neu in dieser vierten Auflage? Diese Fragen werden im Folgenden beantwortet. 17

1 Ziel dieses Buchs ................................................................. 17

1.1 Inhaltliche Abgrenzung .......................................................... 171.2 Releasebezeichnungen ........................................................... 191.3 Zielgruppen ........................................................................... 191.4 Arbeiten mit diesem Buch ..................................................... 201.5 Neu in dieser Auflage ............................................................ 21

SAP ERP HCM ist ein umfangreiches, mächtiges Paket zur Unterstützung von Prozessen des Personalmanagements. Die integrierte Einbindung in die Prozesse der Logistik und des Rechnungswesens sowie die Möglichkeiten des SAP NetWeaver Portals im Rahmen der Gesamtlösung SAP Business Suite gehören zu den Stärken. 23

2 Überblick über SAP ERP HCM ............................................. 23

2.1 Einbindung von HCM in SAP ERP und die SAP Business Suite ................................................................. 23

2.2 Komponenten der Personalwirtschaft mit SAP ....................... 262.2.1 Aufbau von SAP ERP HCM ....................................... 272.2.2 Grundlagen für die Prozesse dieses Buchs ................ 29

2.3 Rollen in SAP ERP HCM ........................................................ 292.3.1 Allgemeines ............................................................. 292.3.2 Ausgewählte Rollen in SAP ERP HCM ...................... 312.3.3 Kritische Erfolgsfaktoren .......................................... 32

2.4 ESS/MSS und das Portal ......................................................... 332.4.1 ESS mit SAP ............................................................. 352.4.2 Single Sign-on (SSO) im neuen ESS .......................... 362.4.3 Berechtigungen im Portal ......................................... 372.4.4 Employee Self-Service (ESS) ..................................... 382.4.5 Manager Self-Service (MSS) ..................................... 402.4.6 Kritische Erfolgsfaktoren für den Einsatz von

Portalanwendungen ................................................. 422.5 Manager’s Desktop ............................................................... 43

2.5.1 Oberfläche ............................................................... 442.5.2 Anpassungsmöglichkeiten ........................................ 452.5.3 Kritische Erfolgsfaktoren .......................................... 53

Das Projektmanagement als solches muss sicherlich nicht neu erfunden werden. Ein Projekt zur Implementierung von SAP ERP HCM weist aber neben den allgemeinen Grundsätzen eines IT-Projekts verschiedene Spezifika auf, auf die wir hier eingehen. 55

3 SAP-ERP-HCM-Projekte ..................................................... 55

3.1 Aufbau eines SAP-ERP-HCM-Projekts .................................... 553.1.1 Projektumfang ......................................................... 553.1.2 Projektphasen (ASAP) .............................................. 58

Inhalt

8

3.2 Projektmanagementmethodik ................................................ 593.2.1 Kritik an ASAP ......................................................... 593.2.2 Agile Methoden ....................................................... 613.2.3 Internationale Roll-out-Projekte ............................... 623.2.4 Change-Management ............................................... 643.2.5 Besonderheiten eines Hybridprojekts

(SAP HCM + Cloud) ................................................. 653.3 Hilfsmittel .............................................................................. 66

3.3.1 Prozessmodellierung ................................................ 663.3.2 Einführungsleitfaden (IMG) ...................................... 683.3.3 Vorgangsverwaltung und Aufgabenplanung ............. 693.3.4 Wissensmanagement ............................................... 69

3.4 Kritische Erfolgsfaktoren ........................................................ 70

Die Personaladministration bildet das Herzstück der Personalwirtschaft. Hier werden die Personalstammdaten und die Organisationsstrukturen verwaltet und in Berichten zugänglich gemacht. Damit stellt die Personaladministration auch die Basis für alle übrigen Bereiche dar. 73

4 Personaladministration ....................................................... 73

4.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ........................................ 734.1.1 Organisationsstrukturen im Personalbereich ............. 734.1.2 Personalstammdaten und Arbeitsabläufe .................. 754.1.3 Rechtliche Grundlagen ............................................. 774.1.4 Grundlagen für weitere Prozesse des

Personalmanagements ............................................. 804.1.5 Unternehmensweite Integration von

Personaldaten .......................................................... 824.2 Konzeption in SAP ERP HCM ................................................. 85

4.2.1 Personalnummer ...................................................... 864.2.2 Konzept des Infotyps ............................................... 914.2.3 Datenpflege in Infotypen ......................................... 944.2.4 Systemanpassungen in der Stammdatenpflege ......... 1044.2.5 Strukturen in der Personaladministration ................. 116

4.3 Ausgewählte Infotypen der Personaladministration ................ 1254.3.1 Organisatorische Zuordnung (0001) ......................... 1254.3.2 Daten zur Person (0002) .......................................... 1314.3.3 Anschriften (0006) ................................................... 1324.3.4 Basisbezüge (0008) .................................................. 1344.3.5 Terminverfolgung (0019) .......................................... 1364.3.6 Kostenverteilung (0027) ........................................... 1384.3.7 Direktversicherung Deutschland (0026) ................... 1394.3.8 Externe Überweisungen (0011) ................................ 1394.3.9 Ausbildung (0022) ................................................... 1414.3.10 Personalmaßnahmen (0000) .................................... 1434.3.11 Dynamische Maßnahmen ......................................... 155

Inhalt

9

4.3.12 Business Workflow im HCM-System ......................... 1614.3.13 HCM Prozesse und Formulare

in SAP NetWeaver Portal ......................................... 1654.4 Prozessbeispiele .................................................................... 166

4.4.1 Einstellung eines Mitarbeiters .................................. 1664.4.2 Dezentrale Nutzung von Personaldaten .................... 1694.4.3 Internationale Entsendung ....................................... 1754.4.4 Datenpflege im Employee Self-Service ..................... 1804.4.5 Zugriff von Managern auf Personalstammdaten ........ 1824.4.6 HR-Administrator – Unterstützung für dezentrale

Personalsachbearbeitung ......................................... 1844.4.7 HR Renewal – Intuitive webbasierte

Benutzeroberflächen ................................................ 1874.5 Kritische Erfolgsfaktoren ........................................................ 188

Das Organisationsmanagement ist ein sehr mächtiges und flexibles Modul. Es stellt nicht nur die Grundlage für die Prozesse der Personalplanung und -entwicklung dar, sondern ist auch für den optimalen Einsatz der Personaladministration und insbesondere des Personalcontrollings erforderlich. Darüber hinaus bietet es umfangreiche Möglichkeiten zur Definition und Auswertung von Strukturen. 191

5 Organisationsmanagement ................................................. 191

5.1 Einordnung in das Gesamtsystem und in HCM ....................... 1915.1.1 Bedeutung für die Personaladministration ................ 1915.1.2 Bedeutung für die Personalplanung und

-entwicklung ............................................................ 1925.1.3 Bedeutung für den dezentralen Einsatz von HCM ..... 1935.1.4 Bedeutung für das SAP-ERP-System insgesamt ......... 193

5.2 Aufbau des Organisationsmanagements ................................. 1935.2.1 Begriff der Planvariante ............................................ 1945.2.2 Objekte, Verknüpfungen, Infotypen ......................... 1945.2.3 Ausgewählte Objekttypen ........................................ 1955.2.4 Ausgewählte Infotypen ............................................ 1965.2.5 Aufbauen der Organisationsstruktur ......................... 1995.2.6 Integration zur Personaladministration ..................... 202


Das E-Recruiting in SAP ERP HCM ist ein System, das sich auf dem neuesten Stand der Technik befindet und alle notwendigen Funktionen für die Abbildung des Personalbeschaffungsprozesses beinhaltet. Darüber hinaus lässt es sich durch Erweiterungen leicht an spezielle Kundenanforderungen anpassen. 207

6 E-Recruiting ......................................................................... 207

6.1 Betriebswirtschaftliche Grundsätze ........................................ 2076.1.1 Ziele des Personalbeschaffungsprozesses .................. 2076.1.2 Beschaffungsmedien ................................................ 2086.1.3 Administration des Bewerbungsprozesses ................ 2116.1.4 Bewerberauswahl ..................................................... 2146.1.5 Beschaffungscontrolling ........................................... 2166.1.6 Recruiting über das Internet ..................................... 217

Inhalt

10

6.2 Besonderheiten des E-Recruitings .......................................... 2186.2.1 »War for Talent« ...................................................... 2196.2.2 Beschaffung und Personalbindung ............................ 2196.2.3 Kontrolle des Personalbeschaffungsprozesses ........... 2206.2.4 Prozess und Organisation ......................................... 2216.2.5 Externe Dienstleister in der Personalbeschaffung ...... 2216.2.6 Technologie ............................................................. 221

6.3 Konzeption in SAP ERP HCM ................................................. 2226.3.1 Überblick ................................................................. 2236.3.2 Prozess und Rollen ................................................... 2246.3.3 Suchaufträge ............................................................ 2266.3.4 Prozessvorlagen ....................................................... 2296.3.5 Fragebögen .............................................................. 2316.3.6 Weitere wichtige Begriffe ......................................... 233

6.4 Rollen im SAP E-Recruiting .................................................... 2356.4.1 Externer Kandidat .................................................... 2356.4.2 Interner Kandidat ..................................................... 2456.4.3 Manager .................................................................. 2466.4.4 Personalbeschaffer ................................................... 2476.4.5 Administrator ........................................................... 252

6.5 Customizing und Technologie ................................................ 2526.5.1 Grundeinstellungen .................................................. 2536.5.2 Talent Warehouse .................................................... 2546.5.3 Applicant Tracking ................................................... 2546.5.4 Aktivitäten ............................................................... 2566.5.5 Fragebögen .............................................................. 2586.5.6 Suchauftragsmanagement ........................................ 2586.5.7 Weitere technische Aspekte ..................................... 258


Die Personalzeitwirtschaft beinhaltet zum einen die Erfassung und Verarbeitung von Zeiten des normalen Arbeitsalltags, insbesondere um Zeitkonten zu führen und Zeiten monetär zu bewerten. Zum anderen umfasst sie aber auch die Erfassung und Verarbeitung von Zeiten der betrieblichen Leistungserstellung, insbesondere für die Leistungslohnberechnung. 261

7 Personalzeitwirtschaft ........................................................ 261

7.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ........................................ 2617.1.1 Ziele der Zeitwirtschaft ............................................ 2617.1.2 Formen der Zeiterfassung ......................................... 2647.1.3 Rechtliche Grundlagen ............................................. 2657.1.4 Konzepte der Arbeitszeitflexibilisierung .................... 268

7.2 Konzeption im SAP-System .................................................... 2717.2.1 Strukturen in der Zeitwirtschaft ................................ 2717.2.2 Feiertagskalender ..................................................... 2727.2.3 Begriffsklärungen zur Zeitwirtschaft .......................... 273

Inhalt

11

7.2.4 Arbeitszeitpläne ....................................................... 2797.2.5 Zeitdatenerfassung ................................................... 2877.2.6 Anbindung von Erfassungsterminals ......................... 3167.2.7 Zeitauswertung ........................................................ 3217.2.8 Leistungslohn ........................................................... 3297.2.9 Reporting in der Zeitwirtschaft ................................. 3367.2.10 Integrationsaspekte .................................................. 338

7.3 Arbeitsplatz »Personalzeitmanagement« (TMW) .................... 3397.3.1 Anwendung und Funktionalitäten ............................ 3397.3.2 Customizing ............................................................. 345

7.4 Kalendersicht im TMW .......................................................... 3567.4.1 Kalenderarten .......................................................... 3567.4.2 Funktionsumfang ..................................................... 3577.4.3 Bearbeiten von Zeitangaben ..................................... 3587.4.4 Customizing ............................................................. 359

7.5 Prozessbeispiele .................................................................... 3637.5.1 Gleitzeitmodell mit Ampel ....................................... 3637.5.2 Teilzeitmodelle ........................................................ 3677.5.3 Arbeitsversuch/Wiedereingliederung ........................ 3707.5.4 Lebensarbeitszeitkonten .......................................... 3737.5.5 Self-Service-Prozesse in der Zeitwirtschaft ................ 377


Die Personalabrechnung basiert auf den Ergebnissen der Personaladministration, der Zeitwirtschaft und gegebenenfalls auch auf den Ergebnissen von Reisemanagement und Leistungslohn. Sie gliedert sich in die Teilprozesse Bruttoabrechnung, Nettoabrechnung und Folgeverarbeitung. Die Folgeverarbeitung umfasst gesetzliche und betriebliche Komponenten. 387

8 Personalabrechnung ............................................................ 387

8.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ........................................ 3878.1.1 Entlohnungsgrundformen ......................................... 3878.1.2 Einflussgrößen der Bruttopersonalabrechnung .......... 3898.1.3 Nettoabrechnung ..................................................... 391

8.2 Konzeption in SAP ERP HCM ................................................. 3918.2.1 Strukturen in der Personalabrechnung ...................... 3928.2.2 Personalabrechnungsgrundlagen .............................. 3938.2.3 Personalabrechnungsprozess .................................... 4078.2.4 Personalabrechnungsprozessmanager ....................... 4318.2.5 Abrechnungslauf ...................................................... 433

8.3 Prozessbeispiele .................................................................... 4518.3.1 Datenaustausch mittels GKV-Kommunikationsserver 4528.3.2 Abordnung .............................................................. 4608.3.3 Jubiläen ................................................................... 4628.3.4 Simulation von Entgeltnachweisen ........................... 4638.3.5 Krankengeldzuschuss (D) ......................................... 463


Inhalt

12

In Anbetracht steigender Versorgungslücken der erwerbstätigen Bevölkerung gewinnt das Thema Altersversorgung immer mehr an Bedeutung. In SAP ERP HCM können in der Regel alle gängigen Durchführungswege sowohl für die betriebliche Altersversorgung als auch für Entgeltumwandlungen der Mitarbeiter oder die »Riester-Rente« abgebildet werden. 467

9 Altersversorgung ................................................................. 467

9.1 Abbildungswege der BAV in SAP ERP HCM ........................... 4679.2 Infotyp 0699 (Altersvermögensgesetz) ................................... 471

9.2.1 Funktionalität und Anwendung ................................ 4719.2.2 Customizing des Infotyps »Altersvermögensgesetz« .... 473

9.3 Modul »Betriebliche Altersversorgung« (BAV) ........................ 4779.3.1 Einordnung in das Gesamtsystem SAP ERP HCM ...... 4779.3.2 Ordnungsbegriffe ..................................................... 4789.3.3 Stammdaten ............................................................ 4799.3.4 BAV-Datenbank ....................................................... 4869.3.5 Prozessunterstützung ............................................... 489


Das Personalberichtswesen ist häufig ein wesentliches Argument für die Einführung eines integrierten Personalinformationssystems. Allerdings werden die Potenziale selten wirklich ausgenutzt. Unter dem Zeitdruck der Einführungsprojekte wird das Personalberichtswesen meist zu wenig berücksichtigt. 491

10 Personalberichtswesen ....................................................... 491

10.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ........................................ 49110.1.1 Kategorisierung von Personalberichten .................... 49210.1.2 Voraussetzungen zum Aufbau des Berichtswesens .... 49310.1.3 Problematik der Zeitachse ........................................ 49410.1.4 Zählgröße ................................................................ 49710.1.5 Spezialfall der Fluktuationsstatistik ........................... 497

10.2 Konzeption in SAP ERP HCM ................................................. 49910.2.1 Strukturen im Personalberichtswesen ....................... 49910.2.2 Werkzeuge für das Personalberichtswesen ............... 50010.2.3 Standardberichte ...................................................... 50610.2.4 SAP Query ............................................................... 51310.2.5 Ad-hoc-Query .......................................................... 51410.2.6 Kundenspezifisch programmierte Reports ................ 51710.2.7 Human Resource Information System (HIS) .............. 51810.2.8 Grenzen des HCM-Berichtswesens ........................... 519

10.3 Prozessbeispiel: Unternehmensspezifisches Berichtskonzept ... 52110.4 Kritische Erfolgsfaktoren ........................................................ 524

Qualität fordert ihren Preis – vor allem, wenn sie fehlt. Mit ein wenig konzeptioneller Vorarbeit und Disziplin zahlt sich eine pragmatische, aber durchgängige Qualitätssicherung meist sehr schnell aus. 525

11 Qualitätssicherung/IKS ....................................................... 525

11.1 Qualität in Softwareprojekten ................................................ 52511.2 Prozessübergreifende Qualitätsaspekte in SAP ERP HCM ....... 527

11.2.1 Strukturiertes Vorgehen ........................................... 52711.2.2 Dokumentation und Customizing ............................. 52811.2.3 Übersichtliches Customizing ..................................... 529

Inhalt

13

11.2.4 Testkonzept ............................................................. 53011.2.5 Berechtigungskonzept .............................................. 53311.2.6 Dezentraler Einsatz des Systems ............................... 534

11.3 Prozessspezifische Qualitätsaspekte in SAP ERP HCM ............ 53511.3.1 Qualitätssicherung im Organisationsmanagement .... 53511.3.2 Qualitätssicherung in der Personaladministration ..... 53611.3.3 Qualitätssicherung in der Zeitwirtschaft ................... 53711.3.4 Qualitätssicherung in der Entgeltabrechnung ........... 53911.3.5 Automatisierung von Tests ....................................... 54211.3.6 Qualitätssicherung in der Altersversorgung .............. 54511.3.7 Qualitätssicherung im Personalcontrolling ................ 545

11.4 Aufbau eines internen Kontrollsystems (IKS) .......................... 54611.5 Kritische Erfolgsfaktoren ........................................................ 548

SAP ERP HCM bietet einen hohen Grad an Integration. Daher ist es wichtig, die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Prozessen fachlich und technisch zu verstehen. Auch wenn die administrativen Prozesse noch recht gut von den planerischen zu trennen sind, gibt es dennoch erhebliche Abhängigkeiten. 549

12 Integration in die Personalplanung .................................... 549

12.1 Allgemeines zur Integration ................................................... 54912.2 Organisationsmanagement .................................................... 55012.3 Veranstaltungsmanagement ................................................... 55012.4 Personalentwicklung .............................................................. 55012.5 Vergütungsmanagement/Kostenplanung ............................... 55112.6 Performancemanagement ...................................................... 55212.7 Personaleinsatzplanung ......................................................... 55412.8 Übergreifende Aspekte .......................................................... 554

Elektronische Formulare und die zugehörigen Prozesse lassen sich in der SAP-Personalwirtschaft mit der Komponente HCM Prozesse und Formulare abbilden. Diese umfasst webbasierte Dialoge zum Starten von Prozessen und Bearbeiten der zugehörigen Formulare, Hilfsmittel zur Nachverfolgung der Prozesse, Integration in den Business Workflow und automatische Änderung von Stammdaten anhand der Prozessdaten. 555

13 HCM Prozesse und Formulare ............................................. 555

13.1 Überblick ............................................................................... 55613.2 Architektur ............................................................................ 55613.3 Designumgebung .................................................................. 55713.4 Formulare .............................................................................. 558

13.4.1 SAP Interactive Forms by Adobe .............................. 55913.4.2 Floorplan Manager Framework ................................ 56013.4.3 SAP-Beispielprozesse ............................................... 562

13.5 Workflow .............................................................................. 56313.6 Nachvollziehbarkeit der Prozesse ........................................... 56413.7 Zusammenfassung ................................................................. 565

Inhalt

14

SuccessFactors ist ein führender Anbieter von Software as a Service im Talentmanagement und wurde 2012 von SAP übernommen. Durch zusätzliche Investitionen in den HR-Kernbereichen und der Integration kann SAP nun eine vollständige HCM-Lösung in der Cloud anbieten. 567

14 SuccessFactors mit SAP ERP HCM ..................................... 567

14.1 Cloud und Software as a Service ............................................ 56714.2 SuccessFactors im Überblick .................................................. 568

14.2.1 Strategie der SAP ..................................................... 56914.2.2 Release-Zyklus ......................................................... 57014.2.3 Lizenzmodell ............................................................ 571

14.3 SuccessFactors HCM Suite ..................................................... 57114.3.1 Plattform ................................................................. 57114.3.2 Employee Central ..................................................... 57614.3.3 Performance & Goals ............................................... 57914.3.4 Compensation .......................................................... 58014.3.5 Recruiting ................................................................ 58014.3.6 Onboarding ............................................................. 58114.3.7 Learning ................................................................... 58214.3.8 Succession & Development ...................................... 58414.3.9 Workforce Planning und Workforce Analytics .......... 58514.3.10 BizX Mobile ............................................................. 587

14.4 Erweiterbarkeit ...................................................................... 58814.4.1 Metadaten-Framework ............................................ 58914.4.2 Employee Central Extension Package ....................... 589

14.5 Integration mit SAP ERP HCM ............................................... 58914.5.1 Integrationsstrategie von SAP .................................. 59014.5.2 Technologie ............................................................. 590

593

Anhang ...................................................................................... 593

A Prozessunabhängige Customizing-Werkzeuge .................................. 595B Infotypen in SAP ERP HCM .............................................................. 601C Prozessmodelle in diesem Buch ........................................................ 611D Literaturempfehlungen ..................................................................... 615E Das Autorenteam ............................................................................. 619

Index ...................................................................................................... 621

621

Index

A

A-Bewerber 215Ablauforganisation 74Abordnung 460Abrechnungscluster 411Abrechnungsergebnis 411Abrechnungskreis 120, 126, 392Abrechnungslauf 410, 433Abrechnungsorganisation 121Abrechnungsprogramm 434Abrechnungsprozessmanager 431Abrechnungsschema 486Abrechnungsstruktur 120Abrechnungsverwaltungssatz 408Abtragungszeitraum 300Abwesenheit 290Abwesenheitsart 291Abwesenheitsauszählung 294Abwesenheitsbewertung 440Abwesenheitsgrund 307Abwesenheitskontingent 294, 299Abwesenheitsstatistik 337Abzugsmethode 446Ad-hoc-Bericht 492Ad-hoc-Query 514Adobe Document Services 559Adobe LiveCycle Designer 560agiles Projektmanagement 61AIDA-Prinzip 209Akkorddurchschnitt 333ALE 117, 318, 330Aliquotierung 444Altersvermögensgesetz

Baustein 472Customizing 473

Altersversorgung 467betriebliche 467Entscheidungsmatrix

zur Abbildung 468Qualitätssicherung 545

Ampel 363Änderungsantrag 183Anforderungsanalyse 474Anforderungsdefinition 528Anlageinstitut 476Anlagenbuchhaltung 25, 173Anlagennummer 173

Anschrift 132Anspruchsberechnung 467Anstellungsverhältnis 127Antrittsprämie 328Anwesenheit 290, 292Anwesenheitskontingent 303Anwesenheitszeit 264Applicant Tracking 254Application Link Enabling � ALEApplication Server 24Arbeitgeberleistung 26Arbeitnehmerüberlassung 210Arbeitsamt 209Arbeitsgruppe 332

zeitautonome 263Arbeitsplatz Personalzeitmanagement

31, 312, 340Arbeitsrecht 78Arbeitsversuch 370Arbeitsvorrat 276, 312Arbeitszeit 266Arbeitszeitblatt 338Arbeitszeitereignis 319, 330Arbeitszeiterfassung 316, 318Arbeitszeitflexibilisierung 268Arbeitszeitgesetz 265, 266, 280Arbeitszeitkonto 374Arbeitszeitmanagement 263Arbeitszeitplan 279, 285Arbeitszeitplanregel 284ARIS-Designplattform 67ASAP 58Assessment-Center 216Atlassian 69

Confluence 70JIRA 69

Aufbauorganisation 74, 127Aufsetzpunkt 284Aufwandsentschädigung 390Ausbildung 141Ausschreibung 234Auswahlverfahren 215Auswertung 416Auswertungsklasse 396Auswertungsmenge 515Auszahlung 413Auszählung 294Auszahlungsperiode, erste 140

622

Index

B

Backend-Service 556Bankenversorgungsverein (BVV) 471BAPI 318Basisbezüge 134BAV-Modul 470B-Bewerber 215Bearbeiterteam 228Belegsplittkonto 450Belehrung 173Benutzergruppe 105, 152, 513Benutzerverwaltung, zentrale 33Berechnungsvorschrift 332Berechtigung 31, 37, 53Berechtigungskonzept 533Bereitschaft 296Bereitschaftsart 298Berichts-Berichts-Schnittstelle 516Berichtshierarchie 494Berichtskonzept 521Beschaffungscontrolling 216Beschaffungsmedium 208Beschäftigungsstatus 144, 145Besetzungsgarantie 270Besetzungsplan 201Besetzungsstärke 269Bestandsbericht 492Betriebliche Altersversorgung

Datenbank 486Stammdaten 479Versorgungsordnung 478

Betriebsdatenerfassung 318Betriebsnummer 118Betriebsverfassungsgesetz 79, 265Bewegungsbericht 492Bewerber, Vorauswahl 214Bewerberauswahl 551Bewerbung 234

Status 213Bewerbungsprozess 211

Bewerbersicht 212Fachabteilungssicht 213

Bewertung, indirekte 400Bewertungsgrundlage 305Bewertungsregel 440Bezahlung, abweichende 310Bezugsmethode 446Bezugszeitpunkt 495Bildmodifikation 109Buchung 414

Buchungskreis 117, 118Buchungskreisverrechnungskonto 450Buchungslauf 414

Attribut 416Historie 415

Buchungsvariante 450Bundesdatenschutzgesetz 78Business Blueprint 58Business Intelligence 24Business Workflow 161

C

CATS 25, 338CATT-Ablauf 531C-Bewerber 215Change-Management 43, 64Cloud-Computing 567Collaboration Tool 529Cross Application Time Sheet 25

D

Datenbetriebsinterne 174zur Person 131

Datenaustauschverfahren 477Datenauswahlzeitraum 507Datenqualität 496Datenschutz 78, 213Datensicherheit 78Datenträgeraustausch-Verfahren 414Datenübernahme 58Default-Wert 115Dell Boomi AtomSphere 590DEÜV 427Dialog-Workitem 162Dienstleistung, externe 310Dienstreise 292Direktversicherung (DV) 139, 468Direktzusage (DZ) 468Disposition 364Dokumentationswerkzeug 529Doppelerfassung 83DTA 414Durchschnitt 442Dynpro-Header 113

623

Index

E

Easy-Access-Menü 30, 506, 513Eignungsprüfung 256Einladung 256Einmalzahlung 390Einsatzplanung 338, 554Einstellung 166Einzelakkord 388Einzelleistungslohn 330, 388E-Mail, dynamische 130, 159Employee Central 568, 576, 577

Date post:	30-Mar-2020
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