Informationsveranstaltung „SAP und Verbünde“
Servicebereich Forschung 28.11.2018
Inhalt der Informationsveranstaltung
I. Einführung• Warum führt die TU Berlin SAP ein?
Gründe für den Systemwechsel
• Welche Bestandteile hat das SAP-Projekt? Was davon ist für uns wichtig?
Struktur des TU-SAP-Systems
• Was ist neu, was bleibt wie es war?
Änderungen, die zum Jahreswechsel relevant werden
Prozesse (Mittelabrufe, Personaleinstellung, Bezahlung von Rechnungen,
Ausgabenplanung)
• Wer sieht was?
Rollen und Berechtigungen unter SAP
• Wie funktioniertʼs?
Vorstellung der Module PS und PSM-GM
• Aussicht 2019 – Berichtswesen, ePA, Projektakte
• Fazit: Was bringtʼs?
II. Allgemeine Fragerunde
III. bei Bedarf: Verbundspezifische Einzelfragen
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Warum führt die TU Berlin SAP ein?
• Standardisierte Prozesse: SAP soll die Grundlage für standardisierte und
verbesserte Prozesse schaffen, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit
an der TU Berlin fördern und die administrativen Abläufe aller Beteiligten
besser aufeinander abstimmen. Im Ergebnis soll die Arbeit der Verwaltung
kundenfreundlicher werden, Mehrfachbearbeitungen der gleichen Aufgabe
sollen entfallen.
• Verlässliche Datenhaltung: SAP fördert eine einheitliche und verlässliche
Datenhaltung, die uns mehr Transparenz und eine bessere universitäre
Zukunftsplanung ermöglicht.
• Planungssicherheit: SAP bietet Investitionssicherheit, Rechtssicherheit
und die Gewissheit, auf einen Partner zu setzen, der auch langfristig für uns
da ist.
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Gesamtüberblick: Welche Bestandteile hat das SAP-Projekt?
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Materialwirtschaft
Gebäudemanagement
Personalwirtschaft
Haushalt
Kosten-/ Leistungsrechnung
Berichtswesen
FinanzenBeschaffung
Leistungserbringung
SLM
PSM-FM
PSM-GM
Akten
Organisation
Projekte
PS
RM
CO
FI
FI-AA FI-TV
MM
OM
SRM
BW
PA PA-PM PD ER PT PY
AManDaCAFM/speedikon
Was davon ist für uns wichtig?
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Materialwirtschaft
Gebäudemanagement
Personalwirtschaft
Haushalt
Kosten-/ Leistungsrechnung
Berichtswesen
FinanzenBeschaffung
Leistungserbringung
SLM
PSM-FM
PSM-GM
Akten
Organisation
Projekte
PS
RM
CO
FI
FI-AA FI-TV
MM
OM
SRM
BW
PA PA-PM PD ER PT PY
AManDaCAFM/speedikon
PS = Project System
Inhalt: Abbildung und Weiterbearbeitung von Projekten
PSM-GM = Public Sector Management – Grants Management
Inhalt: Drittmittelverwaltung/Fördermittelmanagement
RM = Records Management
Inhalt: Im Records Management wird zukünftig die Projektakte in elektroni-
scher Form vorliegen. Mit ihren Records-Management-Anwendungen in SAP
wird die TU Berlin all ihre Geschäftsdokumente zentral verwalten. Dort können
also diejenigen Dokumente gefunden werden, die für den Geschäftsbetrieb
relevant sind.
AManDa = Anzeige und Management von Projektdaten
Inhalt: Projektanzeige, ersetzt die bisherige „ePA“. Die Daten aus AManDa
werden nach Prüfung automatisch in die Projektakte (RM) übertragen. Bis zur
Einführung von AManDa wird weiterhin die ePA verwendet.
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Was ist neu, was bleibt wie es war?
2019 bleibt vieles noch so, wie es bisher war:
• Bekannte Prozesse und Abläufe bleiben 2019 unverändert.
• Es sind weiterhin Vordrucke für Einnahmen, Ausgaben, Umbuchungen,
etc. auszufüllen. ABER:
• Die Vordrucke selbst sind neu und sie sollen nicht mehr per Hand
ausgefüllt werden. Die alten Vordrucke verlieren ihre Gültigkeit
(Ausnahme: bereits von III B ausgegebene Bestellscheine behalten
übergangsweise ihre Gültigkeit).• Buchungen in SAP erfolgen weiterhin ausschließlich durch die Buchhal-
tung der Abteilung Finanzen.
• Erteilte Befugnisse – Anordnung- und Bestellbefugnis, Befugnis Verträge
abzuschließen – gelten auch 2019 in ihrer Höhe unverändert weiter.
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Was ist neu, was bleibt wie es war?
Das ist neu und ändert sich 2019:
• In SuperX werden Kontostandinformationen bis 2018 angezeigt. Ab 2019
werden Kontostandinformationen im SAP-Berichtswesen zur Verfügung
gestellt.
• Die Rechtevergabe wird weitgehend automatisiert.
• SAP erfordert es, anders als bisher zu budgetieren.
• Es gibt für etliche Dinge neue Bezeichnungen, z.T. gehen damit
Änderungen der Systematik einher:
• Aus „Projekten“ werden „PSP-Elemente“, die einer geänderten
Nummern-Systematik folgen. Daher erhalten sämtliche Forschungs-
projekte der TU Berlin derzeit Post mit den neuen Nummern ihrer
Forschungsprojekte.
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Alt Neu
Projektnummer PSP-Element
Mittelgeber Fonds
Titel Finanzposition (FiPo)
Zahlungspartner Geschäftspartner, Debitor, Kreditor
Kostenart Sachkonto (8-stellig)
Festlegung Obligo
Sollkontrolle AVK (Aktive Verfügbarkeitskontrolle)
Kostenstelle Kostenstelle/Finanzstelle
Übersetzungen
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Was ist neu, was bleibt wie es war?
Prozesse
I. Mittelabrufe
Mittelabrufe werden weiterhin durch den Servicebereich Forschung
vorgenommen. Das bislang in Zusammenarbeit mit Ihnen praktizierte
Verfahren wird beibehalten.
keine Änderung für die Verbünde
II. Einstellung von Personal
Die Verbund-Geschäftsstelle stellt die notwendigen Einstellungsunterlagen
zusammen. VC prüft, ob die Finanzierung im Projekt gesichert ist, und erteilt
im positiven Fall die Stellenfreigabe. Abt. II nimmt die Einstellung als solche
vor.
keine Änderung für die Verbünde
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Was ist neu, was bleibt wie es war?
Prozesse
III. Bezahlung von Rechnungen
bisher:
künftig:
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Rechnung geht bei Verbund ein
Verbund zeichnet „sachlich richtig“ und erstellt AAO
Anordnung(i.d.R. FSC)
Auszahlung
Abt. III
Rechnung geht bei Verbund ein
Verbund zeichnet „sachlich richtig“ und erstellt AAO
Anlage Budget und Anordnungdurch VC
Auszahlung
Abt. III
Regel
Aus-
nahme
Rechnung geht bei Verbund ein
Verbund zeichnet „sachlich richtig“ und erstellt AAO
AnordnungFSC
Auszahlung Abt.III(nach Anlage Budget VC)
Was ist neu, was bleibt wie es war?
Prozesse
IV. Ausgabenplanung
bisher:
künftig:
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Verbund erstellt intern Ausgabenplanung
Verbund tätigt im Jahresverlauf Ausgaben
(Personal, Sachausgaben, ggf. Investitionen)
Nach Abschluss des Haushaltsjahres erstellt VC den Verwendungsnachweis
und fragt Daten für die DM-Statistik ab
Verbund erstellt Ausgabenplanung und teilt sie VC mit
VC budgetiert gemäß Bewilligung / Ausgabenplanung
des Verbundes
Verbund tätigt im Jahresverlauf
Ausgaben (Personal, Sachausgaben, ggf.
Investitionen)
Nach Abschluss des Haushaltsjahres er-
stellt VC den Verwen-dungsnachweis; Daten für DM-Statistik liegen im System bereits vor
Wer sieht was? Rollen und Berechtigungen unter SAP
Mit Einführung von SAP wird auch das bisherige Identitätsmanagement (IDM)
„TUBIS“ durch das SAP-IDM ersetzt. Das neue „TUB IDM“ umfasst neben der
Anbindung der bisher bereits durch das IDM versorgten Dienste zukünftig auch
die zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung aller eingeführten SAP-Systeme
und damit den Großteil aller IT gestützten Verwaltungsprozesse. Durch die
direkte Anbindung an das neue Organisationsmanagement ist eine
differenziertere, automatische Rollenvergabe möglich.
Jede*r Projektleiter*in erhält automatisch Einblick in alle eigenen
Forschungsprojekte. Eine gesonderte Rollenzuweisung ist in diesem Fall
nicht mehr notwendig.
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Wer sieht was? Rollen und Berechtigungen unter SAP
Jede*r Projektleiter*in erhält automatisch Einblick in alle eigenen
Forschungsprojekte. Eine gesonderte Rollenzuweisung ist in diesem Fall
nicht mehr notwendig.
Das bedeutet für Verbünde:
• Sprecher*in… sieht Gesamtverbund inkl. eigener Teilprojekte
• Teilprojektleiter*innen… sehen eigene Teilprojekte (andere TPe jedoch nicht)
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Wie funktioniertʼs? Vorstellung der Module PS und PSM-GM
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Materialwirtschaft
Gebäudemanagement
Personalwirtschaft
Haushalt
Kosten-/ Leistungsrechnung
Berichtswesen
FinanzenBeschaffung
Leistungserbringung
SLM
PSM-FM
PSM-GM
Akten
Organisation
Projekte
PS
RM
CO
FI
FI-AA FI-TV
MM
OM
SRM
BW
PA PA-PM PD ER PT PY
AManDaCAFM/speedikon
Wie funktioniertʼs? Vorstellung der Module PS und PSM-GM
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Modul PS
• Einrichtung der Projektstruktur mit neuer Projektnumerik
• Pflegen der Projektinformationen
• Planung der Projekte
Modul PSM-GM
• Anlegen der Ausgabearten gemäß Bewilligungsbescheid und
Verbundplanung
• Budgetierung der Projekte gemäß Bewilligungsbescheid und
Verbundplanung
• „Ableitungsstrategie“ (Zuordnung Ausgabeart zu Sachkonto)
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Nomenklatur der PSP-Elemente für DM-Projekte
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5 0 0 0 0 1 5 0 1 T P1
Kostenträger
1 = Drittmittel hoheitlich
2 = Auftragsforschung
3 = Interne FoFö (HH) und GA SFBs etc.
4 = BgAs (inkl. Dienstleistungen)
…
Projektnummer mit Mittelherkunft
…
4 = Land
5 = DFG
…
Knoten/
Teilprojekt
PSP-Element nach Art
EF = Einzelförderung
TP = Teilprojektkonto
01 = Großgerät/
Geräte im Bau
OH = Overheadkonto
EX = Externe Partner
…
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(ersetzt die bisherige Projektnummer)
Nomenklatur der PSP-Elemente für Grundausstattung
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2 3 2 3 9 2 5 6 1 0 13
Instrument
…
61 = zGA SFB Sprecher
62 = zGA SFB Beteiligung
63 = zGA GRK Sprecher
64 = zGA GRK Beteiligung
65 = zGA Sonstiges
…
PSP-Element fortlfd.
nummeriert
Projektnummer personalisiert je Verbund
1 = Personalmittel
2 = Sachmittel
3 = Investitionen
Kostenstelle des Verbundes
(ersten sechs Stellen)
Kostenträger
3 = Interne Forschungsförderung (HH)
und Grundausstattung SFBs etc.
Nomenklatur der PSP-Elemente für DM-Projekte
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5 0 0 0 0 1 5 0 1 T P1
Kostenträger
1 = Drittmittel hoheitlich
2 = Auftragsforschung
3 = Interne FoFö (HH) und GA SFBs etc.
4 = BgAs (inkl. Dienstleistungen)
…
Projektnummer mit Mittelherkunft
…
4 = Land
5 = DFG
7 = sonstige öffentl. Mittelgeber
…
Knoten/
Teilprojekt
PSP-Element nach Art
EF = Einzelförderung
TP = Teilprojektkonto
01 = Großgerät/
Geräte im Bau
OH = Overheadkonto
EX = Externe Partner
…
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(ersetzt die bisherige Projektnummer)
Overhead (Gemeinkosten/Projektpauschale/Programmpauschale)
• Jedes (Teil-)Projekt mit Overhead erhält ein separates PSP-Element (12-
Steller) mit Endung „OH“ für die Overhead-Buchungen
• Beispiel: 1-5000501-01-OH• Mit Bewilligung wird der voraussichtliche Overhead-Betrag im jeweiligen
PSP-Element budgetiert (Bewilligungsbuchung)
• Bei einer Anpassung der Projekt-Bewilligung (bspw. Aufstockung oder
Reduzierung) muss auch das Budget des Overheads angepasst werden
• Mit jedem Geldeingang wird der anteilige Overhead-Betrag aus dem
Overhead-PSP-Element nach der Aufteilungsregel (FG/Fak/HH) umgebucht
• Die Umbuchung erfolgt wie jetzt auch:
• Ausgabe im Overhead-PSP-Element Einnahme in Restekonten und
HaushaltZiel: Übersicht über Soll/Ist des Overheads kann dadurch in einem Bericht
dargestellt werden.
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Exemplarische Darstellung eines SFBs
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Baum von einem angelegten Projekt
Ebene 1
Ebene 2
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5 0 0 0 0 0 2 0 1 T P1
Vorstellung PS
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Vorstellung PS
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Vorstellung PSM-GM
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Aussicht 2019 – Berichtswesen
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Berichte aus dem Teilprojekt BW
• Kontostand (inkl. Obligo) • Belegliste
• Inventarliste
• Projektpersonal
• Overhead
• Eigenanteil
• …
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Aussicht 2019 - ePA
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Screenshot AManDa
Die ePA wird durch AManDa ersetzt. Die Daten aus AManDa werden nach
Prüfung dann automatisch in die Projektakte übertragen. Bis zur Einführung von
AManDa wird weiterhin die ePA verwendet.Informationsveranstaltung „SAP und Verbünde“ · 28.11.2018
Aussicht 2019 - Projektakte
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Fazit: Was bringtʼs?
Das integrierte System, das wir mit SAP an der TU Berlin einführen, bringt
mittelfristig eine Reihe von Vorteilen mit sich:
• Zeitersparnis bei Verwaltungsvorgängen, von der Personaleinstellung über
die Realisierung von Ausgaben bis hin zur Drittmittelstatistik
schnelleres Handeln
Verbesserte Unterstützungsmöglichkeiten durch die ZUV
mehr Zeit für Forschung für die Wissenschaftler*innen
• Vermeidung von Mehrfacharbeiten
• Verbesserung der Datenqualität
• Erhöhung der Transparenz
• Ressourcenschonung durch Verringerung des Papieraufkommens
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Ansprechpartner im Servicebereich Forschung
SAP-Projekt: Anja Weiß, VC [email protected], Tel. 26358
SAP-Projekt, Schwerpunkt DFG: Béatrice Herbst, VC [email protected], Tel. 28467
Verbundbetreuung DFG: Dr. Stefan Schlelein, VC [email protected], Tel. 25346
Bewirtschaftung SFBs: Patrick Peibst, VC [email protected], Tel. 29507
i.V. Jörg Daniel Ulrich, VC [email protected], Tel. 75704
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Weitere Informationen
Homepage Servicebereich Forschung: Direktzugang 201700
Homepage Abt. III – Finanzen: Direktzugang 200623