Schluss mit Fehlern im Dokumentengeschäft | HVB  

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DOKUMENTENGESCHÄFT

Schluss mit Fehlern im Dokumenten-geschäft Von der Beschreibung der Ware bis zum Namen und der korrekten Adresse des Geschäftspartners: Im Dokumentengeschäft zählt jedes Detail.

> Warum Sie diesen Artikel lesen sollten: Schon kleinste formale oder inhaltliche Fehler lassen Dokumentengeschäfte unter Umständen scheitern. Lesen Sie, wie Sie solche Fehler vermeiden können.

Die Lage im Zielland ist schwierig, der neue Lieferant unbekannt, die Währung schwankt: Ein Unternehmer, der in so einem Umfeld Handel treibt, ist gut beraten, seine Geschäfte abzusichern. Doch die beste Absicherung nützt nichts, wenn beim Ausfüllen der Dokumente Fehler gemacht wurden.

Das Akkreditiv beispielsweise ist ein traditionelles Instrument, um internationale Transaktionen abzusichern – und dies bereits seit Jahrhunderten. Beim Letter of Credit (L/C) oder Akkreditiv übernimmt die Hausbank des Importeurs ein abstraktes Schuld- oder Zahlungsversprechen. Das Institut überweist dann den vereinbarten Betrag, sobald ihm die vorab vereinbarten Dokumente vorliegen und die vertraglich fixierten Bedingungen eingehalten werden.

„Schätzungsweise 80 Prozent der Akkreditive erfüllen aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck.“ Hansjörg Böhm, Leiter Global Transaction Banking, Service & Support, HypoVereinsbank (HVB)

So kann der Exporteur sicher sein, dass sein Geld für das Projekt oder den Auftrag termingerecht auf dem Konto eingeht. Die Liquidität wird planbar.

So weit die Theorie.

„In der Praxis allerdings erfüllen schätzungsweise 80 Prozent der Akkreditive aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck“, warnt Hansjörg Böhm, Leiter Global Transaction Banking, Service & Support, HypoVereinsbank (HVB). Im Extremfall entscheidet dann der Goodwill des Kunden im Ausland, ob die Zahlung erfolgt.

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Jeder Punkt und jedes Komma zählen

Negativ wirkt es sich beispielsweise schon aus, wenn Dokumente Rechtschreibfehler enthalten oder Papiere gelocht werden. Schlimmer noch, wenn die verabredeten Lieferbedingungen nicht erfüllt sind oder Fristen verpasst wurden. Jeder Punkt und jedes Komma zählen bei der Dokumentenerstellung.

Es ist also von hoher Bedeutung, die Qualitätsstandards bei den Dokumenten sicherzustellen – die sogenannte Dokumentenstrenge. Anlass genug für jeden Firmenchef, auf jedes Detail zu achten und die Dokumentenmanager im Unternehmen für einen sicheren Umgang mit Akkreditiven, Garantien und Co. zu schulen. Nur so kann das Unternehmen sicher und erfolgreich exportieren und importieren.

Doch Kompetenz kommt nicht von allein:

• Weiterbildung und Unterstützung: Gesetze und Vorschriften ändern sich, ebenso wie Gebühren, politische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen im Partnerland. Die Außenhandels-Sachbearbeiter im Unternehmen müssen sich daher up to date halten. Informationsquellen sind beispielsweise Außenhandelskammern, Fachanwälte, aber auch Trade-Finance-Spezialisten von Banken. So unterstützen beispielsweise die Experten der HypoVereinsbank durch ein breites Angebotsspektrum: von Newslettern und Mustertexten über aktive Beratung und bei Bedarf einem Dokumentencheck bis hin zu Workshops im Unternehmen zusammen mit den für Dokumente zuständigen Sachbearbeitern.

• Prozess-Check: Ebenso wichtig wie das Wissen um Formvorschriften bei der Erstellung der Dokumente ist das Wissen um Möglichkeiten bei den Instrumenten. Eine neue zeitsparende Lösung in diesem Zusammenhang: Bank Payment Obligation (BPO). Böhm: „Es handelt sich um ein Zahlungsinstrument – ähnlich einem klassischen Akkreditiv – auf Online-Basis.“ Die beteiligten Banken einigen sich auf eine Plattform zum Datenabgleich und verpflichten sich, die Daten elektronisch zu übermitteln.

„Die BPO kommt in der Regel als vereinfachtes Verfahren in Betracht, wenn nur wenige Dokumente wie etwa eine Packliste, die Rechnung und ein einfacher Versandnachweis gefragt sind“, sagt der Experte. Die HVB gehört zu den ersten Banken, die dieses Instrument anbieten.

Unternehmer schätzen diesen Rundum-Service. „93 Prozent unserer Kunden würden uns weiterempfehlen. Das ist das Ergebnis unserer Zufriedenheitsbefragung. Sicher einerseits das Ergebnis unserer umfangreichen Services für die Unternehmen und deren Mitarbeiter. Aber auch der Tatsache geschuldet, dass unsere Mitarbeiter nach wie vor in Deutschland vor Ort sind. Der Kontakt zu unseren Kunden ist enorm wichtig“, so Böhm mit Stolz.

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Qualität im Dokumentengeschäft

Diese Punkte beachten Unternehmer, die ihre Dokumente verbessern und somit ihr Ausfallrisiko minimieren wollen:

1. Erst zum Berater: Der erste Vertrag mit Geschäftspartnern jenseits der deutschen Grenzen sollte nie ohne die Expertise von Beratern geschlossen werden. Die Außenhandelskammern unterstützen. Aber auch die Experten der Hausbank sollten frühzeitig involviert werden. Mitunter vereinbaren Unternehmer Einzelheiten in den Dokumenten, die sie nicht erfüllen können. Dann können sie sich ihr Geld sparen. Denn Änderungen im Nachhinein sind nicht immer möglich.

Diese Unterlagen bringen Firmenchefs am besten zum Beratergespräch mit:

• Beschreibung des Geschäftes und der Ware • Details zu Länderspezifika wie Zollvorschriften • avisierte Zahlungsbedingungen

2. Nie ohne Fachkraft im Unternehmen: Die Sachbearbeiter im Unternehmen brauchen in der Regel drei Jahre, bis sie sich in die Details des Außenhandels eingearbeitet haben. Danach beginnt die Phase der Erfahrungen. Zumindest ein Mitarbeiter im Unternehmen sollte das notwendige Know-how mitbringen. Andernfalls: externe Experten miteinbinden.

3. Klauseln prüfen: Wer eigene Formulierungen wählt, sollte die Konditionen und Bedingungen vorab nochmals genau durchchecken. Tipp: Einige Banken offerieren Standardformulierungen und Musterverträge, mit denen sich Unternehmer auf der sicheren Seite bewegen.

4. Fristen einhalten, gegebenenfalls verlängern: Zeichnet es sich ab, dass Fristen nicht eingehalten werden können – und das kommt häufiger vor –, nimmt der Unternehmer am besten direkt Kontakt mit der Bank auf. Verlängerungen sind dann oft noch möglich. Andernfalls droht ein Zahlungsverzug oder gar Zahlungsausfall.

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