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1 Einsatz von Sterilgutassistenten im OP Kundenintegration und Prozessmanagement bei Zentralisierung von Aufbereitungseinheiten S.Besse 04.10.2016
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Einsatz von Sterilgutassistenten im OP Kundenintegration und Prozessmanagement bei Zentralisierung von
Aufbereitungseinheiten
S.Besse 04.10.2016
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung von MP
3. Kundenintegration in der Aufbereitung
4. Modellvorschlag – Prozessdarstellung
5. Modellvorschlag – Aufbauorganisation
6. Modellvorschlag – Ablauforganisation
7. Modellvorschlag – Praxisversuch
8. Zusammenfassung
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1. Einleitung
SteriServ GmbH – 100 % - tiges Tochterunternehmen der Uniklinik Köln seit 2013
Geschäftsführung Herr Cornel Werner
Zertifizierung ISO 13485 Ende 2013
Leitung Sascha Besse (seit Juli 2013)
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Ausgangspunkt:
Zentralisierung von Aufbereitungsprozessen
in der UKK Oktober 2014 – Juni 2015
Kunden-interessen?
Prozess-verantwor-
tung?
Zuständig-keiten?
1. Einleitung
Hauptziele vorgeschlagenen Modells:
1. Integration der Kundenseite in
die Dienstleistungserstellung 2. Schaffen einer optimierten
Gesamtprozessverantwortung
Ansatz einer integrativen Dienstleistungserstellung notwendig
„Je komplexer die Anforderungen des Kunden sind, umso höher muss der Grad
der Integration sein. Dienstleistung „von der Stange“ kommt mit minimaler
Integration der Kundenanforderungen aus.“
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Kunde
Anforderungen
Dienstleister
Möglichkeiten
Kommunikation
1. Einleitung
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
3. Kundenintegration in der Aufbereitung von MP
4. Modellvorschlag – Prozessdarstellung
5. Modellvorschlag – Aufbauorganisation
6. Modellvorschlag – Ablauforganisation
7. Modellvorschlag – Praxisversuch
8. Zusammenfassung
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Wirtschaftliche Nachteile und Betreiberrisiken überwiegen
gegenüber einem „bequemeren“ Prozessansatz
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Vorteile dezentrale AEMP Nachteile dezentrale AEMP
Differenzierte, Umfeld bezogene Entscheidungen und Handlungen möglich
Wirkt Standards entgegen Risiko des Betreibers
Mehr Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter, Entlastung des Managements
Redundante Aufgaben wirtschaftlicher Nachteil
Flexible / überschaubare Strukturen
Redundante Strukturen wirtschaftlicher Nachteil
Häufig technisch veraltete Anlagen Risiko des Betreibers
2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
„Zentralisierung, macht das Sinn?“
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2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
Prozessverantwortung:
OP-Personal
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2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
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OP-Personal
Patientenservice Logistik
AEMP
2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
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V3
V2
V1
V5
V4
2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
Zusammenfassung: Herausforderungen bei zentraler Aufbereitung
- Vielfältige Zuständigkeiten
- Vielfältige Verbindungsstellen und Teilprozesskombinationen
- Entfernung / Kommunikation Kunde – Dienstleister
Erschwerte Bedingungen
a. zur Einhaltung aller Regularien
b. zur Sicherstellung dass an keiner Stelle die Eigenschaften des
aufbereiteten Medizinprodukts nachteilig beeinflusst werden
c. zur Berücksichtigung der Kundeninteressen
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2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
3. Kundenintegration in der Aufbereitung von MP
4. Modellvorschlag – Prozessdarstellung
5. Modellvorschlag – Aufbauorganisation
6. Modellvorschlag – Ablauforganisation
7. Modellvorschlag – Praxisversuch
8. Zusammenfassung
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- Grundlegendes Merkmal von Dienstleistungen
- Dienstleistungserstellung erfordert die Mitwirkung des Kunden
Kunde nimmt u.a. folgende Positionen ein
- Nachfrager der Dienstleistung (hier gegeben)
- Externer Produktionsfaktor (hier gegeben)
Beispiele möglicher externer Produktionsfaktoren
- Personen
- Objekte
- Rechte / Pflichten
- Nominalgüter
- Informationen
3. Kundenintegration in der Aufbereitung
Objekte
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3. Kundenintegration in der Aufbereitung
Aufbereitung
Informationen
Personen
Rechte / Pflichten
Kontaminierte
Medizinprodukte
Produktionsvorgaben /
Priorisierung /
Terminierung
Vorbereitung zur
Aufbereitung
Betreiberpflichten
Potenzial-faktoren
Verbrauchs-faktoren
ZSVA / interne
Produktions-
faktoren
OP / externe
Produktions-
faktoren
Technik, Personal etc.
Verbrauchsgüter,
Medien etc.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Gegenüberstellung Dezentrale – Zentrale Aufbereitung
3. Kundenintegration in der Aufbereitung von MP
4. Modellvorschlag – Prozessdarstellung
5. Modellvorschlag – Aufbauorganisation
6. Modellvorschlag – Ablauforganisation
7. Modellvorschlag – Praxisversuch
8. Zusammenfassung
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Ansatz:
1. Prozessverantwortlichkeiten zusammenfassen
2. Integration der Kundenseite in den Aufbereitungsprozess
Kernelement:
Einsatz von Servicepersonal oder Prozessmanagern im OP
Nebenbedingungen
- Logistikprozess: Absicherung aller Anforderungen über entsprechende vertragliche
Regelungen Logistikdienstleister – Aufbereiter
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4. Modellvorschlag - Prozessdarstellung
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4. Modellvorschlag - Prozessdarstellung
Interaktionslinie
variabel
Anwendung
Vorbereitung zur
Aufbereitung
Übernahme und Kontrolle
Übergabe
Logistik
Interner Aufbereitungs
-prozess
Logistik
Lager-management
Übernahme und Kontrolle
Bereitstellung
Anwendung
Vorbereitung zur
Aufbereitung
Übergabe
Logistik
Interner Aufbereitungs
-prozess
Logistik
Lager-management
Bereit-stellung
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4. Modellvorschlag - Prozessdarstellung
Interaktionslinie
variabel
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Potenzielle Fehlerquellen im Gesamtprozess
3. Kundenintegration in der Aufbereitung von MP
4. Modellvorschlag – Prozessdarstellung
5. Modellvorschlag – Aufbauorganisation
6. Modellvorschlag – Ablauforganisation
7. Modellvorschlag – Praxisversuch
8. Zusammenfassung
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.
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OP-Service
Qualitäts-
beauftragter
Abteilungs-
leitung
QM
Prozess-
manage-
ment /
Kunden-
betreuung
GF
Produktion IM
5. Modellvorschlag - Aufbauorganisation
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Aufgaben Prozessmanager:
- Kontrollfunktionen bei Übernahme und Übergabe von
Medizinprodukten
- Dokumentation von Abweichungen
- Formulieren von Vorschlägen zu Sofortmaßnahmen
- Schulungen / Informationsveranstaltungen
- Abstimmung der Bestände an Sterilgut mit Bedarf des OP
- Integration der gemachten Erfahrungen in den
Produktionsprozess durch Prozessbegleitung in der AEMP
Qualifikation (Mindestanforderung): Operationstechnische Assistenten /
Fachkrankenpflegekräfte
5. Modellvorschlag - Aufbauorganisation
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Aufgaben Servicemitarbeiter
- Kontrollfunktionen bei Übernahme und Übergabe von
Medizinprodukten und Dokumentation von Abweichungen
- Ggfls. Unterstützung bei der Vorbereitung zur Aufbereitung
- Abstimmung der Bestände an Sterilgut mit Bedarf des OP
- Führen des Lagerprozesses
- Enge Zusammenarbeit mir den Ansprechpartnern der vor- bzw.
nachgelagerten Prozesse
- Ggfls. Erstellung von Fallwägen
- Ggfls. Osteosynthese-Management
- Ggfls. Leihsiebmanagement
- Ggfls. Stammdatentätigkeiten
Qualifikation (Mindestanforderung): Sterilgutassistenten (FK2) und
mindestens 3-jährige Erfahrung in der Aufbereitung
5. Modellvorschlag - Aufbauorganisation
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Potenzielle Fehlerquellen im Gesamtprozess
3. Kundenintegration in der Aufbereitung von MP
4. Modellvorschlag – Prozessdarstellung
5. Modellvorschlag – Aufbauorganisation
6. Modellvorschlag – Ablauforganisation
7. Modellvorschlag – Praxisversuch
8. Zusammenfassung
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Fokus:
V2 Übernahme von transportiertem Sterilgut aus dem Lagerprozess
V3 Bereitstellung von zwischengelagertem Sterilgut an den OP
V4 Übernahme von vorbereitetem Sterilgut vom OP
6. Modellvorschlag - Ablauforganisation
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6. Modellvorschlag - Ablauforganisation
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Weitere wesentliche mitgeltende Unterlagen:
- VA Sterilgutlagerung
- VA Vorbereitung von Medizinprodukten zur Aufbereitung
- Herstellervorgaben
- Hygieneplan
- Formblätter und Statistiken des allgemeinen
Reklamationsmanagement
6. Modellvorschlag - Ablauforganisation
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Potenzielle Fehlerquellen im Gesamtprozess
3. Kundenintegration in der Aufbereitung von MP
4. Modellvorschlag – Prozessdarstellung
5. Modellvorschlag – Aufbauorganisation
6. Modellvorschlag – Ablauforganisation
7. Modellvorschlag – Praxisversuch
8. Zusammenfassung
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Zeitraum:
jeweils 6 – 13 Wochen; 3 der 5 größten OP-Bereiche der UK-Köln
Begleitende Prozessschritte:
- Übernahme der kontaminierten Instrumente nach OP-Ende
- Dokumentation von Abweichungen in beiden Teilprozessen
- Ableiten von Sofortmaßnahmen und Integration der ermittelten
Kundeninteressen in die Dienstleistungserstellung
7. Modellvorschlag – Praxisversuche
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7. Modellvorschlag – Praxisversuche
Anzahl Kundenrückmeldung
Zeitraum der Begleitung:
09.09. - 27.10.2014
Einsatz von PM
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7. Modellvorschlag – Praxisversuche
Anzahl Kundenrückmeldung
Zeitraum der Begleitung:
10.02. – 26.03.2015
Einsatz von PM
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7. Modellvorschlag – Praxisversuche
Anzahl Kundenrückmeldung
Zeitraum der Begleitung:
03.11.2014 – 30.01.2015
Einsatz von PM
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Potenzielle Fehlerquellen im Gesamtprozess
3. Kundenintegration in der Aufbereitung von MP
4. Modellvorschlag – Prozessdarstellung
5. Modellvorschlag – Aufbauorganisation
6. Modellvorschlag – Ablauforganisation
7. Modellvorschlag – Praxisversuch
8. Zusammenfassung
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- Zur Optimierung des Gesamtprozesses kann es hilfreich sein die
Prozessverantwortlichkeiten zusammenzufassen
- Zur Integration des Kunden in den Prozess der
Dienstleistungserstellung kann eine Verlagerung der
Verbindungsstelle zurück in den OP sinnvoll sein
- Erste Praxisversuche mit positivem Feedback aller Beteiligten
- Prozessmanagement in der UKK weiter im Ausbau
- Einsatz dauerhaft operativ tätiger Mitarbeiter der ZSVA im OP
regelmäßig in Diskusion
8. Zusammenfassung und Ausblick
Fragen ???
Literaturverzeichnis:
Fließ, Sabine: Prozessorganisation in Dienstleistungsunternehmen. Kohlhammer, Stuttgart 2006
Empfehlung der Kommission für Krankenhaushygiene und Infektionsprävention (KRINKO) beim Robert Koch-Institut (RKI) und des Bundesinstitutes für Arzneimittel und
Medizinprodukte (BfArM) – Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten. Bundesgesundheitsblatt 2012, Springer 2012
Medizinprodukte – Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen für regulatorische Zwecke (ISO 13485:2003 + Cor. 1:2009); Deutsche Fassung EN ISO 13485:2003 + AC:2009
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