excellence in real estate

Transparenz und

Revisionssicherheit

durch Digitale

Liegenschaftsakten

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Ihr Partner AIS Management

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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung

Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse

Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung

Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement

Benchmarking

Einkauf und Lieferantenmanagement

planungs- und baubegleitendes Facility Management

Bewältigung komplexer Aufgaben,

Aufdeckung und Umsetzung von

Optimierungspotenzialen

Consulting

Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis

Benchmarks

betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR

SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken

aktiv in Forschung und Lehre

Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien

(DIN, CEN etc.)

einzigartiger Pool an Primärdaten,

maximale Marktnähe,

Wettbewerbsvorsprung

FM-Marktforum (E-Sourcing)

Secure Dataroom (E-Collaboration)

xRE-Lieferantendatenbank

Software und Wissensarchive

ressourcenschonendes, besseres

Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property

und Facility Management, CREM

E-Solutions

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Herausforderungen bei Dokumentation und Kommunikation

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Herausforderung 1: Dokumentation zu Immobilie und Leistungen wesentliches Thema

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Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence

unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen

Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie …

Ordnungsstruktur, Zentralität, Schutzmechanismen notwendig!

Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten

Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten

phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch):

amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände

…

Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge

Gebäudelebenszyklus

Verträge Technik, Service, Mietflächen

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Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang

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Problem offline

Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit

Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet

zentrales System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!

viele individuelle Einzelbeziehungen

aufwendige Kommunikation

wenig Rechnerunterstützung

Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente

nur organisatorisch, nicht über IT regelbar

abweichende Informationen, Redundanz,

alte Stände, Dateien dezentral und lokal

Eigen-

tümer

Projekt-

steuerer

Asset

Manager

TGA

Facility

Manager

Property

Manager

GU

...

„E-Mail-

Ping-Pong“

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digitale Liegenschaftsakten – Methodik und Praxisbeispiele

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Innovation: Liegenschaftsdokumentation zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert

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Bauherr

FM PM

AM z.B. Genehmigungsplan

z.B. Mietvertrag z.B. Wartungsprotokolle

z.B. PM-Auditbericht

Bieter z.B. Q & A

...

Aufbau und Führung einer digitalen Liegenschaftsakte entlang Immobilienzyklus

digitale Liegenschaftsakten bisher kaum genutzte Chance

wichtig: Datenhoheit und -regelung bei Eigentümer bzw. AM!

digitale

Liegenschaftsakte

Schema

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digitale Liegenschaftsakte: Komponenten

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Kommunikation Ablagestruktur Dateinomenklatur

20091019_AIS_Terminplan_v1.pdf

IT

IT- und Immobilienexpertise notwendig bei Einrichtung, Management, Betreuung

Baustein 1 Baustein 2 Baustein 3

+

+

+

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Baustein 1: IT → digitaler Daten- / Projektraum (SaaS)

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Lösung online

verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg,

als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen

Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit

Externe:

Zugriff via Internet

Interne:

Zugriff via Intranet

Eigen-

tümer

Asset

Manager

TGA

Facility

Manager

Property

Manager

GU

...

Projekt-

steuerer

Online-

Technologie

Arbeit zeit- und ortsunabhängig

keine Softwareinstallation (SaaS)

im digitalen Raum Beziehungen geregelt

Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente

über IT regelbar

Rechnerunterstützung:

Suche, Systemreports, Historien...

Dokumente zentral, redundanzfrei

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Baustein 2: Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten

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Rolle

Definition Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)

Zuordnung Benutzer zu Gruppen

über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen, zugreifen oder verändern darf

Benutzer kann Mitglied mehrere Gruppen sein

Rechte

granulares Rechtekonzept zur Abbildung auch komplexer Zugriffsschemas bis auf Dokumentenebene

steuert für Anwender, welche Zugriffe ermöglicht sowie welche Funktionen an der Benutzeroberfläche angeboten werden

vererbbar zur Erleichterung der Administration

Gruppen, Rechte, Berechtigungskonzept dynamisch pflegbar

Grundprinzipien

(Sollfunktionalitäten)

Rechtematrix

(Ausschnitt)

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Baustein 3: Musterstruktur für digitale Liegenschaftsakte – Ordner

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unterschiedliche Ordnungen denkbar (z.B. Bau: Rollen oder Phasen als Führungsprinzip)

Ausschnitte

Bauprojekt 1 Bauprojekt 2 Betrieb Verkauf

Due Diligence

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Kontakt für weitere Informationen

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AIS Management – excellence in real estate

Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen

Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit

und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,

schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.

Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist

einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und

Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.

Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und

Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.

▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,

Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.

▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und

Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.

▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von

Betreiberrisiken.

Unabhängigkeit

AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich

Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset

Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.

Partner der AIS Management

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Theresienhöhe 26

D-80339 München

Telefon: +49 89 628170-0

Telefax: +49 89 628170-59

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