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1 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Leistungsvergleiche durch Benchmarking
Dr. Ulrich Schreiterer
2 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Was ist Benchmarking?
„Lernen von besten Lösungen“
Systematische Vergleiche von
• Ergebnissen und Prozessen der Leistungserstellung
• Stärken, Schwächen und Strategien von „Konkurrenten“
über „klassische“ Kennzahlen- und performance-Vergleiche hinaus
3 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Benchmarks und Benchmarking
Benchmarks
= Maßstäbe
(Mindest-) Standards
Beispiele: „subject Benchmarks“
der QAA in GB Zulassungsanforderung
der US-Hochschulen
(Leistungs-) Daten
vergleichbarer Einheiten
Beispiele: TIMSS-Daten Rankings
OECD-Indikatoren
„Nachlaufend“
Benchmarking
= Veränderungsprozess
Vergewisserung eigener Stärken
und Schwächen in einem Feld
Ent-Deckung von „good practises“
und deren Ursachen
„Zukunftsorientiert“
4 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Was bedeutet Benchmarking für Hochschulen?
Ein Führungsinstrument Entscheidungshilfen
im Wettbewerb
Wie gut sind wir, wo stehen wir? (Bestandsaufnahme)
Wie können wir das erreichen? (Verbesserungsstrategie)
Wie gut könnten wir sein? (Potenzialabschätzung)
5 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Ziele
Organisatorisches Lernen
Potenzialanalyse für bessere Leistungen/Prozesse
„Best practise“ als Maßstab, aber nicht als Norm: So gut werden wie die besten
Aufzeigen von Leistungslücken und Möglichkeiten zu ihrer Überwindung
Leistungsvergleiche zur Einleitung von Veränderungen
6 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Verfahrensoptionen
extern-quantitativ: Kennzahlen, Kostenvergleiche
extern-qualitativ: Prozessvergleiche, Stärken/ Schwächen-Analyse, Schlüsselmetriken
organisationsintern (quantitativ oder qualitativ)
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Vorgehensmodelle für externe Vergleiche
A
I
I
I
1 Akteur,passive Informanten
Netzwerk(Alle Mitglieder sind Akteure und Informanten zugleich)
8 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Gegenstandsbereiche
Kosten Prozesse Leistungen Strategie
Absolute Höhe,Kostentreiber, Einsparungs-potenziale
Strukturen, Ab-läufe, Qualität primärer und nachgeordneterLeistungserstell-ungsprozesse
Ergebnisse der Aufgaben-erfüllung
Verfahren derEntscheidungs-findung und -umsetzung
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Die Methode
Modellierung
Vergleichs- objekte
Daten-sammlung
Übertragung bester Lösungen
- Vergleich Auswertung
- Unterschiede
- Best practice
Prozess
Leistung
Methode
Produkte
verbessern
Ziele
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Hochschul-Benchmarking: International
NACUBO - USAab 1991: Kosten von Teilprozessen
CHEMS - GBab 1994: Entscheidungs- und Planungsprozesse, HRM
NCPi - USA1997-98: Bewertung von Lehrleistungen, Akkreditierungsverfahren, öffentliches Berichtswesen in den Staaten der USA
esmu - EU / Brüsselab 1999: Personalentwicklung, IT-Management
FINHEEC - SFab 1999: Verwaltungsprozesse
DETYA - AUS2000: Benchmarking manual for Australian Universities9 Felder wie governance, learning and teaching, research, staff development
11 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Hochschul-Benchmarking: Deutschland
ECIU (European Consortium of Innovative Universities):
Ausbildungsprofile Maschinenbau, Management Prozesse
Uni Kaiserslautern:
Studienzeiten und -profile
Copenhagen Business School:
MBA-Ausbildungsprofile
BMC Kanzler Fachhochschulen:
Geschäftsprozesse, Immatrikulationsverfahren
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Der BMC Technischer Universitäten
Gründung 1996
8 (1. Zyklus: 7) Technische Universitäten
RWTH Aachen, TU Berlin, TU Darmstadt, Uni Dortmund, TU Dresden, TU Hamburg-Harburg, Uni Kaiserslautern, Uni Stuttgart
Rektoren-/PräsidentenArbeitsebene (Planungsdezernenten, Controller)
CHE: Koordination, Moderation, Ideeninput, Datenaufbereitung
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Grundsätze des BMC
Vertraulichkeit
Einstimmigkeit
Closed shop
Verbesserung der Entscheidungs- und Managementfähigkeit der Hochschulleitungen
Offener Daten- und Informations- austausch
Themenwahl
evtl. Veröffentlichungen von Ergebnissen
Garantie, dass niemand Nach- teile erleidet
14 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Grundsätze des BMC
Gegenseitigkeit
Freiwilligkeit
nur die Informationen ein- fordern, die man selbst bereit ist zu geben
der Mitgliedschaft
eigenverantwortliche Um- setzung von Ergebnissen
Kodex als verbindliche gemeinsame Arbeitsgrundlage
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„Philosophie“ des BMC
Kohärenten Vergleichsrahmen schaffen
Gründe für Unterschiede in Leistungen und Prozessen sichtbar machen
Gestaltungsoptionen aufzeigen
Direkte „Leistungsvergleiche“ vermeiden
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Einige Themen des BMC
1. Strukturdaten/Kennzahlenvergleiche von 12 Fächern
2. Interne Mittelverteilungssysteme
3. Internationalisierungsaktivitäten
4. Strategische Ziele und deren Umsetzung
5. Controllingkonzepte und -instrumente
Kosten für die Wiederbesetzung vakanter Professuren Raumbewirtschaftung/Facility Management
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Beispiel: Mittelverteilungssysteme
Verfahrensschritt BMC
Datenerhebung Verfahrensbeschreibungen,quantitative Ergebnisse
Datenaufbereitung:
1. strukturierte Abbildung derProzesse, Erstellen vonSchlüsselmetriken
2. Vergleichende Darstellung derVerfahrensergebnisse
Ablauf-DiagrammeErgebnistabellen
Modellrechnungen
18 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Beispiel Mittelverteilungssysteme
Verfahrensschritt BMC
Modellierung von Kausalitäten:Welche Merkmale führen zu welchenErgebnissen?
Sockelbetrag, Fächergewichtungen inFormeln, Gewichtung von Aufgaben(Fo, Le, Nachwuchs)
Entwicklung von Bewertungsmaßstäben Profilierung vs. Gleichheit Stabilität vs. Anreize Zentralität vs. Dezentralität
Was ist „Best practise“? „Best practise“ abhängig von gewünsch-tem Hochschulprofil und politischen Präfe-renzen
Prozessmerkmale, die für „Best practise“sorgen
Verknüpfungen von Merkmalen der Ver-teilungsmodelle mit Profilen
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Beispiel: Internationalisierung
Verfahrensschritt BMC
Datenerhebung Einigung auf Indikatoren Anzahl und %-Anteil ausländischer Stu-
denten (nach Regionen + Fächergruppen) BA/MA Studienangebote, ausl. Teilnehmer Credit-Point-Systeme Maßnahmen zur Anwerbung und Betreu-
ung ausländ. StudentenDatenaufbereitung
1. Datenspiegel
2. Vergleichende Darstellung vonAktivitäten
Ergebnistabellen „Ranking-Listen“ Ausländerquoten Strukturierung/Zuordnung von Maßnahmen
zu Paketen
Formulierung von Befunden Keine eindeutige Korrelation von „Rankings-position“ und MaßnahmendichteVerdichtung von Faktoren nicht möglich
20 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Beispiel: Internationalisierung
Was ist „best practise“? Abhängig von Profil und Präferenzen
der einzelnen Uni Anregungen finden Maßnahmen abstimmen
FAZIT Bewertungsmaßstäbe und quantitative Indikatoren für „best practise“ nur
bei starker Simplifizierung Nachweis von „Leistungslücken“ schwierig „Masterplan“ für Verbesserungen nicht zu erwarten
Verfahrensschritt BMC
Bewertungskriterien Qualität der ProzesseGanzheitlich vs. situativ
Fokussiert vs. Breitenwirkung
Studienangebot vs. Betreuung
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Eine Zwischenbilanz
Nutzen
= Vertraulicher, informeller
(Informations-)Austausch
= Systematisierung von Prozessen
und Vergleichsdimensionen
= Strukturierte Deskriptionen,
Transparenz von Prozessen
und Leistungen
= Anregungen durch andere
Problemlösungsformen
Probleme
= Datenbasis für strukturierte Ver-
gleiche von Prozessen und Kosten
unzulänglich (Zuschnitt und
Qualität der Daten)
= Unterschiedliche Randbedin-
gungen, Kulturen und Termino-
logien
= Aufbau einer Vertrauensbasis
„ Der Weg ist das Ziel“
22 Hochschulkurs, 11.10.2001
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Empfehlungen für „Best practise“
! Gegenstand und Ziele klar definieren
! Indikatoren verbindlich festlegen
! Verantwortlichkeiten schaffen - Leitungsorgane einbinden, Arbeitsteams bilden
! Dauer und Aufwand realistisch kalkulieren
! Ergebnisse kommunizieren