Benchmarking und Controlling - Ambulant 1 Instrument zur Steuerung der Ambulanten Pflegedienste...

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Benchmarking und Controlling - Ambulant

Instrument zur Steuerung der Ambulanten Pflegedienste

Benchmarking und Controlling Ambulant

entwickelt durch die Betriebswirtschaftliche Beratungs- und Service-GmbH

in Zusammenarbeit mit dem DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.V.

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Ausgangssituation

Ergebnis einer kürzlich veröffentlichten bundesweiten Studie der Bank für Sozialwirtschaft:

„Die Kostendeckung bei ambulanten Pflegediensten fällt dramatisch!“

Innerhalb von vier Jahren sank die Kostendeckung von 103,7% auf 98,9%!(Datenbasis: 5000 Einrichtungen) 1998

19992000

2001

96%

98%

100%

102%

104%

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Ausgangssituation

Weitere Ergebnisse der Studie:

30% aller Pflegedienste sind in ihrer Existenz gefährdet

Die “Schere” zwischen rentablen und verlustbringenden Pflegediensten geht immer weiter auseinander.

Einem Viertel aller Einrichtungen gelingt es, einen Gewinn von mehr als 5% zu erzielen.

Trotz verschärfter wirtschaftlicher Rahmenbedingungen ist es möglich, im ambulanten Pflegemarkt erfolgreich zu bestehen!

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Ausgangssituation

Kritikpunkte am alten DRK-Selbstanalyseraster:

hoher Verwaltungsaufwand für die Erstellung und Eingabe der Tagesberichte

unbefriedigende Qualität der Zeitdatenermittlung (Rechenfehler, Unvollständigkeit, Zuordnungsfehler, subjektive Verzerrungen)

Komplexität und Umfang der Auswertungen („Kennzahlenfriedhöfe“)

LV-spezifische Einzelleistungen können - trotz der Bedeutung für die Tourenplanung - im bundeseinheitlichen SAR nicht integriert werden

Beschränkung auf Darstellung der Ist-Situation, Soll-/Zielvorgaben zur Steuerung z.B. des quantitativen Personalinputs fehlen

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Das alte SAR-Instrument über handgeschriebene Tagesberichte wurde nur in wenigen Einrichtungen erfolgreich eingesetzt („Fleißinstrument“, das nur unzureichend als Steuerungsinstrument genutzt wurde). Der hohe Aufwand hat sich insgesamt nicht ausgezahlt, der wirtschaftliche Erfolg blieb unbefriedigend.

Ausgangssituation

Ausstieg aus der Tagesberichtserfassung

Vereinfachung der Auswertungen

Beschränkung auf das Wesentliche

„lean-controlling“

Die BBS hat auf die Kritikpunkte aus der Praxis reagiert und ein neues, vereinfachtes Steuerungsinstrument entwickelt.

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Datenerfassung

3 Erfassungsbögen, die einmal monatlich gemeldet werden Erfassung durch Leitungskräfte und Verwaltungsmitarbeiter Informationen ergeben sich größtenteils direkt aus EDV-Programmen erhebliche Entlastung der Pflegekräfte Reduzierung des Erfassungsaufwandes um 80-90%!!

Kosten- undErlösstruktur

ErbrachteLeistungen

Arbeits- undAusfallzeiten

Basisdaten, die zurSteuerung eines Pflegedienstes

erforderlich sind

Welche Informationen werden benötigt?

Erfassungsbogen 1 Erfassungsbogen 2 Erfassungsbogen 3

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Benchmarking und Controlling - AmbulantHierarchische Auswertung der monatlichen Daten

Grad der KostendeckungErgebniszusammenfassung

Seite 1

Erlöse gesamtSeite 2, oben

Zusammensetzung

Pflegepersonalkosten Kosten der Leitung Regiekosten Sachkosten

Seite 2, unten

Kosten gesamtSeite 2, oben

Zusammensetzung

SGB XI SGB V BSHG Privatzahler

Seite 3, oben

Möglichkeiten zurMaximierung der Erlöse?

Seite 3, unten

Arbeitszeit GesamtSeite 4

Zusammensetzung Aufteilung Pflege/Fahrt/

Orga Seite 4 Hochrechnung der

Pflegezeit Seite 5 Mitarbeiterqualifikation

S. 6 oben/links Verhältnis TZ-VZ

S. 6 oben/rechts Ausfallzeiten

S.6 unten, S. 7 oben Mehrarbeitsstunden

Seite 7 unten

Möglichkeiten zurReduzierung der Kosten? Nähere Betrachtung der

Arbeitszeit (siehe rechts)

Die wesentlichen Steuerungsinformationen werden grafisch und tabellarisch auf 7 Berichtsseiten im Zeitverlauf dargestellt.

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Auswertungsbeispiel: Kosten- und Erlösstruktur

Entwicklung der Kosten und Erlöse

0 €

10.000 €

20.000 €

30.000 €

40.000 €

50.000 €

60.000 €

70.000 €

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

Kosten Erlöse

Entwicklung und Zusammensetzung der Erlöse

0 €

10.000 €

20.000 €

30.000 €

40.000 €

50.000 €

60.000 €

70.000 €


SGB XI SGB V BSHG Privatzahler Sonstige Erlöse

Der Verlust seit April ist auf einen Rückgang der Erlöse zurück-zuführen.

Der Erlösrückgang

betrifft im Wesent-lichen

den Bereich SGB XI.

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Auswertungsbeispiel: Anwesenheitszeit

Die Anwesenheitszeit der Pflegekräfte wird zu den erbrachten Leistungen ins Verhältnis gesetzt.

Balken: Zeit, die eine LV-Durchschnittsstation für die erbrachten Leistungen der Musterstation benötigt hätte (Pflege-, Fahrt- und Organisation)

Linie: Ist-Anwesenheitszeit der Pflegekräfte

Grundlage des LV-Vergleichsbalkens sind die LV-Durchschnittsminutenwerte je Einzelleistung sowie die LV-durchschnittlichen Anteile für Fahrten und Organisation.

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500


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Auswertungsbeispiel: Anwesenheitszeit

Ist der Personaleinsatz insgesamt den erbrachten Leistungsmengen angemessen? Liegt die Personalbesetzung über oder unter dem LV-Durchschnitt? Wie wirkt sich eine Veränderung der Lei- stungsmenge auf die Anwesenheitszeit aus? Kann auf einen Leistungsmengenanstieg kurzfristig durch Aufbau von Überstunden, Neueinstellungen etc. reagiert werden? Kann durch flexiblen Personaleinsatz auch ein Leistungsmengenrückgang adä- quat aufgefangen werden? Ist stets ein ausreichender Personaleinsatz (z.B. in Zeiten mit hoher Ausfallzeit) gewährleistet?

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500


Fragestellungen:

zusätzlich: stationsindividuelle Betrachtung durch Integration eigener Minutenwerte je Einzelleistung sowie der Fahrt- und Organisationsanteile aus Zeiterfassungen (stichprobenartig) bzw. mobiler Datenerfassung

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Der hohe Kranken-stand im 1. Quartal konnte gesenkt werden

Die Verteilung des Urlaubes verläuft über das Jahr sehr ungleichmäßig

Die geringe Ausfallzeit im Juli wurde zum Abbau der Mehrarbeits-stunden genutzt

Ab August konnte der Stand der Mehrarbeit nur durch die Ausbezah-lung von Stunden gesenkt werden.

Entwicklung der Urlaubs- und Krankheitszeiten

-100

0

100

200

300

400

500

600

700


Urlaub in Std. Krankheit in Std.

Auswertungsbeispiel: Ausfallzeit und Mehrarbeit

Mehrarbeitsstunden

-200

0

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

Stand Mehrarbeit Verwaltung Stand Mehrarbeit PflegeStand Mehrarbeit Leitung ausbezahlte Stunden seit Januar

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K1 Grad der Kostendeckung 90,6%

K2 Erlöse je Vollbeschäftigtem 3.340 €

K3 Erlösanteil SGB XI 48,2%

K4 Erlösanteil SGB V 47,1%

K5 Erlösanteil BSHG 0,6%

K6 Erlösanteil Privatzahler 3,5%

K7 Erlösanteil Sonstige 0,5%

K8 Erlöse pro Patient 515 €

K9 Erlöse pro Patient in Pflegestufe I 208 €

K10 Erlöse pro Patient in Pflegestufe II 641 €

K11 Erlöse pro Patient in Pflegestufe III 836 €

K12 Gesamtkosten je Vollbeschäftigtem 3.688 €

K13 Kostenanteil Pflegepersonal 65,0%

K14 Kostenanteil PDL 8,7%

K15 Kostenanteil Verwaltung/Overhead 9,5%

K16 Sachkostenanteil 16,8%

K17 Kostenanteil Examinierter am Pflegepersonal 70,2%

K18 Pflegepersonalkosten je Vollbeschäftigtem - exam. MA 3.183 €

K19 Pflegepersonalkosten je Vollbeschäftigtem - n.-ex. MA 1.910 €

Spitzenkennzahl

Kennzahlen

Wichtige Sachverhalte werden in ihrem zeitlichen Verlauf zusätzlich durch Kennzahlen komprimiert dargestellt.

Erlösstruktur Kostenstruktur

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Kennzahlen

Arbeitszeitstruktur

Höhe der Anwesenheitszeitzeit

Erlöse und Kosten der Anwesenheitszeit

Krankheit / Mehrarbeit

Leitung / Verwaltung

Qualifikationsstruktur

Teilzeitstruktur

K21 Erlöse je Pflege-Anwesenheitsstunde 30,6 €

K22 Gesamtkosten je Pflege-Anwesenheitsstunde 33,8 €

K23 Pflege-Personalkosten je Pflege-Anwesenheitsstunde 21,9 €

K20 Höhe Ist-Anwesenheitszeit zu Vergleichswert LV 104,1%

K28 Zeitanteil examinierter MA (3 J.) an Pflege 51,8%K29 Zeitanteil PflegehelferInnen (1 J.) an Pflege 13,0%K30 Zeitanteil MA ohne Ausbildung (0 J.) an Pflege 22,3%K31 Zeitanteil ZDL, FSZ, Azubis, Prakt. an Pflege 13,0%

K32 Zeitanteil Pflege-MA 34 bis 38,5 Std.Wochenarbeitszeit 54,4%K33 Zeitanteil Pflege-MA 25 bis u.34 Std. Wochenarbeitszeit 30,3%K34 Zeitanteil Pflege-MA 15 bis u.25 Std. Wochenarbeitszeit 7,8%K35 Zeitanteil Pflege-MA unter 15 Std. Wochenarbeitszeit 7,5%

K24 Krankheitsquote 10,2%K25 Stand Mehrarbeitsstunden je Vollbeschäftigtem 7,2

K26 Zeitanteil Leitung 7,3%K27 Zeitanteil Verwaltung 3,0%

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Benchmarking und Controlling - AmbulantAuswertungsbeispiel: Woher kommt das „Minus“?

SST: 86,2% LV: 99,0%

Grad der Kostendeckung

SST: 29,8 € LV: 31,6 €

Erlös je Anwesenheitsstunde PflegeSST: 34,5 € LV: 32,7 €

Kosten je Anwesenheitsstunde Pflege

SST: 109,5% LV: 100,2%

Höhe Ist-Anwesenheitszeit zu Vergleichswert LV

Anteile Zeiterhebung SST LVFahrt 29,6% 21,9%Organ. 11,3% 8,8%

SST: 3.735 € LV: 3.444 €

Pflegepersonalkosten je exam. VK

SST: 8,2% LV: 4,9%

Krankheitsquote

Jan: 40,4 Jul: 8,0

Rückgang Stand Mehrarbeit je VK

SST: 16,2% LV: 12,8%

Sachkostenanteil

-100 Tsd. €

-31 T€

Fahrt: -39 T€

Orga: -23 T€

-15 T€

-29 T€

-26 T€

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Benchmarking und Controlling - AmbulantAuswertung der SAR-Ergebnisse: Erlösanteil SGB V

Erlösanteil SGB V Durchschnittliche Kostendeckung

unterhalb 37% 92,7%37% bis 41% 95,7%

oberhalb 41% 102,6%

Einrichtungen mit hohem SGB V-Anteil sind deutlich erfolgreicher!

Datenbasis: 46 Jahresergebnisse, Zeitraum 2000-2003

Auswertung Pilotphase 2003

0,0 €

10,0 €

20,0 €

30,0 €

40,0 €

50,0 €

60,0 €

70,0 €

80,0 €

SST 1 SST 2 SST 3 SST 4 SST 5 SST 6 SST 7 SST 8 SST 9 SST 10

Erlöse LK 1-26 je Pflegestunde LK 1-26

Erlöse SGB V je Pflegestunde SGB V

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Benchmarking und Controlling - AmbulantAuswertung der SAR-Ergebnisse: Erlöse je Patient

„Erlös je Patient“ als entscheidende Erfolgs-Kennzahl

Erlös je Patient Durchschnittliche Kostendeckung

unterhalb 520 € 87,2%520 € bis 600€ 99,9%

oberhalb 600 € 103,2%

Datenbasis: 46 Jahresergebnisse, Zeitraum 2000-2003

Erlöse je Patient und Kostendeckung

60%

70%

80%

90%

100%

110%

120%

400 € 500 € 600 € 700 € 800 €

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Auswertungsbeispiel: Teilzeitstruktur

Wochenarbeitszeit der Pflege-MA

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

SST 1 SST 2 SST 3 SST 4 SST 5 SST 6 SST 7 SST 8 SST 9

34 bis 38,5 Std. 25 bis u. 34 Std. 15 bis u. 25 Std. unter 15 Std.

Der Einsatz von Pflegekräften mit einem Beschäftigungsum-fang von ca. 30 Std./Woche hat sich bewährt.

Die Erfahrungen mit unterschiedlichen Beschäftigungsstrukturen können unter den Teilnehmern ausgetauscht werden.

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Fazit

erhebliche Reduzierung des Erfassungsaufwandes durch Freistellung der Pflegekräfte

erstmals gültige und verlässliche Daten, Vergleichbarkeit der Daten durch Vorgabe von Erfassungsstandards

frühzeitiges Erkennen von Schieflagen und Fehlentwicklungen

tiefgreifende Analyse der Kostendeckung

objektive fundierte Entscheidungsgrundlagen, Auswirkungen durchgeführter Maßnahmen können direkt abgelesen werden

externe Vorgaben werden erfüllt, Basisdaten für Vergütungsverhandlungen stehen bereit

individuelle Ergebnisberichte

Kompatibilität mit dem Benchmarking und Controlling-stationär (analoge Erfassung und Auswertung)

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Entwicklung der KostendeckungJan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Gesamt

Kostendeckung in % 99,4% 94,4% 99,4% 93,2% 93,3% 89,1% 90,6% 94,3%Kostendeckung absolut -380 € -3.582 € -358 € -4.281 € -3.943 € -6.261 € -5.407 € -24.212 €

Seite 1Controlling-ambulant

Einrichtung MusterStand 10.08.04

Entwicklung der Kostendeckung

99% 94% 99%93% 93% 89% 91%

0% 0% 0% 0% 0%0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


E r g e b n i s s e J u l i D i e K o s t e n d e c k u n g h a t s i c h g e g e n ü b e r d e m V o r m o n a t u m 1 , 2 T s d . € v e r b e s s e r t , w a s i n s -

b e s o n d e r e a u f d e n R ü c k g a n g d e r P e r s o n a l k o s t e n P f l e g e u m 1 , 7 T s d . € z u r ü c k z u f ü h r e n i s t( v g l . S . 2 u n t e n ) . I n s g e s a m t w i r d ü b e r d i e M o n a t e J a n u a r b i s J u l i e i n V e r l u s t v o n 2 4 , 2 T s d . €a u s g e w i e s e n .

D i e E r l ö s s i t u a t i o n i s t s e i t J a n u a r v o n e i n e m d e u t l i c h e n R ü c k g a n g g e k e n n z e i c h n e t ( V e r l u s tv o n 1 5 % ! , v g l . S . 3 o b e n ) .

D i e A n w e s e n h e i t s z e i t d e r P f l e g e k r ä f t e , d i e s e i t M ä r z n u r g e r i n g f ü g i g z u r ü c k g e g a n g e n i s t ,w i r d - a n g e s i c h t s d e s d e u t l i c h g e s u n k e n e n L e i s t u n g s v o l u m e n s – a l s z u h o c h b e w e r t e t ( v g l .

S . 4 o b e n ) . D i e s f ü h r t d a z u , d a s s m i t 3 0 , 6 € e i n E r l ö s j e A n w e s e n h e i t s s t u n d e e r z i e l t , d e r u n -t e r h a l b d e s L V - D u r c h s c h n i t t s v o n 3 1 , 9 € l i e g t ( v g l . S . 8 , K e n n z a h l 2 1 ) .

M e h r a l s d i e H ä l f t e d e r P f l e g e z e i t w i r d d u r c h M i t a r b e i t e r m i t v o l l e m B e s c h ä f t i g u n g s u m -f a n g ( 3 8 , 5 S t d . W A Z ) e r b r a c h t . I n d e n V e r g l e i c h s e i n r i c h t u n g e n w i r d d e u t l i c h s t ä r k e r a u fT e i l z e i t k r ä f t e z u r ü c k g e g r i f f e n , s o d a s s d o r t b e s s e r e M ö g l i c h k e i t e n f ü r e i n e n f l e x i b l e n P e r -s o n a l e i n s a t z g e g e b e n s i n d .

D i e h o h e A u s f a l l z e i t ( i n s b . d u r c h K r a n k h e i t : 1 0 , 2 % , v g l . S . 8 K e n n z a h l 2 4 ) w u r d e d u r c h M e h r -a r b e i t s s t u n d e n a u s g e g l i c h e n ( d e r S t a n d z u m M o n a t s e n d e e r h ö h t e s i c h u m 3 1 S t d . , z u s ä t z -l i c h w u r d e n 1 0 0 M e h r a r b e i t s s t u n d e n a u s b e z a h l t , v g l . S . 7 u n t e n ) .

S S T M u s t e r L V - D u r c h s c h n i t tZ e i t a n t e i l P f l e g e - M A 3 4 b i s 3 8 , 5 S t d . W o c h e n a r b e i t s z e i t 5 4 , 4 % 2 1 , 0 %Z e i t a n t e i l P f l e g e - M A 2 5 b i s u . 3 4 S t d . W o c h e n a r b e i t s z e i t 3 0 , 3 % 4 2 , 7 %Z e i t a n t e i l P f l e g e - M A 1 5 b i s u . 2 5 S t d . W o c h e n a r b e i t s z e i t 7 , 8 % 1 9 , 2 %Z e i t a n t e i l P f l e g e - M A u n t e r 1 5 S t d . W o c h e n a r b e i t s z e i t 7 , 5 % 1 7 , 0 %

Rückgang der Erlöse

55,252,0

51,4

58,5

59,3

60,161,2

50

54

58

62

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul

Angebot der BBS für ambulante Einrich-

tungen außerhalb des LV Westfalen-Lippe

Überprüfung und Eingabe der gemeldeten Daten

monatliche Erstellung der Con-trollingdaten und Grafiken (7 Seiten)

Darstellung der wichtigsten Kennzahlen im Zeitverlauf

Gegenüberstellung der Kennzahlen der übrigen Teilnehmer

individuelle Zusammenfassung der Monatsergebnisse

Kosten: 50 €/Monat

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Handbuch „Controlling-ambulant“Kapitel 1. Einführung 1.1-1.2

Kapitel 2. Datenerfassung 2.1-2.4Erfassungsbogen 1: Kosten und Erlöse 2.1.1-2.1.6Erfassungsbogen 2: Erbrachte Leistungen 2.2.1Erfassungsbogen 3: Arbeitszeiten 2.3.1-2.3.3Zusatzerfassungsbogen: Besondere Hinweise 2.4.1

Kapitel 3. Datenauswertung 3.1-3.8S. 1 oben: Entwicklung der Kostendeckung 3.1.1S. 1 unten: Textliche Zusammenfassung der Ergebnisse 3.1.2S. 2 oben: Entwicklung der Kosten und Erlöse 3.2.1S. 2 unten: Entwicklung und Zusammensetzung der Kosten 3.2.2S. 3 oben: Entwicklung und Zusammensetzung der Erlöse 3.3.1S. 3 unten: Erlöse pro Patient 3.3.2S. 4 oben: Bewertung der Ist-Anwesenheitszeit, Basis LV-Minutenwerte 3.4.1-3.4.2S. 4 unten: Bewertung der Ist-Anwesenheitszeit, Basis SST-Minutenwerte 3.4.3-3.4.4S. 5 oben: Pflegezeiten auf Basis LV-Minutenwerte 3.5.1S. 5 unten: Pflegezeiten auf Basis SST-Minutenwerte 3.5.2S. 6 oben: Mitarbeiterstruktur (Qualifikation und Beschäftigungsumfang) 3.6.1S. 6 unten: Entwicklung und Zusammensetzung der Gesamtarbeitszeit 3.6.2S. 7 oben: Entwicklung der Urlaubs- und Krankheitszeiten 3.7.1S. 7 oben: Entwicklung der Mehrarbeitsstunden 3.7.2S. 8: Entwicklung der Kennzahlen 3.8.1-3.8.4

Kapitel 4. Weitere ergänzende Angebote 4.11. Benchmarking 4.12. Zeiterhebungen 4.13. Organisationsanalysen 4.1

Anlage 1. Muster-ErfassungsbögenAnlage 2. Muster-Auswertungsseiten

Handbuch

Mit zunehmender Vertrautheit können die Teilnehmer die Interpretation der Grafiken und Kennzahlen selbst vornehmen. Das Handbuch (36 S.) dient als Hilfestellung

Unentgeltlich erhältlich

Ein Anwenderhandbuch für Ambulante Pflege dienste

SST: 86,2% LV: 99,0%

Grad der Kostendeckung

SST: 29,8 €LV: 31,6 €

Erlös je Anwesenheitsstunde Pflege

SST: 34,5 € LV: 32,7 €

Kosten je Anwesenheitsstunde Pflege

SST: 109,5% LV: 100,2%

Höhe Ist-Anwesenheitszeit zu Vergleichswert LV

AnteileZeiterhebung

SST LV

Fahrt 29,6% 21,9%

Organ. 11,3% 8,8%

SST: 3.735 € LV: 3.444 €Pflegepersonalkosten je exam. VK

SST: 8,2% LV: 4,9%Krankheitsquote

Jan: 40,4 Jul: 8,0Rückgang Stand Mehrarbeit je VK

SST: 16,2% LV: 12,8%Sachkostenanteil

-100Tsd.€

-31 T€

Fahrt: -39 T€Orga: -23 T€

-15 T€

-29 T€

-26 T€

Benchmarking und Control ling Ambulant

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Vom Betriebsvergleich zum Benchmarking

Benchmarking als das Konzept zur nachhaltigen Veränderung und Verbesserung in Organisationen

Zahlenvergleich als Ausgangspunkt, um die richtigen Fragen zu stellen (Reflexion der eigenen Praxis)

Kommunikation über die verschiedenen Strukturen und Abläufe in den Einrichtungen (Gewinnung neuer Ideen)

„Best practice“: Orientierung am erprobten und erfolgreichen Verhalten (Aufspüren von Wirtschaftlichkeitsreserven, Prozessoptimierung)Die bisherigen Teilnehmer haben sich bereit

erklärt, ihre Kennzahlen untereinander mit Benennung eines Ansprechpartners zur Verfügung zu stellen, so dass ein intensiver und offener Erfahrungsaustausch über bewährte Konzepte und aktuelle Entwicklungen möglich wird.

Zusatzangebot: kostenlose Teilnahme am Benchmarkpool Teilnahmevorausset-zung: offener Aus-tausch der Kennzahlen

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Benchmarking und Controlling - Ambulant 1 Instrument zur Steuerung der Ambulanten Pflegedienste...

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