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DocXtractor II
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ELO Digital Office
DocXtractor II
Automatische Klassifizierungund Geschäftsprozessoptimierung
Pierre Himmelmann
ELO Digital Office – Wir über uns
Rechnungsverarbeitung – Die Herausforderung
DocXtractor II INVOICE – Das Produkt
Rechnungsverarbeitung – Die Herausforderung
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DocXtractor II INVOICE – Das Produkt
DocXtractor II INVOICE – Die Systemarchitektur
Offene Fragen
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Input-Medien: Papier, E-Mail, Fax etc.
Formular Teilstrukturiertes Dokument Free-Form Dokument
Daten, Information und Wissen stehen eng miteinande r im Zusammenhang
Bild
Bildobjekte Layoutstruktur
Zeichen
„d“ „S“ „2“DATEN
InterpretationINFORMATIONWörter
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InterpretationINFORMATION
Informations-Präsentation
� Absender� Empfänger� Datum� Betreff� Unterschrift� ...
Logische Objekte
� Angebot
NachrichtenTypen
� Bestellung
� Rechnung
� ...
UnternehmensDaten
ProzesseWörter
WISSEN
� Der Mensch als Schnittstelle zwischen Papier und ER P-System
Die Problematik -� Hohe manuelle Erfassungs- und
Verarbeitungskosten (€ 3-12)
� Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Erfassung
Man
uelle
Erf
assu
ng
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manueller Erfassung
� Redundante Datenerfassung
� Keine optimale Prozessdurchgängigkeit
� Hohe Durchlaufzeiten in der Rechnungsbearbeitung (Überschreiten von Terminen)
Medienbruch
Unt
erne
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s-W
isse
n
GeschäftsprozesseU - Datenbank
ERP - System
ELO Digital Office – Wir über uns
Rechnungsverarbeitung – Die Herausforderung
DocXtractor II INVOICE – Das ProduktDocXtractor II INVOICE – Das Produkt
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DocXtractor II INVOICE – Das Produkt
DocXtractor II INVOICE – Die Systemarchitektur
Offene Fragen
DocXtractor II INVOICE – Das Produkt
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� Highlights der Rechnungsverarbeitung mit DocXtracto r II INVOICE
� Erfassung von Kreditor und Rechnungsempfänger inklusive Buchungskreiszuordnung; Verarbeitung von CPD Kreditoren
� Umfangreiche Extraktion von Kopf- und Fußdaten inkl. ungeplanter Nebenkosten und bis zu drei MwSt. Sätzen
� Vollautomatische Unterscheidung von FI- und MM-Rechnungen über vorkonfiguriertes und konfigurierbares Regelwerk
� Auslesen von Zahlungsbedingungen und §14 UStG Konformitätsprüfung
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� Auslesen von Zahlungsbedingungen und §14 UStG Konformitätsprüfung (auch individuell konfigurierbar)
� Verarbeitung von Inlands- und Auslandsrechnungen unterschiedlicher Belegsprachen in einem System
� Umfangreiche Extraktion von Positionsdaten inklusive Bestellzuordnung über Bestellung und Wareneingangsdaten
� Selbstlernendes und selbstoptimierendes Systems mit autoadaptiven , intuitiven und visuellen Administrations- und Konfigurationsunterstützungen
� Umfangreiche statistische Auswertungen und Reporting
� Einbettung von DocXtractor II SCAN und DocXtractor II INVOICE in den Gesamtprozess beim Kunden
automatische Dokumentverarbeitung mit DocXtractor I I INVOICE
Workflow
Datenbank
ERP
Automatische
Analyse
Export
ExportImport
Bestands- und Bestelldaten
Import
Import
ScannerPapier
SCAN
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Archiv
AutomatisierteProzessansteuerung
oder Buchhaltung
Nachbearbeitung
Konfiguration
Analyse
DocXtractor II nutzt Bestands- und Bestelldaten zur Optimierung der automatischen Rech-nungsverarbeitung und stellt die gewünschte Informat ion elektronisch zur Verfügung .
Import
Administration
Fax-Server
Mail-Server
Fax
Elektronische Dokumente
� Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Feld informationen
Kreditor
Rechnungsempfänger
Rechnungsnummer
Feldinformationen
Fel
d
Extraktion
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Vollständige TabelleninhalteRechnungsdatum ... etc.
Vollständige Tabelleninhalte
Netto-Betrag
Brutto-Betrag
Verschiedene MwSt-Sätze
Endbetrag ... etc.Fel
dTa
belle
Extraktion
� Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Tabe lleninformationen
Menge
Tabelleninformationen
Fel
d
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ExtraktionVollständige Tabelleninhalte
Menge
Einzelpreis
Positionspreis
Rabatt ... etc.
Fel
dTa
belle
� Beispiel: Mathematische Suche auf dem gesamten Doku ment
� Extraktion
�Netto
�MwSt.
�Brutto
� Prüfung von mathematischen Abhängigkeiten
�Brutto ist einer der größten Beträge
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�Brutto ist einer der größten Beträge
�Netto kleiner gleich Brutto
�Brutto = Netto + MwSt.
�MwSt. = 0,19 oder 0,07 * Netto
� ... ... ..
� Eindeutiges Ergebnis
�Netto 293,76.--
�MwSt 47,00.--
�Brutto 340,76.--
� Selbstlernende Systemoptimierung während der Produk tion
Bereitstellung gelernten Wissens für zukünftige zu analysierende Belege
Automatische
Analysezu verifizierende Belege
Sofortige Bereitstellung
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� Nutzung von kreditorbezogenem Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennung von nicht erkannten Datenpositionen (Bsp.: Rechnungsnummer)
� Selbständiges Verwalten von unterschiedlichen Dokumenttypen eines Kreditors
� Kreditorenspezifisches Training entfällt vollständi g
Nachbearbeiter
AnalyseSofortige Bereitstellung gelernten Wissens für noch zu verifizierende Belege
Systemoptimierung ohne Aufwand im Hintergrund
� Manuelle Nachbearbeitung der Informationen
7929418
Logische Prüfungen
Stammdaten-Abgleich
Automatische PrüfungAutomatische Prüfung
Peetz, Erwin
94,80
Rechnungs-nummer
Ansprech-partner
Position 1
Qualitäts-
gesicherter
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94,80
190,80
8,16
44,06
337,82
Position 1
Position 2
Betrag Entsorgung
Mehrwert-steuer
Gesamtbetrag
gesicherter
Daten-Export
Eine manuelle Kontrolle erfolgt nur auf unsicher er kannten Feldern und wird durch die automatische Plausibilitäts-Prüfung effizient unterstützt.
� Alleinstellungsmerkmale des Produktes DocXtractor I I INVOICE
� Universeller Rechnungsleser:
� generischer Ansatz der Dokumentdefinition
�Keine kreditorspezifische Definition und Pflege
� „Out-of-the-Box“-Lösung: Einsatz ohne Anpassung an Kundendokumente
� Positionsunabhängige Suche (Top-Down-Suche)
� Individuelle Anpassung möglich (z.B. UstG Prüfung, automatisierte Bestellabgleiche,
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� Individuelle Anpassung möglich (z.B. UstG Prüfung, automatisierte Bestellabgleiche, Sonderfelder etc.)
� Kontinuierlich selbstlernendes System
� Auslesen der Rechnungsinhalte inkl. Tabellen und Bezugsnebenkosten
� Vollständige Extraktion der Rechnungspositionen
� Verarbeitung mehrseitiger Belege
� Verarbeitung fremdsprachiger Belege
� Automatische Erkennung von Gutschriften und Mahnungen
� Erweiterung auf DocXtractor II SUITE möglich (Verarbeitung des gesamten Posteingangs)
� DX2-Rechnungseingangsbuch
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Erweiterter Workflow
Protokoll als
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Protokoll als Dateianbindung
An-/Verbindung an BLP
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Barcode Button in ELO drücken.Liest Barcorde aus Verschlagwortungsmaske,
Startet in ELO zweiten Workflow: Rechnungsprüfung(davor: Vorerfassung), rum im Haus, landet wieder bei
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landet wieder bei BuchhaltungSAP-KnopfSelbes Script, Status freigegeben => FB02, Zahlungsfreigabe
Oder per ELO Workflow und ELO SAP ModulKontierungs-/FreigabeClient
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� Oder durch den ELO SAP Pilot
Rechnungseingangsbuch innerhalb SAPWorkflow – Freigaben im BusinessWorkplaceOder auch per WebClient
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Oder auch per WebClient
Prinzip des Rechnungsworkflows
DocXtractorVerifier
Validator
Inspector
Controller:
Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung BuchhaltungEinkauf / Fachabteilung
� Schematische Darstellung des Rechnungsworkflows (op tionale Schritte)
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VerifierController
WebInspector
:
Erfassen und Indizieren Prüfen und Vorbereiten Freigeben und Klären
Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger
Buchen und Abschließen
Übergabe der extrahierten Werte
Poststelle / Buchhaltung
DocXtractorDocXtractorVerifier
Validator
Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger
Inspector
Controller
WebInspector
Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung
:
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� Sichere Datenübernahme durch SAP-zertifizierte Schnittstelle „INVOICE Provider“
INVOICE Validator
� Buchhalter oder anderere qualifizierter Benutzer
Poststelle / Buchhaltung
DocXtractorDocXtractorVerifier
Validator
Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger
Inspector
Controller
WebInspector
Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung
:
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Benutzer� Kontierung wie in SAP� Komfortable Bestellzuordnung� Komfortabler Duplikatscheck
� Anzeige der Meldungen während der Erfassung
� Durch das Vorerfassen wird der Genehmigungsworkflow gestartet
� Optional dunkel vorerfassen
INVOICE Web Inspector
Poststelle / Buchhaltung
DocXtractorDocXtractorVerifier
Validator
Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger
Inspector
Controller
WebInspector
Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung
:
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� Keine SAP-GUI erforderlich� Eingang einer Mail im Posteingang (z.B. Outlook, Lotus Notes) des Genehmigers� Möglichkeit der Wiedervorlage (innerhalb einer definierten Frist)
Übernahme in Standard-SAP-Maske
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� Button „Änderungen übernehmen“ ermöglicht die direkte Übernahme der buchhalterisch korrekten, geprüften und freigezeichneten Werte in die Standard-SAP-Maske
� Abschluss der Rechnungsbearbeitung
INVOICE Ledger
Rechnungseingangsbuch
Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung
DocXtractorDocXtractorVerifier
Validator
Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger
Inspector
Controller
WebInspector
Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung
:
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� Arbeitsplatz des Buchhalters anstelle Posteingang� Persönliche Selektion einfach änderbar� Prioritäten durch Sortierung, z.B.
Skontofristen� Mit Business Workplace kombinierbar
� Recherchetool für Management� Rechnungen in allen Phasen sichtbar� Historisches Reporting über
Kennzahlen, z.B. Phasendauer� Anbindung an SAP Business
Warehouse möglich
Dokumente im INVOICE Pilot for SAP
Poststelle / Buchhaltung
DocXtractorVerifier
Validator
Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger
Inspector
Controller
Web Inspector
Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung
:
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Inspector
IDoc, RFC BAPI/Batch Input Manuelle Buchung
DocXtractor-Felder
DocXtractor-Rechnung
VorerfassterSAP-Beleg
GebuchterSAP-Beleg
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ELO Digital Office – Wir über uns
Rechnungsverarbeitung – Die Herausforderung
DocXtractor II INVOICE – Das Produkt
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DocXtractor II INVOICE – Das Produkt
DocXtractor II INVOICE – Die Systemarchitektur
Offene FragenOffene Fragen
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