Post on 06-Mar-2018
transcript
Bundesfachtagung Betreiberverantwortung 2015
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Herausforderung in der Umsetzung der Betreiberverantwortung im
Zusammenspiel zwischen Dienstleisterverträgen und Abbildung im
CAFM-System am Beispiel des Neubaus der tesa SE in Norderstedt
Michael Reuland, tesa SE & Björn Feltes, if5
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1. Unternehmensprofil
1.1 Das Unternehmen
tesa ist:
ein Unternehmen der Beiersdorf-Gruppe, u. a.
NIVEA, Hansaplast, Eucerin
einer der weltweit führenden Hersteller
selbstklebender Systemlösungen für
Industrie, Gewerbe und Konsumenten
Das Unternehmen hat 125 Jahre Erfahrung in der
Beschichtungstechnologie
Entwicklung von Klebmassen und
innovativen Produktlösungen
tesa ist Weltmarktführer in diversen
Anwendungsbereichen, z. B. Druck & Papier
(EasySplice) und Automotive (Kabelumwicklungen)
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1. Unternehmensprofil
1.2 Die Marke
eine der bekanntesten Verbrauchermarken
in Europa. Markenbekanntheit in
Deutschland: 98% (International Research),
Österreich, Schweiz und Portugal: >90%
selbst der Duden kennt den tesafilm®
im Industriebereich weltweit Technologieführer.
Über 7000 Produkte optimieren Prozesse,
senken Kosten oder veredeln das Endprodukt.
Fokusmärkte im Industriebereich: Automobil,
Elektronik, Druck & Papier, Building Supply,
Pharma, Solar, Fälschungsschutz
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1.3 Präsenz in aller Welt
1. Unternehmensprofil
Die tesa
verfügt über mehr als
50 Tochtergesellschaften und
8 Produktionsstätten weltweit
beschäftigt ca. 4100 Mitarbeiter
rund um den Globus
vertreibt seine Produkte und
Systemlösungen in über 100 Ländern
bietet ein leistungsstarkes Servicenetz
für globale Kundennähe
erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2014 einen
Umsatz von 1.076,3 Mio. €
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Neubau der Konzernzentrale one tesa
Wo
kommen wir
her?Aufbau
Betreiber-
organisation
Bau-
begleitendes
FM
Erstmalige
Aufstellung
Betriebs-
prozesse
Einführung
CAFM
Einbindung
FM-
Totaldienst-
leister
Bauprojekt
(165 Mio. €)
- dreistufiger
Umzug
Ausblick
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Wo kommen wir her?
Beiersdorf AG als Konzernmutter
tesa SE als Mieter am heutigen Standort
„Rundum-Sorglos-Paket“
Entscheidung für den Neubau
Positive Unternehmensentwicklung (Personalzuwachs, neue Technologien und
Forschungsbereiche)
September 2012 Entscheidung des Beiersdorf Aufsichtsrats zur Errichtung eines
neuen Gebäudekomplexes für tesa in Norderstedt
1.100 Arbeitsplätze verteilt auf Headquarter, Forschungs- und Technologie-
zentrum Wo
kommen
wir her?
Aufbau Betreiberorganisation
Übernahme der Projektleitung 04/2013 – Entscheidung des CEO
Entscheidung für Neubau beinhaltet als Folge neben Planung und Errichtung den
späteren Betrieb des Standortes
Die Strategie ist, dass jede Fachdisziplin personell mit mindestens einem
qualifizierten Mitarbeiter besetzt ist
Bereits im Projekt arbeiten jene Mitarbeiter, die den späteren Betrieb verantworten
Schnittstelle zwischen Haus- und Produktionstechnik
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Aufbau
Betreiber-
organisation
Abstim
mung
en
Facility Management
Bau
Energiemanagement/ Gebäudetechnik
Facility Management
Bau
Energiemanagement/ Gebäudetechnik
VorbereitungVergabeverfahren
DurchführungVergabeverfahren
Planen &Bauen
Betriebs-/Nutzungsphase
Projektsteuerung Projektsteuerung
Baubegleitendes FM
Einbindung eines verlässlichen Partners
Begleitung des Gesamtprozesses
Planung
Prozessmodellierung
Vorbereitung der FM-Ausschreibung
Begleitung der FM-Vergabe
„FM-Audit“ des FM-Dienstleisters
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Baubeglei-
tendes
FM
Erstmalige Aufstellung Betriebsprozesse
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Festlegung der Eigen- und Fremdleistung
Politisch: SLA Konzernmutter
Sozial: Einbeziehung von Schwerbehindertenvertretung
Wirtschaftlich: langfristige partnerschaftliche Bindungen
Verantwortung: weitgehende Delegation der gesetzlichen Pflichten
Entwicklung von neuen Tools und Prozessen
Begleitung durch erfahrenen FM-Berater
Abgleich der Prozesse mit dem CAFM-System
Minimales Customizing
Erstmalige
Aufstellung
Betriebs-
prozesse
Einführung CAFM
Ziel der Einführung CAFM
Gebäudebewirtschaftung durch CAFM mit externem Dienstleister und eigener
Organisation
Reibungsloser Betrieb der FM-Prozesse und Controlling/Reporting bzgl. der
Betreiberverantwortung beim Einzug
Unterstützung der infrastrukturellen und technischen FM-Prozesse
Mit Basisdaten aus dem Neubauprojekt füllen, damit dieses zum Umzugszeitpunkt
einsetzbar ist (CAD, Personen, technische Anlagen...)
Abbildung der Vertragsleistungen im System mit klaren Verantwortlichkeiten
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Einführung
CAFM
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Wer übernimmt welche Verantwortung im späteren Betrieb und wie bzw.
wer dokumentiert das im CAFM-System?
Prozesse entstehen in der BauphaseS
erv
ice
Aufgaben für den FM DL und das
interne Team für den späteren
Betrieb der Immobilie
Einführung
CAFM
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....und haben Auswirkung auf die CAFM-Lösung
Erfassen Qualifizieren Erledigen
Störungsprozess
vermeintlich einfach und
standardisiert.
Hier der Instandsetzungsprozess mit diversen Automatismen
Einführung
CAFM
Realität: Notfallprozesse,
Freigabegrenzen,
Verantwortlichkeiten laut Vertrag....
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Gewährleistungsprozesse werden durch die CAFM-
Lösung automatisiert
Hinweis als Ereignis
im System, als E-Mail
und in der ToDo-Liste
Einführung
CAFM
Automat. Prüfung
vom System bei
Aufträgen innerhalb
der GW
Das System soll die Anwender durch seine integrierten
Automatismen entlasten und im Tagesgeschäft unterstützen
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Qualifikation und die Nachweisführung der internen und externen
Verantwortlichen gewinnt zunehmend an Bedeutung
Qualifikation in der Betreiberverantwortung
Wenn Ablaufdatum = Heute + 90
Tage wird eine Mail an den
Zuständigen gesendet
Einführung
CAFM
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Mitarbeiter sollen frühzeitig vom FM-Dienstleister bzw. dem FM-Team
über das Intranet informiert werden
Informationen aus dem CAFM-System für „Alle“
Der Eintrag bei „Meldung
Ereignisticket“ wird im Intranet
als Hinweis für alle MA angezeigt
Einführung
CAFM
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Zielsetzung, Ausgangssituation und Lessons learned
CAFM-Ziele vor dem Umzug:
DL soll im Umgang mit dem System geschult sein
Klare Prozessanweisungen, wer welche Daten pflegt
Bestandsdaten sollen „überprüft“ und importiert sein
Alle Module sollen eingeführt und abgenommen sein
Schnittstellen realisiert und produktiv
Einführung
CAFM
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Zielsetzung, Ausgangssituation und Lessons learned
Einführung
CAFM
Lessons learned:
Klare Fokussierung auf Kernprozesse, obwohl mehr Module gekauft
Automatismen im System stehen im Vordergrund (Entlastung des Kernteams)
SST nur zu HR
Daten werden vom DL vor Beginn geprüft und weitergepflegt im System
Betriebs-Prozesse lassen sich nur schwer zu Beginn beschreiben > entstehen in
der Bauphase > Pflichtenheft vs. Realität
Flexibilität in der SW und vom Anbieter notwendig
DL Kontingent unterstützt die Vorgehensweise
Einbindung FM-Totaldienstleister
„Der Weg zum passenden Partner“ – operativer FM-Dienstleister
Onlineplattform – Bereitstellung aller Unterlagen, z.B. Leistungsbeschreibungen
Strategische Entscheidung – nur ein Generaldienstleister
Auswahl der Bieter durch wirtschaftliche Fragen, regionale Aufstellung,
eingereichte Konzepte sowie deren Auftreten. Dauer: ein Jahr
Vollständige Delegation der Pflichten aus der Betreiberverantwortung
Partnerschaftliches Start-up
Datenverantwortung und Pflege beim FM-DL
Internes Audit zur Qualitätssicherung der eigenen Betreiberorganisation
Soziale Verantwortung: Grün- und Außenanlagenpflege sind an soziale
Einrichtungen vergeben
Post und interne Logistik: Eigenregie
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Einbindung
FM-Total-
dienstleister
Bauprojekt (165 Mio. €) und Umzug
„Jahrhundertprojekt“
Größtes Investitionsprojekt in der tesa Unternehmensgeschichte
Vor 10 Jahren bereits erste Studien in Auftrag gegeben
3-jährige Bauzeit
Umzug dreistufig in 2015
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Bauprojekt
(165 Mio. €)
- Dreistufiger
Umzug
Ausblick
Heute in einem Jahr kann ich von den weiteren Herausforderungen
und dem Zusammenpassen der Puzzleteile berichten
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Wo
kommen wir
her?
Aufbau
Betreiber-
organisation
Bau-
begleitendes
FM
Erstmalige
Aufstellung
Betriebs-
prozesse
Einführung
CAFM
Einbindung
FM-
Totaldienst-
leister
Ausblick
Bauprojekt
(165 Mio. €)
- Dreistufiger
Umzug
Ausblick
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Michael Reuland
tesa SE
Neubau One tesa
Quickbornstraße 24
20253 Hamburg
Email: michael.reuland@tesa.com
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Björn Feltes
if5 GmbH & Co. KG
Beratungs- und Planungsunternehmen
für Neue Arbeitswelten
Major-Hirst-Straße 11
38442 Wolfsburg
Email: bjoern.feltes@gmail.com