Bundesfachtagung Betreiberverantwortung 2015

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Herausforderung in der Umsetzung der Betreiberverantwortung im

Zusammenspiel zwischen Dienstleisterverträgen und Abbildung im

CAFM-System am Beispiel des Neubaus der tesa SE in Norderstedt

Michael Reuland, tesa SE & Björn Feltes, if5

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1. Unternehmensprofil

1.1 Das Unternehmen

tesa ist:

ein Unternehmen der Beiersdorf-Gruppe, u. a.

NIVEA, Hansaplast, Eucerin

einer der weltweit führenden Hersteller

selbstklebender Systemlösungen für

Industrie, Gewerbe und Konsumenten

Das Unternehmen hat 125 Jahre Erfahrung in der

Beschichtungstechnologie

Entwicklung von Klebmassen und

innovativen Produktlösungen

tesa ist Weltmarktführer in diversen

Anwendungsbereichen, z. B. Druck & Papier

(EasySplice) und Automotive (Kabelumwicklungen)

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1. Unternehmensprofil

1.2 Die Marke

eine der bekanntesten Verbrauchermarken

in Europa. Markenbekanntheit in

Deutschland: 98% (International Research),

Österreich, Schweiz und Portugal: >90%

selbst der Duden kennt den tesafilm®

im Industriebereich weltweit Technologieführer.

Über 7000 Produkte optimieren Prozesse,

senken Kosten oder veredeln das Endprodukt.

Fokusmärkte im Industriebereich: Automobil,

Elektronik, Druck & Papier, Building Supply,

Pharma, Solar, Fälschungsschutz

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1.3 Präsenz in aller Welt

1. Unternehmensprofil

Die tesa

verfügt über mehr als

50 Tochtergesellschaften und

8 Produktionsstätten weltweit

beschäftigt ca. 4100 Mitarbeiter

rund um den Globus

vertreibt seine Produkte und

Systemlösungen in über 100 Ländern

bietet ein leistungsstarkes Servicenetz

für globale Kundennähe

erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2014 einen

Umsatz von 1.076,3 Mio. €

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Neubau der Konzernzentrale one tesa

Wo

kommen wir

her?Aufbau

Betreiber-

organisation

Bau-

begleitendes

FM

Erstmalige

Aufstellung

Betriebs-

prozesse

Einführung

CAFM

Einbindung

FM-

Totaldienst-

leister

Bauprojekt

(165 Mio. €)

- dreistufiger

Umzug

Ausblick

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Wo kommen wir her?

Beiersdorf AG als Konzernmutter

tesa SE als Mieter am heutigen Standort

„Rundum-Sorglos-Paket“

Entscheidung für den Neubau

Positive Unternehmensentwicklung (Personalzuwachs, neue Technologien und

Forschungsbereiche)

September 2012 Entscheidung des Beiersdorf Aufsichtsrats zur Errichtung eines

neuen Gebäudekomplexes für tesa in Norderstedt

1.100 Arbeitsplätze verteilt auf Headquarter, Forschungs- und Technologie-

zentrum Wo

kommen

wir her?

Aufbau Betreiberorganisation

Übernahme der Projektleitung 04/2013 – Entscheidung des CEO

Entscheidung für Neubau beinhaltet als Folge neben Planung und Errichtung den

späteren Betrieb des Standortes

Die Strategie ist, dass jede Fachdisziplin personell mit mindestens einem

qualifizierten Mitarbeiter besetzt ist

Bereits im Projekt arbeiten jene Mitarbeiter, die den späteren Betrieb verantworten

Schnittstelle zwischen Haus- und Produktionstechnik

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Aufbau

Betreiber-

organisation

Abstim

mung

en

Facility Management

Bau

Energiemanagement/ Gebäudetechnik

Facility Management

Bau

Energiemanagement/ Gebäudetechnik

VorbereitungVergabeverfahren

DurchführungVergabeverfahren

Planen &Bauen

Betriebs-/Nutzungsphase

Projektsteuerung Projektsteuerung

Baubegleitendes FM

Einbindung eines verlässlichen Partners

Begleitung des Gesamtprozesses

Planung

Prozessmodellierung

Vorbereitung der FM-Ausschreibung

Begleitung der FM-Vergabe

„FM-Audit“ des FM-Dienstleisters

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Baubeglei-

tendes

FM

Erstmalige Aufstellung Betriebsprozesse

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Festlegung der Eigen- und Fremdleistung

Politisch: SLA Konzernmutter

Sozial: Einbeziehung von Schwerbehindertenvertretung

Wirtschaftlich: langfristige partnerschaftliche Bindungen

Verantwortung: weitgehende Delegation der gesetzlichen Pflichten

Entwicklung von neuen Tools und Prozessen

Begleitung durch erfahrenen FM-Berater

Abgleich der Prozesse mit dem CAFM-System

Minimales Customizing

Erstmalige

Aufstellung

Betriebs-

prozesse

Einführung CAFM

Ziel der Einführung CAFM

Gebäudebewirtschaftung durch CAFM mit externem Dienstleister und eigener

Organisation

Reibungsloser Betrieb der FM-Prozesse und Controlling/Reporting bzgl. der

Betreiberverantwortung beim Einzug

Unterstützung der infrastrukturellen und technischen FM-Prozesse

Mit Basisdaten aus dem Neubauprojekt füllen, damit dieses zum Umzugszeitpunkt

einsetzbar ist (CAD, Personen, technische Anlagen...)

Abbildung der Vertragsleistungen im System mit klaren Verantwortlichkeiten

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Einführung

CAFM

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Wer übernimmt welche Verantwortung im späteren Betrieb und wie bzw.

wer dokumentiert das im CAFM-System?

Prozesse entstehen in der BauphaseS

erv

ice

Aufgaben für den FM DL und das

interne Team für den späteren

Betrieb der Immobilie

Einführung

CAFM

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....und haben Auswirkung auf die CAFM-Lösung

Erfassen Qualifizieren Erledigen

Störungsprozess

vermeintlich einfach und

standardisiert.

Hier der Instandsetzungsprozess mit diversen Automatismen

Einführung

CAFM

Realität: Notfallprozesse,

Freigabegrenzen,

Verantwortlichkeiten laut Vertrag....

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Gewährleistungsprozesse werden durch die CAFM-

Lösung automatisiert

Hinweis als Ereignis

im System, als E-Mail

und in der ToDo-Liste

Einführung

CAFM

Automat. Prüfung

vom System bei

Aufträgen innerhalb

der GW

Das System soll die Anwender durch seine integrierten

Automatismen entlasten und im Tagesgeschäft unterstützen

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Qualifikation und die Nachweisführung der internen und externen

Verantwortlichen gewinnt zunehmend an Bedeutung

Qualifikation in der Betreiberverantwortung

Wenn Ablaufdatum = Heute + 90

Tage wird eine Mail an den

Zuständigen gesendet

Einführung

CAFM

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Mitarbeiter sollen frühzeitig vom FM-Dienstleister bzw. dem FM-Team

über das Intranet informiert werden

Informationen aus dem CAFM-System für „Alle“

Der Eintrag bei „Meldung

Ereignisticket“ wird im Intranet

als Hinweis für alle MA angezeigt

Einführung

CAFM

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Zielsetzung, Ausgangssituation und Lessons learned

CAFM-Ziele vor dem Umzug:

DL soll im Umgang mit dem System geschult sein

Klare Prozessanweisungen, wer welche Daten pflegt

Bestandsdaten sollen „überprüft“ und importiert sein

Alle Module sollen eingeführt und abgenommen sein

Schnittstellen realisiert und produktiv

Einführung

CAFM

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Zielsetzung, Ausgangssituation und Lessons learned

Einführung

CAFM

Lessons learned:

Klare Fokussierung auf Kernprozesse, obwohl mehr Module gekauft

Automatismen im System stehen im Vordergrund (Entlastung des Kernteams)

SST nur zu HR

Daten werden vom DL vor Beginn geprüft und weitergepflegt im System

Betriebs-Prozesse lassen sich nur schwer zu Beginn beschreiben > entstehen in

der Bauphase > Pflichtenheft vs. Realität

Flexibilität in der SW und vom Anbieter notwendig

DL Kontingent unterstützt die Vorgehensweise

Einbindung FM-Totaldienstleister

„Der Weg zum passenden Partner“ – operativer FM-Dienstleister

Onlineplattform – Bereitstellung aller Unterlagen, z.B. Leistungsbeschreibungen

Strategische Entscheidung – nur ein Generaldienstleister

Auswahl der Bieter durch wirtschaftliche Fragen, regionale Aufstellung,

eingereichte Konzepte sowie deren Auftreten. Dauer: ein Jahr

Vollständige Delegation der Pflichten aus der Betreiberverantwortung

Partnerschaftliches Start-up

Datenverantwortung und Pflege beim FM-DL

Internes Audit zur Qualitätssicherung der eigenen Betreiberorganisation

Soziale Verantwortung: Grün- und Außenanlagenpflege sind an soziale

Einrichtungen vergeben

Post und interne Logistik: Eigenregie

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Einbindung

FM-Total-

dienstleister

Bauprojekt (165 Mio. €) und Umzug

„Jahrhundertprojekt“

Größtes Investitionsprojekt in der tesa Unternehmensgeschichte

Vor 10 Jahren bereits erste Studien in Auftrag gegeben

3-jährige Bauzeit

Umzug dreistufig in 2015

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Bauprojekt

(165 Mio. €)

- Dreistufiger

Umzug

Ausblick

Heute in einem Jahr kann ich von den weiteren Herausforderungen

und dem Zusammenpassen der Puzzleteile berichten

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Wo

kommen wir

her?

Aufbau

Betreiber-

organisation

Bau-

begleitendes

FM

Erstmalige

Aufstellung

Betriebs-

prozesse

Einführung

CAFM

Einbindung

FM-

Totaldienst-

leister

Ausblick

Bauprojekt

(165 Mio. €)

- Dreistufiger

Umzug

Ausblick

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Michael Reuland

tesa SE

Neubau One tesa

Quickbornstraße 24

20253 Hamburg

Email: michael.reuland@tesa.com

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Björn Feltes

if5 GmbH & Co. KG

Beratungs- und Planungsunternehmen

für Neue Arbeitswelten

Major-Hirst-Straße 11

38442 Wolfsburg

Email: bjoern.feltes@gmail.com