2
Ablauf der LAW
Verifizierung der Ergebnisse der LAW
Achtung Stolpersteine!
10 Gebote des SAP Lizenzmanagements
SAP LIZENZVERMESSUNGAgenda
4
SAP LIZENZVERMESSUNG… genauer gesagt: mehrere
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
5
SAP LIZENZVERMESSUNG… genauer gesagt: mehrere
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
Gegencheck
6
SAP LIZENZVERMESSUNG… genauer gesagt: mehrere
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
Fehler bleiben unbemerkt Gegencheck!
7
SAP LIZENZVERMESSUNG… genauer gesagt: mehrere
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
Klärung bringt klar nachvoll-ziehbares Ergebnis, das nicht über LAW konsolidiert wurde
8
SAP LIZENZVERMESSUNG… genauer gesagt: mehrere
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
Fehler müssen durch den Kunden klar belegt werden
9
SAP LIZENZVERMESSUNG… genauer gesagt: mehrere
Egal welcher der 4 Punkte zutrifft, in jedem Fall bedarf es eines Kontrollmediums, welches die
Ergebnisse empirisch kontrolliert und nachvollziehbar macht.
10
ALLE JAHRE WIEDERDas muss im SAP vermessen werden
Benutzerbasierte Lizenzen Andere Abrechnungseinheiten
StandardSAP
AnwendungenSAP Engines
Drittanbieter-software
BSI U.S. Payroll
Tax Processi
ng
SAP Sales and
Service Order
Process-ing
SAP BusObj
GTSPM
I.S.H. med Cerner
Click Schedule
BO
SAP Real Estate
Application User
Mobile User
Zusätzliche SAP Produktlizenzen
/ Branchen-lösungen
Drittanbieter
CO
FI
11
Lizenzverteilung nach SAP-Vorgaben ohne Software-Unterstützung schwer möglich hoher manueller Aufwand
Indirekte Nutzung im Fokus
Erkannte Fehlbestände können nur zum Listenpreis erworben werden
„Netweaver Foundation for Third Party Applications“ ist noch nicht endgültig vom Tisch
Überprüfung und Audits erfolgen anhand der Transaktionshistorie
STRATEGIE DER SAPWelche Potenziale sieht die SAP?
12
STRATEGIE DER SAPWelche Potenziale sieht die SAP?
Lizenzen
Kosten
Optimierungspotenzial ist groß!
13
SAP LIZENZVERMESSUNGWie wird eigentlich vermessen?
Normalerweise:
LAW Konsolidierung
Aber auch:
USMM Protokolle
Excel Listen
14
VERMESSUNGSVARIANTENDie SAP-Lizenzvermessung nur mit USMM
Gehören von den 32.000 USMM-Vermessungsprotokollen, die die SAP bei sich konsolidiert, einige zu Ihrem Unternehmen?
Dann treffen alle 4 Vermessungsgefahren auf Sie zu:
15
VERMESSUNGSVARIANTENDie SAP-Lizenzvermessung nur mit USMM
Lösung:
Vergleichen der USMM-Protokolle mit optimierten samQ Protokollen
Vergleichen des Konsolidierungsergebnisses mit dem samQ Report, der nach den
Vertragsinhalten konsolidiert. Fehler werden sofort erkannt.
16
VERMESSUNGSVARIANTENDie SAP-Lizenzabrechnung über Excel- oder andere SAP fremde Listen
Seltenheit, aber möglich. Ergebnis rein spekulativ und sollte dringend validiert werden
17
VERMESSUNGSVARIANTENDie SAP-Lizenzabrechnung über Excel- oder andere SAP fremde Listen
Lösung: samQ Report liefert zu jedem User ein konkretes Optimierungs-
und Vermessungsergebnis.
Überprüfung der User
Abrufen der konsolidierten Engine-Ergebnisse
Optimierung nur anhand nachweislich genutzter Aktivitäten
18
VERMESSUNGSVARIANTENDie SAP-Lizenzvermessung mit LAW Konsolidierung
Aufforderung zur SAP-
Lizenzvermessung
Testvermessung mit USMM und
LAW
Anpassungen im System
Übermittlung der Ergebnisse an SAP
Diskussion der Ergebnisse &
Verhandlungen mit SAP
Finales Vermessungs-
ergebnis
19
VERMESSUNGSVARIANTENDie SAP-Lizenzvermessung mit LAW Konsolidierung
Aufforderung zur SAP-
Lizenzvermessung
Testvermessung mit USMM und
LAW
Anpassungen im System
Übermittlung der Ergebnisse an SAP
Diskussion der Ergebnisse &
Verhandlungen mit SAP
Finales Vermessungs-
ergebnis
20
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
21
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
22
Ein richtiges Ergebnis ist mit anderen Mitteln wiederholbar:
Unabhängige Experten oder Wirtschaftsprüfer
Software
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
23
VERMESSUNGSVARIANTENKlar, nachvollziehbar und richtig
Beschr. Anz.
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anz.
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anz.
55 Dev.
Beschr. Anz.
52 Prof. 150
53 L. Prof. 50
54 Empl. 350
55 Dev. 0
Beschr. Anz.
52 Prof. 120
53 L.Prof. 67
Beschr. Anz.
55 Dev. 12
Beschr. Anz.
52 Prof. 170
53 L. Prof. 53
54 Empl. 250
55 Dev. 12
Beschr. Anzahl
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anzahl
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anzahl
55 Dev.
Beschr. Anz.
52 Prof. 170
53 L. Prof. 53
54 Empl. 250
55 Dev. 12
=
Mit dem Gegencheck wird das Ergebnis validiert und sogar optimiert.
System 1
System 2
System 3
USMM LAW
richtig?
samQ Report samQ
24
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
25
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
26
Das Ergebnis nach der LAW Konsolidierung enthält unentdeckte Fehler.
Zuordnungen in der Tabelle LAW_CONT sind nicht richtig (CB enthält z.B. nicht 54 und 56)
Sonderuser werden nicht mit Standardlizenzen validiert (52 enthält nicht z.B. 72)
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
27
Das Ergebnis nach der LAW Konsolidierung enthält unentdeckte Fehler.
Zuordnungen in der Tabelle LAW_CONT sind nicht richtig (CB enthält z.B. nicht 54 und 56)
Sonderuser werden nicht mit Standardlizenzen validiert (52 enthält nicht z.B. 72)
Manuelle Erkennung nicht möglich Software
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
28
VERMESSUNGSVARIANTENKlar, nachvollziehbar und nicht richtig
Beschr. Anz.
CB Prof.
53 L. Prof.
55 Empl.
Beschr. Anz.
CB Prof.
CC L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anz.
55 Dev.
Beschr. Anz.
CB Prof. 150
53 L. Prof. 50
55 Empl. 0
Beschr. Anz.
CB Prof. 120
53 Empl. 30
Beschr. Anz.
55 Dev. 12
Beschr. Anz.
CB Prof. 170
53 L. Prof. 50
54 Empl. 30
55 Dev. 12
Beschr. Anzahl
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anzahl
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anzahl
55 Dev.
Beschr. Anz.
CB Prof. 170
53 L. Prof. 20
54 Empl. 0
55 Dev. 12
=
LAW erkennt nicht, dass 53 und 54 in CB enthalten sind und summiert fälschlicherweise die Lizenzen. Der Fehler kann behoben werden, wenn die Tabelle LAW_CONT aktualisiert wird oder die Lizenztypen aus der gleichen Gruppe gewählt werden, (z.B. 52 statt CB für den Professional)
System 1
System 2
System 3
USMM LAW
richtig?
samQ Report samQ
29
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
Klärung bringt klar nachvoll-ziehbares Ergebnis, das nicht über LAW konsolidiert wurde
30
Das Ergebnis nach der LAW Konsolidierung stimmt nicht mit dem erwarteten Ergebnis überein:
mehr User, als erwartet
Unterschiedliche Lizenztypen gleicher Kategorie (z.B. CB und 52) werden nicht konsolidiert
Sonderlizenzen gehen nicht in Standardlizenzen auf
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
31
Möglichkeiten:
1. Klärung der Ergebnisse mit SAP Recherchen nötig, um Fehler zu belegen
2. Softwareunterstützung
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
32
VERMESSUNGSVARIANTENKlar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich Fehler
Beschr. Anz.
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anz.
CB Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anz.
55 Dev.
Beschr. Anz.
52 Prof. 150
53 L. Prof. 50
54 Empl. 350
55 Dev. 0
Beschr. Anz.
CB Prof. 120
53 L. Prof. 67
Beschr. Anz.
55 Dev. 12
Beschr. Anz.
52 Prof. 150
53 L. Prof. 53
54 Empl. 350
CB Prof. 120
55 Dev. 12
Beschr. Anzahl
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anzahl
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anzahl
55 Dev.
Beschr. Anz.
52 Prof. 170
53 L. Prof. 53
54 Empl. 350
55 Dev. 12
=
Professional User werden doppelt gezählt, da sie in einem System als 52 und im anderen System als CB geführt werden.
System 1
System 2
System 3
USMM LAW
richtig?
samQ Report samQ
33
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
1.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
richtig
2.
Das Ergebnis ist klar, nachvollziehbar und
nicht richtig
3.
Das Ergebnis ist klar, nicht nachvollziehbar und hat offensichtlich
Fehler
4.
Das Ergebnis ist komplett
unverständlich
Fehler müssen durch den Kunden klar belegt werden
34
Das Ergebnis nach der LAW Konsolidierung kann in keiner Weise nachvollzogen werden.
mehr User, als erwartet
unbekannte Lizenztypen
Konsolidierung ist nicht nachvollziehbar
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
35
Möglichkeiten:
1. Ergebnis akzeptieren u.U. zu teuer oder nicht auditkonform
2. Softwareunterstützung
VERMESSUNGSVARIANTENDie LAW Konsolidierung
36
VERMESSUNGSVARIANTENKomplett unverständlich
Beschr. Anz.
52 Prof.
53 L. Prof.
AZ Empl.
72 Sonder.
55 Dev.
Beschr. Anz.
CB Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
11 Multi.
55 Dev.
Beschr. Anz.
55 Dev.
Beschr. Anz.
52 Prof. 150
53 L. Prof. 50
AZ Empl. 350
72 Sonder. 56
55 Dev. 0
Beschr. Anz.
CB Prof. 120
53 L. Prof. 34
54 Empl. 40
11 Multi. 77
53 L. Prof. 67
Beschr. Anz.
55 Dev. 12
Beschr. Anz.
52 Prof. 150
53 L. Prof. 53
54 Empl. 350
CB Prof. 120
72 Sonder. 56
11 Multi. 77
AZ Empl. 350
55 Dev. 12
Beschr. Anzahl
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anzahl
52 Prof.
53 L. Prof.
54 Empl.
55 Dev.
Beschr. Anzahl
55 Dev.
Beschr. Anz.
52 Prof. 170
53 L. Prof. 53
54 Empl. 350
55 Dev. 12
72 Sonder. 82
=
Durch unkoordinierte Lizenzvergabe in den Systemen ist LAW nicht mehr in der Lage, richtig zu konsolidieren. Die Ergebnisse sind nicht mehr nachvollziehbar.
System 1
System 2
System 3
USMM LAW
richtig?
samQ Report samQ
39
Bei der USMM Vermessung wird eine Meldung ausgegeben, dass verschiedene Benutzer eine falsche Lizenz zugeordnet haben.
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine
40
Benutzer ändern Daten in SAP kein Klassifizierung als Employee oder ESS User möglich
identifizierten User müssen umklassifiziert werden
Grund für dieser Meldung ist aber nicht klar
Überprüfung, warum diese Meldung kommt, ist schwierig und mit SAP Mitteln sehr zeitaufwändig
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine
41
Ohne zusätzliche Software ist die Meldung schwer nachvollziehbar
Betroffenen Benutzer müssen manuell in den betroffenen Systemen auf eine höhere Lizenz gesetzt werden welche Lizenz?
Software verhindert automatisch in den meisten Fällen solch eine Unterlizenzierung und vergibt nach Customizing die richtige Lizenz.
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine – Was kann man tun?
42
Was, wenn die Ergebnisse von samQ und USMM unterschiedlich sind?
1. Möglichkeit: samQ Modul benutzen, das solche Fälle automatisch verhindert
2. Einzelfälle mit samQ Analysemöglichkeiten untersuchen Nutzung korrigieren und SAP mit Analyse konfrontieren
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine – Was kann man tun?
44
USMM Vermessungen werden von der SAP nicht anerkannt. Man wir aufgefordert, die aktuellen Hinweise einzuspielen, um zur Enginevermessung auf dem neusten Stand zu sein.
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine
45
Aktualisierung der SAP Software und erneute Vermessung andere Engine-Werte
Nicht selten fallen plötzlich Nachzahlungen an, da neue Metriken erst mit dem neusten Softwarestand zur Verfügung stehen.
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine
46
Ohne richtige Softwareversion in allen SAP Systemen hoher manueller Aufwand Jede Vermessung erneut einzeln anstoßen
Vergleich zwischen alter und neuer Vermessung kann konsolidiert nur über das LAW Protokoll eingesehen werden.
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine – Was kann man tun?
47
Mit samQ können historische Engine Vermessungen eingesehen werden.
1. Möglichkeit: Änderungen zwischen neuer und alter Vermessung sind sofort erkennbar
2. Möglichkeit: Engine-Verbräuche können über das Jahr hinweg beobachtet und verglichen werden keine Überraschungen mehr
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine – Was kann man tun?
49
Es wird mit LAW konsolidiert. Es werden zu viele Lizenzen zur Abrechnung gebracht.
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine
50
LAW nutzt im Hintergrund eine Zuordnungstabelle, die alle Lizenzverhältnisse regelt.
i.d.R. sind aber z.B. keine Sonderlizenzen berücksichtigt
alte und neuere Lizenztypen laufen nicht ineinander
richtige Version der LAW Software! sonst droht erheblicher Mehraufwand
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine
51
Software liefert Informationen über optimierten und konsolidierten Lizenzstand
Bei Unterschieden können diese mit der SAP in der Verhandlung beseitigt werden, die wirklichen Mengen sind in samQ nachweisbar.
Technisch können andere Lizenzkeys für Lizenzen genutzt werden, die ineinander aufgehen (z.B. 52, 53, 54, 56)
Ggf. kann die LAW Tabelle entsprechend angepasst werden Vereinbarung mit SAP
SAP LIZENZVERMESSUNGStolpersteine – Was kann man tun?
52
BEISPIEL FÜR VERMESSUNGSFEHLERInterpretation des Vermessungsergebnisses mit samQ
54 – CB54 – CC75 – CC75 – CBFF – CB54 – CA
Kombinationen fehlen in der LAW und verfälschen das Ergebnis!
54
1. Der aktuelle Lizenzstand im Unternehmen ist jederzeit aktuell abrufbar.
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
55
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
2. Die Vergabe und Anpassung der Lizenzen erfolgt permanent und automatisch.
56
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
3. Die Vergabe der Lizenzen erfolgt nutzungsbasiert und nicht nur berechtigungsbasiert.
57
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
4. Die Lizenzbedingungen aus der SAP Preis- und Konditionsliste werden eingehalten.
58
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
5. Bei Lizenzneukäufen werden immer die günstigsten Lizenzen nachgekauft, die audit-konform die notwendigen Tätigkeiten abdecken.
59
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
6. Bei Neukäufen wird die gesamte Bandbreite der möglichen Lizenzarten berücksichtigt, auch wenn diese noch nicht im Portfolio des Unternehmens sind.
60
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
7. Das Vermessungsergebnis ist nicht nur zur Vermessungszeit, sondern jederzeit abrufbar.
61
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
8. Engine- und Package-Verbräuche können jederzeit zentral über alle Systeme eingesehen werden.
62
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
9. Analysen zu generell neuen Lizenzverteilungen, die eventuell kostengünstiger sind, müssen ohne großen Aufwand möglich sein.
63
IHRE STRATEGIEDie 10 Gebote der SAP Lizenzierung
10. Lizenzhistorien sind automatisch einsehbar, um die Einkaufsstrategie optimal zu gestalten.
64
Optimierung ständig durchführen korrekter Lizenzstand
Fehlbestände frühzeitig aufdecken günstigstes Verhandlungsergebnis
Vor der Vermessung: Softwarestand in den Systemen muss aktuell sein verhindert erneute Vermessung und böse Überraschungen
Genutzte Standard-Lizenzkeys sollten zur gleichen Produktgruppe gehören nur dann konsolidieren sie in der LAW
Sonderlizenzen bei der Vermessung immer im Blick haben verhindert doppelte Lizenzzahlungen für eine Person
VERMESSUNG OHNE PROBLEMEUnterm Strich