Die Sicht einer mittleren Gemeinde
Internes Kontrollsystem Praxisbeispiel
3. Mai 2016 - Seite 2
IKS – ein Bürokratiemonster?
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IKS – ein Papiertiger?
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Inhalt
2 Elemente eines IKS (Theorie, Praxisbeispiel)
4 Zusammenfassung
Fragen
1 Grundlagen (Herkunft – Funktion – Wirkung – Ziele)
3 Einführung eines IKS
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Auslöser für IKS in der Wirtschaft
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Was ist die Grundidee des IKS?
Strategische Ebene
Operative Ebene
VR, GL
GL, Kader, Mitarbeiter
IKS = Führungsinstrument
Aktionärsschutz Gläubigerschutz
Organhaftung
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Was ist die Grundidee des IKS?
Strategische Ebene
Operative Ebene
VR, GL
GL, Kader, Mitarbeiter
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Aktienrecht (OR) als geistiger Vater
3. Mai 2016 - Seite 9
Wer ist die Trägerschaft des IKS?
Wo soll das IKS in der Institution angesiedelt werden?
Definition (Risikomanagement) und Oberaufsicht => VR, GL Durchführung und Mitwirkung =>Kader
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New Public Management
3. Mai 2016 - Seite 11
Rechtliche Grundlagen - RRV
3. Mai 2016 - Seite 12
Was ist die Grundidee des IKS?
IKS = Führungsinstrument
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Was ist die Grundidee des IKS?
Strategische Ebene
Operative Ebene
GR, RPK
GS, Kader Verwaltung
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Wer ist die Trägerschaft des IKS?
Wo soll das IKS in der Institution angesiedelt werden?
Definition (Risikomanagement) und Oberaufsicht => Gemeinderat, RPK Durchführung und Mitwirkung => Kader Verwaltung
3. Mai 2016 - Seite 15
Elemente eines IKS
IKS
Konzeptpapier
GR-Beschluss
Kontrollumfeld Prozesse
IKS Pflege
Finanzen?
• Vermögen schützen • Zweckmässiger Mitteleinsatz
Strategische Planung
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Elemente in Münsterlingen - Konzeptpapier
Grundsätze der Geschäftsführung Definition und Zweck Ziele Vorgehen Umfang und System Übergeordnete Kontrolle Prozess-Kontrollen Beurteilung IKS Verantwortung Regeltreue ⇒ Verhaltenskodex GR-Beschluss > Information Bürger
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Elemente in Münsterlingen - Strategie
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Strategieentwicklung
Ergebnis / PlanungsinstrumenteArbeitstabelle
Massnahmenplan
Roadmap
Ausgangslage
Erfassen + Kritik IST-Zustand•Benennung Problemzonen
•Beurteilung Probleme
Alternative Lösungsstrategienentwickeln
•Suchen Strategiealternativen•Bewertung und Entscheid Strategien
Alternative Lösungskonzepte/-Massnahmen
entwickeln/definieren•Suchen von Konzeptalternativen
•und Handlungsfeldern
-Handlungsfelder (kurz-, mittel-, langfristig)-Handlungsfelder (Wichtigkeit, Dringlichkeit)-Cross-Check Leitbild Ressortweise-Gefahren/Chancen
Aktuelle Lage
- Bauchgefühl, - Stimmung Bürger
Leitbild
Strategie GemeindeRahmenbedingungen
(Kanton, Bund)
Gesetze, Politische Entwicklung
Ord
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Ressort / Bereich Leitbild
Thema Ziel Strategie
Um
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Bemerkung/ Beurteilung Problembeschreibung
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Ursache des Problems / Grund
Folgen des Problems / Konsequenzen
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1
Allgemeine Verwaltung Anstellungsbedingungeneffiziente und leistungsfähige Verwaltung
attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit
im Vergleich mit anderen Gemeinden in der öffentliche Wahrnehmung gut, gutes Team
Mitarbeiter teilweise überlastet, Arbeitszeitreglement fehlt 1
Managementinstrumente für die Ressourcenplanung fehlt unzufriedene Mitarbeiter, Qualität und Effizienz leidet 3 3 m
Allgemeine Verwaltung AnstellungsbedingungenUmstellungen auf Grund von übergeordneten Neuorganisatioen 5 Berufsbeistandschaft + Finanzen Stellen müssen neu übedenkt werden 3 15 k
2
Allgemeine Verwaltung Anstellungsbedingungeneffiziente und leistungsfähige Verwaltung
attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit
grundlegende Infrastruktur nicht vollständig vorhanden (EDV, Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung, Anlageninventar, Aktenvernichter) 1 bisherige Strategie (Prioritäten) Überlastung, Informationen für Führung fehlen 3 3 m
3 Allgemeine Verwaltung Anstellungsbedingungen g g
Verwaltung g , p
effiziente Arbeit Personalreglement fehlt 1 bisherige Strategie (Prioritäten) Unzufriedenheit, Ungleichbehandlung 3 3 m
4Allgemeine Verwaltung Anstellungsbedingungen
effiziente und leistungsfähige Verwaltung
attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit
Abrechnungen Winterdienst 2009/2010 noch nicht erstellt 1 bisherige Strategie (Prioritäten) Unzufriedenheit, Schulden gegnüber Angestellten 5 5 k
moderne zeitgemässe Arbeitsbedingungen, zufriedene Mitarbeiter, klare Aufgabenteilunge
5Allgemeine Verwaltung Informationskonzept
effiziente und leistungsfähige Verwaltung
attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit
System von bilateralen Gesprächen und Austausch über Tagesgeschäft fehlt 1 Führungsstil Infoaustausch und Koordination fehlt 3 3 k
6Allgemeine Verwaltung Kommunikationskonzept
effiziente und leistungsfähige Verwaltung
attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit keine Quali-Gespräche 1 Führungsstil Lohnsystem unklar, Wertschätzung nicht erkennbar 3 3 m
7Allgemeine Verwaltung Gesprächskultur
kundenorientierte Verwaltung, Dienstleistungsbetrieb
Einwohner = Kunden, freundliche + offene + faire Gesprächskultur 80% angenehmes Klima 0
8Allgemeine Verwaltung Informations- und Vermittlungsstelle
effiziente und leistungsfähige Verwaltung
allgemeine Informations- und Vermittlungsstelle 85%
Im Kontakt zu Bürgern gut, über Medien Aktuallität verbessern, Sachmittel zur Verfügung stellen
Struktur und Aktuallität nicht optimal, Aktuallität der Medien nicht optimal 3 Zeitproblem, Aufgabenverteilung
Informationsfluss an Bevölkerung nicht optimal, "ungutes" Gefühl der Bürger 5 15 m transparent und nachvollziehbar kommunizieren, gut dossiert , richtiger Zeitpunkt
9Allgemeine Verwaltung Zusatzleistungen
effiziente und leistungsfähige Verwaltung
Zusatzleistungen - Erhöhung Kundennutzen 70%
traditionelle Zahlungssysteme (noch kein E-Rechnung) 1 bisher kein Bedürfnis, Technologiewandel Zusatznutzen für Bürger noch nicht ausgeschöpft 1 1 m
10Allgemeine Verwaltung Gemeinde als Arbeitgeber
effiziente betriebene Werke, zielgerichteter Unterhalt der Infrastruktur
attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit siehe Zeile 1 bis 6 0
11Allgemeine Verwaltung Techn. Betriebe
effiziente und leistungsfähige Verwaltung
tech. Betriebe kundenorientiert und marktgerecht 80% Massnahmen aufgegleist
Anlagenbuchhaltung fehlt => Finanzplanung nicht transparent und vollständig 3 Prioritäten, Datenbeschaffung aufwendig Informationen für Planung fehlen (Finanzplanung) 5 15 m
12Allgemeine Verwaltung Gebührenpolitik
effiziente und leistungsfähige Verwaltung
kostendeckende und verursachergerechte Gebühren Gebührenreglement wird überarbeitet, tendenziell zu günstig
Kein einheitliches Beitrags- und Gebührenreglement 1 Zusammenschluss Ortsteile nicht kostendeckend, nicht Gleichbehandlung 3 3 m
Allgemeine Verwaltungeffiziente und leistungsfähige Verwaltung
kostendeckende und verursachergerechte Gebühren Gebührenreglement wird überarbeitet, tendenziell zu günstig
Gebührenreglement Gemeindeverwaltung veraltet 3 Zusammenschluss Ortsteile zu tiefe und teilweise unsinnige Gebühren 3 9 k
13Allgemeine Verwaltung
effiziente und leistungsfähige Verwaltung
kostendeckende und verursachergerechte Gebühren Finazierbarkeit Feuerwehr ungklar 1 Zuwenig ADF, Verhalten Bevölkerung Personeller Notstand, Versorgung gefährdet 5 5 m
Überprüfung StrategieOrdnungssystem Gemeinde Risikobeurteilung / Beurteilung Problemstellungen
90%
50%
3. Mai 2016 - Seite 19
Kontrollumfeld - Schlüsselprüfungen
Strategieentwicklung
IKS (Internes Kontrollsystem)
Compliance(Regeltreue)
Risik
oana
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Ord
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ssys
tem
Leitb
ild
Ergänzungen Mustervorlagen
Schlüsselprüfungen
3. Mai 2016 - Seite 20
Tool’s - Arbeitstabelle
Risikoanalyse (Definition Schlüsselprüfungen) Dokumentation Prüfungsdurchführung und Planung der Prüfungen
Ordnungssystem
Risikoanalyse Definition und Planung der Prüfungen
Compliance
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Prozesse
3. Mai 2016 - Seite 22
Elemente in Münsterlingen
3. Mai 2016 - Seite 23
Kontrollumfeld / Organisation
Gemeindepräsident: -Planung der Prüfungen -Dokumentation -Rapport Gemeinderat
Prozesseigner: -Durchführung Prüfung -Rückmeldung GP
Gemeindepräsident: -Ablage und Dokumentation
RPK: -Existenz und Wirksamkeit prüfen
3. Mai 2016 - Seite 24
Tool’s – Inhaltsverzeichnis Dokumentation
3. Mai 2016 - Seite 25
Elemente in Münsterlingen
3. Mai 2016 - Seite 26
Vorgehen Einführung
Regeln der Geschäftsführung definieren => GR Beschluss
Risikoanalyse durchführen => Chance für Strategieprozess
Schlüsselprüfungen definieren Prüfungen durchführen (Prozesse) Prüfungen dokumentieren Jahresbericht erstellen Abnahme RPK IKS Pflegen (prüfen Risikolage, System anpassen)
3. Mai 2016 - Seite 27
Ziel eines IKS erreicht?
Strategische Ebene
Operative Ebene
VR, GL
GL, Kader, Mitarbeiter
3. Mai 2016 - Seite 28
Fazit / Nutzen
IKS kann nicht einfach «gekauft» werden => Führungs- und Managementprozess
Einfaches Führungsinstrument => Sicherstellung des Austausch zwischen den Organisationsebenen
Arbeitsinstrument zum gemeinsamen Nachdenken Sicherheit und Qualität bei der Strategieplanung Einfache Umsetzung ohne grosse Investitionen Initialaufwand => bei Pflege Aufwand gering => Strategieplanung und Führung gehört zum Tagesgeschäft
3. Mai 2016 - Seite 29
Stand der Umsetzung / Grundsätze + Erkenntnisse
2015 abgeschlossen, Risikoanalyse optimiert, durch RPK beurteilt nur Prüfungen durchführen die wirklich Sinn machen Zuerst das prüfen, was man ohnehin schon macht Weniger ist mehr => aber machen => rollender Prozess Mit wenigen Prüfungen beginnen Checklisten laufend erstellen und anpassen Einbezug Betroffener Führungsaufgabe (ton of the top) – Mitarbeiter und Bürger einbeziehen Basis ist ein bestehender Managementprozess und eine
Managementphilosophie Wissen und Inputs extern einkaufen bzw. beschaffen, Instrumente und
Implementierung selber machen Wenige, einfache und nachvollziehbare Schritte IKS als stetiger Weg zur Verbesserung betrachten
3. Mai 2016 - Seite 30
IKS – ein Papiertiger?