Die Sicht einer mittleren Gemeinde

Internes Kontrollsystem Praxisbeispiel

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IKS – ein Bürokratiemonster?

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IKS – ein Papiertiger?

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Inhalt

2 Elemente eines IKS (Theorie, Praxisbeispiel)

4 Zusammenfassung

Fragen

1 Grundlagen (Herkunft – Funktion – Wirkung – Ziele)

3 Einführung eines IKS

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Auslöser für IKS in der Wirtschaft

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Was ist die Grundidee des IKS?

Strategische Ebene

Operative Ebene

VR, GL

GL, Kader, Mitarbeiter

IKS = Führungsinstrument

Aktionärsschutz Gläubigerschutz

Organhaftung

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Was ist die Grundidee des IKS?

Strategische Ebene

Operative Ebene

VR, GL

GL, Kader, Mitarbeiter

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Aktienrecht (OR) als geistiger Vater

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Wer ist die Trägerschaft des IKS?

Wo soll das IKS in der Institution angesiedelt werden?

Definition (Risikomanagement) und Oberaufsicht => VR, GL Durchführung und Mitwirkung =>Kader

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New Public Management

3. Mai 2016 - Seite 11

Rechtliche Grundlagen - RRV

3. Mai 2016 - Seite 12

Was ist die Grundidee des IKS?

IKS = Führungsinstrument

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Was ist die Grundidee des IKS?

Strategische Ebene

Operative Ebene

GR, RPK

GS, Kader Verwaltung

3. Mai 2016 - Seite 14

Wer ist die Trägerschaft des IKS?

Wo soll das IKS in der Institution angesiedelt werden?

Definition (Risikomanagement) und Oberaufsicht => Gemeinderat, RPK Durchführung und Mitwirkung => Kader Verwaltung

3. Mai 2016 - Seite 15

Elemente eines IKS

IKS

Konzeptpapier

GR-Beschluss

Kontrollumfeld Prozesse

IKS Pflege

Finanzen?

• Vermögen schützen • Zweckmässiger Mitteleinsatz

Strategische Planung

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Elemente in Münsterlingen - Konzeptpapier

Grundsätze der Geschäftsführung Definition und Zweck Ziele Vorgehen Umfang und System Übergeordnete Kontrolle Prozess-Kontrollen Beurteilung IKS Verantwortung Regeltreue ⇒ Verhaltenskodex GR-Beschluss > Information Bürger

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Elemente in Münsterlingen - Strategie

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Strategieentwicklung

Ergebnis / PlanungsinstrumenteArbeitstabelle

Massnahmenplan

Roadmap

Ausgangslage

Erfassen + Kritik IST-Zustand•Benennung Problemzonen

•Beurteilung Probleme

Alternative Lösungsstrategienentwickeln

•Suchen Strategiealternativen•Bewertung und Entscheid Strategien

Alternative Lösungskonzepte/-Massnahmen

entwickeln/definieren•Suchen von Konzeptalternativen

•und Handlungsfeldern

-Handlungsfelder (kurz-, mittel-, langfristig)-Handlungsfelder (Wichtigkeit, Dringlichkeit)-Cross-Check Leitbild Ressortweise-Gefahren/Chancen

Aktuelle Lage

- Bauchgefühl, - Stimmung Bürger

Leitbild

Strategie GemeindeRahmenbedingungen

(Kanton, Bund)

Gesetze, Politische Entwicklung

Ord

nung

szah

l

Ressort / Bereich Leitbild

Thema Ziel Strategie

Um

setz

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Bemerkung/ Beurteilung Problembeschreibung

Auf

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Ursache des Problems / Grund

Folgen des Problems / Konsequenzen

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1

Allgemeine Verwaltung Anstellungsbedingungeneffiziente und leistungsfähige Verwaltung

attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit

im Vergleich mit anderen Gemeinden in der öffentliche Wahrnehmung gut, gutes Team

Mitarbeiter teilweise überlastet, Arbeitszeitreglement fehlt 1

Managementinstrumente für die Ressourcenplanung fehlt unzufriedene Mitarbeiter, Qualität und Effizienz leidet 3 3 m

Allgemeine Verwaltung AnstellungsbedingungenUmstellungen auf Grund von übergeordneten Neuorganisatioen 5 Berufsbeistandschaft + Finanzen Stellen müssen neu übedenkt werden 3 15 k

2

Allgemeine Verwaltung Anstellungsbedingungeneffiziente und leistungsfähige Verwaltung

attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit

grundlegende Infrastruktur nicht vollständig vorhanden (EDV, Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung, Anlageninventar, Aktenvernichter) 1 bisherige Strategie (Prioritäten) Überlastung, Informationen für Führung fehlen 3 3 m

3 Allgemeine Verwaltung Anstellungsbedingungen g g

Verwaltung g , p

effiziente Arbeit Personalreglement fehlt 1 bisherige Strategie (Prioritäten) Unzufriedenheit, Ungleichbehandlung 3 3 m

4Allgemeine Verwaltung Anstellungsbedingungen

effiziente und leistungsfähige Verwaltung

attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit

Abrechnungen Winterdienst 2009/2010 noch nicht erstellt 1 bisherige Strategie (Prioritäten) Unzufriedenheit, Schulden gegnüber Angestellten 5 5 k

moderne zeitgemässe Arbeitsbedingungen, zufriedene Mitarbeiter, klare Aufgabenteilunge

5Allgemeine Verwaltung Informationskonzept

effiziente und leistungsfähige Verwaltung

attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit

System von bilateralen Gesprächen und Austausch über Tagesgeschäft fehlt 1 Führungsstil Infoaustausch und Koordination fehlt 3 3 k

6Allgemeine Verwaltung Kommunikationskonzept

effiziente und leistungsfähige Verwaltung

attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit keine Quali-Gespräche 1 Führungsstil Lohnsystem unklar, Wertschätzung nicht erkennbar 3 3 m

7Allgemeine Verwaltung Gesprächskultur

kundenorientierte Verwaltung, Dienstleistungsbetrieb

Einwohner = Kunden, freundliche + offene + faire Gesprächskultur 80% angenehmes Klima 0

8Allgemeine Verwaltung Informations- und Vermittlungsstelle

effiziente und leistungsfähige Verwaltung

allgemeine Informations- und Vermittlungsstelle 85%

Im Kontakt zu Bürgern gut, über Medien Aktuallität verbessern, Sachmittel zur Verfügung stellen

Struktur und Aktuallität nicht optimal, Aktuallität der Medien nicht optimal 3 Zeitproblem, Aufgabenverteilung

Informationsfluss an Bevölkerung nicht optimal, "ungutes" Gefühl der Bürger 5 15 m transparent und nachvollziehbar kommunizieren, gut dossiert , richtiger Zeitpunkt

9Allgemeine Verwaltung Zusatzleistungen

effiziente und leistungsfähige Verwaltung

Zusatzleistungen - Erhöhung Kundennutzen 70%

traditionelle Zahlungssysteme (noch kein E-Rechnung) 1 bisher kein Bedürfnis, Technologiewandel Zusatznutzen für Bürger noch nicht ausgeschöpft 1 1 m

10Allgemeine Verwaltung Gemeinde als Arbeitgeber

effiziente betriebene Werke, zielgerichteter Unterhalt der Infrastruktur

attraktiver Arbeitgeber, kompetente + effiziente Arbeit siehe Zeile 1 bis 6 0

11Allgemeine Verwaltung Techn. Betriebe

effiziente und leistungsfähige Verwaltung

tech. Betriebe kundenorientiert und marktgerecht 80% Massnahmen aufgegleist

Anlagenbuchhaltung fehlt => Finanzplanung nicht transparent und vollständig 3 Prioritäten, Datenbeschaffung aufwendig Informationen für Planung fehlen (Finanzplanung) 5 15 m

12Allgemeine Verwaltung Gebührenpolitik

effiziente und leistungsfähige Verwaltung

kostendeckende und verursachergerechte Gebühren Gebührenreglement wird überarbeitet, tendenziell zu günstig

Kein einheitliches Beitrags- und Gebührenreglement 1 Zusammenschluss Ortsteile nicht kostendeckend, nicht Gleichbehandlung 3 3 m

Allgemeine Verwaltungeffiziente und leistungsfähige Verwaltung

kostendeckende und verursachergerechte Gebühren Gebührenreglement wird überarbeitet, tendenziell zu günstig

Gebührenreglement Gemeindeverwaltung veraltet 3 Zusammenschluss Ortsteile zu tiefe und teilweise unsinnige Gebühren 3 9 k

13Allgemeine Verwaltung

effiziente und leistungsfähige Verwaltung

kostendeckende und verursachergerechte Gebühren Finazierbarkeit Feuerwehr ungklar 1 Zuwenig ADF, Verhalten Bevölkerung Personeller Notstand, Versorgung gefährdet 5 5 m

Überprüfung StrategieOrdnungssystem Gemeinde Risikobeurteilung / Beurteilung Problemstellungen

90%

50%

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Kontrollumfeld - Schlüsselprüfungen

Strategieentwicklung

IKS (Internes Kontrollsystem)

Compliance(Regeltreue)

Risik

oana

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Ord

nung

ssys

tem

Leitb

ild

Ergänzungen Mustervorlagen

Schlüsselprüfungen

3. Mai 2016 - Seite 20

Tool’s - Arbeitstabelle

Risikoanalyse (Definition Schlüsselprüfungen) Dokumentation Prüfungsdurchführung und Planung der Prüfungen

Ordnungssystem

Risikoanalyse Definition und Planung der Prüfungen

Compliance

Ber

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Prozesse

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Elemente in Münsterlingen

3. Mai 2016 - Seite 23

Kontrollumfeld / Organisation

Gemeindepräsident: -Planung der Prüfungen -Dokumentation -Rapport Gemeinderat

Prozesseigner: -Durchführung Prüfung -Rückmeldung GP

Gemeindepräsident: -Ablage und Dokumentation

RPK: -Existenz und Wirksamkeit prüfen

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Tool’s – Inhaltsverzeichnis Dokumentation

3. Mai 2016 - Seite 25

Elemente in Münsterlingen

3. Mai 2016 - Seite 26

Vorgehen Einführung

Regeln der Geschäftsführung definieren => GR Beschluss

Risikoanalyse durchführen => Chance für Strategieprozess

Schlüsselprüfungen definieren Prüfungen durchführen (Prozesse) Prüfungen dokumentieren Jahresbericht erstellen Abnahme RPK IKS Pflegen (prüfen Risikolage, System anpassen)

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Ziel eines IKS erreicht?

Strategische Ebene

Operative Ebene

VR, GL

GL, Kader, Mitarbeiter

3. Mai 2016 - Seite 28

Fazit / Nutzen

IKS kann nicht einfach «gekauft» werden => Führungs- und Managementprozess

Einfaches Führungsinstrument => Sicherstellung des Austausch zwischen den Organisationsebenen

Arbeitsinstrument zum gemeinsamen Nachdenken Sicherheit und Qualität bei der Strategieplanung Einfache Umsetzung ohne grosse Investitionen Initialaufwand => bei Pflege Aufwand gering => Strategieplanung und Führung gehört zum Tagesgeschäft

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Stand der Umsetzung / Grundsätze + Erkenntnisse

2015 abgeschlossen, Risikoanalyse optimiert, durch RPK beurteilt nur Prüfungen durchführen die wirklich Sinn machen Zuerst das prüfen, was man ohnehin schon macht Weniger ist mehr => aber machen => rollender Prozess Mit wenigen Prüfungen beginnen Checklisten laufend erstellen und anpassen Einbezug Betroffener Führungsaufgabe (ton of the top) – Mitarbeiter und Bürger einbeziehen Basis ist ein bestehender Managementprozess und eine

Managementphilosophie Wissen und Inputs extern einkaufen bzw. beschaffen, Instrumente und

Implementierung selber machen Wenige, einfache und nachvollziehbare Schritte IKS als stetiger Weg zur Verbesserung betrachten

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IKS – ein Papiertiger?