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CHANGE- UND CLAIM-MANAGEMENT
IT works unlimited GmbH & Co. KG Tel.: +49 5251 28816-0 Homepage: www.itwu.de Stettiner Str. 26 33106 Paderborn Fax: +49 5251 28816-29 E-Mail: [email protected]
Nachforderungen, wie Änderungs-wünsche von Kunden sowie Fehler von Mitarbeitern oder Lieferanten, treten im Rahmen eines laufenden Projekts häufig auf. Um diese Claims ganzheitlich und langfristig bearbeiten zu können, be-nötigen Sie eine automatisierte Software-lösung, in der Sie derartige Prozesse vollständig abbilden können. Ein speziell an Ihre Projekte angepasstes CCM kann Sie von der Früherkennung relevanter Ereignisse über die Genehmigungs- und Kostenkontrolle bis zur Auswertung sämtlicher Claims im Laufe des gesamten Projekts unterstützen.
Denn das Wichtigste ist doch, dass Sie flexibel und schnell auf sämtliche Ver-änderungen und Ereignisse in Ihrem Pro-jekt reagieren können, um die Wünsche und Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen zu können. Neben einer hohen Kunden-zufriedenheit, bedeuten die durch ein individuelles CCM optimierten Prozesse geringere Ausfallzeiten innerhalb Ihrer Projekte. Damit sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern verschaffen sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil gegen-über Ihrer Konkurrenz.
Darüber hinaus kann sich eine individuelle Softwarelösung der Arbeits-weise Ihrer Mitarbeiter und Ihren internen Compliance-Regelungen anpassen. So wächst zum einen die Akzeptanz dieser Lösung bei Ihren Mitarbeitern und zum anderen die Sicherheit vor rechtlichen Folgen im Hinblick auf Zugriffs- und Genehmigungsrechte. Nutzen Sie also die Vorzüge einer individuellen CCM-Lösung und behalten sie Ihre Claims immer schön im Auge.
Mögliche Prozesse innerhalb des
Change- und Claim-Managements:
Frühwarnsystem: Ereignisse, die
eventuell zu einem Claim führen
können, müssen erfasst und
an Kunden oder Lieferanten
weitergeleitet werden
Sämtliche Projektdokumente wie
Früherkennungs- und Änderungs-
meldungen, Anspruchsgrund-
lagen und Nachträge müssen
dokumentiert und archiviert werden
Strategische , finanzielle und
terminliche Konsequenzen des
Claims müssen überwacht und
transparent gemacht werden
Notwendige Maßnahmen zur
Bearbeitung der Claims müssen
rechtzeitig eingeleitet werden
Genehmigungsstufen und Fristen
müssen individuell abgebildet und
überwacht werden
Übergänge zu anderen Abteilungen
wie der Rechtsabteilung, dem
Einkauf und der Qualitätssicherung
müssen geschaffen werden
Auswertungen der Claims dienen
als zukünftige Planungsgrundlage
Die Komplexität der Prozesse im Change- und Claim-Management sowie die Vielzahl an Abteilungen, die einbezogen werden müssen, stellt hohe Anforderungen an die entsprechende Lösung.
Behalten Sie Ihre Claims im AugeIm Rahmen des Projektmanagements muss Ihr Unternehmen schnell und gezielt auf Änderungswünsche von
Kunden und auf Produktionsabweichungen reagieren, da diese das gesamte Projekt maßgeblich beeinflussen
können. Das ITWU-Change- und Claim-Management (CCM) hilft Ihnen dabei, die zahlreichen Konsequenzen und
damit verbundenen Aufgaben im Auge zu behalten.
Ihr individuelles Change- und Claim-Management
Claim
Claim kategorisieren
Passiver Claim
Aktiver Claim
Stellungnahme von Verursacher
einholen
Claim bewerten auf Basis der
Stellungnahme
Claim abgelehnt
Lieferanten-informationen
an Einkauf sicherstellen
Claim weiter-
behandeln
Verhandlungs-strategie festlegen
Claim verhandeln und Ergebnisse dokumentieren
Lieferanten-informationen
an Einkauf sicherstellen
Freigabe des Claim
SOX
Claim Meldung erstellen und versenden
Beweise sichern und
dokumentieren
Einigung / Claim
finalisieren
Einigung / Vertrags-nachtrag
Streitfall Ablehnung Weiter-
belastung
Bestellnachtrag bearbeiten
Angebot erstellen und verhandeln
Übergabe an Rechtsabteilung
Entscheidung an Dritte weitergeben
Claim an Dritte weiterbelasten
Claim über-
arbeiten
Projektleiter
Rechtsabteilung
Einkauf
Geschäftsführung
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Features des ITWU-CCMs:
Digitale und standardisierte
Erfassung sämtlicher kritischer
Ereignisse im Projekt
Informations- und
Aufgabenverteilung mit Hilfe
von Benachrichtigungs- und
Wiedervorlagefunktionen
Dokumentation und
Archivierung sämtlicher
Projektdokumente mithilfe einer
individuellen Kategorisierung
Workflow zur Genehmigung
von Früherkennungs- und
Änderungsmeldungen, Nach-
tragsangeboten, Claims uvm.
Historienfunktion zur Über-
wachung der vorgenommenen
Änderungen an Dokumenten
und Daten
Kalkulation und Kontrolle des
finanziellen und zeitlichen
Mehraufwandes
Verschiedene Auswertungs-
möglichkeiten mithilfe von
automatisch generierten
Excel-Sheets
Hohe Performance durch
Replikationsmöglichkeiten,
beispielsweise auf einen
lokalen Baustellenserver
Benachrichtigungen mit eigenen Kommentaren zu dem entsprechenden Änderungsdokument versandt werden. Zum anderen bietet es die Möglichkeit, Wiedervorlagen für Projektmitarbeiter anzulegen, die sie termingerecht an zu erledigende Aufgaben erinnern. So kann die Informations- und Aufgabenverteilung schnell und ohne Medienbrüche von statten gehen. Dokumentation und Archivierung:
Zudem dient das Änderungsdokument als zentrale Ablage aller projektbezogenen Dokumente. Projektpläne, Telefonnotizen, E-Mails, Nachforderungsmeldungen uvm. können durch eine individuell erweiter-bare Kategorisierung anhand von Schlüsselwörtern jederzeit schnell und einfach wiedergefunden werden.
Standardisierte Erfassung:
Am Anfang eines jeden Claims steht die Änderungsmeldung. In diesem standardisierten Dokument kann jeder Projektmitarbeiter die Ereignisse auf der Baustelle erfassen und direkt an die Verantwortlichen in der Unternehmens-zentrale weiterleiten. So erhält beispiels-weise der Projektleiter sofort einen Über-blick über die Art und die terminlichen Folgen der Änderung. Diese Daten werden automatisch in ein Änderungsdokument übertragen, welches zur weiteren Bearbeitung des Claims genutzt wird. Benachrichtigungen und Wiedervorlagen:
Im Änderungsdokument stehen den ver-antwortlichen Mitarbeitern verschiedene Benachrichtigungsfunktionen zur Ver-fügung. Zum einen können hier einfache
Änderungsmeldung mit automatischer Weiterleitung an den Projektleiter
Benachrichtigungs- und Wiedervorlagefunktion
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und wann das Dokument erstellt, ge-speichert, geändert oder gelöscht wurde. Aufwandskalkulation und -kontrolle:
Die finanziellen und terminlichen Kon-sequenzen eines Claims werden ebenfalls im Änderungsdokument festgehalten. Bei aktiven Claims werden hier der eigene Arbeitsaufwand sowie die Leistungen von anderen Lieferanten zur Weiterbelastung an Dritte gesammelt und kalkuliert. Im Falle einer Change Order des Kunden ist es möglich, die Aufwandsschätzung für ein erneutes Nachtragsangebot zu be-rechnen und zu dokumentieren. Auf dieser Basis können alle antizipierten Kosten und Zeitverzögerungen des Projektes kontrolliert und angepasst werden. Bei dieser Kostenkontrolle unter-stützen Sie zudem verschiedene Aus-wertungsmöglichkeiten des CCM. Auswertungsmöglichkeiten:
Um den Projektmitarbeitern und anderen Verantwortlichen einen besseren Über-blick über den Ablauf und Fortschritt eines Projektes zu geben, können die Claims nach verschiedenen Kriterien sortiert werden, z.B. anhand ihres Status.
So ist jederzeit ersichtlich, welche Claims sich noch in der Erfassungs- und Bearbeitungsphase befinden und welche bereits abgeschlossen sind. Darüber hinaus bietet das CCM noch eine andere Möglichkeit, die unterschiedlichen Änderungstypen (passiver und aktiver Claim, Change Order, Versicherungsfall usw.) eines jeden Projektes übersichtlich darzustellen. Zu diesem Zweck wird per Knopfdruck ein Excel-Sheet generiert, welches alle relevanten Kennzahlen des Änderungstyps übernimmt. Diese Auswertungen können später für ähnliche Projekte zu Kalkulations- und Planungs-zwecken herangezogen werden. Hohe Performance:
Zu guter Letzt kann das ITWU-CCM auf jeden beliebigen Server repliziert werden. Die Projektmitarbeiter auf der Baustelle müssen folglich nicht mehr mit langen Ladezeiten durch die instabilen Leitungen zum Unternehmensserver rechnen. Die Anwendung kann direkt auf den lokalen Baustellenserver repliziert werden und sich einfach regelmäßig mit dem CCM auf dem Unternehmensserver abgleichen.
Genehmigungsworkflows:
Die integrierte Workflow-Engine ist eine der wichtigsten Komponenten des CCMs. Hier werden Genehmigungsstufen und Verantwortlichkeiten eines jeden Projektes gemäß den firmeninternen Compliance-Regeln festgelegt. Zum einen garantiert der digitale Workflow gekoppelt mit der Wiedervorlagefunktion, dass kein zu genehmigendes Dokument auf seinem langen Weg durch die Abteilungen verloren geht. Zum anderen verringert es das Risiko rechtlicher Konsequenzen bei Verstößen gegen die Compliance-Regeln. Denn so gelangt eine Nachforderungs-anfrage mit einem Wert von 1 Mio. € ohne Umwege zur Geschäftsführung und nicht erst zum Projektleiter, der gar nicht die Befugnis hat, eine derartige Summe zu genehmigen. Historienfunktion:
Die Historienfunktion in Änderungs- und Projektdokumenten unterstützt Sie ebenfalls in der Einhaltung Ihrer Compliance-Regeln, indem Sie alle Tätig-keiten, die ein Mitarbeiter an einem Dokument durchführt, dokumentiert. So ist es einfach nachvollziehbar, von wem
Kalkulation der Kosten und Verzögerungen im
Änderungsdokument
Auswertung der Mehr- und Minderkosten innerhalb eines Projektes
Zentrale Ablage aller Dokumente und Historienfunktion Integrierte Workflow-Engine
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Das ITWU-CCM bietet durch seine offene Struktur zahlreiche Möglichkeiten für Anpassungen gemäß Ihren Wünschen und Anforderungen, so dass Sie auf Veränderungen in Ihrem Projektumfeld und Ihren Geschäftsprozessen schnell und flexibel reagieren können. Die oben beschriebenen Features sind bereits in einer fertigen Lösung zusammengefasst, welche aber jederzeit mit weiteren
Bausteinen erweitert werden kann. Um Ihren individuellen Ansprüchen noch besser gerecht zu werden, können wir natürlich auch diese Bausteine an die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter anpassen. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige dieser Bausteine etwas näher vorstellen. Sollten Sie noch weitere Ideen und Vorschläge für Ihr ganz persönliches CCM haben, zögern Sie nicht uns darauf anzusprechen!
Schnittstellen zu anderen Anwendungen:
Schnittstellen zwischen verschiedenen Anwendungen optimieren Ihre Prozesse und erleichtern die Arbeit Ihrer Mitar-beiter. Mit Hilfe dieses Bausteins können Sie beispielsweise Daten aus Ihren SAP-Systemen in das CCM importieren oder die entsprechenden Kontaktdaten Ihrer Kunden aus Ihrem Customer Relationship Management auswählen – und zwar nicht mit Hilfe von lästigen Copy-and-Paste-Tiraden, sondern mit wenigen Klicks und ohne dass Sie aus dem CCM in eine andere Anwendung wechseln müssten.
Mail-Import:
Mit diesem Baustein können Sie sowohl empfangene als auch gesendete E-Mails aus sämtlichen Ordnern Ihres Mailfiles inklusive ihrer Anhänge in das CCM importieren. Dabei werden der Betreff, das Empfangs- bzw. Absendedatum sowie der Empfänger und Absender über-nommen, um eine bessere Übersicht über die gesamte Korrespondenz innerhalb des Projektes zu gewährleisten. Verwaltung von Office-Vorlagen:
Die offene Struktur des ITWU-CCMs bietet darüber hinaus die Möglichkeit, MS Office-Dokumente an die Anwendung anzubinden. Mit Hilfe dieser Office-Schnittstelle können Sie beispielsweise ganz einfach eine neue Aufwands-schätzung aus dem Änderungsdokument heraus generieren. Hierbei werden bereits definierte Kunden- und Projektdaten aus dem CCM in das Office-Dokument exportiert, so dass Sie die Aufwands-schätzung nur noch mit erweiterten Informationen ergänzen müssen.
Weitere Bausteine des ITWU-CCMs:
Schnittstellen zu anderen
Anwendungen, wie z.B. SAP-
Systemen oder dem Customer
Relationship Management
Import von empfangenen und
gesendeten E-Mails inklusive
ihrer Anhänge
Anbindung und Verwaltung
von MS-Office-Vorlagen
uvm.
Schnittstelle zu anderen Anwendungen
Schnittstellen zu Korrespondenz-
datenbank und Mailfile
Auswahl einer Office-Vorlage