Herzlich Willkommen
zum Vortrag
GoBD – Neue Spielregeln für die
Buchführung
mit
Anja Wilde und Ralph Tischner
Gliederung
1. Grundlegende Änderungen in der Buchhaltung und Kassenführung
2. Wie und wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
3. Kassenführung und GoBD
4. Wie läuft die Betriebsprüfung ab Geltung der GoBD ab?
5. Was passiert bei Verstößen?
6. Die elektronische Rechnung
1. Grundlegende Änderungen in der Buchhaltung und
Kassenführung
GoBD = „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in
elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“
• BMF Schreiben vom 14.11.2014
• Anzuwenden für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31.12.2014
beginnen
• keine Übergangsregelung
1. Grundlegende Änderungen in der Buchhaltung und
Kassenführung
Generalnorm der GoBD:
Die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher
Aufzeichnungen ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die
Ordnungsmäßigkeit bei manuell erstellten Büchern und
Aufzeichnungen
Anforderungen an Ordnungsmäßigkeit ergeben sich aus
- außersteuerlichen Rechtsnormen (handelsrechtliche GoB)
- steuerliche Ordnungsvorschriften (insb. §§ 145 bis 147 AO)
1. Grundlegende Änderungen in der Buchhaltung und
Kassenführung
Welche Anforderungen/ Grundsätze sind zu beachten?
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Punkt 1.1.)
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung:
– Vollständigkeit (Punkt 1.2.)
– Richtigkeit (Punkt 1.3.)
– zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (Punkt 1.4.)
– Ordnung/ Klarheit (Punkt 1.5.)
– Unveränderbarkeit (Punkt 1.6.)
1.1. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
§ 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 Satz 2, 3 HGB:
„Die Verarbeitung einzelner Geschäftsvorfälle sowie das dabei
angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren müssen
nachvollziehbar sein. Die Buchungen und die sonst erforderlichen
Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder
nachgewiesen werden können. (Belegprinzip)“
Was ist zu tun?
- progressive und retrograde Prüfbarkeit der Unterlagen gewährleisten
- Nachprüfbarkeit erfordert aussagekräftige und vollständige
Verfahrensdokumentation
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) gegeben sein
1.1. Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
1.2. Grundsatz der Vollständigkeit
§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB:
„Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen
(Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Eine vollständige und
lückenlose Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen ist auch dann
gegeben, wenn zulässigerweise nicht alle Datenfelder eines
Datensatzes gefüllt sind.“
1.2. Grundsatz der Vollständigkeit
Was ist zu tun?
- Aufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls (Einnahme, Ausgabe,
Entnahmen, Einlagen)
- Ausnahme: Kasse Tageseinnahmen als eine Summe erfassbar (bei
offener Ladenkasse und wenn nicht einzelaufzeichnungspflichtig)
- branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und
Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen
- Aufbewahrungspflicht für freiwillig geführte elektronische
Aufzeichnungen aus betriebswirtschaftlichen oder sonstigen Gründen
(Vorlegen in maschineller Form)
1.3. Grundsatz der Richtigkeit
„Gemäß § 146 Abs. 1 AO und § 239 Abs. 2 HGB
sind Geschäftsvorfälle in Übereinstimmung mit den tatsächlichen
Verhältnissen und
im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch
Belege abzubilden,
der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und
bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.“
1.4. Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung
„Das Erfordernis zeitgerecht zu buchen verlangt, dass ein zeitlicher
Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen
Erfassung besteht“
GoBD gehen hier deutlich über bislang an Praxis gestellte
Anforderungen hinaus
1.4. Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung
Was ist zu tun?
- bare Geschäftsvorfälle: tägliche Erfassung
- unbare Geschäftsvorfälle:
Erfassung innerhalb von 10 Tagen ins Journal
- Führung von Kontokorrentkonten für Waren- und
Kostenrechnungen, wenn zwischen Rechnungseingang und
Bezahlung mehr als 8 Tage liegen (Tz. 49, R 5.2 Abs. 1 EStR)
gilt auch für Einnahmenüberschussrechner!!
1.4. Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung
Anforderungen an Steuerpflichtige, deren Buchhaltung monatlich,
quartalweise oder jährlich gebucht werden:
Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des
folgenden Monats in den Büchern bzw. vergleichbare Aufzeichnungen
und
organisatorische Vorkehrungen gegen Verlust der Unterlagen
z.B. Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch
Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische
Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschafts-
systemen, Fakturierungssystemen etc.
1.4. Grundsatz der zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung
Stempel für Verfahrensdokumentation
(Eingangsrechnungen)
Namenskürzel
Posteingangsnummer:
Rg erhalten am:
Lieferscheinnummer:
Rg sachlich richtig? ja nein
Rg rechnerisch richtig? ja nein
Fibu-Konto:
Rg erfasst am:
Zahlungsfreigabe am:
bezahlt am:
Zahlung verbucht am:
1.5. Grundsatz der Ordnung (Klarheit)
§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB:
„Der Grundsatz der Klarheit verlangt u.a. eine systematische Erfassung
und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen“
1.5. Grundsatz der Ordnung (Klarheit)
Was ist zu tun?
- Belege und Aufzeichnungen nach bestimmten Ordnungssystem
führen (Ordner mit Monat, Einnahmen und Ausgaben)
- getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen
- getrennte Verbuchung von nicht steuerbaren, steuerfreien und
steuerpflichtigen Umsätzen auf die einzelnen Konten in der
Buchhaltung
1.6. Grundsatz der Unveränderbarkeit
„Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise
verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar
ist.
Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren
Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später
gemacht worden sind.“
1.6. Grundsatz der Unveränderbarkeit
Was ist zu tun?
• Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze,
elektronischer Dokumente und elektronischer Unterlagen
– hardwaremäßig
– softwaremäßig
– organisatorisch
1.6. Grundsatz der Unveränderbarkeit
Was ist zu tun?
- Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen
Buchungen oder Aufzeichnungen müssen protokolliert werden
(Stammdaten, Geschäftsbriefe)
- Änderungen bei Kasseneinzelaufzeichnungen und
Warenwirtschaftssystemen (sog. Vorsystemen) müssen protokolliert
sein,
d.h. Excel-Tabellen scheiden aus, da hier nachträgliche Änderung
jederzeit unprotokolliert möglich ist
Lösung:
Abspeichern der Excel-Tabelle als pdf
Belege zur Excelliste nummerieren und Nummerierung in Excelliste
mitführen
2. Wie und wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
2.1. Wie müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
2.2. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach dem HGB
2.3. Vorschriften der Abgabenordnung (AO)
2.4. Aufzeichnungen nach anderen Vorschriften
2.1. Wie müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
• Art der Aufbewahrung (elektronisch oder Papier)
• Geschäftsbriefe und E-Mails
2.1. Wie müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
• Möglichkeit des ersetzenden Scannens
Anforderungen an das Scannen:
Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:
- wer scannen darf
- nach welchem Zeitpunkt gescannt wird (z.B. beim Posteingang,
während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)
- welches Schriftgut gescannt wird
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original
erforderlich ist
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
2.1. Wie müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
• Elektronische Kontoauszüge (BMF-Schreiben v. 25.7.2014):
„Elektronische Kontoauszüge sind als Buchungsbeleg
anzuerkennen, wenn der elektronische Kontoauszug bei Eingang
vom Steuerpflichtigen auf seine Richtigkeit geprüft und dieses
Verfahren dokumentiert/ protokolliert wird.“
2.2. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach dem HGB
10 Jahre 6 Jahre
Handelsbücher empfangene Handelsbriefe
Inventare Wiedergabe der
abgesandten Handelsbriefe
Eröffnungsbilanzen
Jahresabschlüsse/
Konzernabschlüsse
Lageberichte
Buchungsbelege!!!
2.2. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach dem HGB
- digitale Aufbewahrung für alle Unterlagen möglich, wenn folgende
Voraussetzungen erfüllt sind:
• abgespeicherte Daten müssen inhaltlich mit Originalunterlagen
übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden
• Die Daten müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)
verfügbar sein und sie müssen innerhalb angemessener Frist lesbar
gemacht werden.
Ausnahmen:
Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse weiterhin in Papierform
2.3. Vorschriften der Abgabenordnung (AO)
§ 147 AO regelt steuerliche Aufbewahrungspflichten und - fristen
= grundsätzlich handelsrechtliche Regelung
Ergänzung:
bei Nutzung eines Datenverarbeitungssystems:
- Recht auf Einsichtnahme und Nutzung durch Betriebsprüfer
- Daten auf verwertbaren Datenträger bereitstellen
- Kosten trägt Steuerpflichtiger
ausgedruckte Form reicht nicht
2.4. Aufzeichnungen nach anderen Vorschriften
„Nach § 140 AO sind die außersteuerlichen Buchführungs- und
Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung
sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen.“ (BMF Tz 3)
– Aufzeichnungspflichten für bestimmte Rechtsformen (§ 91ff AktG, §§ 41ff
GmbHG, §§ 33 GenG)
– Aufzeichnungspflichten nach bestimmten Branchen (Fahrlehrergesetz,
Gewerbeordnung, Kreditwesengesetz, Apothekenbetriebsordnung)
Folge:
laut BMF Ausdehnung der Aufbewahrungsfristen auf 10 Jahre für
Unterlagen die steuerlich bedeutsam sind (Streitpunkt bei
Betriebsprüfung)
2.4. Aufzeichnungen nach anderen Vorschriften
freiwillig geführte Aufzeichnungen, ohne hierzu verpflichtet zu sein, die
für Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren und
vorzulegen (§ 146 (6) AO)
Bsp. zur Optimierung der Öffnungszeiten führt Gastwirt freiwillig
Aufzeichnungen der Umsätze mit Uhrzeit
2.4. Aufzeichnungen nach anderen Vorschriften
aus Einzelsteuergesetzen:
- Vermieter optiert zu umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen (USt-Option):
Aufzeichnungen zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer
Berechnung (§ 22 UStG) nötig
Einnahmen-Überschussrechnung:
- Führung eines Anlagenverzeichnisses
- Aufzeichnung Einlagen/ Entnahmen für Berechnung nicht abziehbarer
Schuldzinsen
- Aufzeichnungen über nicht abziehbare Betriebsausgaben
(u.a. Geschenke > 35€, Bewirtungskosten, häusliches Arbeitszimmer)
3. Kassenführung und GoBD
Kassenführung
Grundlagen der Kassenführung:
Buchführungspflicht nach § 238 HGB: Jeder Kaufmann ist verpflichtet
Bücher zu führen
Steuerrecht: „§ 146 Abs. 1 AO: Die Buchführung und die sonst
erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, zeitgerecht und
geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
sollen täglich festgehalten werden.“
=>Kaufleute mit nicht unerheblichen Bareinnahmen sind zur
Führung einer Geschäftskasse verpflichtet!
Kassenführung
Allgemeine Anforderungen an die Buchführung:
• Grundsatz der Übersichtlichkeit
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit
• Grundsatz der Wahrheit
• Grundsatz der Ordnung und Klarheit
• Grundsatz der Vollständigkeit
• Grundsatz der zeitgerechten Buchung
Kassenführung
Grundlagen der Kassenführung:
• Keine Registrierkassenpflicht in Deutschland
• Verschieden Möglichkeiten:
Offene Ladenkasse
Mechanische Registrierkasse
Elektronische und digitale Kassen
Waagen mit Registrierkassenfunktion
Taxameter
Geldspielgeräte
Automaten (Fahrscheine, Parkscheine, Zigaretten etc.)
Kassenführung
Grundsatz der Einzelaufzeichnung:
Jeder Geschäftsvorfall (Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben,
Entnahmen, Einlagen) ist aufzuzeichnen.
Ausnahme Einzelhandel: Waren von geringem Wert
an eine unbestimmte Vielzahl
nicht bekannter und nicht feststellbarer
Personen
Grenze 15.000€: Bargeschäfte über 15.000 Euro müssen
immer einzeln aufgezeichnet werden
Außersteuerliche Pflichten zur Einzelaufzeichnung gelten auch für
das Steuerrecht!
Kassenführung
Beispiele für Aufzeichnungspflichten:
Branche Unterlagen Vorschrift
Apotheken Herstellungs- und Prüfungsbücher §22 Apothekenbetriebsverordnung
§§ 13 - 15 Betäubungsmittel-
Nachweis über Verbleib und Bestand von Betäubungsmitteln verschreibungsverordnung
Automatenaufsteller Spieleinsätze, Gewinne und Kassenbestand § 13 Abs. 9 SpielV
Beherberungsgewerbe Meldevordrucke § 16 Melderechtsrahmengesetz
Kino Aufzeichnung über Höhe der Einnahmen § 66 Filmfördergesetz
Schornsteinfeger Kehrbücher § 19 Schornsteinfeger-
Handwerksgesetz
Waffenhandel Waffenhandelsbücher § 23 Waffengesetz
Kassen
Proprietäre Kassen PC-Kassensysteme offene Ladenkasse
Geldlade, Schuhkarton,
Rechenmaschine ohne
Speicher
PC mit
Betriebssystem
(Windows, Linux und
Kassensoftware)
ohne
elektronisches
Journal
(Papierrolle)
mit
elektronischem
Journal
Offene Ladenkasse
Geschäftsvorfälle werden i. d. R: nicht einzeln aufgezeichnet.
Vereinnahmtes Geld landet in einer Schublade. Quittungen und Bons
werden meist nicht erteilt. Einsatz überwiegend in Kleinbetrieben
Voraussetzungen:
1. Zählprotokoll: gesetzlich nicht vorgeschrieben; jedoch
häufig hilfreich
2. Kassenbericht: Summarische Ermittlung der Tages-
einnahmen
Tägliche Auszählung des Bargeldend-
bestands ist unbedingt notwendig!
Offene Ladenkasse
Zählprotokoll vom _____________
Kassenbestand bei Geschäftsschluss (durch Zählen ermittelt)
Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag
500 EUR 10 EUR 20 ct
200 EUR 5 EUR 10 ct
100 EUR 2 EUR 5 ct
50 EUR 1 EUR 2 ct
20 EUR 50 ct 1 ct
Gesamtbetrag:
Roth, 25.04.2016 18.30 Uhr
________________
Unterschrift
Offene Ladenkasse
1. Kassenbestand bei
Geschäftsschluss
2. + Ausgaben im Laufe des
Tages
3. + Privatentnahmen
4. = Summe
5. – Kassenbestand Vortag
6. – Einlagen
7. = Einnahmen
(Tageslosung)
Kassen
Proprietäre Kassen PC-Kassensysteme offene Ladenkasse
Geldlade, Schuhkarton,
Rechenmaschine ohne
Speicher
PC mit
Betriebssystem
(Windows, Linux und
Kassensoftware)
ohne
elektronisches
Journal
(Papierrolle)
mit
elektronischem
Journal
Registrierkassen
Grundsatz für elektronische Registrierkassen: Einzelaufzeichnung
Tagesendsummenbons („Z-Bon“) ausreichend, wenn Anforderungen
gemäß BMF-Schreiben vom 09.01.1996 erfüllt und tägliche
Erfassung der Einnahmen in einem Kassenbuch erfolgt.
Hinweis: Gilt nur für Kassen, die bauartbedingt nicht auf die
erweiterten Dokumentationspflichten umgestellt werden können
(Bestätigung durch Hersteller ist notwendig; nicht Händler)
=>gilt nur noch bis zum 31.12.2016!
Registrierkassen
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen:
Organisationsunterlagen: Bedienungsanleitung, Programmieranleitung
Protokolle über die Einrichtung von
Verkäufern etc.
Mit Hilfe der Kasse erstellte Rechnungen
Tagesendsummenbons mit fortlaufender „Z-Nummer“
Alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen
Ausdrucke der EDV-Registrierkasse
Registrierkassen
Erweiterte Aufbewahrungspflichten ab 2010:
• Journaldaten dürfen nicht mehr nach Erstellung des Z-Bons
vernichtet und gelöscht werden
• Alle Einzeldaten sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren
• Aufbewahrung der Daten 10 Jahre unveränderbar in einer
elektronisch verwertbaren Form
• Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten sind
aufzubewahren
• Unveränderbare und maschinell auswertbare Speicherung auf
externen Datenträger ist zulässig
Registrierkassen
Erweiterte Aufbewahrungspflichten ab 2010:
• Aufbewahrung in ausgedruckter Form nicht ausreichend
• Digitale Unterlagen und Strukturinformationen müssen in
auswertbaren Format vorliegen
• Konkrete Einsatzorte und –zeiträume der Kasse sind zu
protokollieren
Hinweis: Übergangsfrist für Geräte die diese Anforderungen nicht
erfüllen und Softwareanpassungen und Speichererweiterungen nicht
möglich sind bis zum 31.12.2016.
Kassenführung und neue GoBD
• Grundsätzlich keine Verschärfung, da auf die bestehenden BMF-Schreiben
verwiesen wird
• Weiterhin keine Pflicht zur elektronischen Registrierkasse!
• Wenn elektronische Kasse: Daten sind während der Aufbewahrungspflicht
jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und
maschinell auswertbar aufzubewahren
• Arten von Kassen: Registrierkasse, Waagen, Taxameter oder Weg-
streckenzähler
• Änderungen müssen in der Kasse dokumentiert sein
• Ausgedruckte Form ist nicht ausreichend
Aufbewahrung von Kassendaten
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Grundsatz: Kein Kassenbuch bei § 4 Abs. 3 EStG
Aber: Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben müssen durch
Aufzeichnungen oder Belege nachgewiesen werden
Soweit Einsatz „moderner“ Kassensysteme: digitale Aufzeichnungen
sind aufbewahrungspflichtig
Bei Einsatz von „Alt“ – Kassensystemen: Kassenendsummenbons sind
aufzubewahren
Bei Einsatz offener Ladenkasse: Kassenberichte aufbewahren
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre nach § 147 AO
Aufbewahrung von Kassendaten
Bilanzierende Betriebe
Grundsatz: Einzelaufzeichnung
Ausnahme: Tageslosung
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre nach § 257 HGB
4. Was passiert bei Verstößen?
Was passiert bei Verstößen?
„§ 158 AO: Die Buchführung und die Aufzeichnungen des
Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen,
sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen
des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu
beanstanden.“
Ein formeller Verstoß gegen die Buchführungs- und
Aufzeichnungspflichten bedeutet, dass die Vermutung der
inhaltlichen Korrektheit der Buchführung nicht mehr gilt.
„§ 162 AO: Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen
nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie zu schätzen…“
Was passiert bei Verstößen?
Die bloße Vermutung ist für die Schätzung nicht ausreichend. Finanzamt
muss nachweisen, daß das Ergebnis der Buchführung nicht korrekt ist.
Problem: Mängel bei GoBD + Abweichung von Richtsätzen
Mängel bei GoBD + Abweichung bei Geldverkehrsrechnung
Mängel bei GoBD + nicht erfasste Einnahme
(Kontrollmitteilung)
Kassenfehlbeträge
Fehlende Z-Bons
=> Bei bargeldintensiven Unternehmen kommt bei rund 95% der Fälle
bei Betriebsprüfungen zu Schätzungen!
Was passiert bei Verstößen?
Besonders intensive Prüfung des Finanzamtes bei:
• Bäcker, Metzger, Wirt
• Beherbergungsgewerbe
• Automatenaufsteller
• Taxi- und Mietwagengewerbe
• Apotheken
• Frisör- und Kosmetikbetriebe
• Markthändler, Schausteller
• etc.
Was passiert bei Verstößen?
Strafrechtliche Aspekte bei nicht deklarierten Kasseneinnahmen:
• § 370 AO: Steuerhinterziehung
• § 378 AO: leichtfertige Steuerverkürzung
• § 379 AO: Steuergefährdung
5. Wie läuft die Betriebsprüfung
ab Geltung der GoBD ab?
Betriebsprüfung ab Geltung der GoBD
„§ 147 Abs. 6 AO: Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines
Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im
Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten
Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung
dieser Unterlagen zu nutzen.
Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die
Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die
gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell
verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten
trägt der Steuerpflichtige.“
Betriebsprüfung ab Geltung der GoBD
Umfang des Datenzugriffs auf die nach außersteuerlichen und
steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen Unterlagen:
• Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung
• Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungspflichtige und
aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten:
z. B. Warenwirtschaftssystem
Zahlungsverkehrssystem
Materialwirtschaft
Zeiterfassung
Dokumenten-Management-System
Betriebsprüfung ab Geltung der GoBD
Weitere vorzulegende Unterlagen:
Teile der Verfahrensdokumentation, die einen vollständigen
Systemüberblick ermöglichen und für Verständnis erforderlich sind.
„Soweit in Bereichen des Unternehmens betriebliche Abläufe mit Hilfe
eines DV-Systems abgebildet werden, sind die betroffenen DV-
Systeme durch den Steuerpflichtigen zu identifizieren, die darin
enthaltenen Daten nach Maßgabe der außersteuerlichen und
steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht zu qualifizieren
(Erstqualifizierung) und für den Datenzugriff in geeigneter Weise
vorzuhalten.“
Betriebsprüfung ab Geltung der GoBD
Arten des Datenzugriffs
• Unmittelbarer Datenzugriff: Prüfer greift unmittelbar auf das DV-
system zu
• Mittelbarer Datenzugriff: Steuerpflichtiger wertet die Daten nach
Vorgaben der Finanzbehörde aus
• Datenträgerüberlassung: Finanzamt erhält Daten und Dokumente
und Unterlagen auf maschinell
lesbaren und auswertbaren Datenträger
6. Die elektronische Rechnung
Die elektronische Rechnung
Vor- und Nachteile
Vorteil elektronische
Rechnung
Nachteil elektronische
Rechnung
Kostengünstiger Versand Verpflichtung der
Lesbarmachung
Einsparungen beim Druck Aufbewahrung auf Papier evtl.
leichter praktikabel
Keine Papieraufbewahrung Vermerke von Hand nicht
möglich
Liquiditätsvorteil durch
schnelleren Versand
Abläufe müssen geändert
werden
Einfachere Kontrolle der
Richtigkeit
Risiko von Datenmissbrauch
Die elektronische Rechnung
„§ 14 Abs. 1 S. 2 UStG: Die Echtheit der Rechnung, die
Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet
werden.“
„§14 Abs. 1 S. 7 UStG: Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich
der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“
Hinweis: AGB´s anpassen?
Die elektronische Rechnung
Erlaubte Rechnungsformate
• Papierrechnung
• Elektronische Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur
(Dokumentensicherheit)
• Elektronische Rechnung übermittelt im EDI Verfahren
(Prozesssicherheit)
• Elektronische Rechnung, die in anderem Formaten ausgestellt
wurde, oder auf andere Weise übermittelt wurde
Die elektronische Rechnung
Erlaubte Rechnungsformate
Elektronische Rechnung = Rechnung, die in elektronischem Format
ausgestellt und empfangen wird
• Direkt in einer E-Mail
• .doc
• .xls
• .csv
• .txt
• .xml
• …
Die elektronische Rechnung
Übermittlung der Rechnung:
• Anhang einer E-Mail
• Web-Download
• Datenträgeraustausch
• EDI-Verfahren
Übermittlung als schlichte E-Mail ohne Signatur ist ausreichend
Die elektronische Rechnung
Anforderungen an elektronische Rechnungen:
• Echtheit der Herkunft (Authentizität)
• Unversehrtheit des Inhalts (Integrität)
• Lesbarkeit der Rechnung
+
• Alle gesetzlich erforderlichen Angaben
+
• Zustimmung des Empfängers
Die elektronische Rechnung
Anforderungen an elektronische Rechnungen:
• Echtheit der Herkunft: Echtheit der Herkunft ist gewährleistet,
wenn die Identität des Rechnungs-
ausstellers sichergestellt ist
• Unversehrtheit des Inhalts: Unversehrtheit des Inhalts ist
gewährleistet, wenn die nach dem UStG
erforderlichen Pflichtangaben während
der Übermittlung nicht geändert wurden
• Lesbarkeit der Rechnung: Rechnung ist in einer für das
menschliche Auge lesbaren Form
geschrieben
Die elektronische Rechnung
„§ 14 Abs. 1 UStG: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder
sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im
Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die
Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit
der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers.
Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen
Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die
Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung
gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren
erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung
schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des
Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine
Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
Die elektronische Rechnung
Knackpunkt: „verlässlicher Prüfpfad“:
• Zusammenhang zwischen der elektronischen Rechnung und der
zugrunde liegenden Leistung ist herzustellen
• Durch einen Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder Vertrag
überprüft der Unternehmer, ob die Rechnung inhaltlich
ordnungsgemäß ist, also die Rechnungsangaben und der leistende
Unternehmer zutreffend sind.
• Dokumentation des Rechnungsprüfungsprozesses durch
Checklisten oder Beschreibung ist notwendig
Die elektronische Rechnung
Knackpunkt: „verlässlicher Prüfpfad“:
Dokumentation pro Rechnung:
Sachlich richtig
Rechnerisch richtig
Echtheit der Herkunft
Unversehrtheit des Inhalt
Zahlung am ________
Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit