Wege aus dem E-Mail-Chaos

Drei Grundregeln für effizientes Arbeiten mit dem Medium E-Mail

Universität OsnabrückZentrum für Informationsmanagement und virtuelle LehreDr. Tobias Thelentobias.thelen@uni-osnabrueck.deFebruar 2014

(1) Alle Benachrichtigungen ausschalten!• Schalten Sie alle

automatischen Benachrichtigungen über neue Mails aus. (Töne, Pop-Up-Fenster etc.)

• Weshalb?– Sie warten ja nicht auf Mails, sondern arbeiten an

einer Aufgabe.– Die Benachrichtigung lenkt Ihre Aufmerksamkeit ab.– Aufmerksamkeitswechsel kosten viel Zeit.

(2) Mails nur dann lesen und bearbeiten, wenn Sie Zeit dafür haben.• Nehmen Sie sich Zeit für Ihre E-Mails.• Zum Beispiel: „Jetzt habe ich

20 Minuten Zeit, meine E-Mails zu bearbeiten.“• Warum?– Aufmerksamkeitswechsel werden vermieden.– Sie können Ihre Mails konzentriert nacheinander

bearbeiten.

(3) Jede Mail nur einmal anfassen• Jede Mail sofort nach dem Lesen bearbeiten:

– Beantworten und ablegen– Delegieren und ablegen– Zur Kenntnis nehmen und ablegen oder löschen– Nur im Ausnahmefall: In Ordner „später“

ablegen.

• Warum?– Mehrfach lesen kostet unnötig Zeit.– Wenn Mails nur gelesen werden, wenn Sie auch

Zeit für die Bearbeitung haben, gibt es keinen Grund, die Bearbeitung aufzuschieben.

Und der Effekt:

Ihr Posteingang ist immer leer!

Bildquellen:• http://pixabay.com/de/e-mail-nachricht-netz-nachrichten-63769/ - Lizenz: Public Domain (cc0)• http://pixabay.com/de/zeit-minuten-stoppuhr-zeitgeber-145734/ - Lizenz: Public Domain (cc0)• http://pixabay.com/de/eins-zeittafel-anzeigentafel-zahl-146653/ - Lizenz: Public Domain / cc0

Copyleft:

Universität Osnabrück, Zentrum für Informationsmanagement und virtuelle Lehre

Dr. Tobias Thelen

tobias.thelen@uni-osnabrueck.de

Februar 2014

Lizenz:

Creative Commons CC-BY-SA 3.0 DE