Leitfaden Berichtswesen
Team Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Inhaltsverzeichnis
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 2
1. Anmeldung im Portal und Zugriff auf das Berichtswesen
2. Berichtswesen Drittmittel
a) Belegliste Projekte
b) Mittelübersicht Drittmittel kompakt
3. Berichtswesen Haushalt
a) Belegliste Finanzstelle
4. Excelexport
5. Fehlermeldungen
6. Grundfunktionen des Systems (Anhang)
1. Anmeldung im Portal und Zugriff auf das Berichtswesen
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Seite 3
Das tuPORT-Portal der TU Berlin
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Vorausetzungen
• Computer mit Internetanschluss
• Aktueller Internetbrowser
• tubIT-Konto
• (m)TAN Liste
Das Portal tuPORT erreichen Sie über den Link:
https://tuport.sap.tu-berlin.de
Rufen Sie die tuPORT-Seite auf und loggen sich wie
gewohnt mit Ihrem TUB-Kontonamen bzw. tubIT-
Benutzernamen (1) und Ihrem Passwort (2) ein.
Durch Enter oder per Klick auf den Button
Anmeldung (3) werden Ihre Eingaben bestätigt.
Das tuPORT Portal der TU Berlin
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Seite 5
Ein weiteres Fenster öffnet sich:
Hier geben Sie bitte in das Feld mTAN (4) die
an Sie gesendete mTAN ein bzw. die
entsprechende Nummer aus Ihrer TAN-Liste.
Durch Enter oder per Klick auf den Button
Weiter (5) wird die Eingabe bestätigt.
Das tuPORT Portal der TU Berlin
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Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich
auf der Startseite des Portals. Von hier aus können
Sie konkrete Anwendungen oder Webseiten
aufrufen. Welche Kachel Sie im Portal sehen, wird
durch Ihre Nutzerrolle und die darin hinterlegten
Berechtigungen in SAP bestimmt.
Über Klick auf das Benutzericon (6) wird das
Benutzermenü geöffnet.
Hier haben Sie u. a. auch die Möglichkeit, sich per
Klick auf Abmelden (6.1) wieder aus dem Portal
abzumelden.
Um das Berichtswesen aufzurufen, klicken Sie
bitte die Kachel Verwaltung & Fakultäten (7) an.
6.1
Seite 6
Das tuPORT Portal der TU Berlin
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Seite 7
Es öffnet sich ein neues Browser-Fenster mit
Kacheln zum Berichtswesen.
Hier klicken Sie bitte auf die Kachel Berichtswesen
SAP BI Launchpad (8).
Die Startseite für das Berichtswesen öffnet sich.
Bei Ihrer ersten Anmeldung öffnet sich das Fenster
Datenschutz: Hier setzen Sie bitte den Haken bei
Diese Meldung nicht mehr anzeigen. Dann mit OK
oder Enter bestätigen.
2. Berichtswesen Drittmittel
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a) Belegliste Projekte
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Seite 9
Berichtswesen Drittmittel – Belegliste Projekte
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Seite 10
Sie befinden sich im Einstiegsbereich des
Berichtswesens. Im linken Bereich öffnen Sie den
Ordner TU Berlin (1) durch Doppelklick.
Im Detailbereich (rechts) werden Ihnen die Ordner
angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Dies können
folgende sein: Dokumente, Drittmittel und Haushalt.
Im Ordner Dokumente finden Sie Informationen zum
Berichtswesen, im Ordner Drittmittel Berichte zu
Projekten und im Ordner Haushalt finden Sie
Berichte zu Finanzstellen (Kostenstellen).
Um die Berichte für Ihre Drittmittelprojekte
aufzurufen, öffnen Sie den Ordner Drittmittel (2)
durch Doppelklick.
Wenn Sie einen Bericht zum ersten Mal öffnen,
erscheint die Meldung Automatisches Speichern und
Wiederherstellen von Dokumenten. Hier setzen Sie
bitte den Haken bei Nicht erneut benachrichtigen und
bestätigen dies mit OK oder Enter.
Berichtswesen Drittmittel – Belegliste Projekte
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Seite 11
Durch Doppelklick öffnen Sie die Belegliste
Projekte (ohne Personal und Steuern) (3).
Es öffnet sich ein neues Fenster mit Eingabe-
aufforderungen. Bitte klicken Sie auf das Icon
Werte regenerieren (4).
Klicken Sie danach auf das Plus-Zeichen (5), um
die Projekthierarchie aufzuklappen.
Klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol (6), um die
Schlüsselwerte (Projektnummern) einzublenden.
Berichtswesen Drittmittel – Belegliste Projekte
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Seite 12
Nun können Sie die Ihnen bekannte
Projektnummer direkt in das Eingabefeld (7)
eingeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei
Eingabe der Projektnummer den Bindestrich
nach der ersten Ziffer hier mit eingeben.
Sie können Ihr Projekt auch aus der angezeigten
Liste auswählen. Durch Doppelklick wird das
Projekt in das Auswahlfeld (7.1) übernommen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (7.2).
Bitte klicken Sie auf das Pfeil-Symbol (8), um den
Zugriff auf die Funktion Suchen Optionen zu
erhalten.
Dort wählen Sie bitte In Schlüssel suchen (9) aus.
7.1
7.2
Berichtswesen Drittmittel – Belegliste Projekte
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Seite 13
Bitte klicken Sie auf das Symbol Suchen (10),
damit Ihnen das Projekt im Auswahlfenster
angezeigt wird.
Um Ihr Projekt auszuwählen, klicken Sie im
Auswahlfenster Ihre Projektnummer (11) doppelt
an.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (12).
Der Bericht Belegliste Projekte (ohne Personal
und Steuern) für Ihr Projekt wird Ihnen nun
angezeigt.
Berichtswesen Drittmittel – Belegliste Projekte
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Seite 14
Filtermöglichkeiten:
Nachdem Sie die Belegliste geöffnet haben,
haben Sie die Möglichkeit, im
Navigationsbereich Filter zu setzen.
Sie können die Buchungen durch die
Auswahl Zahlstatus (1) nach allen Werten,
gezahlt, offen oder überfällig filtern. Je nach
Auswahl passt sich die Belegliste
automatisch an.
Sie haben zudem die Möglichkeit, direkt
nach einer FI-Belegnummer (2) zu filtern,
wenn Sie eine bestimmte Buchung suchen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (3).
Im aufgerufenen Bericht wird die Buchung
zur gewünschten Belegnummer angezeigt.
1
2
3
Berichtswesen Drittmittel – Belegliste Projekte
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Zahlstatus:
Bei der Auswahl Alle Werte werden Ihnen alle
Buchungen angezeigt.
Bei der Auswahl Gezahlt werden Ihnen jene Buchungen
angezeigt, die bereits gezahlt sind.
Bei der Auswahl Offen werden Ihnen alle Buchungen
angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden und deren
Zahlungsfrist noch nicht erreicht ist.
Bei der Auswahl Überfällig werden Ihnen die Buchungen
angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden und deren
Zahlungsfrist bereits überschritten sind.
b) Mittelübersicht Drittmittel kompakt
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Seite 16
Berichtswesen Drittmittel – Mittelübersicht kompakt
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Seite 17
Sie befinden sich im Einstiegsbereich des
Berichtswesens. Im linken Bereich öffnen Sie den
Ordner TU Berlin (1) durch Doppelklick.
Im Detailbereich (rechts) werden Ihnen die Ordner
angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Dies können
folgende sein: Dokumente, Drittmittel und Haushalt.
Im Ordner Dokumente finden Sie Informationen zum
Berichtswesen, im Ordner Drittmittel Berichte zu
Projekten und im Ordner Haushalt finden Sie
Berichte zu Finanzstellen (Kostenstellen).
Um die Berichte für Ihre Drittmittelprojekte
aufzurufen, öffnen Sie den Ordner Drittmittel (2)
durch Doppelklick.
Wenn Sie einen Bericht zum ersten Mal öffnen,
erscheint die Meldung Automatisches Speichern und
Wiederherstellen von Dokumenten. Hier setzen Sie
bitte den Haken bei Nicht erneut benachrichtigen und
bestätigen dies mit OK oder Enter.
Berichtswesen Drittmittel – Mittelübersicht kompakt
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Seite 18
Durch Doppelklick öffnen Sie die Mittelübersicht
Drittelmittel (kompakt) (3).
Es öffnet sich ein neues Fenster mit Eingabe-
aufforderungen. Bitte klicken Sie auf das Icon
Werte regenerieren (4).
Klicken Sie danach auf das Plus-Zeichen (5), um
die Projekthierarchie aufzuklappen.
Klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol (6), um die
Schlüsselwerte (Projektnummern) einzublenden.
Berichtswesen Drittmittel – Mittelübersicht kompakt
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 19
Nun können Sie die Ihnen bekannte
Projektnummer direkt in das Eingabefeld (7)
eingeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei
Eingabe der Projektnummer den Bindestrich
nach der ersten Ziffer hier mit eingeben.
Sie können Ihr Projekt auch aus der angezeigten
Liste auswählen. Durch Doppelklick wird das
Projekt in das Auswahlfeld (7.1) übernommen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (7.2).
Bitte klicken Sie auf das Pfeil-Symbol (8), um den
Zugriff auf die Funktion Suchen Optionen zu
erhalten.
Dort wählen Sie bitte In Schlüssel suchen (9) aus.
7.1
7.2
Berichtswesen Drittmittel – Mittelübersicht kompakt
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 20
Bitte klicken Sie auf das Symbol Suchen (10),
damit Ihnen das Projekt im Auswahlfenster
angezeigt wird.
Um Ihr Projekt auszuwählen, klicken Sie im
Auswahlfenster die obere Projektnummer (11)
doppelt an.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (12).
Berichtswesen Drittmittel – Mittelübersicht kompakt
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Seite 21
Der Bericht Mittelübersicht kompakt für Ihr
Projekt wird Ihnen nun angezeigt.
Der Bericht weist das Budget, die Ist-Zahlungen
(bereits gezahlte Rechnungen bzw. eingegangene
Geldeingänge), das Obligo (Rechnungen, die
noch nicht gezahlt sind bzw. Geldeingänge, für
die eine Forderung erfasst wurde, das Geld aber
noch nicht eingegangen ist) und die Spalte
Verfügbar aus.
Die erste Zeile ist die Summenzeile für Ihr
ausgewähltes Projekt. Im unteren Bereich finden
Sie die Informationen, aufgeschlüsselt nach Ein-
und Ausgabearten.
Die Summen sind in der Spalte Verfügbar farblich
gekennzeichnet: grün bedeutet Guthaben, rot
bedeutet, dass das Budget überschritten wurde.
3. Berichtswesen Haushalt
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Seite 22
a) Belegliste Finanzstellen
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Seite 23
Berichtswesen Haushalt – Belegliste Finanzstellen
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Seite 24
Sie befinden sich im Einstiegsbereich des
Berichtswesens. Im linken Bereich öffnen Sie den
Ordner TU Berlin (1) durch Doppelklick.
Im Detailbereich (rechts) werden Ihnen die Ordner
angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Dies
können folgende sein: Dokumente, Drittmittel und
Haushalt.
Um die Berichte für Ihre Finanzstelle
(Kostenstelle) aufzurufen, öffnen Sie den Ordner
Haushalt (2) durch Doppelklick.
Berichtswesen Haushalt – Belegliste Finanzstellen
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Seite 25
Durch Doppelklick öffnen Sie die Belegliste
Finanzstellen (ohne Personal und Steuern) (3).
Es öffnet sich ein neues Fenster mit Eingabe-
aufforderungen. Bitte klicken Sie auf das Icon
Werte regenerieren (4).
Klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol (5), um die
Schlüsselwerte (Finanzstellen) einzublenden.
Berichtswesen Haushalt – Belegliste Finanzstellen
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 26
Aufruf der Finanzstelle:
Aus der nun angezeigten Werteliste können Sie
Ihre Finanzstelle (6) auswählen. Sie können auch
mehrere Finanzstellen markieren (dazu die Strg-
Taste gedrückt halten) und damit auswählen.
Durch Klick auf den Pfeil nach rechts (7) werden
die markierten Finanzstellen in das Auswahlfeld
übernommen. Bitte beachten Sie zudem, dass Sie
nur die 8-stelligen Finanzstellen auswählen, da
nur diese bebucht sind.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (8).
Der aufgerufene Bericht wird Ihnen angezeigt.
Berichtswesen Haushalt – Belegliste Finanzstellen
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Seite 27
ACHTUNG!
Bitte prüfen Sie in der Auswahlliste (1), ob
Sie Finanzstellen versehentlich hinzugefügt
haben: Der Bericht wird Ihnen für alle
ausgewählten Finanzstellen angezeigt!
Sie können fälschlicherweise ausgewählte
Finanzstellen durch Klick auf den Pfeil nach
links (2) wieder aus der Auswahlliste
entfernen!
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (3).
Der aufgerufene Bericht wird Ihnen
angezeigt.
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2
3
Berichtswesen Haushalt – Belegliste Finanzstellen
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 28
Filtermöglichkeiten:
Nachdem Sie die Belegliste geöffnet haben,
haben Sie die Möglichkeit, im
Navigationsbereich Filter zu setzen.
Sie können die Buchungen durch die
Auswahl Zahlstatus (1) nach allen Werten,
gezahlt, offen oder überfällig filtern. Je nach
Auswahl passt sich die Belegliste
automatisch an.
Sie haben zudem die Möglichkeit, direkt
nach einer FI-Belegnummer (2) zu filtern,
wenn Sie eine bestimmte Buchung suchen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (3).
Im aufgerufenen Bericht wird die Buchung
zur gewünschten Belegnummer angezeigt.
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Berichtswesen Haushalt – Belegliste Finanzstellen
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Seite 29
Zahlstatus:
Bei der Auswahl Alle Werte werden Ihnen alle
Buchungen angezeigt.
Bei der Auswahl Gezahlt werden Ihnen jene Buchungen
angezeigt, die bereits gezahlt sind.
Bei der Auswahl Offen werden Ihnen alle Buchungen
angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden und deren
Zahlungsfrist noch nicht erreicht ist.
Bei der Auswahl Überfällig werden Ihnen die Buchungen
angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden und deren
Zahlungsfrist bereits überschritten sind.
Berichtswesen – Selektion in einem Bericht anpassen
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Seite 30
Um in einem aufgerufenen Bericht die Selektion (z. B.
Finanzstelle, Projektnummer etc.) zu ändern und den
Bericht entsprechend zu aktualisieren, klicken Sie bitte in
der Symbolleiste auf das Pfeil-Symbol neben dem Icon
für Regenerieren (1) und wählen aus der Liste die Option
RegenerierenAbfrage 1 (2).
Klicken Sie in das bereits ausgefüllte Auswahlfeld (3) und
markieren alle Einträge, die Sie aus dem Bericht
entfernen wollen (4).
Durch Klick auf den Pfeil links (5) wird das Auswahlfeld
geleert und Sie können wie zuvor beschrieben eine neue
Selektionsauswahl treffen.
5
4. Excelexport
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Seite 31
Berichtswesen – Excelexport
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 32
Um den Bericht nach Microsoft Excel zu exportieren,
wählen Sie in der Symbolleiste das Icon Export (1). Das
Fenster Exportieren öffnet sich.
Bitte ändern Sie den Dateityp von PDF (2) in Excel.
Berichtswesen – Excelexport
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Seite 33
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (3).
Es öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie den Bericht öffnen oder
speichern möchten. Hier treffen Sie bitte Ihre Auswahl.
3
5. Fehlermeldungen
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Seite 34
Fehlermeldungen
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 35
Beim Aufruf der Berichte können folgende
Fehlermeldungen erscheinen:
Fehlermeldung 1 erscheint, wenn Sie aus
Ihrer Werteliste ein Projekt oder eine
Finanzstelle auswählen, die noch nicht
bebucht sind.
Bitte beachten Sie zudem, dass Sie nur die
8-stelligen Finanzstellen auswählen, da nur
diese bebucht sind. Ansonsten erhalten Sie
ebenfalls Fehlermeldung 1.
1
Fehlermeldungen
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 36
Beim Aufruf der Berichte können folgende
Fehlermeldungen erscheinen:
Fehlermeldung 2 erscheint, wenn Sie Werte
regenerieren klicken und Berechtigungen
für nur eine Finanzstelle oder ein Projekt
haben, die jeweils noch nicht bebucht sind.
2
6. Grundfunktionen des Systems (Anhang)
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Seite 37
Grundfunktionen des Systems – Bildschirmaufbau
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Seite 38
Kopfbereich
Registerkarte Dokumente
Symbolleiste
Navigationsbereich
Ergebnisleiste
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Seite 39
Die oberste Zeile des SAP-Fensters - der Kopfbereich - enthält u. a. den Benutzernamen
des Kontos, mit dem Sie sich im BI-Launchpad angemeldet haben. Außerdem finden Sie
im Kopfbereich Zugang zu Ihren Anwendungen, Ihre Einstellungen, den Hilfebereich, die
Funktion zum Abmelden sowie das Suchfeld.
Die darunter angeordnete Symbolleiste enthält Menüs und Steuerelemente, über die
Objekte angezeigt und verwaltet werden können.
Der Dokumentenreiter dient zur Orientierung und beinhaltet alle geöffneten
Dokumente/Berichte.
Kopfbereich
Dokumentenreiter
Startansicht
Dokument geöffnet
Grundfunktionen des Systems
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Seite 40
Grundfunktionen des Systems
Ergebnisleiste
regenerieren
Zoom
Die Ergebnisleiste befindet sich am unteren Rand des SAP-Fensters.
Die Darstellung ändert sich, wenn ein Bericht geöffnet ist.
Aktuell geöffnetes Dokument Änderungen verfolgen:
aktivieren/deaktivierenZwischen
Seiten
wechseln
Ansicht
wechseln
Abdocken – Anheften/Lösen – Schließen
Abdocken (1) – durch einen Klick auf dieses Symbol wird das Dokument in
einem separaten Fenster geöffnet.
Anheften/Lösen (2) – durch einen Klick auf dieses Symbol können Sie Ihren
Bericht favorisieren und im Startmenü hinterlegen
Schließen (3) – durch einen Klick auf dieses Symbol können Sie den Bericht
schließen.
Reiter eines geöffneten Berichts
1 2 3
SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019
Seite 41
In der Symbolleiste finden Sie weitere Funktionen.
Bitte beachten Sie: Es stehen Ihnen derzeit nicht alle Funktionen zur Verfügung.
Ansicht ändern
Neue Datei (Strg + N)
Datei auswählen (Strg + O)
Sichern (Strg + S)
Drucken (Strg + P)
Suchen (Strg+F)
Verlauf anzeigen
Datei Exportieren
Nach Hierarchie navigieren
Rückgängig (Strg + Z)
Ein- /Ausblenden der Filterleiste
Wiederholen (Strg + Y)
Regenerieren
Datentracking-Modus
aktivieren/deaktivieren
Tabellenkopf mitlaufend
Gliederung anzeigen
Senden (z.B. per E-Mail) Ansicht (HTML oder PDF)
Hilfe
Grundfunktionen des Systems
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Die Navigationsübersicht (1) am linken
Bildschirmrand zeigt Ihnen alle verfügbaren
Dokumente/Berichte bzw. die Berichts-
Eingabesteuerelemente (2).
Sie können den linken Bereich durch Klick auf das
Doppelpfeil-Symbol „<<“ zusammenklappen bzw.
durch „>>“ aufklappen (3).
1
2
3
Grundfunktionen des Systems
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Datei öffnen oder Eigenschaften anzeigen
Neuen Ordner oder Dokument erstellen – Funktion steht nicht zur Verfügung
Einstellungen Hilfe Abmelden Suchen
Kopieren / Einfügen / Ausschneiden / Löschen / Favorit erstellen
Dokument senden (z. B. per E-Mail) – Funktion steht nicht zur Verfügung
Zusätzliche Informationen zur Datei
Weitere Aktionen (z. B. Änderungsverlauf anzeigen)
Regenerieren
Grundfunktionen des Systems
An jeder Stelle innerhalb des BI-Systems können Sie folgendes Abmeldeverfahren benutzen:
Klicken Sie auf Abmelden (1).
Bitte bestätigen Sie die darauffolgende Meldung, um sich abzumelden (2).
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1
2
Grundfunktionen des Systems – Abmelden
Mit Fragen und Anmerkungen können Sie sich jederzeit
an die Service-Adresse
wenden.
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Seite 45
Vielen Dank!