UNIVERS 45 LIGHT+ BLEISTIFT FEDERLEICHT 0,15 PT

TEIL I VOR DER MESSETEIL II WÄHREND DER MESSETEIL III NACH DER MESSE

UNIVERS 45 LIGHT+ BLEISTIFT FEDERLEICHT 0,15 PT

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I N H A L T

Herausgeber: MEPLAN GmbH, Olof-Palme-Straße 1, 81829 MünchenISBN 978-3-00-027670-5Copyright by MEPLAN GmbH

6 Mitarbeiterbriefing S. 18

7 Messegespräche S. 20

8 Leadmanagement S. 22

VOR DER MESSE To do am/ab

To do am/ab

To do am/abNACH DER MESSE

WÄHREND DER MESSE

1 Messeziele S. 4

2 Budgetkalkulation S. 6

3 Messestandkonzept S. 8

4 Besuchereinladung S. 14

5 NeueKontaktegewinnen S. 16

9 Messenacharbeit S. 24

10 Erfolgskontrolle S. 26

Messeerfolgsgutschein imWertvon1.200Euro S. 29

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E D I T O R I A L

Sehr geehrte Aussteller der electronica 2018,

als Weltleitmesse für Komponenten, Systeme und Anwendungen der Elektronik bringt die electronica Men-schen und Märkte zusammen.

In diesem hochprofessionellen Messeumfeld stehen Sie als Aussteller vor der Herausforderung, Ihre Ziel-gruppe auf sich aufmerksam zu machen und über erfolgreiche Kontakte Ihren Messeerfolg zu sichern. Eine überzeugende Präsentation Ihres Unternehmens und die präzise Planung und Umsetzung des Messeauftritts sind hierfür unerlässlich.

Mit der Initiative Messeerfolg wollen wir Ihnen Tipps, Tricks und Regeln näher bringen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Kunden zu überzeugen. Bewusst kurz und übersichtlich gehalten, können Sie unsere 10 STEPS Broschüre leicht in Ihre tägliche Arbeit vor, während und nach der Messe integrieren.

In zehn praxisbewährten Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Messeziele sicher und effizient erreichen. Tragen Sie am besten schon jetzt Ihre konkreten Termine ein, wann Sie mit welchem Schritt beginnen wollen. Antworten auf Ihre Kernfragen, Checklisten und Praxistipps erleichtern Ihnen zusätzlich die Realisation Ihres Messeprojekts.

Wir wünschen Ihnen einen guten Start in die Messevorbereitungen und eine erfolgreiche electronica 2018!

Ihr electronica Projektleitungsteam

Angela MartenProjektleiterin electronica

Angela Marten

H Ä U F I G E M E S S E Z I E L E

Kontaktziele: Stammkundenpflege, Neukundengewinnung

Informationsziele: Wettbewerbsbeobachtung, Benchmarking,

Gewinnung neuer Kooperationspartner

Kommunikationsziele: Steigerung des Bekanntheitsgrads, Imagever-

besserung, Einsicht in Kundenverhalten

Vertriebsziele: Vertragsabschlüsse,

Aufbau neuer Vertriebswege, Erschließung neuer Märkte

www.auma.deP R A X I S T I P P

MESSEZIELEWersichkeinekonkretenMessezielesetzt,kannsieauchnichterreichen.WelcheZieleverfolgenSiemitIhrerMessebeteiligung?WollenSievorrangigneueKundengewinnen,dasImageIhresUnternehmenspflegenoderProduktneuheitenpräsentieren?VonderDefinitionIhrerMessezielehängtdiegesamtePlanungIhresMesseauftrittsab:vonderStandflächen-wahlüberdasMessestanddesignunddieBesuchereinladungbishinzurBetreuungIhrerGästeamStand.

K E R N F R A G E NWieermittleichdieZielemeinerMessebeteiligung?Mit dem praktischen und kostenfreien MesseNutzenCheck des AUMA* erhalten Sie online einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Ziele von Messebetei li gungen. Außerdem fin-den Sie dort die richtigen Instrumente, um das Erreichen Ihrer Messeziele auch messen zu können. Mehr Infos unter www.auma.de

WiewerdenmeineMessezieleKernstückderMesseplanung?Binden Sie frühzeitig alle Bereiche Ihres Unternehmens, die direkt in Ihren Messe auftritt involviert sind, in die Planung mit ein. Erarbeiten Sie Ihre Messeziele gemeinsam und kommunizieren Sie diese an alle internen und externen Akteure. Die Vermittlung Ihrer Ziele ist ein ebenso wichtiger Bestandteil des Briefings externer Dienstleister wie auch Ihres Standpersonals.

WelcheVorteilebietenklarformulierteunddokumentierteMesseziele?Mit den richtig definierten Messezielen sorgen Sie für eine klare, durchgängige Messekommunikation und haben jederzeit einen verbindlichen Leitfaden für alle Messeaktivitäten an der Hand. Ihre Messe-ziele bilden auch die Basis für die wichtige Erfolgskontrolle nach der Messe. Je klarer Sie dabei Ihre Ziele definieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.

Orientieren Sie sich bei der Definition Ihrer Messeziele an Ihren Unternehmens-undMarketingzielsetzungen.

RechtzeitigeFestlegung – je früher, desto besser. Definieren Sie realistischeZiele, die Sie für jede Messe-

beteiligung neu festlegen bzw. überprüfen. Konzentrieren Sie sich auf Ziele, die konkretmessbarsind. Legen Sie fest, wie Sie das Erreichen Ihrer Ziele messen wollen. Kommunizieren Sie die Messeziele an alle Messebeteiligten in

Form einer schriftlichen Dokumentation.

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* Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e. V.

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K E R N F R A G E NWelcheKostenpositionensollteninmeineBudgetkalkulation miteinfließen? Der MesseNutzenCheck des AUMA (www.auma.de) vermittelt nicht nur einen Überblick über die Messeziele, sondern auch über die Kosten positionen einer Messe.

WieerhalteicheinerealistischeKalkulation? Der „Messebudgetplaner“ ermöglicht Ihnen die Berechnung Ihres Messebudgets für die wichtigsten messespezifischen Kosten. Dieses kostenlose Online-Tool erreichen Sie unter www.automatica-budgetplaner.de. Zudem sollten Sie die Nachkalkulation vergangener Messebeteiligungen prüfen und als Grundlage heranziehen.

WiegestalteichmeinenMesseauftritteffizienter, umKostenzureduzieren? Wer früh plant, spart bares Geld. Nichts verursacht mehr Kosten als kurzfristige Änderungen oder Last-Minute-Bestellungen. Prüfen Sie zu jedem Zeitpunkt, wie und wo Sie auf bereits Bestehendes zurückgreifen können. Sichern Sie durch regelmäßige Abstimmung mit Ihrem Messeteam die Einhal-tung des Budgets.

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BUDGETKALKULATIONMiteinerrealistischenBudgetkalkulationschaffenSieeinsolidesfinanziellesFundamentfürIhreMessebeteiligung.Grobeinschätzungen,Pi-mal-Daumen-Kalkulationenoderdievielbemühte„Hausnummer“führenimmerzuKompromisslösungen,dieIhreMessezielegefähr-den.Daheristesentscheidend,dassSievonAnfanganeineverlässlicheÜbersichtüberdieanfallendenMessekostenhaben. Planen Sie Ihr Budget frühzeitig!

BedenkenSieallePositionen:Standfläche, Gebühren, Versorgung (Strom, Wasser etc.), Messestandkonzeption, Messebau, Marketingmaßnahmen, Personal, Reisekosten, Catering etc. Achten Sie darauf, dass Ihr Budget auf Fakten basiert, nicht

auf groben Schätzungen. Überprüfen Sie die EinhaltungIhresBudgets durch eine Nachkalkulation im Anschluss an die Messe.

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www.electronica-budgetplaner.de

www.auma.de

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K E R N F R A G E NWodurchzeichnetsicheingutesStandkonzeptaus?Das optimale Standkonzept orientiert sich in erster Linie an den definierten Messe zielen. Wollen Sie beispielsweise den Bekanntheitsgrad Ihrer Produkte erhöhen, so stellt auch das Standkonzept die Inszenierung Ihrer Produkte in den Vordergrund. Ist Ihr wichtigstes Ziel dagegen der Neukunden-kontakt, so gilt das Hauptaugenmerk der Fernwirkung Ihres Standes und aufmerksamkeitsstarken Eyecatchern. In jedem Fall sollte Ihr Standkonzept eine klar formulierte Messe botschaft beinhalten.Messen leben vom Gespräch: Wichtig ist daher die Planung von Bereichen, die Gespräche in ange-nehmer Atmosphäre erlauben.Ein weiterer bedeutsamer Bestandteil der Gesamtkonzeption ist die Detailgestaltung des Standes. Achten Sie dabei auf die optimale Auswahl der Exponate sowie auf den gezielten Einsatz von Gra-fiken, Licht, Farbe und Materialien.

WoraufistbeiderStandaufteilungzuachten?Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung von Kommunikations- und Präsentationsbereichen: mit Pflanzen, semitransparenten Raumteilern oder durch getrennte Raumebenen. Schaffen Sie in jedem Bereich eine eigene Atmosphäre, beispielsweise durch unterschiedliche Bodenbeläge oder eine individuelle Beleuchtung. Kalkulieren Sie von Beginn an ausreichend Flächen für den Backofficebereich, Lager, Garderobe und vor allem für das Catering mit ein. Insbesondere darf die Bewirtung den Standablauf nicht stören. Einblicke in die Küche oder hinter Theken sind zu vermeiden.Eine besondere Herausforderung ist die intelligente Besucherführung am Stand: Informationstheken sollten als erster Anlaufpunkt unmittelbar ins Auge fallen, einzelne Standbereiche durch auffällige Be-schriftung klar gegliedert werden. Denken Sie an den Grundsatz „weniger ist mehr“ – vermeiden Sie Zutrittsbarrieren und achten Sie darauf, dass Sie Ihren Stand nicht „zustellen“. Auf genügend Platz für Exponate und Präsentationsmedien sollte geachtet werden.

MESSESTANDKONZEPT WelcheInformationenbenötigtIhrStandbaupartnerzurEntwicklungIhresindividuellenStandkonzepts?Je mehr Hintergrundinformationen Sie Ihrem Standbaupartner liefern, desto besser ist das Stand-konzept auf die Erreichung Ihrer Messeziele ausgerichtet. Messespezifisch spielen Informationen zur Lage, Größe und Art der Stand fläche eine Rolle. Haben Sie schon eine konkrete Vorstellung zur Bauweise Ihres Stands? Kennen Sie Ihre Standnachbarn? Hilfreich sind für Ihre Standbaupartner auch Fotodokumentationen älterer Messebeteiligungen oder Beispiele von Ständen, die Sie auf anderen Messen besonders beeindruckt haben. Zudem benötigt Ihr Standbaupartner genaue Infos darüber, welche Aktivitäten am Stand geplant sind (z. B. Präsentationen, Vorführungen, Events etc.). Maßgeblich wird aber ein Punkt das Standkonzept beeinflussen: Ihr verfügbares Budget.

MitderrichtigenIdeeüberzeugen.EinbeeindruckenderMessestandziehtBesucheranundlenktinteressierteBlickeaufIhrUnternehmen.EntscheidendsinddabeinichtdasStandbudgetunddie-größe,sonderneinschlüssigesStandkonzept,dasSiebeimErrei-chenIhrerMessezieleunterstützt.

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Ihr Messestand repräsentiert Ihr Unternehmen.

Ihr Standkonzept muss sich an Ihren Messezielen ausrichten.

Schaffen Sie angenehme Kommunikationsbereiche. Schließlich wollen Sie den persönlichenKontaktpflegen.

Kommunizieren Sie klareBotschaften.

Denken Sie bei der GrößeIhrerStandfläche auch an den Platzbedarf für Lagerraum, Backoffice oder das Catering.

Insbesondere bei der Gestaltung von Grafiken- und Informations-texten gilt: „Wenigeristmehr“.

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Kostengünstig und dennoch ausdrucksstark? Standardlösung und trotzdem individuell konfigurierbar? Die Systemstände von MEPLAN bieten jede Menge Freiraum. Ob schlichte, funktionale Basisversion auf 10 m² oder beeindru-ckende Glaskonstruktion über zwei Ebenen auf 120 m² Fläche: Unsere Systemstände sind so flexibel planbar, dass meist auch außergewöhnliche Ausstellerwünsche in Systembauweise realisiert werden können. Und das Beste: Die meisten Systemlösungen können Aussteller schnell und einfach online kalkulieren und bestellen.

SYSTEM

SYSTEMSYSTEMBAUWEISE

MAXI ONE DIALOGUEFRESH-SIGHT BALANCE

STANDBAUARTEN

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P R A X I S T I P PKonfigurierenundkalkulierenSieIhrenpersönlichenSystemstandonlineunter

Messedaten eingeben

Standtyp wählen

Stand-undTeppich- farbenwählen

Ausstattung wählen

SOFORTIGE PREISANGABE

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Die Mischbauweise zeichnet sich durch hochwertige, individuell konzipierte Standdesigns in flexibler Modularbauweise, geringen Planungs- und Reali-sierungszeiten sowie flexiblen Einsatzmöglichkeiten für unterschiedlich große Standflächen aus. Die Mischbauweise wird häufig genutzt für Stände zwischen 40 und 120 m².

INDIVIDUAL DESIGNMISCHBAUWEISE KONVENTIONELLE BAUWEISE

Hochwertige Standbauten, individuell gefertigte Unikate und exklusive Ausstattungs-details: Bei unseren Designständen legen wir größten Wert auf das Besondere, das Einzigartige und vollendete Qualität. Das optimale Zusammenspiel von Architekten, Designern und Marketingprofis garantiert ein außergewöhnliches Standdesign. Ein persönlicher Projektleiter sorgt für eine perfekt abgestimmte Messevorbereitung und eine verlässliche Umsetzung.

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Wie gut ist Ihr aktueller Messestand? Senden Sie

einfach eine Standansicht und Ihre Hallenlage an

messestandcheck@meplan.de. Unsere Experten

analysieren Ihr Standkonzept hinsichtlich Funktionalität,

Produktpräsentation, Fernwirkung, Laufwege und CI-

Konformität – kostenfrei und unverbindlich.

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1 0 2 0 3 0 4 0 5 0 6 0 7 0 8 0 9 0 1 0 0 %BESUCHEREINLADUNG

MiteinemgezieltenBesuchermarketingkönnenSiesichersein,dassSiediejenigenKundenamMessestandbegrüßen,fürdieSiesichinteressieren.NichtsistaufeinerMesseineffizi-enteralsZufallundHoffnung.

K E R N F R A G E NWarumsindBesuchereinladungensowichtig?Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung die wirksamste Form der Besucher-ansprache überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen eine hervorragende Möglichkeit, sich frühzeitig vom Wettbewerb positiv abzusetzen und Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist: Auch die verfügbare Zeit der Messebesucher ist begrenzt. Über 80 % aller Fachbesucher planen Ihren Messe besuch im Vorfeld und vereinbaren bereits wichtige Gesprächstermine. Sorgen Sie mit gezielten Einladungen für verbindliche Besuchertermine.

WieplaneichmeineEinladungskampagnerichtig?Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein die Aktualisierung und Erweiterung von Adressdaten ist zeitaufwändig – und unerlässlich. Schließlich hat die richtige Ansprache Ihrer Gäste oberste Priorität. Kategorisieren Sie Ihre Adressen und legen Sie fest, wen Sie per E-Mail einladen wollen und für welche Gäste Sie die persönlichere Form des Briefes oder der direkten Ansprache wählen. Gut strukturierte Adressdaten erlauben Ihnen zudem, zielgruppenspezifische Anschreiben zu versenden.

Beachten Sie beim Einladungsversand, dass Führungskräfte und Gäste mit langer Anreise mehr Vorlaufzeit für ihre Terminplanung benötigen. Auch Feiertage und Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur bei mehrstufigen Einladungskampagnen ist ein exakt definierter Terminplan genauso wichtig wie die inhaltliche Abstimmung der Einladungen mit weiteren Marketingmaßnahmen.

Insbesondere die internen Organisationsprozesse sind frühzeitig zu definieren: An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine und wie? Sind Ihre Vertriebsmitarbeiter über die Messeeinladungen informiert und können diese kompetent reagieren, wenn sie von interessierten Besuchern angesprochen werden?

WiehebeichmichmitmeinerEinladungvondenanderenAusstellernab?Mehrstufige Einladungsaktionen erzielen deutlich höhere Aufmerksamkeit. Nutzen Sie dabei auch unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich beispiels weise „Save the Date“-E-Mails für den ersten Schritt, im zweiten dann die schriftliche Einladung in Briefform und zuletzt der persönliche Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere Anreize für den Besuch Ihres Messe stands und wecken Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren. Auch Gutscheine, eine Einladung zur Standparty und zu Vorträgen oder passende Give-aways verstärken das Interesse an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren und bei den Besuchern sehr beliebt sind die Gutscheine, die beim Messeveran stalter bestellt werden können und Ihren Besuchern einen kostenfreien Zugang zur Messe ermöglichen. Häufig stehen diese Gutscheine auch in elektronischer Form zur Verfügung und lassen sich somit problemlos in Ihre E-Mails integrieren.

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P R A X I S T I P P :WA S G E H Ö R T I N M E I N E M E S S E E I N L A D U N G ?

Messebotschaft Veranstaltung: Ort und Datum Ansprechpartner mit Kontaktdaten Themen, Produkte, Dienstleistungen insbesondere: Neuheiten Nutzen für die Besucher Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.) Logo des Unternehmens und der Messe Anreiz (z. B. (elektronische) Eintrittsgutscheine) Rückantwortmöglichkeiten Halle/Standnummer Wegweiser zum Stand

Messeeinladungen tragen maßgeblich zum Erfolg der Messebeteiligung bei.

Messeeinladungen sind ein integrativerBestandteil der gesamten Messekommunikation.

Laden Sie außer bestehenden auch neueKunden ein. NachhaltigeWirkung lässt sich mit einer mehrstufigen

Besucheransprache erreichen. Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch. Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine. Sprechen Sie Ihre unterschiedlichenZielgruppenindividuell an.

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1 0 2 0 3 0 4 0 5 0 6 0 7 0 8 0 9 0 1 0 0 %NEUE KONTAKTE GEWINNEN

MessensindnichtnurdasidealeForumzurKundenpflege,siesindauchdasidealeInstrument,umneueKontaktezugewinnen.

K E R N F R A G E NWieerreicheichbereitsvorderMessepotenzielleBesucher?Wer neue Kontakte generieren will, muss potenzielle Besucher über die eigene Messebeteiligung informieren. Binden Sie die Ankündigung Ihrer Messepräsenta tion in Ihre gesamte Kommunikation mit ein, beispielsweise in Ihre E-Mail-Signatur, auf Ihrer Website, in Ihre Anzeigen oder in einen Newsletter. Sorgen Sie für Interesse, indem Sie Highlights ankündigen – beispielsweise Fachvorträge von renommierten Experten oder exklusive Produktpremieren.

Besonders wichtig ist die Einladung potenzieller Neukunden. Nutzen Sie dafür Adressen Ihrer eigenen Datenbank potenzieller und ehemaliger Kunden oder von Adressbrokern. Auch Newsletter-Abonnenten-Pools, Community-Plattformen und die Ausstellerdatenbank der Messe sind wertvolle Quellen. Bieten Sie Besuchern mit einem Eintrag im Messekatalog die Möglichkeit zur Kontaktauf-nahme. Zahlrei che Chancen, auf sich aufmerksam zu machen, bieten auch die Kommunikations-plattformen der Messe. Dazu zählen Einträge in den Messekatalog und Bannerwerbung auf der Messehomepage. Sorgen Sie im Vorfeld der Messe mit aktiver Pressearbeit für redaktionelle Bericht-erstattung über Ihren Messeauftritt oder nutzen Sie die Möglichkeit, Anzeigen in Sonderausgaben von Fachpublika tionen zur Messe zu schalten.

WiegewinneichwährendderMessedasBesucherinteresse?Um das Interesse Ihres potenziellen Neukontakts zu gewinnen, muss dieser auf den ersten Blick erkennen können, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen bietet. Besondere Eyecatcher am Stand oder Aktionen können dabei die Aufmerksamkeit der Messebesucher erregen. Viele Messen bieten auch die Möglichkeit, Werbeflächen auf dem Messegelände für eine gezielte Führung zu Ihrem Stand zu nutzen. In Kooperation mit anderen Ausstellern lassen sich auch Hinweise auf den eigenen Stand an den Ständen Ihrer Partner effizient platzieren.

Binden Sie InformationenzuIhremMesseauftritt in Ihre bestehende Kommunikation mit ein und nutzen Sie die KommunikationswegedesVeranstalters wie z. B. den Katalogeintrag.

Bieten Sie unkomplizierte Möglichkeiten der Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen.

Sorgen Sie mithilfe einer durchgängigen Kommunikation für eine hoheWiedererkennbarkeit.

Laden Sie ehemalige Kunden und Pressevertreter an Ihren Stand ein.

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WelcheInformationenbenötigenmeineStandmitarbeiter,um optimalvorbereitetzusein? Nur wer sein Ziel kennt, kann es auch erreichen. Die genaue Kenntnis der definierten Messeziele, -botschaften und -strategien sind für die Gesprächsführung am Stand unerlässlich. Je genauer Ihre Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der Messe erwartet, desto besser können sie sich auf die Situation am Stand vorbereiten. Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie eingeladen haben und welche potenziellen Interessenten aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten sind. Die FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber genauen Aufschluss. Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter auch ihr Umfeld genau kennen. Nicht nur die exakte Standposition auf dem Messegelände, sondern auch, welche Mitbewerber sich auf der Messe in welcher Form und mit welchen Produkten und Dienstleistungen präsentieren.

WiesichereicheinenreibungslosenorganisatorischenAblaufamStand? Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am Messestand ist unerlässlich, um reibungslose Pro-zesse zu gewährleisten. So ist insbesondere zu klären, wer der Ansprechpartner für Key-Accounts ist, wer sich um Presseanfragen kümmert und wer für organisatorische Fragen zuständig ist. Eine Telefonliste mit den wichtigsten Kontaktpersonen am Stand sollte jedem verfügbar sein, ebenso wie eine Übersicht mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand. Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung der optimalen Gesprächsdauer sinnvoll. Vereinbaren Sie zudem mit Ihrem Standteam ein unauffälliges Zeichen, um ungewollte „Marathon-Gespräche“ geschickt zu beenden. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle Standmitarbeiter, wie Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert werden sollen.

WiebereiteichmeineStandmitarbeiteroptimalvor?Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig alle Messe beteiligten auf konkrete Situationen am Stand vorzubereiten und das richtige Kommunikationsverhalten abzustimmen. Auch ein schriftliches Briefing, in dem alle relevanten Aspekte Ihrer Messe-beteiligung knapp formuliert sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter. Nutzen Sie den Tag vor der Messe für ein kurzes Kick-off-Meeting, um organisatorische Details und offene Fragen zu klären, eine Einführung in den Stand zu geben sowie noch-mals die wichtigsten Kommunikationsrichtlinien zu wieder holen.

Auch während der Messetage sind tägliche Meetings notwendig. Nur so können Sie sofort bei auftretende Problemen reagieren und erhalten Feedback zu den geführten Messege-sprächen und allen Prozessen am Stand.

MITARBEITERBRIEFINGDerVerlaufeinesKundengesprächsamMessestandisteinmaßgeblicherErfolgsfaktor.DamitIhreStandmitarbeiteroptimalagierenundreagieren,müssensieimVorfeldumfassendaufdiespezifischenAnforderungenvorbereitetwerden.

DerersteEindruckzählt– setzen Sie an Ihrer Informationstheke nur bestens geschultes, kompe tentes Personal ein.

Setzen Sie AnreizefürIhreMitarbeiter, um gemeinsam das Messeziel zu erreichen.

Nutzen Sie in täglichen Meetings das Feedback Ihrer Mitarbeiter, um umgehend reagieren zu können.

Arbeiten Sie mit einem System, das jederzeit sofort erkennen lässt, welche Mitarbeiter gerade nicht am Stand anwesend sind und wann diese zurückkehren.

Gehen Sie sicher, dass die ZuständigkeitenamStand klar verteilt und kommuniziert sind.

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*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen

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K E R N F R A G E N WieführeicheinerfolgreichesMessegespräch?Messegespräche sind Dialoge. Vermeiden Sie es, in einen Monolog über Ihre Leistungen zu verfallen. Erkunden Sie im Gespräch die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners. Beantworten Sie nicht nur Fragen, sondern fragen Sie selbst gezielt nach. Und vergessen Sie nicht: Das Messegespräch dient der Kontaktpflege und der Kundenneugewinnung. Vereinbaren Sie also gemeinsam das weitere Vorgehen.

WiesprecheichBesucherrichtigan?Geben Sie Ihrem Besucher beim Betreten des Standes erst einmal kurz Zeit, sich zu orientieren. Nehmen Sie Augenkontakt auf und steigen Sie dann mit einer offenen, situativen Frage in das Gespräch ein. Und ganz wichtig: Die Gesprächspartner sollten sich im Gesprächsverlauf mit dem Austausch der Visitenkarte persönlich vorstellen.

WieprüfeichdieQualitätderMessegespräche? Die Selbsteinschätzung einer Gesprächssituation ist sehr subjektiv. Mit den so genannten „Mystery Visits“ durch einen objektiven Testbesucher können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und die Betreuungsqualität optimieren. Ein fundiertes Feedback erhalten Sie kostengünstig durch eine Online-Befragung Ihrer Besucher nach der Messe. Als Grundlage für die Optimierung Ihres nächsten Messe auftritts ist sie ein wertvolles Instrument im Messemarketing.

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MESSEGESPRÄCHEDieMöglichkeitzur„Live-Kommunikation“mitInteressenten,KundenundPartnernisteinwesentlicherVorteilvonMessen.MessensindKommunikationsforenundentsprechendstehtamMessestanddaserfolgreicheKundengesprächimMittelpunkt.IhregesamteMessevorbereitungundIhrStandkonzeptsolltendaraufausgerichtetsein,zahlreicheundqualitativhochwertigeMessegesprächezugenerieren.

Sprechen Sie Ihre Besucher mit einer offenen Frage an. Vermeiden Sie allgemeine Floskeln wie die Frage „Kann ich Ihnen helfen?“.

Vermitteln Sie nicht nur Informationen, sondern hinterfragen Sieaktivdie Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners.

BereitenSiesich auf Ihre Gesprächstermine vor und informieren Sie sich über das Unternehmen Ihres Gesprächspartners.

Beweisen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihr Messegespräch ernst nehmen – mit einer raschenReaktion auf seinen Besuch im Nachfeld der Messe.

IntensiveTrainings mit allen Mitarbeitern, die am Messestand Gespräche führen, geben Sicherheit und schaffen einheitliche Kommunikationsleitlinien.

TestenSie,wiegutSiesind. Mit „Mystery Visits“ während und Online-Befragungen nach der Messe.

Halten Sie vereinbarte Termine ein.

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WiesichereichschonvorderMessedieoptimaleKontakterfassung?Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Prozess der Kontakterfassung und legen Sie standardi-sierte Gesprächsformulare fest. So gehen Sie sicher, am Ende über alle wichtigen Informationen zu verfügen. Gesprächsformulare erleichtern und sichern im nächsten Schritt die zügige Nachbearbei-tung und Auswertung Ihrer Messekontakte. Bereiten Sie bereits vor Messebeginn den Versand eines Dankesschreibens vor und versenden Sie dieses tagesaktuell oder kurz nach Messeende an Ihre Besucher.

WieführeichdieKontakterfassungamStanddurch?Um die Gesprächsinformationen auswerten zu können, müssen diese direkt nach dem Gespräch erfasst werden. Notizen während des Gesprächs zeigen Ihrem Besucher, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen – denken Sie allerdings daran, diese offen vor dem Kunden zu machen. Vergessen Sie nicht, Ihre Gesprächsnotizen mit den Kontaktdaten oder der Visitenkarte Ihres Gesprächspartners zu versehen. Vereinbaren Sie auf alle Fälle den nächsten Schritt: Ob dies nun die Zusendung von Informationsmaterial ist, ein weiterer Gesprächstermin oder die Zusendung eines Angebots.

WieaufwändigisteineprofessionelleKontakterfassung? Mit den richtigen Tools ersparen Sie Ihren Standmitarbeitern jede Menge Arbeit – und gewährleisten, dass alle Daten und Gesprächsformulare schon auf der Messe digitalisiert werden. Mit professionellem Leadmanagement werden alle Kontaktdaten Ihrer Besucher digitalisiert. Alle wichtigen Kontakt- und Gesprächsdaten stehen Ihnen somit innerhalb kürzester Zeit für die Nachbearbeitung zur Verfügung.

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DieperfektgeplanteKontakterfassungalsErfolgsgarant.

LEADMANAGEMENT

Erfassen Sie Kontaktdaten unmittelbarunddigital direktamStand. StandardisierteGesprächsprotokolle lassen sich

umgehend digitalisieren. So gehen keine wichtigen Informationen verloren. Nutzen Sie Wettbewerbsvorteile durch eine zeitnahe

Nachbearbeitung Ihrer Messekontakte. Erfassen Sie folgende Daten standardisiert mit einem einfachen

Gesprächsbogen: Kontaktdaten, Besucherkategorie (Kunde etc.), Gesprächsinhalt (z. B. Interesse an bestimmten Produkten), an wen wird der Kontakt intern weitergeleitet, vereinbarte nächste Schritte und Datum, Bemerkungen.

Leadmanagement Service

Mit dem Leadmanagementservice von MEPLAN

beginnt die Messenacharbeit schon während der

Messe. Die Kontakt- und Gesprächsinformationen

Ihrer Besucher werden Ihnen tagesaktuell in digitaler

Form zur Verfügung gestellt.

Ihr Kontakt für Rückfragen:

consult@meplan.de

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3| SchnelleReaktion auf Messebesuch

2| Digitalisierungder Gesprächsbögen

1| Elektronische Kontakterfassung

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MESSENACHARBEITErntezeit–soträgtIhrMesseengagementFrüchte.

K E R N F R A G E NWarumistdieMessenacharbeiteigentlichsowichtig? Ihre Besucher führen auf einer Messe viele Gespräche – sehr wahrscheinlich auch mit Ihren Mitbe-werbern. In diesem Zusammenhang ergab eine Studie des AUMA, dass über 50 % der Messebesu-cher mit der Messenacharbeit der Aussteller unzufrieden sind. Dort liegt also ein besonders hohes Potenzial, sich vom Wettbewerber abzusetzen.

WodurchzeichnetsicheinegutevertrieblicheMessenacharbeitaus?Gute vertriebliche Nacharbeit zeichnet sich durch eine schnelle Reaktion sowie ein konkretes Einge-hen auf das Anliegen des Besuchers aus. Ihre Besucher erwarten, dass Sie Zusagen einhalten – und beispielsweise die Zusendung von Informationsmaterialien und Angeboten nicht auf die lange Bank schieben. Einen nachhaltig positiven Eindruck des Messe besuchs sichert auch ein Dankesschreiben, das unmittelbar nach dem Besuch versendet wird.

Wieschaffeiches,vondenErfahrungenallerMessebeteiligten zuprofitieren?Neben den Daten Ihrer Messemarktforschung liefert Ihnen das Feedback aller betei ligten Mitarbeiter und Dienstleister wichtige Anhaltspunkte, die Sie zur Optimierung Ihres nächsten Messeprojekts benötigen. Feedbackmeetings und -workshops sollten umgehend nach Messeende durchgeführt werden, damit Eindrücke, Anregungen, Lob und auch Kritik nicht verloren gehen.

Die schnelleReaktion auf Messegespräche sichert Wettbewerbsvorteile. HaltenSieZusagen (z. B. Versand von Angeboten oder

Informationsmaterialien) unbedingt ein.

Definieren Sie bereits vor der Messe alle Prozesse der Nacharbeit.

Holen Sie sich Feedback von allen Beteiligten: durch Online-Befragung, Feedbackmeetings und -workshops.

Eine professionelle Kontakterfassung am Stand ist die grundlegende Voraussetzung der Messenachbearbeitung.

Anzahl der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen

Qualität der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen

Gespräche pro Mitarbeiter – Auswertung der Gesprächsbögen

Anzahl der Standbesucher – Besucherzählung

Gesamtzufriedenheit der Standbesucher – Besucherbefragung

Gesprächsinitiative der Standmitarbeiter – „Mystery Visits“

AUSGEWÄHLTE KENNZAHLEN

UND MESSMETHODEN

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K E R N F R A G E NWieweißich,obicherfolgreichwar?Eine der wichtigsten Informationsquellen ist sicherlich die Auswertung Ihrer Messekontakte. Ihre Gesprächsdokumentation gibt Ihnen exakten Aufschluss über Anzahl und Qualität der Gespräche an Ihrem Stand. Aber auch passive Kontakte sind als Erfolg zu werten. Wer Sie auf der Messe wahrge-nommen hat und wie Sie wahrgenommen wurden, lässt sich über Besucher befragungen ermitteln. Weitere wichtige Kennzahlen sind die Relation von Messe besuchern insgesamt und Ihren aktiven Kontakten, die Anzahl der Kontakte pro Standmitarbeiter oder auch die Kontaktanzahl je Zielgruppe.

WoherbezieheichVergleichsgrößen?Nur mit einer kontinuierlichen Dokumentation von Ergebnissen über Jahre hinweg lassen sich verlässliche Erkenntnisse über den Erfolg Ihres Marketinginstruments Messe feststellen. Weitere Orientierungsgrößen zur Qualifizierung liefern aber auch die Daten des Messeveranstalters.

WieermittleichmeineeigenenKennzahlen?Bereits zum Zeitpunkt der Definition Ihrer Messeziele sollten konkrete Messgrößen festgelegt werden. Dadurch ist gewährleistet, dass schon in der Planungsphase mitbedacht werden kann, wie und in welchem Umfang sich die entsprechenden Kennzahlen erheben lassen. Zudem können Marktfor-schungsmaßnahmen während der Messe eingesetzt werden, um verlässliche Informationen über das Erreichen der Messeziele zu erhalten. Mit Besucherbefragungen vor Ort oder Online-Befragungen lässt sich beispielsweise die Imagewirkung des Auftrittes sowie die Besucherzufriedenheit mit dem geführten Gespräch und die Investitionsbereitschaft des Besuchers ermittelt. „Mystery Visits“ zur Analyse der Servicequalität und Benchmarkanalysen zur Überprüfung Ihres Standkonzepts – auch im Vergleich mit Ihren Wettbewerbern – sind weitere wirksame Instrumente.

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ERFOLGSKONTROLLESiewollenmitjedemMesseauftrittbesserwerden?DannüberlassenSienichtsdemZufall.AnalysierenSie,welcheMessezieleSieinwelchemUmfangerreichthaben.NursokönnenSieIhrMesseengagementkontinuierlichoptimierenundIhrenMesseerfolgstetigausbauen. Messekontakte sind der Maßstab Ihres Erfolges.

Was zuletzt zählt, ist die QualitätIhrerKontakte. Differenzieren Sie nach Kunden, Interessenten und weiteren Zielgruppen sowie nach dem Potenzial des jeweiligen Besuchers.

Vergleichen Sie Ihre Besucherstruktur am Stand mit den FKM*-Daten der Messe.

Orientieren Sie sich bei der Erfolgsmessung an Ihren konkreten Messezielen. Bedenken Sie dabei, dass Messen langfristig wirken und neben der GenerierungvonKontaktenundUmsätzen viele weitere Vorteile – wie beispielsweise die VermittlungdesUnter- nehmensimages oder die SteigerungdesBekanntheitsgrades–bieten.

*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen

E-Mail: consult@meplan.de Messeerfolgs-Hotline: +49 (0)89 949 28311

- MESSETRAINING- MESSEKONZEPT-BERATUNG- MESSESTAND-FEEDBACK- MYSTERY VISITS* Gesamtwert des Gutscheins: 1.200 €.

Je oben genanntem Projekt maximal 300 € einlösbar.

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In Zusammenarbeit mit der Hochschule für angewandte Wissenschaften München

HERAUSGEBER:MEPLAN GmbHOlof-Palme-Straße 181829 München

Tel. + 49 89 540 267 980Fax + 49 89 540 267 409

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