Service | Info 03/12

Maturaball

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Inhalt

3 Vorwort 4 Das Ballkomitee 6 Rechtliches 8 Finanzierung 9 Musterbudget10 Sponsoring11 Lehrer/Direktor12 Location

Foto: ÖRK/Anna Stöcher

13 Werbung 14 Ehrenschutz 15 Unterhaltung 16 Der Balltag 17 Checkliste 18 Presse-Arbeit 19 Kontakte & Links

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Liebes Maturaballkomitee!

Neben der Matura an sich ist der Maturaball das Highlight während der Schulzeit. Das Organisie-

ren eines Balles ist eine große Herausforderung, die aber viel Spaß macht. Vor allem, wenn man

den Erfolg am Ballabend gebührend feiern kann und sieht, wenn hunderte begeisterte Eltern,

Freunde und Verwandte applaudieren.

Mit diesem Servicefolder wollen wir euch wegweisend bei der Organisation unterstützen, damit

ihr euch im Behörden-Dschungel zurechtfindet. Wir haben versucht, alles rechtlich, finanziell und

organisatorisch Wichtige zusammenzufassen und ein paar Tipps und Tricks aufzulisten.

Wir wünschen euch viel Erfolg und schon jetzt alles Gute für die Zeit nach der Matura!

Vorwort

LAbg. Mag. Helena KirchmayrLandesobfrau

DI Josephus ReisingerLandessekretär

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Für einen perfekten Maturaball benötigt man

natürlich ein (möglichst) perfektes Team, um

die anstehenden Aufgaben zu bewältigen.

Die Zusammenstellung darf auf keinen Fall

nach Beliebtheit oder Sympathie erfolgen,

da ein Komitee aus Selbstdarstellern nicht

arbeitsfähig ist. Weiters ist eine Anzahl von

mehr als fünf Personen auch bei zahlenstarken

Jahrgängen unnötig.

Empfehlung: Klassenvorstände einbinden,

da diese oft am besten in der Lage sind, die

Fähigkeiten der Schüler einzuschätzen.

Der Teamleader

Kompetent, kommunikativ und klare Visionen

– das sind die 3 „Ks“, die der Kopf des Ball-

komitees auf jeden Fall beherzigen sollte. Der

Vorsitzende – und nur er – ist für die Kommuni-

kation nach außen (Mitschüler, Lehrer, Direktor,

Magistrat) zuständig und verantwortlich.

Gleichzeitig muss er sich bewusst sein, dass

seine Kollegen keine Untergebenen, sondern

Mitschüler sind, die von ihm motiviert und

geführt werden, aber trotzdem auf einer Ebene

mit ihm stehen.

Das Ballkomitee

Foto: Jürgen Jotzo / pixelio.de

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TIPP: Nicht der Beliebteste, sondern der

Fähigste muss diese Funktion innehaben!

Der Schriftführer

Jede Diskussion und vor allem jede Entschei-

dung muss genauestens protokolliert werden,

um zu vermeiden, dass bei der nächsten

Sitzung über dasselbe Thema erneut diskutiert

wird. Der Schriftführer sollte von allen anderen

Aufgaben befreit sein und sich ausschließlich

um das Erstellen von Protokollen kümmern

müssen. Diese Mitschriften können auch

anderen Beteiligten, die nicht im Ballkomitee

sitzen (Direktor, Mitschüler), vorgelegt werden,

damit diese auf dem aktuellen Stand sind

und Entscheidungen des Ballkomitees besser

nachvollziehen können.

TIPP: E-Mail-Aussendung des letzten Sit-

zungsprotokolls erleichtert den Einstieg in eine

Diskussion.

Das Ballkomitee

Der Finanzreferent

Schlussendlich dreht sich alles um die Frage,

wie viel Gewinn für jeden einzelnen heraus-

springt. Das Ergebnis zu optimieren ist die

Aufgabe des Finanzreferenten. Wichtig ist,

dass jede Ausgabe vom Finanzreferenten

gegengezeichnet wird, d. h. jeder (auch der

Vorsitzende) braucht seine Erlaubnis, um Geld

im Namen des Ballkomitees auszugeben. Vom

Finanzreferenten wird höchste Genauigkeit

erwartet, da seine Einnahmen-/Ausgabenrech-

nung fehlerfrei sein muss!

TIPP: Excel-Listen erleichtern die Zahlenaus-

wertung.

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Rechtliches

Nachfolgend finden sich einige wichtige und

grundlegende Informationen zu den rechtli-

chen Fragen, die bei der Organisation eines

Balles aufkommen werden.

Veranstaltungsanmeldung

Jede Veranstaltung muss angemeldet werden.

Dies geschieht beim Magistrat der Stadt bzw.

bei der Gemeinde. Informationen, die angege-

ben werden müssen, sind:

• eine für die Veranstaltung verantwortliche

Person

• Datum & Uhrzeit

• Räumlichkeit

• Eintrittspreis

• Art der Veranstaltung & Besucherzahl.

Die Anmeldung muss mindestens sechs Wo-

chen vor der Veranstaltung erfolgen und die für

die Veranstaltung verantwortliche Person muss

mindestens 18 Jahre alt sein.

Security

Um die Sicherheit auf dem Ball zu gewährleis-

ten, bedarf es professioneller Securitys. Die

Regel, die hierbei gilt, lautet: Für 100 Gäste

benötigt man je 1 Security. Jedoch kann es

auch sein, dass für die gewählte Location

bestimmte Bedingungen gelten. Weiters ist es

möglich, dass eine gewisse Anzahl der Securi-

tys sogenannte Ordner sind. Diese Ordner sind

kein professionelles Securitypersonal, sondern

eigens für Ordneraufgaben abgestelltes Perso-

nal (z. B. Kartenkontrolleure bzw. eigene Leute

des Ballkomitees).

Veranstaltungshaftpflichtversicherung

Für den Ball ist eine Veranstaltungshaftpflicht-

versicherung zur Abdeckung von eventuellen

Personen- oder Sachschäden an Veranstal-

tungsbesuchern oder Veranstaltungspersonal

abzuschließen. Diese schützt die Veranstalter

vor möglichen Haftungsansprüchen.

Lustbarkeitsabgabe

Die Lustbarkeitsabgabe ist eine Steuer.

Besteuert werden hierbei die verkauften

Karten und verkauften Lose. Wichtig ist, dass

die Karten beim Magistrat der Stadt, bei der

Dienststelle Steuerverwaltung bzw. bei der

Gemeinde angemeldet werden. Nach der

Veranstaltung können nicht-verkaufte Karten

wieder zurückgegeben werden und werden

somit auch nicht versteuert.

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Rechtliches

Tipp: Weitere Infos für Veranstalter findest du in der Servicebro-

schüre „Veranstaltungen, Aktionen und Feste“ der Jungen ÖVP

Oberösterreich, zu finden unter www.jvp.or.at!

Steuersätze für die Lustbarkeitsabgabe:

• Karten 20%

• Spenden 20%

• Nebenleistungen wie Tombola 25%

TIPP: Die Lustbarkeitsabgabe kann man im

Voraus berechnen, um Überraschungen zu

vermeiden!

AKM

Ein weiterer wichtiger Punkt, den man in der

Ballvorbereitung und auch im Budget berück-

sichtigen muss, ist die AKM. Die AKM ist eine

Gebühr, die fällig wird, wenn nicht lizenzfreie

Musik bei der Veranstaltung abgespielt wird.

Kontakt:

AKM Geschäftsstelle Linz (zuständig für ganz

OÖ, bis auf Braunau/Inn, hierfür Salzburg),

Wiener Straße 131, Top 02.05., 1.OG.,

Frau Ulrike Böhm, 050717-14510,

ulrike.boehm@akm.co.at

www.akm.co.at, Fax: 050717-94599,

Gest.linz@akm.co.at

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Finanzierung

Finanzierung

Wichtig für die finanzielle Abwicklung eines

Balles ist die Aufstellung eines Budgets. Das

ist eine genaue Aufstellung der Ausgaben, die

man zu tragen hat, aber auch der Einnahmen,

die man erzielt.

Weiters ist es wichtig, dass das Geld und das

Konto von mindestens zwei Personen verwal-

tet werden, die sich gegenseitig kontrollieren

(4-Augen-Prinzip). Denn: Vertrauen ist gut,

aber Kontrolle ist besser.

Um diese Kontrolle zu ermöglichen, empfiehlt

es sich, auch eine Einnahmen- und Ausga-

benrechnung zu führen und alle Belege, die im

Laufe der Ballvorbereitung anfallen, sorgfältig

aufzubewahren.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Gewinnauf-

teilung nach dem Ball. Hierbei ist es wichtig,

sich ein nachvollziehbares, kontrollierbares

System zu überlegen, damit es zu keinen Un-

gereimtheiten kommt. Ein Beispiel dafür wäre

ein Punktesystem – jeder Aufgabe wird ein

bestimmter Punktewert zugerechnet. Hierbei

ist es wichtig, dass die Punkte in einem realis-

tischen Verhältnis zueinander stehen und man

sich auch schon vor dem Ball Gedanken über

die Geldverteilung macht.

TIPP: Fixe Abmachungen mit Unterschriften

vermeiden Streit!

Claudia Hautumm / pixelio.de

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Musterbudget

Ausgaben:

• Security

• Druckereikosten (Flyer, Eintrittskarten,

Plakate) Druck der Maturazeitungen

• AKM

• Lustbarkeitsabgabe

• Miete der Balllocation

• DJ

• Soundanlage für DJ (oftmals getrennt

vom DJ)

• Veranstaltungshaftpflichtversicherung

• Dekoration

• Wareneinsatz

• sonstige Kosten

Einnahmen:

• Einnahmen durch Sponsoring

• Förderung der Stadt/Gemeinde

• Einnahmen durch den Kartenverkauf

• Freiwilige Spenden der Ehrengäste und

der Ehrenschutzträger

• Verkauf an der Cocktailbar

• Verkauf der Maturazeitung

• Inserate in der Maturazeitung

• Verkauf von Tombolalosen

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Eine der wohl wichtigsten Einnahmequellen

für eine Veranstaltung ist das Sponsoring. Im

Idealfall schafft man es, damit die Fixkosten

für den Event abzudecken.

Sponsoring muss jedoch nicht immer Geld

sein, auch Sachspenden für eine Tombola

oder, im Falle eines Balles, eine kleine Auf-

merksamkeit für die Damen als Damenspende

kann man durch Sponsoring bekommen.

Die Gegenleistungen, die der Sponsor bekom-

men kann, sind unterschiedlich, müssen aber

jedenfalls festgeschrieben werden.

Beispiele dafür wären:

• Banner oder Plakat auf dem Ball

• Logo auf dem Flyer, der Ballkarte oder

auf dem Ballplakat

• Inserat in der Maturazeitung

• Powerpoint-Präsentation mit Logo

• Erwähnung in der Eröffnungsrede

Um eine realistische Preisangabe für Inserate

und dergleichen zu machen, wäre es emp-

fehlenswert, die Preise der Vorjahre heranzu-

Sponsoring

ziehen und auch mit den Preislisten anderer

Schulen zu vergleichen. Denn nichts ist

schlimmer als Sponsorenbriefe, die mit unrea-

listischen Preisangaben versendet werden und

somit die Sponsoren abschrecken.

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Lehrer/Direktor

Der erste Schritt im Umgang mit Lehren und

Direktoren im Bereich der Ballorganisation ist,

diese als Kollegen zu betrachten, denen am

Gelingen des Balls mindestens genausoviel

liegt wie dem Ballkomitee. Ist dieser erste

Schritt geschafft, folgen die Details.

Ansprechpartner finden

Auch bei den Lehrkräften gibt es – wie in

jedem sozialen Gefüge – sogenannte Al-

phamännchen oder Multiplikatoren. Diese

Personen solltet ihr möglichst schnell in die

Organisation des Balls miteinbinden. Sie ha-

ben oft schon jahrzehntelange Erfahrung, kön-

nen mobilisieren und vor allem die restlichen

Lehrer gnädig stimmen, wenn ihr aufgrund der

Ballorganisation einmal eine Stunde versäu-

men solltet.

Reden, reden, reden

Die Kommunikation ist die Brücke zwischen

Menschen – auch zwischen Schülern und

Lehrern. Wenn ihr wegen des Balls schuli-

sche Misserfolge einfahren müsst, versucht,

die Situation mit eurem Klassenvorstand zu

besprechen.

Der Ball als Aushängeschild

Im Gespräch mit dem Direktor behaltet stets

im Hinterkopf, dass es der Direktor nicht auf

ein Scheitern des Balls anlegen wird. Der Ma-

turaball war und ist noch immer DAS Aushän-

geschild der Schule bei Eltern und Politikern.

Dem Direktor wird natürlich viel daran gelegen

sein, zum einen das Image der Schule zu pfle-

gen und euch zum anderen darin zu unterstüt-

zen, selbstständig Projekte & Veranstaltungen

durchzuführen.

TIPP: Niemals übertreiben! Zu viele Fehlstun-

den wegen der Ballorganisation sind kontra-

produktiv!

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Location

Der Veranstaltungsort oder die „Location“ ist

einer der wichtigsten Faktoren eures Balls.

Ist die Location unpassend, verschenkt ihr

eine Menge Potential in Form von Gästen und

damit Geld. Um den passenden Ort zu finden,

sind von euch folgende Kriterien zu beachten:

Woher kommen die Gäste?

Das Veranstaltungslokal sollte optimal liegen,

um für den Großteil der Gäste die Anreise-

zeit zu minimieren. D. h. ein wunderschöner

Veranstaltungssaal fernab vom Schulstandort

ist in den meisten Fällen absolut ungeeignet.

Wichtig ist hier auch, dass in der Nähe genü-

gend Parkplätze zur Verfügung stehen, um

den Damen eine Wanderung in Ballschuhen zu

ersparen.

Was kostet die Location? Miete, Kaution,

versteckte Nebenkosten wie Reservierungsge-

bühren usw. – alles Budgetposten, die euren

Gewinn wie Schnee in der Sonne schmelzen

lassen. Erstellt eine genaue Kostenübersicht,

um die beste Wahl treffen zu können.

Dürfen wir Getränke ausschenken?

In vielen Lokalen haben bestimmte Gastro-

nomen die Lizenz zum Ausschenken, d. h.

ihr dürft maximal (und auch das nur nach

Vereinbarung mit dem Lizenzinhaber) antial-

koholische Cocktails verkaufen. Das Problem:

Gerade bei den Getränken ist im Normalfall

das meiste Geld zu holen, deshalb wirkt sich

hier die Wahl der Location direkt auf den Ge-

winn eures Balls aus.

Passt das Ambiente?

Das Ambiente ist mit dem Motto des Balls

untrennbar verbunden. Plant ihr einen Ball

unter dem Motto „Aschenputtel-Revival“ ist

ein halb vermoderter Saal mit alternativer Deko

definitiv der falsche Ort. Eine Veranstaltung un-

ter diesem Motto bräuchte Fackeln, Lampions,

Glitzer, Luftballons und vor allem Stil, Stil und

nochmals Stil!

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Werbung

„Viele kleine Dinge wurden durch die richtige

Art von Werbung groß gemacht“, Mark Twain,

Schriftsteller

Werbung ist eine Grundvoraussetzung, um

den Ball bekannt zu machen und somit Gäste

zu gewinnen, besonders, wenn es sich um

einen Jahrgang mit wenigen Schülern handelt.

Ist der Ball durch Maturanten und Angehörige

bereits nahezu ausverkauft, sind die angeführ-

ten Mengen nicht notwendig und würden nur

den Gewinn verringern:

Plakate

Im Innenstadtbereich und in den Schulen

ist das einzig zielführende Format A3. Alle

anderen sind entweder zu klein, um wahrge-

nommen zu werden oder so groß, dass das

Anbringen nicht möglich ist oder sie aufgrund

ihrer störenden Größe schnell wieder entfernt

werden.

Flyer

Handlich, informativ und schnell verteilt – in

der heutigen Zeit das ideale Werbemittel. Beim

Papier kann man hier durchaus sparen und

90-Gramm-Papier verwenden.

TIPP: Am besten verteilt sich‘s beim

Fortgehen!

TIPP: Wieso für etwas zahlen, wenn Facebook

gratis ist?

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Ehrenschutz

In früheren Zeiten war der Ausüber des Ehren-

schutzes jene Person, die das Wachpersonal

für den Schutz des Ballabends zur Verfügung

stellte, um Räuber und Diebe von der Veran-

staltung fernzuhalten.

Inzwischen hat sich die gesellschaftliche

Situation grundlegend geändert und der Eh-

renschutz dient als „Aushängeschild“ für euren

Ball. Durch die Zusage z. B. eines Politikers,

den Ehrenschutz zu übernehmen, gelingt es

euch, den Ball „seriöser“ wirken zu lassen,

was mit Sicherheit immer von Vorteil ist.

Es ist sinnvoll, einen ehemaligen Schüler,

der inzwischen ein wichtiges Amt bekleidet

oder einen jüngeren Politiker zu bitten, diese

Funktion zu übernehmen, da diese oftmals

einen besseren Bezug zur Schule und zum

Maturaball haben.

WICHTIG: Der Ehrenschutz beinhaltet keine

finanziellen Verpflichtungen!

TIPP: Ihr könnt jedenfalls bei Landeshaupt-

mann Dr. Josef Pühringer anfragen, den Ehren-

schutz zu übernehmen!

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Unterhaltung

„Gute Unterhaltung besteht nicht darin, dass

man etwas Gescheites sagt, sondern, dass

man etwas Dummes anhören kann“, Wilhelm

Busch

Allgemein gilt bei der Unterhaltung am Ball

der Grundsatz: Bis zur Mitternachtseinlage

traditionell, danach ist (fast) alles erlaubt. Und,

es muss vor allem dem Publikum gefallen und

nicht nur dem Komitee.

Eröffnung

Inzwischen hat die Eröffnung als Bestandteil

eines Balls sehr gelitten. Nichtsdestotrotz ist

eine anständige, traditionelle Eröffnung ein

integraler Bestandteil jedes Balls.

Musik

Im Ballsaal klassisch – in der Disko Party, Par-

ty, Party! So hat jede Altersgruppe ihr „Revier".

Die Lehrer und Eltern werden vom dröhnenden

Bass verschont, während die Schüler von Zeit

zu Zeit von dem traditionellen Ballgeschehen

mit Walzer & Co. in die Disko verschwinden

können.

Mitternachtseinlage

In den vergangenen Jahren nahmen Tanzein-

lagen immer größeren Raum ein. Sieht gut

aus – ist aber nicht die einzige Möglichkeit.

Akrobatik, Zirkus, Schauspiel, Lasershow, Film

– der Kreativität sind in diesem Bereich keine

Grenzen gesetzt. Es gilt: Je kreativer, desto

besser.

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Der Balltag

Für einen erfolgreichen und gelungenen Ball

gibt es viele Faktoren, jedoch ist nichts wichti-

ger als ein perfektes Timing am Balltag selbst.

Denn ohne einen gut überlegten Zeitplan be-

wahrheitet sich das Sprichwort „Zeit ist Geld“

schneller als erwartet.

Wichtig ist, sich zu überlegen, was am Balltag

alles erledigt werden muss. Beispiele hierfür

wären die letzte Generalprobe im Ballsaal oder

auch die Dekoration der Location.

Eine Auflistung der „Eckpfeiler“ (z. B. Einlass)

hilft enorm, den Abend strukturiert und ohne

Probleme über die Bühne zu bringen.

Nachfolgend ein schematischer Entwurf für

einen sinnvollen Zeitplan mit wichtigen Eck-

punkten:

Vormittag:

Dekoration

Generalprobe

Toncheck – Moderationsprobe

Nachmittag: Sinnvoll wäre es, den Nachmit-

tag freizuhalten, um Eventualitäten vorzubeu-

gen, hier findet sich dann Platz, um nicht-

bedachte Arbeiten zu erledigen und sich für

den Ball zu stylen.

18:30: Alle Maturanten sollten sich am

Veranstaltungsort einfinden, Einweisung aller

Maturanten in ihre Arbeiten

19:00: Securitys sollten bereits an ihren Plät-

zen sein

19:30: Einlass

20:45: Eröffnung

23:45: Verlosung der Tombola

24:00: Mitternachtseinlage

01:30: Shuttlebusse zur After-Ballparty

02:30: Musikende

03:00: Ballende

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Checkliste

• Veranstaltung anmelden

• Konto bei Bank eröffnen

• Zahlscheine bestellen

• Band engagieren

• Motiv für Drucksorten finden

• Musik für Einlagen wählen

• Kostüme für Einlagen besorgen

• Versicherung abschließen

• AKM anmelden

• Druckereinangebote

• Ehrenschutz anfragen

• Förderung beantragen

• Karten versteuern lassen

• Frühere Maturanten und Lehrer einladen

• Gemeinderäte einladen

• Szene1-Event eintragen

• Facebook-Event eintragen

• Ballausschank abklären

• Konzept „Ballkönigin“ ausarbeiten

• Afterballparty organisieren

• Gewinnaufteilung fixieren

• Ballausschank durchbesprechen

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Presse-Arbeit

Da euer Maturaball das Highlight der Ball-

saison werden soll, wäre es ja geradezu

fahrlässig, die Öffentlichkeit darüber nicht zu

informieren. Zeitungen, Radio, TV, öffentliche

Einrichtungen – die Liste ist lang. Und wer

weiß, vielleicht haben Pressepartner sogar

Interesse exklusiv über euren Ball zu berichten.

Wendet euch am besten mit einem kurzen

Pressetext zur Ankündigung und ein paar Fo-

tos per Mail an die Redaktionen der Zeitungen,

Radio- und TV-Sender.

Zusätzlichen zu den „klassischen“ Medien gibt

es noch Veranstaltungskalender von öffentli-

chen und privaten Stellen wie z. B. Vereinen

und vieles mehr - eurer Kreativität sind keine

Grenzen gesetzt.

TIPP: Soziale Netzwerke haben meist speziell

in eurer Zielgruppe eine großartige Reichweite!

Folgende Medienvertreter könntet ihr anschrei-

ben (je nach regionalen Gegebenheiten):

Print:

Tips

Bezirksrundschau

OÖ Nachrichten, Lokal-Redaktion

Neues Volksblatt

Kronen Zeitung

Österreich

Heute

TV:

LT1

Mühlviertel TV

Innsat TV

div. lokale Privatsender

Radio:

Life Radio

Krone Hit

Welle1

lokale Radiosender

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Haftungsausschluss: Die in dieser Broschüre bzw. diesem Handbuch enthaltenen Informationen werden von der Jungen ÖVP Oberösterreich (JVP) unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Die angebotenen Informationen werden von der JVP mit größtmöglicher Sorgfalt erarbeitet; für deren Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität kann die JVP jedoch keine Gewähr übernehmen und weist darauf hin, dass diese Informationen nicht die individuelle, qualifizierte Beratung durch einen Juristen ersetzen können. Jegliche Haftung für Schäden, die aus der Nutzung dieser Informationen entstehen, wird ausgeschlossen.

Rotes Kreuz

Landesverband OÖ

Körnerstraße 28, 4020 Linz

Tel.Nr. 0732/7644-0

E-Mail: office@o.roteskreuz.at

www.o.roteskreuz.at

Landespolizeikommando OÖ

Gruberstraße 35, 4020 Linz

Tel.Nr. 059133 40

www.bundespolizei.gv.at/ooe

Oö. Landesfeuerwehrverband

Petzoldstraße 43

4017 Linz

Tel.Nr. +43 (0)732 770122 0

Fax: +43 (0)732 770122 90

E-Mail: office@ooelfv.at

www.ooelfv.at

Rechtsinformationssystem des

Bundeskanzleramtes

www.ris.bka.gv.at

Kontakte & Links

Wir danken der Jungen ÖVP Wels, ganz besonders ihrem Stadtobmann GR Stefan Haböck, für die Idee und Umsetzung des Maturaballleitfadens in Wels, welcher Grundlage für diese Broschüre war!

Impressum:Herausgeber: Junge ÖVP Oberösterreich

Obere Donaulände 7, 4010 Linz

Telefon: 0732/7620-600

Mail: jvp@jvp.or.at, Internet: www.jvp.or.at

Fotos: pixelio.de, JVP

Layout: Michael Burda, Michael Polli

Redaktion: Michael Burda, Christoph Kinast, Patrick Reisinger,

DI Josephus Reisinger,

Stand: Oktober 2012