SCHRITT FÜR SCHRITTZUR IDEALEN UNTERNEHMENSFÜHRUNG

ANWENDERBERICHT

GWS GESELLSCHAFT FÜR WARENWIRTSCHAFTS-SYSTEME MBH

GWS GESELLSCHAFT FÜR WARENWIRTSCHAFTS-SYSTEME MBH EGON HAUPTHOFF GMBH & CO. KG | 2

FUNKTIONAL, EINFACH & EFFEKTIV

„Nur mit absolut detaillierten Unternehmens-Zahlen sind echte strategische Entscheidungen möglich“ – diesem Mot-to folgend, nutzt die Egon Haupthoff GmbH & Co. KG im schleswig-holsteinischen Heiligenstedten seit 2015 die Bu-siness Intelligence Software bi1 der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH aus Münster. Nachdem das Baufachzentrum mit 55 Mitarbeitern im Jahr 2011 schon die ERP-Lösung gevis ERP der GWS zur Grundlage aller Verwal-tungs-, Lager- und Abrechnungsprozesse gemacht hat, ist bi1 laut dem Prokuristen Sven Schmidt „ein weiterer wichti-ger Schritt zur idealen Unternehmensführung.“

Sven Schmidt, Prokurist

Gegründet als Maurerbetrieb in Familienhand, ist die Egon Haupthoff GmbH & Co. KG heute ein elementarer Player im Bereich Baustoffe und Baustofflogistik im Norden von Deutschland. Ansässig in Heiligenstedten, also wenige Ki-lometer von Itzehoe entfernt, gehören zum Portfolio des Unternehmens Hochbaustoffe, Holz, Trockenbaustoffe, Tief- und Galabau sowie Bauelemente. Beim sogenannten „Miet-profi“ können zudem Maschinen gemietet werden, außer-dem bieten stetig aktualisierte Ausstellungsbereiche eine Vor-Ort-Beratung für Profis, aber auch für Privatleute, die in Eigenregie Häuser bauen, erweitern oder renovieren wollen.

Wie es auf der neuen Homepage des Unternehmens heißt und wie Sven Schmidt, Bereichsleiter Vertrieb, auch im per-sönlichen Gespräch bestätigt, setzt man in dem Unterneh-men, das als Franchising-Nehmer auch einen OBI-Markt in

der Nachbarschaft betreibt, zudem auf verlässlichen Service und Logistik. „Unser Mehrwert in der hart umkämpften Re-gion nördlich von Hamburg“, berichtet der 38jährige, „ist sicherlich unsere persönliche Kundenbetreuung, vor allem aber die Fähigkeit, mit eigener Logistik Ware auch mal au-ßerhalb der Reihe zum Kunden zu bringen.“

Egon Haupthoff GmbH & Co. KG im schleswig-holsteinischen Heiligenstedten

EINFÜHRUNG VON GEVIS ERP

Im Wissen, dass neben Service vor allem interne Prozesse und die IT den Ausschlag für langfristigen Erfolg und Ertrag geben, verfolgt man in Heiligenstedten seit einigen Jahren auch beim Thema Digitalisierung eine konsequente Stra-tegie. Nachdem bis 2010 ein AS 400 Server und eine dazu passende Software die Abläufe und Administration im Un-ternehmen steuerten, wurde mit dem Projekt „ersterelfte-relf“ Ende 2011 ein neues Kapitel aufgeschlagen. In dessen Mittelpunkt steht seitdem die Software gevis ERP der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH und da-zugehörige verschiedene Add-On-Programme. Schmidt: „Nachdem wir verschiedene Anbieter und ihre Produkte mit-einander verglichen und analysiert hatten, kristallisierte sich das Unternehmen aus Münster einfach als bester Partner für unsere Wünsche heraus.“

Nur mit absolut detaillierten Unter-nehmens-Zahlen sind echte strategi-sche Entscheidungen möglich.

Die Software, so erläutert der Betriebswirt IHK, sei schon im Standard nahe an die eigenen Erwartungen herange-kommen, hatte zahlreiche Referenzen aus dem Markt und überzeugte auch mit Funktionalität und Modulbreite. Was

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die Verantwortlichen vor allem aber ansprach, war die Mög-lichkeit mit gevis ERP im Unternehmen neue Prozesse zu verankern und dadurch essentiellen Anforderungen wie Schnelligkeit, Vereinfachung und Standardisierung entge-genzukommen.

Dies galt dabei auch und besonders für die Bestell- und Lie-ferprozesse. „Da wir als EUROBAUSTOFF-Gesellschafter“, so Schmidt, „natürlich ganz eng mit den damit verbundenen In-formationen und Leistungen verknüpft sein müssen, waren die in gevis ERP schon vorhandenen EDI-Schnittstellen zum Zentrallager Nord oder zu den Produktdatenbanken für uns sehr wichtige Faktoren bei der Auswahl.“

Egon Haupthoff GmbH & Co. KG

NEUE PROZESSE

Die Möglichkeit, im System auf Schattenkataloge, also nicht so häufig verwendete Produktdatenbanken, zuzugreifen so-wie über eine integrierte Angebotsnachverfolgung die Per-formance im Vertrieb zu steigern, sprachen zudem für die auf Microsoft aufbauende Software aus Münster, gleiches galt für die Lagerplanung inklusive Bestands- und Bestell-vorschlägen. „Ein richtiges Highlight“, so Schmidt weiter, „war für uns zudem die Umstellung auf nahezu papierlose Archivierung und Belegprüfung.“

Wichtigster Effekt aus der Nutzung der gevis-Ergänzungs-software s.scan und s.dok ist seitdem: Alle Dokumente, die nach Eingang sofort elektronifiziert und an vorgegebenen Stellen intern archiviert werden, können direkt vom PC eines Mitarbeiters abgerufen und für die Kundenbetreuung einge-setzt werden. Und nicht nur das: Durch ein weiteres Modul, das eigenständig den aktuellen Geldeingang mit der vor-herigen Rechnungsstellung vergleicht, wird auch die Rech-

nungsbearbeitung erheblich erleichtert. Während überein-stimmende Fälle automatisch gebucht werden, müssen nur noch die Abweichungen bearbeitet werden. „Alles in allem können wir heute sagen“, so der Prokurist, „dass wir mit der Software viel schneller und produktiver, vor allem aber kun-denorientierter arbeiten können.“

Egon Haupthoff GmbH & Co. KG

BUSINESS INTELLIGENCE

Eine erneute Verbesserung der IT-Landschaft im Zusammen-hang mit gevis ERP gab es im Jahr 2015. Nachdem auf einer Kundenveranstaltung die neue Business Intelligence Lösung bi1 des GWS Tochterunternehmens diacom GmbH vorge-stellt wurde, zögerte man bei Haupthoff nicht lange und be-stellte die innovative Lösung zur Ermittlung und Analyse von Unternehmensdaten. Bis heute sind es weit mehr als 50 GWS Kunden in Deutschland.

Die in gevis ERP vorhandenen EDI- Schnittstellen zum EUROBAUSTOFF Zentrallager Nord und den Produkt-datenbanken waren für uns sehr wichtige Auswahlfaktoren.

Schmidt: „Da es zu unseren Unternehmensprinzipien gehört, stark auf die Bereiche Controlling, Rechnungswesen und Performance zu achten, sind Vertriebszahlen, die Marktak-zeptanz von Preisen oder auch die Absatzentwicklung be-stimmter Produktgruppen seit Jahren fester Bestandteil unserer Führungsarbeit.“ Die bisherige Herausforderung hierbei: Obwohl das System gevis ERP schon sehr umfangrei-che Auswertungstools und Analysemöglichkeiten bietet, gab es immer wieder Bereiche, die noch tiefer analysiert und aus-gewertet werden sollten. Dies galt dabei besonders für nicht

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lineare Fragestellungen, also Segmente, bei denen scheinbar nicht zusammengehörige Elemente in Verbindung gesetzt und verglichen werden sollten, zum Beispiel die Zahlungs-schnelligkeit des Kunden und die Produktabsatzentwicklung in einer Region.“

VERBESSERUNGEN DURCH UND DURCH

Mit bi1, so berichtet Schmidt, sind viele dieser Fragen und Einschränkungen nun behoben und vergessen. Aufbauend auf allen im ERP-System und den Ergänzungsprogrammen hinterlegten Informationen, Zahlen und Statistiken, kann das Zusatzprogramm unendlich viele Charts oder Verlaufsdia-gramme erstellen und regelmäßig und eigenständig aktua-lisieren. Und das innerhalb von nur wenigen Sekunden. Die Parameter, die dabei die Grundlage bilden, können mittels Vorschlägen aus dem System selbst oder durch eigene Krea-tivität entwickelt und umgesetzt werden. Schmidt: „Obwohl wir das gesamte System noch gar nicht nutzen, erhalten wir heute bereits exakte Aussagen darüber, ob Einstandspreise angepasst werden müssen, in welchen Segmenten und Un-ternehmensbereichen Abweichungen vorhanden sind oder wie die Fakturierung erfolgt.“

Wir erkennen ständig neue Möglich-keiten und Optionen, die uns bei un-seren Entscheidungen helfen.

Die Ergebnisse, die sich aus den Zahlen ablesen lassen, die-nen aktuell zweierlei Gruppen: Der Führungsmannschaft, also Geschäftsführer, Abteilungs- und Teamleiter, die ihre Schlüsse für die Unternehmenssteuerung und das Change Management zieht, und den Mitarbeitern, die ausgewählte Informationen am schwarzen Brett lesen können. Ohne da-bei auf die einzelne Ziffer und effektive Zahlen einzugehen, können diese Tendenzen und Abweichungen bis zu den Pro-duktobergruppen erkennen und ihre Ableitungen treffen.

Für Schmidt, der das ERP-System als das Korsett und bi1 als eine sinnvolle Ergänzung beschreibt, ist die Wirksamkeit und Reichweite des Business Intelligence Tools damit aber noch nicht erschöpft. „Wir erkennen ständig neue Möglich-keiten und Optionen, die uns bei unseren Entscheidungen helfen.“ Um diese zu bündeln und eine klare Struktur in die Auswertungen zu bekommen, vor allem die Verbreitung zu

vergrößern, wurde darum kürzlich auch ein gevis-erfahrener Mitarbeiter zum bi1-Beauftragten ernannt.

Die personelle Aufstockung gilt aber auch in Richtung des gesamten ERP-Systems: „Aufgrund der Leistungsfähigkeit der GWS und der leistungsstarken Mitarbeiter wissen wir, dass das Spektrum in gevis ERP noch nicht komplett Aus-gereizt ist“, so Schmidt. Weitere Module, wie zum Beispiel die Außendienstanbindung oder Anwendungen im Bereich Telematik, seien schon angekündigt. „Wir wissen um diese neuen Ideen und werden sie auf jeden Fall für uns umfas-send nutzen.“

IHR ERP-FACHBERATER BEI DER GWS

Guten Tag, mein Name ist Heinz-Jürgen Borgmann und ich bin Ihr Fachberater für ERP-Systeme bei der GWS.

In einem ersten Telefon-gespräch erarbeite ich ge-meinsam mit Ihnen, wel-

che Anforderungen Ihr neues ERP-System erfüllen muss und wie ich Sie bei der Wahl der geeigneten Software optimal unterstützen kann.

Sie erreichen mich telefonisch unter +49 251 7000-3062 oder per E-Mail via heinz-juergen.borgmann@gws.ms.

Ich freue mich auf unser Gespräch!