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E ] ]

ISO 9001:2015– Prozessorientierte IT-Lösungen als Schlüsselfaktor

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E ] ] Inhalt

Prozessmanagement

Risikomanagement

Wissensmanagement

Fokus ISO 9001:2015 GESINE

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E ] ] Projekt GESINE

Ziele

„Greifbarmachung“ der Vorteile von IT-gestützten Referenzprozessen und Datenaustausch-Standards (eBusiness Konnektoren) für KMU

Automatisierte Prüfung von Compliance, Governance und Sicherheitsaspekten in unternehmensinternen und -übergreifenden Geschäftsprozessen

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E ] ] ISO 9001:2015

„Die Internationale Norm DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme legt Anforderungen fest, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Gesamtleistung zu steigern, und die gleichzeitig eine gute Basis für nachhaltige Entwicklungsinitiativen bieten.“

DIN EN ISO 9001

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E ] ] ISO 9001:2015

Ziele und erhoffter Nutzen

Verbessertes Verständnis der

Prozesse

Verbesserte Steuerung der

Prozesse

Verbesserung der internen

Kommunikation

Geringere Kosten durch effizientere Prozesse

Fehlervermeidung statt Fehlerkorrektur

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation

Schnellere Reaktion auf veränderte Marktbedingungen

Reduzierung der Geschäftsrisiken durch mehr Transparenz Vertrauen stärken

Höhere Kundenzufriedenheit

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E ] ] Fokus ISO 9001:2015

ProzessmanagementDas Prozessmanagement wird wichtiger denn je. Unternehmen sollen ein umfassendes und systematisches Prozessmanagement umsetzen.

RisikomanagementDie ISO 9001:2015 fordert erstmals einen systematischen Umgang mit Risiken. Unternehmen sind angehalten, Risiken zu erkennen und zu analysieren sowie Strategien für den Umgang mit Risiken zu entwickeln und deren Wirksamkeit zu bewerten.

WissensmanagementEin systematisches Wissensmanagement wird gefordert. Dazu gehört, das notwendige Wissen zur Durchführung von Prozessen zu erfassen, zu erhalten und den Mitarbeitern zugänglich zu machen.

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E ] ] Prozessmanagement

Quelle: kirsch-managementsysteme.de

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E ] ] Prozessmanagement

Quelle: kirsch-managementsysteme.de

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E ] ] Prozessmanagement

Unternehmen müssen Prozesse bestimmen, die benötigt werden, einschließlich

Eingaben und erwartete Ergebnisse

Benötigte Ressourcen und Sicherstellung ihrer Verfügbarkeit

Zuweisung von Verantwortlichen und Befugnissen

Methoden zur Überwachung, Messung und Bewertung

Methoden für Änderungen an den Prozessen, falls notwendig

Dokumentation der Prozesse

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E ] ] Risikomanagement

Ziel:Unternehmen sollen sich über Risiken bewusster werden, diese bewerten, priorisieren und geeignete Maßnahmen entwickeln.

AnforderungenRisiken identifizieren und priorisieren

Maßnahmen und Chancen zum Umgang mit Risiken definieren

Maßnahmen im QM-System integrieren und umsetzen

Kriterien für die Bewertung der Wirksamkeit der Maßnahmen identifizieren

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E ] ] Risikomanagement

Quelle: http://www.controlling-wiki.com/de

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E ] ] Risikomanagement

Quelle: http://www.qz-online.de

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E ] ] Risikomanagement

Ishikawa-Diagramm (Fischgrätendiagramm)

Quelle: http://www.controlling-wiki.com/de

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E ] ] Prozessorientiertes Wissensmanagement

Ziel:Wissen und Kenntnisse stärker in den Fokus rücken

Wissen entspricht einer Ressource, die bewusst gesteuert werden muss

Anforderungen:Unternehmen müssen bestimmen

Welches Wissen ist notwendig, um ihre Prozesse durchzuführen?

Wie kann dieses Wissen aufrechterhalten werden?

Wie kann das Wissen an Mitarbeiter vermittelt und diesen zugänglich gemacht werden?

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E ] ] Prozessorientiertes Wissensmanagement

Etablierte InstrumenteProzessdokumentation

Wikis

Groupware

Wissensplattformen (z.B. mit SharePoint)

…

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E ] ] ISO 9001:2015

Norm legt nicht fest, wie diese Maßnahmen zu erfüllen sind

Aufwand rein organisatorischer Lösungen ist hoch

IT-Unterstützung wird zum Schlüsselfaktor

Prozessmanagement Risikomanagement Wissensmanagement

Prozessorientierte IT-Lösungen

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E ] ] Prozessorientierte IT-Lösungen

Prozess-

analyse

Prozess-

implementierung

Prozess-

überwachungProzess-

evolution

Echtzeit-Monitoring

KPI-Überwachung

Eskalationsmanagement

Explizite

Prozessmodellierung

Prozessänderungs-

management

Aktive Steuerung der

Geschäftsprozesse

Business Process Management (BPM) System

Nachvollziehbare

Audit Trails Automatische Reports

und Analysen

Prozessaufnahme

Prozesstransparenz

Implementierung

von

Expertenwissen

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E ] ] Fallbeispiel: Ofenstörungen

Ausgangssituation

Formblatt in

Tabellenkalkulation

Mail an Verteiler

Rückfragen

Paralleles Ausfüllen

des Formblatts

händisches

Zusammenführen

des Formblatts

Störungsmeldungen+

jährliche

Auswertung

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E ] ]

Workshop ProzessaufnahmeEingaben, Abläufe, Verantwortlichkeiten, Ergebnisse, Dokumentation, Schwellwerte, Fehlerbehandlungsmaßnahmen, Auswertungen, Anwenderunterstützung

Fallbeispiel: Ofenstörungen

Wissen

Prozess

Risiko

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E ] ] Fallbeispiel: Ofenstörungen

Umsetzung auf Basis GESINE KMU BPM Plattform

gestaltend integrativ

Format, Layout,

Aufteilung

Arbeitslisten,Archive,

Auswertungen

Plattform Module Framework

Plattform Module

Page Editor

Wiederverwendbare Komponenten

KMU BPM Plattform

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E ] ] Fallbeispiel: Ofenstörungen

Prozessorientierte IT-Lösung

Implementierung der Anforderungen an Prozessmanagement, Risikomanagement und Wissensmanagement für einen konkreten Geschäftsprozess

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E ] ]

Überwachung, Messung, Dokumentation des Prozesses über Echtzeit-Monitoring

Definierter und nachvollziehbarer Änderungsprozess durch Prozessversionierung

Fallbeispiel: Ofenstörungen

Prozessmanagement

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E ] ] Fallbeispiel: Ofenstörungen

Prozessmanagement

Klare Zuordnung von Verantwortlichen und Befugnissen über persönliche Aufgabenliste

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E ] ] Fallbeispiel: Ofenstörungen

Plausibilitäts- und Vollständigkeitsüberprüfung

Eingabeunterstützung auf Basis von Expertenwissen

Wissen zugänglich machen über kontextabhängige Hilfe

Wissensmanagement

Risikomanagement

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E ] ] Fallbeispiel: Ofenstörungen

Verfolgung in Echtzeit

Überwachung von definierten Zeit- und Schwellwerten

Eskalation und prozessgesteuerte Maßnahmen zur Beseitigung von Störungen

Risikomanagement

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E ] ]

Risikomanagement

Auswertungen in Echtzeit

Risiken können identifiziert werden

Maßnahmen können abgeleitet und im Prozess umgesetzt werden (KVP)

Fallbeispiel: Ofenstörungen

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E ] ] Fazit

Prozessmanagement

Risikomanagement

Wissensmanagement

Die GESINE KMU BPM Plattform stellt alle Möglichkeiten bereit, um den Herausforderungen der ISO 9001:2015 entgegentreten zu können, sowohl im Bezug auf einzelne Prozesse als auch auf die gesamte Prozesslandschaft.

Jürgen Huhle, 02.12.2015 AristaFlow GmbH

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E ] ]

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Haben Sie Ihre Prozesse im Griff?

Sprechen Sie mit uns!www.aristaflow.com

http://www.mittelstand-digital.de/DE/Foerderinitiativen/eStandards/gesine.html

Jürgen Huhle, 02.12.2015 AristaFlow GmbH Seite Nr. 30

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E ] ] Basis: GESINE KMU BPM Plattform

ZieleErstellung einer IT-Plattform zur Erfassung, Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen mit besonderer Berücksichtigung der KMU-Anforderungen „einfache Handhabung“ und „selbstdurchführbare Anpassungen“

Schnelle und stabile Umsetzung beliebiger Geschäftsprozesse zu prozessorientierten IT-Lösungen

Reduzierung des Projektaufwands und somit der Kosten durch Referenzprozesse (z.B. Rechnungseingangsverarbeitung)

Modularität