© Frank Papendorf, Hannover / November 2010
Microsoft PowerPointKompakte Einführung im Rahmen
des IHK-Programms (MHH)
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Ablauf des Seminars
• Mischung aus Theorie und Praxis
Vortrag mit eingestreuten Demonstrationen
Ausprobieren anhand von Arbeitsblätternmit anschließender Besprechung
• Dazwischenfragen erwünscht !!!
• Handout der eingesetzten Präsentationsfolien
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• Grundlagen
• Entwurfsvorlagen / Folienlayouts
• Ansichtsmodi einer Präsentation
• Einfache Bildschirmpräsentationen
• (Text-)Platzhalter
• WordArt / Cliparts / Grafiken
• Schematische Darstellungen
• Folienmaster / Titelmaster
• Folienübergänge / Animationen
Themenübersicht
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• über Startmenü / Programme
• durch Doppelklick auf PowerPoint-Datei auf dem Windows-Desktop oder im Explorer
*.ppt = PowerPoint-Präsentation*.pps = PowerPoint-Bildschirmpräsentation
• abschaltbarer Startdialog (Assistent) nach Erstinstallation
PowerPoint starten
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• Titelleiste
• Menüleiste
• Symbolleisten
• Statusleiste
• Aufgabenbereich
• Office-Assistent
Das Anwendungsfenster
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• Symbolleisten stellen häufig benutzte Funktionen zur Verfügung
• Standardmäßig angezeigte Symbolleisten:Standard, Format, Zeichnen (am unteren Rand)
• Quickinfo durch Mauszeigernavigation
• Symbolleisten können innerhalb des Anwendungsfenstersverschoben werden (z.B. an den linken oder rechten Rand)
• Zusammensetzung der Symbolleisten ist variabel Menüpunkt „Ansicht / Symbolleisten / Anpassen“ hier zusätzlich Anzeige kompletter Menüs einstellbar
Anpassung von Symbolleisten
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• Schnellster Weg zu einer Präsentation
• Auswahl aus verschiedenen Inhaltsvorlagen z.B. Geschäftsplan, Zwischenbericht, Urkunde
• Spätere Nachbearbeitung notwendig Folieninhalte bearbeiten Einzelne Folien löschen bzw. hinzufügen
• Aufruf über Menüpunkt „Datei / Neu“ Aufgabenbereich „Neue Präsentation“ „Autoinhalt-Assistent“
AutoInhalt - Assistent
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• Folienausschnitt
• Gliederungs-ansicht bzw.Folienminiaturen
• Notizenfeld
• Zoom-Faktor
Normalansicht einer Präsentation
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• Erfassung von Inhalten in der Normalansicht
• zwischen Folien wechseln mit Bild hoch / Bild runter - Tasten über Fensterlaufleiste über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt
• Reihenfolge von Folien ändern über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt: Mit linker
Maustaste an neue Position ziehen (über Ansichtsmodus „Foliensortierung“)
• Folie löschen über direkte Anwahl im Gliederungsausschnitt und ENTF-Taste über Menüpunkt „Bearbeiten / Folie löschen“ (aktuelle Folie)
Vorhandene Folien bearbeiten
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• Beim erstmaligem Speichern wird der Speicherort (Ordnerhierachie) und der Dateiname abgefragt später mittels Menüpunkt "Datei / Speichern unter„
• Sonderfall: Speichern als „Bildschirmpräsentation“ (.pps) Automatischer Startansicht „Bildschirmpräsentation“
• Richtlinien für die Benennung von Dateien Maximale Länge von 255 Zeichen Darf nicht die folgenden Zeichen enthalten: / * ? „ : ; | \ < > Empfehlung: Sollte keine Umlaute oder Sonderzeichen
außer dem Bindestrich und dem Unterstrich enthalten
• Automatische Zwischenspeicherung über Menüpunkt "Extras / Optionen / Speichern" einstellbar
Präsentationen speichern
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• Menüpunkt: „Datei / Öffnen“
• PowerPoint-Dokumente tragen die Datei-namenserweiterung „.ppt“ bzw. „.pps“
• Mehrere Präsentationen können gleichzeitig geöffnet werden Jeweils Schaltfläche in der Windows Task-Leiste Umschalten auch über den Menüpunkt „Fenster“ Vergleichsdarstellung über Menüpunkt
„Fenster / Alle anordnen“
Vorhandene Präsentationen öffnen
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Ansichtsmodi einer Präsentation
• Normalansicht
• Foliensortierung
• Notizenseite
• Bildschirmpräsentation
Umschaltung zwischen den Ansichtsmodi über den Menüpunkt „Ansicht“ oder die entsprechenden Schaltflächen
am unteren Rand des Anwendungsfensters
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• Menüpunkt „Ansicht / Foliensortierung“
• Verschieben von Folien per „Drag & Drop“ Auswahl mehrerer Folien über SHIFT- bzw. STRG-Taste
• Kopieren von Folien über Menüpunkt „Bearbeiten / Kopieren“ bzw. „Einfügen“ Alternative: STRG+C/STRG+V bzw. STRG+D
• Wechsel zur Normalansicht per Doppelklick auf Folie
Foliensortierung
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• Menüpunkt „Ansicht / Notizenseiten“ Notizen können auch in der Normalansicht bearbeitet
werden Achtung: Notizen-Layout nur in Notizenansicht sichtbar
• Notizen sind ein Hilfsmittel für den Ersteller der Präsentation Vorbereitung eines Vortrags Stichworte für eine Überarbeitung der Präsentation
• Notizenseiten können ausgedruckt oder im Rahmen einer speziellen Bildschirmpräsentation angezeigt werden
Notizenseiten
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• Menüpunkt „Ansicht / Bildschirmpräsentation“
• Foliennavigation Nächste Folie: Taste „Return“ oder „Bild ab“ oder „Pfeil
unten“ Vorherige Folie: Taste „Bild hoch“ oder „Pfeil hoch“ Beliebige Folie: Kontextmenüpunkt „Gehe zu Folie“
• Bildschirmpräsentation abbrechen / beenden Taste „Escape“
• Anzeige möglicher Tastaturbefehle über „F1“-Taste bei laufender Bildschirmpräsentation
Bildschirmpräsentation
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• Menüpunkt „Datei / Drucken“
• Druckerauswahl
• Folienauswahl (Alle, Bereich, Aktuelle Folie)
• Drucklayout Folien Handzettel (2,4 oder 6 Folien pro Seite) Notizenseiten Gliederungsansicht
Präsentationen ausdrucken
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• Menüpunkt „Datei / Neu“ Aufgabenbereich „Neue Präsentation“
• Auswahlmöglichkeiten: Leere Präsentation Von einer Entwurfsvorlage Vom AutoInhalt-Assistenten Aus bestehenden Präsentationen
Neue Präsentationen erzeugen
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• Eine Entwurfsvorlage enthält grundlegende Vor-gaben, die für alle Folien einer Präsentation gelten Titelfolien können über ein abweichendes Design verfügen
• Jede Präsentation basiert auf einer Entwurfsvorlage
Foliendesign - Entwurfsvorlagen (1)
Entwurfsvorlage
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…
Folien
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• Erstellung einer neuen Präsentation auf Basis einer vordefinierten Entwurfsvorlage Aufgabenbereich „Neue Präsentation“: „Entwurfsvorlagen“
• Nachträgliche Anpassung des Foliendesign Folienmaster / Titelmaster
• Späterer Wechsel zu anderer Entwurfsvorlage Aufgabenbereich „Foliendesign“ Anschließend sollten alle Folien kurz überprüft werden
(auf überlappende Elemente, zu lange Texte etc.)
Foliendesign - Entwurfsvorlagen (2)
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• Das Folienlayout bestimmt den Grundaufbau einer individuellen Folie
• Ein Folienlayout besteht aus Platzhaltern für Text und andere Inhaltselemente
Folienlayouts (1)
Entwurfsvorlage
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34
…
Folien
Layout
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• Beispiele für häufig genutzte Folienlayouts Titelfolie (Titel und Untertitel) Titel und Text (Aufzählung) Titel und Grafik
• Eine neue Präsentation beginnt standardmäßig mit einer „Titelfolie“ d.h. die Startfolie erhält das Layout „Titelfolie“
• Auswahl bzw. Änderung eines Folienlayouts Aufgabenbereich „Folienlayout“
Folienlayouts (2)
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Ablauf: „Präsentationen erstellen“
1. Neue Präsentation öffnen-> Aufgabenbereich „Neue Präsentation“
2. Geeignete Entwurfsvorlage auswählen-> Aufgabenbereich „Foliendesign-Entwurfsvorlagen“
3. Folienlayout „Titelfolie“ für erste Folie behalten bzw. ändern-> Aufgabenbereich „Folienlayout“
4. Neue Folien anlegen und dabei immer zuerst das jeweilige Folienlayout festlegen
-> Menüpunkt „Einfügen / Neue Folie“ bzw. <STRG+M>-> Aufgabenbereich „Folienlayout“
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• Platzhalter in der Größe ändern Einmal in Platzhalter klicken und Größe über Ziehpunkte ändern
• Platzhalter verschieben Auf Platzhalterrahmen klicken und mit Pfeiltasten verschieben Einblenden von Hilfsmitteln über die Menüpunkte „Ansicht /
Lineal“ bzw. „Ansicht / Raster und Führungslinien“
• Platzhalter löschen Auf Platzhalterrahmen klicken und ENTF-Taste bzw. Menüpunkt
„Bearbeiten / Markierung löschen“
• Änderungen rückgängig machen Menüpunkt „Bearbeiten / Rückgängig“
Mit Platzhaltern arbeiten
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• Einfache Zeichenformatierung Schaltflächen: Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung,
Schattiert Listenfeld: Schriftart, Schriftgröße Weitere Möglichkeiten über Menüpunkt: „Format / Zeichen“
• Absatzformatierung Schaltflächen: Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig Menüpunkte: „Format / Ausrichtung bzw. / Zeilenabstand“
• Einzüge einstellbar über Lineal Menüpunkt: „Ansicht / Lineal“
• Mächtige Helferlein Menüpunkt: „Format / Schriftarten ersetzen“ Funktion: „Format übertragen“
Textgestaltung in Textplatzhaltern
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• Aufzählung / Nummerierung einfügen Schaltflächen: Nummerierung, Aufzählungszeichen Menüpunkt „Format / Nummerierung und
Aufzählungszeichen“
• Aufzählung / Nummerierung bearbeiten neuer Aufzählungspunkt = neuer Absatz (RETURN-Taste) neue Zeile innerhalb eines Absatzes (SHIFT+RETURN)
• Gliederungsebene wechseln TAB-Taste (herunter) bzw. SHIFT+TAB-Taste (herauf)
• Gliederungspunkt verschieben Gliederungspunkt anklicken, Maustaste gedrückt halten
und dabei nach vorne/hinten verschieben
Aufzählungen in Textplatzhaltern
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Tipps für die Textformatierung
• Texte möglichst kurz halten grafische Darstellungsvariante vorziehen
• einspaltiges Layout bevorzugen
• serifenlose Schriften wählen z.B. Arial, Verdana, …
• Schriftgrad >= 20pt
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• Mit WordArt lassen sich Texte als Grafikobjekte gestalten
• Einfügen einer WordArt-Grafik Menüpunkt „Einfügen / Grafik / WordArt“ Auswahl von Schriftart und -grad
• Die spezielle WordArt-Symbolleiste wird dabei automatisch eingeblendet
• Spätere Änderung der WordArt-Form bzw. der enthaltenen Texte sind jederzeit möglich
WordArt
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• Einfügen einer Grafik Menüpunkt „Einfügen / Grafik / Clipart“ bzw. „Einfügen
/ Grafik / aus Datei“
• Unterstützung verschiedenster Grafikformate(z.B. JPG, GIF, PNG …)
• Formatierung einer Grafik Menüpunkt „Format / Grafik“ Größenänderung führt unter Umständen zu einer
Änderung der Original-Seitenverhältnisse
Cliparts und andere Grafiken
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• Organigramm• Zyklusdiagramm• Radialdiagramm• Pyramidendiagramm• Venndiagramm• Zieldiagramm
Enthaltene Assistenten(Menüpunkt: „Einfügen / Schematische Darstellung“)
Schematische Darstellungen
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Folienmaster / Titelmaster
• Der Folienmaster ist eine Vorlage, dessen Layout-Vorgaben für alle Folien einer Präsentation gelten Menüpunkt „Ansicht / Master / Folienmaster“
• Der Titelmaster ist eine spezielle Vorlage, welche ausschließlich für Titelfolien herangezogen wird Menüpunkt „Einfügen / Neuer Titelmaster“
• Mögliche Einstellungen: Hintergrundfarbe, -bilder, Logos
Fuß-/Kopfzeile, Firmenadresse, Erstellungsdatum etc.
Position und Größe von Platzhaltern
Formatierung in Textplatzhaltern, Aufzählungszeichen etc.
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Grundlegende Seiteneinstellungen
Menüpunkt: „Datei / Seite einrichten“
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• Menüpunkt „Format / Hintergrund“
• Definition einer einheitlichen Füllfarbe
• Definition eines Fülleffekts Eigene oder vorgegebene Farbverläufe
Strukturierte Hintergründe
Zweifarbige Füllmuster
Hintergrundgrafik aus externer Datei
• TIPP: Möglichst helle und wenig strukturierte Hintergründe verwenden
Folienhintergrund
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Kopf- und Fußzeilen
• Einblendung / Definition entsprechender Felder über Menüpunkt „Ansicht / Kopf- und Fußzeile“ Automatisch aktualisierter bzw. statischer Zeitstempel
Seitenzählung
Freitexte
• Anordnung / Formatierung über Folienmaster Änderbar über Menüpunkt „Format / Masterlayout“
Es können auch andere Elemente verwendet werden
• Einstellungen sollten ausschließlich im Folienmaster vorgenommen werden Mögliche Seiteneffekte !!!
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• Aufgabenbereich „Folienübergang“
• Verschiedene Übergänge verfügbar
• Ausführungsgeschwindigkeit wählbar
• Automatische Überblendung möglich (Vorsicht !)
• Neuen Folien wird kein Übergang zugeordnet(Lösung: Definition im Folienmaster)
Folienübergänge
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• Aufgabenbereich „Benutzerdefinierte Animation“
• Verschiedene Effekte sind verfügbar und können den einzelnen Folienelementen zugeordnet werden
• Für jeden Animationseffekt ist festzulegen: Art des Effekts (z.B. Einblenden) Geschwindigkeit der Animation Bewegungsrichtung Startzeitpunkt (automatisch bzw. nach Mausklick) Reihenfolgenposition im Rahmen der Folienanimation
Benutzerdefinierte Animationen
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Benutzerdefinierte Entwurfsvorlagen
• Eine Entwurfsvorlage ist eine Musterdatei, die verschiedene Designvorgaben und -grundeinstellungen enthält
• Jede Präsentation basiert auf einer Entwurfsvorlage (mindestens auf „Standarddesign“ bzw. „Leere Präsentation“)
• Eigene Entwurfsvorlagen erleichtern die Arbeit, wenn mehrere Präsentationen mit einheitlichem Layout erstellt werden sollen
• Entwurfsvorlagen können für die Umsetzung einer „Corporate Identity“ benutzt werden
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Inhalte einer Entwurfsvorlage
• Seitenformat
• Folienmaster / Titelmaster
• Handzettelmaster / Notizenmaster
• Vorgaben für Zeichen- und Grafikobjekte
• Spezielles Farbschema
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1. Neue Präsentation auf Basis einer geeigneten Entwurfsvorlage erstellen
2. Durchführung der gewünschten Einstellungen (Seiteneinrichtung, Zeichen- und Grafikobjekte)
3. Einrichtung von Folien- und Titelmaster etc., aber keine Folien anlegen
4. Abspeichern der Präsentation über den Menüpunkt „Datei / Speichern unter“
Dateityp „Entwurfsvorlage“ (.pot) Pfad: „C:\ DokumenteUndEinstellungen\ Benutzername\
Anwendungsdaten\ Microsoft\ Vorlagen\“ (automatisch)
Eigene Entwurfsvorlage erzeugen
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1. Menüpunkt „Datei / Neu“ wählen
2. Im Aufgabenbereich „Neue Präsentation“ entsprechende Vorlage auswählen
Office 2002: unter „Allgemeine Vorlagen“ -Registerkarte „Allgemein“
Office 2003: unter „Vorlagen / Auf meinem Computer“
3. Präsentation auf Basis der gewählten Vorlage erstellen
Speicherung (automatisch) als Präsentation (.ppt)
Eigene Entwurfsvorlage verwenden
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Vorbereitung der MHH-Entwurfsvorlage
1. MHH-Vorlage aus dem Intranet herunterladen (Dateinamenserweiterung = .pot)
2. MHH-Vorlage öffnen und Änderungen im Folienmaster durchführen (Menüpunkt „Ansicht / Folienmaster“)
Anpassung an Abteilung / Mitarbeiter
3. Alle eventuell enthaltenen Folien löschen
4. Veränderte MHH-Vorlage abspeichern
über „Datei / Speichern unter“ als Vorlage (.pot)(automatische Auswahl des korrekten Ordners)
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Nutzung der MHH-Entwurfsvorlage
1. Menüpunkt „Datei / Neu“ wählen
2. Im Aufgabenbereich „Neue Präsentation“ entsprechende Vorlage auswählen
Office 2002: unter „Allgemeine Vorlagen“ -Registerkarte „Allgemein“
Office 2003: unter „Vorlagen / Auf meinem Computer“
3. Präsentation auf Basis der gewählten Vorlage erstellen
Speicherung (automatisch) als Präsentation (.ppt)