P r o d u k t v o r s t e l l u n g L o t u s N o t e sP r o d u k t v o r s t e l l u n g L o t u s N o t e s- C o b a l t ToDo Manager -- C o b a l t ToDo Manager -

Die vorliegende Produktpräsentation gibt Ihnen einen kurzen Überblick über Funktionen und Arbeitsweise des

Cobalt ToDo Managers. Folgende Bereiche werden erläutert:

Verwaltung und Überwachung von Projekten & ToDo‘s Erinnerungsfunktionen Eskalation Gantt Chart

Optionale Verwalten von Kunden und Kontakten Officeintegration Korrespondenz ToDo Assistent

EinführungEinführung

Der Cobalt ToDo Manager für Lotus Notes kann sowohl für die einfache Verwaltung von Projekten und ToDo‘s als auch für

strukturiertes Projektmanagement inkl. der Erfassung von Kunden, Ansprechpartnern, Besprechungsprotokollen, Mail und

Korrespondenz verwendet werden. Im ersten Fall sind lediglich die Dokumententypen „ToDo“ und „Projekt“ zu verwenden

und entsprechend mit Daten zu füllen. Wie bei strukturiertem Projektmanagement zu verfahren ist, wird auf den

nachfolgenden Seiten erklärt.

Prinzipielle Arbeitsweise bei ErstverwendungPrinzipielle Arbeitsweise bei Erstverwendung

An folgender Verfahrensweise kann sich orientiert werden, wenn der Cobalt ToDo Manager erstmalig verwendet wird:

1. Füllen des Firmenprofiles über das Menü „Admin\Firmenprofil“.

2. Anlegen von Mitarbeiterprofilen über das Menü „Admin\Mitarbeiter“. Hier sind jene Mitarbeiter zu hinterlegen, die mit

dem ToDo Manager vorwiegend arbeiten sollen. Es genügt, zunächst für sich selbst ein solches Profil zu erzeugen.

3. Anlegen von Kundendokumenten über „Erweitertes Menü“ --> „Kontakte\Firmen\nach Namen“. Möchten Sie

ausschließlich interne Projekte verwalten, so genügt die Anlage eines einzigen Firmendokumentes, das Ihre

Stammdaten enthalten sollte.

4. Anlegen von Ansprechpartnern und Kontakten. Dies ist nur dann erforderlich, wenn Sie außer internen Projekten

auch Projekte mit externen Partnern oder Kunden verwalten möchten. Verwenden Sie hier „Erweitertes Menü“ -->

„Kontakte\Personen\nach Namen“.

5. Erzeugen von Projektdokumenten über eine jener Ansichten, die Sie im Menü „Alle Projekte“ finden. Ordnen Sie

einem Projekt immer eine Firma zu, auch wenn Sie nur interne Projekte verwalten.

6. Erzeugen von ToDo‘s unter Verwendung der Menüfunktion „Alle ToDo‘s“. Weisen Sie einem ToDo in jedem Fall

eine Firma, ein Projekt und einen Auftragnehmer(Bearbeiter) zu. So sind später exakte Übersichten und

Auswertungen möglich.

Anlegen von Kunden und KontaktenAnlegen von Kunden und Kontakten

Wenn Sie Projekte für verschiedene Firmen und Kunden verwalten möchten, so erfassen Sie zunächst die

enstprechenden Daten und optional die benötigten Ansprechpartner. Hier ist es unerheblich, ob es sich um

interne oder externe Kunden handelt. Wählen Sie nach dem Öffnen des ToDo Managers das „Erweiterte Menü“

und anschließend „Kontakte\Firmen\nach Namen“. Auch wenn Sie ausschließlich interne Projekte verwalten

möchten, so erzeugen Sie hier bitte über die Ansichtenaktion „Neues Dokument\Firma“ ein Firmendokument mit

Ihren Stammdaten. Fülllen Sie bitte mindestens den Abschnitt „Organisation“, alle anderen Informationen sind

optional und keine Pflichtfelder.

Ansprechpartner, die Sie ebenfalls optional erfassen können, erzeugen Sie über den Menüpunkt „Kontakte\

Personen\nach Namen“ und die zugehörige Ansichtenaktion „Neues Dokument\Person“.

Projektakten, Firmenzuordnung, ProjektzuordnungProjektakten, Firmenzuordnung, ProjektzuordnungWichtig beim Anlegen von Ansprechpartnern wie auch bei allen anderen

Dokumententypen ist die korrekte Zuordnung von Firma und Projekt. Nur so

können später, wie in diesem Falle, alle Ansprechpartner eines Kunden in der

entsprechenden Ansicht aufgelistet werden. Untenstehende Abbildung zeigt

Frau Schmidt unter dem Firmeneintrag „ABC-GmbH“ einsortiert, was durch

den zugehörigen Eintrag im Feld „Firma“ im Personendokument gewährleistet

wird. Frau Paul hingegen erscheint erst unterhalb des Musterprojektes, da ihr

sowohl die „ABC GmbH“ als Firma und das „Musterprojekt“ als Projekt

zugewiesen worden ist. Ob Sie die Zuordnung mit oder ohne Projekt

vornehmen, bleibt Ihnen überlassen, bei Ansprechpartnern wird allerdings

KEINE Projektzuordnung, lediglich eine Firmenangabe empfohlen.

Die Abbidlung zeigt Ihnen die Ansicht „Projektakten\nach Firma“.

Anlegen von Projekten – Abschnitt „Projekt“Anlegen von Projekten – Abschnitt „Projekt“

Projekte werden über einen beliebigen Menüpunkt erzeugt, den Sie im Menü „Alle Projekte“ finden. Wählen Sie hier bspw. die Ansicht „Alle

Projekte\nach Bezeichnung“ und anschließend die Ansichtenaktion „Neues Dokument\Projekt“.

Geben Sie im Abschnitt „Projekt“ eine eindeutige „Bezeichnung“ an, im Beispiel sehen Sie hier „Musterprojekt“, und wählen Sie eine „Firma“.

Eine Firma muß zwangsläufig gewählt werden, um die Zuordung von Projekten zu Firmen bzw. Kunden zu gewährleisten. Die Angabe eines

übergeordneten Projektes muß nicht erfolgen, diese Angabe hat zudem nur informativen Charakter, was Projektabhängigkeiten betrifft. Eine

Projektnummer kann ebenfalls optional angegeben werden.

Eine weitere wichtige Projektinformationen sind „Start“- und „Ende“-Datum, beides sind Pflichtfelder. Optional anzugeben hingegen sind „Start-

Ende geplant“. Diese Information soll Sie später dabei unterstützen, die ursprüngliche Projektplanung mit dem tatsächlichen Projektverlauf zu

vergleichen, um bei zukünftigen Projekten ggf. mit größeren zetlichen Reserven zu arbeiten.

Anlegen von Projekten – Abschnitt „Eigenschaften“Anlegen von Projekten – Abschnitt „Eigenschaften“

Im Abschnitt „Eigenschaften“ sowohl die hausinternen „Projektbeteiligten“ anzugeben als auch „Externe Beteiligte“. Als

Beteiligte sind jene Personen zu verstehen, die in die Projektrealisierung involviert sind.

Zusätzlich sind die Projektleiter zu erfassen, um spätere Auswertungen sowohl nach Anzahl Projekte je Projektleiter als auch

nach Projektbeteiligten zu gewährleisten. Als externe Beteiligte und Projektleiter sind jene Personen auswählbar, die zuvor

als Kontakte bzw. Personendokumente erfasst worden sind. Interne Beteiligten basieren auf Mitarbeiterprofilen, die im

administrativen Teil der Dokumentation näher erläutert werden.

Optional können Sie einem Projekt „Bereiche“ und „Abteilungen“ zuordnen, um auch nach solchen Kriterien auswerten zu

können. Beide Informationen pflegen Sie, wenn Sie dem Menüpunkt „Admin“ des ToDo Managers folgen.

Anlegen von Projekten – Abschnitt „Status“Anlegen von Projekten – Abschnitt „Status“

Der Abschnitt „Status“ gibt Ihnen zunächst die Möglichkeit, weitere Informationen zum Projekt zu hinterlegen. Hierzu läßt

parallel der Abschnitt „Anmerkungen“ ausreichend Raum.

Die Statusinformationen „Budget“, Technolgie“ und „Zeit“ sind manuell zu bewerten und geben in sämtlichen Ansichten

eine Statusübersicht in Form von Ampelfunktionen. Die Farbauswahl „grün“ bspw. der Kategorie „Technologie“ bedeutet,

es gibt „keinerlei technologischer Probleme“, „gelb“ wäre mit „Probleme vorhanden, aber lösbar“ zu interpretieren, „rot“

hingegen bedeutet, „Probleme vorhanden, derzeit nicht lösbar“. Adäquat verhält es sich mit den Kategorien „Budget“ und

„Zeit“.

Die Eigentliche Statusinformation des Projektes ist im rechten Bereich im gleichnamigen Feld „Status“ festzuhalten“. Die

hier aufgeführten Informationen „neu“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“ können von Ihnen selbst über Keywords

vorgebenen und erweitert werden.

Die in der Abbildung gezeigte Information von „10 Tagen“ im Feld „Erinnerung/Vorlauf“ bedeutet, daß bereits 10 Tage vor

Fälligkeit eines Projekte bzw. dem Projektende an die Projekterledigung erinnert wird. Wird kein Erinnerungsvorlauf

angegeben, so wird erst bei Erreichen oder Überschreiten des Fälligkeitsdatums eine Erinnerungsmail versandt und die

Eskalation angestoßen.

Übersicht über laufende und kritische ProjekteÜbersicht über laufende und kritische Projekte

Projekte lassen sich nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren. So enthält das Menü „Alle Projekte“ die Ansicht

„nach Bezeichnung“, die alle erfaßten Projekte zeigt und eine Sortierung nach Projektnummer, Bezeichnung oder Status

ermöglicht. Die Ansicht „ - Kritische Projekte - „ führt alle Projekte auf, deren Fälligkeitsdatum sich nähert und deren

Status noch nicht „abgeschlossen“ ist. Die Ansicht „ - Überfällige Projekte - „ hingegen zeigt alle Dokumente, deren

Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist.

Anlegen von ToDo‘sAnlegen von ToDo‘s

Das Anlegen von ToDo‘s erfolgt adäquat dem Anlegen von Projekten, die zu pflegenden Daten unterscheiden sich

lediglich hinsichtlich der Informationen „Priorität“, „Auftragnehmer“, „Auftraggeber“ und „Zur Kenntnis an“. Alle anderen

Informationen haben die gleiche Bedeutung. Die Funktionalität „Wiederholend“ stellt zusätzliche Funktionen für

wiederkehrende ToDo‘s dar, die in der Arbeitsweise wiederkehrenden ToDo‘s und Terminen der persönlichen Mailbox

entsprechen. Einem neuen ToDo müssen sowohl Firma als auch ein Projekt zugewiesen werden.

Übersicht über laufende und kritische ToDo‘sÜbersicht über laufende und kritische ToDo‘s

Auch ToDo‘s sind nach verschiedenen Kriterien filter- und sortierbar. So enthält das Menü „Alle ToDo‘s“ neben den

Ansichten, die kritische und überfällige Aufgaben zeigen, auch Views, die alle ToDo‘s nach Status, Auftragnehmer oder

Auftraggeber sortieren. So erhalten bspw. Projektmanager einen Überblick, welche Aufgaben mit welchem Status bei den

entsprechenden Mitarbeitern vorliegen.

Gantt ChartGantt Chart

Das im ToDo Manager enthaltene Gantt Chart Modul erlaubt eine übersichtliche Darstellung von Projekten und ToDo‘s, wie

Sie dies bspw. aus Microsoft Project kennen. Sowohl die zeitlich geplante Abfolge von Projekten als auch die

Mitarbeiterauslastung sind darstellbar, ohne Anbindung von Fremdprojekten. Wählen Sie ein oder mehrere „Projekte“ über

das Lupensymbol, um alle zugehörigen Aufgaben/Todo‘s anzuzeigen. Interessiert eher die Mitarbeiterauslastung, so wählen

Sie ein oder mehrere „Auftragnehmer“. Sie können jederzeit die dargestellten Informationen über die Schaltflächen

„Vergrößern“ und „Verkleinern“ zoomen und auch die Darstellungsweise auf wöchentlicher-, monatlicher- oder

Quartalsebene wählen. Zudem wird das Verschieben der Zeitleiste per Drag & Drop unterstützt.

S y s t e m v o r a u s s e t z u n g e nS y s t e m v o r a u s s e t z u n g e n

Basis des gesamten Systems ist ein Lotus Domino ab der Version 6.5 oder höher. Als Plattformen werden

Windows NT/2000/XP, Linux und verschiedene Unix-Versionen unterstützt. Die Hardwareanforderungen

sind insgesamt moderat,so genügen 100 MB Plattenplatz und 1 GB Hauptspeicher für den Betrieb der

Applikation mit allen Modulen. Die Verwendung eines Dual-Prozessor- oder Dual-Core-Systems wird

empfohlen.

Datenbanksystem Lotus Domino Server 6.5 oder höher

Client Lotus Notes Client 6.5 oder höher

Serverhardware Aktuelles Dual-Prozessor- oder Dual-Core-Systems

Hauptspeicher 1 GB

Plattenplatz 100 MB

W e i t e r e L o t u s N o t e s P r o d u k t e W e i t e r e L o t u s N o t e s P r o d u k t e

K o n t a k t / A n s p r e c h p a r t n e rK o n t a k t / A n s p r e c h p a r t n e r

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie Fragen zur gezeigten

eProcurement-Plattform, dem Cobalt XML Portal Server oder zu anderen

Produkten haben, so wenden Sie sich bitte an:

cobalt Softwareentwicklung & Beratung GmbH

Charlottenstraße 68, 10117 Berlin, Germany

Tel: +49 30 201 88 566

Fax: +49 30 201 88 575

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