Master-Thesis Aufbau eines Rechtsmanagements einer Gesundheitseinrichtung zur ... · 2019. 11....

Master-Thesis

Aufbau eines Rechtsmanagements einer Gesundheitseinrichtung zur Erfüllung der Anforderungen der ISO 50001

Verfasser/Verfasserin: Beta Vincetic, 1230 Wien, Gregorygasse 16A/2/3 Matr. Nr.: 1465395 Universitätslehrgang: Management für Technik im Gesundheitswesen Anzahl der Wörter: 13.106 Abgabedatum: 10.01.2017

zur Erlangung des akademischen Grades Master of Science

am Zentrum für Management im Gesundheitswesen der Donau-Universität Krems

Fachbetreuer/in DI Martin Krammer, MSc

Begutachter/Opponent Ass.- Prof. i.R. Dr. Albin Krczal, DUK bzw. Begutachter (Opponent)

Ich versichere: 1. dass ich die Master-Thesis selbstständig verfasst, andere als die angegebenen Quellen

und Hilfsmittel nicht benutzt und mich auch sonst keiner unerlaubten Hilfe bedient habe. 2. dass ich dieses Master-Thesis Thema bisher weder im In- noch im Ausland (einer

Beurteilerin/einem Beurteiler zur Begutachtung) in irgendeiner Form als Prüfungsarbeit vorgelegt habe.

3. dass diese Arbeit mit der vom Begutachter beurteilten Arbeit übereinstimmt.

Datum der Einreichung: 10.01.2017 Unterschrift

II

Danksagung

An dieser Stelle möchte ich mich ganz herzlich bei all denen bedanken, die mich

während meines Studiums und bei der Erstellung meiner Masterthese unterstützt

haben.

Besonderer Dank gilt meiner Familie, die während meines Studiums oft auf mich

verzichten musste und mir auch die Freiräume gegeben hat, die ich gebraucht habe.

Sie haben mich mit viel Verständnis, Motivation und ihrer grenzenlosen Geduld

unterstützt. Nur durch ihre Rücksichtnahme in den letzten beiden Jahren ist ein

berufsbegleitendes Studium möglich gewesen.

Einen großen Dank an Herrn DI Martin Krammer, MSc, der mich fachlich beim

Schreiben dieser Arbeit betreut hat und immer mit Rat und Tat zur Seite gestanden

ist. Seine wertvollen Hinweise, die moralische Unterstützung und das kritische

Hinterfragen haben einen großen Teil zur Vollendung dieser Arbeit beigetragen.

Mein Dank gilt auch meinem Chef Ing. Mag. Armin-Rudolf Weinrath, der mich in

dieser Zeit oft fachlich und moralisch unterstützt hat.

Ebenso möchte ich meinen Korrekturlesern danken, die sich für mich und meine

Arbeit Zeit genommen haben und mich mit ihren Ratschlägen tatkräftig unterstützt

haben.

Mein Dank gilt auch der Firma SANTESIS, technisches Gebäudemanagement und

Service GmbH, die mich finanziell und zeitlich unterstützt hat.

Und zuletzt gilt mein Dank meinen Eltern und Schwiegereltern, die mich während

meines ganzen Studiums bei den Haushaltstätigkeiten und der Kinderbetreuung

unterstützt haben.

III

Abstract

Die Uhr unserer Natur tickt unabänderlich. Unsere fossilen Ressourcen werden

immer knapper und das Klima verschlechtert sich zunehmend. Wenn die Menschheit

nicht anfängt umzulenken, drohen zahlreiche Katastrophen, gefolgt von einem

Klimakollaps.

Nach unzähligen Klimakonferenzen, Vorträgen von Klimaexperten und publizierter

Literatur, einigten sich die Mitgliedsstaaten der EU auf eine Richtlinie, die eine

Senkung des Energieverbrauchs zum Ziel hat. Diese Richtlinie wurde auf nationales

Recht umgesetzt. Die Einhaltung dieses Gesetzes ist für Unternehmen zu einer

großen Herausforderung geworden. Dies führte zur folgenden Forschungsfrage:

Wie kann eine Gesundheitseinrichtung sicherstellen, dass sie alle relevanten

Normen, Vorschriften und Gesetze bezogen auf ein Energiemanagementsystem (am

Beispiel ISO 50001) kennt und die daraus resultierenden Verpflichtungen einhält?

Die für die Arbeit zusätzlich relevanten Fragen waren, welche Werkzeuge geeignet

sind, um die oben angeführte Aufgabenstellung zu unterstützen und wie die

Prozesse und die Verantwortlichkeiten gestaltet werden sollten, um ein optimales

Ergebnis für ein Unternehmen zu erreichen.

Die Methodik setzte sich aus Literaturrecherche, Expertenbefragungen und Vergleich

der Best Practice Beispiele zusammen. Die Befragungen der Experten zeigten

deutlich, dass die Erfüllung der Rechtskonformität nicht klar standardisiert und

abgegrenzt ist.

Um diese Forschungsfragen beantworten zu können, wurden in dieser Arbeit zwei

Varianten zur Erfüllung der Rechtskonformität entwickelt und mit ihren Vor- und

Nachteilen gegenübergestellt.

Um eine optimale Erfüllung der Rechtskonformität gewährleisten zu können, wurde

die Variante mit der internen Besetzung empfohlen und mit den Werkzeugen

erläutert.

1

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung................................................................................................................ 4

1.1 Problemstellung ................................................................................................... 4

1.2 Forschungsfrage .................................................................................................. 5

1.3 Ziel der Arbeit ...................................................................................................... 5

1.4 Methodik .............................................................................................................. 6

1.4.1 Theoretischer Teil – eingehende Literaturrecherche ......................................... 6

1.4.2 Empirischer Teil – Befragungen bzw. Interviews mit 11 Experten .................... 6

1.4.3 Literaturrecherche ............................................................................................. 6

2. Theoretischer Hintergrund ...................................................................................... 8

2.1 Definitionen Normen und Gesetze ....................................................................... 8

2.1.1 Normen .............................................................................................................. 8

2.1.2 Gesetze .............................................................................................................. 8

2.2 Entstehung und Wirkung von Normen und Gesetzen .......................................... 9

2.2.1 Nationale Normen .............................................................................................. 9

2.2.2 Europäische Normen ......................................................................................... 9

2.2.3 Internationale Normen ...................................................................................... 10

2.2.4 Entstehung der Bundes- und Landesgesetze .................................................. 11

2.2.4.1Bundesgesetze .............................................................................................. 11

2.2.4.2Landesgesetze .............................................................................................. 12

2.3 Energieeffizienzgesetz ....................................................................................... 12

2.3.1 Ausgangssituation ............................................................................................ 12

2.3.2 ISO 50001 ........................................................................................................ 14

3. Rechtsmanagement Theorie ............................................................................... 21

3.1 Definitionen „Rechtsmanagement“ bzw. „Compliance Management“ ................ 21

3.2 „Rechtsmanagement ist Chefsache“ ................................................................. 23

3.3 Vergleich diverser Studien zum Thema Rechtsmanagement ............................ 23

4. Aufbau eines Rechtsmanagements in einer Gesundheitseinrichtung ......... 25

2

4.1 Variante 1 – „Rechtsmanagement INTERN“ auf die verantwortlichen Bereiche

delegieren ................................................................................................................. 26

4.2 Variante 2 – „Rechtsmanagement EXTERN“ (Outsourcing) .............................. 36

5. Fallbeispiel Vinzenz Gruppe bzw. SANTESIS ..................................................... 44

5.1 Vinzenz Gruppe - Firmenportrait und geschichtliche Entwicklung ..................... 44

5.2 Fallbeispiel SANTESIS, Technisches Gebäudemanagement und Service GmbH

..................................................................................................................... 48

5.3 Rechtsmanagement der Firma SANTESIS – IST Zustand ................................ 49

5.3.1 Allgemein ......................................................................................................... 49

5.3.2 Fallbeispiel Linz – Share Point Lösung „Bescheidwesen“ ............................... 51

5.3.3 Fazit „IST-Zustand“ .......................................................................................... 52

5.4 Umsetzungsmöglichkeiten in der Vinzenz Gruppe bzw. SANTESIS ................. 52

6. Fazit „SOLL – Konzept“ ........................................................................................ 54

6.1 Funktionsbeschreibungen - „Die Prozessverantwortlichkeiten“ ......................... 55

6.2 Prozesse ............................................................................................................ 55

6.2.1 Information ....................................................................................................... 55

6.2.2 Kommunikation ................................................................................................ 56

6.2.3 Dokumentation ................................................................................................ 56

6.3 Werkzeuge ........................................................................................................ 57

6.3.1 Das Rechtsregister ........................................................................................... 57

6.3.2 Schulungen zum Thema „Rechtsmanagement“ .............................................. 61

6.3.3 Share Point – „Rechtsmanagement“ ............................................................... 61

6.3.4 CAFM – System „MT/BT-DATA“ ...................................................................... 61

7. Empirischer Teil: Auswertung und Darstellung von Fragebögen zur Erfüllung der

Rechtskonformität am Beispiel der ISO 50001 .................................................... 62

7.1 Tabellarische Darstellung des Gesamtergebnisses ........................................... 64

7.2 Tabellarische Darstellung und Interpretation der einzelnen Ergebnisse ............ 65

8. Zusammenfassung und Schlussfolgerung mit Zukunftsaspekten ......................... 73

8.1 Zusammenfassung allgemein ............................................................................ 73

8.2 Reflexion ............................................................................................................ 74

3

8.3 Zukunftsaspekte und Ausblick für die Vinzenz Gruppe..................................... 74

4

1. Einleitung

1.1 Problemstellung

Durch die Verknappung bzw. Endlichkeit der natürlichen Ressourcen nimmt die

Energieeffizienz in Unternehmen einen immer höheren Stellenwert ein. Der Schutz

von Umwelt und Natur wird aus diesem Grund immer wichtiger. Je mehr der

Umweltschutzgedanke in unserer Gesellschaft Platz einnimmt, umso mehr Gesetze

und Normen werden eingeführt und die entsprechenden Rahmenbedingungen für

Unternehmen werden komplexer.

Normen und Gesetze sind überall und allgegenwärtig. Sie begleiten uns im Alltag,

geben Sicherheit im Straßenverkehr oder gewisse Standards in der Qualität unserer

Lebensmittel vor usw. Ohne sie würde unsere Gesellschaft nicht so gut funktionieren,

denn sie regeln viele unserer Abläufe, geben hohe Standards vor und sichern die

Ressourcenschonung nachhaltig.

Die in den letzten Jahren immer größer werdende Normen- und Gesetzesflut zu

kennen und einzuhalten, ist für Unternehmen, egal ob sie als Personen oder

Kapitalgesellschaften geführt werden, eine große Herausforderung. Die Fristen und

Pflichten, die die zuständigen Behörden vorschreiben, müssen vom jeweiligen

Unternehmen herausgefiltert und entsprechend umgesetzt werden. Unter

Umständen kann die Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorgaben strafrechtliche

Konsequenzen haben bzw. können Schadenersatzanforderungen geltend gemacht

werden oder enorme Imageschäden entstehen.

Am 01. Jänner 2015 trat das Bundes - Energieeffizienzgesetz1 in Kraft, das genaue

Ziele bis zum Jahr 2020 definiert hat.

„Mittelbar soll jedoch auch die Versorgungssicherheit durch einen geringeren

Energieverbrauch verbessert, der Anteil erneuerbarer Energien im Energiemix erhöht

und eine Reduktion von Treibhausgasemissionen erzielt werden.“2

1 Langtitel: Bundesgesetz über die Steigerung der Energieeffizienz bei Unternehmen und dem Bund

5

Nachhaltig bringt dieses Energieeffizienzgesetz den Unternehmen viele Vorteile.3 Sie

sind aber gezwungen, neue Methoden, Werkzeuge und Prozesse einzuführen, damit

sie am Markt bestehen können.

Um dieses Gesetz einzuhalten, sind Umstrukturierungen in den Unternehmen

notwendig. Durch Maßnahmen, wie eine klare Aufgabenverteilung (Organigramme)

und Strukturierung der Prozesse kann die Umsetzung des Gesetzes innerhalb eines

Unternehmens nachhaltig gelebt werden.

1.2 Forschungsfrage

Wie kann eine Gesundheitseinrichtung sicherstellen, dass sie alle relevanten

Normen, Vorschriften und Gesetze, bezogen auf ein Energiemanagementsystem

(am Beispiel ISO 50001) kennt und die daraus resultierenden Verpflichtungen

einhält?

Zusätzlich relevante Fragen:

Welche Werkzeuge sind geeignet, die oben angeführte Aufgabenstellung zu

unterstützen?

Wie sollten die Prozesse und Verantwortlichkeiten gestaltet werden, um ein

optimales Ergebnis zu erzielen?

1.3 Ziel der Arbeit

Das Hauptziel dieser Arbeit ist es, durch ausführliche Literaturrecherche und

Auswertung der Ergebnisse der Befragungen ein Konzept auszuarbeiten, welches

nachhaltig garantiert, dass alle Standards, Pflichten und Fristen erkannt und

eingehalten werden.

Dies soll durch die Ergebnisse, die aus der Auswertung der Interviews ausgearbeitet

werden, unterstrichen werden.

2 [online]

http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdf [Zugriff am 15.05.2016] 3 Im Kapitel 2.3 wird auf das Energieeffizienzgesetz näher eingegangen.

http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdfhttp://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG%20barrierefrei.pdf

6

Dabei sollen die Struktur und Organisation des Rechtsmanagements dargestellt, die

notwendigen Prozesse beschrieben und die verwendeten Werkzeuge und

Instrumente vorgestellt werden.

1.4 Methodik

1.4.1 Theoretischer Teil – eingehende Literaturrecherche

Zu Beginn dieser Arbeit (Kap. 2) werden Normen und Gesetze im Allgemeinen,

hinsichtlich ihrer Entstehung und Unterschiede beschrieben und gegenübergestellt.

1.4.2 Empirischer Teil – Befragungen bzw. Interviews mit 11 Experten

Tabellarische Darstellung der Ergebnisse bzw. Relevanz und ihre Interpretationen

Befragt wurden:

Experten aus den Branchen des Gesundheitswesens, der Industrie und der

Normungsinstitute.

Qualifikationen der befragten Experten reichten von leitenden QM Managern

bis zu technischen Leitern, Energiemanagern und Leitern der

Rechtsabteilungen.

1.4.3 Literaturrecherche

Im Zeitraum von Juli 2016 bis Oktober 2016 wurde in den Datenbanken von

STATISTA und der Suchmaschine Google Scholar und Google Books mittels

definierter Suchbegriffe eine Literaturrecherche durchgeführt. Für die Recherche

wurden folgende Suchbegriffe verwendet: „Energiemanagement“, „ISO 50001“,

„Rechtsmanagement“, „legal compliance“, „Rechtsregister“ und „Rechtskataster“,

„Normen“, „Gesetze“ und viele mehr. Weiters wurde in den Büchereien der FH Wien,

Hauptbücherei Wien, Bücherei der Donau Uni Krems und Bücherei Uni Graz nach

geeigneter Literatur geforscht.

Für die Literatursuche der Best Practice Beispiele wurden folgende Suchbegriffe

verwendet: „Best Practice“, „EMAS“, „ISO 50001“ usw. Bei den Best Practice

7

Beispielen war es nicht wichtig, sich nur auf Energie oder auf die ISO 50001 zu

fokussieren, weil sich die Empfehlungen und gute Erfahrungen der Unternehmen

genauso auf die Erfüllung der Rechtskonformität der ISO 50001 umlegen lassen.

8

2. Theoretischer Hintergrund

In diesem Kapitel werden Normen und Gesetze einander gegenübergestellt, um den

Unterschied zwischen diesen Begriffen bzw. deren Überschneidungen zu zeigen.

2.1 Definitionen Normen und Gesetze

2.1.1 Normen

Normen sind anerkannte, unverbindliche Regeln bzw. Empfehlungen. Das bedeutet,

dass ihre Anwendung freiwillig ist. Nur in Ausnahmefällen werden Normen durch

Gesetze, Verordnungen und (privatrechtlich) Verträge verbindlich.

Der Rechtswissenschaftler und Verfassungsexperte Hans Kelsen hat den Begriff

„Norm“ folgend definiert: „Norm im allgemeinsten Sinne bedeutet, dass etwas sein

soll. Man kann die Norm als den Sinn eines Willensaktes kennzeichnen.“4

Der Vorteil oder Sinn von Normen ist: Sie sind gesichertes Fachwissen und

dokumentieren den aktuellen Stand der Technik, Wissenschaft und Gesellschaft.

Hohe Qualitätsstandards und Lebensqualität, Schutz vor Unfällen, Stärken der

Wettbewerbsposition am Markt, globaler Marktzugang und sinnvolle Planung von

Projekten sind nur einige Vorteile von einem breiten Spektrum an Funktionen der

Normen.

2.1.2 Gesetze

Anders als Normen sind Gesetze verbindlich und werden vom Gesetzgeber

entwickelt und vorgeschrieben. Nach der Wortherkunft bedeutet „Gesetz“ etwas

„Gesetztes oder Festgelegtes“5. Im Allgemeinen regeln sie menschliches Verhalten

und jede durch den Staat beschlossene, bindende Vorschrift. Es gibt keine

eindeutige Übereinstimmung wie Gesetze definiert werden. Das Gabler

Wirtschaftslexikon definiert ein Gesetz nach folgenden Gesichtspunkten:

4 Walter (1999:20)

5 Vgl. [online] http://www.wissen.de/wortherkunft/gesetz [Zugriff am 15.08.2016]

http://www.wissen.de/wortherkunft/gesetz

9

„1. Im formellen Sinn: Alle in einem förmlichen, meist in der Verfassung vorgeschriebenen Gesetzgebungsverfahren von den gesetzgebenden Körperschaften beschlossene Rechtsvorschriften. 2. Im materiellen Sinn: Neben den Gesetzen im formellen Sinn auch Rechtsverordnungen, Satzungen und das Gewohnheitsrecht.“6

„Nach § 9 ABGB behalten die Gesetze so lange ihre Kraft, bis sie vom Gesetzgeber

abgeändert oder ausdrücklich aufgehoben werden“7. Sie werden immer in der

ursprünglichen Fassung des Kundmachungsdatums widergegeben.

2.2 Entstehung und Wirkung von Normen und Gesetzen

2.2.1 Nationale Normen

Das österreichische Normungsinstitut mit Sitz in Wien wird durch das neutrale und

unabhängige Dienstleistungsunternehmen ASI (englisch: Austrian Standard Institute)

vertreten. Sein Wirkungsbereich umfasst die nationalen Normen mit der Bezeichnung

ÖNORM.

2.2.2 Europäische Normen

CEN (englisch, European Committee for Standardization) ist eine der drei

europäischen Normungsorganisationen, die für die Entwicklung der europäischen

Normen auf allen Fachgebieten, außer für Telekommunikation und Elektrotechnik,

zuständig ist. Diese europäische Normungsorganisation wird in Österreich durch das

ASI vertreten.8

CENELEC (englisch, European Committee for Electrotechnical Standardization) ist

das europäische Komitee für elektrotechnische Normung. Das österreichische

Mitglied für Elektrotechnik ist das Österreichische Elektrotechnische Komitee, aber

Normen und Normentwürfe werden durch das ASI angeboten. Das CENELEC-

Komitee wurde 1972/73 durch die Zusammenschließung von CENEL und

6 [online] http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gesetze.html#definition [Zugriff am 06.08.2016]

7 [online]

http://www.jusline.at/index.php?cpid=ba688068a8c8a95352ed951ddb88783e&lawid=1&paid=9 [Zugriff am 06.08.2016] 8 Vgl. [online] https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/cen/ [Zugriff

am 15.08.2016]

http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/rechtsverordnungen.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/satzung.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gewohnheitsrecht.htmlhttp://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/gesetze.html#definitionhttp://www.jusline.at/index.php?cpid=ba688068a8c8a95352ed951ddb88783e&lawid=1&paid=9https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/cen/

10

CENELECOM, gegründet. Mitglieder waren vorerst die EG- und EFTA Staaten, eine

Osterweiterung wurde aber schon geplant. 9

ETSI (englisch, European Telecommunications Standards Institute) ist das

europäische Komitee für die Entwicklung von Normen in der Informations- und

Kommunikationstechnologie. 10

Das europäische Komitee für Entwicklung der Normen besteht aus 33 nationalen

Mitgliedern und hat seinen Sitz in Brüssel. Sein Wirkungsbereich erstreckt sich

europaweit und die Normenbezeichnung ist EN.

2.2.3 Internationale Normen

Die ISO (englisch, International Organization for Standardization) ist das

internationale Komitee für Normung und setzt sich mittlerweile aus 162

Mitgliedsländern zusammen. Dieses Komitee wurde 1947 gegründet und hat den

Sitz in Genf. Die Normbezeichnung ist ISO, stammt aus dem griechischen Wort

“isos” und bedeutet “gleich”. Der Wirkungsbereich dieses Komitees ist international.

2.2.3.1 Entstehung und Wirkung der nationalen Normen

Jede Person (private Personen, Behörden, Interessensvertretungen), die auf einem

bestimmten Gebiet ausreichend Erfahrung und Fachkenntnis besitzt, kann einen

schriftlichen Vorschlag an das jeweilige nationale Normungsinstitut richten, um zu

bestehenden Normen oder Normentwürfen Stellung zu nehmen. Diese Vorschläge

und Stellungnahmen werden anschließend vom Fachnormenausschuss

ausgearbeitet und unter einstimmigem Beschluss ratifiziert.

Es bestehen auch zahlreiche Möglichkeiten, aktiv an Normungen mitzuarbeiten.

Fachexperten können sich von ihren Unternehmen oder Organisationen für die

Normungsarbeit nominieren lassen. Das Normungskomitee entscheidet dann über

die Aufnahme, die kostenpflichtig ist. Die Mitwirkung der Fachexperten an der

Normung bringt viele Vorteile mit sich. Einerseits entlastet es den Gesetzgeber und

andererseits bringt es den Unternehmen viele Wettbewerbs- und Wissensvorteile.

9 Vgl. [online] https://www.ove.at/normung-oek/elektrotechnische-normung/historisches/ [Zugriff am

15.08.2016] 10

Vgl. [online] https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/ [Zugriff am 15.08.2016]

https://de.wikipedia.org/wiki/Englische_Sprachehttps://www.ove.at/normung-oek/elektrotechnische-normung/historisches/https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/elektrotechnik-telekommunikation/

11

Die Geltungsdauer der Normen richtet sich nach dem Bedarf der jeweiligen Bereiche.

Mindestens alle drei Jahre werden die Normen von ihren Gremien auf Gültigkeit

überprüft und bei Bedarf geändert. Besteht kein Änderungsbedarf, ist der Standard

weiterhin aktuell und die Norm bleibt unverändert gültig. Besteht ein Bedarf an

Änderung, können die Normen jederzeit geändert werden. In manchen Bereichen

bestehen Normen schon seit Jahrzehnten unverändert.11

2.2.4 Entstehung der Bundes- und Landesgesetze

2.2.4.1 Bundesgesetze

Grundsätzlich kann in Österreich jede Person einen Gesetzesvorschlag einbringen.

Die Voraussetzung dafür ist ein Volksbegehren (100.000 wahlberechtigte Stimmen

müssen im Parlament vorgelegt werden).

Im Regelfall wird ein Gesetzesvorschlag durch die Mitglieder des Nationalrats, von

der Bundesregierung oder durch den Bundesrat eingebracht.

Nach dem Einlangen des Gesetzesantrages im Nationalrat werden sie meistens an

den zuständigen Ausschuss zur Prüfung und Beratung geschickt. Im Ausschuss

sitzen Abgeordnete, die sich mit ihren Fachexperten beraten, den Gesetzesantrag

prüfen und nötigenfalls verbessern.

Nachdem der Ausschuss den Gesetzesantrag entweder abgelehnt hat oder eine

Empfehlung abgegeben hat, wird der Gesetzesentwurf im Plenum des Nationalrats

von allen Abgeordneten diskutiert. Am Ende entsteht ein Gesetzesentwurf des

Nationalrates.

Im nächsten Schritt steht die Beratung vom Bundesrat an und am Ende entsteht

entweder eine Zustimmung oder aufschiebendes Veto (Einspruch). Kommt es zur

Zustimmung des Bundesrates, wird der Gesetzesbeschluss an den

Bundespräsidenten zur Beurkundung weitergeleitet.

Abschließend unterschreiben der Bundespräsident und der Bundeskanzler das neue

Gesetz und es wird im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.12

11

Vgl. [online] https://www.google.at/?gws_rd=ssl#q=normen+geltungsdauer [Zugriff am 15.08.2016] 12

Vgl. [online] https://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/ [Zugriff am 13.08.2016]

https://www.google.at/?gws_rd=ssl#q=normen+geltungsdauerhttps://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/https://www.demokratiewebstatt.at/wissen/alles-ueber-gesetze/wie-entsteht-ein-gesetz-fuer-oesterreich/

12

2.2.4.2 Landesgesetze

Der Weg der Entstehung der Landesgesetze erfolgt im Groben ähnlich wie bei den

Bundesgesetzen durch Anträge der Landesregierung in Form einer

Regierungsvorlage oder Anträge des Landtages und in Form eines Volksbegehrens.

„Manche Länder sehen ein Begutachtungsverfahren vor, ähnlich dem der Bundesgesetzgebung. Dabei werden verschiedene Institutionen ersucht, ihre Stellungnahme zum Gesetzesvorschlag abzugeben. Andere Länder gehen dabei weiter und sehen ein Begutachtungsrecht der Bürgerinnen und Bürger vor, z.B. das Burgenland.“13

Nach Beschlussfassung werden die Gesetze den Bestimmungen des jeweiligen

Landesverfassungsgesetzes beurkundet, unterzeichnet und durch den

Landeshauptmann im Landesgesetzblatt kundgemacht.14

2.3 Energieeffizienzgesetz

2.3.1 Ausgangssituation

Die Ressourcen an fossilen Energien werden immer knapper und in Folge auch

teurer. Der Gehalt an Kohlendioxid in der Atmosphäre steigt an.

„Ohne hier auf die physikalischen Grundlagen näher einzugehen, sei festgehalten, dass durch die Antreibung dieses Treibhausgases in der Luft das Gleichgewicht zwischen Energieeinstrahlung von der Sonne und Energieabstrahlung in das Weltall gestört und in der Folge der globale Wärmehaushalt unseres Planeten verändert wird.“15

Es droht sowohl eine Klimakatastrophe (Klimaerwärmung und ihre Folgen) als auch

ein Ansteigen möglicher Energieversorgungsprobleme, die durch uns Menschen

verursacht werden, wenn wir nicht rechtzeitig einlenken.

Basierend auf der EU Richtlinie 2012/27/EU vom 25. Oktober 2012 trat in Österreich

am 01. Jänner 2015 das Energieeffizienzgesetz (genauer Wortlaut: Bundes-

Effizienzgesetz EEffG) in Kraft.

13

[online] https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html [Zugriff am 15.08.2016] 14

Vgl. [online] https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html [Zugriff am 15.08.2016] 15

Kopetz (2010:22)

https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.htmlhttps://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/223/Seite.2230001.html

13

„Der Zweck dieses Gesetzes liegt in der Umsetzung der Energieeffizienzrichtlinie

2012/27/EU als auch in der Erreichung der unionsrechtlich vorgegebenen Zieltrias,

dem sog. "20-20-20 Ziel".16 Nach Paragraph 9 (neun) Punkt 3 (drei) können zufolge

mittlere (Unternehmen mit höchstens 249 Beschäftigten und mit einem Umsatz von

höchstens 50 Millionen Euro oder einer Bilanzsumme von höchstens 43 Millionen

Euro, soweit sie nicht kleine Unternehmen sind17) und große (Unternehmen, die nicht

kleine oder mittlere Unternehmen sind – ab 250 Beschäftigte18) Unternehmen

entweder ein Energiemanagementsystem (ISO 50001) einführen oder alle vier Jahre

ein externes Energieaudit (EN 16247) durchführen lassen.

Ziele dieses Gesetzes bis zum Jahr 2020:

Eine Reduktion von Treibhausgasen bzw. Emissionen

Die Energieeffizienz um 20 Prozent steigern

Den Anteil an erneuerbaren Energien im Energiemix erhöhen

Die Versorgungssicherheit verbessern und die Nachfrage an Atomenergie

zurückzudrängen

Energiekosten in den Haushalten zu senken

Rund 6.400 neue Arbeitsplätze zu schaffen und die Wirtschaft voranzutreiben

Der Begriff „Effizienz“ ist in der Literatur weit verbreitet und bietet verschiedene

Definitionen. Die Wortherkunft wird aus dem lateinischen Wort „efficiens“ abgeleitet.

Im Grunde ist es ein Begriff für Wirtschaftlichkeit und zugleich Sparsamkeit an

Kosten, Zeit und Energie.19

16

[online] http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdf [Zugriff am 12.08.2016] 17

[online] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914 - §5 [Zugriff am 24.10.2016] 18

Vgl. [online] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914 - §5 [Zugriff am 24.10.2016] 19

Vgl. [online] http://www.duden.de/rechtschreibung/effizient [Zugriff am 12.08.2016]

http://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdfhttp://www.bmwfw.gv.at/EnergieUndBergbau/Energieeffizienz/Documents/Kerninhalte%20des%20EEFFG.pdfhttps://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20008914http://www.duden.de/rechtschreibung/effizient

14

Abbildung 1: Effizienz (Quelle: http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und

effektivitat/ [Zugriff am 08.08.2016])

2.3.2 ISO 50001

Die EN ISO 50001 ist eine internationale Norm und sie ersetzt die Norm EN

16001:2009.

„Diese internationale Norm legt die Anforderungen zur Einführung, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Energiemanagementsystems fest, mit dem Ziel, eine Organisation in die Lage zu versetzen, durch einen systematischen Ansatz eine kontinuierliche Verbesserung der energiebezogenen Leistung, einschließlich der Energieeffizienz, des Energieeinsatzes und des Energieverbrauchs, zu erzielen.“20

Dabei ist es nicht wichtig, welches Managementsystem die Organisation anwendet,

aber auch nicht, welche energiebezogene Leistung der Organisation verbessert

werden soll. Sie beinhaltet nur die Vorgaben zur Einführung eines

Energiemanagementsystems und muss nicht der Öffentlichkeit zugänglich gemacht

werden. Für eine positive Darstellung des Unternehmens wäre es aber auf jeden Fall

sinnvoll.21

Abbildung 2 zeigt einen beispielhaften, schematischen Aufbau eines

Energiemanagementsystems nach EN ISO 50001. Das EnMS soll den Einsatz der

vorhandenen Potenziale zur Verbesserung der Energieeffizienz und zur Senkung der

20

Austrian Standards Institute (Wien:2012) 21

Vgl. BMU (2012:16)

http://www.google.at/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjK2fvD_rHOAhUHuhQKHe59ArAQjRwIBw&url=http%3A%2F%2Fwww.unterschied-zwischen.net%2Feffizienz-und-effektivitat%2F&psig=AFQjCNEdtexykwX3qgFNA-jYZtHGwJDKwA&ust=1470751427696717http://www.google.at/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjK2fvD_rHOAhUHuhQKHe59ArAQjRwIBw&url=http%3A%2F%2Fwww.unterschied-zwischen.net%2Feffizienz-und-effektivitat%2F&psig=AFQjCNEdtexykwX3qgFNA-jYZtHGwJDKwA&ust=1470751427696717http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und%20effektivitat/http://www.unterschied-zwischen.net/effizienz-und%20effektivitat/

15

Kosten aufzeigen und dokumentieren.22 Letztendlich sollen die Ergebnisse zu

Empfehlungen führen, aus welchen Maßnahmen entwickelt und Energie und Kosten

eingespart werden können.23

Abbildung 2: Für diese Norm verwendetes Modell eines

Energiemanagementsystems (Quelle: EN ISO 50001:2011 (D))

PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus, auch bezeichnet als Deming - Kreis, ist der kontinuierliche

Verbesserungsprozess, auf dem die EN ISO 50001 basiert. Er wird auch als

Problemlösungsprozess bezeichnet.24 Dieses Instrument zur nachhaltigen

Verbesserung der Prozesse ist die Grundlage aller Qualitätsmanagementsysteme. Er

ist der grundlegende Bestandteil der ISO DIN EN ISO 9000, ISO 14000, ISO/IEC

20000 und ISO/IEC 27001.

22

[online] http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf [Zugriff am 15.09.2016] 23

[online] http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf [Zugriff am 15.09.2016] 24

Vgl. Weigert (2004:68)

https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_EN_ISO_9000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_14000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_20000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_20000https://de.wikipedia.org/wiki/ISO/IEC_27001http://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdfhttp://www.eor.de/fileadmin/downloads/2012/KMU-Beratertag_1_2012/03_Caria_Fechner_TUEV.pdf

16

Abbildung 3: PDCA – Zyklus nach Deming (Quelle: http://www.smart-qm-

borchert.de/was-ist-was.html [Zugriff am 08.08.2016])

Jeder dieser Buchstaben beschreibt eine Phase:

P-Plan (Planung): Dieser Buchstabe bezieht sich auf die Analyse des IST-

Zustands/Problemursache und Entwicklung eines neuen Konzeptes bzw.

Zielsetzung.25 Darunter fallen Aufgaben wie Datenerfassung, Aufarbeitung &

Dokumentation, gesetzliche Vorschriften, Energieziele,

Energiemanagementprogramm und Aktionsplan.26

D-Do (Umsetzung): Beschreibt die Umsetzung festgelegter Methoden und

Strategien27 und meint damit die Ressourcen, Sensibilisierung und Training der

Mitarbeiter, Kommunikation, Dokumentation und Ablauflenkung der Prozesse.

C-Check (Überprüfung): Die Überprüfung, ob die Umsetzung erfolgt ist und welche

Ergebnisse dabei erzielt wurden.28 Beispiele hierfür könnten sein: Überprüfung der

Dokumentation, Einhaltung von Rechtsvorschriften, Messung und Überwachung und

interne Audits.

A-Act (Verbesserung): ob die Verbesserung erzielt wurde, zukünftige Vorbeugungs-

und Korrekturmaßnahmen setzen.29 In dieser Phase wären die typischen Beispiele

Überprüfung durch die Geschäftsleitung und Verbesserungsmaßnahmen setzen.30

25

Vgl. Weigert (2004:69) 26

Vgl. Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (2012:20) 27




Vgl. Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (2012:20)

http://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.htmlhttp://www.smart-qm-borchert.de/was-ist-was.html

17

Im Kapitel 5 wird auf die einzelnen Phasen der PDCA-Analyse in Form eines

Fallbeispiels Vinzenz Gruppe näher eingegangen und auf die technische Abteilung

angepasst.

Im Folgenden werden die Anforderungen der ISO 50001, fokussiert auf die Erfüllung

der Rechtskonformität, dargestellt und anhand der drei gewählten Beispiele aus der

Praxis interpretiert. Aus den Antworten der Experten wird des Weiteren versucht, die

Relevanz der Gesetze und Empfehlungen mit direktem und indirektem Bezug zur

Energie zur Aufnahme ins Rechtsregister abzugrenzen.

2.3.2.1 Anforderungen an ein Energiemanagementsystem31

Verantwortung des Managements

Stellenbeschreibung Energiemanagement

Energiepolitik

Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen

Energetische Bewertung

Energetische Ausgangsbasis

Energieleistungskennzahlen

Strategische und operative Energieziele sowie Aktionspläne zum

Energiemanagement

Ad „Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen“

„Die Organisation muss geltende rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen, zu denen sich die Organisation bezüglich ihres Energieeinsatzes, ihres Energieverbrauchs und ihrer Energieeffizienz verpflichtet hat, ermitteln, umsetzen und Zugang zu diesen haben.

Die Organisation muss bestimmen, wie diese Anforderungen auf ihren Energieeinsatz, ihren Energieverbrauch und ihre Energieeffizienz anzuwenden sind, und muss sicherstellen, dass diese rechtlichen Vorschriften und andere Anforderungen, zu denen sich die Organisation verpflichtet hat, bei Einführung, Verwirklichung und Aufrechterhaltung des EnMS berücksichtigt werden.

Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen sind in festgelegten Zeitabständen zu überprüfen.“32

31

Vgl. DIN EN ISO 50001 (2011:11ff) 32

Energiemanagementsysteme – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung (ISO 50001:2011); Deutsche Fassung EN ISO 50001:2011 (2011:13)

18

Die ISO 50001 fordert von Unternehmen die Einführung einer Systematik, wodurch

die Einhaltung der Rechtsvorschriften jederzeit überprüft werden kann. Die meisten

Unternehmen führen ein Rechtsregister in Form einer Excel-Tabelle ein. Die Führung

dieses Rechtsregisters ist mit sehr hohem personellen und zeitlichen Aufwand

verbunden, da es sehr viele gültige Rechtsnormen berücksichtigt.33 Der Fokus liegt in

der Interpretierung der Relevanz der Pflichten und Empfehlungen. Das

Rechtsregister soll für jeden Mitarbeiter verständlich bzw. leicht handhabbar sein und

vor allem als gelebte Praxis im Unternehmen verankert sein.

Ob dabei eine Sammlung von Normen und Gesetzen mit nur direktem Bezug zu

energierelevanten Themen oder auch zusätzlich eine Sammlung von Normen und

Gesetzen, die einen indirekten Bezug zu Energie haben, ist nicht genau definiert.

Anhand der nächsten drei Praxisbeispiele, die keinen direkten Bezug zu Energie

haben, wird versucht zu erläutern, wieso es für ein Unternehmen wichtig ist, dies zu

definieren. Im Kapitel A.4.2 Rechtliche Vorschriften und andere Anforderungen

dieser Norm, sind einige Beispiele aufgezählt. Beispiele für rechtliche Vorschriften

wie nationale Energieeinsparverordnungen und -gesetze wären Gesetze und

Empfehlungen mit direktem Bezug zur Energie. Ob diese drei gewählten Beispiele

aus der Praxis zu den anderen Anforderungen der Norm wie freiwillige Prinzipien

oder Verhaltensregeln, freiwillige Programme und anderes dazugehören, ist nicht

genau definiert. In der letzten Frage der Interviews wird erläutert, wie gut diese

Normanforderungen von den Organisationen verstanden und erfüllt werden und wie

die Berater und Auditoren die Abgrenzung gestalten würden.

Interpretation „der rechtlichen Vorschriften und anderer Anforderungen“

anhand einiger Beispiele aus der Praxis

Die folgenden drei Beispiele haben in ihrem Normungs- bzw. Gesetzestext keinen

direkten Bezug zur Energie, beeinflussen diese durch ihre Vorgaben jedoch indirekt.

Die Frage ist, ob diese Normen und Gesetze in das Rechtsregister für das ENMS

aufgenommen gehören bzw. wie die Abgrenzung zu Normen und Gesetzen erfolgen

soll, die einen direkten Bezug zur Energie haben. Auf diese Problemstellung wird

auch in Frage 7 der Interviews eingegangen.

33

Vgl. [online] https://www.weka.de/fachbeitrag/rechtskataster-nach-din-en-iso-50001/ [Zugriff am 15.09.2016]

https://www.weka.de/fachbeitrag/rechtskataster-nach-din-en-iso-50001/

19

1. Beispiel: „H 6020 Lüftungstechnische Anlagen für medizinisch genutzte

Räume: Projektierung, Errichtung, Betrieb, Instandhaltung, technische und

hygienische Kontrollen“34: In dieser Norm geht es darum, wie man

lüftungstechnische Anlagen für medizinisch genutzte Räume plant, errichtet

und in Betrieb nimmt. Weiters werden technische und hygienische

Anforderungen und die gesetzlichen, empfohlenen Überprüfungen in dieser

Norm festgelegt. Diese Norm hat keine direkte Erwähnung von

Energieeffizienzmaßnahmen im Normungstext, ist aber trotzdem

energierelevant. Indirekt beeinflusst die Norm die Energieeffizienz, da z.B.

Temperaturvorgaben für OP-Räume festgelegt sind, wobei die

Hygienerelevanz im Krankenhaus der Energierelevanz höher gestellt ist.

2. Beispiel: „BGBl. II Nr. 304/200135 Trinkwasserverordnung, ÖNORM B5019:

Hygienerelevante Planung, Ausführung, Betrieb, Überwachung und Sanierung

von zentralen Trinkwasser-Erwärmungsanlagen“36. Die nationale

Trinkwasserverordnung gibt die Qualität des Trinkwassers vor. Sie schreibt

vor, dass das Trinkwasser ohne gesundheitsgefährdende Verkeimungen beim

Endverbraucher ankommen muss. Diese Verordnung hat wie das Beispiel H

6020 direkt nichts mit Energieeffizienz zu tun. Lediglich wenn in den Befunden

Legionellen oder sonstige gesundheitsgefährdende mikrobielle Belastungen

nachgewiesen werden, müssen Maßnahmen wie Heißwasserspülungen in

den Leitungen durchgeführt werden. In diesem Fall beeinflusst diese

Verordnung den Energieeinsatz negativ. Wie oft gespült werden muss, hängt

von einigen Faktoren ab, ob das Gebäude neu gebaut wurde oder sehr alt ist,

wie gut die Wasserzirkulation funktioniert, verwendetes Leitungsmaterial der

Leitungen usw.

34

Titel der ÖNORM H6020 35

[online] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483 [Zugriff am 07.09.2016] 36

[online] https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/legionellen/ [Zugriff am 01.12.2016]

https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/BgblPdf/2001_304_2/2001_304_2.pdfhttps://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001483https://www.austrian-standards.at/infopedia-themencenter/infopedia-artikel/legionellen/

20

3. Beispiel: Lebensmittelsicherheits- und Verbraucherschutzgesetz – LMSVG:

„Grundsätze und Anforderungen an Lebensmittel, Wasser für den

menschlichen Gebrauch, Gebrauchsgegenstände und kosmetische Mittel“37.

Dieses Bundesgesetz regelt die Anforderungen an Lebensmittel, Wasser,

kosmetische Artikeln und Gebrauchsgegenstände der Unternehmer. Die

Lagerung und Hygiene spielen hier eine wesentliche Rolle. Auch bei diesem

Beispiel ist bezüglich der Energieeffizienz im BGBL nichts festgehalten. Nur

indirekt hat dieses Bundesgesetz mit Energie zu tun, weil die Lagerung für

gewisse Lebensmitteln vorgeschrieben ist, um die Hygienevorschriften

einzuhalten.

37

[online] https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546 [Zugriff am 01.12.2016]

https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20004546

21

3. Rechtsmanagement Theorie

In diesem Kapitel werden die Begriffe Compliance und Rechtsmanagement

vorgestellt und erläutert. Weiters werden Studien zum relevanten Thema erläutert.

In der heutigen Zeit ist die Einführung eines Rechtsmanagements, auch „Compliance

Management“ genannt, für jedes Unternehmen sehr empfehlenswert. In diesem

Kapitel werden die Begriffe Rechtsmanagement und Compliance, sowie die

relevanten Themen wie Motivation für die Einführung eines Compliance-Systems,

Compliance-relevante Bereiche, Herausforderungen und Probleme bei der

Umsetzung, Instrumente und Erfolge bei der Umsetzung und zuletzt nach der

Unterstützung durch externe Unternehmen durch verschiedene Studienvergleiche

erläutert und dargestellt.

3.1 Definitionen „Rechtsmanagement“ bzw. „Compliance Management“

In der Fachliteratur wird hauptsächlich der Begriff „Compliance Management“

anstelle von „Rechtsmanagement“ verwendet. Im Folgenden wird der Begriff

Compliance Management und als Synonym für Rechtsmanagement verwendet.

„Ziel eines Compliance-Managements sollte sein, eine Compliance-Kultur im Unternehmen zu etablieren, also Unternehmenskultur und Compliance-Bewusstsein zur Deckung zu bringen und die Mitarbeiter vom Sinn rechtskonformen Handelns zu überzeugen“38

In Österreich gibt es noch keine gesetzliche Definition des Themas „Compliance“.

Die Wortherkunft kommt aus dem englischen „to comply“ und bedeutet entsprechen.

Damit wird ein bestimmtes Wohlverhalten verstanden. 39 Dieser Begriff bezieht sich

nur auf die Einhaltung oder Befolgung der Regeln und Gesetze und ist somit sehr

allgemein. Er lässt sich auf alle Unternehmen und Bereiche einer Organisation

anwenden und erfüllt je nach Branche andere Anforderungen.40 Im Grunde wird aus

unternehmerischer Sicht Rechtsmanagement als ein Instrument zur Haftungs- und

Risikovermeidung verwendet. Somit überschneidet sich das Rechtsmanagement mit

38

Gogarn (2015:113) 39

Vgl. Lewisch (2012:16) 40

Vgl. Becker (2011:45)

22

dem Risikomanagement, weil in ihren Bereich auch die Risikoerkennung und

Vermeidung fallen.

Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland, definiert das Wort Compliance wie

folgt: „Unter Compliance ist die Einhaltung von Regeln zu verstehen (gesetzliche

Bestimmungen und unternehmensinterne Richtlinien).“41

Anders als das deutsche Institut der Wirtschaftsprüfer erwähnt das österreichische

Corporate Governance Kodex den Begriff „Compliance“ nur im Zusammenhang mit

der Emmitence-Compliance-Verordnung.42 Diese Verordnung regelt die Weitergabe

der Informationen an Dritte und vermeidet den Missbrauch durch Emittenten. Sie

bezieht sich auf die Börsengeschäfte im jeweiligen Land.

Unter den meisten „Compliance“ Begriffen wird in der Literatur in erster Linie über

Corporate Compliance gesprochen und bezieht sich auf die Geschenkannahme und

Korruption in den Organisationen.

Da sich die Normen und Gesetze ständig verändern, ist es ein Ziel dieses Kapitels,

einheitliche Prozesse zu schaffen, um die Sicherheit zu haben, gesetzliche Vorgaben

rechtzeitig zu erkennen und sie auch optimal einzuhalten. Gesetzeswidrige Vorfälle

und normwidriges Verhalten werden nicht nur strafrechtlich verfolgt, auch die

ethischen Grundsätze werden damit verletzt. Es kann dadurch enormer Imageverlust

für das Unternehmen entstehen.

Positive PR-Wirkung auf Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Öffentlichkeit

Kaum reparable Vertrauensschäden, wenn Verstöße in Presse und

Öffentlichkeit berichtet und kommentiert werden

Frühwarnsystem zum rechtzeitigen Gegensteuern bei regel- und

normabweichendem Verhalten

Der Wert des Unternehmens wird nachhaltig erhöht

Verpflichtung auf Compliance in der gesamten Wertschöpfungskette und

damit ggf. notwendige Voraussetzung der Teilnahme an Auftrags- und

Vergabeverfahren43

Dies sind einige wichtige Gründe, die für die Einführung eines Rechtsmanagements

in einem Unternehmen sprechen. Ebenso sollen die ständig entstehenden und

41

Lewisch (2012:16) 42

Lewisch (2012:16) 43

Vgl. Depré (2011:12)

23

verbesserten Richtlinien dokumentiert und eingehalten, die Mitarbeiter sensibilisiert,

motiviert und eingeschult werden.

3.2 „Rechtsmanagement ist Chefsache“

Das Rechtsmanagement ist Chefsache. Es funktioniert nur, wenn es in der obersten

Führungsebene gelebt und ganz klar nach unten kommuniziert wird, sonst ist das

Projekt „Rechtsmanagement“ zum Scheitern verurteilt. Ein „sauberes Unternehmen“

ohne Ausnahmen sollte das Motto jedes Chefs sein.

Die Haftung in möglichen Streitfällen liegt bei der Geschäftsführung. Es ist möglich,

diese Überwachungspflichten und operative Aufgaben an „Vertrauenspersonen“ zu

delegieren, aber die Einhaltung der Normen, Richtlinien und Gesetze ist und bleibt

Chefsache. 44

3.3 Vergleich diverser Studien zum Thema Rechtsmanagement

Die Studie „Compliance im Mittelstand“ von CBCI befasst sich mit dem Thema

Rechtsmanagement in mittelständischen Unternehmen. Hier werden nur die für die

Arbeit relevanten Fragen erläutert, da auch diese Studie den Fokus auf „Criminal

Compliance“ gelegt hat. Befragt wurden Unternehmen, die eine Mitarbeiteranzahl

von Null bis über 20.000 (zwanzigtausend) aufweisen. Die Beteiligung der großen

Organisationen, auf die sich diese Arbeit bezieht, war bei 18 Prozent. Bezüglich

Branche, Größe, Mitarbeiteranzahl und Umsatz wiesen diese Unternehmen eine sehr

hohe Heterogenität auf.45

Bei der Frage nach den „Compliance-relevanten Bereichen“ gaben 97 Prozent der

Unternehmen gesetzliche Anforderungen, 95 Prozent interne Verhaltensstandards

und Richtlinien, 78 Prozent Werte- und Unternehmenskultur und 65 Prozent

freiwillige externe Standards an.46 Mit diesen Antworten wird deutlich vor Augen

geführt, was oben schon erwähnt wurde, dass es keine eindeutige Definition an die

Anforderungen ein Rechtsmanagement gibt, weil die Unternehmen verschiedene

Sichtweisen haben.

44

Vgl. Depré (2011:14ff) 45

Vgl. CBCI (2011:10) 46

Vgl. CBCI (2011:10)

24

Als Beispiel für Probleme, die sich bei der Umsetzung ergaben, gaben 48 Prozent

der Unternehmen das Entstehen einer „Compliance Bürokratie“, 42 Prozent

mangelndes Verständnis der Mitarbeiter, 35 Prozent Unklarheiten bei der Festlegung

der Verantwortlichkeiten, 33 Prozent hohen Aufwand für den Aufbau eines

Rechtsmanagement Systems, 32 Prozent mangelnde Kenntnis der Anforderungen

und Regelungen und 27 Prozent hohe Kosten eines Rechtsmanagement Systems

an.47

Bei der Frage nach den wichtigen Instrumenten bei der Umsetzung gaben 97

Prozent der Befragten das Vorleben durch die Geschäftsleitung an. In diesem Fall,

wie in diversen Literaturkapiteln kommt die Vorbildwirkung durch den Vorgesetzten

bzw. Führungskraft besonders zur Geltung. Darauf folgen Risikoanalyse,

Unternehmensleitbild, Schulungen und Seminare, schriftliche Information, E-

Learning, Berichtswesen, usw.

In der für diese Arbeit letzten relevanten Frage nach der Bedeutung von externen

Unterstützungen für die Einführung eines Rechtsmanagements haben 84 Prozent

die Prozessberatung (Risikoanalyse und Organisation), 77 Prozent Prüfungen über

die Umsetzung eines Rechtsmanagement Systems, gefolgt von Rechtsberatung mit

67 Prozent, interne Kommunikation mit 58 Prozent usw. angegeben.48

47

Vgl. CBCI (2011:34) 48

Vgl. CBCI (2011:45)

25

4 Aufbau eines Rechtsmanagements in einer Gesundheitseinrichtung

In diesem Kapitel werden zwei mögliche Varianten zum Thema Aufbau eines

Rechtsmanagements in einer Gesundheitseinrichtung vorgestellt und mit möglichen

Funktionsbeschreibungen tabellarisch dargestellt.

Der Aufbau und die Einführung eines Rechtsmanagements kann auf den Best

Practice Beispielen anderer Unternehmen und Organisationen basieren. Klare

Richtlinien, normative Vorgaben oder gar rechtliche Rahmenbedingungen zum

Aufbau eines Rechtsmanagementsystems fehlen. Dieser wird beeinflusst von

Faktoren wie Unternehmenskultur, Größe, Organisationen und Branche. Anhand der

gewählten Best Practice Beispiele im Anhang wird ersichtlich, dass es nur einen

Orientierungsrahmen gibt und keine genauen Vorgaben, wie der Aufbau sein muss.

„Compliance-Maßnahmen als Aufsichtsmaßnahmen sind für das jeweilige Unternehmen risikoadäquat einzuführen und hängen ebenfalls von Unternehmensspezifika, wie etwa Branche und Unternehmensgröße ab. Derzeit lässt sich auch vor diesem Hintergrund nicht sagen, dass es bereits feste Standards bzw. eine klare Best Practice gibt, welche Compliance-Maßnahmen einzuführen und unter welchen Umständen diese als effizient einzustufen sind“49.

Die Best Practice Beispiele, die für diese Arbeit verwendet wurden, zeigen, dass die

Verantwortlichkeiten und Aufgaben zur Erfüllung der Rechtsvorschriften in den

Unternehmen verschieden geregelt sind. Diese befinden sich im Anhang und im

Quellenverzeichnis.

In den folgenden Beispielen werden Ratgeber auch von anderen

Rechtsmanagement Systemen als Inspiration für den Aufbau eines eigenen

verwendet und auf die Bedürfnisse der eigenen Organisation angepasst.

In der Vergangenheit hat sich bewährt, dass sich Einführungen neuer Strukturen,

Anforderungen und Innovationen am besten als Projekt umsetzen lassen. So lautet

auch in diesem Fallbeispiel die Empfehlung.

Deprè meint, dass es in der Einführungsphase des Projektes sehr ratsam und

sinnvoll wäre, die Abteilung durch externe, erfahrene Experten oder Berater

begleiten zu lassen:

49

Rosinus (2015:196)

26

„Die Einschaltung von Beratern macht Sinn, wenn es um die Einführung eines Compliance-Systems geht, insbesondere bei der umfassenden Evaluierung, wenn ein Compliance-Kodex verfasst werden soll, sowie bei der nachfolgenden Kommunikation und intensiven Schulung.“50

4.1 Variante 1 – „Rechtsmanagement INTERN“ auf die verantwortlichen Bereiche delegieren

Abbildung 4: Variante Rechtsmanagement INTERN – Organigramm der technischen

Organisation in der Vinzenz Gruppe auf das Energiemanagement fokussiert (Quelle:

Eigene Darstellung)

Folgende Funktionsbeschreibungen bzw. Prozessverantwortlichkeiten wurden

anhand der Vergleiche der Best Practice Beispiele und Literaturhinweise

ausgearbeitet. Laut Sartor/Freiler-Waldburger zeigt die Erfahrung, dass am Anfang

oft zu wenige Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, und dass sich ein

funktionierendes Rechtsmanagementsystem nicht nebenbei aufbauen lässt.51

Hier soll aus wirtschaftlichen Gründen das „Rechtsmanagement INTERN“ an

betroffene und bestehende Bereiche delegiert werden. Die Best Practice Beispiele

50

Depré (2011:15) 51

Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:37)

Recht GF/GL

Vinzenz Gruppe

Recht GF/GL

SANTESIS

TSB

Datenschutz-beauftragter

Energiemanager

Brandschutz-beauftragter

Arbeitssicherheit

Energiemanagement Team

Betriebsstätten Leitungen

Mitarbeiter

27

zeigen, dass es machbar ist, die Erfüllung der Regeln und Gesetze an die

betroffenen Bereiche zu delegieren. Sartor/Freiler-Waldburger meinen, dass es

besser ist, das Recht an eine eigene Rechtsabteilung zu übertragen, es aber aus

wirtschaftlichen und finanziellen Ressourcenknappheit in der Praxis meist an

bestehende Abteilungen übertragen wird.

4.1.1 Sollkonzept Position Geschäftsführung der Vinzenz Gruppe

Tabelle 1: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Geschäftsführung

Vinzenz Gruppe zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)

Position - Geschäftsführung

VG

Beschreibung von Aufgabenbereichen, Verantwortungen und Befugnissen

1 Gesamtverantwortung

2 Bereitstellung der finanziellen, technischen, personellen und anderen Ressourcen

3 Delegation der Aufgaben an SANTESIS zur Erfüllung der ISO 50001

4 Delegation der Teilverantwortung an SANTESIS zur Erfüllung der ISO 50001

Grundsätzlich liegt die oberste Verantwortung für die Einhaltung und Wirksamkeit der

EnMS bei der Geschäftsführung der VG. Energiemanagement ist eine übergreifende

Aufgabe. Die Teilverantwortung und die Ausführung der Aufgaben können an ihre

Mitarbeiter weiter delegiert werden, jedoch nicht die Gesamtverantwortung. Das Top-

Management der VG stellt alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, die für die

Erfüllung notwendig sind.52

4.1.2 Sollkonzept Position Geschäftsführung Firma SANTESIS


SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)

52

Vgl. VG Energiemanagement Handbuch gemäß ÖNORM EN ISO 50001 (2016:10)

28

Position –Geschäftsführung

SANTESIS


1 Werte- und Ziele bestimmen und Ansprechpartner nach Außen

2 Festlegung von Verfahren

3 Entscheidungen bei Unklarheiten der Vorgänge

4 Delegation der Aufgaben an Energiemanagement zur Erfüllung der ISO 50001

5 Delegation der Teilverantwortung an Energiemanagement zur Erfüllung der ISO 50001

6 Freigabe des erstellten Rechtsregisters zur Erfüllung der ISO 50001

7 Vorbildfunktion

8 Bereitstellung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen an Energiemanager

9 Unterstützung des Energiemanagers bei der Risikoanalyse

10 Unterstützung des Energiemanagers bei der Interpretation der Gesetze und Empfehlungen


Werte und Ziele sind wichtigste Faktoren einer gut funktionierenden Organisation.

Sie sind nicht beliebig austauschbar und müssen durch „Übersetzung“ z.B. über

Standards und Verpflichtungen leb- und erlebbar gemacht werden. Dies ist ganz klar

Aufgabe der Unternehmensleitung.

Um in einem Umsetzungsprozess die Mitarbeiter an Bord zu holen, ist es wichtig,

einen Change Management Prozess zu planen und konsequent umzusetzen. Die

mangelnde Akzeptanz der Mitarbeiter und ein schlechtes Betriebsklima, wenn sich

die Mitarbeiter bedroht fühlen, stellen möglicherweise ein Problem bei der Einführung

des Rechtsmanagements in einem Unternehmen dar. Der Erfolg der Einführung

eines Projektes lässt sich in eine einfache Formel übersetzen:

Erfolg= Qualität x Akzeptanz53

53

[online] https://www.seminarboerse.de/seminar_detail.php?ok=&hk=&uk=&sid=5509759 [Zugriff am 18.12.2016]

https://www.seminarboerse.de/seminar_detail.php?ok=&hk=&uk=&sid=5509759

29

Klare und leicht verständlich formulierte Ziele, Motivation und Begeisterung, die von

oben gelebt werden, und Förderung der Mitarbeiter sind die wesentlichen Aufgaben

des Topmanagements, um die Bereitwilligkeit unter den Mitarbeitern, ein Vorhaben

oder Projekt zu unterstützen, zu erhöhen. Es ist vor allem am Anfang wichtig,

Projektmarketing zu betreiben.

Weitere wichtige Aufgaben, die die Geschäftsführung zu erfüllen hat, wären

Festlegung von Verfahren und Entscheidungen bei Unklarheiten der Vorgänge.

Genauso wie bei der Geschäftsführung der Vinzenz Gruppe, lässt sich auch hier ein

gewisser Teil der Verantwortung und Aufgaben an die Mitarbeiter delegieren. Die

Gesamtverantwortung liegt aber auch hier bei der Geschäftsführung und

Geschäftsleitung. In der technischen Organisation der Vinzenz Gruppe ist die

Position des Energiebeauftragten an einen der vier Geschäftsleiter vergeben.

30

4.1.3 Sollkonzept Position Energiemanager

Tabelle 3: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des Energiemanagers


Position - Energiemanager


1 Ansprechpartner nach Außen

2 Risikoanalyse

3 Schulung oder Weiterbildung zum Rechtsbeauftragten

4 Rechtspflichten herausfinden und interpretieren

5 Rechtsregister in Excel-Form erstellen

6

Über externe Anbieter Informationen über Gesetze und Normen einholen und im Rahmen der im Quartal stattfindenden Besprechungen mit dem Energiemanagement Team besprechen

7 Energiemanagement Team festlegen und die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definieren und festlegen

8 Termine für regelmäßige Treffen festlegen

9 Kommunikationsplattform einrichten

10 Unterstützung des Energiemanagement Teams

11 Planung der Schulungen und Sensibilisierung des Energiemanagement Teams

12 Dokumentation, Pflege der Termine, Archivierung der Dokumente

13 Regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen über die Einhaltung der Gesetze und Regeln

14 Laufende Verbesserungen in Schritten kommunizieren und einfordern

Der Energiemanager erfüllt operative Aufgaben aus einer Mischung zwischen

Organisation, Koordination und Kontrolle. Er ist auch gleichzeitig mit der

Geschäftsleitung der Ansprechpartner nach außen.

Diese Aufgaben lassen sich auch an andere Mitarbeiter delegieren, sollte der

Energiemanager zeitlich ausgelastet sein. Hier ist noch anzumerken, dass sich die

Interpretation der Rechte und Pflichten besonders zu Beginn und ohne die

notwendigen rechtlichen Vorkenntnisse als sehr aufwendig gestalten kann. Aus

diesem Grund wird entweder eine Weiterbildung zum Rechtsbeauftragten, die von

externen Experten angeboten werden, oder eine Begleitung durch einen externen

31

Experten am Anfang empfohlen. Im Qualitätsmanagement Handbuch der Firma

existiert eine Stellenbeschreibung zum Tätigkeitsbild des Energiemanagers.

Im Rahmen einer Risikobewertung wäre es sehr ratsam, zusammen mit dem

Energiemanagement Team die Risiken im Falle einer Nichteinhaltung der Regeln

und Pflichten zu erfassen. „Zu bedenken gilt es aber, dass eine Risikoerhebung in

den seltensten Fällen 100 Prozent der Risiken zutage fördern wird.“54

Eine der drei goldenen Compliance-Regeln besagt, dass man bei der

Risikobewertung auch die Abteilungen miteinbeziehen soll, die tagtäglich damit zu

tun haben.55 Die vorhandenen Kompetenzen und Erfahrungen dieser Bereiche

sollten nach Sartor/Freiler-Waldburger unbedingt genutzt werden, da sie aufgrund

ihrer Tätigkeiten einen sehr breiten Fokus haben oder auf eine sehr lange Historie

zurückblicken.56

Da die Geschäftsführung die größte Haftung trägt und als Vorbildfunktion dienen

sollte, wäre es notwendig, sie über jeden „nötigen“ Vorgang zu informieren sowie

regelmäßig Feedbacks über die eingeführten Schritte der Einhaltung zu geben. „Die

gesamten Ziele lassen sich nur erreichen, wenn im Übrigen „das System lernen

kann“; wenn es also entsprechende Feedback-Mechanismen gibt“57.

Durch regelmäßige Treffen zwischen Geschäftsführung, Energiemanager und

seinem festgelegtem Energiemanagement Team (Abfallbeauftragter und

Umweltbeauftragter) gehört die Einhaltung der Regeln und Gesetze zugewiesen und

delegiert. Die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen gehören klar definiert und

durch Leitlinien vom Energiemanager und der Geschäftsführung verständlich

ausgearbeitet, damit sein Energiemanagement Team klare Vorgaben hat und bei

Unklarheiten einen Ansprechpartner. Die Kommunikationsstruktur spielt bei der

Einführung sowie bei der Umsetzung eine wesentliche Rolle.

Termine für regelmäßige Unterstützung des Energiemanagement Teams,

Rückmeldungen, Schulungen, Kontrollen sowie Teambesprechungen und die

Planung der Schulungen und Sensibilisierungen des Energiemanagement Teams

54

Sartor/Freiler-Waldburger (2015:13) 55

Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:15) 56

Vgl. Sartor/Freiler-Waldburger (2015:13) 57

Lewisch (2012:12)

32

obliegen dem Energiemanager. Er sollte nach bereitgestellten finanziellen und

zeitlichen Ressourcen die Schulungen selbst durchführen oder durch externe

Anbieter je nach Thematik durchführen lassen.

Die Dokumentation, Pflege der Termine sowie Archivierungen der Dokumente

kommen als Aufgaben hinzu. Die Dokumente sollten für jeden Mitarbeiter als

Information zugänglich sein. Wie schon im Kapitel 5.3 IST-Zustand erwähnt, arbeitet

die Firma SANTESIS mit dem CAFM System namens MT/BT-DATA. In diesem

System gäbe es die Möglichkeit, die Gesetze, Normen, Bescheide oder

Verordnungen einzeln einzupflegen und mit Terminen und Zuständigkeiten zu

versehen. In diesem CAFM-System besteht die Möglichkeit, offene Termine

auszuwerten. Somit wäre eine Kontrollmöglichkeit vorhanden. Genauso wie bei der

Geschäftsführung wäre es möglich, einige dieser Aufgaben und Verantwortlichkeiten

an das Energiemanagement Team zu delegieren, wie oben erwähnt.

Zusätzliche Möglichkeit:

Um sich den Zeitaufwand für die Interpretation der Gesetze und Empfehlungen zu

sparen, gäbe es auch die Möglichkeit, das Rechtsregister durch eine externe und

erfahrene Beratungsfirma erstellen zu lassen. In der heutigen Zeit haben sich sehr

viele Unternehmen, die Juristen in den verschiedenen Bereichen beschäftigen, auf

das Thema Rechtskonformität spezialisiert und können mit kleinerem Aufwand die

wesentlichen Rechtsquellen aus der Gesamtheit die gesetzlichen Vorschriften

herausfiltern und die daraus resultierenden Pflichten darstellen.

33

4.1.4 Sollkonzept Position Energiemanagement-Team

Tabelle 4: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des Energiemanagement

Teams SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)

Position - Energiemanagement

Team



2 Betriebsstätten Leitungen schulen und sensibilisieren

3 Kontrolle und Aufsicht über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften

4 Unterstützung der Betriebsstätten Leiter und Mitarbeiter

5 Beratung der Betriebsstätten Leiter und Mitarbeiter

6 Laufende Verbesserungen kommunizieren und einfordern

Das Energiemanagement Team setzt sich aus dem Umweltbeauftragten und

Abfallbeauftragten zusammen. Deren Aufgaben setzen sich aus operativen und

informativen Funktionen zusammen.

Nachdem regelmäßige Treffen vom Energiemanager fixiert, die Ziele,

Verantwortungen und Befugnisse gemeinsam ausgearbeitet wurden, liegt es am

Bereichsverantwortlichen, selbst die Leitungen der Betriebsstätten zu schulen und für

die eigene Thematik zu sensibilisieren. Auch die Bereichsverantwortlichen haben die

Aufgabe zur Aufsicht und Kontrolle, ob die Empfehlungen und Rechtsvorschriften

ordnungsgemäß eingehalten und dokumentiert wurden. Andererseits haben sie auch

einen informativen Charakter, da sie den Leitern der Betriebsstätten und den

Mitarbeitern zu Rat stehen sollen.

Die Abgrenzung zwischen Umwelt und Energie ist schwierig, da die ISO 50001 zu

den jüngeren Normen gehört. Selbst die externen Berater und Auditoren, die aus

dem Umweltmanagement Bereich kommen, verwechseln Umwelt- und Energierecht

zum Teil. Diese Feststellung ist aus diversen Beobachtungen entstanden.

34

4.1.5 Sollkonzept Position Betriebsstätten Leiter

Tabelle 5: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Betriebsstätten Leiter


Position - Betriebsstätten

Leiter


1 Information an Mitarbeiter über die Einführung des Rechtsmanagements

2 Einweisung bzw. Schulungen der Mitarbeiter

3 Klar formulierte Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Kompetenzen setzen

4 Verbesserungsvorschläge über die Einhaltung und Umsetzung von allen Mitarbeitern einholen

5 Einbindung aller Mitarbeiter in die Prozesse

6 Rückmeldungen über die Einhaltung einholen

7 Kontrolle der Dokumentation

8 Laufende Verbesserungen kommunizieren und von den Mitarbeitern einfordern

9 Mitarbeitermotivation

10 Rückmeldungen über die Einhaltung, Herausforderungen und sonstiges an die zuständigen des Energiemanagement Teams weiterleiten

Im Rahmen der monatlichen Teambesprechungen sollten alle Mitarbeiter über die

gesetzlichen Änderungen, Einführungen informiert und Verbesserungsvorschläge

über die Einhaltung und Umsetzung eingeholt werden. Letztendlich sollten die

Informationen an das Energiemanagement Team weitergegeben werden.

Weiter sollten klar formulierte Ziele in Schritten an die Mitarbeiter gesetzt und in Form

der Teambesprechungen Rückmeldungen über die Umsetzung eingeholt werden.

Die Motivation und Sensibilisierung der Mitarbeiter sind wichtige Faktoren, da die

Mitarbeiter am Anfang sehr verunsichert sind. Durch regelmäßige Termine für

Einweisungen bzw. Einschulungen sollten die Mitarbeiter sensibilisiert werden.

Regelmäßige Termine für Überprüfungen über die Einhaltung der Rechtspflichten

sollten gesetzt bzw. laufende Verbesserungen einfordert werden.

35

4.1.6 Sollkonzept Position Mitarbeiter

Tabelle 6: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter


Position - Mitarbeiter


1 Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung der Rechtspflichten

2 Rückmeldung an Betriebsstätten Leiter über die Umsetzung

3 Dokumentation, Archivierung, Pflege der Termine

Die Hauptaufgaben der Mitarbeiter wären eventuell die Umsetzung der

Rechtspflichten und Empfehlungen, sowie Rückmeldungen über die Einhaltung an

die Betriebsstätten Leiter. Die Dokumentation, Archivierung und Pflege der Termine

kommen als Aufgaben hinzu.

In diesem Unterkapitel ist noch anzumerken, dass der Erfolg eines

Rechtsmanagements von der Mitwirkung aller Mitarbeiter abhängt. Aus diesem

Grund müssen sie motiviert und auf das Thema sensibilisiert werden, ihr Wissen

weiter zu geben aber auch ihr Können anzuwenden.

Es ließen sich noch viele Funktionen und Aufgaben bis ins kleinste Detail darstellen.

Darauf wird verzichtet, um den Rahmen dieser Arbeit nicht zu sprengen und um die

Relevanz nicht aus den Augen zu verlieren. Das Ziel war, einen

Orientierungsrahmen zu schaffen. Es können aber im Laufe der Einführung neue

Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen definiert werden, um sie so an die

Bedürfnisse der Organisation anzupassen.

Der Einschätzung der Autorin zufolge können sich folgende Vor- und Nachteile durch

eine interne Besetzung ergeben.

Mögliche Vorteile:

Das Wissen bleibt im Unternehmen – so steigert sich der Wert des

Unternehmens nachhaltig

36

Der Mitarbeiter kennt das Unternehmen bereits – somit

Zeiteinsparungspotenzial beim Kennenlernen des Unternehmens

Die Ablehnung und Angst kontrolliert zu werden, wird durch die interne

Besetzung geringer als durch externe Experten

Mögliche Nachteile:

Förderung der sogenannten Betriebsblindheit – die Fehler bleiben unerkannt

Höherer Ressourcenaufwand durch eigene Interpretation, da noch keine

Erfahrungen im Recht

Höherer Aufwand der sich durch die Schulungen und Weiterbildungen

ergeben könnte

In diesem Kapitel spielen die Zeitressourcen eine wesentliche Rolle.

Implementierung von Prozessen und Strukturen erfordern eine genaue Zeitplanung.

Erfahrungsgemäß dauert es einige Monate, strukturierte Prozesse und

Anforderungen einzuführen. Empfehlenswert wäre es auch, die Organisation in der

Einführungsphase durch externe, erfahrene Berater und Experten begleiten zu

lassen, um die Vorteile ihrer Erfahrungen zu nutzen.

4.2 Variante 2 – „Rechtsmanagement EXTERN“ (Outsourcing)

In der zweiten Variante (Betreuung durch ein externes Unternehmen oder Person)

wurden die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Anlehnung an Best Practice

Beispiele und Fachliteratur erarbeitet. Da sich die Aufgaben ausschließlich auf die

Beratung und Aufarbeitung des Energierechts beziehen, unterscheiden sich die

Aufgaben der Geschäftsführung VG, Geschäftsführung SANTESIS, Betriebsstätten

Leiter und Mitarbeiter kaum von den Aufgaben der ersten Variante.

37

Abbildung 5: Variante externe Betreuung – Organigramm der technischen

Organisation in der Vinzenz Gruppe auf das Energiemanagement fokussiert (Quelle:

Eigene Darstellung)

4.2.1 Sollkonzept Position Geschäftsführung Vinzenz Gruppe


Vinzenz Gruppe zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)


VG und VGS


1 Gesamtverantwortung

2 Bereitstellung der finanziellen, technischen, personellen und anderen Ressourcen

3 Delegation der Aufgaben an SANTESIS zur Erfüllung der ISO 50001

4 Delegation der Teilverantwortung an SANTESIS zur Erfüllung der ISO 50001

Recht GF/GL

Vinzenz Gruppe

Recht GF/GL

SANTESIS

TSB

Datenschutz-beauftragter

Energiemanager

Brandschutz-beauftragter

Arbeitssicherheit

Energiemanagement Team

Betriebsstätten Leitungen

Mitarbeiter

Externer Rechtsbeauftragter

38

Auch in dieser Variante liegt die oberste Verantwortung für die Einhaltung und

Wirksamkeit der EnMS bei der Geschäftsführung der Vinzenz Gruppe. Wie in der

Variante durch interne Besetzung, können auch in dieser nur die Teilverantwortung

und die Ausführung der Aufgaben an ihre Mitarbeiter delegiert werden, aber nicht die

Gesamtverantwortung. Das Top Management der Vinzenz Gruppe stellt alle

erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, die für die Erfüllung notwendig sind. Dies

wurde im Vinzenz Gruppe Energiemanagement Handbuch gemäß ÖNORM EN ISO

50001 festgehalten.

4.2.2 Sollkonzept Position Geschäftsführung Firma SANTESIS




SANTESIS


1 Werte- und Ziele bestimmen

2 Festlegung von Verfahren

3 Entscheidungen bei Unklarheiten der Vorgänge

4 Delegation der Aufgaben an Energiemanagement zur Erfüllung der ISO 50001

5 Delegation der Teilverantwortung an Energiemanagement zur Erfüllung der ISO 50001

6 Freigabe des erstellten Rechtsregisters zur Erfüllung der ISO 50001

7 Vorbildfunktion

8 Bereitstellung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen an Energiemanager

9 Ansprechpartner für den externen Rechtsbeauftragten und Energiemanager

10 Ansprechpartner nach Außen (mit Energiemanager)

11 Unterstützung des externen Rechtsbeauftragten in verschiedenen Gelegenheiten

Auch in dieser Variante ist es besonders wichtig, Produktmarketing von der

Geschäftsführung zu betreiben und zu unterstützen, um die Mitarbeiter nicht zu

verunsichern. Widerstand und Ablehnung der Mitarbeiter sind in jeder

39

Projekteinführung die wesentlichen Faktoren des Misserfolgs. Die Geschäftsführung

und der Energiemanager sind je nach Bedarf die direkten Ansprechpartner des

externen Rechtsbeauftragten und die Ansprechpartner nach außen.

4.2.3 Sollkonzept Position Externer Rechtsbeauftragter

Tabelle 9: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten externer

Rechtsbeauftragter zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)

Position - externer Rechts-

beauftragter


1 Teilverantwortung

2 Absolute Geheimhaltung und Datenschutz gegenüber Dritten

3 Gründliche Untersuchung des IST- Zustands, Datenanalyse und Bewertung

4 Risikoanalyse

5 Gründliche Planung, nötige Vorbereitungen, Potenzialschätzung

6 Planung der finanziellen und zeitlichen Ressourcen

7 Erstellung des Rechtsregisters

8 Darstellung der Pflichten in einer leicht verständlichen Sprache

9 Regelmäßige Aktualisierung des Rechtsregisters

10 Abstimmung und Vergleich über die möglichen Prozesse und Lösungsvorschläge

11 Beratung der Geschäftsführung und Energiemanagement über die Verantwortlichkeiten und Aufgaben

12 Regelmäßige Schulungen der einzelnen Bereiche

13 Regelmäßige Überprüfungen und Kontrollen über die Einhaltung, gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge und Lösungen an die Bereiche

14 Beratende Funktion in rechtlichen Fragen

Die Position externer Rechtsbeauftragter trägt zum Teil die Verantwortung für die

Erfüllung der Rechtskonformität. Letztendlich liegt es an der Firma SANTESIS ob

und wie die durch den externen Rechtsbeauftragten vorgeschlagenen Maßnahmen

ausgeführt werden. Der externe Rechtsbeauftragte muss absolute Geheimhaltungs-

und Datenschutzpflicht der Organisation gegenüber erfüllen.

40

Anhand erhaltener Informationen erfolgen die Definition und die Relevanz der

Gesetze und Normen auf die Vinzenz Gruppe. Die Handlungspflichten werden

anhand der relevanten Rechtsquellen mit der Geschäftsführung und dem

Energiemanager ausgearbeitet und die Pflichten in leicht lesbarer und verständlicher

Form an die zuständigen Bereiche übergeben. Weiters hat der externe Beauftragte

die Aufgabe, eine gründliche IST-Analyse und anschließend eine Risikoanalyse

durchzuführen. Gründliche Planung, Beratung, eventuell Schulungen in rechtlichen

Angelegenheiten und Kontrollen der Einhaltung sind weitere Aufgaben, die den

externen Rechtsbeauftragten betreffen.

4.2.4 Sollkonzept Position Energiemanager

Tabelle 10: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des Energiemanagers


Position - Energiemanager


1 Ansprechpartner nach Außen

2 Unterstützung des Rechtsbeauftragten bei der Erfassung der Daten für die IST-Analyse

3 Unterstützung des externen Rechtsbeauftragten bei der Risikoanalyse

4

Nach der Übernahme des Rechtsregisters das Energiemanagement Team festlegen und Aufgaben sowie Verantwortlichkeiten mit der Geschäftsführung und dem Energiemanagement Team klar definieren und festlegen

5 Regelmäßige Aktualisierung der Dokumentation über die Erfüllung der Pflichten und Fristen

6 Termine für regelmäßige Treffen (einmal im Quartal) festlegen

7 Kommunikationsplattform einrichten

8 Unterstützung des Energiemanagement Teams

9 Planung der Schulungen und Sensibilisierung des Energiemanagement Teams

10 Dokumentation, Pflege der Termine, Archivierung der Dokumente

11 Regelmäßige Kontrollen und Überprüfungen über die Einhaltung der Gesetze und Regeln


41

Durch die Besetzung der Rechtsabteilung durch einen externen Rechtsbeauftragten

werden sowohl die Geschäftsführung als auch der Energiemanager und das

Energiemanagement Team wesentlich entlastet.

4.2.5 Sollkonzept Position Energiemanagement Team

Tabelle 11: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten des

Energiemanagement Teams SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle:

Eigene Darstellung)

Position - Energiemanagement

Team


1 Unterstützung des Rechtsbeauftragten und der Geschäftsführung zur Feststellung des IST-Zustandes

2 Unterstützung des Rechtsbeauftragten und der Geschäftsführung bei der Abstimmung über Verantwortlichkeiten und Aufgaben

3 Klar formulierte Ziele in Schritten an die Betriebsstätten Leiter setzen

4 Regelmäßige Treffen mit den Betriebsstätten Leitern zur Beratung, Abstimmung, Dokumentation, Überprüfung der Einhaltung festlegen

5 Schulung und Sensibilisierung der Betriebsstätten Leiter und Mitarbeiter


Um die Betriebsstätten Leiter nicht zu überfordern gehören die Erfüllungs- und

Verbesserungsprozesse in Schritten gesetzt. Kleine Schritte führen zu kleinen

Erfolgen. Die Erfolge sollte man vor allem am Anfang der Teambesprechungen

präsentieren, damit die Mitarbeiter motivierter sind.

42

4.2.6 Sollkonzept Position Betriebsstätten Leiter

Tabelle 12: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Betriebsstätten

Leiter SANTESIS zum Thema Rechtsmanagement (Quelle: Eigene Darstellung)

Position - Betriebsstätten

Leiter


1 Information an Mitarbeiter über die Einführung des Rechtsmanagements

2 Einweisung bzw. Schulungen der Mitarbeiter

3 Klar formulierte Ziele, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Kompetenzen setzen

4 Verbesserungsvorschläge über die Einhaltung und Umsetzung von allen Mitarbeitern einholen

5 Einbindung aller Mitarbeiter in die Prozesse

6 Rückmeldungen über die Einhaltung einholen

7 Kontrolle der Dokumentation

8 Laufende Verbesserungen kommunizieren und von den Mitarbeitern einfordern

9 Mitarbeitermotivation

10 Rückmeldungen über die Einhaltung, Herausforderungen und sonstiges an die Zuständigen des Energiemanagement Teams weiterleiten

Die Aufgaben, Verantwortungen und Befugnisse der Betriebsstätten Leiter und

Mitarbeiter sind mit der Funktionsbeschreibung der ersten Variante identisch. Somit

wird nicht näher darauf eingegangen.

4.2.7 Sollkonzept Position Mitarbeiter

Tabelle 13: Sollkonzept Funktionen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter


Position - Mitarbeiter


1 Aktive Mitarbeit bei der Umsetzung der Rechtspflichten

2 Rückmeldung an Betriebsstätten Leiter über die Umsetzung

3 Dokumentation, Archivierung, Pflege der Termine

43

Es ließen sich noch viele Funktionen und Aufgaben bis ins

Date post:	19-Feb-2021
Category:	Documents
Upload:	others
View:	4 times
Download:	0 times