Landkreis Ostprignitz-Ruppin

Konzept für die Einführung des doppischen

Haushaltswesens

- Konzept Doppik OPR -

Inhalt:

0. Vorbemerkungen I Organisationskonzept II. Fachkonzept III. Ressourcenkonzept IV. Sonstiges Anlage 1: ProjektplanungAnlage 2: ZeitablaufplanAnlage 3: Meilensteinplan

Anlage 4: Protokoll der Beratung vom 16.09. 04

(Hier nicht enthalten)

http://www.o-p-r.de

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0. Vorbemerkungen Die Gliederung folgt den Bewerbungsunterlagen vom 29.07.04. Das Gesamtkonzept unterteilt sich wie gefordert in ein Organisationskonzept, ein Fachkonzept und ein Ressourcenkonzept. Im Organisationskonzept werden die Zielsetzung und die geplanten organisatorischen Bedingungen und Maßnahmen zur Einführung des neuen kommunalen Rechnungswesens dargelegt. Das Fachkonzept stellt die Einführung der einzelnen Doppikmodule dar. Das Ressourcenkonzept enthält die Personal-, Software-, Finanz- und Kosten- sowie die Zeitplanung. Berücksichtigt wurden als Projektbeginn der 01.11.2004 und als Projektende der 30.09.2007. Weiterhin ist der Endtermin für die Konzeptfortschreibung ( 28.02.2005 ) im Konzept enthalten.

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I Organisationskonzept Inhalt: 1. Zielsetzung 2. Projektstruktur 3. Umsetzungsstrategie 4. Projektverwirklichung 5. Projektdokumentation 6. Projektcontrolling und Berichtswesen 7. Einbindung weiterer Projektbeteiligter und –betroffener 8. Projektkommunikation 9. Projektmarketing / Öffentlichkeitsarbeit 10. Multiplikation Projektergebnisse

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1.) Zielsetzung Hintergrund der Bewerbung liegt in der Überzeugung von der Notwendigkeit der Einführung eines an kaufmännischen Grundsätzen orientierten Haushalts- und Rechnungswesens in der öffentlichen Verwaltung. Es sollen Kosten-, Leistungs- und Wirkungstransparenz und auf deren Grundlage wirtschaftliches Denken und Handeln, sowohl in der Verwaltung als auch in der Politik, als das wichtigste Ziel erreicht werden. Den Ausgangspunkt für die Reformierung des Haushaltswesens im Landkreis Ostprignitz-Ruppin bildet der Kreistagsbeschluss vom 05.03.1995 zur Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung im Rahmen des Neuen Steuerungsmodells. Die Einführung eines doppischen Haushaltswesens ist somit auch unter dem Aspekt der Umsetzung einer neuen Verwaltungsstruktur die kontinuierliche Fortsetzung dieser Entwicklung hin zu einem neuen kommunalen Finanzmanagement. Weitere positive Erwartungen sind mit der Einführung der Doppik verbunden. Dazu gehört im Rahmen eines Liquiditätsmanagements eine flexiblere und effizientere Bewirtschaftung der zunehmend knapper werdenden Haushaltsmittel. Mit der Einführung des Ressourcenverbrauchskonzepts ergibt sich erstmals die Möglichkeit, den Gesamtressourcenverbrauch der Verwaltung klarer zu erkennen. Ein weiterer positiver Aspekt der Einführung des doppischen Rechnungswesens ist in der Gesamtdarstellung des kommunalen Vermögens und der Schulden (Bilanz) und der Liquiditätsentwicklung sowie der Investitionstätigkeit zu sehen. Nicht zu unterschätzen sind in diesem Zusammenhang auch die zu erwartende Verbesserung der Vergleichbarkeit der Ergebnisse auf kommunaler Ebene, aber auch die Einbeziehung der wirtschaftlichen Beteiligungen in Form der konsolidierten Gesamtbilanz und der besonders hinsichtlich der eingesetzten Software zu erwartende Know-how Zuwachs.

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2.) Projektstruktur (Anlage 1) Zur Einführung der Doppik in der Kreisverwaltung Ostprignitz-Ruppin ist vorgesehen, neben einer Lenkungsgruppe und einer Projektgruppe fünf Arbeitsgruppen und ein TUIV-Team unter weitgehender Nutzung vorhandener Personalressourcen zu bilden.

Lenkungsgruppe

Projektgruppe

AG1 / TP1 Anlagevermögen

AG3 / TP3 Kosten- /

Leistungsrechnung/Produktplan

AG2 / TP2 HH-Plan /

Bewirtschaftung

AG4 / TP4 Bilanzen

Kreistag

AG5 / TP5 Mitarbeiter-

qualifizierung

Externe Beratung

Finanzausschuß

TUIV-Team

Projektstruktur Das übergeordnete Projektgremium ist die Lenkungsgruppe, die sich aus dem Landrat, den Dezernenten und der Kreiskämmerin zusammensetzt. Die Aufgaben der Lenkungsgruppe sind: • Genehmigung der Gesamt- und Teilprojektaufträge • Verabschiedung des Projektplanes und der Meilensteine • evtl. Beauftragung von Externen • Beratung der Kreistagsvorlagen und Prüfung der Zwischen- und Abschlussberichte. • Verbindung zum Kreistag und seinen Ausschüssen • Freigabe von Präsentationen, Erfahrungsberichten und Maßnahmen der

Öffentlichkeitsarbeit Zum Projektmanagement wird eine Projektgruppe mit Vertretern der Bereiche Kämmerei / Kasse / Zentrales Controlling, TUIV, RPA, und Gebäudewirtschaft / Liegenschaftsverwaltung gebildet. Weiterhin sind die Leiter der fünf Arbeitsgruppen in der Projektgruppe tätig. Vertreter des Personalrates und die Datenschutzbeauftragte können an den Beratungen dieses Gremiums teilnehmen. Je nach Aufgabenstellung ist eine Verstärkung durch Mitarbeiter aus den Dezernaten geplant (z.B. Überprüfung der Produkte). Der vom Ministerium des Innern beauftragte externe Berater wird ebenfalls an dieser Projektgruppe beteiligt sein.

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Diese Projektgruppe wird die Pilotierung zur Einführung des neuen kommunalen Rechnungswesens aktiv steuern, indem sie • das Projekt inhaltlich und zeitlich plant, • die Projektarbeit organisiert und koordiniert, • das Projektcontrolling und das Berichtswesen realisiert, • die Arbeitsgruppenleiter anleitet und • gegenüber der Lenkungsgruppe und dem Finanzausschuss des Kreistages

berichtet. Die Projektgruppe wird von der Kämmerin geleitet. Die vorgesehenen Projektgruppenmitglieder verfügen in der Regel bereits über, besonders im Rahmen der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung gesammelte, praktische Arbeitsgruppenerfahrungen. Auf Grundlage dieser Erfahrungen werden vorrangig Mitarbeiter der ehemaligen Projektgruppe „Budgetierung, Kostenrechnung, Produkte“ mit der neuen Aufgabe beauftragt. Für die Einführung der verschiedenen Doppikmodule / Teilpläne werden unter Leitung der Projektgruppe fünf Arbeitsgruppen und ein TUIV-Team gebildet. Der Aufgabenstellung folgend wurde eine differenzierte „Lebensdauer“ für die Arbeitsgruppen eingeplant. - Arbeitsgruppe Anlagevermögen (12/04 – 01/06)

Arbeitsschwerpunkte: o Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens o Aufbau einer Anlagenbuchhaltung nach vorgegebenem Kontenrahmen o Mitarbeit Bilanzierung o Erstellung Abschlussbericht

Leiter dieser Arbeitsgruppe ist der Amtsleiter (Bauingenieur) des Amtes für Liegenschaften und Gebäudemanagement. Zwei weitere Mitarbeiter dieses Amtes, ein Mitarbeiter des Schulverwaltungs- und Kulturamtes, ein Mitarbeiter des Hauptamtes und ein Mitarbeiter der Kämmerei werden mitarbeiten.

- Arbeitsgruppe HH-Plan / Bewirtschaftung (12/04 – 09/07) Arbeitsschwerpunkte:

o Aufstellung und Bewirtschaftung der doppischen Haushaltspläne / Teilhaushalte für 2006 und 2007 nach produktgebundener Gliederung mit seinen Bestandteilen (Ergebnisplan, Finanzplan, Teilpläne / Bildung von Rückstellungen und Rücklagen, des Haushaltsausgleiches, der Deckungsgrundsätze, der Budgetregeln, des unterjährigen Berichtswesens und des Controlling)

o Erarbeitung von Planungsgrundlagen für die Folgejahre o Erstellung von Zwischen- und Abschlussberichten

Leiter dieser Arbeitsgruppe ist der Sachgebietsleiter des Bereiches allgemeine Finanzen. Weiterhin arbeiten ein Mitarbeiter der Kommunalaufsicht, jeweils ein Vertreter der Budgethaushalte und drei Mitarbeiter der Kämmerei in der Gruppe mit.

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- Arbeitsgruppe Kosten- / Leistungsrechnung / Produktplan (12/04 – 12/06) Arbeitsschwerpunkte:

o Prüfung und ggf. Überarbeitung des vorhandenen Produktbuches o Weiterentwicklung einer bedarfsgerechten Kosten- und

Leistungsrechnung nach einheitlichem Produktplan o Erstellung Zwischen- und Abschlussbericht

Leiter der Arbeitsgruppe ist die für die Kosten- und Leistungsrechnung verantwortliche Betriebswirtin. Der Mitarbeiter des Zentralen Controlling ist hier tätig. Aus jedem Dezernat und aus jedem Budgethaushalt arbeitet ein Vertreter in dieser Arbeitsgruppe mit.

- Arbeitsgruppe Bilanzen (12/04 – 03/07)

Arbeitsschwerpunkte: o Erstellung einer Eröffnungsbilanz für 2006 o Aufstellung des doppischen Jahresabschlusses mit allen Bestandteilen

(Ergebnisrechnung, Finanzrechnung, Bilanz, Anlagen) o Aufstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz mit allen Bestandteilen

(Gesamtergebnisrechnung, Gesamtbilanz, Anlagen) o Erarbeitung von Bilanzgrundsätzen für die Folgejahre o Erstellung Zwischen- und Abschlussbericht

Leiterin der Arbeitsgruppe ist die Kämmerin. Vier Mitarbeiter aus Kämmerei / Kasse und ein Mitarbeiter des RPA werden hier mitarbeiten. Bei Bedarf nehmen Vertreter der Gesellschaften des Landkreises teil.

- Arbeitsgruppe Mitarbeiterqualifizierung (12/04 – 03/07) Arbeitsschwerpunkte:

o Ermittlung des zielgruppenorientierten Fortbildungsbedarfes o Modulare Planung, Organisation, zeitnahe Durchführung und Auswertung

von Qualifizierungsmaßnahmen o Erstellung von Dokumentationen zur Multiplikation der Ergebnisse und

Erfahrungen und Öffentlichkeitsarbeit o Erstellung von Zwischen- und Abschlussberichten

Leiter dieser Arbeitsgruppe ist der Zentralcontroller der Kreisverwaltung. Weitere Mitglieder sind jeweils ein Vertreter der drei Dezernate und ein Mitglied des Personalrates.

- TUIV-Team (12/04 – 09/07) Arbeitsschwerpunkte:

o Analyse der Hard- und Softwaresituation o Erstellung DV-Konzept o Spezielles Schulungskonzept o Installation und Betreuung des Systems o Erstellung Abschlussbericht

Leiter der Arbeitsgruppe ist der Sachgebietsleiter TUIV. Mitglieder sind zwei Sachbearbeiter dieses Sachgebietes.

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Alle Mitglieder der Arbeitsgruppen sind mindestens Verwaltungsfachangestellte mit erheblicher Erfahrung in kommunalen Verwaltungen. Die Personalauswahl erfolgt auf der Grundlage der jetzigen und künftigen Arbeitsaufgabe, unter Berücksichtigung der fachlichen Kompetenz, der Erfahrungen in der Projektarbeit und der Verfügbarkeit, mit Beauftragung / Autorisierung durch den Landrat. Die Tätigkeit in den Arbeitsgruppen wird von allen Mitgliedern parallel zur eigentlichen Arbeitsaufgabe wahrgenommen. Die dafür erforderlichen Entlastungen sind arbeitsorganisatorisch zu realisieren. Der Personalrat ist berechtigt, an allen Beratungen der Arbeitsgruppen teilzunehmen. Regelmäßig wird gegenüber Kreistag / Politik Rechenschaft abgelegt. 3.) Umsetzungsstrategie In der Kreisverwaltung Ostprignitz-Ruppin ist die flächendeckende Einführung des doppischen Haushaltswesens in allen Verwaltungseinheiten geplant. Die Umsetzung des Projektes erfolgt in drei wesentlichen Abschnitten. 01.11.04 – 31.12.05 Vorbereitung 01.01.06 – 31.12.06 Erprobung Parallelbetrieb Doppik / Kameralistik ab 01.01.07 Echtbetrieb Doppik nach neuem Haushaltsrecht Mit der Beschaffung der Software MPS zu Beginn des Jahres 2003 wurde bereits vorausschauend darauf geachtet, dass die Umstellung der Kameralistik auf die Doppik und auch ein Parallelbetrieb möglich ist. Die dafür notwendigen Module für das neue kommunale Finanzmanagement sind nach Aussagen des Lieferanten funktionsfähig vorhanden. Infolge eines Anbieterwechsels beim Softwarepartner ist die Kreisverwaltung gezwungen, evtl. eine neue Software einzusetzen, die ebenfalls die Umstellung auf die Doppik gewährleisten wird. Diese Software beinhaltet eine produktbezogene Finanzbuchhaltung, die für die Einführung des neuen kommunalen Rechnungswesens erforderlich ist. Der Doppelbetrieb von dem kameralen und dem künftigen doppischen Haushaltswesen wird, in Absprache mit dem Softwareanbieter, organisiert. Geplant ist hierbei eine doppische Buchung der Geschäftsvorfälle im Vordergrund der Software im Jahr 2006. Im Hindergrund wird kameral gebucht. Entsprechende Überleitungstabellen zur Doppik werden in der Software hinterlegt. Ab 2007 ist Echtbetrieb Doppik vorgesehen. Im Hintergrund wäre weiterhin die Kameralistik möglich.

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4.) Projektverwirklichung Die im Pkt. I/2 genannten Projektgremien sollen mit Projektbeginn ab November 2004 (Projektgruppe) bis Dezember 2004 (Arbeitsgruppen) gebildet werden. Zur Sicherung einer möglichst frühen Arbeitsfähigkeit ist vorgesehen, dass die Projektgruppe noch in 11/04 der Lenkungsgruppe einen Arbeitsplan vorlegt. Die Arbeitsgruppen erstellen ein Feinkonzept in 01/05 und legen dieses der Projektgruppe vor. In 03/05 wird das Feinkonzept als Folge der Konzeptfortschreibung des externen Beraters noch einmal durch alle beteiligten Gruppen überarbeitet. Die Projektgremien bestimmen damit relativ eigenständig ihre Arbeitsweise und Methodik (WIE?). Das koordinierte Zusammenwirken, das Projektcontrolling und das Berichtswesen erfolgen im wesentlichen durch die verbindliche Vereinbarung der Start- und Abschlusstermine (WANN?) und deren inhaltlichen Anforderungen (WAS?) zwischen den Projektgremien. Dafür ist die Gliederung des Gesamtprojektes in miteinander verzahnte Teilprojekte (TP) geplant, die in den Arbeitsgruppen eigenverantwortlich realisiert werden. Die Gliederung in die Projektphasen (PP) Situationsanalyse, Konzept-, Umsetzungs- und Abschlussphase dient der Systematisierung und erleichtert das Controlling ganz erheblich. Die Projektplanung (Anlage 1), der Zeitablaufplan (Anlage 2) und der Meilensteinplan (Anlage 3) sind die dafür verbindlichen Unterlagen. Die Leiter der Arbeitsgruppen sind Mitglieder der Projektgruppe „Doppik“ und erhalten die direkte Anleitung durch die Projektgruppe. Über diesen Informationsweg werden auch wesentliche Teile des Berichtswesens und des Projektcontrolling realisiert. Weiterhin werden regelmäßig Beratungen und Einzelkonsultationen zu Sachthemen durchgeführt. Eine externe Unterstützung wird im Bedarfsfall über die Projektgruppe gesteuert, eine Entscheidung trifft die Lenkungsgruppe. 5.) Projektdokumentation Die Projektdokumentationen werden auf allen Ebenen der Projektstruktur wie folgt geführt: Arbeitsgruppenmitarbeiter: Projekttagebuch mit Zeiterfassung Arbeitsgruppe: Feinkonzept

Zwischen- und Abschlussberichte Projektgruppe: Arbeitsplan Meilensteinplan und –trendanalyse

Zwischen- und Abschlussberichte Durch die Arbeitsgruppen wird regelmäßig eine Projektdokumentation erarbeitet, die über den Stand der Projektarbeit berichtet. Die Termine der Berichterstattung werden von der Projektgruppe vorgegeben. Im Zeitplan des Konzeptes sind die Termine bereits enthalten. Rechenschaft wird in Form eines Nachweises über Umsetzungsschritte und Teilergebnisse in Form von Zwischenberichten an die Projektgruppe „Doppik“ abgelegt. Die Projektgruppe informiert die Lenkungsgruppe über den Stand der Projektarbeit. Zwischen- und Abschlussberichte sind vorgesehen.

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6.) Projektcontrolling und Berichtswesen Das Projektcontrolling erfolgt im Rahmen der Projektgruppenarbeit. Die Lenkungsgruppe wird regelmäßig informiert. Die Steuerung der Projektarbeit erfolgt bezüglich der konkurrierenden Zielgrößen Leistung, Termine und Kosten. Prophylaktisch erstellte Risikoanalysen sind wesentliches Instrument der Früherkennung. Die Projektgruppe wird in einer ihrer ersten Sitzungen die Risikofaktoren des Projektes erfassen und den Zeitpunkt des Eintritts der Schwierigkeiten schätzen. Außerdem werden die Auswirkungen bedacht und Maßnahmen geplant, um die Risiken rechtzeitig auszuschließen. Der Meilensteinplan (Anlage 3) ist der Ausgangspunkt für das Termincontrolling als Meilensteintrendanalyse. Es wird ein Zeitplan auf Grundlage des Meilensteinplanes erarbeitet, der die Grundlage für das Berichtswesen ist. Die Zwischenberichte sollen zu bestimmten Stichtagen den inhaltlichen, zeitlichen und finanziellen Stand der Teilprojekte und des Gesamtprojektes zeigen. Am Ende des Projektes wird der Projektabschlussbericht erstellt. Regelmäßige Sitzungstermine entsprechend des Zeitplanes sollen die Einhaltung des Projektes und die Projektsteuerung gewährleisten. Von besonderer Bedeutung sind dabei die Feststellung von Soll- / Ist- Abweichungen bei Projektplanung und -realisierung und die Ursachenanalyse. Darauf aufbauend sind Handlungsalternativen zu entwickeln. 7.) Einbindung weiterer Projektbeteiligter und –betroffener Der Beschluss des Kreistages über die Bewerbung als Pilotkommune ist die Grundlage für die weitere Herangehensweise an die Projektarbeit. Regelmäßig werden die Ausschüsse, insbesondere der Finanzausschuss und der Kreistag über den Stand der Pilotierung informiert. Die politischen Gremien werden in die Projektarbeit einbezogen, indem das derzeitige Produktbuch den Abgeordneten vorgestellt wird und sie unmittelbar in Fortbildungsmaßnahmen einbezogen werden. Eine engere Zusammenarbeit ist mit der Stadt Kyritz vorgesehen, wenn dort ebenfalls der Zuschlag zur Mitarbeit als Modellkommune erteilt wird. Weiterhin werden die kreisangehörigen Gemeinden über den Stand des Projektes informiert. Dazu werden die Beratungen der Amtsdirektoren und Bürgermeister beim Landrat genutzt. Die Transferleistungen werden ihnen aktuell bereitgestellt. Innerhalb der Verwaltung werden die Verwaltungsleitung und alle Mitarbeiter in speziellen Veranstaltungen informiert. Außerdem werden Berichte im Intranet und in der Mitarbeiterzeitung zur Akzeptanzschaffung genutzt. In der Projektgruppe „Doppik“ arbeiten ein Vertreter des Personalrates, die Datenschutzbeauftragte, ein Vertreter des Rechnungsprüfungsamtes und im Bedarfsfall ein beauftragter externer Berater mit. Es ist beabsichtigt, den Ostdeutschen Sparkassen– und Giroverband aufgrund guter Erfahrungen bei der Verwaltungsumstrukturierung für das Projekt als Berater zu gewinnen.

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8.) Projektkommunikation Der Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten wird über die Projektgruppe organisiert. Der Ansprechpartner für alle Fragen ist der Leiter der Projektgruppe. Da die Leiter der Arbeitsgruppen in der übergeordneten Projektgruppe mitarbeiten, ist der Informationsaustausch auf direktem Weg gewährleistet. Auftretende Fragen von Seiten der Belegschaft werden in der Mitarbeiterzeitung beantwortet. Zuständig für die Beantwortung sind die entsprechenden Arbeitsgruppen. 9.) Projektmarketing / Öffentlichkeitsarbeit Das Projektmarketing und die Öffentlichkeitsarbeit werden von der Projektgruppe gesteuert. Ein Mitglied der Projektgruppe wird speziell beauftragt. Das Projekt wird in der Mitarbeiterzeitung vorgestellt. Im Intranet erhalten die Mitarbeiter regelmäßig Informationen über Teilergebnisse. Das Pressegespräch des Landrates wird genutzt, um die örtliche Presse zu informieren. Amtsdirektoren und Bürgermeistern wird die Projektarbeit in den Beratungen beim Landrat vorgestellt. Für die aktuelle Publikation von Projektergebnissen und die Bereitstellung von Transferleistungen ist die Nutzung des geplanten Internet-Portales vorgesehen. 10.) Multiplikation Projektergebnisse Der Landkreis Ostprignitz-Ruppin erklärt sich bereit, die Ergebnisse seiner Projektarbeit im Land Brandenburg anderen Kommunen auf deren Wunsch zur Verfügung zu stellen. Die Verbreitung der Projektergebnisse ist über einen interkommunalen Erfahrungsaustausch möglich. Das vorliegende Konzept orientiert sich an den Aufgabenstellungen. Die Spezifik der Struktur einzelner Verwaltungen bleibt bewusst unberücksichtigt, um die Übertragbarkeit zu gewährleisten. Durch die Erstellung von Zwischenberichten und Abschlussberichten unmittelbar nach der Umsetzung von Teilprojekten können kontinuierlich Ergebnisse für Transferleistungen bereitgestellt werden. Auf Informationsveranstaltungen und Workshops können Referenten bzw. Moderatoren der Kreisverwaltung OPR ihre Erfahrungen, Kenntnisse und Schlussfolgerungen vermitteln. Sie sind als Erfahrungsträger für die Fortbildung in anderen Kommunen zu betrachten.

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II. Fachkonzept

Inhalt: 1. Bewertung des kommunalen Vermögens und Aufbau einer

Anlagenbuchhaltung nach vorgegebenem Kontenrahmen, Fragen der Bilanzierung

2. Aufstellung eines doppischen Haushaltsplanes / Teilhaushalts nach produktgebundener Gliederung mit allen Bestandteilen (Ergebnisplan, Finanzplan, Teilpläne)

3. Bewirtschaftung des doppischen Haushalts / Teilhaushalts 4. Einführung einer bedarfsgerechten Kosten- und Leistungsrechnung

nach einheitlichem Produktplan 5. Aufstellung einer Eröffnungsbilanz 6. Aufstellung des doppischen Jahresabschlusses mit allen

Bestandteilen (Ergebnisrechnung, Finanzrechnung, Bilanz, Anlagen)

7. Aufstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz mit allen Bestandteilen (Gesamtergebnisrechnung, Gesamtbilanz, Anlagen)

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1.) Bewertung des kommunalen Vermögens und Aufbau einer Anlagenbuchhaltung

nach vorgegebenem Kontenrahmen, Fragen der Bilanzierung In Würdigung der Einführung des Neuen Steuerungsmodells und in Zusammenhang mit der Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung war es der Verwaltungsleitung bewusst, welchen hohen Stellenwert die Bewertung des Anlagevermögens hat. Deshalb wurde im Jahr 1998 begonnen, eine flächendeckende Anlagenrechnung aufzubauen. Alle Fachämter erfassten das Anlagevermögen, das zentral mit Hilfe einer entsprechenden Software bewertet wurde. Grundlage hierfür war die Dienstanweisung zur Anlagenrechnung, die die für die Kreisverwaltung gültigen Bewertungsrichtlinien enthält. Da es zu diesem Zeitpunkt keine vom Land vorgegebenen gültigen Bewertungsrichtlinien gab, orientierte sich die Kreisverwaltung an den amtlichen AfA-Tabellen vom Bundesfinanzministerium. Seit 2003 wird für die Anlagenbuchhaltung eine Software genutzt, die den Bedingungen des neuen Rechnungswesens gerecht wird. In Vorbereitung auf die Pilotierung des neuen kommunalen Rechnungswesens und infolge von stattgefundenen Strukturreformen in der Kreisverwaltung ist eine Inventur des Anlagevermögens bis zum 31.12.2004 durchzuführen. Die vom Land vorgegebenen Richtlinien zur Bewertung des kommunalen Vermögens und der kommunalen Verbindlichkeiten (Bewertungsrichtlinie – BewertR) werden in die Dienstanweisung zur Anlagenrechnung der Kreisverwaltung eingearbeitet und als Grundlage der Anlagenrechnung angewendet. Die kommunalen Schulden werden ebenfalls erfasst. Die Anlagenbuchhaltung und die Bewertung der kommunalen Verbindlichkeiten werden kontinuierlich fortgeschrieben und mit Hilfe von Inventuren überprüft. Es ist vorstellbar, bis zum 31.12.2005 die Anlagenrechnung so qualifiziert zu haben, dass die Eröffnungsbilanz als Pilotierung zum 01.01.2006 erstellt werden kann. Dafür ist es dringend erforderlich, eine Arbeitskraft zu 100% der Arbeitszeit für die Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens bereitzustellen. Über eine entsprechende Anbindung dieser Tätigkeit an ein Amt entscheidet der Landrat (siehe Tabelle S.16). 2.) Aufstellung eines doppischen Haushaltsplanes / Teilhaushalts nach

produktgebundener Gliederung mit allen Bestandteilen (Ergebnisplan, Finanzplan, Teilpläne)

Der doppische Haushaltsplan enthält Informationen über Produkte und Verwaltungsleistungen und bildet Zielvereinbarungen und Vorgaben ab. Er enthält einen Ergebnisplan und einen Finanzplan. Der Ergebnisplan steht im Mittelpunkt der Haushaltsbewirtschaftung. Er enthält Erträge und Aufwendungen und deren Saldo als Jahresergebnis. Der Finanzplan enthält neben den Zahlungen der laufenden Verwaltung die Zahlungsströme für Investitionen. In Teilplänen werden die sachlichen Mittel festgelegt. Im Landkreis OPR wurden in Zusammenarbeit mit den Fachämtern Produkte gebildet. Diese wurden beschrieben, Auftragsgrundlage, Zielgruppe und Ziele wurden definiert. Zur Auswertung der den Produkten zugeordneten Finanzdaten wurden Leistungen und Leistungsumfang angegeben.

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Es existiert flächendeckend ein Produktbuch, das Plan- und Istdaten (Finanzdaten und Anzahl der erbrachten Leistungen) gegenüberstellt. Dieses Produktbuch stellt die Grundlage für die weitere Arbeit zur Einführung des neuen Rechnungswesens dar. Die Produkte werden entsprechend der Vorgaben zum gemeinsamen Produktrahmen überarbeitet und den empfohlenen Produktbereichen und Produktgruppen zugeordnet. Der Haushaltsplan wird in Teilpläne unterteilt, auf deren Grundlage geplant und bewirtschaftet wird. Auf der Ebene der Produkte / Produktgruppen / Produktbereiche wird der Ergebnisplan als entscheidendes Planungsinstrument betrachtet. Aufwendungen und Erträge werden hierfür geplant. Der Finanzplan ist als ergänzendes Planungsinstrument anzusehen. Auszahlungen und Einzahlungen werden hier geplant um eine Veränderung des Zahlungsmittelbestandes zu erkennen (Investitionszahlungen und deren Finanzierungsplanung - evtl. Kreditaufnahme). Andererseits soll vor allem im investiven Bereich eine Basis für klare politische Entscheidungen und das darauf aufbauende Verwaltungshandeln gelegt werden. Diese genannten Planungsvorgänge können mit Hilfe der in der Kreisverwaltung OPR genutzten Software durchgeführt werden. Es werden Überleitungstabellen erarbeitet, die die Zuordnung der alten Haushaltsstruktur (Unterabschnitt und Gruppierung) auf die neue Haushaltsstruktur (Produktgruppe und Sachkonto) gewährleisten. Dafür sind die vom Land vorgegebenen Produktrahmen und Kontenrahmen zu Grunde zu legen. Darauf basierend werden Produktplan (von der Arbeitsgruppe Kosten- und Leistungsrechnung / Produktplan) und Kontenplan erarbeitet. Der Stellenplan wird wie bisher weiterhin vom Sachgebiet Organisation erarbeitet. Die Aufstellung des doppischen Haushaltsplanes wird flächendeckend erfolgen. In der Pilotphase sind diese Planungen für das Jahr 2007 im Haushaltsjahr 2006 (ca. 01.03.2006 – 31.10.2006) vorstellbar. 3.) Bewirtschaftung des doppischen Haushalts / Teilhaushalts Für die Bewirtschaftung des doppischen Haushalts / Teilhaushalts müssen verschiedene Grundsätze des kommunalen Rechnungswesens eingehalten werden. Dazu gehören die vollständige Abbildung von Ressourcenaufkommen und –verbrauch, die Einhaltung von Vorschriften (z.B. einheitliche Bewertungsrichtlinien), Durchsetzung von Verständlichkeit und Klarheit (klar definierte Konten lt. Kontenrahmen / Kontenplan), der Nachweis der Recht- und Ordnungsmäßigkeit und der Grundsatz der Aktualität, der Relevanz, der Stetigkeit und der Öffentlichkeit. In der Kosten- und Leistungsrechnung werden bereits jetzt die Produkte als Kostenträger behandelt. Werden Ausgaben oder Einnahmen, die auch Kosten und Erlöse darstellen, im Haushalt gebucht, erscheint ebenfalls eine Buchung der Kostenarten auf Kostenstellen und Kostenträgern. Nach Überarbeitung der Kostenträger entsprechend des vorgegebenen Produktrahmens kann die Bebuchung der Kostenträger erfolgen. Ziele und Kennzahlen existieren bereits und werden entsprechend der neuen Bedingungen überarbeitet. Der Parallelbetrieb zwischen Kameralistik und Doppik kann mit Hilfe der in der Kreisverwaltung existierenden Software durchgeführt werden, indem die Haushaltsstellen im System auf doppischen Konten hinterlegt werden.

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Dafür müssen die im Kontenrahmen vorgegebenen Konten differenziert werden. Die aktive Teilnahme der Kreisverwaltung an der Aufstellung des Kontenrahmens innerhalb der Pilotierung wird als sehr wichtig angesehen. Die Hinterlegung der Haushaltsstellen und die Vorbereitung des Parallelbetriebes Kameralistik und Doppik ist für das 2. Halbjahr des Jahres 2005 geplant. Der Parallelbetrieb sollte dann innerhalb der Pilotierung mit Beginn des Haushaltsjahres 2006 erfolgen. Einnahmen und Ausgaben erscheinen dann im Hintergrund und werden so automatisch bebucht. Diese Möglichkeit der parallelen Bewirtschaftung des Haushalts ist in der Pilotphase denkbar. Zum 01.01.2007 ist der Alleinbetrieb der Doppik vorgesehen. Die Erfahrungen der Pilotierung sind dabei besonders zu beachten. Mit Hilfe der Software ist es in der Kreisverwaltung möglich, die Kameralistik im Hintergrund weiterhin zu führen, bis das geltende Haushaltsrecht auf die Doppik umgestellt ist. 4.) Einführung einer bedarfsgerechten Kosten- und Leistungsrechnung nach

einheitlichem Produktplan Im Jahr 1997 wurde begonnen, eine Kosten- und Leistungsrechnung im Landkreis Ostprignitz-Ruppin aufzubauen. In einigen ausgewählten Pilotämtern wurden erste Erfahrungen gesammelt. Seit Beginn des Haushaltsjahres 2000 wird die Kosten- und Leistungsrechnung flächendeckend geführt. Grundlage für die Arbeit ist die Bildung von Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern. Kostenarten sind derzeit mit den Gruppierungen des Verwaltungshaushaltes identisch. Kostenstellen und Kostenträger wurden in Absprache mit den Amtsleitern und Sachgebietsleitern definiert. Die Kostenträger sind mit den Produkten der Kreisverwaltung identisch. Die Ausgaben des Vermögenshaushaltes spiegeln sich in der Anlagenrechnung wider. Die Bestände an Anlagevermögen werden bewertet und kalkulatorische Kosten ermittelt. Diese Kosten werden ebenfalls in der KLR gebucht. Weiterhin wird eine interne Leistungsverrechnung vorgenommen, um die Leistungsbeziehungen zwischen den Querschnittsämtern und den Fachämtern zu zeigen. Alle genannten Kosten werden so verursachungsgerecht wie möglich auf Kostenträgern gebucht. Nicht direkt zurechenbare Kosten werden mit Hilfe von Umlageschlüsseln auf die entsprechenden Kostenträger verteilt. In Zusammenhang mit der Reform des Gemeindehaushaltsrechts und dem vorgegebenen Produktrahmen wird der Kostenträgerplan der Kreisverwaltung überarbeitet und dem Produktrahmen angepasst, damit in der Phase der Pilotierung mit den empfohlenen Produkten gearbeitet werden kann. Als möglicher Zeitabschnitt für die Überarbeitung sind Februar bis Juli 2005 vorgesehen.

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5.) Aufstellung einer Eröffnungsbilanz Die Bilanz ist als neues Element im kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen zu betrachten. Hier werden Vermögen und Schulden vollständig und übersichtlich dargestellt. Sie dient im Zusammenhang mit dem Ressourcenverbrauchskonzept für die Ermittlung und Darstellung des Ressourcenverbrauchs. Außerdem wird die Kapitallage der Kommune eindeutig abgebildet. Auf Grundlage der nach den vom Land Brandenburg vorgegebenen Richtlinien zur Bewertung des kommunalen Vermögens und der kommunalen Verbindlichkeiten vom Mai 2004 werden im Zeitraum vom 01.11.2004 bis zum 31.12.2004 die Inventurarbeiten und die Überprüfung der Bewertung des Anlagevermögens abgeschlossen. Eine kontinuierliche Fortschreibung der Zu- und Abgänge erfolgt bereits seit mehreren Jahren. Im Jahr 2005 werden diese Arbeiten in der Anlagenrechnung fortgeführt und qualifiziert, so dass zum 31.12.2005 der Bestand an Anlagevermögen der Kreisverwaltung vollständig bewertet ist und in die Eröffnungsbilanz für 2006 einfließen kann. Parallel dazu wird für die Aktivseite der Bilanz der Bestand an Umlaufvermögen auf der Grundlage der Inventarverzeichnisse entsprechend der Gemeindehaushaltsverordnung ermittelt. Auf der Passivseite wird das Kapital des Landkreises verdeutlicht. Die Methoden der Bewertung der Passiva werden ebenfalls in den oben genannten Bewertungsrichtlinien empfohlen. Wichtig ist dabei die Einstellung der Rückstellungen, z.B. für Pensionen, Urlaub, Überstunden u.ä. 6.) Aufstellung des doppischen Jahresabschlusses mit allen Bestandteilen

(Ergebnisrechnung, Finanzrechnung, Bilanz, Anlagen) Nachdem die Eröffnungsbilanz zum 01.01.2006 erstellt wurde, kann die doppische Buchführung parallel zur Kameralistik geführt werden. Zum 31.12.2006 kann der erste doppische Jahresabschluss im Rahmen der Pilotierung erfolgen. Für den gesamten Kreis lässt sich eine Ergebnisrechnung (ähnlich der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens), eine Finanzrechnung und die Abschlussbilanz 2006 erstellen. In die Ergebnisrechnung, die auf Kostenträgerebene / Produkt heruntergebrochen werden kann, werden die Aufwendungen und Erträge einbezogen. Hier fließen dann auch die aktuellen jährlichen Abschreibungen ein, die bereits jetzt im Landkreis OPR aus der Anlagenrechnung in die Kosten- und Leistungsrechnung einfließen und somit auf Produktebene dargestellt werden. Die Zahlungen des Vermögenshaushaltes sind in der Ergebnisrechnung nicht erfasst. Die Ergebnisrechnung kann als Jahresergebnis, aber auch unterjährig ermittelt werden. Bei der Berechnung des Jahresergebnisses müssen zunächst Abgrenzungen vorgenommen werden, um ein perioden- und verursachungsgerechtes Ergebnis zu gewährleisten. Da der Vorgang der Abgrenzungsbildung als kompliziert angesehen wird, ist die Phase der Pilotierung für die Sammlung und den Austausch von Erfahrungen für den Landkreis OPR von besonderer Bedeutung. Die Finanzrechnung enthält parallel zur Ergebnisrechnung die Auszahlungen und die Einzahlungen des Vermögenshaushaltes und ist somit eine ergänzende Informationsquelle innerhalb des neuen Rechnungswesens.

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Nach den Abschluss- und Abgrenzungsbuchungen möchte der Landkreis OPR zum 31.12.2006 eine Abschlussbilanz erstellen. Dabei sollen auch die Bewegungen des Vermögenshaushaltes über die Anlagenbuchhaltung einfließen. Diese Abschlussbilanz ist dann gleichzeitig die Eröffnungsbilanz für 2007. 7.) Aufstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz mit allen Bestandteilen

(Gesamtergebnisrechnung, Gesamtbilanz, Anlagen) Durch ein einheitliches Rechnungssystem im Kernbereich der Verwaltung und den ausgegliederten Einheiten kann ein Gesamtüberblick über die Leistungen und die tatsächliche finanzielle Lage der Kommunen gewährleistet werden. Um einen Überblick über die Finanzsituation der Kernverwaltung und der ausgegliederten Einrichtungen der Kommune zu erhalten, ist es deshalb von besonderer Bedeutung, eine Gesamtbilanz mit allen genannten Bestandteilen zu erstellen. Diese Konsolidierung ist zum Jahresabschluss 2006, im ersten Halbjahr des Jahres 2007, denkbar. 8.) Zusammenfassung Die prinzipielle Aufgabenzuordnung soll wie folgt geregelt werden werden:

Bezeichnung Kämmerei Allg. Finanzen

Kasse Fach- einheiten

Haushaltsplanung X x Hauptbuchhaltung X alle Nebenbuchhaltungen: Kreditoren-/Debitoren- buchhaltung (Personenkonten)

X

Anlagenbuchhaltung X Zuarbeiten Liquiditätsmanagement X x Betriebsbuchhaltung (Kostenrechnung)

X alle

Auf

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Lagerbuchhaltung entfällt Auf eine Lagerbuchhaltung kann verzichtet werden.

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III. Ressourcenkonzept

Inhalt: 1. Personalplanung 2. Softwareplanung 3. Kosten- und Finanzplanung 4. Zeitplanung und Meilensteine

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1.) Personalplanung Wie im Pkt. 1/2 dargestellt wurde, ist die Projektrealisierung durch den weitgehenden Einsatz „eigener“ vorhandener Ressourcen, besonders hinsichtlich des Personalbedarfes vorgesehen. Diese Maßgabe entspringt sowohl dem Sparsamkeitsprinzip als auch der Tatsache, dass dieser Personenkreis eine besondere Praxisnähe erwarten lässt und im Prozess der Projektbearbeitung erlangte Kompetenz nach Projektende erhalten bleibt. Es entstehen dadurch aber auch ein aufwendiger Organisationsaufwand und ein erweiterter Qualifizierungsbedarf. Aus diesem Sachverhalt erklärt sich auch die relativ hohe Zahl der Beteiligten. Die dadurch bei den entsprechenden Mitarbeitern entstehenden Mehrbelastungen können nur im begrenzten Umfang abgefordert werden. Für die Realisierung des Organisationskonzeptes werden vorrangig die Mitglieder der Lenkungsgruppe, der Projektgruppe und der Arbeitsgruppen herangezogen.

Gremium Mitglieder Lebensdauer / Monate

Geschätzter Zeitbedarf / Mitglied / Monat

Zusätzl. Az-Bedarf

Lenkungsgr. 5 35 8 h 1.400 hProjektgruppe 14 35 16 h 7.840 hAG 1 6 14 8 h 672 hAG 2 8 34 8 h 2.176 hAG 3 8 35 8 h 2.240 hAG 4 6 15 8 h 720 hAG 5 5 28 8 h 1.120 hAG TUIV 3 35 8 h 840 hGesamt: 55 196 17.008 h

Es wird folglich von einem dem Projekt zuzuordnenden Arbeitszeitbedarf (ohne Fortbildung) von ca.17.008 Stunden in der Projektlaufzeit ausgegangen. Das entspricht ungefähr 3,3 VAK für den geplanten Zeitraum. Darüber hinaus wird davon ausgegangen, dass insbesondere die Mitarbeiter Allg. Finanzen, der HÜL und der Kasse erhebliche indirekte Leistungen erbringen müssen. Weiterhin ist eine Arbeitskraft für die Anlagenbuchhaltung zu planen. 2.) Softwareplanung Zurzeit wird die Software MPS genutzt. Wie im Punkt 1.3 bereits geschildert, ist ein Wechsel der Software wahrscheinlich. Ein Angebot der Firma Data-Plan wird momentan geprüft, um langfristig stabile und kostengünstige Verhältnisse zu erreichen. Der Stand der Bearbeitung gestattet es noch nicht, konkrete Aussagen zu den entstehenden Kosten und dem Qualifikationsaufwand zu treffen. Ergebnisse der ersten Beratung mit dem Softwareanbieter werden als Anlage 4 beigefügt. Eine Entscheidung ist in der 1. Dekade Oktober vorgesehen. Nach Abschluss der Verhandlungen werden die gewünschten Angaben zur Softwareplanung nachgereicht.

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3.) Kosten- und Finanzplanung Für folgende Bereiche werden die Kosten wie folgt geschätzt: • Zur externen Beratung im Projektmanagement sowie in haushalts- und betriebswirtschaftlichen Fragen, insbesondere Vermögenserfassung und –bewertung, Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung, Bilanzfragen ist beabsichtigt, die Zusammenarbeit zu günstigen Konditionen für den Landkreis mit dem Ostdeutschen Sparkassen- und Giroverband fortzusetzen. • Für Schulungen der Projektmitarbeiter einerseits und der übrigen Mitarbeiter einschließlich Verwaltungsleitung und örtlicher Politik andererseits, entstehen bei der Einführung des neuen Rechnungswesens voraussichtlich folgende Kosten:

Zielgruppe 2005 2006 2007 Seminare für Führungskräfte und Mitarbeiter

7.000,- € 4.000,- € 3.000,- €

Seminare für Politik, Mitglieder der Lenkungsgruppe, Projektgruppe, Arbeitsgruppen

10.000,- € 3.000,- € 3.000,- €

Seminare für Mitarbeiter 5.000,- € 6.000,- € 3.000,- €Gesamt 22.000,- € 13.000,- € 9.000,- €

Für das Projekt sind insgesamt 44.000,- € Qualifizierungskosten (ohne Softwareschulung) geplant. • Übrige direkt zuzuordnende Sachkosten, etwa Reisekosten, Büroausstattung etc., die der Einführung des neuen Rechnungswesens direkt zurechenbar sind, können zum jetzigen Zeitpunkt nicht hinreichend genau ermittelt werden. 4.) Zeitplanung und Meilensteine (Anlage 2 und Anlage 3) 31.10.2004 Zuschlag als Modellkommune 01.11.2004-31.12.2004

Projektstart Projektorganisation und Auftaktveranstaltung Bildung der Projektgruppe Bildung Arbeitsgruppen

28.02.2004 Überarbeitung Konzept 01.07.2005-31.12.2005

Vorbereitung des Parallelbetriebes von Doppik und Kameralistik

Ab 01.08.2005 Kamerale / Doppische Haushaltsplanung für 2006

20

01.09.2005-31.12.2005

Erstellung der ersten Eröffnungsbilanz zum 01.01.2006

01.01.2006-31.12.2006

Parallelbetrieb Doppik und Kameralistik

Doppik im Vordergrund Kameralistik im Hintergrund

Ab 01.03.2006 Beginn der doppischen Haushaltsplanung für 2007 ( Budgetierung und Produkthaushalt ) 01.01.2007 Beginn Echtbetrieb Doppik

Doppischer Jahresabschluss 2006 Bis 30.06.2007 Erweiterung des Berichtswesens 30.09.2007 Projektende IV. Sonstiges Mit der Einführung der Doppik und der Durchführung des Pilotprojektes entsteht für die beteiligten Projektteams innerhalb der Kreisverwaltung ein enorm hoher Arbeitsaufwand, der neben dem täglichen Dienstgeschäft zu bewältigen ist. Ebenso ist ein hoher Bedarf an Schulungen erforderlich, der hohe Anforderungen an die Mitarbeiter stellt.

Landkreis Ostprignitz-Ruppin Anlage 1Einführung Doppik

Projektplanung Doppik-Einführung Landkreis Ostprignitz-Ruppin

Fein- konzept

Fein- konzept

Fein- konzept

Teilprojekt Anlagevermögen

Parallelbetrieb Doppik / Kameralistik

Externe Beratung

Projektmanagement

2004 2005 2006 2007

Erstellen von Regelungen zur Anlagerechnung

Konzept zur Überleitung HH-

Plan

Erstellen (Doppik)-HH 2006

Führung Anlagebuchhaltung / EchtbetriebInventur; Inventarisierung; Bewertung

Erstellen (Doppik)-HH

2007

Teilprojekt Ableitung des Haushaltsplanes und Bewirtschaftung

Konzept Organisation Rechnungs-

wesen

Umorganisation Struktur

Rechnungs-wesen

Echtbetrieb Doppik

Erprobung KLREchtbetrieb

Teilprojekt Kosten- und Leistungsrechnung; Produktplan

Situationsanalyse

Situationsanalyse

SituationsanalyseErstellen Produkthaushalt;

Budgetierung

KLR Konzept; interne Leistungsverrechnung;

Kontenplan

Bildung AG für Teilprojekte

Koordination; Controlling; Berichtswesen; Öffentlichkeitsarbeit; ProjektmarketingProjekt-konzept- erarbeit-

ung

Bildung Projektgruppe

2004 2005 2006 2007

Fein- konzept

Testat RPA

Jahresab-schluss

Testat RPA

Fein-konzept

Mei

lens

tein

e

Teilprojekt Mitarbeiterqualifizierung

Echtbetrieb

Strukturierung der Umsetzung nach Bilanzposten und

VerantwortlichkeitenPeriodisierte Bilanzen

Durchführung und Organisation von Qualifizierungen; intern/externSchulungsmaterialien

Projektpräsentation Abschlusspräsentation

Echtbetrieb Doppik; Projektabschluss 30.09.

Testbetrieb

Zuschlag Pilotierung ; Abschluss

Projektvereinbarung 31.10.

Vorbereitung Parallelbetrieb Doppik / Kameralistik

Situationsanalyse

Teilprojekt Bilanzen

Erstellung Qualifizierungskonzept; Zielgruppen; Bedarf; Formen

Fortschreibung QualifizierungskonzeptSituationsanalyse

Teilprojekt TUIV

Überarbeitung DV-Konzept Finanzsoftware

Technische Einrichtung/ Anpassung

Systempflege Anwenderbetreuung

Situationsanalyse

Eröffnungs- bilanz

Seite 1

Landkreis Ostprignitz-Ruppin Anlage 2Einführung Doppik

05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 120 Projektmanagement / Projektgruppe

S Situationsanalyse1 Feststellen vorhandener Vorhabenressourcen

2 Analyse des Standes KLR3 Analyse des Standes Anlagerechnung

K Konzeptphase1 Erarbeitung KT Vorlage2 Erarbeitung 1.Bewerbung3 Erarbeitung Organisations-; Fach- und

Ressourcenkonzept als ProjektgrundlagenP1

4 Fortschreibung Organisations-; Fach- und Ressourcenkonzept

P5

U Umsetzungsphase1 Bildung Projektgruppe, Aufstellung Arbeitsplan P3

2 Bildung Arbeitsgruppen entsprechend der Teilprojekte

P4

3 Controlling des Projektverlaufes / Berichtswesen

P2

4 Öffentlichkeitsarbeit/ ProjektmarketingA Abschlussphase

1 Erstellen Zwischenberichte P6 P72 Erstellen Abschlussbericht P93 Einführung Doppik auf der Grundlage des

neuen kommunalen HaushaltsrechtesP8

1 Teilprojekt 1: AnlagevermögenS Situationsanalyse

1 Überprüfung vorhandener Daten-/Mengengerüste

2 Entwicklungsbedarf Daten-/Mengengerüste3 Eignungsprüfung Erfassungssoftware / DA

AnlagerechnungA1

Bezeichnung

Proj

ekt E

nde

2004 2005 2006 2007

Zeitablaufplanung

Teilp

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Proj

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Arb

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pake

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Seite 2

05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Bezeichnung2004 2005 2006 2007

Teilp

lan

Proj

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hase

Arb

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pake

t

K Konzeptphase1 Erstellen Feinkonzept und Arbeitsplan der AG

2 Regelungen Inventur/Inventarisierung und Fortschreibung

A2

3 Erfassungs-, Ansatz- und Bewertungsvorschriften

4 Organisation AnlagebuchhaltungU Umsetzungsphase

1 Bildung, Information u. Einweisung der Erhebungsteams

A3

2 Inventur u. Inventarisierung A43 Datensammlung, -prüfung u. -verarbeitung A54 Bewertung Anlagevermögen A65 Führung Anlagebuchhaltung A8 A10

A Abschlussphase1 Feststellung Anlagevermögen und Übergabe an

AG 4A7

2 Erstellen Abschlussbericht A92 Teilprojekt 2: Ableitung des Haushaltsplans

und Bewirtschaftung auf doppischer Basis

S Situationsanalyse1 Beschreibung u. Überprüfung der Gliederungen,

Gruppierungen, Haushaltsstellen, Budgets

2 Sachstand zentrale/dezentrale Aufgabenwahrnehmung Rechnungswesen

3 Sachstand Bearbeitungsprozesse und Belegfluss

K Konzeptphase1 Erstellen Feinkonzept und Arbeitsplan der AG

2 Entwurf Kontenplan/Überleitungstabelle Kameralistik-Doppik

H2

3 Konzept zur zukünftigen Aufbau- und Ablauforganisation des Rechnungswesens

H3

4 Abstimmung Organisationskonzept mit Konzept Mitarbeiterqualifizierung (TP5)

H1

Seite 3

05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Bezeichnung2004 2005 2006 2007

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U Umsetzungsphase1 Zusammenfassung Überleitungstabelle H42 Etablierung der neuen Aufbau- und

Ablaufstrukturen im RechnungswesenH6

3 Erstellung HH-2006 und 2007 H5 H54 Einführung Parallelbetrieb Doppik mit

KameralistikH7 H7

5 Einführung Echtbetrieb Doppik H8 H8A Abschlussphase

1 Überprüfung der Vollständigkeit der Überleitung H9 H10

2 Eingabe der Wertgrößen in das Produktivsystem

H11 H12

3 Regelmäßige Überprüfung bei neuen technischen Integrationen

H13 H14

4 Erstellen Zwischenberichte H15 H165 Erstellen Abschlussbericht H17

3 Teilprojekt 3 Kosten und Leistungsrechnung; Produktplan

S Situationsanalyse1 Überprüfung vhd.

Produkthaushalt/ProduktbeschreibungenK1

2 Überprüfung Entwicklungsstand KLR, Controlling, Berichtswesen

K2

3 Überprüfung Informationsbedarf/Steuerungsrelevanz

K3

4 Prüfung organisatorischer Konsequenzen K4K Konzeptphase

1 Erstellen Feinkonzept und Arbeitsplan der AG

2 Produkthaushalt, Ziele, Kennzahlen K5 K73 KLR-Konzept incl. Interner

Leistungsverrechnung u. Kontenplan KLRK6

U Umsetzungsphase1 Entwicklung Arbeitshilfen zur Konzeptumsetzung K8

2 Roll-Out Produktbeschreibungen u. KLR K93 Schulung u. Unterstützung der Fachbereiche K10

Seite 4

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Bezeichnung2004 2005 2006 2007

Teilp

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t

A Abschlussphase1 Dokumentation und Weiterentwicklungskonzept

zu Produkten, KLR u. BudgetierungK13

2 Prüfung der Schnittstelle Finanzbuchhaltung/KLR

K11

3 Eingabe KLR-Daten in Produktivsystem K144 Erstellen Zwischenberichte K135 Erstellen Abschlussbericht K12

4 Teilprojekt 4: BilanzenS Situationsanalyse

1 Erhebung Bestandsverzeichnisse/Anlagennachweise

B1

K Konzeptphase1 Erstellen Feinkonzept und Arbeitsplan der AG

2 Strukturierung der Umsetzung nach Bilanzposten u. Verantwortlichkeiten

B2

U Umsetzungsphase1 Übernahme von Daten Anlagevermögen von

AG1B3

2 Eingabe der Vermögens- u. Schuldenwerte in Datenbank bzw. Anlagenbuchhaltung

B4

3 Zusammenfassung zu Bilanzposten B5A Abschlussphase

1 Werteübernahme und Feststellung Eigenkapital B6 B7

2 Vorlage u. Beschluss Eröffnungsbilanz B83 Testat RPA oder WP B9 B94 Jahresabschluss B11

Erstellen Zwischenbericht B105 Erstellen Abschlussbericht B12

6 Teilprojekt 5: MitarbeiterqualifizierungS Situationsanalyse

1 Sachstand betriebswirtschaftliches Know-how Q1

2 Ermittlung der Zielgruppen u. deren Schulungsbedarf

Q2

Seite 5

05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Bezeichnung2004 2005 2006 2007

Teilp

lan

Proj

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K Konzeptphase1 Erstellen Feinkonzept und Arbeitsplan der AG

2 Erstellen eines (Gesamt-) Qualifizierungskonzeptes

Q3

3 Strukturierung Zielgruppen u. Schulungsinhalte Q4

4 Erstellung von zielgruppenorientierten Qualifizierungsplänen der TP

Q5

5 Entwicklung/Organisation von Qualifikationsangeboten

Q7 Q8

U Umsetzungsphase1 Schulung der Projektverantwortlichen (im Auftr.,

des MI)Q9

2 Aufbau von Schnittstellen zu den Teilprojekten Q10

3 Schulungsmaterialien/Informationspräsentationen

Q11 Q14

4 Durchführung/Organisation der Qualifizierung, Erfahrungsaustauschen, Workshop u.ä.

Q12 Q15

5 Auswahl von geeigneten externen Maßnahmen Q13 Q16

A Abschlussphase1 Dokumentation

Schulungsaufwand/SchulungsunterlagenQ17

2 Sicherstellung Updates Schulungsinhalte Q183 Prüfung Nachschulungsbedarfe/

WiederholungswünscheQ19

4 Erstellen Zwischenberichte Q20 Q215 Erstellen Abschlussbericht Q22

Seite 6

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Bezeichnung2004 2005 2006 2007

Teilp

lan

Proj

ektp

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Arb

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7 Teilprojekt TUIV: FinanzsoftwareS Situationsanalyse

1 Sachstand Datenbankarchitektur und -funktionalität

T1

2 Sachstand Softwarekomponenten, -versionen,- schnittstellen

T2

3 Sachstand Systemflexibilität, - Inkompatibilitätenu. techn. Besonderheiten

T3

4 Sachstand bisherige Aufwands- und Arbeitsintensitäten

T4

K Konzeptphase1 Betriebswirtschaftliches Konzept T52 Technisches Konzept (DV-Konzept) T63 Berechtigungskonzept T74 Spezielles Schulungskonzept T8

U Umsetzungsphase1 Technische Einrichtung/Anpassung

(Parametrisierung)T9

2 Integration Vor- und Nachsysteme T103 Einrichtung Berechtigungsverwaltung T11

A Abschlussphase1 Testbetrieb T122 Freigabetestat RPA T13 T133 Produktivstart, Systempflege,

AnwenderbetreuungT14 T15

4 Erstellen Zwischenberichte T16 T175 Erstellen Abschlussbericht T18

Legende "Meilensteine": Px Projektmanagement / ProjektgruppeAx Teilprojekt 1: AnlagevermögenHx Teilprojekt 2: Ableitung des Haushaltsplans und Bewirtschaftung auf doppischer BasisKx Teilprojekt 3 Kosten und Leistungsrechnung; ProduktplanBx Teilprojekt 4: BilanzenQx Teilprojekt 5: MitarbeiterqualifizierungTx Teilprojekt TUIV: Finanzsoftware

Landkreis Ostprignitz-Ruppin Anlage 3Einführung Doppik

Meilensteinplan

Proj

ektm

anag

emen

t

Anla

geve

rmög

en

Hau

shal

t

KLR

Bila

nz

MA-

Qal

ifika

tion

TUIV

P A H K B Q T30.9.2004 P1 Erarbeitung Organisations-; Fach- und

Ressourcenkonzept als Projektgrundlagen30.11.2004 P2 Projektstart; Start des Controlling des Projektverlaufes /

BerichtswesenP3 Bildung Projektgruppe, Aufstellung Arbeitsplan

T1 Sachstand Datenbankarchitektur und -funktionalität31.12.2004 P4 Bildung Arbeitsgruppen entsprechend der Teilprojekte

T2 Sachstand Softwarekomponenten, -versionen,- schnittstellen

31.1.2005 T3 Sachstand Systemflexibilität, - Inkompatibilitäten u. techn. Besonderheiten

28.2.2005 P5 Fortschreibung Organisations-; Fach- und Ressourcenkonzept

Q9 Schulung der Projektverantwortlichen (im Auftr., des MI)

T4 Sachstand bisherige Aufwands- und Arbeitsintensitäten

31.3.2005 Q10 Aufbau von Schnittstellen zu den Teilprojekten30.4.2005 H1 Abstimmung Organisationskonzept mit Konzept

Mitarbeiterqualifizierung (TP5)Q1 Sachstand betriebswirtschaftliches Know-how

T5 Betriebswirtschaftliches KonzeptA1 Eignungsprüfung Erfassungssoftware / DA

Anlagerechnung31.5.2005 B1 Erhebung Bestandsverzeichnisse/Anlagennachweise

Q2 Ermittlung der Zielgruppen u. deren SchulungsbedarfQ3 Erstellen eines (Gesamt-) Qualifizierungskonzeptes

30.6.2005 H2 Entwurf Kontenplan/Überleitungstabelle Kameralistik-Doppik

Q4 Strukturierung Zielgruppen u. SchulungsinhalteT6 Technisches Konzept (DV-Konzept)T7 Berechtigungskonzept

31.7.2005 A2 Regelungen Inventur/Inventarisierung und Fortschreibung

K1 Überprüfung vhd. Produkthaushalt/Produktbeschreibungen

K2 Überprüfung Entwicklungsstand KLR, Controlling, Berichtswesen

K3 Überprüfung Informationsbedarf/SteuerungsrelevanzQ5 Erstellung von zielgruppenorientierten

Qualifizierungsplänen der TPT8 Spezielles Schulungskonzept

31.8.2005 A3 Bildung, Information u. Einweisung der Erhebungsteams

Teilplan

Arbeitspaket

Gep

lant

er

Absc

hluß

term

in

Proj

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anag

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t

Anla

geve

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en

Hau

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KLR

Bila

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MA-

Qal

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tion

TUIV

P A H K B Q T

Teilplan

Arbeitspaket

Gep

lant

er

Absc

hluß

term

in

30.9.2005 H3 Konzept zur zukünftigen Aufbau- und Ablauforganisationdes Rechnungswesens

H4 Zusammenfassung ÜberleitungstabelleB2 Strukturierung der Umsetzung nach Bilanzposten u.

Verantwortlichkeiten31.10.2005 A4 Inventur u. Inventarisierung

A5 Datensammlung, -prüfung u. -verarbeitungA6 Bewertung Anlagevermögen

T9 Technische Einrichtung/Anpassung (Parametrisierung)

T10 Integration Vor- und NachsystemeT11 Einrichtung Berechtigungsverwaltung

30.11.05 A7 Feststellung Anlagevermögen und Übergabe an AG 4A8 Führung Anlagebuchhaltung

H5 Erstellung HH-2006 und 2007H15 Erstellen Zwischenberichte

K13 Dokumentation und Weiterentwicklungskonzept zu Produkten, KLR u. Budgetierung

B3 Übernahme von Daten Anlagevermögen von AG1B4 Eingabe der Vermögens- u. Schuldenwerte in

Datenbank bzw. AnlagenbuchhaltungB5 Zusammenfassung zu BilanzpostenB6 Werteübernahme und Feststellung Eigenkapital

Q20 Erstellen Zwischenberichte31.12.05 P6 Erstellen Zwischenberichte

A9 Erstellen Abschlussbericht

H6Etablierung der neuen Aufbau- und Ablaufstrukturen im Rechnungswesen

H7 Einführung Parallelbetrieb Doppik mit KameralistikH9 Überprüfung der Vollständigkeit der ÜberleitungH11 Eingabe der Wertgrößen in das Produktivsystem

H13Regelmäßige Überprüfung bei neuen technischen Integrationen

K4 Prüfung organisatorischer KonsequenzenK5 Produkthaushalt, Ziele, Kennzahlen

K6KLR-Konzept incl. Interner Leistungsverrechnung u. Kontenplan KLR

B9 Testat RPA oder WP

Q7Entwicklung/Organisation von Qualifikationsangeboten

Q11 Schulungsmaterialien/Informationspräsentationen

Q12Durchführung/Organisation der Qualifizierung, Erfahrungsaustauschen, Workshop u.ä.

Q13 Auswahl von geeigneten externen MaßnahmenT12 TestbetriebT13 Freigabetestat RPAT14 Produktivstart, Systempflege, Anwenderbetreuung

31.01.06 A10 Führung AnlagebuchhaltungB8 Vorlage u. Beschluss Eröffnungsbilanz

28.02.06 B10 Erstellen Zwischenbericht

Proj

ektm

anag

emen

t

Anla

geve

rmög

en

Hau

shal

t

KLR

Bila

nz

MA-

Qal

ifika

tion

TUIV

P A H K B Q T

Teilplan

Arbeitspaket

Gep

lant

er

Absc

hluß

term

in

30.04.06 K8 Entwicklung Arbeitshilfen zur Konzeptumsetzung30.06.06 K10 Schulung u. Unterstützung der Fachbereiche30.09.06 K9 Roll-Out Produktbeschreibungen u. KLR31.10.06 H5 Erstellung HH-2006 und 2007

K7 Produkthaushalt, Ziele, KennzahlenK11 Prüfung der Schnittstelle Finanzbuchhaltung/KLR

30.11.06 H16 Erstellen ZwischenberichteQ21 Erstellen Zwischenberichte

31.12.06 P7 Erstellen ZwischenberichteH8 Einführung Echtbetrieb DoppikH10 Überprüfung der Vollständigkeit der ÜberleitungH12 Eingabe der Wertgrößen in das Produktivsystem

H14Regelmäßige Überprüfung bei neuen technischen Integrationen

K13Dokumentation und Weiterentwicklungskonzept zu Produkten, KLR u. Budgetierung

K14 Eingabe KLR-Daten in ProduktivsystemB7 Werteübernahme und Feststellung Eigenkapital

Q8Entwicklung/Organisation von Qualifikationsangeboten

Q14 Schulungsmaterialien/Informationspräsentationen

Q15Durchführung/Organisation der Qualifizierung, Erfahrungsaustauschen, Workshop u.ä.

Q16 Auswahl von geeigneten externen MaßnahmenT13 Freigabetestat RPAT15 Produktivstart, Systempflege, Anwenderbetreuung

31.01.07 P8 Einführung Doppik auf der Grundlage des neuen kommunalen Haushaltsrechtes

K12 Erstellen Abschlussbericht28.02.07 Q17 Dokumentation

Schulungsaufwand/SchulungsunterlagenQ18 Sicherstellung Updates Schulungsinhalte

31.03.07Q19

Prüfung Nachschulungsbedarfe/ Wiederholungswünsche

B11 JahresabschlussB9 Testat RPA oder WPB12 Erstellen Abschlussbericht

Q22 Erstellen Abschlussbericht31.05.07 H17 Erstellen Abschlussbericht30.09.07 P9 Erstellen Abschlussbericht

Projektende