KLR im technischen GebäudemanagementKLR im technischen Gebäudemanagement

Praxisbeispiel Johannes Gutenberg – Universität MainzPraxisbeispiel Johannes Gutenberg – Universität Mainz

Dr. Joachim LiersDr. Joachim Liers

Leiter Abteilung TechnikLeiter Abteilung Technik

Kosten- LeistungsrechnungKosten- Leistungsrechnung

1. Welche Kosten sind entstanden? - Kostenartenrechnung

• Welche Arten von Kosten und Erlösen entstehen?

• z.B.: Rahmenkontenplan → FIBU – Konten

2. Wo sind Kosten enstanden? - Kostenstellenrechnung

• Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung.

• z.B.: Gebäude

3. Wofür sind Kosten entanden? - Kostenträgerrechnung

• Für welche Leistungen (Produkte) sind Kosten entstanden?

• Was kostet ein Forschungsprojekt?

• Was kostet die Wartung der RLT?

Die Kosten- Leistungsrechnung im FM an einer HochschuleDie Kosten- Leistungsrechnung im FM an einer Hochschule

Unterscheidung zwischen Unternehmen in denen das Immobiliengeschäft ....

den Kernbereich der Unternehmenstätigkeit

darstellt.

die Kernbreiche der Unternehmenstätigkeit unterstützt.

• Unterschiedliche Zielsetzungen für die KLR.

• KLR häufig auf die Erfordernisse des Kerngeschäfts ausgerichtet.

• Diese Buchführungssysteme sind häufig nur bedingt geeignet eine KLR für die Immobilienverwaltung zu unterstützen.

• Für das FM ist eine eigene dezentrale KLR aufzubauen.

Aufbau einer dezentralen KLRAufbau einer dezentralen KLR

Um ein Controlling im FM aufzubauen, bedarf es daher einer dezentralen KLR, welches in der Lage ist die für das FM entscheidenden Fragen zu beantworten.

• Aufbau einer eigenen dezentralen KLR für das FM

• FM – System Planon

• Führend ist die zentrale KLR der Finanzbuchhaltung der Hochschule

• MACH

• Dezentrale KLR ist Bestandteil der zentrale – KLR, weist aber auch deutliche Alleinstellungsmerkmale auf

Kosten- LeistungsrechnungKosten- Leistungsrechnung

1. Welche Kosten sind entstanden? - Kostenartenrechnung

• Welche Arten von Kosten und Erlösen entstehen?

• z.B.: Rahmenkontenplan → FIBU – Konten

2. Wo sind Kosten enstanden? - Kostenstellenrechnung

• Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung.

• z.B.: Gebäude

3. Wofür sind Kosten entanden? - Kostenträgerrechnung

• Für welche Leistungen (Produkte) sind Kosten entstanden?

• Was kostet ein Forschungsprojekt?

• Was kostet die Wartung der RLT?

Zentrale KostenartenrechnungZentrale Kostenartenrechnung

- FIBU – Kontenplan umfasst 562 Konten

- Von diesen Konten werden im Sachmittelbereich bis zu 90 Konten durch die Abteilung Technik bebucht

- Häufig wird dabei eine Differenzierung erreicht, welche für das Gebäudemanagement nicht relevant ist

- Für das Gebäudemanagement relevante Differenzierungen erfolgen dagegen nicht (z.B. Unterscheidung gemäß DIN 276)

Dezentrale Kostenartenrechnung im FMDezentrale Kostenartenrechnung im FM

Unterscheidung zwischen:

- Personalaufwendungen- DIN 276- Instandhaltungsart

- Beauftragung von Firmen- DIN 276- Instandhaltungsart

- Materialkosten- DIN 276- Instandhaltungsart

- Energiekosten- Strom, Heizung, Kälte, Wasser, Abwasser, Gas

- sonstige Betriebskosten- Beiträge, Gebühren ....

- Betriebsausstattung

Dezentrale Kostenartenrechnung im FMDezentrale Kostenartenrechnung im FM

Kriterienfeld Instandhaltungsart

InstandhaltungsartenInbetriebnahmeBedienenInspektionWartungInstandsetzungAußerbetriebnahme / RückbauUmbau / NeuinstallationBüroarbeitWerkstattarbeitSchulungenRufbereitschaftSonderleistungenTransportReinigung

Dezentrale Kostenartenrechnung im FMDezentrale Kostenartenrechnung im FM

Kriterienfeld DIN 276

300 Bauwerk - Baukonstruktionen411 Abwasser-, Wasseranlagen413 Gasanlagen414 Feuerlöschanlagen420 Wärmeversorgungsanlagen431 Lüftungsanlagen433 Klimaanlagen435 Kälteanlagen441 Hoch, Mittel, Niederspannungsanl., Eigenstromvers.444 Installationsanlagen Niederspannung, Beleuchtung446 Blitzschutz- und Erdungsanlagen451 Telekommunikationsanlagen452 andere informationtechnische Anlagen460 Förderanlagen470 Nutzungsspezifische Anlagen480 Gebäudeautomation800 Zentrale Dienste900 Verwaltung

1000 Fahrzeuge

Kosten- LeistungsrechnungKosten- Leistungsrechnung

1. Welche Kosten sind entstanden? - Kostenartenrechnung

• Welche Arten von Kosten und Erlösen entstehen?

• z.B.: Rahmenkontenplan → FIBU – Konten

2. Wo sind Kosten enstanden? - Kostenstellenrechnung

• Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung.

• z.B.: Gebäude

3. Wofür sind Kosten entanden? - Kostenträgerrechnung

• Für welche Leistungen (Produkte) sind Kosten entstanden?

• Was kostet ein Forschungsprojekt?

• Was kostet die Wartung der RLT?

Zentrale und dezentrale KostenstellenrechnungZentrale und dezentrale Kostenstellenrechnung

Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung.

Vorkostenstelle: Gebäude

- Eingabe der Gebäudekostenstelle

Hauptkostenstelle: Institut

- Umlage der Kosten über die von den Instituten genutzten Flächen

Bsp.: Beauftragung von Eigenleistungen (Planon)Bsp.: Beauftragung von Eigenleistungen (Planon)

Gegenüberstellung zentraler und dezentraler KLR Gegenüberstellung zentraler und dezentraler KLR

Facility Managementsystem Finanzsystem

(dezentrales Controlling) (zentrales Controlling)

Planon Mach

Arbeitsaufträge

Eigenleistungen Material Eingabe per Hand

- DIN 276 Dienstleistungen Beauftragung- Instandhaltungsart - DIN 276

- Instandhaltungsart

Buchung auf: Buchung auf: Buchung auf:

- Gebäude - Gebäude(- Kunde) (- Kunde) FIBU - Konten

Anstoß KLR - Umbuchung

GAB (FM) BAB

PK Anstoß KLR - Umbuchung - PK, SK, MKSK je:

MK - Gebäude

- DIN 276

- Instandhaltungsartje:

- Gebäude

Zuordnung der Mieten und Energieverbräuche erfolgt derzeit noch im Rahmen einer Nebenbuchhaltung mittels Excel

Informationsfluss

Informationsfluss &

Informationsfluss &

Kosten- LeistungsrechnungKosten- Leistungsrechnung

1. Welche Kosten sind entstanden? - Kostenartenrechnung

• Welche Arten von Kosten und Erlösen entstehen?

• z.B.: Rahmenkontenplan → FIBU – Konten

2. Wo sind Kosten enstanden? - Kostenstellenrechnung

• Erfassung des organisatorischen Ortes der Kostenentstehung.

• z.B.: Gebäude

3. Wofür sind Kosten entanden? - Kostenträgerrechnung

• Für welche Leistungen (Produkte) sind Kosten entstanden?

• Was kostet ein Forschungsprojekt?

• Was kostet die Wartung der RLT?

Kostenträgerrechnung des zentralen Controllings Kostenträgerrechnung des zentralen Controllings

Was kostet die Lehre und die Forschung?

- Stufenleiterverfahren

- Stufenweise Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen von vor- auf nachgelagerte Kostenstellen

- Gebäudemanagement steht beim Stufenleiterverfahren ganz links

- Vorkostenstelle ist das Gebäude

- Endkostenstelle ist das Institut

Kostenträgerrechnung des TGMKostenträgerrechnung des TGM

Was kostet der technische Gebäudebetrieb?

1. Auswertung der auf die Gebäude gebuchten Kosten (PK, Fremdvergabe, MK)

2. Ermittlung des Personalkostenverrechnungssatzes und Umrechnung der Personalstunden in Personalkosten

3. Umlage nicht direkt zuordenbarer Kosten auf die Gebäude

- Werkstattarbeiten

- Arbeiten in den Außenanlagen

- Kosten der Zentralen Kälteversorgung

4. Zuordnung der Energie- und Wasserkosten aus dem Energiecontrolling (Nebenbuchhaltung)

5. Erstellen des Gebäudeabrechnungsbogen für das TGM

Microsoft Excel-Arbeitsblatt

Unterschiedliche Zielsetzung des zentralen und dezentralen Unterschiedliche Zielsetzung des zentralen und dezentralen ControllingsControllings

Zentrales Controlling

- Ermittlung des Overheadaufwandes für Forschungsvorhaben auf Institutsebene

- Kostenorientierte Kofinanzierung gemäß 7. EU - Forschungsrahmenprogramm

Dezentrales Controlling (FM)

- Ermittlung des Aufwands für den (technischen) Gebäudebetrieb

- Kostenermittlung für Einzelleistungen

- Soll-/Istkostenvergleich

- Durchführung von Benchmarks

- Erstellen von Lebenszyklusbetrachtungen

Unterschiedliche Fragestellungen bedingen eine unterschiedliche Herangehensweise beim Aufbau der KLR