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M E T I S MANAGEMENT CONSULTING
ITOCC als Instrument zum Aufbau einer effektiven und effizienten CREM-Steuerung- Aktuelle Praxiserfahrungen und Anwendungsbeispiele -
Frankfurt, den 24. Juni 2009
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INHALT
Ausgangssituation
Anwendungsbeispiele
Vorgehen
Lessons Learned
1.
2.
3.
4.
METIS Management Consulting5.
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Häufig erschweren mangelnde Daten-Transparenz, -Vergleichbarkeit und-Verfügbarkeit eine effektive und effiziente Steuerung der Immobilienfunktionen
1. AUSGANGSSITUATION
Status quo der Immobilien-Steuerung bei Banken
UnzureichendeImmobilien-steuerung
UnzureichendeImmobilien-steuerung
Mangelnde Aussagekraft von internem und externem Benchmarking
Fehlende objektive Kosten-/Nutzen-Betrachtungen und –Vergleiche
Fehlende Transparenz der Kosten- und Flächeneffizienz im Unternehmen
Eingeschränkte Verfügbarkeit von individuellen und zeitnahen Auswertungen
Lückenhaftes Reporting und fehlende Granularität von Kennzahlen
Fehlende Standardisierung von Kosten- und Flächendaten in der Organisation
090624_MMC_IPD_ITOCC CREM Steuerung4© METIS 2009
Durch ein systematisches Vorgehen lassen sich qualitativ hochwertige undvergleichbare Steuerungsinformationen gewinnen
2. VORGEHEN
1) In Zusammenarbeit mit IPD Occupiers
Umfang und Analyse-Schwerpunkte festlegen
Bestandsdaten auf ITOCCmappen
Datenquellen/-strukturdefinieren
Daten importieren
Konsistenz und Plausibilitätprüfen
Konzept und Daten-bestand in ITOCC-Struktur
Konzept und Daten-bestand in ITOCC-Struktur
Kennzahlen undBenchmarking
Kennzahlen undBenchmarking
Reporting undControlling
Reporting undControlling
Daten aufbereiten
Daten konsolidieren undnormieren
Kennzahlen definieren
Internes Benchmarking
Externes Benchmarking1)
Reporting-Strukturenfestlegen
Verbesserungsansätzeidentifizieren
KVP-Workshop
Ziele vereinbaren
Controlling-Kreislauf in Gangsetzen
Konzeption/Erhebung
KontinuierlicherVerbesserungs-Prozess (KVP)
Systematisches Vorgehensmodell
Auswertung/Benchmarking
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Gesamtnutzungskosten nachITOCC-Systematik
Im Rahmen der Datenerhebung werden die bestehenden Kostenarten den ITOCC-Kategorien zugeordnet und die jederzeitige Abstimmbarkeit sichergestellt
3. ANWENDUNGSBEISPIELE – DATENERHEBUNG
A Immobiliennutzungs-kosten
B Umbau- undAusstattungskosten
C Gebäudebetriebskosten
D Geschäftsbetriebskosten
E Managementkosten
Zielstruktur
Bislang nichtraumkosten-
relevant
NichtITOCC
relevant
z.B. Kantine, Archivierung,Disaster Recovery, Logistik
Ausgangsstruktur
AbschreibungenRückstellungenFinanzierungSonst. Ertrag/Aufwand
Plausiblitätsprüfungund Saldenabstimmung
Raumkosten gemäßbestehender Definition
Miete/LeasingBaukostenInstandhaltungReinigungVer-/EntsorgungUmzüge…
II
III
I
ITOCCrelevant
Raumkosten-relevant
090624_MMC_IPD_ITOCC CREM Steuerung6© METIS 2009
Definition der Raumkosten je nach Zielgruppeunterschiedlich(z.B. Financial Controlling vs. CREM vs. Nutzer)
Lücken im Datenbestand gefährden dieAuswertbarkeit(z.B. Daten nur aggregiert verfügbar und somit nichtdirekt zuordenbar)
Unterschiedliche Auslegung vonBuchungsanweisungen(z.B. Definition neuer Flächenarten zur Abbildungspezieller Sachverhalte)
Identifizierte Lücken im Datenbestand und Schwächen in der Datenstruktur sindbeherrschbar und führen unmittelbar zu Verbesserungsansätzen
3. ANWENDUNGSBEISPIELE – DATENERHEBUNG
Herausforderungen während der Datenerhebung
Work-AroundsExtrapolation von Daten bzw.qualifizierte Schätzungen
Quick WinsUnmittelbare Umsetzung vonVerbesserungen (Anpassungder Buchungsanweisungen,Korrektur von Kosten-schlüsseln, …)
ProzessverbesserungVerbesserung der Datenbasis inFolgeperioden (Identifikationmöglicher Datenquellen,Anpassung Datenstrukturen, …)
Work-AroundsExtrapolation von Daten bzw.qualifizierte Schätzungen
Quick WinsUnmittelbare Umsetzung vonVerbesserungen (Anpassungder Buchungsanweisungen,Korrektur von Kosten-schlüsseln, …)
ProzessverbesserungVerbesserung der Datenbasis inFolgeperioden (Identifikationmöglicher Datenquellen,Anpassung Datenstrukturen, …)
Daten-abgrenzung
FehlendeDaten
InkonsistenteDaten
Umstrukturierungen und Fusionen bedingendynamische Veränderungen in den Datenstrukturen(z.B. Neugliederung der Nebenkostenschlüssel)
ÄnderungDatenstruktur
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2
3
Das Kernstück der Performance-Messung bildet ein stringenterKennzahlenbaum, der mehrstufige Ursachenanalysen ermöglicht
3. ANWENDUNGSBEISPIELE – AUSWERTUNG/BENCHMARKING
1 Immobilieneffizienz
GesamtnutzungskostenMAK
Kosteneffizienz
Gesamtnutzungskostenm²
Flächeneffizienz
m²MAK
Umbau-/ Aus-stattungskosten
m²
Gebäudebe-triebskosten
m²
Geschäfts-betriebskosten
m²
Management-kosten
m²
Wartung &Instandhaltung /m²Umzüge / m²Sicherheit / m²Reinigung / m²Utilities / m²
kWh / m²Kosten / kWhm³ / VZKKosten / m³
Bruttomiete / m²Nettomiete / m²NK / m²
Leasing / m²Eigentum / m²
Eigengenutztem² / APLeerstands-quote
(ITOCC-Kat. E)(ITOCC-Kat. D)(ITOCC-Kat. C)(ITOCC-Kat. B)
Immobilien-kosten
m²(ITOCC-Kat. A)
Umbau / m²Ausstattung / m²
Catering / VZKEmpfang / m²DisasterRecovery / m²Verkehrsleistung / m²Archvierung / m²
REM / m²FM / m²
TeilzeitquoteDesk-sharing-Quote
m²AP
APMAK
x
x+ + + +
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Aus der Analyse von Reports sowie von internen und externen Benchmarkswerden geeignete Optimierungsmaßnahmen abgeleitet
ITOCC Reporting
Ermöglicht allgemeinenÜberblick über Gesamt-portfolio sowie individuelleAnalysen für einzelne Gebäudeund Einheiten
Stellt die Basis für dasManagement Reporting dar
3. ANWENDUNGSBEISPIELE – AUSWERTUNG/BENCHMARKING
Performance Measurement auf Basis ITOCC
Internes Benchmarking
Identifiziert Gebäude mitüberdurchschnittlichemKosten- und Flächenverbrauch
Gibt Handlungsempfehlungenfür unmittelbar umsetzbareOptimierungen
Externes Benchmarking
Erlaubt die Analyse derAbweichungen zu vergleich-baren Wettbewerbern
Identifiziert Optimierungs-potential durch Vergleich mitBest-Practice Unternehmen
Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2
Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2Bank 1 Bank 2
Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2
Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2 Bank 1 Bank 2Bank 1 Bank 2
090624_MMC_IPD_ITOCC CREM Steuerung9© METIS 2009
KostenFlächenArbeitsplätzeMitarbeiterkapazitätenOrganisationsstruktur
Verteilter und häufiginkompatibler Datenbestand
Kostenarten-ZuordnungenAbgrenzung, AggregationVerteilungsregeln
CREM-Daten- undAuswertetool
Interaktive AuswertungFreie KennzahlendefinitionRanking
Strukturierte und umfassendeReal-Estate Datenbasis
Mit Hilfe eines integrierten Daten- und Auswertetools werden alle für das CREMrelevanten Informationen zentral aufbereitet und zur Verfügung gestellt
3. ANWENDUNGSBEISPIELE – TOOLUNTERSTÜTZUNG
Flächen- undObjektdaten
OrganisationHR
Finanz-Systeme
Real EstateDaten
CREM-Datenpool(Intern & ITOCC)
Granulardaten
Internes BenchmarkingObjekteGeschäftsbereiche
ITOCC BenchmarkingIPD Peer GroupBilaterale Vergleiche
Rechenlogik
Internes ReportingPLAN/IST AbweichungenStandard KPIs
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Darüber hinaus können mit diesem Instrument auch flexible undzielgruppenadäquate Auswertungen und Reports erstellt werden
3. ANWENDUNGSBEISPIELE – TOOLUNTERSTÜTZUNG
Tool gestütztes Reporting
Ergebnisse (Auszug)
Individuelle Datenabfrage vonKennzahlen verschiedenerOrganisationsbereiche in verschiedenenAggregationsstufen
Flexible Erzeugung von Rankings
Darstellung ausgewählterSteuerungskennzahlen auf einen Blick
Regelmäßiges Reporting in Bezug aufPLAN/IST-Abweichungsanalyse, TOP/LOW-Performer, Zielerreichungsgrad
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Aus unseren Projekterfahrungen lassen sich einige zentrale Erkenntnisse für denAufbau einer effizienten und effektiven Immobilien-Steuerung ableiten
4. LESSONS LEARNED
Zentraler Erfolgsfaktor für eine wirksame CREM-Steuerung ist eine valide Datenbasis, für die ITOCC eineinternational anerkannte und bewährte Grundlage bietet
Bei Einführung von ITOCC zahlt sich der geleistete Aufwand für eine sorgfältige Erhebung, Analyseund Dokumentation mannigfach durch Effizienzgewinne in den Folgeperioden aus
Die Implementierung einer integrierten technischen Lösung für die CREM-Steuerung
– sichert die Vergleichbarkeit und Validität der Steuerungsinformationen
– reduziert den Aufwand und erhöht die Geschwindigkeit in der Datenerhebung und -analyse
– gewährleistet zielgruppenspezifische und flexibel gestaltbare Managementinformationen
Aus den implementierten KPIs müssen Ziele für die CREM-Organisation abgeleitet und im Rahmen eineskontinuierlichen Verbesserungsprozesses nachgehalten werden
Über Kosten- und Flächeneffizienz hinaus gilt es zukünftig auch Qualitäts- und Effektivitäts-Kennzahlen(Nutzerzufriedenheit, Gebäudequalität, Nachhaltigkeit etc.) in die Steuerungssystematik aufzunehmen
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Als hochspezialisierte Beratungsboutique unterstützten wir Financial ServicesKlienten beim Ausbau der Marktposition und bei der Kostenoptimierung
5. METIS MANAGEMENT CONSULTING
Wir entwickeln innovative Lösungen für die aktuellenHerausforderungen in der Financial Services Branche und sindkompetente Gesprächspartner für Vorstände und Bereichsleiter.
Wir führen Projekte im Auftrag des Top-Managements durchund achten dabei speziell auf eine faire, partnerschaftlicheZusammenarbeit und gleichzeitig objektive Lösungsfindung.
Wir stehen für die erfolgreiche Umsetzung unserer Konzepte undMaßnahmen ein, begleiten unsere Kunden im Transformations-prozess und sorgen für die notwendige Akzeptanzsicherung beiden Betroffenen.
Unsere Methodenschwerpunkte sind Marktanalysen, Strategie-und Organisationsentwicklung, Kostensenkung, Prozessoptimie-rung, Benchmarking sowie Change- und Projekt-Management.
Wir fokussieren uns auf die Schwerpunktprozesse/-produkte„Kredit“, „Wertpapier“, „Lebensversicherung“ und „CorporateServices“ (insb. CREM - Corporate Real Estate Management,Einkauf, IT).
090624_MMC_IPD_ITOCC CREM Steuerung13© METIS 2009
Unser Name geht auf die griechische Mythologie zurück und ist für unsAnspruch und Motivation zugleich
5. METIS MANAGEMENT CONSULTING
In der griechischen Mythologie bezeichnet metis die intellektuelleFähigkeit, mit unkonventionellen, gleichwohl aber genauestensdurchdachten Vorgehensweisen ein Ziel zu erreichen, das nichtdurch gewöhnliche Lösungsansätze erlangt werden kann. In denHomerischen Epen der Ilias und Odyssee konnte sich nur derjenigedurchsetzen, der metis nutzte, um seiner Strategie zum Erfolg zuverhelfen.
Damit verkörpert dieser Name in idealer Weise den hohenAnspruch an unsere Beratungstätigkeit:
» Wir entwickeln innovative und individuelle, auf dentatsächlichen Bedarf unserer Klienten zugeschnitteneProblemlösungen mit einem hohen Grad an Konkretisierungund Umsetzungsreife.
» Unsere Projektergebnisse tragen nachweislich zum Ausbau derMarktposition, zur Erhöhung der Effizienz, sowie zurSteigerung des Unternehmenswertes unserer nationalen undinternationalen Klienten bei.
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5. METIS MANAGEMENT CONSULTING
1) International Total Occupancy Cost Code von IPD
METIS implementiert, als Vorreiter in D, im Rahmen eines Benchmarking-Projektsden innovativen Kostenstandard ITOCC bei einer deutschen Großbank
Eine führende deutsche Großbank beauftragte METIS im Jahr 2008damit, die Immobilieneffizienz des Instituts in Bezug auf Flächenund Kosten im Rahmen eines Benchmarking–Projekts zu messen,international zu vergleichen und zu verbessern.
Vor dem Hintergrund dieser Aufgabenstellung führte das METIS-Team sämtliche unternehmensweiten Immobilienkosten in einereinheitlichen Datenbasis zusammen, standardisierte sie unterEinsatz des international anerkannten Standards ITOCC 1) undverglich sie mit internationalen „Best Practice“-Unternehmen. DieAuswertung und Analyse der Daten erfolgte durch ein von METISindividuell entwickeltes Tool, das heute -und in Zukunft- dieheterogenen Datenstrukturen im Immobilien-Managementkonsolidiert und damit den flexiblen Vergleich unterschiedlichsterKennzahlen „auf Knopfdruck“ ermöglicht. Die Erkenntnissemündeten in umfassende Maßnahmen zur Effizienzsteigerung.
Der nachhaltige Mehrwert dieses Projekts aus Klientensichtbestand in erhöhter Kostentransparenz, Datenqualität sowie ineiner standardisierten Flächen- und Kostendefinition, die interneund externe Vergleichbarkeit der Performance-Kennzahlenherstellte. Insgesamt wurden bzgl. Kosten- & FlächeneffizienzEinsparpotenziale in Höhe von 15%-30% identifiziert.
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5. METIS MANAGEMENT CONSULTING
Darüber hinaus haben wir zahlreiche namhafte Klienten in der Financial ServicesBranche erfolgreich bei der Neuausrichtung ihres Immobilien-Mgmt. unterstützt
Durchführung einer weltweiten Kostenreduzierung im CREM» Reduzierung der Komplexität der Immobilienorganisation und
Harmonisierung der Organisation und Prozesse weltweit» Neuausrichtung der Geschäftsprozesse, Konsolidierung und
Outsourcing auf eine begrenzte Anzahl an spezialisiertenDienstleistern
Entwicklung einer „State-of-the-Art“ CREM-Organisation» Reorganisation und Optimierung aller FM-Prozesse und
Strukturen» Anpassung der unternehmensweiten Service-Level,
Durchführung einer Ausschreibung und Implementierungeiner neuen, korrespondierenden Organisationsstruktur
Neuausrichtung des CREM-Bereichs» Analyse und Evaluierung der bestehenden CREM-Prozesse,
Identifikation von Synergien und erzielbaren Kosten-reduzierungspotenzialen
» Untersuchung der Aufgabenverteilung und Entwicklung einerneuen Organisationsstruktur
Durchführung einer Flächenoptimierung in der Zentrale» Erhebung und Analyse aller relevanten Mitarbeiter-, Objekt-
und Kostendaten und Berechnung detailierter Business Cases» Ableitung umsetzbarer Maßnehmen zur Leerstandreduzierung
und Steigerung der Flächeneffizienz
090624_MMC_IPD_ITOCC CREM Steuerung16© METIS 2009
Unsere Teams haben bereits für renommierte nationale und internationaleFinancial Services Klienten erfolgreiche Projekte durchgeführt
5. METIS MANAGEMENT CONSULTING
090624_MMC_IPD_ITOCC CREM Steuerung17© METIS 2009
Die Partner von METIS stehen für ausgeprägte Kompetenz und Expertise in derBeratung von führenden Finanzinstituten
Diplom-Kaufmann
15 Jahre Strategie- undOrganisationsberatung beiBanken, Versicherungen undImmobilienunternehmen
AndreasBornemann
A.T. Kearney,Principal Financial InstitutionsMitchell Madison Group,Partner Financial ServicesErnst & Young International,Manager Financial Services
Diplom-InformatikerDr. rer.nat.
18 Jahre Strategie- undTechnologieerfahrung im BereichBanken, Capital Markets undSecurities Services
MMG Partners, PartnerBerliner Börse AG,Mitglied des VorstandesMitchell Madison Group,Partner Global Securities PracticeDeutsche Bank AG,Head Office IT/ORG
ThomasRuppelt
BankkaufmannDr. jur.
19 Jahre Strategie- undOrganisationsberatung beiBanken, Versicherungen undBausparkassen
AlexanderElsner
Ernst & Young International,Partner & Head of FinancialServices D/CH, Mitglied imEY Global Leadership TeamBayerische Hypotheken-und Wechselbank,Firmenkunden-Betreuer
5. METIS MANAGEMENT CONSULTING
090624_MMC_IPD_ITOCC CREM Steuerung18© METIS 2009
Gerne stehen wir für weitere Informationen oder ein Gespräch in Ihrem Hausezur Verfügung
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Andreas BornemannTelefon: +49 89-520389-20Telefax: +49 89-520389-29E-Mail: [email protected]
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