Inventarisierung
Eintragen im Kardex
Elektronischer Lieferschein
– Entwicklung
– Funktionalität
– Teilaspekte des Konsolidierten Lieferservices
Inventarisierung von Rechnungen
– Haushaltsstruktur
– Rechnungsbearbeitung
– Lieferantenleitkarte
– Gutschrift
– Rechnungsanweisung
Pia Renner· BAES 2 / Zeitschriften und Elektronische Medien 17. April 2013
2
Hefteintrag im Kardex (1) Startseite des MFC
3
Hefteintrag im Kardex (2) Suchmaske / Matchcodesuche
oder
oder
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Hefteintrag im Kardex (3) Auswahl aus Trefferliste
5
Hefteintrag im Kardex (4) Kardex
6
Hefteintrag im Kardex (5) Aufblinker
7
Hefteintrag im Kardex (6) Reiter: Leitkarte / Verwaltung / Exemplare
8
Hefteintrag im Kardex (7) Leitkarte
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Hefteintrag im Kardex (8) Verwaltung
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Hefteintrag im Kardex (9) Exemplare
Heftetikettenausdruck aus EC
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Umlaufzettel aus EC
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SISIS – Erwerbungs-Client
Elektronischer Lieferschein
Entwicklungsgeschichte und Funktionalität.
Pia Renner· BAES 2 17. April 2013
Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (1) Entwicklungsgeschichte
• Ausgangssituation: ca. 7500 Titel eines Lieferanten standen zur
Übernahme in den EC an
• Projektteile
- Automatisierte Erzeugung von Bestelldaten
- Schneller Hefteingang mit elektronischem Lieferschein
• Projektbezeichnung
– „Automatisierte Zeitschriftenverwaltung im SISIS SunRise-Erwerbungsclient“
› Auftragsvergabe an SISIS im Oktober 2005
› Testphase im Sommer 2006
› Auslieferung und Aufnahme des Echtbetriebs Ende 2006
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Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (2) Voraussetzungen und Gründe
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• Größere Anzahl von Abos konzentriert bei 1 Lieferanten
• Nutzung des konsolidierten Lieferservices eines Lieferanten
Konsolidierter Lieferservice
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• An der BSB im Rahmen eines Outsourcingprojektes seit 1997
• Lieferung erfolgt an Agentur (nicht an Bibliothek)
• Serviceleistungen der Agentur:
• Verbuchung der Hefte im elektronischen Kardex
• Automatische Reklamation fehlender Hefte
• Verwaltung bibliothekseigener Daten im elektronischen System des Lieferanten
• Regalfertige Auslieferung der Hefte mit kundenspezifischen Aufklebern
• Umlaufzettel (optional)
• Buchsicherung (optional)
Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (2) Voraussetzungen und Gründe
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• Große Anzahl von Abos konzentriert bei 1 Lieferanten
• Nutzung des konsolidierten Lieferservices eines Lieferanten
• Lieferantendaten geeignet für Transfer (inhaltlich wie technisch)
• Enge Kooperation zwischen Lieferant und Bibliothek
• Ziel: Beschleunigung der täglichen Hefteinträge
Die Entwicklung des Elektronischen Lieferscheins an der BSB (3) Konsequenzen
• EC-Bestellnummer muss in Lieferantendatenbank eingepflegt werden
• Leitkarte: Erscheinungsweise muss auf „unregelmäßig“ eingestellt sein
• Verzicht auf Heftdatengenerierung
• Elektronischer Kardex bleibt leer (ohne Vorbelegungen)
• Folglich: Keine Nutzung der systemeigenen Heftmahnroutine
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Elektronischer Lieferschein Datenlieferung
• Lieferung des EL vom Lieferanten als csv-Datei per E-Mail-Anhang direkt
in Mailbox
• Abspeicherung auf bestimmten Laufwerk (Zwischenlagerung)
• Abholung von dort über den EC /Funktion „Hefteingang mit Lieferschein“
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (1) Eingang der csv-Dateien per e-Mail
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (2) Speicherung der Dateien in einem definierten Ordner
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (3) EC: Bereitstellung bei „Fortsetzungen / Hefteingang mit Lieferschein“
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (4) Auswahl des Lieferscheins
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (5) Anhaken der der Titel
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (6) Hefteingang im Kardex
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (7) Umlaufverbuchung im Kardex
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (8) Bereits bearbeitete Titel im EL
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (9) automatische Zuordnung fehlgeschlagen
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Elektronischer Lieferschein - Bearbeitung (10) Verschieben der Dateien in einen Ablageordner
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Rechnungsinventarisierung im
Erwerbungsclient
• Haushaltsstruktur
• Rechnungsinventarisierung
• Lieferantenleitkarte
• Gutschriften
• Rechnungsanweisung
Pia Renner BAES 2 / Zeitschriften und Elektronische Medien 17. April 2013
Haushaltsstruktur (1)
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Haushaltsstruktur (2)
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Haushaltsstruktur (3)
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Rechnungsinventarisierung (1)
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Rechnungsinventarisierung (2)
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Rechnungsinventarisierung (3)
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Rechnungsinventarisierung (4)
38
Rechnungsinventarisierung (5)
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Rechnungsinventarisierung (6) Auswahl Einzelposten über Matchcode oder Bestellnummer
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Rechnungsinventarisierung (7) Inventarisieren Einzelposten - Rechnungsdaten
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Rechnungsinventarisierung (8) Inventarisieren Einzelposten - Rechnungsdaten
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1
2
3
4
5
Rechnungsinventarisierung (9) Inventarisieren Einzelposten - Exemplardaten
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Rechnungsinventarisierung (10) Speichern des Einzelpostens
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Rechnungsinventarisierung (11) Option: Inventarnummer kopieren
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Rechnungsinventarisierung (12) Rechnungsposten wurde angelegt
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Rechnungsinventarisierung (13) Verzweigung auf Rechnungsübersicht
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Rechnungsinventarisierung (14) Nächster Posten
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Rechnungsinventarisierung (15) Lieferantenleitkarte
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Rechnungsinventarisierung (16) Lieferantenleitkarte
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Rechnungsinventarisierung (17) Rechnungsabschluss (1)
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Rechnungsinventarisierung (18) Rechnungsabschluss (2)
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Inventarisierung von Gutschriften (1)
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Inventarisierung von Gutschriften (2) Suche der Originalrechnung
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Inventarisierung von Gutschriften (3) Aufruf der Einzelposten
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Inventarisierung von Gutschriften (4) Auswahl der Einzelpostens
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Inventarisierung von Gutschriften (5) Inventarisieren der Gutschrift
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Inventarisierung von Gutschriften (6) Abspeichern der Gutschrift
58
Inventarisierung von Gutschriften (7) Rechnungsübersicht
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Rechnungsanweisung (1)
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Rechnungsanweisung (2)
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Rechnungsanweisung (3)
62
Rechnungsanweisung (4)
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Rechnungsanweisung (5) Rechnungssummenübersicht
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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