Handbuch ADP-Travel - marvecs.de · ADP-Travel Handbuch Seite 5 3. Programmstart Um ADP-Travel zu...

ADP-Travel Handbuch Seite 1

Handbuch

ADP-Travel


Inhalt

1. Was ist ADP-Travel? .......................................................................................................... 3

2. Wichtige Hinweise zur fehlerfreien Bearbeitung ................................................................ 4

3. Programmstart ..................................................................................................................... 5

4. Der Startbildschirm ............................................................................................................. 6

5. Anlegen: neue Monatsabrechnung ...................................................................................... 6

6. Monatsabrechnung erweitern und bearbeiten ..................................................................... 9

6.1. Der Reisebericht .......................................................................................................... 9

6.1.1. Tag / Beleg / Kürzung hinzufügen ..................................................................... 10

6.1.2. Tag / Beleg / Kürzung bearbeiten ...................................................................... 11

6.1.3. Tag / Beleg / Kürzung löschen ........................................................................... 12

6.2. Reisetag anlegen ........................................................................................................ 13

6.3. Kürzung anlegen ........................................................................................................ 15

6.4. Belege anlegen ........................................................................................................... 16

6.4.1. Besonderheit Bewirtung ..................................................................................... 19

6.4.2. Besonderheit Kilometergeld ............................................................................... 19

6.4.3. Besonderheit Geschenke .................................................................................... 20

7. Kilometer des Dienstfahrzeuges erfassen ......................................................................... 21

8. Reisemonat abschließen .................................................................................................... 21

8.1. Bewerten .................................................................................................................... 21

8.2. Reise ausdrucken ....................................................................................................... 22

8.3. Reise weiterleiten ...................................................................................................... 23

9. Ablehnung einer Reise ...................................................................................................... 24

10. Abgerechnete Reisemonate einsehen ................................................................................ 24

11. Reisestatus verfolgen ........................................................................................................ 24

12. Passwort ändern ................................................................................................................ 25

13. Stammdaten ansehen ......................................................................................................... 26


1. Was ist ADP-Travel?

ADP-Travel ist ein browserbasiertes Programm zur Erfassung, Bearbeitung und

Abrechnung von Reisekosten. Aber was heißt und bedeutet dies?

Das Programm ADP-Travel kann von jedem internetfähigen Gerät durch

aufrufen der ADP-Webseite aufgerufen werden. Zugriff erhalten die reisenden

Mitarbeiter, sowie die Führungskräfte und die abrechnende

Reisekostenabteilung.

Außerdem erfasst der Mitarbeiter seine Reisezeiten und anfallenden Belege

direkt in ADP-Travel selbst. Hierdurch wird eine doppelte Bearbeitung des

gleichen Inhalts ausgeschlossen. Der Reisekostenabteilung obliegt nun nur noch

die steuerliche Prüfung der Abrechnung und deren Freigabe sowie Auszahlung.

Durch diese Umstellungen von der manuellen Erfassung der Reisekosten in

Papierform zur webbasierten Form, können in der Bearbeitung der Reisen

Zeitkontingente eingespart werden, die die Abrechnung beschleunigen.

Zusätzlich sind für die reisenden Mitarbeiter alle Abrechnung in ADP-Travel,

inklusive der dazugehörigen Belege, online hinterlegt und jederzeit abrufbar.


2. Wichtige Hinweise zur fehlerfreien Bearbeitung

Um eine fehlerfreie Bearbeitung mit Hilfe von ADP-Travel zu gewährleisten

müssen einige Punkte beachtet werden:

Navigation im Programm

Um innerhalb der ADP-Travel-Oberfläche zu navigieren

benutzen Sie bitte nicht die Navigation ihres Browsers (v.a.

„Zurück“)! Verwenden Sie lediglich die Buttons innerhalb

des Programmes um Abstürze zu vermeiden.

Logout

Sind Sie mit der Bearbeitung Ihrer Reise fertig, melden Sie

sich bitte über den Button „Logout“ (immer oben rechts zu

finden) vom Programm ab.

Verwendung der verschiedenen Belegarten

Verwenden Sie bitte nur die Belegarten, die in Ihrer

projekteigenen „Belegübersicht“ aufgeführt sind.

Anfügen der Belege an die Reisekostenabrechnung

Die einzelnen Belege müssen sauber auf DIN A4 Blätter

aufgeklebt werden. Überlappen sich die Belege, sind Sie

geklammert oder nicht aufgeklebt, muss die Reise leider

abgelehnt und zurückgeschickt werden.

Erstellen neuer Abrechnungen

„Neue (Monats-)Abrechnungen“ dürfen nur zu Beginn eines

neuen Abrechnungsmonates erstellt werden. Reisetage

innerhalb eines Monates dürfen nur in einer bestehenden

Abrechnung als neuer „Abschnitt“ eingefügt werden.


3. Programmstart

Um ADP-Travel zu starten benötigen sie lediglich einen internetfähigen

Computer. In ihrem Webbrowser rufen sie bitte die Adresse

https://travel.adpworld.de/marvecs

auf.

Nun können sie sich mit ihrer Personalnummer und ihrem Passwort im

Programm anmelden.

ACHTUNG: Bei der Erstanmeldung setzt sich ihr Passwort aus ihren Initialen

und ihrem Geburtsdatum zusammen.

Beispiel: Karl Müller, 25.02.1956

KM25021956

1. Personalnummer 2. Passwort

3. Anmelden

https://travel.adpworld.de/marvecs


4. Der Startbildschirm

Auf dem Startbildschirm sehen Sie alle wichtigen Funktionen von ADP-Travel

auf einen Blick. Über den Startbildschirm sind diese Funktionen schnell und

einfach aufzurufen. Sie können jederzeit über den Button „Home“ in der oberen

Menüleiste zum Startbildschirm zurückkehren.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

- Reisemanagement

o Reisebearbeitung (siehe Punkt 6)

o Neue Reise anlegen (siehe Punkt 5)

o Reiseansicht (siehe Punkt 10)

- Meine Einstellungen

o Passwort (siehe Punkt 12)

- Personen

o Stammdaten ansehen (siehe Punkt 13)

5. Anlegen: neue Monatsabrechnung

ACHTUNG: Eine neue Monatsabrechnung darf nur einmal pro Monat angelegt

werden! Um einen neuen Reisetag zu erfassen fahren Sie fort mit Punkt 3.2

Um eine neue Monatsabrechnung anzulegen wählen sie bitte auf dem

Startbildschirm den Punkt „Neue Reise anlegen“ oder unter dem Punkt

„Reisebearbeitung“ Neue Reise anlegen:


Nun erfassen sie bitte den Reisemonat für den eine Reisekostenabrechnung

erstellt werden soll. Öffnen sie hinter dem Eingabefeld „Zweck der Reise“ das

Auswahlmenü.

Wählen sie hier den richtigen Reisemonat aus, indem sie auf die entsprechende

„Reisezweckid“ klicken.


Im Eingabefeld „Reisebeginn“ erfassen sie das Datum der ersten Reise im

ausgewählten Abrechnungsmonat.

TIPP: Über das Kalendersymbol hinter dem Eingabefeld können sie bequem das

Datum auswählen.

Im Eingabefeld „Kommentar“ haben sie die Möglichkeit dem Vorgesetzten oder

der Abrechnungsstelle eine Information zu hinterlassen, die den Reisemonat an

sich betrifft.

Fahren sie fort, indem sie entweder auf „Speichern“ oder „Nächster Schritt

klicken.

Fahren Sie fort mit Punkt 6.2


6. Monatsabrechnung erweitern und bearbeiten

Um eine Monatsabrechnung mit einem Reisetag oder einem neuen Beleg zu

erweitern, bereits angelegtes zu bearbeiten oder zu löschen, muss der bereits

angelegte Reisemonat aufgerufen werden:

6.1. Der Reisebericht

Der Reisebericht ist die Ausgangslage für die meisten Funktionen in ADP-

Travel. Er dient als Übersicht über den kompletten Reisemonat. Im Reisebericht

können Eintragungen neu angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.

Der Reisebericht gliedert sich in drei Bereiche:

- Reiseabschnitte (ACHTUNG: Hier ist ein Reisetag gemeint!)

- Belege

- Kürzungen


TIPP: Über den Button „Zum Reisebereicht“ können Sie von jeder

Bearbeitungsphase innerhalb eines Reisemonates zurück in den Reisebereicht

springen (der Button befindet sich in den jeweiligen Eingabemasken unten

rechts!)

6.1.1. Tag / Beleg / Kürzung hinzufügen

Um Ihren Reisemonat zu erweitern wählen Sie einfach unter dem gewünschten

Bereich den Button „Hinzufügen“.

Die Eingabemasken für weitere Reisetage, Belege und Kürzungen werden unter

der Punkten 3.2 – 3.4 erläutert.


6.1.2. Tag / Beleg / Kürzung bearbeiten

Um eine Eintragung zu bearbeiten muss der Eintrag direkt ausgewählt werden

(Klick auf die blaue Schrift).

Nun springen Sie automatisch in die jeweilige Eingabemaske, in der Sie Ihre

Änderungen vornehmen können.


6.1.3. Tag / Beleg / Kürzung löschen

Um eine Eintragung zu löschen muss dieser mit Hilfe des Auswahlfeldes in der

ersten Spalte markiert werden. Anschließend mit dem Button „Löschen“ den

Vorgang bestätigen.


6.2. Reisetag anlegen

Um einen neuen Reisetag anzulegen füllen sie bitte folgende Felder aus:

1. Reisedatum von*

2. Uhrzeit von*

3. Reisedatum bis*

4. Uhrzeit bis*

5. Ort von

6. Ort nach

*Pflichtfelder

Auch bei der Reiseerfassung steht ihnen ein Kommentarfeld zur Verfügung.

Hier können sie optionale Angaben zu einer einzelnen Reise erfassen.


Möchten sie sofort einen weiteren Reisetag eintragen, dann wählen sie

„Abschnitt hinzufügen“.

TIPP: Wollen Sie zum bereits angelegten Reisetag Kürzungen und Belege

erfassen, können Sie diese in dieser Reihenfolgen durch klicken auf den Button

„Nächster Schritt“ nacheinander abarbeiten. Somit sparen Sie sich den Umweg

über den Reisebericht.


6.3. Kürzung anlegen

Wenn sie unentgeltliche Mahlzeiten während ihrer Reise erhalten haben sind

diese hier zu erfassen.

Geben sie den Tag der erhaltenen Mahlzeit(en) in das Datumsfeld ein und

wählen sie die erhaltenen Mahlzeiten aus, indem sie die Auswahl auf „Kürzung

und Arbeitgeberveranlasst“ stellen.

TIPP: Sparen sie Zeit! Haben sie eine Woche lang, z.B. während eines

Seminars, jeden Tag die gleichen Mahlzeiten erhalten, wählen sie

dementsprechend den Datumszeitraum aus.


Haben Sie die Kürzung erfasst wählen sie „Speichern“.

Nun sehen sie eine Übersicht über die bereits erfassten Kürzungen. Müssen Sie

während einer einzelnen Reise mehrere unterschiedliche Kürzungen erfassen,

wählen sie „Hinzufügen“.

6.4. Belege anlegen

ACHTUNG: Für Belege, die aufgrund des Belegdatums keiner Reise

zugeordnet werden können, z.B. der Einkauf von Briefmarken an einem

Samstag, muss ein eigener Reisetag angelegt werden. Erfassen Sie den Reisetag

mit einer Reisedauer von einer Minute, z.B. von 00:00 – 00:01.


Füllen sie bitte folgende Felder aus:

1. Kostenart (d.h. eine Belegkategorie)

2. Belegart

Grundsätzlich ist immer die Belegart zu wählen ohne den Zusatz

„PT“. Wann sie einen „PT“-Beleg auswählen sollen entnehmen sie

bitte ihrer „Projektanlage zur Reisekostenabrechnung“, in der die

für sie relevanten Belegarten aufgelistet sind.

Der Steuersatz ist dem Beleg zu entnehmen. Fehlt auf einem

Beleg eine ausgewiesene Steuer ist dieser ohne Vorsteuer zu

erfassen.

3. Belegdatum

Entnehmen sie das Belegdatum bitte dem Beleg

4. Belegbetrag

Bitte tragen sie hier den Brutto-Betrag ein

5. Kommentar (optional)

Hier können Sie einen Kommentar explizit zu einem einzelnen

Beleg hinterlassen

Wollen Sie einen weiteren Beleg erfassen, dann wählen Sie „Beleg hinzufügen“.

1 2

3 4

5


Sind Sie mit der Belegerfassung fertig bitte die Eingaben „Speichern“.


6.4.1. Besonderheit Bewirtung

Wird ein Bewirtungsbeleg erfasst und dieser gespeichert erscheint eine

zusätzliche Eingabemaske. Hier müssen wichtige Zusatzinformationen zur

Bewirtung erfasst werden, da diese sonst aus steuerrechtlichen Gründen nicht

erstattet werden darf. Zu diesen Informationen zählen u.a.

Bewirtungsgrund

bewirtete Personen (Vor- und Zuname)

Ort der Bewirtung

Sind Ihre Angaben vollständig speichern Sie den Beleg mit „Speichern“.

6.4.2. Besonderheit Kilometergeld

War es erforderlich mit dem privaten Kfz Dienstfahrten zu tätigen können die

entstandenen Kosten, nach voriger Absprache mit Ihrem RL/PL, mit dem

internen Kilometersatz erstattet werden.

Hierbei ist eine manuelle Errechnung des Erstattungsbetrages notwendig!

Außerdem ist es notwendig, dass Sie die gefahrenen Kilometer, die der

Berechnung zugrunde liegen, im Kommentarfeld erfassen, da sonst eine

Erstattung nicht möglich ist.

Eingabemaske


6.4.3. Besonderheit Geschenke

Wurden Geschenke gekauft und bei den Besuchen vergeben ist dies nur nach

voriger Absprache mit ihrem zuständigen Regionalleiter möglich!

Bei Geschenken ist der jeweilige Beleg anhand des Einkaufspreises pro

beschenkter Person zu wählen. Näheres dazu erfahren Sie in Ihrer

projekteigenen Belegübersicht.

Bei der Belegart Geschenke sind folgende Dinge besonders zu beachten, da

sonst eine Abrechnung nicht möglich ist:

Erfassen sie bitte im Kommentarfeld immer folgende Angaben:

- Name des Beschenkten

- Art des Geschenkes (Wein, Literatur, etc.)

- Grund für die Schenkung!!!


7. Kilometer des Dienstfahrzeuges erfassen

Jeden Monat müssen die zurückgelegten Kilometer des Dienstfahrzeuges erfasst

werden. Hierzu legen Sie für den ersten Reisetag einen neuen Beleg für

zurückgelegte Privatkilometer an.

Zusätzlich müssen nun noch Eintragungen im unteren Abschnitt der

Eingabemaske erfasst werden:

Speichern Sie Ihren Beleg wie gehabt.

8. Reisemonat abschließen

Haben Sie sämtliche Eingaben des Reisemonates getätigt, kann dieser Monat

abgeschlossen und online an die Reisekostenabteilung weitergeleitet werden.

Rufen Sie dazu wie immer den Reisebericht auf.

8.1. Bewerten

Bevor Ihre Reisekostenabrechnung verschickt werden kann, muss diese

zunächst bewertet werden. Dadurch wird Ihre Abrechnung auf inhaltliche Fehler

überprüft. Ist die Bewertung ohne Fehlermeldung erfolgt, können Sie am

unteren Ende des Reiseberichtes den vorläufigen Erstattungsbetrag einsehen.

Kostenart: Kilometergeld

Art: Privat gefahrene Km

Belegdatum: erster Reisetag

Anzahl km

Kfz-Kennzeichen

Anfangs Km-Stand (zum 1. des Monats)

Ende Km-Stand (zum letzten des Monats)


8.2. Reise ausdrucken

Sobald Ihre Reise erfolgreich bewertet wurde, kann diese nun mit Hilfe des

Buttons „Drucken“ ausgegeben werden. Die Ausgedruckte Reise ist von Ihnen

nun zu unterschreiben und zusammen mit den Belegen an Ihren zuständigen

Regionalleiter zu schicken.


8.3. Reise weiterleiten

War neben der Bewertung auch der Druck erfolgreich muss die Reise nun online

an die Reisekostenabteilung weitergeleitet werden.

ACHTUNG: Wurde die Reise erfolgreich weitergeleitet, können an dieser keine

Änderungen mehr vorgenommen werden.

Dazu wählen Sie den Button „Eingabe abschließen“ und „Weiterleiten“. Nun ist

Ihr Reisemonat zur Abrechnung bereit und Sie können mit einem neuen Monat

beginnen.


9. Ablehnung einer Reise

Ist Ihre Reiseabrechnung fehlerhaft, nicht unterschrieben oder Ihre Belege sind

nicht sauber aufgeklebt, kann Sie von der Reisestelle abgelehnt werden. Wenn

Ihre Reise abgelehnt wurde, sehen Sie dies im Reisestatus in ADP Travel.

Außerdem erscheint Ihre Reise wieder in der „Reisebearbeitung“ in der Rubrik

„Vorgänge zur Bearbeitung“ und kann demnach wieder von Ihnen korrigiert

werden.

Wenn Sie nun die Reise öffnen können Sie den Grund der Ablehnung, der von

der Reisestelle hinterlegt wurde, einsehen.

Korrigieren Sie bitte nun Ihre Abrechnung und fahren mit Punkt 7 fort.

10. Abgerechnete Reisemonate einsehen

Haben Sie Ihren Reisemonat erfolgreich weitergeleitet kann dieser nun im

System eingesehen werden. Sie finden diese „alten Reisen“ entweder im unteren

Teil der „Reisebearbeitung“ oder in der „Reiseansicht“.

Um ältere Reisen, als diejenigen die angezeigt werden, sehen zu können, müssen

Sie den anzuzeigenden Zeitraum auswählen bzw. erweitern.

11. Reisestatus verfolgen

Anhand der Ansicht Ihrer „alten“ Reisen können Sie auch den momentanen

Bearbeitungsstand Ihrer Reisen einsehen. Dieser kann in der Spalte „Status“

eingesehen werden.


Zur Kontrolle = Reise liegt der Reisekostenabteilung

zur Bearbeitung vor

Abgerechnet = Die Reise wurde von der

Reisekostenabteilung bearbeitet und

die Überweisung eingeleitet

12. Passwort ändern

Wollen Sie Ihr Passwort vor Ablauf seiner Gültigkeit ändern ist dies über den

Link „Passwort“ von der Hauptseite aus möglich:

Nach der Eingabe des alten sowie des neuen Passwortes inklusive dessen

Wiederholung speichern.

ACHTUNG: Ihr Passwort verliert nach einer bestimmten Zeit seine Gültigkeit.

Ist ihr Passwort abgelaufen werden Sie automatisch nach der Anmeldung in

ADP-Travel auf die „Passwort ändern“-Seite weitergeleitet.


13. Stammdaten ansehen

Über den Link „Stammdaten ansehen“ auf der Hauptseite haben Sie Einsicht

über alle in ADP-Travel hinterlegte Daten zu Ihrer Person.

Dazu zählen:

- Stammdaten (Name, Anschrift, etc.)

- Bankverbindung

- Kostenstellen

Diese Informationen sind von Ihnen nicht veränderbar. Bei Fehlern o.ä. wenden

Sie sich bitte an die Reisekostenabteilung.

Date post:	06-Aug-2019
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