Group Retail Portal Training
November 2017
Stand: November 2017 Abteilung: VGSG
Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Benutzer
2
EinführungWas ist das Group Retail Portal?
• Group Retail Portal ist eine Web-basierte Anwendung und die neue
Integrationsplattform für Groß- und Einzelhandel-Anwendungen in allen Märkten.
Es erhöht die Effizienz durch alle Sales und After Sales Geschäftsprozesse und wird
das Dealer Portal ersetzen.
• Group Retail Portal bietet ein modernes und benutzerfreundliches Portal-
Userinterface. Nutzer bei Händlern werden einen sicheren Zugriff auf alle
integrierten Anwendungen erhalten. Als Integrationsplattform ermöglicht Group
Retail Portal die Integration von externen Anwendungen und bietet eine einfache
Integration von lokalen Web- Anwendungen durch Standard API’s.
• Ein wesentliches Merkmal ist das Single-Sign-On/Off Modul, welches eine
Benutzer-Selbstverwaltung enthält. Das neue Rollen und Rechte
Administrationskonzept steht im Einklang mit den Volkswagen Konzern IT-
Sicherheitsrichtlinien und basiert auf Benutzerrollen.
• Group Retail Portal bietet ein optionales Content Management System
(CMS), welches individuell angepasst werden kann, um end-of-lifecycle
CMS Systeme für die Händler-Extranet-Kommunikation im Markt zu ersetzen.
• Group Retail Portal unterstützt eine optionale Dealer Information Database (DID)
Komponente mit einer automatisierten KVPS-Schnittstelle (Vertragsnummer), um
Updates zu verbreiten.
Abteilung: VGSGStand: November 2017 3
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EinführungBenutzerregistrierung Importeur (Grafik 1)
Abteilung: VGSGStand: November 2017 5
EinführungBenutzerregistrierung Händler GF und lokaler Admin (Grafik 2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017 6
EinführungBenutzerregistrierung Allgemein (Grafik 3)
EinführungTrainingsunterlagen verstehen
Eingerahmte Boxen erläutern Ihnen die Bedeutung oder generelle
Funktionen einer bestimmten Taste oder eines Feldes.
Kleine Zahlen zeigen Ihnen, in welcher Reihenfolge verschiedene Schritte
durchzuführen sind. Sie können in einem Textfeld erscheinen oder Ihnen
einfach zeigen, was zuerst angeklickt werden soll.
Einrahmungen zeigen Ihnen, auf was Sie sich beim Lesen konzentrieren
müssen.
Textfelder erklären die Funktionalität bestimmter Seiten. Sie geben
zusätzlich Erläuterungen darüber, was zu tun ist und wie die Seite navigiert
werden sollte. Insgesamt werden sie Ihnen helfen, die Richtlinien besser zu
verstehen.
Titel
1
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Klammern umschreiben einen Teil eines Textes innerhalb des Group Retail
Portals, den Sie berücksichtigen sollten, während Sie eine bestimmte
Aufgabe oder Maßnahme bearbeiten.
7
EinführungAufbau der Trainingsunterlagen
Abteilung: VGSGStand: November 2017
1. Registrierung
1.1 Selbstregistrierung
1.2 Dealer Portal
2. Anmeldung
2.1 Anmeldeseite
2.2 Anmeldung über Email
2.3 Anmeldung über PKI-Karte
2.4 Anmeldung über RSA-Token
2.5 Falsches Passwort
2.6 Kontext anfragen
3. Startseite
3.1 Überblick
5. Administration5.1 Benutzer Management
5.1.1 Benutzer in Tabellenansicht
5.1.2 Benutzer in Matrixansicht
5.1.3 Benutzerhinzufügen
5.1.4 Benutzeranfrage
5.2 Rollen Management
5.2.1 Rollen bearbeiten
5.2.2 Eine neue Rolle erstellen
5.3 Applikations Management
5.4 Organisations Management
5.4.1 Geschäftsführer zuweisen
5.4.2 Tabellenansicht
5.4.3 Organisation erstellen
4. Mein Profil
4.1 Mein Profil
4.2 Meine Organisation
4.3 Kontext anfragen
4.4 Passwort ändern
4.5 Sprache ändern
8
Agenda
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I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Registrierung
Startseite
Anmeldung
Mein Profil
9
RegistrierungErste Schritte für die Registrierung
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Klicken Sie hier, um die
Registrierung zu starten.
1
Aufruf von Group Retail Portal
Jeder Markt erhält eine QA-Instanz sowie eine Produktiv-Instanz. Group Retail Portal lässt sich im CPN Netzwerk
sowie via Internet aufrufen. Im untenstehenden Beispiel ist die deutsche Instanz dargestellt. Bitte ersetzen Sie für eine
andere Instanz „de“ durch das entsprechende zweistellige Länderkürzel (nach ISO).
QA Instanz:
https://iportal-de-qa.cpn.vwg (CPN) oder https://iportal-de-qa.volkswagenag.com (Internet) Produktiv Instanz:
https://iportal-de.cpn.vwg (CPN) oder https://iportal-de.volkswagenag.com (Internet)
10
RegistrierungFür die Registrierung im Group Retail Portal haben sie zwei Möglichkeiten
Option2
Falls Sie bereits eine
Global-User ID
haben, nutzen Sie
diese bitte für die
Registrierung. Ihr
Dealer Portal Profil
wird so mit dem I-
Portal verbunden.
(Folie 13 - 16)
Hilfe zur
Registrierung
finden Sie hier
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Option1
Falls Sie keine
Global-User ID
haben, registrieren
Sie sich bitte über
ihre E-Mail Adresse.
Im Group Retail
Portal haben Sie die
Möglichkeit eine
Global-User ID über
die Benutzer-
verwaltung
anzufordern
(Folie 10 - 12)
11
RegistrierungOption 1: Registrierung über ihre E-Mail Adresse (1/3)
Passwortrichtlinien:
• Mindestlänge von 8 Zeichen
• Mindestens 3 der folgenden Zeichentypen:
Großbuchstabe, Kleinbuchstabe, Zahl, Sonderzeichen
• Ein Maximum von drei gleichen Zeichen hintereinander
Geben Sie ihre Kontaktdaten an. Alle Felder sind Pflichtfelder.
Falls Sie eine Volkswagen PKI-Karte besitzen und den „Zertifikat Login“ benutzen wollen (siehe Folie 22), geben Sie hier bitte die Email-Adresse an, welche auch für die PKI-Karte verwendet wurde.
2
Wählen Sie ein Passwort, gemäß den Passwort-richtlinien.
3
Geben Sie die Text-Verifikation ein.
4
Klicken Sie auf
“Übermitteln”.
5
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Group Retail Portal Passwortrichtlinien
12
RegistrierungOption 1: Registrierung über ihre E-Mail Adresse (2/3)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Schritte nach der Registrierung
1. Der Benutzer wird nach der erfolgreichen Registrierung eine
E- Mail mit einem Verifikationslink erhalten.
2. Durch das Klicken auf den Verifikationslink gewährleistet der
Benutzer, dass er sich mit der richtigen E-Mail Adresse
registriert hat.
13
K-SIOC – Competence in Integration
RegistrierungOption 1: Registrierung über ihre E-Mail Adresse (3/3)
Beim Klick auf das Logo
gelangen Sie zurück zur
Login Seite.
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Schritte nach der Registrierung
3. Nach dem Klick auf den Bestätigungslink in der
Verifikationsmail, werden Sie zu dieser Seite weitergeleitet.
4. Die Registrierung war erfolgreich.
5. Gehen Sie zurück zur Group Retail Portal Anmeldeseite und
melden Sie sich mit ihren Anmeldedaten ein.
14
RegistrierungOption 2: Registrierung mit bestehender Global-User ID (1/5)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2
3
Geben Sie ihre Global-User ID und
Ihr zugehöriges Passwort ein.
Klicken Sie auf „Nutzer importieren“.
15
RegistrierungOption 2: Registrierung mit bestehender Global-User ID (2/5)
Überprüfen Sie die Richtigkeit
Ihre Kontaktdaten und ergänzen
Sie diese gegebenenfalls.
Pflichtfelder sind durch ein *
gekennzeichnet..
Falls Sie eine Volkswagen PKI-
Karte besitzen und den
„Zertifikat Login“ benutzen
wollen (siehe Folie 22), geben
Sie hier bitte die Email-Adresse
an, welche auch für die PKI-
Karte verwendet wurde.
4
Klicken Sie auf
„Daten speichern”.
5
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Daten bearbeiten
Personenbezogene Daten, welche bereits im Dealer-Portal
gespeichert wurden werden automatisch importiert. Die
Daten können danach noch bearbeitet werden.
16
RegistrierungOption 2: Dealer Portal – Dealer Portal Benutzerverknüpfung (3/5)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Passwort, gemäß der Group
Retail Portal
Passwortrichtlinien. (siehe
Folie 10).
6
7Klicken Sie auf „Sichern“.
Passwort
1. Die Kennwortrichtlinien des Group Retail Portals
unterscheiden sich von denen des Dealer Portals.
2. Bitte wählen Sie ein Passwort, das die Group Retail
Portal Passwortrichtlinien erfüllt.
17
RegistrierungOption 2: Dealer Portal – Dealer Portal Benutzerverknüpfung (4/5)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Schritte nach der erfolgreichen Registrierung
1. Der Benutzer wird nach der erfolgreichen Registrierung eine
E-Mail mit einem Verifikationslink erhalten.
2. Durch das Klicken auf den Verifikationslink gewährleistet der
Benutzer, dass die richtige E-Mail Adresse hinterlegt ist.
18
RegistrierungOption 2: Dealer Portal – Dealer Portal Benutzerverknüpfung (5/5)
Beim Klick auf das Logo
gelangen Sie zurück zur
Login Seite.
Schritte nach der Registrierung
3. Nach dem Klick auf den Bestätigungslink in der Verifikationsmail,
werden Sie zu dieser Seite weitergeleitet.
4. Die Registrierung war erfolgreich.
5. Gehen Sie zurück zur Group Retail Portal Anmeldeseite und
melden Sie sich mit ihren Anmeldedaten ein.
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Schritte nach der Registrierung
3. Nach dem Klick auf den Bestätigungslink in der
Verifikationsmail, werden Sie zu dieser Seite weitergeleitet.
4. Die Registrierung war erfolgreich.
5. Gehen Sie zurück zur Group Retail Portal Anmeldeseite und
melden Sie sich mit ihren Anmeldedaten ein.
19
Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Registrierung
Startseite
Anmeldung
Mein Profil
20
AnmeldungAnmeldeseite
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Passwort / Zertifikat / SecureID
Das Group Retail Portal bietet drei unterschiedliche Login-Möglichkeiten:
• Login über Global User ID / Email-Adresse und Passwort (Folie 20)
• Login über ein Zertifikat (Folie 21)
• Login über eine SecureID (Folie 22)
21
AnmeldungMit Email Adresse bzw. Global User ID und Passwort
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Wählen Sie „Passwort“
zur Anmeldung mit
einer UserID oder mit
einer Email-Adresse.
1
Geben Sie ihre Global
UserID oder E-Mail
Adresse ein.
2
Klicken Sie hier, um sich
anzumelden.
3
22
AnmeldungMit PKI-Karte
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Wählen Sie „Zertifikat“
zur Anmeldung mit
einer PKI-Karte.
1
Stecken Sie ihre PKI-
Karte in das dafür
vorgesehene
Lesegeräte und klicken
Sie anschließend auf
„Zertifikat Login“
2
Zertifikat
Falls Sie eine Volkswagen PKI-Karte besitzen, können Sie den “Zertifikat
Login“ benutzen. Bitte beachten Sie hierbei, dass Sie im Group Retail
Portal mit der selben Email-Adresse registriert sein müssen, wie auf der
PKI-Karte.
23
AnmeldungMit RSA-Token
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Wählen Sie „SecureID“
zur Anmeldung mit
einem RSA-Token.
1
Geben Sie ihre Global
User ID, den
zugehörigen PIN und
das aktuelle Token ein.
2
Klicken Sie hier, um sich
anzumelden.
3
24
AnmeldungVergessenes oder falsches Passwort (1/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Klicken Sie hier, falls
Sie ihr Passwort
vergessen haben. Sie
werden ein neues per
E-Mail erhalten.
1
Bemerkungen
1. Wenn Sie ihr Passwort mehr als fünfmal falsch eingeben,
wird ihr Konto für mindestens 3 Minuten gesperrt.
2. Ein Admin kann das Passwort nicht zurücksetzen. Sie
müssen die Funktion der Passwortwiederherstellung
verwenden.
25
AnmeldungVergessenes oder falsches Passwort (2/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Geben Sie ihren
Benutzernamen ein
(Global UserID oder E-
Mail Adresse).
2
Geben Sie die Text
Verifikation ein.
3
Klicken Sie zum
Einreichen hier.
4
26
AnmeldungDatenschutzerklärung bestätigen
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Klicken Sie auf
„Ich stimme zu”.
1
Bestätigung der Nutzungsbedingungen
Bei der ersten Anmeldung müssen Sie die
Datenschutz- erklärung bestätigen, ansonsten
können Sie nicht auf das Group Retail Portal
zugreifen.
27
AnmeldungKontext beantragen (1/4)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Kontextanfrage
1. Nach der ersten Anmeldung müssen Sie einen
Arbeitskontext beantragen (ein Kontext ist die Organisation
für die Sie arbeiten).
2. Klicken Sie auf den Link „Arbeitskontext beantragen”, um
einen Arbeitskontext bei ihrem Administrator zu beantragen.
1 Klicken Sie auf
„Arbeitskontext
beantragen“.
28
AnmeldungKontext beantragen (2/4)
Wählen Sie ihren Markt und geben Sie
den KVPS Partner und den Marken-
schlüssel ein, um den Importeur, für den
Sie arbeiten, zu suchen. Falls Sie einen
Kontext einer Organisation anfordern
möchten, welcher nicht im KVPS
aufgelistet ist, geben Sie bitte den DUNS
Schlüssel ihrer Organisation an.
2Klicken Sie auf „Suchen“.
3
Abteilung: VGSGStand: November 2017
KVPS und DUNS Informationen
1. Ein Kontext ist durch die KVPS Vertragsnummer identifiziert. Für
weitere Informationen zur DUNS Nummer, siehe Folie 75.
2. Kontext Beispiele (Format/länge):
Importeur : <Ländercode>+<BID>+<Markenschlüssel> DEUxxxV
Händler : <Ländercode>+<BID>+<Markenschlüssel> DEUxxxxxV
29
AnmeldungKontext beantragen (3/4)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
4
Überprüfen Sie hier, ob Sie den
richtigen Kontext angefragt haben.
5
Klicken Sie hier, um einen
Kontext anzufragen.
30
AnmeldungKontextanfrage ausstehend (4/4)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
6Melden Sie sich ab,
nachdem Sie alle für Sie
relevanten Kontexte
beantragt haben.
Ihre beantragten
Kontexte sehen
Sie hier.
Kontextanfrage: Ablauf
Sie haben die Möglichkeit weitere Kontexte zu beantragen.
Eine Kontextanfrage ist erst erledigt, wenn ihr Administrator
die Anfrage genehmigt. Der Administrator des Kontextes wird
automatisch über Ihre Anfrage benachrichtigt. Nach
Bestätigung ihrer Anfrage erhalten sie eine Email.
31
Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Registrierung
Startseite
Anmeldung
Mein Profil
32
StartseiteÜberblick
In diesem Bereich finden
Sie eine Liste mit
Applikationen, die für Sie
freigegeben sind.
“Mein Profil” bietet folgende Funktionen:
• Mein Konto (Profil bearbeiten)
• Meine Organisation
• Arbeitskontext anfragen
• Sprache wählen
• Passwort wählen
“Administration” bietet folgende Funktionen:
• Benutzer Management
• Rollen Management
• Applikations Management
• Organisations Management
Diese Sektion steht nur berechtigten
Benutzern zur Verfügung. Genauere
Informationen finden Sie auf Folie 48.
Abmelden.
Der Kontext, in dem Sie
derzeit arbeiten.
Zum Volbildmodus umschalten.
A
BC
D
E
F
In der Fußzeile finden sie:
• Versionsnummer
• Rechtliches
• Impressum
• Hilfe
G
Abteilung: VGSGStand: November 2017 33
Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Registrierung
Startseite
Anmeldung
Mein Profil
34
Mein ProfilMein Konto – Profil bearbeiten
Abteilung: VGSGStand: November 2017
1
Klicken Sie hier, um ihr
Profil zu bearbeiten.
2
Hier können Sie ihre
Profildaten anpassen.
3Klicken Sie hier, um ihre
Änderungen zu
speichern.
Klicken Sie hier, wenn Sie ihren
Account deaktivieren wollen.
Bemerkung: Sie können Ihr Konto
nicht mehr aktivieren.
35
Mein ProfilMein Konto – Benutzerkonto – Accounts verknüpfen (1/3)
Klicken Sie auf “Benutzerkonto”.2
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Account verknüpfen
Um einen Dealer Portal Link zum Group Retail Portal hinzuzufügen, müssen Sie
zuerst ihren I- Portal Account mit ihren Dealer Portal Accounts verknüpfen.
Zu diesem Zweck benötigen Sie zunächst eine Global User ID im Group Retail
Portal, die ihnen ihr Administrator generieren kann.
Im Dealer Portal haben Sie einen User ID für jeden Kontext. Im Group Retail Portal
gibt es nur eine User ID für alle Kontexte. Um von diesem Feature zu profitieren,
müssen Sie ihre Dealer Portal Accounts mit dem zugehörigen Kontext im Group
Retail Portal verknüpfen.
-> Wählen Sie z.B. einen VW Kontext im Group Retail Portal, um eine Dealer
Portal ID mit VW Kontext zu verknüpfen.
Nach einer erfolgreichen Verknüpfung können Sie Dealer Portal über den Tab
„Applikationen“ im Group Retail Portal abrufen.
36
Wählen Sie zunächst den
zugehörigen Kontext zum
(z.B. Dealer Portal)
Account, welchen Sie
verknüpfen möchten.
Mein ProfilMein Konto – Benutzerkonto – Accounts verknüpfen (2/3)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
3Wählen Sie den
Account Typ (z.B.
Dealer Portal).
Geben Sie dann die
zugehörigen Login
Daten ein.
4
Klicken Sie auf
“Konto verknüpfen”.
37
Mein ProfilMein Konto – Benutzerkonto – Accounts verknüpfen (3/3)
Ihre Kontoverknüpfung
wurde abgeschlossen.
Interne Systeme
überprüfen die
Verbindung. Der Status
wird in diesem Zustand
bleiben.
3
Abteilung: VGSGStand: November 2017 38
Mein ProfilMeine Organisation (1/2)
Klicken Sie hier, um
detaillierte Informationen
über ihren zugewiesenen
Kontext zu erhalten
1
Abteilung: VGSGStand: November 2017 39
Mein ProfilMeine Organisation (2/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2
Wählen Sie hier einen
Standardkontext sowie eine
Standardapplikation. Diese
werden nach der Anmeldung
automatisch geöffnet.
Meine Organisation
1. “Meine Organisation” bietet einen Überblick über ihre zugewiesenen
Kontexte, ihre Rollen und detaillierte Informationen über jeden Kontext.
2. Falls Sie mehr als einen Kontext haben, wählen Sie einen von ihren
Kontexten als ihren Standardkontext aus. Zusätzlich können Sie eine
Standardapplikation festlegen.
Wenn Sie sich einloggen werden Sie immer auf den Standardkontext und ihre
Standardapplikation geleitet.
40
Mein ProfilArbeitskontext beantragen (1/2)
Kontext beantragen
1. Diese Seite zeigt Ihnen ihre gegenwärtigen Arbeitskontexte an
und bietet die Möglichkeit einen neuen Kontext zu suchen.
2. Wenn Sie einen Arbeitskontext beantragen wird dem
Kontextadministrator ihre Anfrage zugeschickt.
1
Klicken Sie hier, um ihr
Profil zu bearbeiten.
Wählen Sie zuerst zwischen
Importeur/Dealer (KVPS) oder
Drittorganisation (DUNS Nummer).
Geben Sie dann die erforderliche
KVPS oder DUNS Nummer ein, um
den entsprechenden Kontext zu
suchen.
2
Klicken Sie auf ”Suchen”.
3
Abteilung: VGSGStand: November 2017 41
Überprüfen Sie hier, ob
dies der entsprechende
KVPS / DUNs Kontext ist,
nach dem Sie gesucht
haben.
Klicken Sie hier, um den
angezeigten
Arbeitskontext zu
beantragen.
4
5
Mein ProfilArbeitskontext beantragen (2/2)
Sie können den angefragten Kontext erst
nutzen, wenn Ihre Anfrage bestätigt wurde.
Sie werden per Email über eine
Bestätigung benachrichtigt.
Kontext beantragen
Abteilung: VGSGStand: November 2017 42
Mein ProfilArbeitskontext wechseln (1/2)
Bewegen Sie die Maus
über die aktuellen
Kontextinformationen,
wählen Sie den
gewünschten Kontext aus
und klicken Sie darauf.
1
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Kontextwechsel
• Bemerkung: Falls Sie für mehr als eine Organisation/Kontext
arbeiten, können Sie auf die obere linke Ecke klicken und den
Kontext auswählen, andernfalls ist diese Funktion nicht
verfügbar.
• Sie können nur innerhalb des ausgewählten Kontextes arbeiten.
43
Mein ProfilArbeitskontext wechseln (2/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2Bestätigen Sie mit “Ja”, um
den Kontext zu wechseln.
44
Mein ProfilPasswort ändern
Abteilung: VGSGStand: November 2017
1
Klicken Sie auf
„Passwort ändern“.
2Ändern Sie ihr Passwort
entsprechend den
Passwortrichtlinien.
3Klicken Sie auf
„Daten speichern“.
GRP Passwortrichtlinien :
• Mindestlänge von 8 Zeichen
• Mindestens 3 der folgenden Zeichentypen:
Großbuchstabe, Kleinbuchstabe, Zahl, Sonderzeichen
• Ein Maximum von drei gleichen Zeichen hintereinander
45
Mein ProfilSprache auswählen (1/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
1
Klicken Sie hier, um die
Sprache zu ändern.
46
Mein ProfilSprache auswählen (2/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2
Wählen Sie eine Sprache.
47
Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Überblick
Rollen Management
Benutzer Management
Applikations Management
Organisations Management
48
AdministrationÜberblick
Abteilung: VGSGStand: November 2017
1
Hier gelangen Sie zu den
Administrationsfunktionen.
Funktionen der Administration
Die Administration steht nur berechtigten Anwendern zur Verfügung und bietet
Ihnen die Möglichkeit folgende Aktionen durchzuführen:
1. Das Benutzer-Management steht berechtigten Anwendern sowohl auf
Importeurs- als auch auf Händlerebene zur Verfügung. Sie können hierüber
Nutzer innerhalb des aktuellen Arbeitskontextes verwalten.
2. Das Rollen-Management steht berechtigten Anwendern ausschließlich auf
Importeursebene zur Verfügung. Es ermöglicht Ihnen neue Rollen zu erstellen
und Zugriffsrechte bestehender Rollen zu verwalten. Eine Veränderung im
Rollen Management eines Importeurs wird für alle angeschlossenen Kontexte
(Bsp. Angeschlossene Händler) übernommen.
3. Das Applikations-Management steht berechtigten Anwendern ausschließlich
auf Importeursebene zur Verfügung. Es ermöglicht das Verwalten von
Anwendungen (Applikationen) für alle an den Importeur angeschlossene
Kontexte.
4. Das Organisations-Management steht berechtigten Anwendern ausschließlich
auf Importeursebene zur Verfügung. Es ermöglicht das Bestimmen eines
Geschäftsführers für ein Autohaus sowie das Erstellen und Verwalten von
Drittorganisationen.
49
Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Überblick
Rollen Management
Benutzer Management
Applikations Management
Organisations Management
50
AdministrationBenutzer Management
Abteilung: VGSGStand: November 2017
1Klicken Sie hier, um auf das
”Benutzer Management” zu
gelangen.
Benutzer Management
Jeder Kontext hat ein eigenes Benutzer Management. Dies bedeutet es können nur
Benutzer des aktuell ausgewählten Kontextes bearbeitet werden (Bsp. Händler
12345V). Nutzer anderer Kontexte werden nicht angezeigt. Dies gilt auch für
Importeurskontexte. Ein Importeur kann somit keine Benutzer einer
Händlerorganisation verwalten.
Benutzer Management Funktionen:
• Benutzer zum Kontext hinzufügen / Benutzeranfragen bearbeiten
• Aktuelle Benutzer verwalten (Rollenzuweisung, Global User ID, Rezertifizierung)
51
AdministrationBenutzer Management – Übersicht (Tabelle)
Wählen Sie eine Rolle,
um Benutzer nach Rollen
zu filtern oder
ausstehenden
Rezertifizierungen zu
filtern.
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Benutzer in Tabellenansicht
1. In der Tabellendarstellung der Nutzer können Sie Benutzer
verwalten, Benutzer von ihrem Kontext entfernen, Rollen
zuweisen und Global UserIDs generieren.
2. Das Filterfunktionstool auf der linken Seite des Bildschirms
wird sehr nützlich sein, wenn viele Benutzer zu ihrem Kontext
zugeordnet sind.
52
AdministrationBenutzer Management – Übersicht (Tabelle) – Rollen bearbeiten
Klicken Sie auf diesen Pfeil, um die Rollen der Benutzer zu verwalten.
2
Verfügbare Rollen dem
ausgewählten Benutzer
zuweisen/entfernen.
3
Wenn erforderlich,
Administratorrechte
zuweisen.
Klicken Sie hier, um die
Änderungen zu speichern.
4
5
Abteilung: VGSGStand: November 2017 53
AdministrationBenutzer Management – Übersicht (Tabelle) – Benutzer entfernen
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2
Klicken Sie auf den
Papierkorb, um einen
Benutzer von dem
aktuellen Kontext zu
entfernen.
54
AdministrationBenutzer Management – Übersicht (Tabelle) – Global User ID anfordern
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2Klicken Sie hier, um
eine Global UserID für
den Benutzer
anzufordern.
Global UserID
Für den Fall, dass sich ein Benutzer mit einer E-Mail Adresse registriert
hat, hat der Administrator die Möglichkeit für diesen Benutzer eine Global
UserID anzufordern. Der Benutzer wird benachrichtigt, wenn für Ihn eine
Global User ID erstellt wurde.
55
K-SIOC – Competence in Integration
Rezertifizierungsrichtlinien
Der Administrator muss jeden Benutzer einmal im Jahr rezertifizieren (das
Rezertifizierungsdatum in ihrer Region wird während der Einführung von I-
Portal festgelegt). Der Administrator wird 3 Benachrichtigungen vor der
jährlichen Rezertifizierung erhalten.
Falls ein Benutzer nicht innerhalb von einem Jahr rezertifiziert wird, wird er
aus dem Kontext entfernt. Die Rezertifizierungsanfrage wird auch ausgelöst,
wenn ein Benutzer seine Profildaten (z.B. E-Mail Adresse) ändert. Dennoch
genügt es, den Benutzer bei der jährlichen Rezertifizierung zu rezertifizieren.
Klicken Sie hier, um
einen einzelnen
Benutzer zu
rezertifizieren.
2
AdministrationBenutzer Management – Übersicht (Tabelle) – Rezertifizierung
Abteilung: VGSGStand: November 2017 56
Verfügbare
Rollen
Benutzer
Abteilung: VGSGStand: November 2017
AdministrationBenutzer Management – Übersicht (Matrix)
2
Klicken Sie hier, um
zur Matrix-Ansicht zu
wechseln.
Benutzer in Tabellenansicht
Die „Übersicht (Matrix)“ bietet eine alternative Ansicht ihrer
Benutzer und den verfügbaren Rollen innerhalb des Kontextes.
57
Benutzer aktiv hinzufügen
1. Der Administrator kann, ohne eine Kontextanfrage von einem
Benutzer, einen Benutzer hinzufügen. Dafür muss der Benutzer
jedoch bereits im Group Retail Portal registriert sein.
2. Um einen Benutzer zu einem ihrer anderen Kontexte hinzuzufügen,
müssen Sie ihren Kontext zunächst wechseln.
Klicken Sie hier, um einen Benutzer zu ihrem aktuellen Kontext hinzuzufügen
2
Geben Sie die Global
User ID oder die Email-
Adresse des Nutzers ein.
3
Klicken Sie
auf „Weiter“.
4
AdministrationBenutzer Management – Benutzer hinzufügen (1/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017 58
AdministrationBenutzer Management – Benutzer hinzufügen (2/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
5Wählen Sie eine Rolle
für den neuen Benutzer
und geben Sie diesem,
wenn erforderlich,
Administrationsrechte.
6
Klicken Sie auf „Weiter“.
59
AdministrationBenutzer Management – Nutzeranfragen (1/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2
Klicken Sie hier, um
einen Benutzer zu ihrem
aktuellen Kontext
hinzuzufügen.
3Klicken Sie auf den Haken, um die
Benutzeranfrage anzunehmen.
Klicken Sie auf das Kreuz, um die
Benutzeranfrage abzulehnen.
Benutzeranfragen verwalten
Die Seite “Benutzeranfragen” zeigt eine Liste der
ausstehenden Benutzeranfragen für den aktuellen
Kontext.
60
Abteilung: VGSGStand: November 2017
AdministrationBenutzer Management – Nutzeranfragen (2/2)
3
Bestätigen
Sie mit „Ok“.
Benutzeranfrage zustimmen
Nach der Zustimmung einer Benutzeranfrage
wird der Benutzer per Mail benachrichtigt.
61
K-SIOC – Competence in Integration
Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Überblick
Rollen Management
Benutzer Management
Applikations Management
Organisations Management
62
AdministrationRollen Management
Wählen Sie eine
Organisation, für die sie
die Rolle anpassen
bearbeiten möchten.
Abteilung: VGSGStand: November 2017
1Klicken Sie hier, um auf
das ”Rollen
Management”
zuzugreifen.
Rollen Management
Das Rollen Management steht ausschließlich
Administratoren und berechtigten Benutzern eines
Importeurs-Kontextes zur Verfügung. Rollen werden vom
Importeur für alle angeschlossen Kontexte (Bsp.
Händlernetz) verwaltet.
Funktionen Rollen Management:
• Applikationsrechte zuweisen
• Administrationsrechte bearbeiten
• Weitere Rollen erstellen/ hinzufügen
63
AdministrationRollen Management – Rollen bearbeiten (1/2)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2Klicken Sie hier, um die
Berechtigungen und
Zugriffsrechte der gewählten
Rolle zu verwalten.
Allgemeine Hinweise
Im Group Retail Portal ist es nicht möglich, eine bestimmte Applikation einer
bestimmten Person zuzuweisen!
1. Im Group Retail Portal können Sie entscheiden, welche Rolle welche Applikation
aufrufen kann.
2. Sie können die Zugriffsrechte auf Applikationen für jede Rolle individuell
anpassen.
3. Um einen Benutzer für eine bestimme Applikation freizuschalten, müssen
Sie diesem die richtige Rolle zuweisen.
Bemerkung: Diese Rechte werden nur für Händler/Drittorganisationen
gültig, welche mit Ihrer Organisation verknüpft sind (z.B. nicht für
andere Marken). Eine Liste der Standardrolleneinstellungen
finden Sie in der beigefügten Datei.
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Wählen Sie die
Anwendungen, welche
für die gewählte Rolle
zugänglich sein sollte.
2
Wählen Sie die
Anwendungen, welche
für die gewählte Rolle
zugänglich sein sollte.Klicken Sie hier, um
die Einstellungen zu
speichern.
4
Abteilung: VGSGStand: November 2017
AdministrationRollen Management – Rollen bearbeiten (2/2)
Rollen bearbeiten
1. Sie sind nur in der Lage, Anwendungen zu sehen,
welche für ihre Region zur Verfügung stehen.
2. Sie können die Zugriffsrechte für Anwendungen für
jede Rolle einzeln anpassen.
Bemerkung: Diese Einstellungen/Rechte werden nur für
Händler/Drittorganisationen gültig, welche ihrer
Organisation angeschlossen sind.3
65
LokaleRollen
1. Die zentrale Volkwagen Vertriebsabteilung hat einen Standard an weltweiten Rollenvorlagen für
alle Märkte erstellt. Falls sie weitere Rollen für ihren Markt benötigen, die nicht in der Vorlage
enthalten sind, können Sie lokale Rollen anlegen. Diese Rollen sind speziell für den Kontext, in
dem sie erstellt wurden.
2. Der “Titel” wird als Rollen Titel angezeigt. Daher wird der “Titel” in ihrer Rollenübersicht
erscheinen.
3. Der “Rollenschlüssel” und der “Name” werden als interner Schlüssel für die Datenbank benutzt.
Klicken Sie hier, um eine
neue Rolle zu erstellen.
2
Wählen Sie den Organisations-
typen, mit dem die neue lokale
Rolle verbunden werden soll,
aus dem Dropdown-Menü aus.
3
Geben Sie den Rollenschlüssel,
einen Titel sowie einen Namen
für die neue lokale Rolle ein.
Hier können sie die Rolle kurz
beschreiben. Sie können diese
Beschreibung auch später
hinzufügen oder ändern.
4
5
Klicken Sie auf „Rolle
hinzufügen“, um die
Rolle zu speichern.
6
Abteilung: VGSGStand: November 2017
AdministrationRollen Management – Rollen hinzufügen
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Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Überblick
Rollen Management
Benutzer Management
Applikations Management
Organisations Management
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AdministrationApplikations Management
1Klicken Sie hier, um
zum “Applikations
Management” zu
gelangen.
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Applikations Management
Das Applikations Management steht ausschließlich
Administratoren und berechtigten Benutzern eines
Importeurs- Kontextes zur Verfügung. Applikationen
werden vom Importeur für alle angeschlossen Kontexte
(Bsp. Händlernetz) verwaltet.
Funktionen Applikations Management:
• Applikationen für die Kontexte aktivieren oder
deaktivieren
68
AdministrationApplikations Management – Applikationen hinzufügen / entfernen
Sie können durch das
Klicken auf den Pfeil
Anwendungen aktivieren
oder deaktivieren.
2
Klicken Sie auf „Speichern“.
3
Abteilung: VGSGStand: November 2017 69
Agenda
Abteilung: VGSGStand: November 2017
I Einführung
III Trainingsdokumente –Administrator
II Trainingsdokumente – Endnutzer
Überblick
Rollen Management
Benutzer Management
Applikations Management
Organisations Management
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AdministrationOrganisations Management
1Klicken Sie hier, um
zum “Organisations
Management” zu
gelangen.
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Organisations Management
Das Organisations Management steht ausschließlich
Administratoren und berechtigten Benutzern eines
Importeurs-Kontextes zur Verfügung.
Funktionen Organisations Management:
• Geschäftsführer / Lokalen Administrator für einen Händler
oder eine Drittorganisation festlegen.
• Drittorganisationen verwalten
• Drittorganisationen erstellen
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AdministrationOrganisations Management – Geschäftsführer / lokalen Administrator zuweisen (1/3)
Geben Sie den KVPS Partner
Schlüssel oder die DUNS-Nummer
(plus KVPS-Schlüssel, siehe
Screenshot) der Drittorganisation, für
welche Sie einen Geschäftsführer
zuweisen möchten ein.
2
Klicken Sie auf „Weiter“.
3
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Hinweis
Bevor ein Endnutzer einen Kontext beantragen kann, muss
für diesen ein Geschäftsführer zugewiesen werden.
72
AdministrationOrganisations Management – Geschäftsführer / lokalen Administrator zuweisen (2/3)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
Bitte überprüfen Sie, ob Sie
den richtigen KVPS Partner /
die richtige Drittorganisation
ausgewählt haben.
4
5Geben Sie den
Benutzernamen des Nutzers,
den Sie gerne als
Geschäftsführer auswählen
möchten ein.6
Bestätigen Sie mit „Weiter“.
73
AdministrationOrganisations Management – Geschäftsführer / lokalen Administrator zuweisen (3/3)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
7Klicken Sie hier, um
den Geschäftsführer
oder einen lokalen
Administrator für den
ausgewählten Kontext
zuzuweisen.
Geschäftsführer zuweisen
Sie können maximal zwei Geschäftsführer für einen Dealer
Kontext zuweisen.
74
AdministrationOrganisations Management – Tabellen Ansicht
Abteilung: VGSGStand: November 2017
2Klicken Sie hier, um eine
Übersicht über ihre
Drittorganisationen zu erlangen.
Tabellenansicht
Die Tabellenansicht der Drittorganisationen bietet einen
Überblick über alle Drittorganisationen, die speziell für ihren
Kontext erstellt wurden.
75
AdministrationOrganisations Management – Tabellenansicht – Organisationen bearbeiten
Abteilung: VGSGStand: November 2017
3Klicken Sie hier, um detaillierte
Informationen über die
Organisation zu bearbeiten.
4Klicken Sie hier, um die
Organisation zu löschen.
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AdministrationOrganisations Management – Organisation erstellen (1/3)
Abteilung: VGSGStand: November 2017
3Organisationen benötigen
einen Namen, einen Typen
sowie eine 9-stellige DUNS-
Nummer. Geben Sie diese in
die markierten Felder ein.
Drittorganisation
Group Retail Portal verfügt über einen automatischen Import welcher alle Vertragshändler aus dem zentralem
KVPS- System importiert. Deshalb stehen Ihnen alle ihre Händler mit einem KVPS-Schlüssel sofort in Group
Retail Portal zur Verfügung. Falls Sie einer Organisation, welche keinen KVPS-Schlüssel hat (z.B. Call-
Center oder Ausbildungszentren) zutritt zum Group Retail Portal gewähren möchten, müssen Sie eine
Drittorganisation in ihrem I- Portal Kontext anlegen. Dafür benötigen Sie eine DUNS-Nummer. Jedes
Unternehmen sollte eine haben. Bitte fordern Sie eine DUNS-Nummer bei ihrem Vertragspartner an. Wenn
dieser keine zur Verfügung stellen kann, können Sie selber eine DUNS-Nummer wählen.
Eine DUNS-Nummer muss immer 9-stellig sein.
2
Klicken Sie hier, wenn
Sie eine Drittorganisation
erstellen wollen.
4Fahren Sie mit „Weiter“ fort.
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Abteilung: VGSGStand: November 2017
AdministrationOrganisations Management – Organisation erstellen (2/3)
5Geben Sie die benötigten
Informationen für die
Organisation, welche Sie
erstellen möchten an. E-Mail,
Postleitzahl, Stadt und Adresse
sind Pflichtfelder.
6Bestätigen Sie ihre
Eingaben mit „Weiter“.
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Abteilung: VGSGStand: November 2017
AdministrationOrganisations Management – Organisation erstellen (3/3)
7Bitte gehen Sie für eine
Einführung zur Erstellung
von einem
Geschäftsführer auf die
Folie 69 ff.
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