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www.humboldt.deISBN 978-3-86910 -773-8
24,99 EUR (D)
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Die Autoren: Claudia Marbach ist seit 1995 Trainerin für Kommunika-
tion und organisation. Sie hat viele Fachbücher veröffentlicht und ist die
Chefredakteurin des Sekretärinnen-handbuchs und des Sekretärinnen-
BriefeManagers. Die Korrespondenz gehört zu ihren Spezialthemen.
Eike hovermann ist Geschäftsführer der „akademie für Sekretariat und
Büromanagement“, Trainer und Dozent in der Erwachsenenbildung,
Mitglied der DIN-Kommission und autor zahlreicher veröffentlichungen
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Für die erfolgreiche geschäftliche und private Korrespondenz
7., vollständig aktualisierte Auflage
Claudia Marbach · Eike Hovermann
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Bibliografische Information der Deutschen NationalbibliothekDie Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.
9783869107738 (Print)9783869107844 (PDF)9783869107851 (EPUB)
Die Autoren:Claudia Marbach ist seit 1995 Trainerin für Kommunikation und Organisation. Sie hat viele Fachbücher veröffentlicht und ist die Chefredakteurin des SekretärinnenHandbuchs und des SekretärinnenBriefeManagers. Die Korrespondenz gehört zu ihren Spezialthemen. Eike Hovermann ist Geschäftsführer der Akademie für Sekretariat und Büromanagement, Trainer und Dozent in der Erwachsenenbildung und Mitautor zahlreicher Veröffentlichungen im Bereich der modernen Korrespondenz.
Bisher sind folgende Titel der Autoren bei humboldt erschienen:
Eike Hovermann, „Briefe & EMails schreiben und gestalten nach DIN“Die kommentierte DIN 5008, 4., aktualisierte Auflage, ISBN 9783869107530
7., vollständig aktualisierte Auflage 2016
© 2016 humboldtEine Marke der Schlüterschen Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG, HansBöcklerAllee 7, 30173 Hannoverwww.schluetersche.dewww.humboldt.de
Autor und Verlag haben dieses Buch sorgfältig geprüft. Für eventuelle Fehler kann dennoch keine Gewähr übernommen werden. Alle Rechte vorbehalten. Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der gesetzlich geregelten Fälle muss vom Verlag schriftlich genehmigt werden.
Covergestaltung: DSP Zeitgeist GmbH, EttlingenInnengestaltung: akuSatz Andrea Kunkel, StuttgartTitelfoto: Getty Images/Ciaran GriffinSatz: PER Medien & Marketing GmbH, BraunschweigDruck: Grafisches Centrum Cuno GmbH & Co. KG, Calbe
5
Inhalt
Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Musterbriefe von A bis Z . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Abmahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Abmahnung an einen Mitarbeiter wegen Unpünktlichkeit (1. Abmahnung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Abmahnung wegen Alkohol am Arbeitsplatz . . . . . . . . . . . . . 23
Absagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Absage eines Angebots: Der Preis ist zu hoch . . . . . . . . . . . . . 28Absage eines Angebots: Termin nicht eingehalten . . . . . . . . . 29Absage eines Angebots: Liefertermin zu spät . . . . . . . . . . . . . 30Absage auf eine Einladung zur Geburtstagsparty . . . . . . . . . . 31Absage auf eine Einladung zum 50. Geburtstag . . . . . . . . . . . 32Absage auf eine Einladung zur Silberhochzeit . . . . . . . . . . . . 33Absage einer geschäftlichen Einladung zum Betriebsjubiläum 34Absage eines geschäftlichen Termins I . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Absage eines geschäftlichen Termins II . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Absage auf eine Bewerbung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Absage auf eine Bewerbung mit Behalt der Bewerbungsunterlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Absage auf eine Bewerbung um einen Ausbildungsplatz . . . . 39Absage auf eine Bewerbung mit ausführlicher Begründung . . 40Absage einer Initiativbewerbung („Blindbewerbung“) I . . . . 41Absage einer Initiativbewerbung („Blindbewerbung“) II . . . . 42Absagen nach einem Vorstellungsgespräch . . . . . . . . . . . . . . 43
Anfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Anfrage für eine Kraftfahrzeugversicherung . . . . . . . . . . . . . 48Anfrage für eine Dienstleistung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Allgemeine Anfrage: Lieferantenanfrage Elektroartikel . . . . . 50Allgemeine Anfrage für spezielle BranchenSoftware . . . . . . 51
6 Inhalt
Angebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Angebot eines Malermeisters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Angebot auf eine Produktanfrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Angebot ohne genaue Angaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Schriftverkehr mit Banken und Sparkassen . . . . . . . . . . . . . . . 57Sperrung einer Kredit oder Scheckkarte . . . . . . . . . . . . . . . . 58Beanstandung des QuartalsRechnungsabschlusses . . . . . . . . 59Beantragung eines höheren Dispositionskredites . . . . . . . . . . 60
Korrespondenz mit Behörden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Steuererklärung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Einspruch gegen einen Steuerbescheid . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Rund ums Kindergeld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Bitte um Rentenauskunft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Anfrage nach der Höhe der Rente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Bitte um Übersicht über den Versicherungsverlauf . . . . . . . . 66Betriebsprüfung soll verschoben werden . . . . . . . . . . . . . . . . 67Antrag eines Arbeitslosen auf Sonderurlaub . . . . . . . . . . . . . . 68
Beschwerdebriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Schreiben an den Besitzer des Nachbarhauses . . . . . . . . . . . . 70Schreiben an einen Lebensmittelhersteller . . . . . . . . . . . . . . 71Beschwerde an einen Partyservice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Beschwerdeschreiben an das Ordnungsamt . . . . . . . . . . . . . . 73Schreiben an einen Handwerksbetrieb . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Bestätigungsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Bestätigung eines Liefertermins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Bestätigung einer Vereinbarung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Terminbestätigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Bestätigung für ein eingegangenes Angebot . . . . . . . . . . . . . . 79
Bewerbungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Bewerbung als Marketingleiterin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Bewerbung um einen Ausbildungsplatz als Optiker . . . . . . . . 83Bewerbung als Fonotypistin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Bewerbung als Fremdsprachensekretärin . . . . . . . . . . . . . . . 85
7Inhalt
Bewerbung für eine Stelle im Außendienst . . . . . . . . . . . . . . 86Bewerbung als Heizungstechniker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Bewerbung als Kosmetikerin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88„Blind“Bewerbung um eine Stelle im PRBereich . . . . . . . . . 89Bewerbung als Speditionskauffrau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Bewerbung für ein Praktikum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Bewerbung um ein TraineeProgramm . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Bewerbung als Werkzeugmacher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Lebenslauf einer Schulabgängerin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Lebenslauf eines Bäckers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Lebenslauf eines Hochschulabgängers . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Danksagungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Danksagung fürs Blumengießen und Haushüten . . . . . . . . . . 99Dankschreiben für die Beschaffung eines Ferienjobs . . . . . . . 100Danke für einen besonders guten Nachhilfeunterricht . . . . . . 101Dankschreiben für ein schönes Hochzeitsgeschenk I . . . . . . . 102Dankschreiben für ein schönes Hochzeitsgeschenk II . . . . . . 103Dankschreiben für die Überraschungsparty . . . . . . . . . . . . . 104Danke für einen schönen Abend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Einladungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Private Einladung zur Cocktailparty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Einladung zur betrieblichen Weihnachtsfeier . . . . . . . . . . . . 108Einladung zur Mitgliederversammlung eines Vereins . . . . . . 109Einladung einer Galerie zu einer Vernissage während einer Messe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Einladung zu einer Geschäftseröffnung . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Einladung zur Verlobungsfeier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Empfehlungsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Empfehlungsschreiben für eine Putzfrau . . . . . . . . . . . . . . . . 113Empfehlungsschreiben für eine Haushälterin . . . . . . . . . . . . 114Empfehlungsschreiben für einen Babysitter . . . . . . . . . . . . . . 115
Entschuldigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Ein verspäteter Ostergruß . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
8 Inhalt
Verspätete Geburtstagsgrüße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Entschuldigungsbrief an einen Freund wegen einer Überreaktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Entschuldigungsbrief an eine Freundin . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Entschuldigung an einen Freund wegen eines vergessenen Termins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Antwort auf ein Beschwerdeschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . 122Entschuldigungsbrief eines Reisebüros . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Antwort auf eine Reklamation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Entschuldigungsbrief eines Vorgesetzten an seinen Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Entschuldigung an einen Vorgesetzten . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Briefe zu Geburt & Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Glückwünsche an die Freundin zur Geburt einer Tochter . . . 127Brief zur Geburt eines Kindes an Bekannte, Freunde und Verwandte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Brief der Eltern an die Großeltern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Brief an die Kollegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Glückwünsche zur Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Zusage zu einer Einladung zur Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132Einladung zu einer Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Danksagung nach einer Taufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Glückwünsche an den „frisch gebackenen“ Vater . . . . . . . . . 135
Geburtstagsbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Geburtstagsbrief der Tochter an ihre 75jährige Mutter . . . . . 136Geburtstagsbrief des Sohnes an seinen 65jährigen Vater . . . . 137Geburtstagsbrief eines Sohnes, der zum Geburtstag seines Vaters nicht anreisen kann . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Geburtstagsbrief der Tochter an ihre Mutter I . . . . . . . . . . . . 139Geburtstagsbrief der Tochter an ihre Mutter II . . . . . . . . . . . . 140Glückwünsche für die verschiedenen Sternzeichen: Geburtstagsbrief an einen Widder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Geburtstagsbrief an einen Stier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
9Inhalt
Geburtstagsbrief an einen Zwilling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Geburtstagsbrief an einen Krebs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Geburtstagsbrief an einen Löwen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Geburtstagsbrief an eine Jungfrau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Geburtstagsbrief an eine Waage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Geburtstagsbrief an einen Skorpion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Geburtstagsbrief an einen Schützen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Geburtstagsbrief an einen Steinbock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Geburtstagsbrief an einen Wassermann . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Geburtstagsbrief an einen Fisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Genesungswünsche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Brief an eine Freundin im Krankenhaus . . . . . . . . . . . . . . . . 154Brief an einen an Masern erkrankten Freund . . . . . . . . . . . . . 155Brief an einen Kollegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Vor einer Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Genesungswunsch an die Oma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Gratulations- und Glückwunschschreiben . . . . . . . . . . . . . . . 159Kurze Glückwünsche zur Hochzeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Glückwünsche zur Hochzeit eines Kollegen . . . . . . . . . . . . . 161Glückwünsche an ein Brautpaar, das schon länger zusammengelebt hat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Glückwünsche zum Hochzeitstag an den Partner, die Partnerin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Grüße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Grüße an die Eltern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Urlaubsgrüße an die Kollegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Grüße an die Oma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Grüße an eine Urlaubsbekanntschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Grüße an eine entfernte Tante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Korrespondenz rund um Hotel & Urlaub . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Minderung des Reisepreises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172Reservierung eines Zimmers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Reiserücktritt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
10 Inhalt
Reservierung eines Campingplatzes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Zimmeranfrage mit vorbereiteter Antwort I . . . . . . . . . . . . . 176Zimmeranfrage mit vorbereiteter Antwort II . . . . . . . . . . . . . 177Anfrage Fremdenverkehrsamt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Jubiläumsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Gratulationsschreiben zum 10. Mitarbeiterjubiläum mit Einladung zur Feierstunde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Gratulationsschreiben zum 25. Firmenjubiläum . . . . . . . . . . 180
Schreiben zu Kommunion, Konfirmation und Firmung . . . . . 181Glückwunsch zur Konfirmation I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Glückwunsch zur Konfirmation II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Danksagung für die Konfirmationsgeschenke . . . . . . . . . . . . 183Absage einer Einladung zur Kommunion . . . . . . . . . . . . . . . 184Absage auf eine Einladung zur Konfirmation . . . . . . . . . . . . . 185Gratulation zur Firmung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Danksagung nach der Firmung für die Geschenke . . . . . . . . . 187
Kondolenzbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Kondolenzbrief an die Familie eines verstorbenen Nachbarn 192Kondolenzbrief an die Ehefrau eines verstorbenen Geschäftspartners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193Ein Mitglied des Vorstands ist gestorben . . . . . . . . . . . . . . . . 194Die Frau eines Mitarbeiters ist gestorben . . . . . . . . . . . . . . . . 195Die Tochter eines Nachbarn ist verstorben . . . . . . . . . . . . . . . 196
Kündigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Kündigung eines Versicherungsvertrages . . . . . . . . . . . . . . . 198Kündigung des Arbeitsverhältnisses wegen Arbeitsplatzwechsels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198Kündigung eines Zeitschriftenabonnements . . . . . . . . . . . . . 199Fristlose Kündigung eines Mitarbeiters . . . . . . . . . . . . . . . . . 200Kündigung eines Mietvertrages wegen unzulässigen Verhaltens des Mieters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Kündigung einer Versicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
11Inhalt
Mahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2031. Mahnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Zahlungserinnerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2061. Mahnung: allgemeine Erinnerung I . . . . . . . . . . . . . . . . . 2071. Mahnung: allgemeine Erinnerung II . . . . . . . . . . . . . . . . . 2081. Mahnung: humorvolle Erinnerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2092. Mahnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2102. Mahnung: Ködern Sie den Kunden mit günstigen Konditionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2112. Mahnung: Berechnung von Mahngebühren und Lieferstopp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212TeilzahlungsAngebot und Mahngebühren . . . . . . . . . . . . . . 213
Motivationsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Motivationsbrief an alle Mitarbeiter zum Firmenjubiläum . . . 215Motivationsbrief nach dem Tod des Firmenchefs . . . . . . . . . . 216
Neujahrsgrüße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217Neujahrsbrief an einen Geschäftskollegen . . . . . . . . . . . . . . . 218Neujahrsgrüße an einen guten Freund . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Vorgezogene Neujahrsgrüße . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220Neujahrsgruß an eine Mitarbeiterin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Neujahrsgrüße an eine Geschäftspartnerin . . . . . . . . . . . . . . 222
Osterbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Ein fröhliches Osterfest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Fröhliche Ostern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Mitteilungen über Preiserhöhungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Mitteilung über eine Preiserhöhung eines Papierlieferanten an seine Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Information über eine Preiserhöhung einer Spedition an ihre Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Pressemitteilungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Pressemitteilung I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Pressemitteilung II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230Pressemitteilung III . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
12 Inhalt
Pressemitteilung/Begleitschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Pressemitteilung/Anschreiben und Text in einem . . . . . . . . . 232
Reklamationsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Reklamation einer Falschlieferung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234Reklamation bei Kauf eines Gegenstandes mit zugesicherter Eigenschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235Antwort auf Reklamationsschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Schriftwechsel mit der Schule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Entschuldigung für ein Schulkind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Anmeldung wegen Umzugs in eine andere Stadt . . . . . . . . . . 238Befreiung vom Religionsunterricht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Verbesserung der Aufsicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Sonstige Briefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Strafanzeige bei der Polizei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Dienstaufsichtsbeschwerde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Verschiebung eines Zeugentermins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Spendenaufrufe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244Spendenaufruf für eine Wohltätigkeitsveranstaltung . . . . . . . 244Spendenaufruf für eine Geldspende an ein Kinderheim . . . . . 245
Schreiben rund um die Steuer und das Finanzamt . . . . . . . . . . 246Einspruch gegen einen Steuerbescheid mit Begründung . . . . 246Antrag auf beschleunigte Bearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Einspruch gegen einen Steuerbescheid . . . . . . . . . . . . . . . . . 248Bitte um Fristverlängerung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Rücknahme eines Einspruchs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Schriftverkehr während des Studiums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250Anfrage zur Immatrikulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250Benachrichtigung wegen Nichtteilnahme an einer Klausur . . 251
Korrespondenz beim Umzug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252Einweihungsparty nach einem Umzug . . . . . . . . . . . . . . . . . 253Mitteilung über die neue Geschäftsadresse . . . . . . . . . . . . . . 254Neue Privatadresse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Neue Telefonnummer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
13Inhalt
Vereinsbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Begrüßung eines neuen Mitglieds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Mitgliederrundschreiben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258Rundschreiben zur Beitragserhöhung . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259Kündigung der Vereinsmitgliedschaft . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Schriftwechsel mit Versicherungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Inanspruchnahme einer Reisekostenrücktrittsversicherung . . 261Inanspruchnahme einer Krankenhaustagegeldversicherung . . 262Änderung der Bezugsberechtigung in einer Lebensversicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Weihnachtsbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264Weihnachtsbrief der Eltern an ihre Kinder . . . . . . . . . . . . . . 265Vorweihnachtsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266Weihnachtsbrief an einen guten Kunden . . . . . . . . . . . . . . . . 267Kurzer Weihnachtsbrief an einen Arbeitskollegen . . . . . . . . . 268Weihnachtskarte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Werbebriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Werbebrief eines Tagungshotels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Werbebrief für ein Seminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
Schreiben rund um Wohnung und Miete . . . . . . . . . . . . . . . . . 272Haustierhaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272Anfrage Parkplatzvermietung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Kündigung einer Garage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Beschwerde an den Vermieter I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Beschwerde an den Vermieter II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Zwischenbescheide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Zwischenbescheid für eine Chefsekretärin . . . . . . . . . . . . . . 276Zwischenbescheid für eine Bürokauffrau . . . . . . . . . . . . . . . . 277Zwischenbescheid für einen Maschinenschlosser . . . . . . . . . 278
14 Inhalt
100 Tipps von A bis Z für die korrekte Briefform . . . . . 279
Anglizismen . . . . . . . . . 279Abkürzungen . . . . . . . . 279Absätze . . . . . . . . . . . . . 280Anführungszeichen . . . 280Anlagevermerk . . . . . . . 281Anrede . . . . . . . . . . . . . 282Anschriften, Ausland/
Auslandsanschriften. . 295Anschriften, Inland/
InlandAnschriften . . 296Anschriftfeld . . . . . . . . 297Aufzählungen . . . . . . . . 300
Berufsbezeichnungen . . 300Betreff . . . . . . . . . . . . . 300Bezüglich . . . . . . . . . . . 301Bezugszeichenzeile . . . . 301Bindestrich . . . . . . . . . . 302Briefanfang . . . . . . . . . 302Briefbogen . . . . . . . . . . 303Briefende . . . . . . . . . . . 303Briefmarken . . . . . . . . . 305Bruchstrich . . . . . . . . . 305
c/o . . . . . . . . . . . . . . . . 306Computer . . . . . . . . . . . 306
Datum . . . . . . . . . . . . . 307Diktatzeichen . . . . . . . . 307DIN 5008 . . . . . . . . . . . 308
DIN 676 . . . . . . . . . . . . 308Doktor . . . . . . . . . . . . . 309Durchwahlnummern . . 309
Einrücken . . . . . . . . . . 309EMails . . . . . . . . . . . . . 309EMailAdressen . . . . . . 310Etiketten . . . . . . . . . . . . 310
Faksimile . . . . . . . . . . . 310Fax . . . . . . . . . . . . . . . . 311Fettschrift . . . . . . . . . . . 311Firma . . . . . . . . . . . . . . 311Folgeseiten . . . . . . . . . . 312Fragezeichen . . . . . . . . 312Freistempler . . . . . . . . . 312Fremdwörter . . . . . . . . 312Füllwörter . . . . . . . . . . 313
Gästebuch . . . . . . . . . . 313Gedankenstrich . . . . . . 314GegenZeichen . . . . . . . 315Grußformeln . . . . . . . . 315
Handschrift . . . . . . . . . 316Herr/Herrn . . . . . . . . . 316Hervorhebungen . . . . . 316
i. A. . . . . . . . . . . . . . . . 317IBAN . . . . . . . . . . . . . . 317
15Inhalt
Ich . . . . . . . . . . . . . . . . 317Informationsblock . . . . 318
Klammern . . . . . . . . . . 319
Länderkennzeichen . . . . 319Länge eines Briefes . . . . 319
Nach Diktat verreist . . . 320
Ortsteilnamen in Inlandsanschriften . . 320
Persönlich . . . . . . . . . . 321Postfachnummern . . . . 322Postleitzahlen . . . . . . . . 322ppa. . . . . . . . . . . . . . . . 322Professor . . . . . . . . . . . 323Promille und
Prozentangaben . . . . 323PS: . . . . . . . . . . . . . . . . 323Punkt . . . . . . . . . . . . . . 324
Rechenzeichen . . . . . . . 324Rechtschreibung . . . . . 325
Satzzeichen . . . . . . . . . 325Schrift . . . . . . . . . . . . . 325Schriftart, Schriftgrößen 326Seitennummerierung . . 326Seitenränder . . . . . . . . . 327Sperren . . . . . . . . . . . . 327
Telefax . . . . . . . . . . . . . 327Titel . . . . . . . . . . . . . . . 328
Uhrzeitangaben . . . . . . 328Unterschrift . . . . . . . . . 329Unterstreichungen . . . . 329
i. V. . . . . . . . . . . . . . . . 330Versendungsvermerk . . 330Verteiler . . . . . . . . . . . . 331
Währungszeichen und Münzbezeichnungen 332
Zahlen . . . . . . . . . . . . . 333Zeilenabstand . . . . . . . . 335Zu Händen . . . . . . . . . . 336
Register . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
16
Einleitung
Die Zeiten ändern sich – heißt es so schön.Und tatsächlich: Sei es der Baustil, das Autodesign oder auch die Mode; fast alles ist einem rapiden Änderungsprozess unterworfen. Gerade in den letzten Jahren, in den Zeiten von Smartphone, EMails und Internet, hat sich so einiges geändert. Doch die Korrespondenz, der Briefstil, ist häufig so wie vor 50 Jahren. Floskeln wie „Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat“ – „Für heute verbleiben wir“ stehen für verstaubte, altmodische nicht mehr zeitgemäße Korrespondenz. Veralteter Briefstil ist umständlich und langatmig. Häufig wird er aus dem falschen Verständnis heraus angewandt, dass ein Brief nur so höflich verfasst sein könne. Doch dies ist ein Irrtum, wie dieses Buch aufzeigen wird.Was kennzeichnet die zeitgemäße Korrespondenz? Ist es wirklich so wichtig, andere Formulierungen als die bisherigen zu verwenden? Vor allem: Man hat sich doch so herrlich daran gewöhnt. Eine Umorientierung, das Schreiben von „anderen“ Briefen, kostet doch nur Zeit und bringt sonst gar nichts. Oder doch?Um zu verdeutlichen, wie wichtig es ist, den alten Korrespondenzstil „über Bord zu werfen“, bedarf es einer prinzipiellen Erkenntnis. Die Korrespondenz, mit der sich dieses Buch beschäftigt, ist eine zeitgemäße und keine moderne Korrespondenz. Denn „modern“ beinhaltet, dass es sich um einen Trend handelt, der, wie eine Moderichtung, wieder vorübergeht. Zeitgemäße Korrespondenz aber bedeutet, dass die Zeit, in der wir leben, es erfordert, sich für einen anderen Briefstil zu entscheiden.Wenn Sie die Entwicklung in den Medien, Fernsehen und Presse, betrachten: Der Trend geht hin zu kurzen Meldungen, „appetitlich“ aufbereitet, damit die Informationsaufnahme leichter fällt.
17Einleitung
Kein Wunder also, wenn lange Briefe, die sich möglicherweise sogar über zwei Seiten erstrecken, nur ungern oder gar widerwillig gelesen werden. Eine Ausnahme bilden natürlich private, handgeschriebene Briefe.Denken Sie doch nur einmal an die Geschäftspost, die Sie erhalten. Sie öffnen den Briefumschlag und heraus fällt ein mehrseitiges Schreiben. Lesen Sie diesen Brief von vorne bis hinten durch? Oder versuchen Sie vielmehr, das Schreiben zu überfliegen, um so an die wichtigsten Informationen zu gelangen?Stehlen Sie Ihren Korrespondenzpartnern nicht länger ihre Zeit mit langen Briefen und umständlichen Formulierungen. Verstecken Sie Ihre Nachricht/Information nicht in schwer verständlichen Satzkonstruktionen. Erleichtern Sie den Empfängern Ihrer Korrespondenz, alles Wesentliche schnell zu erfassen.Die Kunst besteht darin, einen floskelfreien und dennoch höflichen Brief zu schreiben. Viele Schreiber haben erkannt, dass man Dinge besser direkt anspricht, anstatt „um den heißen Brei herum zu reden“. Doch leider bleibt die Atmosphäre des Briefes dabei auf der Strecke. Er hört sich abgehackt, ja geradezu militärisch an.Kürzen Sie deshalb Ihre Korrespondenz nicht um jeden Preis auf die wesentlichsten Formulierungen zusammen, sondern versuchen Sie, Floskeln zu ersetzen.Auf den folgenden Seiten finden Sie als „Einstieg“ einen OriginalGe schäftsbrief, ein OriginalFax und eine EMail.
338
Register
Abkürzung 279Abmahnung 21Abonnements 199Absage 24, 32, 33, 40, 41, 42,
184, 185 – auf eine Bewerbung 24, 37 – eines geschäftlichen Termins
35 – im Einkauf 26 – nach einem Vorstellungs
gespräch 43 – von Einladung und Termin 26
Absatz 280Anfrage 47, 48, 49, 50, 51 – Fremdenverkehrsamt 178
Anführungszeichen 280Angebot 28, 29, 52, 54, 55,
56, 79Angebotsschreiben 53Anglizismen 279Anlagevermerk 281Anrede 282Anschriftfeld 297Antrag 247Antwort 122, 124Arbeitslos 68Arbeitsplatz, Alkohol am 23Arbeitsplatzwechsel 198Arbeitsvertrag 22
Aufsicht 239Aufzählung 300
Babysitter 115Bank 57Beanstandung 59Begleitschreiben 231Behörde 61, 64Beileidsbrief 189, 190Beitragserhöhung 259Berufsbezeichnung 300Beschwerde 72, 274Beschwerdebrief 69Beschwerdemanagement 116Beschwerdeschreiben 73, 122Bestätigung 76, 79Bestätigungsschreiben 75Betriebsfest 157Betriebsprüfung 67Bewerber 43Bewerberin 43Bewerbung 80, 81 – Absagen 24 – als Fonotypistin 84 – als Fremdsprachensekretärin
85 – als Heizungstechniker 87 – als Kosmetikerin 88 – als Marketingleiterin 82
339Register
– als Speditionskauffrau 91 – als Werkzeugmacher 94 – für eine Stelle im Außendienst
86 – für ein Praktikum 92 – um einen Ausbildungsplatz
als Optiker 83 – um ein TraineeProgramm 93
Bewerbungsschreiben 80Bezüglich 301Bezugszeichenzeile 301Bindestrich 302„Blind“Bewerbung 89Briefanfang 302Briefbogen 303Briefende 303Briefmarken 305Bruchstrich 305Bürokauffrau 277
c/o 306Computer 306
Dank 105Dankesbrief 98Dankeswort 98Danksagung 98, 99, 183, 187Dankschreiben 103, 104 – für die Beschaffung eines
Ferienjobs 100 – für ein schönes Hochzeits
geschenk 102
Datum 307Deutsche Post AG 296Dienstaufsichtsbeschwerde 242Diktatzeichen 307DIN 296DINEmpfehlungen 296DIN 5008 308DIN 676 308Doktor 308, 309Duden 296
Einladung – einer Galerie 110 – private 107 – zur betrieblichen Weihnachts
feier 108 – zur Geburtstagsparty 31 – zur Mitgliederversammlung
109EMail 309EMailAdressen 310Einladung 106, 111, 112, 133Einrücken 309Einspruch 63, 248, 249Einweihungsparty 253Eltern 129Empfehlung 307Empfehlungsschreiben
113, 114, 115Entschuldigung 116, 121, 126Entschuldigungsbrief
116, 119, 120, 123, 125Etiketten 310
340 Register
Faksimile 310Falschlieferung 234Fax 311Fehlverhalten 21Fettschrift 311Finanzamt 246Firma 311Firmenjubiläum 180, 215Firmung 181, 186, 187Fisch 152Folgeseite 312Fragezeichen 312Freistempler 189, 312Fremdwort 312Fristlose Kündigung 200Fristverlängerung 249Führungskraft 125Füllwort 313
Garage 273Gästebuch 313Geburt 128Geburt & Taufe 127Geburtstag 138Geburtstagsbrief 136 ff.Geburtstagsgruß 118Gedankenstrich 314GegenZeichen 315Geldspende 245Genesungsschreiben 153Genesungswunsch 153, 158Geschäftsadresse 254Geschäftseröffnung 111, 159
Gesprächstermin 77Glückwunsch 127, 131, 135,
141, 182 – zur Hochzeit 160, 161
Glückwunschbrief 136Gratulation 159, 186Gratulations und Glückwunsch
schreiben 159Gratulationsschreiben
160, 180Gruß 164, 167, 169Grußformeln 315Haftpflichtversicherung 198
Handschrift 316Handwerker 74Handwerksbetrieb 74Haushälterin 113, 114Herr/Herrn 316Hersteller 71Hervorhebungen 316Hochzeit 159Hochzeitstag 163Hotel & Urlaub 170
i. A. 317i. V. 330Ich 317Immatrikulation 250Informationsblock 318
Jubiläumsschreiben 179Jungfrau 146
341Register
Kartensperrung 58Kaufvertrag 235Kindergeld 64Klammern 319Klausur 251Kollegen 130Komma 319Kommunion 181Konditionen 211Kondolenzbrief 188, 193Konfirmation 181, 182Konfirmationsgeschenk 183Krankenhaus 153, 154Krankenhaustagegeld
versicherung 262Krebs 144Kreditinstitut 58Kündigung 198, 260, 273 – eines Mietvertrages 201 – fristlose 200
Kündigungsschreiben 197
Länderkennzeichen 319Länge eines Briefes 319Lebenslauf – einer Schulabgängerin 95 – eines Bäckers 96 – eines Hochschulabgängers 97
Lebensversicherung 263Lieferstopp 212Liefertermin 30, 75Löwen 145
Mahngebühr 212, 213Mahnung 203, 204, 205, 208 ff.Messe 110Miete 272Minderung 172Mitarbeiter 126Mitgliederrundschreiben 258Mitgliederversammlung 109Motivationsbrief 215, 216Motivationsschreiben 214Münzbezeichnungen 332
Nachbar 70Nach Diktat verreist 320Nachhilfeunterricht 101Nachrichtenagenturen 228Neujahrsbrief 218Neujahrsgruß 217, 219, 220, 221Nichtteilnahme 251Nummer 320
Öffentlichkeitsarbeit 270Operation 157Ordnungsamt 73Ortsteilnamen 320Osterbrief 223Osterfest 223Ostergruß 117Ostern 224
Papierlieferanten 226Parkplatzvermietung 273
342 Register
Partyservice 72Personalchef 80persönlich 321Platzreservierung 175Postfachnummern 322, 333Postleitzahlen 322, 334ppa. 322PRBereich 89Preiserhöhung 225, 226, 227Pressemitteilung 228, 229,
230, 231, 232Privatadresse 255Professor 323Promille und Prozentangabe
323Punkt 324Putzfrau 113
Rang 283Rechenzeichen 324Rechnungsabschluss 59Rechtschreibung 325Rechtsschutzversicherung 202Reisekostenrücktritts
versicherung 261Reisevertrag 174Reklamation 124, 234, 235Reklamationsschreiben
233, 236Religionsunterricht 239Rentenauskunft 65
Reservierung 173, 175Reservierungsbestätigung 171Rundschreiben 259
Satzzeichen 325Schrift 325Schriftart, Schriftgrößen 326Schriftverkehr 57Schule 237Schulkind 237Schützen 149Seitennummerierung 326Seitenränder 327Seminar 271Skorpion 148Sonderurlaub 68Sparkassen 57Spedition 227Spendenaufruf 244, 245Sperren 327Sperrung einer Kredit oder
Scheckkarte 58Stand 283Steinbock 150Sternzeichen 141Steuer 246Steuerbescheid 63, 246, 248Steuererklärung 62Stier 142Strafanzeige 241Studium 250
343Register
Taufe 131, 132, 133, 134TeilzahlungsAngebot 213Telefax 327Telefonnummer 256, 334, 335Terminbestätigung 77, 78Titel 283, 328
U. A. w. g. 27Uhrzeitangabe 328Umzug 238, 252, 253Umzugsparty 253Unpünktlichkeit 22Unterschrift 329Unterstreichung 329Urlaub 170Urlaubsbekanntschaft 168Urlaubsgruß 166
Vereinbarung 76Vereinsbriefe 257Vereinsmitgliedschaft 260Verlobungsfeier 112Vermieter 274Vernissage 110Versendungsvermerk 330Versicherung 202, 261Versicherungsvertrag 198
Verteiler 331Vorgesetzte 125, 126Vorweihnachtsbrief 266
Waage 147Währungszeichen 332Wassermann 151Weihnachten 265Weihnachtsbrief 264, 267, 268Weihnachtsfeier 108Weihnachtskarte 269Werbebrief 270, 271Werbung 240Widder 141Wohltätigkeitsveranstaltung 244Wohnung 272
Zahlen 333Zahlungserinnerung
205, 206, 207Zeilenabstand 335Zeugenladung 243Zeugentermin 243Zimmeranfrage 176, 177Zimmerreservierung 173Zwilling 143Zwischenbescheid 276, 277, 278
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Die Autoren: Claudia Marbach ist seit 1995 Trainerin für Kommunika-
tion und organisation. Sie hat viele Fachbücher veröffentlicht und ist die
Chefredakteurin des Sekretärinnen-handbuchs und des Sekretärinnen-
BriefeManagers. Die Korrespondenz gehört zu ihren Spezialthemen.
Eike hovermann ist Geschäftsführer der „akademie für Sekretariat und
Büromanagement“, Trainer und Dozent in der Erwachsenenbildung,
Mitglied der DIN-Kommission und autor zahlreicher veröffentlichungen
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