EFFEKTIVE TEAM- UND PROJEKTARBEIT MIT

CENIT EIM IT-TAG

13.06.2013

TOBIAS KNOCHEJOACHIM MARTENS

AGENDA

1. ÜBERBLICK ALFRESCO1. ÜBERBLICK ALFRESCO

2. ANWENDUNGSFÄLLE2. ANWENDUNGSFÄLLE

01.07.2013COPYRIGHT CENIT AG // WWW.CENIT.DE

3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT

4. AUSBLICK PROJEKTSITE4. AUSBLICK PROJEKTSITE

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AGENDA

1. ÜBERBLICK ALFRESCO1. ÜBERBLICK ALFRESCO

2. ANWENDUNGSFÄLLE2. ANWENDUNGSFÄLLE

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4. AUSBLICK PROJEKTSITE4. AUSBLICK PROJEKTSITE

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HINTERGRUNDINFOS ZU

KEY FACTS

� größter rein privater Open Source Anbieter der Welt

� Hauptsitz in Maidenhead, UK

� 2005 gegründet / ca. 300 Mitarbeiter

� 4 Mio. Downloads aus der Alfresco Community

7 Mio. Anwender verwalten 3,3 Mrd. Dokumente

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� 7 Mio. Anwender verwalten 3,3 Mrd. Dokumente

� 3.000 Kunden (Unternehmen) in 180 Ländern

„DEPARTMENTAL UND ENTERPRISE PRODUKTE“* ALS KOMMERZIELLE SOFTWARE

� mit kommerziellem Support und

� Erweiterungen für das Unternehmensumfeld (z.B. Cluster-Fähigkeit)

* KEINE LIZENZKOSTEN, SONDERN LAUFENDE GEBÜHREN FÜR PFLEGE & SUPPORT (JÄHRLICHE SUBSKRIPTION)

ALFRESCO ALS ECM-PLATTFORM

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2. ANWENDUNGSFÄLLE2. ANWENDUNGSFÄLLE

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ERFOLGREICHE PROJEKTE

01.07.2013COPYRIGHT CENIT AG // WWW.CENIT.DE 8Quelle: GPM und PA Consulting

ERFOLGREICHE PROJEKTE

� Projekte werden von Menschen bearbeitet

� Menschen arbeiten in Projekten als Team zusammen

� Die Teamarbeit / Projektarbeit funktioniert umso besser…

� …je besser Kommunikation und Zusammenarbeit organisiert sind

� Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten basieren zum � Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten basieren zum großen Teil auf Dokumenten wie Verträgen, Plänen, Listen, Tabellen, Berichten, Beschreibungen, Formularen,…

© CENIT

Organisation der Kommunikation & Zusammenarbeit dort wo dieProjektbeteiligten Dokumente verwalten: im ECM-System

Alfresco‘s Kernfunktionalitäten sind Dokumentenmanagement und Kollaboration,die Sie für erfolgreiche Projektarbeit nutzen

� „Organisation & Kommunikationin Unternehmen und Projekten“

� Nutzung von Sites als Team- / Projektraumfür die Zusammenarbeit

� Nutzung eines Systems statt verschiedenen Servern& persönlichen Ordnern für alle Daten, Dokumente & Formate

ANWENDUNGSFÄLLE(1)

� Eine („Google–like“) Suche für schnelles Finden / Erweiterte Suche für gezielteres Suchen

� „Einfaches Finden von Experten / Kompetenzen / Ideen z.B. im Innovationsmanagement“

– Konsolidierung / „Finden“ von Ideen und Verbesserungsvorschlägen

– Transparenz des Ideenfindungsprozesses� Nutzung von Blogs , Kommentaren zu Dokumenten,

Einsatz von „Ideen“-Wikis, Verwendung von Rating- und Feedback-Mechanismen

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� „Zugriff auf Ihre Daten – überall & jederzeit“ � Nutzung der freien Apps von Alfresco für iOS- und

Androidgeräte für den mobilen Zugriff auf Daten

� „Bereitstellung von Daten über die Cloud“� Schnell und unkomplizierte Einbindung von Externen

(Mitarbeiter, Partner, Kunden, Bewerber,…)

� „Elektronische Workflows zur „Optimierung der Zusammenarbeit““

ANWENDUNGSFÄLLE(2)

� „Elektronische Workflows zur „Optimierung der Zusammenarbeit““� Nutzung der vorkonfigurierten + leicht bedienbaren Workflows in Alfresco

� „Einfache & mobile (Projekt-) Akten“� Schneller Zugang zu allen Dokumenten und Aufgaben einer Akte mit Alfresco Workdesk, Office

Workdesk (aus Office heraus!) & Mobile Workdesk

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AGENDA

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2. ANWENDUNGSFÄLLE2. ANWENDUNGSFÄLLE

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4. AUSBLICK PROJEKTSITE4. AUSBLICK PROJEKTSITE

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STRUKTUR MIT ALFRESCO

Kollaboration

ErstellenBearbeitenKommentierenLiken…

Ordnerstruktur Metadaten

TitelStatusTyp…

0.1 1.0 2.0

Volltext

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HRFIBU MARKETINGIT …UNTERNEHMEN

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ABTEILUNG

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SITESITE

PROJEKT

SITESITE

Archiv

ANWENDUNGSSZENARIO FREIGABEPROZESS

Archiv

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Status=QS ���� Status=Final

PDF-Dokument soll freigegeben werden.

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2. ANWENDUNGSFÄLLE2. ANWENDUNGSFÄLLE

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AUSBLICK PROJEKTSITE� Abbildung, Kontrolle und Steuerung von Aufgaben:

– Import der Aufgaben, z.B. aus csv um Datenpflege auch über z.B. Excel oder anderen Tools zu ermöglichen

– Abbildung der Aufgaben im Projekt als Aufgabenliste

– Zeitmanagement: Aufgabenlisten enthalten Meilensteine

– Projektsteuerung: Meilensteine werden im Projektkalender angezeigt

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AUSBLICK PROJEKTSITE� Abbildung, Kontrolle und Steuerung von Aufgaben:

– Projektkontrolle: Verpasste Meilensteine in einem eigenen Bereich angezeigt

– Aufgabenverteilung: Mit Erstellung einer Aufgabe ist die Zustellung der Aufgaben an Bearbeiter über Workflow möglich

– Fortschrittsüberwachung: Erstellen von Aufgaben, Änderung des Bearbeiters ist in den Aufgabenliste- & Aktivitäten-Dashlets ersichtlich

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AUSBLICK PROJEKTSITE

Projektpostkorb: Zentrale Ablage der im Projekt relevanten E-Mails

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WIE GEHT’S WO WEITER….

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VIELEN DANK!VIELEN DANK!

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JOACHIM MARTENSAccount Manager Alfresco

+49 (711) 78 25 39 38

j.martens@cenit.de

CENIT AGIndustriestraße 52-54D-70565 Stuttgart

TOBIAS KNOCHESenior Consultant ECM-Alfresco

+49 (2102) 55115 28

t.knoche@cenit.de

CENIT AGKaiserswerther Straße 115D-40880 Ratingen