Kompendium
Kompendium
Mirko Schrempp (Hg.)
Business Solutions l Management l Administration l Development
MULTIPLE OPTIONS
Entscheidung zwischen Of� ce 365 und On-PremiseDRESSCODE
Zutritt nur für MitgliederSOCIAL BUSINESS
Online Business Move
Dual Use
Mirko Schrempp (Hg.)
Multiple OptiOns
Entscheidung zwischen Office 365 und On-Premise
DresscODe
Zutritt nur für MitgliedersOcial Business
Online Business Move
Dual Use
Band 5
Inhalt
Business Solutions
Management
Arbeit fließt durch die Cloud 10Browserbasierte Workflow-Modellierung mit Nintex for Office 365Enrico Knapp und Fabian Moritz
TITELTHEMA Office 365 – eine Dateninsel? 19SharePoint-Online-Integration mit und ohne Programmierung Frank Daske
CRM überall 28CRM mit SharePoint – On-Premise, Office 365, SaaS, gehostet und mobil Rüdiger Gros
TITELTHEMA Die Qual der Wahl 44Die Entscheidung zwischen Office 365, Azure und On-Premise Patrick von der Heydt
Wirtschafts darwinismus 56Agilität ist nur ein Anfang der Überlebensstrategie Uwe Friedrichsen
Interne Power 67Schritt für Schritt zum SharePoint-Intranet Jasmin Reith
TITELTHEMA Hybride Umgebungen 75SharePoint in der Cloud und On-Premise – Gemeinsam sind wir starkBernd Malter, Sebastian Aufleiter, Ralf Günther und Robert Plesske
Digitale Akte 89Akte 2.0 für integrierte und effiziente ArbeitsprozesseDr. Michael Bark
Inhalt
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Administration
Development
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Die Qual der Wahl
Die Entscheidung zwischen Office 365, Azure und On-Premise
Patrick von der Heydt
Responsive Webdesign 96Möglichkeiten und Grenzen bei der Umsetzung von Responsive Webdesign mit SharePoint 2013Fabian Moritz und Ronny Dyscher
TITELTHEMA Suche zwischen zwei Welten 110Hybridszenarien zur Suche zwischen SharePoint On-Premise und OnlineNicki Borell
SharePoint ganz praktisch 118SharePoint-API für serverseitige ObjektmodelleMarc André Zhou
TITELTHEMA Bidirektional in wenigen Schritten 132Aufbau einer hybriden SharePoint-UmgebungDennis Gaida
Zutritt nur für Mitglieder 141SP 2013 mit dem IBM Security Access ManagerSebastian Gerling und Jan Rauchfuss
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Hg. Mirko SchremppSharePoint Kompendium Band 5: Dual UseISBN: 978-3-86802-305-3 © 2014 Software & Support Media GmbH Eine Publikation des Windows Developer
in Kooperation mit entwickler.press
Bibliografische Information Der Deutschen BibliothekDie Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der DeutschenNationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internetüber http://dnb.ddb.de abrufbar.
Ihr Kontakt zu Verlag und Redaktion:Software & Support Media GmbHWindows DeveloperDarmstädter Landstraße 10860598 FrankfurtTel: +49 (0)69 630089-0Fax: +49 (0)69 [email protected]://www.windowsdeveloper.de Redaktion: Mirko Schrempp, Judith LungstraßKorrektorat/Schlussredaktion: Nicole Bechtel, Jennifer Diener, Frauke PeschSatz: meat* – concept and designTitelbild: @iStockphoto.com/ArtyFree Alle Rechte, auch für Übersetzungen, sind vorbehalten. Reproduktionjeglicher Art (Fotokopie, Nachdruck, Mikrofilm, Erfassung auf elektronischenDatenträgern oder andere Verfahren) nur mit schriftlicher Genehmigungdes Verlags. Jegliche Haftung für die Richtigkeit des gesamtenWerks, kann, trotz sorgfältiger Prüfung durch Autor und Verlag, nichtübernommen werden. Die im Kompendium genannten Produkte, Warenzeichenund Firmennamen sind in der Regel durch deren Inhaber geschützt.
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Editorial
Liebe Leserinnen und Leser,SharePoint ist nicht mehr gleich SharePoint – oder doch? Und wenn nicht, was macht den Unterschied. Diesen und anderen Fragen fühlt diese Ausgabe unter dem Titel „Dual Use von SharePoint“ auf den Zahn. Denn inzwischen gibt es SharePoint als „normale“ On-Premise-Lösung und mit SharePoint Online in Office 365 als Software-as-a-Service-Angebot. Man kann SharePoint also wie gewohnt auf dem eigenen Server
installieren oder dem aktuellen Trend folgend aus der Cloud beziehen. Die Schwerpunktartikel diskutieren die Vor- und Nachteile beider Ange-bote und zeigen, wie sie zusammenspielen, für welchen Einsatzzweck die einzelnen Varianten geeignet sind und welche Möglichkeiten eine hybride Nutzung bietet. In der Summe ergibt sich so ein Kriterienkatalog, der Ihnen hilft, eine Entscheidung für die eine oder andere Lösung bzw. die richtige Kombination aus beiden zu fällen.
Die Entwicklung von Cloud-Lösungen schreitet voran und damit die Erwartung von Mitarbeitern, Kunden und Partnern, die Vorzüge zu nutzen. Innovationen, neue Geschäftsmodelle und Serviceangebote werden daher zunehmend im Cloud-Umfeld zu finden sein. Hier gilt es, eine Balance zwischen den eigenen Möglichkeiten, den richtigen Da-tenschutzaspekten und den Anforderungen des Markts zu finden. Die geschickte „zweifache Nutzung“ von SharePoint bietet hier die Voraus-setzung, das Beste aus beiden Welten zu verbinden.
In eigener SacheAbonnenten des SharePoint Kompendiums können die Inhalte auch als iPad- oder An droid-Ausgabe lesen. Mit der Abonnentennummer freischal-ten und ohne Zusatzkosten nutzen. Auch der Kauf einzelner Ausgaben ist in den Apps möglich. Detaillierte Hinweise zu den neuen Apps erhalten Sie unter: http://windowsdeveloper.de/elektronische-versionen-sp/.
Mirko Schrempp, Redakteur SharePoint Kompendium
Kommentare zum neuen Format, Anregungen zu den Themen und Ideen sind uns immer willkommen unter: [email protected]
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Business Solutions
Arbeit fließt durch die Cloud 10Browserbasierte Workflow-Modellierung mit Nintex for Office 365Enrico Knapp und Fabian Moritz
Office 365 – eine Dateninsel? 19SharePoint-Online-Integration mit und ohne ProgrammierungFrank Daske
CRM überall 28CRM mit SharePoint – On-Premise, Office 365, SaaS, gehostet und mobilRüdiger Gros
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Nintex for Office 365
Browserbasierte Workflow-Modellierung mit nintex for Office 365
Arbeit fließt durch die Cloud Enrico Knapp und Fabian Moritz
Im September 2013 hat Nintex seine Produktfamilie erwei-tert und mit Nintex Workflow eines seiner erfolgreichsten Produkte auch für Office 365 veröffentlicht. Nachdem die App nun von vielen Nutzern getestet wurde und Praxiser-fahrungen gesammelt wurden, wird es höchste Zeit für ein erstes Resümee.
Nintex-Freunde mussten ein wenig Geduld aufbringen, bis einer der größten Drittanbieter für SharePoint und Office 365 seine Stecken-pferde Nintex Workflow und Nintex Forms in die Office-365-Platt-form überführt hat. Ende September 2013 war es dann so weit: Nintex Workflow for Office 365 und Nintex Forms for Office 365 wurden als Vollversion im SharePoint Store verfügbar gemacht. Die bisherigen Key Features rund um SharePoint, Exchange und Lync Online bekom-men damit gute Gesellschaft von leistungsstarken und einfach zu be-dienenden Workflow-Modellierungswerkzeugen. Vergleichbar mit der
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Nintex for Office 365
On-Premise-Variante, setzt Nintex auf eine browserbasierte Bearbei-tung von Workflows und einfach anpassbare Workflow-Bausteine, so genannte Workflow Aktionen – das war zu erwarten. Worin bestehen aber die Unterschiede zu den On-Premise-Versionen? Worauf müssen Workflow-Experten derzeit noch verzichten? Und welche neuen Fea-tures hat Nintex Workflow for Office 365 im Gepäck? Doch fangen wir erst einmal ganz von vorne an…
Was ist Nintex Workflow for Office 365?SharePoint bietet sowohl in lokalen Installationen als auch in der Cloud eine mächtige und vielseitig einsetzbare Workflow-Plattform zur Abbil-dung von papierlosen Geschäftsprozessen aller Art. Workflows lassen sich üblicherweise über den SharePoint Designer gestalten und veröffent-lichen. Nintex nutzt in seinen Workflow-Produkten die von SharePoint bereitgestellte Architektur, verzichtet dabei aber auf ein eigenes, client-basiertes Modellierungswerkzeug. Alle Workflows lassen sich direkt über den Browser modellieren.
Für den Anwender hat das den Vorteil, dass er sich nicht mit den vielen weiteren Funktionen des SharePoint Designers und dessen teils sperrigen Masken auseinandersetzen muss. Auch kann er auf eine breit gefächerte Palette von Aktionen zurückgreifen, die die Möglichkeiten des SharePoint Designers deutlich übertrifft. Zudem lassen sich Nintex Workflows um weitere benutzerdefinierte Aktionen erweitern. Für den Administrator bieten die Nintex Workflows die Möglichkeit, einzelne Aktionen nur bestimmten Nutzern und Nutzergruppen zur Verfügung zu stellen oder sogar ganz zu verbieten.
Nintex hat eine weltweite Partnerlandschaft. Wer Unterstützung bei der Planung, Umsetzung oder Schulung benötigt, findet meist in seinem regionalen Umfeld einen geeigneten Partner [1]. Die Praxis hat bewie-sen, dass sich die direkten Kunden in der Regel schnell mit den Model-lierungswerkzeugen von Nintex zurechtfinden und der Einstieg in diese Technologie so mit eher geringen Projektkosten verbunden ist – zumin-dest bei einfachen Prozessbildern.
Wie kann ich Nintex Workflow in meiner Office-365-Website installieren?Nintex Workflow for Office 365 wird, genauso wie andere Apps, über den SharePoint Store erworben. Ist es einmal in einer SharePoint-Online-Website aktiviert, erhalten Sie automatisch Aktualisierungen und neue
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Nintex for Office 365
Funktionen, genauso wie in SharePoint Online selbst. Manuelle Aktuali-sierungen und Wartungsarbeiten entfallen vollständig.
Um Nintex Workflow for Office 365 zur eigenen SharePoint-Online-Webseite hinzuzufügen, muss diese aus dem Store geladen werden. Hier-für kann im SharePoint Store wahlweise nach Nintex Workflow for Office 365 oder der App-ID „WA104114857“ gesucht werden.
Mit dem Hinzufügen der App ändert sich für Sie zunächst gar nichts, außer dass Nintex Workflow mit Ihrem SharePoint Online Tenant ver-bunden wird. Dadurch besteht von nun an die Möglichkeit, von jeder SharePoint-Online-Website aus die Nintex-Workflow-App hinzuzufü-gen (Abb. 1).
Abb. 1: Nintex Workflow for Office 365 wird als App bereitgestellt
Erst mit dem Hinzufügen der Nintex-App in einer einzelnen SharePoint-Website treten die Nintex Workflows für den Anwender in Erscheinung. Doch dazu später mehr.
Was kostet mich Nintex Workflow for Office 365?Nintex bietet seine Office-365-Workflow-Lösung auf Basis eines jähr-lichen Abonnements an. Die tatsächlichen Kosten sind von der Anzahl der Benutzer im Tenant abhängig. Je 100 Benutzer muss ein Paket zu 180 Euro pro Jahr gebucht werden. Das gleiche Lizenzmodell gilt übri-gens auch für das Produkt Nintex Forms for Office 365.
Wer in die Funktionen von Nintex Workflow reinschnuppern möchte, dem bietet sich die Möglichkeit, die Workflows mit vollem Funktions-
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Nintex for Office 365
umfang für 30 Tage zu testen. Hierfür kann die App einfach zur eigenen SharePoint-Online-Webseite hinzugefügt werden. Beim Öffnen des Nin-tex Workflow Designers informiert ein Dialog über die noch verbleiben-den Tage, bis eine Lizenzierung notwendig wird (Abb. 2).Lässt man die Zeit verstreichen, werden die Workflows deaktiviert und der Workflow Designer ist nicht mehr nutzbar. Es ist allerdings immer noch möglich, die Workflows und den Designer durch eine nachträgliche Lizenzierung zu reaktivieren, ohne Daten zu verlieren.
Abb. 2: Nintex bietet seine Workflow-Lösung mit einer 30-tägigen Testphase an
Wie kann ich Nintex Workflow for Office 365 nutzen?Auch in Office 365 verfolgt Nintex mit seiner Workflow-Lösung vor allem ein Ziel: Workflows sollen schnell und ohne zusätzliche Soft-ware über den Browser modelliert und angepasst werden können. Da-bei sollen sich die Workflows durch klar angezeigte Verzweigungen und verständliche Symbole weitgehend selbst erklären. Ähnlich wie in der On-Premise-Version stehen auch hier zwei Workflow-Typen zur Verfügung:
1. Listen-Workflows arbeiten mit Elementen bzw. Dokumenten aus einer bestimmten Liste oder Bibliothek. Sie können z. B. beim Erstel-len oder Ändern von Elementen in Listen ausgeführt werden. List Workflows eigenen sich damit etwa für Genehmigungsprozesse oder für die Verarbeitung von Metadaten eines Elements der Liste.
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Nintex for Office 365
2. Website-Workflows arbeiten beispielsweise mit Informationen aus mehreren Listen oder und bilden übergeordnete Prozesse mit Informationen der aktuellen Website ab. Diese Workflows wer-den typischerweise dazu eingesetzt, regelmäßige Aufräumarbei-ten auszuführen (z. B. Information an Nutzer mit ausgecheckten Dokumenten). Sie können auch alle Benutzer einer Website über Neuigkeiten informieren oder Informationen über mehrere Listen hinweg aktualisieren.
Wer bereits mit den Nintex-Workflow-Varianten für lokale Installa-tionen Erfahrung hat, wird sich schnell in der Lösung für Office 365 zurechtfinden. Nach dem Hinzufügen der App zu einer SharePoint-Web-seite integrieren sich die Nintex Workflows direkt in den SharePoint Rib-bon von Listen und Bibliotheken (Abb. 3).
Abb. 3: Nintex Workflow for Office 365 integriert sich direkt in den SharePoint Ribbon
Ein Klick auf das Nintex-Symbol bringt den Benutzer direkt in den ge-wohnten grafischen Designer (Abb. 4). Nur die leicht veränderte Dar-stellung der Workflow-Aktionssymbole sowie der kryptische URL im Browser lassen erahnen, dass unter der Haube einiges passiert ist, um den Herausforderungen einer Cloud-Anwendung zu begegnen.
Auch in der SharePoint-Online-Version der Nintex Workflows stehen die üblichen Aktionen für die Abbildung von Prozessen zur Verfügung. Workflows lassen sich mit Bedingungen und Schleifen ausstatten, können Elementeigenschaften auslesen und bearbeiten und bieten die Möglichkeit, Benutzern Aufgaben zuzuweisen. So lassen sich Klassiker von Freigabeworkflows bis hin zu komplexen Berech-nungen über Workflows in SharePoint Online genauso einfach abbil-den wie in On-Premise-Installationen. Darüber hinaus ist es möglich, Daten von externen Quellen über Web Services einzubinden und sie so in eigenen Workflows zu verwenden. Über diesen Weg lassen sich beispielsweise auch lokale Informationen aus dem Active-Directory-
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Nintex for Office 365
Verzeichnisdienst in SharePoint-365-Workflows nutzen. Weitere Ak-tionen ermöglichen die Erstellung und Bearbeitung von Elementen in anderen SharePoint-Online-Websites des Unternehmens oder die In-teraktion mit Diensten wie Yammer und Twitter.Wer über die Standardfunktionen hinausgehen möchte, bekommt im Nintex Store eine ganze Reihe weiterer so genannter Action Packs zur Integration von Exchange Online, OneDrive und vielen weiteren Diens-ten (Abb. 5).
Abb. 4: Über den Designer lassen sich neue Workflows modellieren
Genauso wie in On-Premise-Installationen lassen sich frühere Versi-onen eines Workflows jederzeit einsehen und wiederherstellen. Über Import-/Export-Funktionen können Workflows gesichert und ggf. ver-teilt werden.
