DOBRICK + WAGNER SOFTWAREHOUSE GMBH

Partner der Sozialwirtschaft seit 1987

DOBRICK + WAGNERSOFTWAREHOUSE GMBH

Am Anfang steht das VertrauenSeit 1987 entwickelt und implementiert die DOBRICK + WAGNER SOFTWAREHOUSE GMBH Softwarelösungen für soziale Einrichtungen.

Bundesweit nutzen bereits über 600 Einrichtungen erfolgreich VIA-S, das Verwaltungs-, Informations- und Abrechnungs-System.

Die angebotenen Softwareprodukte und Dienst- leistungen umfassen das gesamte Anforderungs- spektrum, das einzelne hilfeerbringende Einrich-tungen, aber auch Träger mit breiten Angebots-portfolios benötigen. Dies gilt sowohl für statio-näre als auch ambulante Einrichtungen der Alten-, Behinderten-, Kinder- und Jugendhilfe.

DOBRICK + WAGNER ist bestens mit den Anforde-rungen, Prozessen und Strukturen der Sozialwirt-schaft vertraut. Mitarbeiter aus den Bereichen Bera-tung und Support besitzen langjährige Erfahrungen im Bereich der hilfeerbringenden Einrichtungen.

Der soziale Markt wird auch zukünftig ständigen Änderungen, teils von Gesetzgeberseite, teils aus Marktanforderungen heraus, unterworfen sein. Die Entwicklungsabteilung und der Support reagieren sehr schnell auf Veränderungen, so dass jede Ein-richtung sicher sein kann, stets mit einer Software zu arbeiten, welche allen aktuellen Anforderungen gewachsen ist.

DOBRICK + WAGNER bietet Ihnen mehr als nur ein Softwarepaket: Eine fortwährende Unterstüzung, Begleitung und Hilfestellung sind selbstverständ-lich. Von der ersten Kontakt- bzw. Angebotsphase bis zur Implementierung der auf Ihre Bedürfnisse angepassten Software, unterstützen Sie die Fach-berater in betriebswirtschaftlichen und organisato-rischen Fragen.

Die Grundsätze der Firmenphilosophie von DOBRICK + WAGNER sind Kontinuität, Innovation, Qualität und Service mit dem Ziel, eine hohe Kun-denzufriedenheit zu erreichen.

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Kinder- und Jugendheim

Stationäre WohnformenTagesstruktur

Interne und externe Tages-

strukturen

Wohnungs- losenhilfe

Ambulante Dienste

Pflegeheim

Komplex- einrichtungen

VIA-SVIA-SSoftwarelösungen für soziale Einrichtungen

WohnheimSenioren- betreuung

Schulen, Kindergärten,

KiTas

WfbM

Freizeit- & Familienunter-

stützung

Offene HilfenFamilien-

entlastender Dienst

Betreutes Wohnen

Namhafte Einrichtungen setzen auf VIA-SDas größte Kapital von DOBRICK + WAGNER sind zufriedene Kunden. Zu diesen zählen namhafte Einrich-tungen der großen Wohl-fahrtsverbände wie z. B. Lebenshilfe, Arbeiterwohl-fahrt, Diakonische Werke, Caritasverbände usw.

Viele Träger und Einrich-tungen haben DOBRICK + WAGNER ihr Vertrauen ge-schenkt und sind seit vielen Jahren zufriedene Kunden.

Damit Zeit für das Wesentliche bleibt – den Menschen.

Das oberste Ziel: Kundenzufriedenheit

BBW / BFW Umweltwerkstatt

Sozialstation

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Individualität im Vordergrund

Damit sich der Anwender den Anforderungen der Zukunft stellen kannVIA-S bietet Ihnen nicht nur eine einfache Standard- lösung. Gemeinsam mit den Mitarbeitern in Ihrer Ein-richtung erarbeitet DOBRICK + WAGNER die opti-male Lösung für das Tagesgeschäft. Speziell auf Ihre individuellen Anforderungen werden die ein-zelnen Programme innerhalb der jeweiligen Sach-gebiete eingestellt. Das System wird schlüssel- fertig eingerichtet, so dass Sie nach den Schulungen direkt mit VIA-S arbeiten können

VIA-S ist als modulare Lösung konzipiert und be-steht aus einer Vielzahl von Standardbausteinen, welche man zu einer genau auf Ihre Einrichtung zugeschnittene Lösung zusammensetzen kann. Spätere Erweiterungen sind jederzeit möglich.

Das System deckt alle spezifischen Besonderheiten der einzelnen Bundesländer ab. Ganz gleich, wo sich Ihre Einrichtung befindet - Sie können sicher sein, dass alle regionalen Kriterien der Kostenträger be-rücksichtigt werden.

Die wirtschaftlichen und arbeitstechnischen Anfor-derungen, denen sich soziale Einrichtungen heute stellen müssen, werden immer höher. Gleichzeitig müssen Entscheidungen immer schneller getrof-fen werden. VIA-S trägt dazu bei, der Geschäftslei-tung entsprechende Entscheidungshilfen zu er-möglichen.

VIA-S, die modulare Softwarelösung für soziale Einrichtungen, stellt ein umfassendes Leistungspaket bereit, mit dem die unterschiedlichsten Anforde-rungen abgedeckt werden können.

DOBRICK + WAGNER berät Sie individuell und zu-verlässig, um eine passgenaue Lösung mit Ihnen gemeinsam zu erarbeiten.

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Eine Softwarelösung für alle BereicheVIA-S verbessert Ihre Arbeitsabläufe, schafft Trans-parenz und spart somit Kosten und Zeit.

Es erfüllt die hohen Anforderungen der Leistungs-abrechnung in allen Formen des Sozialwesens.

Speziell für Werkstätten für Menschen mit Behinde-rung wurde die Lohn- bzw. Entgeltabrechnung mit ihren Besonderheiten entwickelt.

Durch die angeschlossene Betreuungs-, Verlaufs- und Pflegedokumentation wird das Erfassen, Beauskunften und Auswerten von Daten optimiert und vereinfacht. Der Betreuungsprozess wird effi-zient unterstützt.

Die Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft und Fertigungsorganisation unterstützen in den Be-reichen Verkauf, Einkauf, Lagerhaltung und Produk-tion - unabhängig von der Größe Ihrer Einrichtung.

Alle Sachgebiete berichten an ein modernes und leistungsfähiges Rechnungswesen. Hiermit bieten sich hervorragende Controlling- und Berichtsmög-lichkeiten, um tagesaktuell über die wirtschaftliche Situation Ihrer Einrichtung informiert zu sein.

Mit Hilfe des Auswertungsgenerators können übersichtliche Listen aus allen Sachgebieten selbst erzeugt werden.

Die in VIA-S integrierte Personalwirtschaft unter-stützt Sie bei der Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter sowie der Personalkosten- und Stellenplanung.

Den optimalen Personaleinsatz erreichen Sie mit der vollautomatischen Dienstplanung, die auf verschie-dene Schichtsysteme angepasst werden kann.

Das übergreifende Dokumentenmanagement er-leichtert die Ablage und Archivierung aller Doku-mente aus unterschiedlichen Sachgebieten.

Weitere InformationenAuf den nachfolgenden Seiten erhalten Sie einen Kurzüberblick über alle VIA-S Sachgebiete. Bei Interesse geben wir Ihnen gern umfangreiche Soft-warebeschreibungen zu einzelnen Themen, die Sie kostenlos und unverbindlich über unsere Kontakt-seite unter www.dobrick-wagner.com oder telefo-nisch anfordern können.

R3 Leistungsabrechnung

A3 Auftragsbearbeitung

F5 Finanzbuchhaltung

P0 Personalwirtschaft

N3 Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung

A5 Materialwirtschaft und Fertigungsorganisation

B3 Anlagenbuchhaltung

PEP Dienstplanung

D4 Dokumentation

G3 Auswertungsgenerator

K5 Kostenrechnung

DMS Archivierung und Doku- mentenmanagement

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Zusammenspiel der Softwaremodule

Kosten- rechnung

VIA-SVIA-SSoftwarelösungen für soziale Einrichtungen

Klienten- verwaltung

(Gruppenbuch)

Material- wirtschaft

(Interne Anforderungen)

Anmeldung u. Auslieferung des Bedarfs

Verrechnung Kostenstellen

Verrechnung Eigenbedarf/Klient

Integration der SachgebieteDie einzelnen Sachgebiete in VIA-S greifen ineinan-der und übermitteln die eingegebenen Daten an die Stellen, die sie benötigen. Informationen stehen zeit-nah den jeweiligen Sachbearbeitern zur Verfügung - ob Betreuer bzw. Pfleger, Buchhalter, Einkäufer oder Controller. Mittels einer umfangreichen Berech-tigungssteuerung bestimmen Sie, welcher Mitarbei-ter auf sensible Daten zugreifen darf.

Durch die zentrale Datenverwaltung werden Mehr-facherfassungen auf ein absolutes Minimum redu-ziert und dadurch Zeit gespart.

Beispiel „Interne Anforderungen“Am Beispiel des Moduls „Interne Anforderungen“ sehen Sie einige Vorteile der automatischen Daten-weitergabe.

Ob in einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung mit angeschlossenem Wohnbereich oder in einem Pflegeheim - in jedem Bereich einer sozialen Ein-richtung fallen Materialanforderungen an, die un-kompliziert und kostensparend abgewickelt werden müssen.

Über die Bildschirmmaske „Gruppenbuch“ in der Klientenverwaltung kann der Eigenbedarf der Be-wohner und des Wohnheims bearbeitet werden.

Durch die Kopplung mit der Materialwirtschaft wird auf vorhande Bestände zurückgeriffen - andernfalls wird automatisch ein Bestellvorschlag von VIA-S generiert.

Ausgelieferte Anforderungen der Bedarfsstelle kön-nen den entsprechenden Kostenstellen im Rech-nungswesen belastet werden. Die Abrechnung der individuellen Bewohneranforderungen kann über die VIA-S Eigengeldverwaltung (Taschengeld) ab-gewickelt werden.

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Dienstleistung & Schulung

Beratung und WorkshopsBei Einführung von VIA-S müssen Arbeitsabläufe geprüft und die optimale Systemkonfiguration er-arbeitet werden. Die Moderation der Workshops inkl. Erarbeitung der notwendigen Aktivitäten erfolgt durch DOBRICK + WAGNER.

Auf Basis der von Ihnen ausgefüllten Checklisten (Ist-Analyse) wird das auf Ihre Einrichtung ange-passte Sollkonzept erarbeitet. Hierbei erhalten Ihre Mitarbeiter organisatorische als auch fachliche Un-terstützung, um eine ideale Abstimmung Ihrer Ab-läufe und VIA-S zu erreichen.

DOBRICK + WAGNER steht auch nach Neueinfüh-rung von VIA-S weiterhin beratend zur Seite. Die Softwareapplikationen werden stetig weiterentwi-ckelt, damit Ihre Prozesse auch in der Zukunft opti-mal unterstützt werden. Um Vorteile für Ihre tägliche Arbeit erschließen zu können, bietet DOBRICK + WAGNER eine Potenzialanalyse zur Ermittlung von Optimierungsbedarf in Ihrer Einrichtung an. Hier-zu werden vor Ort Ihre aktuellen Ist-Prozesse auf-genommen und auf Basis einer idealen Software- unterstützung neue Soll-Prozesse ermittelt und im-plementiert.

ProjektmanagementDOBRICK + WAGNER unterstützt als direkter An-sprechpartner Ihre Projektleitung bei der Koordina-tion der Abläufe der involvierten Fachbereiche. Dies beinhaltet unter anderem die Erstellung von Projekt-plänen mit genauer Terminierung von einzelnen Pro-jektzielen.

Individuelle SchulungenVIA-S Schulungen qualifizieren Ihre Mitarbeiter im Tagesgeschäft Arbeitsabläufe zu optimieren. Un- sere Berater unterstützen Sie mit projektbegleiten-den Schulungen, die bei Ihnen vor Ort oder im Hau-se von DOBRICK + WAGNER durchgeführt und auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt wer-den.

Von der Grundlagenschulung über die Intensiv-schulung bis hin zur Auffrischungsschulung er-halten Anwender praktische Tipps bei der Anwen-dung der Software und bekommen Workflows für ihre tägliche Arbeit aufgezeigt. Die Systemschu-lung ist speziell für Administratoren ausgerichtet, um VIA-S optimal in Ihre EDV-Landschaft zu inte-grieren.

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Klientenverwaltung - Leistungsabrechnung

Die Klientenverwaltung - Das Herz von VIA-SDie Klientenverwaltung von VIA-S bildet die Organisa-tionsstruktur Ihrer Einrichtung ab. Sie dient zur Abrech-nung von Leistungen der Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung, der Pflegeversi-cherung, Behandlungspflege, Kinder- und Jugend- hilfe sowie anderer Leistungen hilfeerbringender Einrichtungen.

Im Leistungsprofil werden alle mit den Kostenträgern und Klienten vereinbarten Leistungen mit ihren Be-sonderheiten hinterlegt, ganz gleich ob nach SGB V, SGB IX, SGB XI, SGB XII oder sonstige Leistungen erbracht werden.

Die Benutzeroberfläche gewährleistet durch ein-fache Bedienung ein schnelles und effizientes Arbeiten. Ein integrierter Aufnahme- und Verle-gungsassistent stellt sicher, dass alle abrechnungs-relevanten Daten erfasst werden.

Das Personenzentralbild ermöglicht die Verwaltung umfangreicher Informationen zum Klienten für die Lohn- und Leistungsabrechnung sowie die integrier-bare Dokumentation.

Jeder angelegte Klient und Kostenträger wird auto-matisch im VIA-S Rechnungswesen als Unterdebi-tor übernommen.

Wesentliche Funktionenintelligenter Assistent zur Aufnahme und Verlegung von KlientenAmbulant Betreutes Wohnen (Abrechnung von Fachleistungsstunden)automatische ÄnderungsmitteilungenTerminüberwachung (Anbindung MS Outlook)Erfassung unterschiedlichster An- und Abwesen-heiten (abrechnungsrelevant oder informell)Zentrales AdressmanagementEssensverwaltungintegrierte Miet- und NebenkostenabrechnungGruppenbuchHauswirtschaft / Interne AnforderungenDokumentenverwaltungleistungsfähige Eigengeldverwaltung (mit Anbindung an das VIA-S Rechnungswesen)vollautomatische Rückrechnungumfangreiche Auswertungen & Statistiken z. B. Belegungsplanung/-statistik, Leistungsstatistik, Erlösverprobung und Prüfung der Refinanzie-rung, Pflegetagesstatistiken usw.individuell gestaltete Auswertungen / DashboardErstellung von Datenträgern zur Abrechnung von Heil- und Hilfsmitteln (§ 302 SGB)optional: elektronische Rechnungsübergabe an KostenträgerKommunikationsserver für die mobile Leistungs-erfassungListengeneratorelektronische Klientenakte (ELC)

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Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung

Alle Besonderheiten der Lohn- bzw. Entgelt- abrechnung rundum integriertMit der VIA-S Lohnabrechnung, die jährlich von der ITSG zertifiziert wird, sind Sie bestens für die spezi-ellen Anforderungen von Werkstätten für Menschen mit Behinderung ausgestattet.

Sie profitieren vom direkten Datenaustausch mit der VIA-S Leistungsabrechnung, dem Rechnungs-wesen oder der Betreuungsdokumentation. Perso-nenstammdaten müssen nur einmal erfasst werden und stehen den abrechnungsrelevanten Sachgebie-ten sofort zur Verfügung. Das gilt auch für Daten wie Abwesenheiten oder Essensteilnahmen. Nachträg-liche Änderungen lösen automatisch tagesgenaue Rückrechnungen aus.

Bei Menschen mit Behinderung, die in einem ange-schlossenen Wohnheim wohnen, werden Heimko-stenbeiträge automatisch berechnet und beim Ent-gelt berücksichtigt.

VIA-S ermittelt die fiktiven Sozialversicherungsbei-träge. Durch den elektronischen Versand der SV- Meldungen sowie Elster und ELStAM sparen Sie große Mengen Papier und Ordner.

Wesentliche Funktionenelektronischer Versand der Sozialversicherungs-meldungen, Beitragsnachweise, elektronischer Zahlungsverkehr (SEPA), Lohnsteuerbeschei-nigung (Elster), elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM)Abwesenheiten von einzelnen Personen oder Gruppenfrei definierbare Be- und AbzugsartenDefinition von Basislohn und SteigerungsbetragLohnermittlung gemäß Leistungsstufe, Tariftabelle und Lohnbewertung aus der Dokumentation sowie individuellen FormelnBerücksichtigung von Arbeitsförderungsgeld, Essensgeld und Heimunterbringung, Fahrt- kosten und EinmalzahlungenUrlaubsverwaltung mit personenbezogener JahresübersichtErmittlung fiktiver SV-BeiträgeIntegration in die Leistungsabrechnung, Dokumentation und das RechnungswesenKlienten-Einrichtungszuordnung auf Arbeitsgruppenebenechecklistengesteuerte Lohnermittlung und AbrechnungLohnsteuerjahresausgleichautomatische Erzeugung der Zahlungsträger (SEPA)Anpassung gemäß SP III – HEGA 06/2010automatische Rückrechnung

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Dokumentation in der Behindertenhilfe

Transparent und lückenlosIm Mittelpunkt der Dokumentation stehen die Betreu-ungsdokumentation mit der individuellen Förder- und Maßnahmenplanung und die Verlaufsdoku-mentation, in der sämtliche Vorgänge bezogen auf den Klienten, per Tagesdatum und Uhrzeit festge-halten werden können.

Durch die Integration der Dokumentation in die Be-reiche Klientenverwaltung / Leistungsabrechnung und Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung werden Ihre Verwaltungsprozesse transparenter und optimal unterstützt.

Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohn- und Ar-beitsstätte können aus der Tourenplanung direkt zur Abrechnung an die Klientenverwaltung durchge-reicht werden. Daten aus der Klientenverwaltung, wie Adresse, Betreuer, Ärzte, Kostenzusagen, Angaben zum Kostenträger oder zur Krankenkasse stehen direkt in der Dokumentation zur Verfügung und müs-sen dort nicht noch einmal erfasst werden.

Ergebnisse aus der individuellen Lohnbewertung können automatisch in die Steigerungsbeträge der Lohnabrechnung einfließen.

Wesentliche FunktionenBaukastensystem je nach Anforderungsprofil der hilfeerbringenden EinrichtungFörder- und MaßnahmenplanungGruppenbuch (Erfassung von Abwesenheiten, Verläufen, Terminen, Arbeitszeiten, Leistungs-nachweisen etc. sowie diverse Übersichten)frei gestaltbare BildschirmseitenKurs- und Angebotsverwaltung mit integriertem RessourcenmanagementTerminverwaltung und -überwachungTourenverwaltung für Fahrten zwischen Wohn- und ArbeitsstättePlanung und Protokollierung von FachausschusssitzungenPersonalbemessung für stationäre Einrichtungenindividuelle Lohnbewertung (für WfbM)Hilfeplanverfahren (ITP, THP, LVR, IBRP, HMB, HEB, ICF u.a.)Galerien zur Erstellung individueller BildschirmseitenKontaktpersonen/Adressmanagementumfangreiche statistische Auswertungen und Listengeneratorelektronische Klientenakte (ELC)

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Dokumentation in der Altenhilfe

Transparent und lückenlosIm Mittelpunkt der Dokumentation stehen die Pflegedokumentation mit dem medizinischen/ pflegerischen Schwerpunkt und die Verlaufsdoku-mentation, in der sämtliche Vorgänge bezogen auf den Klienten, per Tagesdatum und Uhrzeit festge-halten werden können.Durch die Integration der Dokumentation in die Be-reiche Klientenverwaltung / Leistungsabrechnung werden Ihre Verwaltungsprozesse transparenter und optimal unterstützt.

Wesentliche FunktionenBaukastensystem je nach Anforderungsprofil der hilfeerbringenden Einrichtungstrukturierte Informationssammlung (SIS)PflegeplanungGruppenbuchfrei gestaltbare BildschirmseitenKurs- und Angebotsverwaltung mit integriertem RessourcenmanagementTerminverwaltung und -überwachungElektronische Klientenakte (ELC)

Pflegeprozessmanager mit QualitätsmanagementAls Zusatzmodul zur Dokumentation hilft Ihnen der QiA® Prozessmanager den Überblick zu behalten. Um den gestiegenen Anforderungen an die Pflege

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und Dokumentation sowie den Forderungen nach einem Qualitätsmanagementsystem gerecht zu wer-den, unterstützt Sie der Prozessmanager bei der Durchführung und Bewertung der Pflege.

Prozessführung basierend auf PDCA-ZyklusInfosammlung (Anamnese, Biografie, Bewohner- integration, Betreuung und Vollmachten, Ärzte/Therapien, Erkrankungen, Medizinische Erhe-bung, AVO, Diagnosen, Medikation, u.a.)Umsetzung aller Expertenstandards des DNQPPflege- und Leistungsplanung, Leistungs- erfassung, Pflegebericht, PflegevisiteSchmerzeinschätzung NRS/BESDMDK konformAssistenz bei der Pflegedokumentation (über 1000 Formulierungshilfen für Probleme, Maßnahmen, Ressourcen und Ziele)Auditchecklisten zur Überprüfung der relevanten ProzesseWundmanagement von der Ersteinschätzung bis zum kompletten Wundverlauf mit integrierter FotodokumentationQiA® Ergebniscontroller: Ergebnisqualität in der Altenhilfe messen und bewertenRisikenmanager (erkennen und kommunizieren)Pflegestufenmanager (Abgleich Pflegeplanung / Soll-Ist)bestätigte Zertifizierungsreife nach DIN EN ISO 9001:2008 (mit integriertem Handbuch)

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VIA-S mobile / VIA-S KommunikationsserverMit der mobilen Lösung von VIA-S erfassen Sie Da-ten, wo sie entstehen.

In vielen Einrichtungen (insbesondere der ambu-lanten Pflege) erleichtert eine mobile Lösung zur Da-tenerfassung die tägliche Arbeit. Die Leistungserfas-sung und Dokumentation kann überall und zeitnah erfolgen. Nichts wird vergessen und die zeitaufwän-dige Nacherfassung von Handaufzeichnungen an stationären PC gehört der Vergangenheit an.

VIA-S mobile ermöglicht eine ortsungebundene Leistungserfassung, Dokumentation sowie einen Leistungsnachweis für:

stationäre Einrichtungen (SGB IX, SGB XI)ambulant betreutes Wohnen (SGB IX)

Datenerfassung immer und überallDie Datenerfassung erfolgt „offline“, d. h. der Mitar-beiter ist nicht auf eine permanente Internetanbin-dung angewiesen. Alle Informationen zum Klienten sind jederzeit griffbereit. So ist sichergestellt, dass auch in Gebieten ohne Netzabdeckung die Daten mobil erfasst werden können.

Nach Rückkehr in die Einrichtung werden die aufge- nommenen Daten über den VIA-S Kommunikations-server mit dem zentralen Datenbestand synchro-nisiert und stehen auch der Verwaltung z. B. für die Abrechnung zur Verfügung.

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Datenerfassung einfach und schnellDie VIA-S Bedienoberfläche führt durch den Leis-tungserfassungs- und Dokumentationsprozess und gewährleistet eine systematische, lückenlose Daten- eingabe. Im Zuge der Dokumentation können auch klientenbezogene Mitteilungen an Kollegen und Vorgesetzte generiert werden, die sofort nach der Synchronisation ihre Empfänger erreichen. Das Er-gebnis ist eine vollständige und zeitnahe Dokumen-tation.

Ihre Vorteile auf einen BlickZeitersparnis und verbesserte Qualität der DokumentationOffline-Datenerfassung (ohne Internetanbindung)automatische Datensynchronisationverkürzte Eingabezeiten am PCpapierlose Dokumentationeffizienteres Arbeiten dank Zeitersparnis in der Administrationschnelle, einfache und intuitive Bedienungkurze Einarbeitungszeit

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Auftragsbearbeitung / PPS

Komfortabel und flexibelDas VIA-S Produktions-, Planungs- und Steuerungs-system (PPS) ist flexibel einsetzbar und auf die Be-sonderheiten von Werkstätten für Menschen mit Be-hinderung ausgerichtet.

VIA-S bietet eine komfortable Verwaltung von Kun-den-, Artikel- und Lieferantenstamm. Der Anwen-der wird bei der Bearbeitung der Aufträge von der Angebotsverwaltung über die Auftragskalkulation, Fertigungssteuerung und Lagerführung bis hin zur Fakturierung und Weiterleitung an das VIA-S Rech-nungswesen unterstützt.

Ein umfangreiches Programm zur Fertigungskal- kulation unterstützt Sie bei der Angebotserstellung. Im weiteren Workflow werden diese Daten automa-tisiert weitergeben, so dass Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen schnell und einfach erstellt werden können.

Aufträge können sowohl als Einzel- oder Dauerauf-träge als auch Rahmenverträge (Kontrakte) bear-beitet und abgewickelt werden.

Durch die fortwährende Bestandserfassung mit Zu- und Abgängen wird eine permanente Inventur ge-währleistet. Fehlmengen fallen schneller auf und können vermieden werden.

Wesentliche FunktionenKunden- und Lieferantenverträgemehrstufige StücklistenverwaltungMehrlager- und Lagerplatzverwaltungoptionale Erweiterung: dynamische (chaotische) LagerbestandsführungAngebots-, Auftrags-, Rechnungs- und LieferscheinverwaltungFertigungs-/AngebotskalkulationBestellwesenEingangsrechnungsverwaltung und KontrolleLieferantenbewertungpermanente InventurChargenführungVertreterdaten, ProvisionsabrechnungRetourenverwaltungKundenbeanstandungen (8D-Report)LadehilfsmittelverwaltungWebshop-AnbindungThekenverkaufVerwaltung interner AnforderungenKundenbeziehungsmanagement (CRM)maschineller AuftragsimportFertigungssteuerungKapazitätsplanung aus der KlientenverwaltungVerkaufs- und EinkaufsstatistikenTop-Zahlenumfangreiche Beauskunftungen

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Rechnungswesen

Die LeistungenDas VIA-S Rechnungswesen wurde speziell für den individuellen Bedarf von sozialen Einrichtungen entwickelt. So können in der Finanzbuchhaltung im Rahmen der integrierten Unterdebitorenbuch- haltung, offene Posten bis hin zum Mahnwesen und Buchungen nach Kostenträgern oder Klienten bear-beitet und beauskunftet werden.

Abrechnungsbereiche (Buchungskreise) ermögli-chen eine flexible Steuerung von GuV, Bilanzen und Auswertungen. Somit können auch komplexe Ein-richtungsstrukturen innerhalb eines Mandanten der Finanzbuchhaltung umfassend abgebildet werden.

Wesentliche FunktionenFinanzbuchhaltung

mandantenfähigUnterdebitorenbuchhaltungEinzel- & KonzernbilanzenVerwaltung von OrganschaftenFührung von AbrechnungsbereichenBankenclearingdiverse Import-SchnittstellenKassenbücherLiquiditätsüberwachung/-planungautomatisierter Zahlungsverkehr (SEPA)Projektverwaltung mit Haupt- & Unterprojektenflexibles Berichtswesen

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interne Dokumentenablagekontextabhängige Kommentarfunktionoffene Postenführung (auch stichtagsbezogen)Berücksichtigung der Grundsätze ordnungs-mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der Pflegebuchführungsverordnung (PBV)

Kostenrechnungflexible Plankostenrechnungmaschinelle, mehrstufige und zurücknehmbare Umverteilung mit HistorieGuV nach Kostenarteninnerbetriebliche LeistungsverrechnungWirtschaftspläneBezugsgrößenkalkulationPflegesatz Vor- und NachkalkulationDatenexport nach MS Excel und zu externen ControllinginstrumentenKennzahlen

AnlagenbuchhaltungAbschreibungsvorschauBelegverwaltungBaubuchStandortverwaltungServiceverträge/-berichteZuschussverwaltung mit SonderpostenauflösungErmittlung von Wiederbeschaffungswerten

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Reporting / Berichtswesen

Leichte Erstellung von Auswertungen und Reports als Grundlage für Ihr ControllingDas VIA-S Berichtswesen ist ein umfangreiches Reporting-Instrument, um Daten aus allen VIA-S Sachgebieten zu verdichten und auszuwerten.

Die Menge an erfassten Daten in sozialen Einrich-tungen wächst beständig. Ebenso die Anforde-rungen an individuelle Berichte und Auswertungen. Eine manuelle Erstellung ist oft sehr zeitaufwändig und kostenintensiv. Mit dem VIA-S Berichtswesen erstellen Sie hingegen schnell, einfach und effek-tiv Ihre individuellen Berichte entsprechend gestell-ter Aufgaben.

Für einen leichten Start stehen Ihnen im Anlage-assistent verschiedene vorgefertigte Berichte zur Verfügung z. B. zur Leistungsabrechnung, zur Ge-winn- und Verlustrechnung oder der Betriebsabrech-nungsbogen. Sobald alle Daten aus VIA-S ausge-lesen und übersichtlich dargestellt wurden, können Sie Spalten, Zeilen oder einzelne Zellen beliebig Ih-ren Wünschen anpassen. Ebenso können für Sie re-levante Daten ergänzt werden.

Jede Zelle ist frei definier- und gestaltbar. Die Er-gebnisse werden aus den aktuellen Bewegungs-daten ermittelt und können durch Herkunft, Zeitraum und Selektionen eingegrenzt werden. Ausgele-sene Werte können auf unterschiedlichen Ebenen verdichtet (z. B. auf Einrichtungs-, Standort- oder Gruppenebene) und durch die Drill-Down-Funktion jederzeit wieder aufgeschlüsselt werden.

Wesentliche Funktionenjahresübergreifende Auswertungensachgebietsübergreifende Datenherkunft (Rechnungswesen, Leistungsabrechnung, Lohnabrechnung für Menschen mit Behinderung, Auftragsbearbeitung / PPS)Anlageassistentgenerelle Vorgaben individuell pro Anwender (vordefinierte Selektionen)Ermittlung der Ergebnisse aus den aktuellen Verkehrszahlen (Ad-hoc-Berichte)variable ZeiträumeUnterstützung durch den FormelassistentenDrill-Down Funktion mit Detailinformationen der verdichteten Zahl (z. B. bis auf Ebene von Konten, Kostenstellen und Buchungen)Zell- und Plausibilitätsprüfungumfangreiche grafische Darstellungenbis zu 9.999 Berichte pro MandantBausteinfunktion (Speicherung wiederkehrender Berichtsteile)Bildschirmauskunft, Ausdruck, XML- oder MS Excel-Export der ErgebnisseBerechtigungsverwaltungÜbernahme von Listen aus den einzelnen Sachgebieten zur Weiterverarbeitung im Berichtswesen

DOBRICK + WAGNER bietet die Erstellung von Be- richten auch als kostenpflichtige Dienstleistung an.

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Auswertungsgenerator

Zahlen, Daten, FaktenÜberall wo die umfangreichen Standardlisten inner-halb eines Moduls nicht ausreichen, können Sie mit Hilfe des Auswertungsgenerators schnell und ein-fach eigene Listen zusammenstellen. Dabei steht Ihnen der Gesamtdatenbestand aller VIA-S Sach-gebiete zur Verfügung.

Im Vorlagenassistent sind bereits vorgefertigte Lis-ten für einen schnellen Einstieg hinterlegt, z. B. Ein-richtungszuordnungen, Unterdebitorenstamm, Kurs-teilnahmen, Medikamentenlisten usw.

Jedes Datenfeld können Sie in der Darstellung ver-ändern und durch das Setzen von Filtern hinsicht-lich Ihrer Bedürfnisse eingrenzen bzw. anpassen.

Mit der Drill-Down-Funktion greifen Sie direkt aus einer Auswertung auf bestimmte Stammdaten zu. Beispielsweise erlaubt der Klick auf die Artikelnum-mer einer Artikelliste den Zugriff auf den Artikel-stamm. In einer Auswertung mit einer Klientenliste kann auf Wunsch das Personenzentralbild eines be-liebigen Klienten mit einem Klick auf die Aufnahme-nummer aufgerufen werden.

Wesentliche Funktionenbis zu 99.999 Auswertungen pro MandantVorlagenassistent zum einfachen Einstiegpraktischer FormulareditorFiltermöglichkeiten für verfeinerte Abfragemathematische Funktionen zur Generierung von DatenfeldernVerketten von Texten unterschiedlicher SpaltenEinbindung der Auswertungen in das VIA-S Dashboard und in die Auskunftsmenüs der SachgebieteDrill-Down-Funktion (Quellinformationen z. B. bis auf Stammdatenebene)Stapelausgabe - nächtliche Verarbeitung von Auswertungen über BatchjobsBildschirmauskunft, Ausdruck, XML-, CSV- oder MS Excel-Export der ErgebnisseBerechtigungssteuerung pro Auswertungsachgebietsübergreifende Auswertungen

Wenn die Zeit nicht reichtDie Bedienung des Auswertungsgenerators erfor-dert gute Kenntnisse der VIA-S Datenstrukturen, die in einer ausführlichen Schulung vermittelt werden. DOBRICK + WAGNER bietet auf Wunsch die Erstel-lung von Auswertungen auch als Dienstleistung ge-gen Gebühr an.

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Personalwirtschaft

Von der Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter bis zur Personalkosten- & StellenplanungEine bedarfsgerechte Lösung bietet VIA-S auch im Bereich der Personalwirtschaft. Dabei ist die Lohn-abrechnung sowohl vor Ort, als auch als ASP- oder Rechenzentrumslösung möglich.

Personalkosten haben besonders im sozialen Be-reich einen hohen Stellenwert. Neben den aufwän-digen Verfahren zur Personalabrechnung werden die Anforderungen an die Analysefunktionen der Ab-rechnungssoftware immer größer.

Module für die Personalkostenplanung, Personal-kostenrechnung und Stellenplanung können er-gänzt werden. Umfangreiche Personalinformationen rund um den Personenstamm sind ebenso wie die Bewerberverwaltung integrierbar.

Die Personaldatenbank der Personalabrechnung enthält die meisten Informationen über die Beschäf-tigten eines Unternehmens. Für die Ablage diverser unternehmensspezifischer Informationen können Mitarbeiter aus allen Abteilungen Zugriff erhalten. Dabei bleiben die Schreibrechte auf Daten der Per-sonalabrechnung nur der Personalabteilung vorbe-halten.

Wesentliche FunktionenLohn- und GehaltsabrechnungPersonalkostenplanung und ControllingPersonalinformationssystemStellen- & BewerberverwaltungFortbildungSchnittstellen zur VIA-S FinanzbuchhaltungStatistiken und Auswertungenunbegrenzte MandantenfähigkeitTarifeAltersteilzeit, Kurzarbeitbetriebliche AltersvorsorgeZugriff auf ausgewählte Bereiche der Personal-stammdaten durch Sachbereichsleiter (Lese-rechte unter Beachtung der zustimmungs- pflichtigen Datenschutzanforderungen)Vereinheitlichung von Verwaltungsvorgängen (Urlaubsverwaltung, Bescheinigungswesen etc.)individuelle Abfragen von Datenmengen durch Reporting Servicesunternehmensweiter Zugang zu statistischen AuswertungenNutzung von Planungssoftware in den Fachbereichen

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Dienstplanung

Personaleinsatzplanung wirtschaftlich umgesetztIn VIA-S stehen Lösungen zur Dienstplanung, Zeit-wirtschaft und Zugangskontrolle zur Verfügung. Über geprüfte und zertifizierte Schnittstellen wird der kor-rekte Austausch von Daten sichergestellt.

Im Sozialwesen sind die Personalkosten der größ-te Kostenfaktor. Eine effiziente und gut strukturierte Personaleinsatzplanung ist die Grundlage für die Wirtschaftlichkeit einer Einrichtung. Dabei bleibt die Anwendung übersichtlich und leicht bedienbar. Ob bei der automatischen Dienstplanung, der Urlaubs- und Fehlzeitenplanung, der Änderung des Dienst-plans oder der Auswertung von Einsatzzeiten: Sie erreichen Ihr Ziel in jedem Fall schnell und effizient. Sie sparen wertvolle Zeit und setzen Ihre Mitarbei-ter optimal ein.

In VIA-S können Sie Dienstplanvorschläge auto- matisiert erstellen lassen. Früh-, Spät-, Tages-, Nacht-, Bereitschafts- und Kombinationsdienste können als Richtschnur über einen Zeitraum von bis zu einem Jahr dargestellt werden.

Über ein Onlineportal können Ihre Mitarbeiter auf ihren persönlichen Dienstplan zugreifen, Urlaubs-anträge stellen, Diensttausch mit Kollegen abstim-men oder (wenn ein Zeiterfassungssystem integriert wurde) ihr Zeitkonto einsehen.

Wesentliche Funktionenübersichtliche Darstellung komplexer PlanungsstrukturenEignung für jede Einrichtungsgröße durch Benutzerverwaltung und Mandantenfähigkeitvollständige Automatisierung der Dienstpla-nung (Beachtung der Bedingungen, die bei der Dienstplanung zu erfüllen sind und Berechnung des Dienstplanvorschlags nach Ihren Vorgaben)Online-Prüfung des Dienstplans (Track & Check) mit Einfärbung von verletzten Prüfkriterien (gesetzliche und tarifliche Regelungen sowie arbeitswissenschaftliche Kriterien)Kosteneinsparungen durch vereinfachte Abrechnungflexible Schnittstellen zur Integration in heterogene EDVergonomisches und geprüftes Bedienkonzepteffiziente EinsatzplanungSchnittstelle zu allen gängigen Personalabrechnungsverfahrenautomatische ZeiterfassungZutrittsberechtigung/-kontrolleErmittlung und Übergabe der Personalbe- messung aufgrund von Leistungsplanungen aus der Klientenverwaltung an die DienstplanungSynchronisation von Personalstammdaten zwischen Personalwirtschaft und DienstplanungÜbergabe von tatsächlichen Arbeitszeiten an die Lohnabrechnung

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Archivierung und Dokumentenmanagement

Mit VIA-S Papier und Platz sparenDie revisionssichere elektronische Archivierung und Dokumentenmanagementsysteme haben in den Verwaltungen in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Sich dort ergebende Poten- tiale zur Kosten- und Zeitersparnis sind mit den ge-sunkenen Preisen für die benötige technische Aus-stattung enorm gewachsen. Digitalisierung von Ge-schäftsvorgängen ermöglicht die Eindämmung der Papierflut in den Archiv-Kellern der Einrichtungen.

Die elektronische Archivierung erfasst jede Art von Massendaten und Einzeldokumenten, strukturiert und ordnet, sorgt für eine revisionssichere Lang-zeitarchivierung und erlaubt den permanenten Zu-griff der berechtigten Personen unabhängig von Ort und Zeit – das lästige Suchen und Lagern von Akten entfällt. Intelligente Workflows gewährleisten den schnellen Durchlauf von Dokumenten, verkür-zen Bearbeitungszeiten von Geschäftsvorgängen erheblich und machen Sie transparenter.

Alle erfassten Dokumente werden über den gesam-ten Aufbewahrungszeitraum zuverlässig, vollständig und fälschungssicher abgelegt. Nach Ablauf der Auf-bewahrungsfrist können die Daten sicher entsorgt werden. Dabei werden die wesentlichen Systempro-zesse protokolliert, so dass die Abläufe auch noch nach vielen Jahren jederzeit nachvollziehbar sind.

Verschiedene Module können miteinander verknüpft oder einzeln verwendet werden - ganz nach Ihren individuellen Anforderungen.

Wesentliche Funktioneneffizienter InformationsflussAd-hoc-Versendung und regelbasierte WorkflowsGeschäftsvorgänge inklusive aller Daten und Dokumente werden digital zusammengefasst und stehen allen Anwendern je nach Berechtigungskonzept zur VerfügungBeschleunigung von Geschäftsprozessen und absolute Termingenauigkeitsekundenschnelle Recherche unabhängig von der ArchivgrößeFlexibilität, da manuelle Eingriffe in den Workflows jederzeit möglich sindperfekte VIA-S Anbindung an das Archiv, wobei sich alle wichtigen Informationen sowohl aus VIA-S als auch aus der DMS-Oberfläche entnehmen lassenrevisionssichere Ablage per Knopfdruckzertifizierte ArchivierungslösungErfüllung der Compliance-Anforderungen (Rechtssicherheit)Berücksichtigung der Grundsätze ordnungs- mäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie der Grundsätze zum Datenzu-griff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)Anzeige von mehr als 200 Dateiformaten ohne notwendige Softwareinstallationenelektronische Klientenakte (ELC)höchste Ausfallsicherheit durch intelligentes Clustering

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