dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1

Wie überführt man sinnvoll Bestandsdokumente nach Alfresco?

Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I


Vorstellung / Agenda

Lothar Märkle

Software Architekt

digital media center GmbH

[email protected]

Heiko Robert

Senior Consultant

digital media center GmbH

[email protected]

Vorstellung dmc

Aufgabenstellung / Ausgangssituation

Beispielszenario

„Übernahme von Vertragsdokumenten“

Best Practices

Vorgehensweise

Folie 2

dmc digital media center GmbH Agenda

Folie 2

mailto:[email protected]



Vorstellung dmc digital media center GmbH

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dmc und seine Kerngeschäftsfelder

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Besseres E-Commerce

Mehr Reichweite,

mehr Umsatz,

mehr Erfolg.

Besseres ECM

Informationen zur

richtigen Zeit am

richtigen Ort.

Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung

von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.

Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil I Folie 5

dmc auf einen Blick

dmc ist die größte inhabergeführte

Internetagentur Deutschlands und

realisiert in über 40 Ländern weltweit

erfolgreich E-Business-Projekte.

Daten und Fakten

Gründung

1995 in Stuttgart

500 TEUR Stammkapital

Unternehmensform

Inhabergeführte GmbH

Mitarbeiter

190 FTE (Ende 2008)

Umsatz 2008

18,20 Mio. €

Management

Managing Partner:

Andreas Schwend und Daniel Rebhorn

Managing Director:

Andreas Magg

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Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen und zu den Möglichkeiten

Wie überführt man sinnvoll Bestandsdokumente nach Alfresco?

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Aufgabenstellung

Ausgangssituation

In einem Unternehmen unterscheidet sich heute die Ablage von bestimmten

Dokumentarten je nach Bereich und Organisation.

Die Vertragsdokumente sollen unternehmensweit konsolidiert und an zentraler Stelle

für alle berechtigten Anwender zugänglich verwaltet werden.

Die Dokumente sollen nach einheitlichen Kriterien abgelegt und leicht wieder

auffindbar sein.

Verträge werden in unterschiedlichster Form,

primär aber in drei Arten verwaltet:

Auf Fileservern

In einem Dokumentenmanagement-System,

das abgelöst werden soll

In Papierform

Der Lebenszyklus der Verträge soll besser unterstützt

werden

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Die Verträge werden vor der

Übernahme meist

Abteilungsspezifisch abgelegt und

müssen i. d. Regel alle

überarbeitet werden

Der kleinste gemeinsame Nenner

ist

Fileserver

DMS

Papier

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Aufgabenstellung

Novell-

Fileserver

Papier Alt-

DMS

Die Quellen


Best Practices

Erst Planen, dann Daten übernehmen

Daten/Dokumente Anwendungsfall für

Anwendungsfall migrieren

Involvieren der Anwender und

Fachabteilungen

Ermittlung von Verbesserungen und

Vereinfachungen

Schaffen neuer Features (Motivation,

Mehrwert)

Kritisches Hinterfragen bisheriger Strukturen

Aufräumen der Bestände vor der Übernahme

Vermeiden von Spezialfällen (teuer!)

Zeiten der besten Fachkräfte einplanen

Modularisierung des Dokumentenmodells

(Aspekte statt komplexe Dokumententypen)

Alt-Systeme nicht Abschalten, sondern

(vorerst) nur Read-Only setzen

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Do‘s


Best Practices

Alfresco als technisches Projekt

Komplettablösung von Fileservern ohne

Mehrwehrte eines ECM (Batch, Backup)

Komplexe, manuell zu pflegende

Metadaten

Komplexe (historisch gewachsene)

Rechte-Rollen-Konzepte

„Big Bang“ – Alles auf einmal

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Don‘ts


1. Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle

2. Erstellung des Dokumentenmodells

3. Erstellung der Ablageregeln

4. Definition der Rechte & Rollen

5. Daten & Dokumentenübernahme

6. Validierung der Datenübernahme

7. Lifegang mit kleinerer Pilotgruppe,

dann kompletter Rollout

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Vorgehensweise

Die typischen Arbeitsschritte


Verwaltung von Verträgen

(1) Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle

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(2) Erstellung des Dokumentenmodells

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Ermittlung der sinnvollen und notwendigen Attribute (Typ, Werteliste, Validierung)

Gruppierung der Attribute in Dokument-Typen und Aspekte

Beziehungen zu anderen Dokumenten

Mapping der Metadaten aus den Quellen / Anwendungsfällen

Informationen des Lebenszyklusses (z.B. Entwurf, löschbar )

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Erstellung des Dokumentenmodells

Analyse eines übergreifenden Dokumentenmodells


Erstellung des Dokumentenmodells

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(3) Erstellung der Ablageregeln

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Beispiel:

\contracts\<contract-type>\<contract-year>\< cm:filename>

Der Pfad soll in Alfresco automatisch generiert werden

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Erstellung der Ablageregeln

Dateiname und Verzeichnispfad


Beispiel:

\Contracts\<contract-type>\<contract-year>\< cm:filename>


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Beispiel:

\Contracts\<contract-type>\<contract-year>\< cm:filename>


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Die Dokumente werden ggf. bereits von anderen Dokumenten auf dem bisherigen Pfad

referenziert.

Analyse der Dokumente mit Referenzen und Korrektur der Links

Implementierung von „Umlenkungen“ auf den neuen Pfad (z.B. bei DMS)

Übernahme des alten Zugriffspfad in die Metadaten

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Fallstricke


Definition Rechte & Rollen

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Konsolidierung der Identitäten (Unterschiedliche Benutzerverwaltungen?)

Rechte nach Möglichkeit nur auf Verzeichnisebene vergeben

Rechte für Gruppen nicht für Benutzer

Automatismen: Nach welchen Regeln lassen sich Rechte und Rollen zuordnen?

Beispiel:

Vertragstyp / Verzeichnis

Metadaten: bei bestimmtem Lebenszyklusstatus ist Löschen nur von bestimmten Rollen

möglich

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Definition Rechte & Rollen

Benutzer und Zugriffsrechte


(5) Daten & Dokumentenübernahme

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Dokumentenübernahme

Setzen der Metadaten

Setzen der Rechte &

RollenAblage

dmc-Import-Modul und Bulk-Importer


Übernahme von Dokumenten eines Novell-Fileservers

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Trennung von Daten nach Anwendungsfall DMS

Sinnvoll: Dokumente erstellen und bearbeiten

Nicht-Sinnvoll: Backup, Random-Access wie Datenbanken, sehr große Dateien

Metadaten sind in den Dateipfaden verschlüsselt

Nicht vollständig

Nicht konsistent

Rechte-/Rollenkonzept lässt Möglichkeiten zu,

die in Alfresco out-of-the-box nicht ab bildbar sind

Entzug von Rechten ab einem gewissen Verzeichnis

Einschränkung von Vergaberechten ab

einem gewissen Verzeichnis

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Herausforderungen


Herausforderungen

Metadaten sind in den Dateipfaden verschlüsselt



Novell Recht Bedeutung

R Lesen - Read

W Schreiben - Write

C Anlegen - Create

M Ändern - Modify

E Löschen - Erase

F File Scan – Lesen von Verzeichnisinhalten

A Rechtevergabe - Access Control

Novell Rechte



Alfresco Rolle Bedeutung

Konsument Lesen Dokument, Lesen Verzeichnis

Redakteur Schreiben, Check-Out + Konsument

Beitragender Neues Dokument anlegen, eigene Dokumente

bearbeiten, Check-Out + Konsument

Mitarbeiter Beitragender + Redakteur

Koordinator Rechtevergabe, Eigentümerkontroller + Mitarbeiter

Alfresco Rollen

Der Eigentümer hat immer volle Kontrolle über „sein“ Dokument

Wird auch zur Quota Berechnung herangezogen

Eigentümerkonzept in Alfresco



Novell

Recht

Beste Rolle Unterscheidung von Alfresco zu

Novell

RF Konsument keine

RWCEMF Mitarbeiter Kein Löschen von Dokumenten die von

anderen Benutzern erstellt wurden

RWCMF Mitarbeiter Kein Löschen oder Umbenennen von

Dokumenten die von anderen

Benutzern erstellt wurden

RWF Redakteur keine

RFA Konsument Erlaubt keine Pflege von

Berechtigungen

SRWCEMF Koordinator keine

Rechtevergleich von Novell zu Alfresco


Bestandsaufnahme

Anzahl, Dokumenttypen, Rechte

Halbautomatische Ermittlung der Metadaten

Auslesen der Dateipfade

Anwenden von Extraktionsregeln

zur Ermittlung der Metadaten

Manuelle Überarbeitung / Vervollständigung

der Metadaten in Excel

Reorganisation der Rechte und Rollen

Novell auf Read-Only setzen

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Lösungspfad






Beispiel OpenText Hummingbird

Übernahme von Dokumenten eines DMS-Systems

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Hummingbird organsiert nur über Metadaten, nicht über Verzeichnisse

Proprietäre Shortcuts über Client (.drf)

Keine leistungsfähige Remote-/Export-API

Analyse des Datenmodells

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Herausforderungen


Ermittlung der Metadaten und Rechte/Rollen

Analyse des Hummingbird-Datenmodells und Export aller Metadaten, Rechte/Rollen in ein

lesbares Text-Format inklusive der serverseitigen Dateipfade

Erstellung eines Mappings für

Metadaten

Rechte/Rollen

Versionen

Pfadregeln

Kopieren des kryptischen Dokumentverzeichnisses aus

Hummingbird nach Alfresco

Import der Dokumente über dmc-Bulk-Loader

aus den Text-Dateien

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Lösungspfad


Übernahme von Papierdokumenten


Am Beispiel z.B. Kofax

Nutzung von Capture-Lösungen


Texterkennung / OCR (Optical Character Recognition)

Übernahme von Metadaten

Manuelle/Halbmanuelle Metadatenerfassung

Automatische Metadatenerfassung

Formular- oder

Freiformerkennung

Validierung

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Capture-Lösungen

Grundsätzliche Unterschiede


Übergabe von PDFs an Alfresco in ein vordefiniertes Verzeichnis

Übergabe der passenden Metadaten in Text- oder XML-Dateien

Regelbasiertes verarbeiten der Dokumente über Alfresco-Actions (dmc-Import-Modul)

Setzen der Metadaten

Setzen der Rechte & Rollen

Ablage

Ggf. weitere Aktionen

Hinweis:

Detaillierte Vorstellung am Beispiel Kofax im Webinar

„Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II“

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Übernahme von Papierdokumenten

Die Lösung


Zusammenfassung

Zusammenfassung

Erfolgsfaktoren

Einführung

Vereinfachen (Metadaten, Zugriff/Rechte)

Konsolidierung Unternehmenswissen mit Mehrwerten allen zugänglich

dmc-Expertise

Prozess-Know-how & Best-Practice

Tools

dmc-Import-Modul

dmc-Bulk-Importer

Erweiterung & Entwicklung

Beispiel: Wiedervorlage-Email


Diskussion & Fragerunde

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Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zum vorgestellten Thema?


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Heiko Robert

Senior Consultant

[email protected]

Ihr Referent

Folie 42

Klaus Merk

Head of Unit

Telefon: +49 (711) 60 17 47-357

[email protected]

Kontakt

www.dmc.de/ecm

dmc digital media center GmbH



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dmc-Webinar Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 1

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