Alfresco als zentrale WissensplattformIntranet / Unternehmenshandbuch - UHB

Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB

Vorstellung / Agenda

Heiko Robert

Senior Consultant

heiko.robert@dmc.de

Sven Walter

Software Engineer

sven.walter@dmc.de

Vorstellung dmc

Unternehmenshandbuch

Aufgabenstellung

Abläufe & Zustände

Fachliche Rollen

Mehrsprachigkeit

Benutzerkonzept & Usability

Live – Beispiele

Weitere Funktionalitäten & Ausblick

Zusammenfassung

Diskussion & Fragerunde

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dmc digital media center GmbH Agenda

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Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB

Mit Kontinuität zum Erfolg.

Besser wachsen

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Alfresco als zentrale Wissensplattform / Intranet / Unternehmenshandbuch - UHB Folie 4

dmc auf einen Blick

dmc ist die größte inhabergeführte

Internetagentur Deutschlands und

realisiert in über 40 Ländern weltweit

erfolgreich E-Business-Projekte.

Daten und Fakten

Gründung

1995 in Stuttgart

500 TEUR Stammkapital

Unternehmensform

Inhabergeführte GmbH

Mitarbeiter

190 FTE (Ende 2008)

Umsatz 2008

18,20 Mio. €

Management

Managing Partner:

Andreas Schwend und Daniel Rebhorn

Managing Director:

Andreas Magg

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Teil 1: Allgemein

Unternehmenshandbuch - UHB

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Unternehmenshandbuch

Beschreibt Prozesse, Verfahren und Regelungen eines Unternehmens

Strukturiert nach einzelnen Bereichen

Wissen ist zentralisiert verfügbar

Zugänglich für jeden Mitarbeiter

Grundlage für die Einführung eines QM-Systems nach ISO 9000

Vorteile: Qualität, Zeit- und Kostenersparnis

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Aufgabenstellung

Ausgangssituation

Umfang: ca. 10.000 Dokumente in 13 verschiedenen Sprachen

Anzahl Nutzer: ca. 3000 weltweit

Bestehende Anwendung basierend auf PHP

Geringe Nutzerakzeptanz

Nur von wenigen Experten wart- und nutzbar

Keine Nachvollziehbarkeit von Änderungen

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Aufgabenstellung

Anforderungen

Steigerung der Nutzerakzeptanz

Wissen zentralisieren

Abbildung von Freigabe- und Überarbeitungsprozessen

Nachvollziehbarkeit von Änderungen

Datenerhebung als Grundlage für statistische Auswertungen

Benachrichtigungsdienst über erfolgte Änderungen

Nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft

Einhaltung des Corporate Designs

Ablösung der bestehenden Anwendung

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Lebenszyklus eines Dokuments im UHB

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Entwurf Freigabefähig

Archiviert

UngültigGültig

Design & Entwurf Bereich

Öffentlicher Bereich

Geschützter Bereich

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Fachliche Rollen

Rollen

Manager

Editor

Benutzer

Unterschiede

Datei und Ordner Berechtigungen

Berechtigung zur Änderung von

Dokumenten

Pflege von Kategorien

Aktualisieren von Statistiken

Freigabe von Dokumenten

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Nicht-öffentlicher

BereichÖffentlicher

Bereich

Manager Editoren Benutzer

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Mehrsprachigkeit

Ausgangssituation

Dokumente sind in 13 Sprachen verfügbar

Wird international eingesetzt

Abbildung in Alfresco

Mehrsprachige Dokumente (PIVO-Dokument & Übersetzungen)

Mehrsprachige Eigenschaften (Bereits Standard für Titel und Beschreibung)

Inhalts-Filter

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Benutzerkonzept & Usability

Intuitive, mehrsprachige

Oberfläche mit Fokus auf

„Suchen und Finden“

Ausblenden der Komplexität

und Funktionsvielfalt in

Alfresco

Einführung von Filtern

Zugriff auf Datenbasis in

Alfresco

Verlinkung zwischen UHB-

und Alfresco-Oberfläche

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Teil 2: Live-Beispiele

Unternehmenshandbuch - UHB

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Live - Beispiele

UHB-Oberfläche

Suche & Filter

Anlegen und Nutzung von Favoriten

Feedback

Erweiterte Manager & Editor Funktionen

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Alfresco

Verzeichnisstruktur

Einstellen und Freigabe eines Dokuments

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Weitere Funktionalitäten & Ausblick

Weitere Funktionalitäten

Bereitstellung von Daten für statistische Erhebungen

Informationsdienst über Änderungen

Erweitertes Setup für den Einsatz in einem internationalen Umfeld

Initiale Datenüberführung

Ausblick

Workflows

Aufnahme von weiteren Dokumentarten

und spezifischen Eigenschaften

Erweiterte Aktualisierung von Dokumenten

(Massen-Updates)

Personalisierte Zustellung von Änderungsinformationen

Anbindung eines Archivierungssystems

…

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Zusammenfassung

Hohe Benutzerakzeptanz

Erhöhung der Aktualität und Datenqualität

Transparenz über Datenmodell, Lebenszyklus und Datenbestand

Entlastung der Experten bei der Pflege

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Diskussion & Fragerunde

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Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zum vorgestellten Thema?

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Heiko Robert

Senior Consultant

heiko.robert@dmc.de

Ihr Referent

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Klaus Merk

Head of Unit

Telefon: +49 (711) 60 17 47-357

ecm@dmc.de

Kontakt

www.dmc.de/ecm

dmc digital media center GmbH

dmc digital media center GmbH

Rommelstraße 11

70376 Stuttgart

Telefon: +49 711 601747-357

Mail: ecm@dmc.de

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